Ditt företags kassasystem, även kallat POS-system, är mer än bara ett verktyg för att ta emot betalningar – det är en viktig del av att erbjuda en utmärkt kundupplevelse. Som ett resultat blomstrar POS-branschen: År 2020 utgjorde POS-mjukvara en marknad på 9,3 miljarder dollar, och den beräknas nå 18,1 miljarder dollar år 2027.

En enkel kassaupplevelse skapar lojalitet och entusiasm hos kunderna. Om ditt POS-system fungerar snabbt, intuitivt och utan fel eller avbrott kommer din kund att njuta av en smidig kassaprocess. En dålig kassaupplevelse kan vara att vänta länge på att kortterminalen ska acceptera betalningen eller att du måste starta om betalningsprocessen medan din kund väntar.

Ett pålitligt POS-system som fungerar för dina behov och som du och dina anställda vet hur man ska driva är viktigt för verksamheten. Vi täcker allt du behöver veta om POS-system, inklusive hur de fungerar och vilken roll de spelar för småföretag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett POS-system?
  
• Vad är ett POS-system?
  
• Vilka är de olika typerna av POS-hårdvara?
  
• Hur fungerar POS-system?
  
• Vad kostar POS-mjukvara och hårdvara?
  
• Vad mer behöver jag för att använda ett POS-system?
  

Vad är ett POS-system?

Termerna "kassapunkt" eller "POS" hänvisar vanligtvis till de POS-system som möjliggör personliga kundbetalningar till företag. Mer allmänt avser kassapunkten också den tidpunkt då en kund gör ett köp och där transaktionen äger rum. Det kan vara kassadisken i en fysisk butik, ett hopfällbart bord i ett popup-bås, en provisorisk disk på en food truck eller en massageterapeut i hemmet som tar emot betalning från en kund på sin mobila enhet.

Vad är ett POS-system?

Ett POS-system innehåller hårdvara och mjukvara som gör det möjligt för företag att ta emot betalningar från kunder vid kassapunkten, plus så mycket mer. Några ytterligare funktioner som moderna POS-system rutinmässigt utför för företag är:

• Uppdatera lager
  
• Spåra försäljning
  
• Hantera kassalåda
  
• Skriva ut kvitton
  
• Skanna streckkoder och QR-koder
  
• Stämpla in och ut anställda
  
• Köra rapporter om försäljning och andra analyser
  
• Hantera kundkonton och belöningar
  

Vilka är de olika typerna av POS-hårdvara?

Det finns olika typer av POS-hårdvara:

• Kortläsare
  
• Ansluten enhet
  
• Kassalåda
  
• Streckkodsläsare
  
• Kvittoskrivare
  

Moderna POS-system hjälper småföretag att snabbt, enkelt och säkert ta emot en rad betalningsmetoder från kunder.

Hur fungerar POS-system?

POS-system ger företag möjlighet att ta emot betalningar från kunder, behandla transaktioner och kommunicera med sin betalningsleverantör. Vissa kan också automatiskt uppdatera lager och samla in försäljningsdata för enklare bokföring.

För att ta emot betalningar måste POS-system kommunicera med tre parter:

Kundens betalningsmetod

Kundens betalningsinformation, t.ex. kreditkortsnummer, överförs till POS-systemet när kunden drar magnetremsan på ett kort, sätter i ett EMF-chip eller trycker för NFC-baserad kontaktlös betalning.

Kundens bank (eller annat finansinstitut)

POS-systemet är antingen trådbundet till internet eller anslutet till Wi-Fi och kommunicerar elektroniskt med kundens finansinstitut för att verifiera att medel som motsvarar transaktionsbeloppet är tillgängliga.

Företagets leverantör av betalningshantering

POS kommer också att kommunicera elektroniskt med företagets betalningsbehandlare. Det är ofta samma företag som utfärdade POS-hårdvaran och -mjukvaran, vilket är fallet med Stripe.

I stort sett kan POS-system delas in i en av två kategorier:

På plats eller lokalt

POS-system på plats finns lokalt på företagets dator, kräver vanligtvis ingen internetanslutning och kräver sannolikt att företaget betalar en licensavgift för programvaran. Företag kommer att behöva uppdatera programvaran och utföra andra uppgifter manuellt, men vissa föredrar att ha sina försäljningsdata lagrade lokalt.

Molnbaserad

Majoriteten av företagen använder molnbaserade POS-system, som lagrar och får tillgång till data på internet. SaaS-företag (Software-as-a-Service) tillhandahåller vanligtvis dessa molnbaserade POS-lösningar och tar betalt på abonnemangsbasis. Företag kan fjärråtkomst till molnbaserade POS-system, vilket ger flexibel åtkomst till deras försäljningsdata och gör det möjligt för dem att ansluta flera enheter till ett centralt POS-system.

