ระบบบันทึกการขายของธุรกิจของคุณ หรือที่เรียกว่าระบบ POS เป็นมากกว่าเครื่องมือสำหรับรับชำระเงิน แต่เป็นองค์ประกอบสำคัญของประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ธุรกิจขนาดเล็กมักเผชิญกับความท้าทายต่างๆ เช่น การมีพนักงานจำนวนจำกัด งบประมาณที่จำกัด และมีความจำเป็นต้องติดตามสินค้าคงคลังด้วยตนเอง ซึ่งอาจทำส่งผลให้ประสิทธิภาพเสียและมีการสูญเสียรายรับ หลายคนยังประสบปัญหากับการจัดการช่องทางการขายหลายช่องทางหรือการซิงค์ธุรกรรมทางออนไลน์และแบบตัวต่อตัว

ระบบ POS สมัยใหม่ช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นได้โดยการติดตามสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ สร้างรายงานการขาย และนำเสนออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ซึ่งต้องการการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ระบบเหล่านี้สนับสนุนการชำระเงินหลายประเภท มีการผสานการทำงานกับเครื่องมือการทำบัญชีและอีคอมเมิร์ซ และมอบการเข้าถึงระบบคลาวด์เพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดการทุกอย่างได้ในที่เดียว นอกจากนี้การเป็นตัวเลือกฮาร์ดแวร์ราคาไม่แพงและรูปแบบการกำหนดราคาที่ปรับขนาดได้ยังช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเริ่มใช้งานได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ระบบ POS ที่เชื่อถือได้และใช้งานง่ายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด ในส่วนล่างนี้ เราจะกล่าวถึงสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับระบบ POS รวมถึงวิธีการทำงานและวิธีช่วยเหลือธุรกิจขนาดเล็ก

เนื้อหาหลักในบทความ

• สิ่งที่ควรมองหาในระบบ POS สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
  
• ระบบ POS ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง
  
• ระบบ POS มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่
  
• ระบบ POS ทำงานอย่างไร
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

สิ่งที่ควรมองหาในระบบ POS สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ระบบบันทึกการขาย (POS) ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์การชำระเงินและซอฟต์แวร์ POS ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถรับชำระเงินจากลูกค้าได้ ฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ระบบ POS สามารถดำเนินการสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้มีดังนี้

• การอัปเดตสินค้าคงคลัง
  
• การติดตามยอดขาย
  
• การจัดการลิ้นชักเงินสด
  
• การสแกนบาร์โค้ด
  
• การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน
  
• การเรียกใช้รายงานเกี่ยวกับการขายและข้อมูลอื่นๆ
  
• การจัดการบัญชีลูกค้าและรางวัลสะสม
  

เมื่อเลือกระบบ POS สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ เน้นไปที่ความสะดวกในการใช้งาน เพราะอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายจะช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นใช้งานพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกหรือบริการที่รวดเร็ว

มองหาระบบ POS ที่มีแอปที่คุณสามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต เนื่องจากตัวเลือกเหล่านี้มีความยืดหยุ่นและใช้งานง่ายกว่า ถ้าคุณใช้ระบบ POS ที่สนับสนุนTap to Pay คุณสามารถรับการชำระเงินแบบไร้สัมผัสได้ด้วยตนเองโดยใช้อุปกรณ์ iPhone หรือ Android

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือการผสานการทำงานซอฟต์แวร์ ระบบ POS ของธุรกิจขนาดเล็กของคุณควรเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดาย เช่น ซอฟต์แวร์การทำบัญชี แพลตฟอร์มการจัดการสินค้าคงคลัง และโปรแกรมลูกค้าสมาชิก การเลือกระบบ POS ที่สามารถผสานรวมกับระบบที่คุณใช้อยู่แล้วจะช่วยหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกันได้ ลดข้อผิดพลาด และให้มุมมองการดำเนินธุรกิจแบบเรียลไทม์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ระบบ POS ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

ลักษณะของระบบ POS และส่วนประกอบที่มีอยู่จะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกอาจได้รับประโยชน์จากการสแกนบาร์โค้ดและการพิมพ์ใบเสร็จ ในขณะที่ธุรกิจเชิงบริการอาจจัดให้ความสำคัญกับฟีเจอร์การจัดตารางเวลาและการให้ทิป โดยระบบ POS ประเภทต่างๆ มีดังต่อไปนี้

