El procesamiento de tarjetas de crédito es un pilar fundamental de cualquier estrategia de pagos, independientemente de cómo acepte los pagos tu empresa. En 2024, el mercado mundial de los pagos con tarjeta de crédito se valoró en 622,76 mil millones de $, lo que subraya la importancia de las transacciones con tarjeta de crédito para la economía mundial​​. Incluso las pequeñas empresas deben tener un enfoque de procesamiento de tarjetas de crédito que les permita aceptar pagos mediante e-commerce y canales presenciales, incluidos métodos de pago populares como los monederos digitales. El proceso debe ser seguro, fiable, fácil de usar para los clientes y fácil de implementar y gestionar para las empresas.

A continuación, explicaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el procesamiento de tarjetas de crédito, desde la planificación inicial hasta la implementación y la gestión.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas?
  
• ¿Por qué es importante un procesamiento de tarjetas de crédito eficaz para las pequeñas empresas?
  
• Ventajas y retos del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del procesamiento de tarjetas de crédito de pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito para tu pequeña empresa
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  
• Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de tarjetas de crédito de pequeñas empresas
  

¿Qué es el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas?

El procesamiento de tarjetas de crédito es el sistema automatizado que permite a las pequeñas empresas aceptar, autorizar y cobrar los pagos de los clientes de forma segura. Puede gestionar pagos realizados con tarjetas de crédito y débito, ya sea que se realicen en persona en un terminal de sistema POS o en línea durante el proceso de compra. El procesamiento conecta a la empresa con las redes de tarjetas, los procesadores de pagos y los bancos para verificar los datos de la cuenta, evitar el fraude y transferir fondos directamente a la cuenta de la empresa.

¿Cómo funciona el procesamiento de tarjetas de crédito para las pequeñas empresas?

A continuación, se indican los pasos para el procesamiento de tarjetas de crédito:

• Inicio de la transacción: El proceso comienza cuando un cliente decide pagar una compra con una tarjeta de crédito o tarjeta de débito. La información de la tarjeta del cliente entra en el sistema a través de un sistema POS, un portal de pagos por Internet u otro dispositivo de lectura de tarjetas.

• Autorización: El procesador de pagos recibe los datos de la tarjeta y este reenvía la información al banco que emitió la tarjeta del cliente para su aprobación. El banco emisor hace las comprobaciones pertinentes para confirmar la validez de la tarjeta y la disponibilidad de crédito o fondos suficientes. Si estas comprobaciones se realizan con éxito, el banco devuelve un código de autorización al procesador de pagos.

• Cobro: En esta fase final, la transacción aprobada se agrupa con otras transacciones para su procesamiento. Esto ocurre normalmente al final de la jornada laboral. El procesador de pagos facilita el movimiento de fondos desde el banco emisor a la cuenta bancaria de la empresa. El banco de la empresa abona en la cuenta el importe de la transacción, menos las comisiones de procesamiento aplicables.

Para proteger la información confidencial de las tarjetas, los procesadores de pagos emplean estrictas medidas de seguridad (p. ej., cifrado) y cumplen con estándares como el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjeta de Pago (PCI DSS). Esto mantiene el proceso de transacción eficiente y seguro para el cliente y la empresa.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas un procesamiento eficaz de las tarjetas de crédito?

El procesamiento eficaz de las tarjetas de crédito es importante para las pequeñas empresas por varias razones:

• Popularidad de los pagos con tarjeta: Las tarjetas de crédito representan el 40 % del e-commerce mundial, según los datos de Stripe. Las plataformas de procesamiento modernas permiten a las empresas aceptar todos los tipos de pagos con tarjeta, lo que garantiza prácticamente que no pierdan ninguna venta.

• Velocidad de las transacciones: Las pequeñas empresas a menudo operan con recursos limitados, lo que hace que el procesamiento rápido de los pagos sea especialmente importante. Si las empresas pueden recibir los fondos de forma rápida, pueden gestionar mejor el flujo de caja y los gastos diarios.

• Experiencia del cliente: Los clientes esperan diversas opciones de pago, incluidas las tarjetas de crédito, los pagos por Internet y los pagos móviles. Las pequeñas empresas que cumplen con las expectativas de los clientes y ofrecen estos métodos de pago pueden mejorar la satisfacción del cliente y beneficiarse de la repetición de los negocios.

• Precisión y mantenimiento de registros: El procesamiento de pagos automatizado ayuda a mantener registros financieros precisos, lo que es clave para el seguimiento de las ventas, la gestión del inventario y el manejo de los impuestos. Los sistemas automatizados minimizan la probabilidad de errores que pueden producirse con el procesamiento manual, cuya corrección puede resultar costosa y requerir mucho tiempo.

• Seguridad: Los métodos de pago digitales generalmente ofrecen una mayor seguridad en comparación con los pagos en efectivo. Reducen los riesgos de robo y fraude, y generan y mantienen la confianza de los clientes.

• Alcance mundial: Los sistemas de pago electrónico permiten a las empresas aceptar pagos de clientes de todo el mundo. Esta funcionalidad amplía el alcance de una empresa al abrir nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción del papeleo: Los pagos electrónicos disminuyen o eliminan la necesidad de facturación y mantenimiento de registros en papel. Esto ahorra tiempo y contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad medioambiental.

• Gestión de los pagos recurrentes: Los sistemas de pago automatizados simplifican el proceso de facturación y facilitan los pagos periódicos y puntuales sin intervención manual. Esto resulta especialmente útil para las empresas que operan con un modelo de suscripción o gestionan ciclos de facturación periódicos.

