El sistema de punto de venta (POS) de tu empresa es mucho más que una herramienta para aceptar pagos, ya que supone una parte importante en la prestación de una experiencia del cliente excelente. Como resultado, el sector de sistemas POS está creciendo rápidamente: en 2020, el software de sistemas POS conformaba un mercado de 9300 millones de $, y se prevé que alcance los 18.100 millones de $ en 2027.
Una experiencia sencilla de finalización de compra genera fidelidad e interés en los clientes. Si tu sistema POS funciona de forma rápida e intuitiva, y sin errores o interrupciones, tus clientes disfrutarán de un proceso de finalización de compra fluido. Una mala experiencia de finalización de compra puede incluir esperar mucho tiempo hasta que el lector de tarjetas acepte el pago o tener que reiniciar el proceso de pago mientras el cliente espera.
Para tu negocio es importante contar con un sistema POS fiable que funcione según tus necesidades y que los empleados sepan manejar. Explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas POS, incluido cómo funcionan y el papel que desempeñan en las pequeñas empresas.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es un punto de venta?
- ¿Qué es un sistema POS?
- ¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de sistema POS?
- ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
- ¿Qué coste tienen el hardware y software de sistema POS?
- ¿Qué más necesito para usar un sistema POS?
¿Qué es un punto de venta?
Los términos «punto de venta» o «POS» normalmente hacen referencia a los sistemas POS que facilitan el pago en persona de los clientes en un negocio. De una manera más general, el punto de venta también hace referencia al momento en el que un cliente hace una compra y dónde tiene lugar la transacción. Podría ser la caja de una tienda física, una mesa plegable de un estand efímero, un mostrador improvisado de un puesto de comidas o un fisioterapeuta a domicilio que tramita el pago de un cliente en su dispositivo móvil.
¿Qué es un sistema POS?
Un sistema POS incluye el hardware y software que permiten a las empresas aceptar pagos de clientes en el punto de venta, entre otras cosas. Entre las funciones adicionales que los sistemas POS modernos realizan de forma habitual para las empresas están las siguientes:
- Actualizar el inventario
- Hacer un seguimiento de las ventas
- Gestionar la caja registradora
- Imprimir recibos
- Escanear códigos de barras y QR
- Fichar al entrar y al salir
- Elaborar informes sobre ventas y otros análisis
- Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes
¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de sistema POS?
Hay diferentes tipos de hardware de sistema POS:
- Lector de tarjetas
- Dispositivo conectado
- Caja registradora
- Escáner de código de barras
- Impresora de recibos
Los sistemas POS modernos ayudan a las pequeñas empresas a aceptar una serie de métodos de pago de los clientes rápidamente, y de forma sencilla y segura.
¿Cómo funcionan los sistemas POS?
Los sistemas POS proporcionan a las empresas la capacidad de aceptar pagos de clientes, procesar transacciones y comunicarse con su proveedor de procesamiento de pagos. Algunos también pueden actualizar automáticamente el inventario y recopilar datos de ventas para facilitar la contabilidad.
Para aceptar pagos, los sistemas POS deben comunicarse con tres partes:
El método de pago del cliente
La información de pago del cliente, como el número de una tarjeta de crédito, se transmite al sistema POS cuando el cliente pasa la banda magnética de una tarjeta, inserta un chip EMF o aproxima la tarjeta para realizar un pago sin contacto habilitado para NFC.
El banco del cliente (u otra entidad financiera)
El sistema POS está conectado por cable a Internet o a través de una red wifi, y se comunica electrónicamente con la entidad financiera del cliente para comprobar que hay fondos disponibles a fin de cubrir el importe de la transacción.
El proveedor de procesamiento de pagos de la empresa
El sistema POS también se comunicará electrónicamente con el procesador de pagos de la empresa. Esta es a veces la misma empresa que ha distribuido el hardware y software del sistema POS, como es el caso de Stripe.
En términos generales, las configuraciones de los sistemas POS entran en una de estas dos categorías:
En el sitio o en las instalaciones
Los sistemas POS en el sitio están hospedados localmente en el ordenador de la empresa, normalmente no requieren una conexión a Internet y probablemente la empresa que lo utiliza tiene que pagar una tarifa de licencia por el software. Las empresas necesitarán actualizar el software y completar otras tareas manualmente, pero aun así las hay que prefieren tener los datos de sus ventas almacenados localmente.
Basado en la nube
La mayoría de las empresas usan sistemas POS basados en la nube, que almacenan y acceden a los datos a través de Internet. Las empresas de SaaS (Software como Servicio) normalmente proporcionan estas soluciones de sistema POS basado en la nube y cobran una suscripción. Las empresas pueden acceder de forma remota a los sistemas POS basados en la nube, lo que permite un acceso flexible a los datos de sus ventas y les habilita para conectar varios dispositivos a un sistema POS central.