การค้าปลีก

ในการค้าปลีก ระบบ POS จะเน้นไปที่การชำระเงินที่รวดเร็ว การสแกนบาร์โค้ด และการติดตามสินค้าคงคลัง โดยระบบเหล่านี้จะช่วยผู้ค้าปลีกจัดการตัวเลือกสินค้าได้ เช่น ขนาดและสี ดำเนินการคืนสินค้าหรือการเปลี่ยนสินค้า และสร้างรายงานการขายโดยละเอียด การชำระเงินมักจะดำเนินการที่เคาน์เตอร์ แต่ผู้ค้าปลีกบางรายจะใช้ระบบ POS ที่ช่วยให้สามารถรับชำระเงินได้ทุกที่ในร้าน

ร้านอาหาร

ระบบ POS สำหรับร้านอาหารช่วยจัดการคำสั่งทุกอย่างได้ครบจบ ทั้งการรับออเดอร์ การสื่อสารกับครัว การจัดการโต๊ะ และการประมวลผลการชำระเงิน พร้อมมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การปรับแต่งเมนู การใส่ตัวเลือกเสริมในคำสั่ง การแยกบิล และการติดตามทิป ซึ่งจะช่วยให้การทำงานทั้งหน้าร้านและหลังร้านดำเนินได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ POS หลายระบบยังเชื่อมต่อกับการสั่งออนไลน์ แพลตฟอร์มเดลิเวอรี และเครื่องมือการจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้ร้านทำงานได้แม่นยำมากขึ้น สำหรับร้านที่ขายผ่านรถขายอาหารหรือร้านค้าป๊อปอัป ก็มักเลือกใช้ระบบ POS ที่รองรับ Tap to Pay เพื่อให้สามารถรับการชำระเงินแบบไร้สัมผัสได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ใช้อุปกรณ์ iPhone หรือ Android

โรงแรมและรีสอร์ต

ในโรงแรมและรีสอร์ท ระบบ POS จำเป็นต้องผสานการทำงานเข้ากับระบบการจัดการอสังหาริมทรัพย์ (PMS) เพื่อมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นแก่ให้แขก ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินที่แผนกต้อนรับ ร้านอาหาร บาร์ หรือร้านค้าปลีก ฟีเจอร์ต่างๆ มักรวมถึงการติดตามสินค้าคงคลัง การจัดการพนักงาน และการรายงานโดยละเอียด สิ่งที่สำคัญที่จะช่วยให้โรงแรมสามารถดำเนินงานและออกใบเรียกเก็บเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการรวมศูนย์ธุรกรรมและข้อมูลแขก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากมีการเรียกเก็บเงินจากในหลายสถานที่ทั่วทั้งที่พัก

ร้านเสริมสวย

ระบบ POS ในร้านเสริมสวยทำขึ้นเพื่อรองรับการจัดตารางการนัดหมาย การขายบริการและผลิตภัณฑ์ และค่าคอมมิชชั่นของพนักงาน ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้า โดยทั่วไปจะรวมถึงโปรไฟล์ไคลเอ็นต์และการจัดการสินค้าคงคลังเพื่อช่วยให้ร้านเสริมสวยสามารถขายสินค้าควบคู่ไปกับบริการของตนได้ แม้ว่าระบบ POS มักจะชำระเงินที่จุดชำระเงิน แต่ที่สามารถอำนวยความสะดวกการชำระเงินแบบไร้สัมผัสได้ทุกที่ ช่วยให้พนักงานร้านเสริมสวยสามารถเรียกเก็บการชำระเงินก่อนที่ลูกค้าจะลุกออกจากเก้าอี้ร้านเสริมสวยได้

ผู้ประกอบวิชาชีพด้านบริการ

ระบบ POS สำหรับผู้ประกอบวิชาชีพด้านบริการ เช่น ที่ปรึกษา ฟรีแลนซ์ และช่างซ่อมได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการการทำตารางการนัดหมายและการออกใบแจ้งหนี้ควบคู่ไปกับการชำระเงิน โดยระบบเหล่านี้มักมีการประมวลผลการชำระเงินผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ โปรไฟล์ลูกค้า และการผสานการทำงานกับเครื่องมือจัดกำหนดการ ระบบ POS ที่รองรับ Tap to Pay เหมาะสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพที่ทำงานในหลายสถานที่