• Rentabilidad: Aunque existen costes iniciales asociados a la configuración de sistemas de pago electrónico, estos sistemas pueden ser más rentables a largo plazo en comparación con el manejo de efectivo o cheques. Por ejemplo, una encuesta de 2022 determinó que el coste medio de aceptar un pago mediante la cámara de compensación automatizada (ACH) era aproximadamente un 25 % menor que el de aceptar un cheque en papel. Los pagos digitales minimizan la necesidad de transportar dinero físicamente, las comisiones por depósitos bancarios y la mano de obra implicada en el procesamiento manual. Al simplificar el proceso de la transacción, las pequeñas empresas pueden disminuir los costes operativos y asignar los recursos de manera más eficiente.

• Información analítica: Muchos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas analíticas que ofrecen información valiosa sobre las tendencias de ventas, los momentos de mayor número de compras y el comportamiento de los clientes. Esta información puede fundamentar las estrategias empresariales y los esfuerzos de marketing, ayudando a las pequeñas empresas a entender mejor sus mercados y a personalizar sus servicios o productos en consecuencia.

Ventajas y desafíos del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas

El procesamiento de tarjetas de crédito presenta múltiples ventajas y desafíos para las pequeñas empresas. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Ventajas

Aceptar pagos con tarjeta de crédito ofrece varias ventajas operativas y comerciales para las pequeñas empresas, entre las que se incluyen las siguientes:

• Aumento de las ventas y mayor valor de los pedidos: Aceptar tarjetas elimina la fricción en el proceso de compra y garantiza que las empresas no rechacen a los clientes que no llevan efectivo. Además, los clientes suelen gastar más por transacción cuando pagan con tarjetas de crédito o monederos digitales, en comparación con el dinero físico.

• Flujo de caja más rápido y predecible: A diferencia de los cheques en papel o la facturación tradicional, que pueden tardar días en procesarse, las transacciones con tarjeta se autorizan en segundos y normalmente se depositan en una cuenta de comerciante en un plazo de uno a dos días hábiles. Este tiempo de respuesta constante facilita la gestión de los gastos operativos diarios y del inventario.

• Mejor experiencia del cliente: Los compradores esperan disponer de opciones de pago rápidas y flexibles durante el proceso de compra, como la tecnología sin contacto Tap to Pay, tarjetas con chip y monederos móviles como Apple Pay y Google Pay. Ofrecer estas opciones agiliza las colas y crea una experiencia positiva para el cliente que fomenta la repetición de compras.

• Contabilidad simplificada: Las plataformas de procesamiento digital registran automáticamente cada transacción, lo que minimiza el trabajo manual necesario para la conciliación de la caja al final del día. La mayoría de los sistemas modernos se sincronizan directamente con el software de contabilidad, lo que reduce los errores de introducción de datos y simplifica la preparación de impuestos.

• Flexibilidad de ventas omnicanal: El procesamiento de tarjetas de crédito permite a las pequeñas empresas vender más allá de un mostrador físico. Con las modernas herramientas de pasarela, pueden aceptar pagos a través de múltiples canales (p. ej., tiendas en línea, facturación recurrente de suscripciones, lectores móviles en mercados temporales o pedidos por teléfono), todo ello desde un único sistema.

• Menor riesgo en el manejo de efectivo y de robos: Mantener grandes cantidades de efectivo en las instalaciones genera riesgos de seguridad, como faltantes de caja, billetes falsos y robos. Procesar los pagos de forma digital reduce la cantidad de dinero físico disponible, lo que hace que las operaciones diarias sean más seguras y elimina los viajes frecuentes al banco.

• Soporte para ingresos recurrentes y por suscripción: El procesamiento de tarjetas de crédito permite a las empresas almacenar de forma segura los datos de la tarjeta para realizar una facturación recurrente automatizada. Esto es importante para los proveedores de servicios, los gimnasios y las empresas basadas en suscripciones que dependen de pagos mensuales automatizados y predecibles sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

Desafíos

El procesamiento de pagos para las pequeñas empresas presenta una serie de desafíos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Costes: Un obstáculo importante para las pequeñas empresas es el coste de los sistemas de procesamiento de pagos. Puede incluir comisiones por transacción, tarifas de alquiler de equipos y cargos por servicios de pasarela de pagos. Para las empresas que operan con márgenes de beneficio estrechos, estos gastos pueden ser significativos.

• Fraude y riesgos de seguridad: Las pequeñas empresas a menudo tienen recursos limitados para invertir en medidas de seguridad avanzadas, lo que las hace más susceptibles de sufrir fraudes y filtraciones de datos. Un informe de Hiscox reveló que el 41 % de las pequeñas empresas de EE. UU. sufrieron un ciberataque en 2023. A menudo, esto puede ocurrir porque no cuentan con las protecciones adecuadas. Mantener la seguridad de los datos de los clientes y las transacciones es un desafío continuo que requiere vigilancia y actualizaciones periódicas de los protocolos de seguridad.

• Problemas técnicos y fiabilidad: Un procesamiento de pagos sencillo requiere una infraestructura técnica de confianza. Problemas como fallos de software, averías de hardware y conexiones a internet inestables pueden afectar al procesamiento de pagos. Esto puede provocar la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ventas.

• Cumplimiento de la normativa y regulaciones: Cumplir con las normativas financieras (p. ej., PCI DSS) es obligatorio para evitar penalizaciones y complicaciones legales, pero puede resultar complejo y requerir mucho tiempo.

• Contracargos y disputas: La gestión de los contracargos, en los que un cliente disputa un cargo, puede ser especialmente engorrosa para las pequeñas empresas. Este proceso implica mucho papeleo y comunicación con los bancos y los clientes, y puede provocar una pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: Integrar los sistemas de procesamiento de pagos con otro software de gestión empresarial (p. ej., sistemas de contabilidad o inventario) puede suponer un desafío para las pequeñas empresas. Una integración inadecuada puede dar lugar a un mantenimiento de registros ineficiente o propenso a errores.

• Preferencias de los consumidores: Adaptarse a los cambios en las preferencias de pago de los consumidores (p. ej., pagos móviles o monederos digitales) requiere actualizaciones continuas y, posiblemente, mayores inversiones en nuevas tecnologías. Estar al tanto de estas tendencias es clave para mantener la satisfacción del cliente.