Hur POS-system fungerar beror på komponenterna, och dessa komponenter varierar beroende på affärsbehov, men stegen som är involverade i att använda ett POS-system är i allmänhet desamma:

Ange artiklarna som ska köpas

Företaget "ringer upp" kunden genom att kommunicera med kassasystemet om vad som köps och hur mycket det kostar.

Hur detta ser ut beror på vad kunden köper. Om de köper fysiska varor i en butik kan företaget använda en streckkodsläsare för att hämta varorna på vilken ansluten enhet de än använder med sitt POS-system, som en iPad. Om kunden betalar för en tjänst, t.ex. en terapisession eller trädgårdsarbete, kan företaget välja tjänsten från en meny i POS-programvaran på sin smartphone eller manuellt mata in priset och anteckningar om de tjänster som tillhandahålls.

Beräkna delsumman

POS-systemet beräknar delsumman, vilket är den totala kostnaden för allt som köps innan ytterligare avgifter som skatt läggs på.

Fastställ skatt, frakt och totalkostnad

Därefter beräknar POS-systemet den totala kostnaden, inklusive pris, moms och frakt.

Uppmana kunden att lägga till dricks (om tillämpligt)

Dricks är inte relevant för alla transaktioner, men de flesta POS-kassaflöden innehåller ett alternativ för att uppmana kunderna att lämna dricks, antingen genom att välja från en rad standardalternativ (vanligtvis 10–25 %) eller genom att lägga till ett anpassat belopp.

Ta emot betalning

När kassan har beräknat den totala kostnaden för transaktionen skickar kunden betalningen. De flesta POS-system tar emot en mängd olika betalningsmetoder, inklusive kredit- och bankkort, kort och digitala plånböcker som använder NFC-drivna kontaktlösa betalningar, presentkort, belöningspoäng och kontanter.

Kommunicera med inlösande och utfärdande banker

Om en kund använder en betalningsmetod som utnyttjar ett externt konto, till exempel ett kreditkort, bankkort eller en digital plånbok, kommer POS-systemet att överföra transaktionsuppgifterna till företagets bank – kallad "inlösande bank" eller "inlösare" – så att den kan kommunicera med kundens bank – kallad "utfärdande bank" eller "utfärdare" – för att få transaktionen godkänd. Detta tar vanligtvis bara ett par sekunder.

Slutföra transaktion

När transaktionen har godkänts och betalningen har godkänts kan kunderna vanligtvis välja att få ett utskrivet kvitto, ett kvitto via e-post eller inget kvitto alls.

Uppdatera lager

Vissa POS-system uppdaterar också lager baserat på vad som har sålts för en realtidsvy av varor – viktigt för att beställa nya varor och förhindra återkrediteringar.

Vad kostar programvara och maskinvara för POS-system?

I genomsnitt kostar moln-POS-system cirka 1 300 USD för hårdvaran och 69 USD/månad för mjukvaran. POS-hårdvara sträcker sig från 0 till 1 700 USD, och POS-programvara kostar de flesta företag mellan 0 och 300 USD per månad, per terminal. Överväg gratis POS-hårdvara och mjukvara noggrant, de har vanligtvis funktionella begränsningar, ojämnt stöd och villkor eller begränsningar.

Du hittar Stripes priser här.

De totala kostnaderna för att installera och underhålla ett POS-system beror på några faktorer, inklusive:

• Antal terminaler
  
• Antal anställda
  
• Antal transaktioner
  
• Lagerstorlek
  
• Typ av verksamhet eller bransch
  
• Ytterligare funktioner eller stöd för betalningshantering
  

Vad mer behöver jag för att använda ett POS-system?

Teknikbaserade enheter som kan köra POS-programvara har spridit sig i stor utsträckning, och företag har fler valmöjligheter än någonsin när det gäller hur man ställer in POS-betalningar. Vad varje företag behöver för att installera och driva sitt POS-system beror på om de har en färdig POS-lösning eller bygger något anpassat. Stripes strategi för POS-teknik är att göra processen enkel och erbjuda omfattande support, samtidigt som företag kan anpassa sin konfiguration.

Stripe Terminal ger företag möjlighet att skräddarsy sitt POS-system och styra kassaupplevelsen, inklusive funktioner som anpassade e-postkvitton och välkomstskärmar på kortterminalen. Stripe Terminal är inte en POS-lösning som är färdig att användas – den kräver programmeringserfarenhet med JavaScript, iOS, Android eller serverdrivna gränssnitt, beroende på vilket integrationsläge företaget väljer. Terminal gör det möjligt för företag att integrera Stripe Payments i sina befintliga fysiska kassaflöden eller bygga in betalningar i fysisk miljö i sin egen mobila eller webbaserade kassaapp. För företag som hellre vill integrera ett POS-system från tredje part följer här en lista över plattformar som fungerar med Stripe.