El sistema de puntos de venta de tu empresa, también conocido como sistema POS, es algo más que una herramienta para aceptar pagos: es un elemento importante de una excelente experiencia del cliente. Sin embargo, las pequeñas empresas a menudo se enfrentan a desafíos, como personal limitado, presupuestos ajustados y la necesidad de un registro manual del inventario, lo que puede provocar ineficacia y pérdidas de ingresos. Muchas empresas también tienen dificultades para gestionar múltiples canales de venta o sincronizar transacciones por Internet y en persona.

Los sistemas POS modernos resuelven esos problemas automatizando el seguimiento del inventario, generando informes de ventas y ofreciendo interfaces de usuario sencillas que requieren una formación mínima. Admiten múltiples tipos de pago, se integran con herramientas de contabilidad y e-commerce y proporcionan acceso a la nube para que las empresas puedan gestionar todo en un solo lugar. Las opciones de hardware asequibles y los modelos de precios adaptables también facilitan la puesta en marcha de pequeñas empresas.

Un sistema POS fiable y fácil de usar es una herramienta importante para empresas de todos los tamaños. A continuación, analizaremos lo que debes saber sobre los sistemas POS, incluido cómo funcionan y cómo ayudan a las pequeñas empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Qué deben buscar las pequeñas empresas en un sistema POS
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?
  
• ¿Cuánto cuestan los sistemas POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

Qué hay que buscar en un sistema POS para una pequeña empresa

Un sistema de punto de venta (sistema POS) incluye hardware de pagos y software de sistema POS que permite a las empresas aceptar pagos de los clientes. Algunas funciones adicionales que los sistemas POS realizan para las pequeñas empresas son:

• Actualizar el inventario.
  
• Hacer un seguimiento de las ventas.
  
• Gestión de caja.
  
• Escaneo de código de barras.
  
• Fichar al entrar y al salir.
  
• Elaborar informes sobre ventas y otros datos.
  
• Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes.
  

A la hora de elegir un sistema POS para tu pequeña empresa, ten en cuenta la facilidad de uso. Una interfaz fácil de usar facilitará a los empleados una adaptación rápida, lo que es particularmente importante en entornos de comercio minorista o de servicios rápidos.

Busca sistemas POS que tengan una aplicación a la que puedas acceder en dispositivos móviles como smartphones y tabletas, ya que estas opciones son más flexibles y fáciles de usar. Si usas un sistema POS que admita Tap to Pay, puedes aceptar pagos sin contacto en persona con un dispositivo iPhone o Android.

Otro factor importante a tener en cuenta es la integración software. El sistema POS de tu pequeña empresa debe poder conectarse fácilmente con tus herramientas existentes, como el software de contabilidad, las plataformas de gestión de inventario y los programas de fidelización. Elegir un sistema POS que se integre con los que ya usas ayuda a evitar la duplicación de la entrada de datos, a reducir los errores y a ofrecer una visión más clara de las operaciones de la empresa en tiempo real.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?

El aspecto de un sistema POS y los componentes que contiene varían según el sector. Por ejemplo, una tienda de comercio minorista puede escanear códigos de barras e imprimir recibos, mientras que una empresa de servicios podría preferir las funciones de programación y propinas. A continuación, hablaremos de los diferentes tipos de sistemas POS.

Comercio minorista

En el comercio minorista, los sistemas POS se centran en procesos de compra rápidos, escaneo de códigos de barras y control de inventario. Estos sistemas ayudan a los minoristas a gestionar las variantes de los productos, como el tamaño y el color, así como las devoluciones o cambios y generan informes detallados de ventas. Los pagos suelen hacerse en el mostrador, aunque algunos minoristas utilizan sistemas POS que les permiten aceptar pagos en cualquier lugar de la tienda.

Restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes admiten la entrada de pedidos, comunicación con cocina, gestión de las mesas y el procesamiento de pagos, todo en un solo sistema. Algunas funciones como la personalización de menús, la modificación de pedidos, la división de las cuentas y el control de propinas agilizan los flujos de trabajo de cara al cliente e internos. Muchos sistemas POS para restaurantes también se integran con plataformas de pedidos, entregas y herramientas de gestión de inventario por Internet, lo que permite a los restaurantes mejorar la precisión. Los restaurantes que operan desde un camión de comidas o en ubicaciones temporales a menudo utilizan sistemas POS que admitan Tap to Pay para aceptar pagos sin contacto usando solo un dispositivo iPhone o Android.

Hoteles y complejos turísticos

En hoteles y complejos turísticos, los sistemas POS deben integrarse con los sistemas de gestión de propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) a fin de ofrecer experiencia fluida a los huéspedes, haciendo los pagos en recepción, en el restaurante, en el bar o e un comercio minorista. Las funciones suelen incluir el seguimiento de inventario, la gestión del personal e informes detallados. Centralizar las transacciones y los datos de los huéspedes es importante para que los hoteles operen y facturen de manera eficiente, especialmente porque los cargos se realizan en múltiples ubicaciones en toda la propiedad.

Salones de belleza

Los sistemas POS admiten la programación de citas, las ventas de productos y servicios y las comisiones del personal, lo que ayuda a mejorar la experiencia del personal y del cliente. Por lo general, incluyen perfiles de clientes y gestión de inventario para ayudar a los salones a vender sus productos y servicios. Aunque los pagos suelen hacerse en recepción, los sistemas POS de pago sin contacto sobre la marcha permiten al personal del salón hacer el cobro antes de que un cliente abandone la silla del salón.