• Poder de negociación limitado: A diferencia de las grandes empresas, las pequeñas empresas suelen tener menos capacidad para negociar comisiones por transacción más bajas con los procesadores de pagos debido a su menor volumen de transacciones.

• Formación y soporte: El personal debe ser experto en el uso de los sistemas de procesamiento de pagos y tener acceso a un soporte técnico de confianza. Esto puede resultar difícil si los recursos de formación son limitados o si el proveedor de servicios de pago ofrece un soporte mínimo.

• Transacciones internacionales: En el caso de las empresas con clientes internacionales, pueden surgir obstáculos adicionales. Entre ellos se incluyen la gestión del cambio de divisas, unas comisiones por transacción más elevadas y las normativas sobre pagos internacionales.

Componentes clave del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas

Existen varios componentes que conforman el procesamiento de tarjetas de crédito de las pequeñas empresas, incluidos los siguientes:

• Cuenta comercial: Se trata de un tipo de cuenta bancaria especializada que permite a una empresa aceptar pagos con tarjeta de crédito. Actúa como intermediaria, al retener los fondos de las ventas con tarjeta de crédito antes de transferirlos a la cuenta bancaria de la empresa.

• Pasarela de pagos: Se trata de un servicio que autoriza y procesa las transacciones con tarjeta de crédito. Actúa como un puente entre el sitio web de la empresa o el sistema POS y el procesador de pagos.

• Procesador de pagos: Esta entidad gestiona el proceso de la transacción mediante la transmisión de datos y la realización de comprobaciones de seguridad. Envía los detalles de la transacción a la red de tarjetas de crédito y coordina la aprobación o denegación de la transacción.

• Terminal de tarjeta de crédito o sistema POS: Se trata de un dispositivo físico o un sistema basado en software que utilizan las empresas para procesar los pagos con tarjeta de crédito. Los terminales pueden ser dispositivos tradicionales de mostrador o lectores de tarjetas móviles, o pueden integrarse en un sistema POS más amplio.

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: El cumplimiento de la normativa PCI DSS es obligatorio. El cumplimiento de la normativa implica mantener una red segura, proteger los datos del titular de la tarjeta, gestionar las vulnerabilidades e implementar fuertes medidas de control de acceso.

• Comisiones y modelos de precios: Las pequeñas empresas deben entender la estructura de comisiones del procesamiento, que puede incluir comisiones de transacción, comisiones mensuales, comisiones de configuración y otros costes. Los modelos de precios varían e incluyen la tarifa plana, interchange plus y tarifas por niveles.

• Servicio y soporte al cliente: Un soporte al cliente fiable es clave para gestionar problemas técnicos, contracargos y otras consultas relacionadas con las transacciones.

• Integración con el software de la empresa: La integración con el software de contabilidad, los sistemas de gestión de inventarios y las herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) puede simplificar las operaciones y mejorar la eficiencia.

• Funcionalidades de pago por móvil: Con el auge del comercio móvil, tener la capacidad de procesar pagos en dispositivos móviles es cada vez más importante para las pequeñas empresas.

• Elaboración de informes y análisis: El acceso a los datos de transacciones, las herramientas de informes y los análisis ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas, comprender el comportamiento de los clientes y tomar decisiones informadas.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito para tu pequeña empresa

Para las pequeñas empresas, la elección de un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito debería comenzar con una evaluación de las necesidades de tu empresa. El objetivo es encontrar un proveedor que se adapte bien a tus operaciones actuales y planes de expansión futuros.

A continuación, se detalla el proceso paso a paso para seleccionar un proveedor.

Evaluar las necesidades de tu empresa

Comprende los volúmenes y patrones de transacciones 

Evalúa el número de transacciones que gestiona tu empresa, así como su variabilidad. Si tu volumen de ventas fluctúa o experimentas variaciones estacionales, necesitarás un proveedor capaz de adaptarse a estos cambios de manera eficiente. Ten en cuenta también el tamaño medio de la transacción. Los proveedores pueden ofrecer mejores condiciones según si tu empresa gestiona principalmente muchas transacciones pequeñas o menos transacciones de mayor tamaño.

Identifica los tipos de pago necesarios

Reconoce qué métodos de pago usan tus clientes con mayor frecuencia. Estos pueden incluir tarjetas de crédito y débito, transacciones online, pagos móviles e, incluso, pagos internacionales. El proveedor que elijas debe aceptar todos estos métodos.

Determina el modelo de negocio y las necesidades del sector

Tu modelo de negocio y sector específicos pueden requerir requisitos de procesamiento de pagos especializados. Por ejemplo, una empresa de e-commerce necesitará un procesador que destaque en transacciones online y se integre con su sitio web. Por el contrario, una tienda física requerirá un sistema POS eficaz. Además, es posible que determinados sectores tengan estándares de cumplimiento de la normativa concretos a los que deba acogerse el procesador de pagos.

Planifica el crecimiento futuro

Ten en cuenta la trayectoria y las posibles áreas de crecimiento de tu empresa. Si tienes pensado ampliar tu gama de productos, aumentar los volúmenes de transacciones o explorar mercados internacionales, tu procesador de pagos debería ser capaz de respaldar estas mejoras. Debería poder escalar sus capacidades de procesamiento, introducir nuevos métodos de pago y gestionar transacciones en distintas divisas.

Investiga las consideraciones de tu sector
Cada sector se enfrenta a diferentes requisitos operativos que dictan qué funcionalidades de procesamiento importan más. Factores como la rapidez en el proceso de compra, la portabilidad del hardware, la posibilidad de dejar propinas, la facturación recurrente y las integraciones de software varían ampliamente entre los distintos modelos de negocio.

Comprender los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito

Para los propietarios de pequeñas empresas, comprender los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito es clave a la hora de seleccionar el adecuado para satisfacer sus necesidades. Estos son los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito y sus funcionalidades principales.