La forma de funcionar de los sistemas POS depende de los componentes, y estos componentes varían según las necesidades del negocio, pero los pasos que se tienen que seguir para utilizar un sistema POS normalmente son los mismos:
Introducir los artículos de la compra
La empresa «cobra» al cliente comunicando al sistema POS lo que se compra y cuánto cuesta.
Cómo se haga esto dependerá de lo que compre el cliente. Si está comprando productos físicos en una tienda, la empresa podría usar un escáner de código de barras para acceder a los artículos en el dispositivo que esté usando con su sistema POS, como un iPad. Si el cliente está pagando un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, la empresa podría seleccionar el servicio de un menú del software de sistema POS en su smartphone, o bien introducir manualmente el precio y los detalles sobre los servicios prestados.
Calcular el subtotal
El sistema POS calcula el subtotal, que es el coste total de todo lo que se ha comprado antes de que se añadan los cargos adicionales, como los impuestos.
Determinar los impuestos, los gastos de envío y el coste total
A continuación, el sistema POS calcula el coste total, incluido el precio, los impuestos y los gastos de envío.
Solicitar al cliente que añada una propina (si procede)
Dejar una propina no es algo relevante para todas las transacciones, pero la mayoría de flujos del proceso de compra de sistema POS incluyen una opción para pedir a los clientes que dejen una propina, ya sea seleccionando de entre una serie de opciones estándar (normalmente del 10 % al 25 %) o añadiendo el importe que se quiera.
Aceptar el pago
Cuando el sistema POS calcula el coste total de la transacción, el cliente hace el pago. La mayoría de los sistemas POS aceptan una amplia variedad de métodos de pago, entre los cuales se incluyen tarjetas de débito y crédito, tarjetas y monederos digitales que usan pagos sin contacto con tecnología NFC, tarjetas regalo, puntos de recompensas y dinero en efectivo.
Comunicarse con el banco emisor y el adquiriente
Si un cliente usa un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, una tarjeta de débito o un monedero digital, el sistema POS transmitirá los detalles de la transacción al banco de la empresa (llamado «banco adquiriente» o «adquirente»), de modo que pueda comunicarse con el banco del cliente (llamado «banco emisor» o «emisor») para obtener la aprobación de la transacción. Normalmente tarda tan solo un par de segundos.
Completar la transacción
Cuando se aprueba la transacción y se acepta el pago, los clientes normalmente optan por recibir un recibo impreso, por correo electrónico o eligen no recibir ningún tipo de recibo.
Actualizar el inventario
Algunos sistemas POS también actualizan el inventario en función de lo que se ha vendido para conocer el estado del inventario en tiempo real, lo que es un aspecto importante a la hora de pedir nuevas existencias y evitar los contracargos.
¿Qué coste tienen el hardware y software de sistema POS?
De media, los sistemas POS en la nube cuestan en torno a 1300 $ el hardware y 69 $/mes el software. El hardware de sistema POS varía desde 0 $ hasta 1700 $, y el software de sistema POS cuesta para la mayoría de las empresas entre 0 $ y 300 $ al mes y por cada terminal. Ten cuidado a la hora de plantearte el hardware y soporte de sistema POS gratuito: suelen tener funciones limitadas, un soporte irregular y condiciones o restricciones.
Pero para los clientes de Stripe, los costes del sistema POS son muy bajos, y se les fijan las tarifas de forma distinta. Los lectores de tarjetas de Stripe cuestan 59 $ o 249 $.
Los costes totales de configurar y mantener un sistema POS dependerá de algunos factores, entre los cuales se incluyen los siguientes:
- Número de terminales
- Cantidad de empleados
- Número de transacciones
- Tamaño del inventario
- Tipo de empresa o sector
- Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos
¿Qué más necesito para usar un sistema POS?
Los dispositivos tecnológicos que pueden ejecutar software de sistema POS ya están muy generalizados, y las empresas cuentan con más opciones que nunca a la hora de configurar los pagos de sistema POS. Lo que necesita cada empresa concreta para configurar y operar su sistema POS depende de si ya cuenta con una solución de sistema POS lista para usar o si está creando un producto personalizado. El enfoque de Stripe de la tecnología del punto de venta es que el proceso no requiera esfuerzo y proporcionar un soporte integral, a la vez que se permite que las empresas personalicen su configuración.
Stripe Terminal proporciona a las empresas el poder de adaptar su punto de venta y gestionar su propia experiencia de finalización de compra, incluidas funciones como personalizar los recibos que envías por correo electrónico o la pantalla de presentación del lector. Stripe Terminal no es una solución de sistema POS lista para usar; requiere experiencia en programación con JavaScript, iOS, Android o interfaces de usuario impulsadas por servidores, en función del modo de integración que elija la empresa. Terminal permite a las empresas integrar los pagos de Stripe a sus flujos de proceso de compra en persona actuales o generar pagos en persona para su aplicación nativa de punto de venta, ya sea móvil o basada en la Web. Para las empresas que prefieran integrar un punto de venta externo, aquí se muestra una lista de plataformas que funcionan con Stripe.