Profesionales de servicios

Los sistemas POS para profesionales de servicios, como los consultores, los trabajadores autónomos y los técnicos de reparación, están diseñados para gestionar la programación de citas, la facturación y los pagos. Estos sistemas suelen incluir el procesamiento de pagos móviles, perfiles de clientes e integración con herramientas de programación. Los sistemas POS que admiten Tap to Pay son ideales para profesionales que trabajan en diferentes ubicaciones.

Sanidad

Los sistemas POS utilizados en la atención médica están especializados en tareas administrativas y de atención al paciente. Estos sistemas admiten el procesamiento de pagos, la facturación de seguros, el cobro de copagos y la gestión minuciosa de los registros de pacientes en clínicas y otros consultorios médicos. Normalmente, se integran con historias clínicas electrónicas (EHR, por sus siglas en inglés) y con un software de gestión de consultas para simplificar la programación, la facturación y el cumplimiento de la normativa de privacidad, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés), en EE. UU.

¿Cuánto cuestan los sistemas POS?

El precio del software del sistema POS puede ser uno de los siguientes:

• Gratuito: suele tener funciones limitadas o requisitos de hardware y cargos por transacción.
  
• Por suscripción: se cobran comisiones mensuales o anuales.
  
• Tarifas personalizadas: en función del tamaño y necesidades de la empresa.
  

Las empresas suelen pagar una comisión mensual por el software del sistema POS, un pago inicial por comprar un hardware de pagos y comisiones cada transacción de procesamiento de pagos. Los costes varían según las funciones incluidas. El uso de un sistema POS que admita Tap to Pay puede eliminar los costes de hardware porque los pagos se cobran directamente en un dispositivo iPhone o Android.

Si quieres usar sistemas POS gratuitos, debes tener cuidado. Por lo general, tienen funciones limitadas, un soporte poco coherente y condiciones o restricciones. Sin embargo, los sistemas POS sin comisiones mensuales y que solo las cobran por transacción podrían funcionar bien para pequeñas empresas con menor volumen de ventas u operaciones de temporada.

Los costes totales para configurar y mantener un sistema POS dependerá de algunos factores, incluidos los siguientes:

• Número de terminales.
  
• Número de empleados.
  
• Número de transacciones.
  
• Tamaño del inventario.
  
• Tipo de empresa o sector.
  
• Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos.
  

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS suelen integrarse con un procesador de pagos como Stripe para facilitar dichos pagos. El responsable del tratamiento debe comunicarse con tres partes:

El método de pago del cliente: la información de pago del cliente, como el número de una tarjeta de crédito, se transmite al sistema POS cuando el cliente pasa la banda magnética de una tarjeta, inserta un chip EMV o acerca la tarjeta para realizar un pago sin contacto habilitado para NFC.

El banco del cliente (u otra institución financiera): el sistema POS está conectado por cable a Internet o a través de una red Wi-Fi y se comunica de manera electrónica con la entidad financiera del cliente para comprobar que hay fondos disponibles a fin de cubrir el importe de la transacción.

El proveedor de procesamiento de pagos de la empresa: el sistema POS también se comunicará electrónicamente con el procesador de pagos de la empresa. Suele ser la misma empresa que ha distribuido el hardware y software del sistema POS, como ocurre con Stripe.

Los sistemas POS funcionan de forma diferente en función de sus componentes. Estos componentes varían según las necesidades de la empresa, pero los pasos que se tienen que seguir para utilizar un sistema POS suelen ser los mismos:

1. Introducir los artículos de la compra

La empresa «llama» al cliente comunicándole al sistema POS lo que está comprando y cuánto cuesta. Esto depende de lo que compre el cliente. Si está comprando bienes físicos en una tienda, el empleado puede usar un escáner de códigos de barras para buscar los artículos en el dispositivo conectado que usa con su sistema POS, como un iPad.

Si el cliente está pagando por un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, el comerciante puede seleccionar el servicio de un menú del software del sistema POS en su smartphone o introducir manualmente el precio y los detalles de los servicios prestados.

2. Calcular el subtotal

El software del sistema POS calcula el subtotal, que es el coste total de todo lo que el cliente está comprando antes de que se añadan cargos adicionales, como los impuestos.

3. Determinar los impuestos, los gastos de envío y el coste total

El software del sistema POS calcula el coste total, es decir, el precio, los impuestos y los gastos de envío.

4. Solicitar al cliente que añada una propina (si procede)

Dejar una propina no procede en todas las transacciones, pero la mayoría de flujos del proceso de compra del sistema POS incluyen una opción para pedir a los clientes que dejen una propina, ya sea seleccionando de entre una serie de opciones estándar (normalmente del 10 % al 25 %) o añadiendo el importe que el cliente quiera.

5. Aceptar el pago

Cuando el sistema POS calcula el coste total de la transacción, el cliente hace el pago. La mayoría de los sistemas POS aceptan una amplia variedad de métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito, monederos digitales sin contacto con tecnología NFC, tarjetas regalo, puntos de fidelidad y dinero en efectivo.

6. Comunicarse con el banco emisor y adquiriente

Si un cliente usa un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o monedero digital, el procesador de pagos enviará los detalles de la transacción al banco de la empresa (llamado «banco adquirente» o, simplemente, «adquirente»), para que pueda comunicarse con el banco del cliente (llamado «banco emisor» o «emisor») y suele tardar un par de segundos en aprobar la transacción.

7. Completar la transacción

Cuando se aprueba la transacción y se acepta el pago, normalmente los clientes pueden elegir entre obtener un recibo impreso, por correo electrónico o sin recibo.

8. Actualizar el inventario

Algunos sistemas puntos de venta también actualizan el inventario en función de lo que se ha vendido, lo que permite a las empresas tener una visión en tiempo real de las mercancías, lo que es importante para pedir nuevas existencias y evitar los contracargos.

Cómo puede ayudarte Stripe

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