Proveedores de cuentas de comerciante tradicionales

• Bancos o instituciones financieras: Los bancos y las instituciones financieras ofrecen cuentas de comerciante. Estas cuentas se adaptan mejor a empresas con mayores volúmenes de transacciones con tarjeta de crédito. Suelen proporcionar funcionalidades integrales de seguridad y servicio de atención al cliente, pero pueden implicar comisiones más elevadas y unas condiciones contractuales estrictas.

• Organizaciones de ventas independientes (ISO): Son agentes externos que proporcionan cuentas de comerciante. Las ISO resultan adecuadas para las empresas que quieren un servicio personalizado. Sus condiciones contractuales y tarifas son flexibles, pero pueden proporcionar diferentes niveles de soporte al cliente.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

• Procesadores externos: Estos procesadores son ideales para empresas pequeñas o que operan online gracias a que su configuración resulta fácil, tienen estructuras de tarifas sencillas y carecen de comisiones mensuales. Sin embargo, es posible que presenten mayores comisiones por transacción y ofrezcan menos margen de negociación.

• Procesadores agregados: Estos procesadores combinan las transacciones de todos sus clientes en una sola cuenta principal. Son fáciles de usar, ofrecen una configuración rápida sin costes iniciales y se adaptan a empresas con menores volúmenes. El inconveniente es la posibilidad de suspensiones de cuentas y finalizaciones de contrato debido a la evaluación de riesgos global.

Procesadores móviles y de sistema POS

• Procesadores móviles: Se han diseñado para empresas que operan en movimiento, como camiones de comida y vendedores de mercados. Los proveedores ofrecen hardware portátil para aceptar pagos en cualquier lugar.

• Sistemas POS integrados: Estos sistemas, ideales para el comercio minorista y los restaurantes, combinan el procesamiento de pagos con software para gestionar las ventas, el inventario y los datos de los clientes. Ofrecen una solución completa, pero pueden ser más caros.

Procesadores de pagos online

• Procesadores para e-commerce: Se han diseñado de forma específica para ventas online y se integran con tu sitio web a fin de gestionar las transacciones. Ofrecen soluciones de pago seguras y son importantes para las empresas que realizan gran parte de sus ventas por Internet.

• Procesadores de pagos directos: Los procesadores de pagos directos pueden ser una buena opción para grandes empresas con altos volúmenes de transacciones online. Permiten disponer de más control sobre el proceso de pago, pero requieren un mayor nivel de conocimientos técnicos.

Cómo evaluar comisiones y costes

La evaluación de comisiones y costes es un paso importante al elegir un proveedor de procesamiento de pagos con tarjeta de crédito. Este proceso implica valorar y comparar diversas estructuras de comisiones y costes asociados para identificar al proveedor que mejor se adapta a los objetivos y las capacidades financieras de tu empresa. A continuación te indicamos cómo puedes calcularlos.

Comprende los diferentes tipos de comisiones

• Comisiones por transacción: Se cobran por cada transacción y, por lo general, consisten en un porcentaje más un importe fijo (p. ej., el 2,9 % + 30 ¢ por transacción). Las tarifas pueden variar según el tipo de tarjeta que se use (débito o crédito), la marca de la tarjeta (p. ej., Visa o Mastercard) y si, en la transacción, se pasa la banda magnética, se inserta la tarjeta o se introduce manualmente el número de la tarjeta.

• Comisiones mensuales: Algunos procesadores aplican comisiones mensuales, que pueden incluir comisiones por extractos mensuales, comisiones de pasarela de pagos y comisiones mínimas mensuales. Se trata de costes fijos que no dependen del volumen de transacciones.

• Comisiones por configuración y equipamiento: También puede haber gastos iniciales de configuración por la creación de la cuenta, así como comisiones por la compra o el alquiler de los equipos de procesamiento de tarjetas de crédito, como los sistemas POS.

• Comisiones por cumplimiento de la normativa PCI: Algunos procesadores cobran una comisión mensual o anual por adherirse a la normativa PCI DSS.

• Comisiones por contracargos: Estas comisiones se aplican cuando los clientes disputan una transacción, lo que da lugar a un contracargo.

• Comisiones por cancelación anticipada: Si has firmado un contrato, es posible que haya comisiones por cancelación anticipada.

Evalúa los costes

• Compara los modelos de precios: Los principales modelos de precios son tarifa plana, tarifas por niveles e interchange plus. La tarifa plana es fácil de entender, pero puede resultar más cara para las empresas con un gran volumen de transacciones. El sistema de tarifas por niveles clasifica las transacciones en diversos niveles de tarifas, lo cual puede ser menos transparente. El sistema de tarifas interchange plus suele ser el más rentable y transparente, pero puede variar considerablemente en cada transacción.

• Evalúa el tamaño y el volumen medios de las transacciones: El tamaño y el volumen medios de las transacciones de tu empresa pueden determinar qué estructura de comisiones resulta más económica. Por ejemplo, a una empresa con un alto volumen le podrían beneficiar unas comisiones por transacción más bajas, incluso si las comisiones mensuales son más elevadas.

• Ten en cuenta el tipo de empresa y el comportamiento de los clientes: Los tipos de tarjetas que utilizan tus clientes (de débito o crédito) y cómo las utilizan (en persona u online) pueden influir en las comisiones que pagas.

• Busca comisiones ocultas: Desconfía de las comisiones ocultas o penalizaciones en el contrato y asegúrate de comprender las condiciones antes de firmar.

• Negocia las condiciones: En función del volumen de transacciones de tu empresa y de la relación con el procesador, quizás puedas negociar unas tarifas mejores o pedirle al procesador que no te aplique determinadas comisiones.

Lleva a cabo un análisis de coste-beneficio

• Coste total de propiedad: Calcula el coste total a lo largo del tiempo; para ello, ten en cuenta todas las comisiones y el volumen de transacciones previsto.

