El sistema de punto de venta (o sistema POS) de tu empresa es mucho más que una herramienta para aceptar pagos: es una pieza fundamental para ofrecer una experiencia de excelente a tus clientes. Como resultado, el sector de los sistemas POS está creciendo rápidamente: en 2020, el software de sistemas POS conformaba un mercado de 9300 millones de dólares, y se prevé que alcance los 18.100 millones de dólares en 2027.

Conseguir una experiencia en el checkout sencilla y agradable genera fidelidad e interés entre los clientes. Si tu sistema POS funciona de forma rápida e intuitiva, y sin errores ni interrupciones, tus clientes disfrutarán de un proceso mucho más fluido. Las esperas para que el lector de tarjetas acepte el pago o tener que reiniciar el proceso de pago generan malas experiencia en el checkout para los clientes.

Contar con un sistema POS fiable, que se adapte a tus necesidades y que tus empleados puedan aprender a utilizar fácilmente es muy importante para tu negocio. En esta guía, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas POS, cómo funcionan y el papel que desempeñan en las pequeñas empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un punto de venta?
  
• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de un sistema POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• ¿Qué coste tienen el hardware y el software de un sistema POS?
  
• ¿Qué más necesito para utilizar un sistema POS?
  

¿Qué es un punto de venta?

Los términos «punto de venta» o «POS» (por sus siglas en inglés) normalmente hacen referencia a los sistemas que facilitan el pago en persona de los clientes en un negocio. De forma más general, el punto de venta también hace referencia al momento en el que un cliente hace una compra y dónde tiene lugar la transacción. Podría ser la caja de una tienda física, una mesa plegable de un stand temporal, un mostrador improvisado de un puesto de comidas o un fisioterapeuta a domicilio que tramita el pago de un cliente desde su móvil.

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS incluye el hardware y el software que hacen posible que las empresas acepten pagos de sus clientes en el punto de venta, entre otras cosas. Estas son algunas de las funciones adicionales que los sistemas POS más modernos ofrecen habitualmente:

• Actualizar el inventario
  
• Hacer un seguimiento de las ventas
  
• Gestionar la caja registradora
  
• Imprimir recibos
  
• Escanear códigos de barras y QR
  
• Fichar a la entrada y salida de los empleados
  
• Elaborar informes sobre ventas y otros análisis
  
• Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes
  

¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de un sistema POS?

Un sistema POS suele contar con varios tipos de hardware:

• Lector de tarjetas
  
• Dispositivo conectado
  
• Caja registradora
  
• Escáner de código de barras
  
• Impresora de recibos
  

Los sistemas POS modernos ayudan a las pequeñas empresas a aceptar una serie de métodos de pago de los clientes rápidamente, y de forma sencilla y segura.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS permiten que las empresas puedan aceptar pagos de clientes, procesar transacciones y comunicarse con su proveedor de procesamiento de pagos. Algunos también pueden actualizar automáticamente el inventario y recopilar datos sobre las ventas para simplificar la contabilidad.

Para aceptar pagos, los sistemas POS deben comunicarse con tres partes:

El método de pago del cliente

La información de pago del cliente, como el número de una tarjeta de crédito, se transmite al sistema POS cuando el cliente pasa la banda magnética de una tarjeta, inserta un chip EMF o aproxima la tarjeta para realizar un pago sin contacto con tecnología NFC.

El banco del cliente (u otra entidad financiera)

El sistema POS está conectado (por cable o a través de una red wifi) a Internet, y se comunica electrónicamente con la entidad financiera del cliente para comprobar que hay fondos disponibles que permitan cubrir el importe de la transacción.

El proveedor de procesamiento de pagos de la empresa

El sistema POS también se comunicará electrónicamente con el procesador de pagos del negocio. A menudo será la misma empresa que ha distribuido el hardware y software del sistema POS, como es el caso de Stripe.

En términos generales, las configuraciones de los sistemas POS entran en una de estas dos categorías:

Instalaciones locales

Los sistemas POS locales (a los que también se hace referencia como «sistemas on-site») están hospedados en el propio ordenador de la empresa. Este tipo de sistemas no suele requerir una conexión a Internet y la empresa habitualmente paga una tarifa por la licencia del software. Las empresas necesitarán actualizar el software y completar otras tareas manualmente, pero aun así hay quienes prefieren tener los datos de sus ventas almacenados localmente.

Sistemas en la nube

La mayoría de las empresas usan sistemas POS en la nube, que almacenan y acceden a los datos a través de Internet. Las empresas de SaaS (software como servicio) son quienes suelen proporcionar este tipo de soluciones de sistema POS y cobran una suscripción por acceder al servicio. Las empresas pueden acceder de forma remota a su sistema POS basado en la nube, lo que una mayor flexibilidad a la hora de consultar los datos de sus ventas y les permite conectar varios dispositivos a un sistema POS central.