การดูแลสุขภาพ

ระบบ POS ในสถานพยาบาลถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อรองรับทั้งงานด้านเอกสารและการบริการผู้ป่วย ไม่ว่าจะเป็นการรองรับการประมวลผลการชำระเงิน การวางบิลประกัน การเก็บค่าร่วมจ่าย และการจัดการประวัติผู้ป่วยอย่างละเอียดที่คลินิก และการปฏิบัติการทางการแพทย์อื่นๆ ระบบเหล่านี้มักผสานการทำงานกับบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHRs) และซอฟต์แวร์การจัดการการปฏิบัติงานเพื่อลดความซับซ้อนในการจัดตารางเวลา การออกใบแจ้งหนี้ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัว เช่น HIPAA ในสหรัฐอเมริกา

ระบบ POS มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ POS จะกำหนดราคาโดยใช้หนึ่งในสามโมเดลดังนี้

• ฟรี: มักมีเจอร์ที่จำกัดหรือมีข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์ และเรียกเก็บค่าบริการต่อธุรกรรม
  
• แบบชำระเงินตามรอบบิล: เรียกเก็บค่าบริการรายเดือนหรือรายปี
  
• แบบค่าบริการแบบกำหนดเอง: ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและกำหนดเองตามความต้องการของธุรกิจ
  

โดยทั่วไปแล้วธุรกิจมักจะมีค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับซอฟต์แวร์ POS พร้อมทั้งค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสำหรับฮาร์ดแวร์ชำระเงิน รวมถึงค่าธรรมเนียมธุรกรรมสำหรับการประมวลผลการชำระเงิน ซึ่งค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปตามฟีเจอร์ที่เลือกใช้ แต่หากเลือกใช้ระบบ POS ที่รองรับ Tap to Pay ก็สามารถตัดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ออกไปได้ เพราะสามารถรับชำระเงินผ่าน iPhone หรือ Android ได้โดยตรง

เมื่อพิจารณาใช้ระบบ POS ฟรี โปรดใช้ความระมัดระวัง เพราะโดยทั่วไปแล้วจะมีข้อจำกัดด้านฟังก์ชันการทำงาน การรองรับที่ไม่สอดคล้องกัน และมีเงื่อนไขหรือข้อจำกัด อย่างไรก็ตาม ระบบ POS ที่ไม่มีค่าธรรมเนียมรายเดือนแต่มีการเรียกเก็บเงินค่าธรรมเนียมเพียงจากธุรกรรมอาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณการขายต่ำหรือการดำเนินธุรกิจตามฤดูกาล

ค่าใช้จ่ายรวมสำหรับการตั้งค่าและการรักษาระบบ POS จะขึ้นอยู่กับปัจจัยบางประการ ได้แก่

• จำนวนเทอร์มินัล
  
• จำนวนพนักงาน
  
• จำนวนธุรกรรม
  
• ขนาดของสินค้าคงคลัง
  
• ประเภทธุรกิจ/อุตสาหกรรม
  
• ฟีเจอร์เพิ่มเติมหรือการรองรับการประมวลผลการชำระเงิน
  

ระบบ POS ทำงานอย่างไร

ระบบ POS มักจะผสานการทำงานกับผู้ประมวลผลการชำระเงิน เช่น Stripe เพื่ออำนวยความสะดวกในการชำระเงิน ผู้ประมวลผลต้องสื่อสารกับสามฝ่ายดังนี้

วิธีการชำระเงินของลูกค้า: ข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า เช่น หมายเลขบัตรเครดิต จะส่งไปที่ระบบ POS เมื่อลูกค้ารูดแถบแม่เหล็กบนบัตร เสียบชิป EMV หรือแตะบัตรสำหรับการชำระเงินแบบไร้สัมผัสที่ใช้ NFC

ธนาคารของลูกค้า (หรือสถาบันการเงินอื่นๆ): ระบบ POS อาจเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตผ่านสายหรือเชื่อมต่อกับ Wi-Fi และสื่อสารกับสถาบันการเงินของลูกค้าผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อยืนยันว่ามีเงินทุนพร้อมใช้งานสำหรับยอดธุรกรรมนั้นๆ

ผู้ให้บริการด้านการประมวลผลการชำระเงินของธุรกิจ: นอกจากนี้ POS ยังจะสื่อสารกับผู้ประมวลผลการชำระเงินของธุรกิจผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ผู้ให้บริการเหล่านี้มักจะเป็นบริษัทที่ออกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ POS อาทิเช่น Stripe

ระบบ POS จะทำงานแตกต่างออกไปขึ้นอยู่กับองค์ประกอบต่างๆ ซึ่งแตกต่างกันไปตามความต้องการทางธุรกิจ แต่โดยทั่วไปขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบ POS จะคล้ายกันดังนี้