• Servicios de valor añadido: Ten en cuenta el valor de los servicios adicionales que ofrece el procesador, como la prevención de fraude, el análisis de datos de los clientes y las integraciones con otras herramientas empresariales.

• Soporte al cliente y fiabilidad: Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puede que valga la pena el coste adicional de pagar un poco más por un servicio de atención al cliente y un tiempo de actividad fiables.

Para las pequeñas empresas de SaaS, la tasa de comisión efectiva es más importante que la tasa anunciada porque se cobra repetidamente a las mismas tarjetas a lo largo del ciclo de vida del cliente. Las tarifas Interchange Plus suelen ser la mejor opción cuando los ingresos recurrentes mensuales superan los ~50.000 $, mientras que las tarifas fijas funcionan mejor en las fases iniciales. Pero presta mucha atención a las comisiones por reintentos de pagos fallidos y a los costes de conversión de tarjetas internacionales, que afectan más a las empresas con pagos recurrentes que a los minoristas con compras puntuales.

Costes del procesamiento de tarjetas de crédito: ejemplos prácticos

Para entender cuánto cuestan los distintos modelos de precios, consulta estos ejemplos prácticos para una pequeña empresa que procesa 10.000 $ en ventas mensuales con tarjeta en 200 transacciones (la transacción media es de 50 $).

Ejemplo 1: tarifas fijas (2,9 % + 0,30 $ por transacción)

• Comisiones porcentuales: 10.000 $ × 2,9 % = 290 $
  
• Comisiones por transacción: 200 × 0,30 $ = 60 $
  
• Coste mensual total: 350 $ (la tasa efectiva es del 3,5 %)
  

Esto es ideal para nuevas empresas, empresas con volúmenes irregulares y empresas que valoran la previsibilidad.

Ejemplo 2: tarifas Interchange Plus (interchange + 0,30 % + 0,15 $ por transacción)

Supón una tasa interchange típica de ~1,8 % (varía según el tipo de tarjeta).

• Interchange: 10.000 $ × 1,8 % = 180 $
  
• Recargo: 10.000 $ × 0,30 % = 30 $
  
• Comisiones por transacción: 200 × 0,15 $ = 30 $
  
• Coste mensual total: 240 $ (la tasa efectiva es del 2,4 %)
  

Esto es ideal para empresas que procesan más de 10.000 $ al mes y empresas que están dispuestas a cambiar la complejidad por la transparencia.

Ejemplo 3: tarifas por niveles (cualificadas 1,9 %, semicualificadas 2,5 %, no cualificadas 3,5 %)

Las tarifas por niveles varían significativamente según cómo se clasifiquen las transacciones. En la práctica, solo entre el 30 % y el 50 % de las transacciones suelen clasificarse en el nivel más bajo. Supón una combinación típica.

• Transacciones cualificadas (~30 %): 3000 $ × 1,9 % = 57 $
  
• Transacciones semicualificadas (~40 %): 4000 $ × 2,5 % = 100 $
  
• Transacciones no cualificadas (~30 %): 3000 $ × 3,5 % = 105 $
  
• Coste mensual total: ~262 $ (la tasa efectiva es del 2,6 %), pero a menudo es más alto en la práctica debido a una clasificación desfavorable.
  

Estos ejemplos muestran lo siguiente:

• Con un volumen mensual de 10.000 $, la tarifa Interchange Plus suele ser la más barata (240 $), pero requiere una mayor complejidad para entender cada factura.

• La tarifa fija es la más sencilla y, a menudo, la más rápida de configurar (350 $ con un sobrecoste de 110 $ al mes por la previsibilidad).

• Las tarifas por niveles parecen competitivas, pero las decisiones de clasificación tomadas por el procesador pueden inflar los costes reales.

Con volúmenes más altos (más de 50.000 $ al mes), la diferencia entre la tarifa fija y la Interchange Plus se amplía significativamente. El modelo de recargo transparente se vuelve claramente más rentable a medida que escala el volumen. Con volúmenes más bajos (menos de 5000 $ al mes), la tarifa fija suele ser la más económica porque predominan las comisiones fijas por transacción.

Ten en cuenta las condiciones contractuales y la flexibilidad

Para las pequeñas empresas, tener en cuenta las condiciones del contrato y la flexibilidad es un aspecto fundamental a la hora de elegir un procesador de pagos con tarjeta de crédito. Este paso implica examinar los detalles y la letra pequeña del contrato que ofrece el proveedor. A continuación te explicamos en qué debes fijarte.

Elementos clave de las condiciones del contrato

• Duración del contrato: Determina la duración del contrato. La duración típica va desde acuerdos mensuales hasta contratos plurianuales. Los contratos más largos pueden ofrecer tarifas más bajas, pero menos flexibilidad.

• Comisiones por cancelación anticipada: Comprueba si hay penalizaciones por finalizar el contrato antes de tiempo. Estas comisiones pueden ser costosas y podrían anular las ventajas de cambiar a un proveedor más adecuado.

• Condiciones de renovación: Comprende el proceso de renovación. Algunos contratos se renuevan automáticamente por otro período a menos que los canceles dentro de un plazo específico.

• Cambios de precios: Busca cláusulas que permitan al proveedor cambiar los precios o las comisiones durante la vigencia del contrato. Esos cambios deben estar claramente definidos y ser aceptables para ti.

Flexibilidad

• Escalabilidad: Considera si los servicios del proveedor pueden escalar con tu empresa. ¿Pueden gestionar mayores volúmenes de transacciones u ofrecer soluciones de procesamiento más avanzadas si es necesario?

• Compatibilidad de hardware y software: Comprueba si los equipos y el software de procesamiento del proveedor son compatibles con tus sistemas actuales y si pueden adaptarse a posibles futuras actualizaciones o cambios en la infraestructura de tu empresa.