El funcionamiento de un sistema POS dependerá de sus componentes, que variarán en función de las necesidades de cada negocio. Aun así, los pasos a seguir para utilizar un sistema POS serán prácticamente idénticos en todos los casos:

Introducir los artículos de la compra

La empresa inicia el proceso de cobro al cliente comunicando al sistema POS lo que ha comprado y cuánto cuesta.

Este paso puede ser muy diferente en función de lo que se esté comprando. Para productos físicos en una tienda, la empresa podría usar un escáner de código de barras para identificar los artículos en el dispositivo que esté usando para su sistema POS (como una caja registradora o un iPad). Si el cliente está pagando por un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, la empresa podría seleccionar el servicio desde un menú del software de su sistema POS (que podría estar utilizando en su smartphone), o introducir manualmente el precio y los detalles sobre los servicios prestados.

Calcular el subtotal

El sistema POS calcula el subtotal, que es el coste total de todo lo que se ha comprado antes de que se añadan los costes adicionales, como los impuestos.

Determinar los impuestos, los gastos de envío y el coste total

A continuación, el sistema POS calcula el coste total, incluido el precio de los artículos, los impuestos y los gastos de envío.

Solicitar al cliente que añada una propina (si procede)

Dejar una propina no es algo relevante para todas las transacciones, pero la mayoría de sistemas POS incluyen una opción para pedir a los clientes que dejen una propina en el proceso del checkout. En algunos casos, el sistema POS permite seleccionar una serie de opciones estándar (normalmente del 10 % al 25 %) o, simplemente, añadir un importe personalizado.

Aceptar el pago

Cuando el sistema POS calcula el coste total de la transacción, el cliente hace el pago. La mayoría de los sistemas POS aceptan una amplia variedad de métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito, monederos digitales para sin contacto con tecnología NFC, tarjetas regalo, puntos de recompensas y dinero en efectivo.

Comunicarse con el banco emisor y el adquirente

Si un cliente usa un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, una tarjeta de débito o un monedero digital, el sistema POS transmitirá los detalles de la transacción al banco de la empresa (llamado «banco adquirente» o, simplemente, «adquirente»), para que pueda comunicarse con el banco del cliente (llamado «banco emisor» o «emisor») y obtener la aprobación de la transacción. Este proceso suele tardar tan solo un par de segundos.

Completar la transacción

Cuando se aprueba la transacción y se acepta el pago, los clientes pueden elegir si prefieren un recibo en papel, por correo electrónico o si no quieren ningún tipo de recibo.

Actualizar el inventario

Algunos sistemas POS también actualizan el inventario en función de lo que se ha vendido para conocer el estado del inventario en tiempo real: un aspecto muy importante a la hora de pedir nuevas existencias y evitar los contracargos.

¿Qué coste tienen el hardware y el software de un sistema POS?

De media, los sistemas POS en la nube tienen un coste que ronda los 1300 € para el hardware y los 69 € al mes para el software. El hardware de un sistema POS puede ser gratis o alcanzar los 1700 €, y el software de puede llegar a costar 300 € al mes por cada terminal aunque también hay soluciones gratuitas. Ten cuidado a la hora de plantearte adquirir las opciones gratuitas: suelen tener funciones muy limitadas, un soporte irregular y condiciones o restricciones especiales.

Como referencia, puedes consultar las tarifas de Stripe.

Los costes totales de configurar y mantener un sistema POS dependerá de varios factores. Veamos algunos de los más habituales:

• Número de terminales
  
• Cantidad de empleados
  
• Número de transacciones
  
• Tamaño del inventario
  
• Tipo de empresa o sector
  
• Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos
  

¿Qué más necesito para utilizar un sistema POS?

Los dispositivos tecnológicos que pueden ejecutar software de sistema POS ya son muy comunes y accesibles, y las empresas cuentan con más opciones que nunca a la hora de configurar los pagos de su sistema POS. Lo que necesita cada empresa para poner en marcha y gestionar su punto de venta dependerá de si dispone de una solución lista para usar en su sistema POS o si está creando un producto personalizado. El enfoque de Stripe para la tecnología POS es que el proceso no debe requerir ningún esfuerzo adicional, debe poder proporcionar un soporte integral y, al mismo tiempo, debe permitir que las empresas personalicen su configuración.

Stripe Terminal proporciona a las empresas el poder de adaptar su punto de venta y gestionar su propia experiencia en el checkout, con funciones para personalizar los recibos que envías por correo electrónico o la pantalla del lector. Stripe Terminal no es una solución «lista para usar»: en función del tipo de integración que elija cada empresa, requiere experiencia en programación con JavaScript, iOS, Android o interfaces de usuario impulsadas por servidores. Terminal permite a las empresas integrar los pagos de Stripe a sus flujos del checkout presenciales o generar pagos en persona desde su aplicación nativa (disponible tanto en dispositivos móviles como desde el sitio web). Si prefieres integrar un sistema de punto de venta de terceros, consulta la lista de plataformas que trabajan con Stripe.