1. ป้อนข้อมูลรายการเพื่อซื้อ

ธุรกิจ "คิดเงิน" ลูกค้าโดยสื่อสารกับระบบ POS เกี่ยวกับสิ่งที่กำลังซื้อและค่าใช้จ่าย โดยขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่ลูกค้าซื้อ หากพวกเขากำลังซื้อสินค้าที่จับต้องได้ในร้านค้า พนักงานอาจใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อดึงข้อมูลสินค้าบนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อซึ่งใช้กับระบบ POS ของตน เช่น iPad

หากลูกค้าจ่ายเงินค่าบริการ เช่น เซสชันบำบัดหรือทำสวน ผู้ค้าอาจเลือกบริการจากเมนูของซอฟต์แวร์ POS บนสมาร์ทโฟน หรือป้อนราคาและหมายเหตุเกี่ยวกับบริการที่มอบให้ด้วยตัวเอง

2. คำนวณยอดรวม

ซอฟต์แวร์ POS จะคำนวณผลรวมย่อย ซึ่งเป็นต้นทุนรวมของทุกสิ่งที่ลูกค้าจะซื้อก่อนที่จะบวกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ภาษี

3. ระบุภาษี ค่าจัดส่ง และค่าใช้จ่ายรวม

ซอฟต์แวร์ POS คำนวณต้นทุนรวม รวมถึงราคา ภาษี และค่าขนส่ง

4. แจ้งให้ลูกค้าเพิ่มทิป (หากมี)

ธุรกรรมบางรายการอาจไม่มีการให้ทิป แต่ขั้นตอนการชำระเงินส่วนใหญ่จะมีตัวเลือกสำหรับให้ลูกค้าระบุทิปได้ โดยเลือกจากตัวเลือกมาตรฐานต่างๆ (ปกติจะอยู่ที่ 10%–25%) หรือโดยการป้อนจำนวนเงินที่กำหนดเอง

5. ยอมรับการชำระเงิน

หลังจาก POS คำนวณต้นทุนรวมของธุรกรรมแล้ว ลูกค้าจะส่งการชำระเงิน เทอร์มินัล POS ส่วนใหญ่ผสานรวมเข้ากับตัวประมวลผลการชำที่รองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงบัตรเครดิตและเดบิต บัตรและกระเป๋าเงินดิจิทัลที่ใช้การชำระเงินแบบไร้สัมผัสที่ขับเคลื่อนโดย NFC บัตรของขวัญ คะแนนสะสม และเงินสด

6. สื่อสารกับธนาคารผู้รับบัตรและธนาคารผู้ออกบัตร

หากลูกค้าใช้วิธีการชำระเงินที่ดึงมาจากบัญชีภายนอก เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือกระเป๋าเงินดิจิทัล ผู้ประมวลผลการชำระเงินจะส่งรายละเอียดธุรกรรมไปยังธนาคารของธุรกิจที่เรียกว่า "ธนาคารผู้รับบัตร" หรือ "สถาบันผู้รับบัตร" สถาบันผู้รับบัตรจะสื่อสารกับธนาคารของลูกค้าหรือที่เรียกว่า "ธนาคารที่ออกบัตร" หรือ "ผู้ออกบัตร" เพื่อขอรับการอนุมัติธุรกรรม ปกติแล้วการดำเนินการนี้ใช้เวลาไม่กี่วินาที

7. ทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้น

หลังจากได้รับการอนุมัติและยอมรับการชำระเงินแล้ว ลูกค้าจะเลือกที่จะรับใบเสร็จฉบับพิมพ์ ใบเสร็จที่ส่งทางอีเมล หรือไม่รับใบเสร็จ

8. อัปเดตสินค้าคงคลัง

ระบบบันทึกการขายบางระบบยังอัปเดตสินค้าคงคลังตามสิ่งที่คุณจำหน่าย ทำให้ธุรกิจมีมุมมองสินค้าแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสั่งซื้อสินค้าใหม่และป้องกันการดึงเงินคืน

Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Terminal ขับเคลื่อนและผสานรวมกับระบบ POS สำหรับสตาร์ทอัพ แพลตฟอร์ม และองค์กรที่มีการเติบโตสูงที่ต้องการประสิทธิภาพและความสามารถด้านการชำระเงินชั้นนำ อ่านStripe Docs ของเรา เพื่อเรียนดูเพิ่มเติม