• Personalización: Investiga si los servicios y los planes de precios se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Esto es especialmente importante para las empresas con patrones de ventas únicos o fluctuantes.

• Complementos de servicios e integración: Fíjate en la disponibilidad y las condiciones de servicios de complementos como la prevención de fraude, el análisis de datos y la integración de e-commerce. Considera cómo podrían afectar a tu contrato y a tu flexibilidad.

Para las pequeñas empresas, los contratos mensuales sin comisiones por cancelación anticipada suelen valer la pena, aunque impliquen aceptar una tarifa anunciada ligeramente más alta; las condiciones del mercado, los cambios estacionales en el volumen o los cambios en los productos pueden hacer que un acuerdo vinculante se quede obsoleto rápidamente. Evita a los proveedores con cláusulas de indemnización por daños y perjuicios, plazos de renovación automática inferiores a 60 días o comisiones por cumplimiento de la normativa PCI incluidas en el contrato, ya que estas son las condiciones que encarecen el cambio de proveedor más adelante.

Evaluación de la seguridad y el cumplimiento de la normativa

Cuando las empresas eligen un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito, deben evaluar el cumplimiento de la normativa PCI DSS por parte del proveedor, su implementación de funciones de seguridad avanzadas y su capacidad para un cumplimiento de la normativa más amplio. A continuación, se muestra un resumen.

Cumplimiento de la normativa PCI DSS

• PCI DSS: Es un conjunto de requisitos diseñados para garantizar que todas las empresas que procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito mantengan un entorno seguro. El cumplimiento de la normativa es obligatorio. Las empresas deben elegir un procesador que se adhiera estrictamente a este estándar para evitar fuertes multas y las repercusiones legales asociadas con el incumplimiento.

• Niveles de cumplimiento de la normativa: Los niveles de cumplimiento varían según el volumen de transacciones que procese una empresa anualmente. El procesador debe guiarte a través del proceso de cumplimiento pertinente para tu nivel, incluidos los cuestionarios de autoevaluación y los análisis de seguridad periódicos, si fuera necesario.

• Responsabilidad compartida: Si bien los procesadores se encargan de la mayoría de las obligaciones del cumplimiento de la normativa, las empresas también tienen responsabilidades. Estas incluyen el mantenimiento de sistemas seguros, el uso de equipos y software que cumplan las normativas y la formación periódica del personal en materia de protocolos de seguridad.

Funciones de seguridad avanzadas

• Cifrado y tokenización: Los procesadores avanzados ofrecen cifrado, que protege los datos en el momento de la captura, y la tokenización, que sustituye los datos confidenciales por símbolos de identificación únicos. Estas funciones reducen el riesgo de que se produzcan violaciones de datos.

• Herramientas de detección y prevención de fraude: Busca procesadores con sofisticadas herramientas de detección de fraude, que incluyan la monitorización de transacciones en tiempo real y filtros de fraude personalizables, para lograr un equilibrio entre el riesgo y la comodidad del cliente.

• Prevención de contracargos: Los procesadores que ofrecen herramientas y servicios proactivos de prevención de contracargos pueden ahorrarle a una empresa pérdidas considerables. Esto incluye proporcionar datos detallados de las transacciones para combatir los contracargos ilegítimos.

• Actualizaciones y parches periódicos: Busca un procesador que actualice sus sistemas periódicamente con los últimos parches de seguridad y actualizaciones de software para protegerse contra nuevas amenazas.

Cumplimiento de la normativa más allá de las tarjetas de crédito

• Otras normativas: Además de la normativa PCI DSS, las empresas deben conocer otras normativas pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y las leyes estatales específicas de EE. UU., como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Tu responsable del tratamiento debe entender estas normativas y ayudarte con el cumplimiento de la normativa.

• Políticas de privacidad de datos: Evalúa las políticas del responsable del tratamiento con respecto a la privacidad de datos y cómo maneja los datos de los clientes. Esto es importante porque las filtraciones de datos pueden tener repercusiones legales y de reputación para las empresas.

Diligencia debida del proveedor

• Historial del responsable del tratamiento: Investiga el historial del responsable del tratamiento en materia de seguridad y cumplimiento de la normativa. ¿Ha sufrido filtraciones? ¿Cómo las gestionó? ¿Qué medidas ha tomado desde entonces?

• Certificaciones y auditorías de terceros: Busca responsables del tratamiento que se sometan a auditorías periódicas de terceros y tengan certificaciones, como la norma ISO/IEC 27001, para la gestión de la seguridad de la información.

Funcionalidad de prevención de fraude

• Machine learning y puntuación de riesgo en tiempo real: Busca responsables del tratamiento que utilicen modelos predictivos entrenados con datos de transacciones globales para evaluar el riesgo en tiempo real. Estas herramientas evalúan cientos de puntos de datos para bloquear transacciones fraudulentas automáticamente sin crear fricción para los compradores legítimos.

• 3D Secure (3DS) y transferencia de responsabilidad: 3DS añade un paso de autenticación dinámica para las transacciones en línea de alto riesgo. Además de detener los pagos no autorizados, la autenticación 3DS correcta transfiere la responsabilidad financiera de los contracargos fraudulentos de la empresa al emisor de la tarjeta.

• Defensa contra la prueba de tarjetas y protección contra bots: Los actores fraudulentos suelen utilizar scripts automatizados para probar números de tarjetas robadas en los formularios del proceso de compra de las pequeñas empresas, lo que conlleva costosas comisiones de autorización y contracargos.

• Reglas personalizables y colas de revisión manual: Cada pequeña empresa tiene un perfil de riesgo distinto. Tu responsable del tratamiento debe proporcionar un control granular para establecer reglas de seguridad personalizadas.

Determinación de la integración técnica y la facilidad de uso

Las empresas deben evaluar minuciosamente la integración técnica y la usabilidad de un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito. Esto incluye comprobar la compatibilidad con los sistemas existentes, una experiencia fácil de usar, funciones avanzadas y análisis, y un sistema que pueda crecer y adaptarse a la empresa. A continuación, indicamos qué hay que tener en cuenta.

Compatibilidad con los sistemas existentes

• Integración con el sistema POS: El responsable del tratamiento debe integrarse con tu sistema POS existente para que las transacciones se procesen sin problemas y los datos se sincronicen con precisión y en tiempo real.

• Compatibilidad de la plataforma de e-commerce: Para las empresas con ventas en línea, el responsable del tratamiento debe ser compatible con sus plataformas de e-commerce, tanto si se trata de una plataforma popular (p. ej., Shopify o WooCommerce) como de una solución a medida. Esta compatibilidad puede crear una experiencia del proceso de compra más fluida para los clientes.

• Sincronización del software de contabilidad: Los responsables del tratamiento eficientes ofrecen capacidades de integración con software de contabilidad, como QuickBooks o Xero. Esta función automatiza el registro financiero, lo que reduce la introducción manual de datos y el riesgo de errores.

Experiencia del usuario e interfaz

• Facilidad de uso: La plataforma del responsable del tratamiento debe ser fácil de usar, con una interfaz intuitiva que requiera una formación mínima para el personal. 

• Procesamiento móvil y remoto: Los proveedores deben ofrecer aplicaciones de procesamiento móvil y lectores de tarjetas portátiles para que los clientes puedan realizar compras con tarjetas en todos los dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes y las tabletas.

• Experiencia del cliente: El sistema de procesamiento debe facilitar a los clientes un proceso de compra rápido y fluido, con funciones como opciones de pagos sin contacto y compras con un solo clic para las tiendas en línea.

Funciones y características avanzadas

• Elaboración de informes y análisis: Los responsables del tratamiento avanzados proporcionan herramientas de elaboración de informes detalladas que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y la gestión del inventario. Estos análisis pueden ser importantes para la toma de decisiones relevantes.

• Opciones de personalización: La capacidad de personalizar aspectos del servicio (incluidas las funciones, los informes y el proceso de compra) puede mejorar enormemente la usabilidad.

• Acceso a la API y soporte técnico para desarrolladores: El acceso a interfaces de programación de aplicaciones (API) para integraciones personalizadas y el soporte técnico para desarrolladores por parte del proveedor pueden ser especialmente importantes para las empresas con requisitos técnicos únicos o las que buscan crear soluciones a medida.

Escalabilidad y preparación para el futuro

• Adaptabilidad al crecimiento empresarial: El sistema debe ser capaz de escalar a medida que la empresa crece y manejar mayores volúmenes de transacciones y funciones adicionales sin necesidad de realizar grandes modificaciones.

• Soporte para métodos de pago emergentes: El proveedor debe aceptar métodos de pago más recientes, como monederos digitales, criptomonedas y otras tendencias emergentes que sean relevantes para tu sector.

• Actualizaciones y mejoras periódicas: El responsable del tratamiento debe comprometerse a realizar actualizaciones y mejoras periódicas para que el sistema se mantenga al día con los avances tecnológicos y los requisitos de seguridad.

Para las startups, la velocidad de integración suele ser el factor decisivo. Una API bien documentada, componentes preconfigurados de la interfaz de usuario (p. ej., Stripe Elements o Stripe Checkout) y los plugins nativos para pilas comunes como Shopify, WooCommerce o Next.js pueden acortar los plazos de lanzamiento semanas. Prioriza a los proveedores con entornos de prueba y tarjetas de prueba frente a los que requieren la aprobación de la cuenta de comerciante antes de que comiencen las pruebas de integración, de modo que el equipo de ingeniería pueda crear y probar el flujo del proceso de compra de forma paralela a la configuración de la empresa.

Leer reseñas y obtener referencias

Leer reseñas y pedir referencias antes de seleccionar un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito te ayudará a validar las afirmaciones que hacen los proveedores y te dará una idea del nivel de servicio que puedes recibir.

Estrategias para recopilar reseñas y referencias

• Uso de plataformas en línea: Consulta reseñas en sitios web independientes, foros y blogs del sector. Las plataformas como Trustpilot y Yelp y las reseñas de Google Business pueden ofrecer comentarios sinceros.

• Consulta fuentes específicas del sector: Algunos sectores tienen necesidades de procesamiento únicas. Consultar las reseñas de empresas de tu sector puede proporcionar información más relevante.

• Redes sociales y redes profesionales: Las plataformas de redes sociales y las redes profesionales como LinkedIn pueden ser recursos útiles para obtener opiniones y experiencias sin filtros.

• Referencias directas: Pídele referencias al responsable del tratamiento, preferiblemente de empresas similares a la tuya en tamaño y sector. Las conversaciones con estas referencias pueden ofrecer información detallada.

Análisis de reseñas y referencias

• Busca patrones: Identifica temas comunes en las reseñas. Las menciones repetidas de problemas, como comisiones ocultas y un servicio de soporte al cliente deficiente, pueden ser señales de advertencia, mientras que los elogios constantes a determinadas funciones pueden ser un fuerte indicador positivo.

• Ten en cuenta la fuente: Evalúa la credibilidad de la fuente. Las reseñas de clientes verificados o de profesionales conocidos del sector deberían tener más peso que las reseñas anónimas.

• Novedad y relevancia: Céntrate en las reseñas recientes, ya que pueden ser las más relevantes.

• Contextualiza los comentarios negativos: Cuando encuentres reseñas negativas, ten en cuenta su contexto. ¿Describen incidentes aislados o significan un patrón? Fíjate en cómo responde la empresa a estas reseñas.

Interacción con los clientes actuales

• Haz preguntas específicas: Cuando hables con las referencias, haz preguntas específicas sobre sus experiencias, en especial, respecto a las áreas de preocupación para tu empresa.

• Comprende la relación contractual: Pregunta por las condiciones del contrato, por los costes ocultos y por la flexibilidad del proveedor con los ajustes del contrato.

• Determina el servicio y el soporte: Averigua cómo maneja el proveedor los problemas de soporte, ya sean técnicos o relacionados con el servicio de atención al cliente.

Pruebas y ensayos

Probar un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito y realizar una prueba te proporcionará experiencia práctica e información sobre en qué medida el sistema satisface las necesidades de tu empresa. A continuación, indicamos cómo hacerlo.

Estrategias para unas pruebas eficaces

• Establece objetivos claros: Antes de comenzar una prueba, esboza los objetivos específicos y las funciones que quieres probar para que el período de prueba esté centrado y sea eficaz.

• Involucra a tu equipo: Todo el personal que vaya a utilizar el sistema debe participar en el proceso de pruebas para poder ofrecer comentarios sobre la usabilidad y las funciones.

• Simula transacciones reales: Realiza una serie de transacciones simuladas (incluidas las ventas, los rembolsos y las transacciones anuladas) para probar cómo gestiona el sistema diferentes escenarios.

• Prueba la experiencia del cliente: En el caso de las empresas con un componente en línea, evalúa el proceso de compra desde la perspectiva del cliente para asegurarte de que es fluido e intuitivo.

• Evalúa el soporte y la formación: Durante la prueba, evalúa la calidad del soporte al cliente. Comprueba la disponibilidad de recursos y materiales de formación para ayudar a tu equipo a aprender el sistema.

Negociación de las condiciones de prueba

• Solicita un período de prueba: Muchos proveedores ofrecen un período de prueba. Negocia una prueba que te dé suficiente tiempo para evaluar el sistema a fondo.

• Aclara las condiciones: Entiende las condiciones de la prueba, incluidos los costes, lo que ocurre al final de la prueba y tus opciones para interrumpir el servicio.

• Manejo de datos: Aclara qué ocurrirá con tus datos si decides no continuar con el proveedor tras la prueba.

Evaluación posterior a la prueba

• Recopila comentarios: Recopila comentarios detallados de los miembros del equipo que hayan participado en la prueba. Sus comentarios deben abarcar todos los aspectos del sistema, desde la facilidad de uso hasta cualquier dificultad que hayan tenido.
  

• Analiza los datos de rendimiento: Revisa cualquier dato e informe generado durante la prueba para evaluar el rendimiento del sistema y la información que proporciona.

• Compara con otros proveedores: Si vas a realizar pruebas con varios proveedores, compara tus experiencias para determinar qué sistema se adapta mejor a tus necesidades.

• Comenta los resultados con el proveedor: Comparte tus hallazgos con el proveedor. Un buen proveedor estará abierto a los comentarios y podría ofrecerte soluciones a los problemas que encuentres.

Toma de decisiones

Decidir qué proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito usar y finalizar el acuerdo requiere una consideración cuidadosa. Al adoptar un enfoque detallado y reflexivo en este último paso, podrás encontrar un proveedor que cubra las necesidades de procesamiento de pagos actuales y futuras de tu empresa.

Toma de la decisión final

• Evalúa todos los datos recopilados: Revisa toda la información que has recopilado durante las fases de investigación, revisión y prueba. Esto incluye comparar las tarifas, evaluar las condiciones del contrato, comprobar la compatibilidad del sistema y reflexionar sobre los comentarios de las pruebas.

• Prioriza las necesidades de tu empresa: Comprueba que tu proveedor preferido se ajusta a tus principales prioridades, ya sea la rentabilidad, el soporte al cliente, las medidas de seguridad o características técnicas específicas.

• Ten en cuenta las implicaciones a largo plazo: Piensa más allá de tus necesidades inmediatas. Evalúa hasta qué punto el proveedor puede dar cabida al crecimiento futuro y adaptarse a los cambios en las tecnologías de pago y los modelos de negocio.

• Consulta a las partes interesadas: Pide la opinión de las partes interesadas clave de tu empresa. Incluye a los directores financieros, al personal de tecnología de la información (TI) y a los empleados de primera línea que interactuarán con el sistema para confirmar que la decisión satisface las necesidades de todos.

Formalización del acuerdo

• Revisa el contrato minuciosamente: Antes de firmar el contrato, revisa detenidamente las condiciones. Presta mucha atención a las tarifas, las condiciones del servicio, la duración del contrato, las cláusulas de rescisión y cualquier coste oculto.

• Negocia las condiciones si es necesario: Si hay condiciones en el contrato que no satisfacen tus necesidades, negocia. Estas condiciones podrían estar relacionadas con las tarifas, la duración del contrato o los acuerdos de nivel de servicio.

• Busca asesoramiento jurídico: Plantéate consultar a un experto jurídico, especialmente si el contrato contiene cláusulas complejas o condiciones poco claras. Este paso puede evitar complicaciones jurídicas en el futuro.

• Aclara los procesos de activación: Asegúrate de que entiendes el proceso de activación para configurar el sistema, incluidos los plazos, la formación de tu equipo y cualquier soporte disponible durante la transición.

• Establece un plan de comunicación: Determina cómo te comunicarás con el proveedor después de la implementación, incluyendo quiénes son tus contactos principales y cómo gestionarán los problemas o las peticiones de servicio.

Después de formalizar el acuerdo

• Anuncia el cambio: Si el nuevo sistema va a afectar a la forma en que tus clientes hacen los pagos, infórmales del cambio. Puedes hacerlo a través de actualizaciones por correo electrónico, carteles físicos en tu negocio o actualizaciones en tu sitio web.

• Supervisa y evalúa el rendimiento: Tras la implementación, supervisa de cerca el rendimiento del sistema y la calidad del soporte al cliente para asegurarte de que el proveedor cumple las condiciones acordadas.

• Mantente informado y sé flexible: Mantente al día de los cambios en las tecnologías de pago y los estándares del sector. Prepárate para reevaluar tus necesidades, y el rendimiento del proveedor, periódicamente.

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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas