Das Point-of-Sale-System Ihres Unternehmens, auch als POS-System bezeichnet, ist mehr als nur ein Werkzeug zur Zahlungsannahme – es ist ein wichtiger Bestandteil eines hervorragenden Kundenerlebnisses. Kleinunternehmen stehen jedoch häufig vor Herausforderungen wie begrenztem Personal, engen Budgets und der Notwendigkeit, den Lagerbestand manuell zu verfolgen, was zu Ineffizienzen und Umsatzeinbußen führen kann. Viele Kleinunternehmen haben zudem Schwierigkeiten, mehrere Vertriebskanäle zu verwalten oder Online- und Präsenztransaktionen zu synchronisieren.

Moderne POS-Systeme lösen diese Probleme, indem sie die Bestandsverfolgung automatisieren, Verkaufsberichte erstellen und benutzerfreundliche Oberflächen bieten, die nur minimal geschultes Personal erfordern. Sie unterstützen mehrere Zahlungsarten, integrieren sich in Buchhaltungs- und E-Commerce-Tools und bieten Cloud-Zugriff, sodass Unternehmen alles an einem Ort verwalten können. Günstige Hardwareoptionen und skalierbare Preismodelle erleichtern Kleinunternehmen zudem den Einstieg.

Ein zuverlässiges, einfach zu bedienendes POS-System ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über POS-Systeme wissen sollten, einschließlich ihrer Funktionsweise und wie sie kleinen Unternehmen helfen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Worauf man bei einem POS-System für ein kleines Unternehmen achten sollte
  
• Welche Arten von POS-Systemen gibt es?
  
• Was kosten POS-Systeme?
  
• Wie funktionieren POS-Systeme?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

## Worauf man bei einem POS-System für ein kleines Unternehmen achten sollte

Ein Point-of-Sale-(POS)-System umfasst Zahlungs­hardware und POS-Software, die es Unternehmen ermöglicht, Zahlungen von Kundinnen/Kunden zu akzeptieren. Weitere Funktionen, die POS-Systeme für kleine Unternehmen bieten, umfassen:

• Aktualisierung von Warenbeständen
  
• Nachverfolgung von Verkäufen
  
• Verwaltung von Kassenschubladen
  
• Scannen von Barcodes
  
• Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitenden
  
• Erstellung von Berichten über Verkäufe und andere Daten
  
• Verwaltung von Kundenkonten und Prämien
  

Bei der Auswahl eines POS-Systems für Ihr kleines Unternehmen sollte die Benutzerfreundlichkeit oberste Priorität haben. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Einarbeitung von Mitarbeitenden, was insbesondere in schnelllebigen Einzelhandels- oder Dienstleistungsumgebungen wichtig ist.

Achten Sie auf POS-Systeme, die über eine App auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets zugänglich sind, da diese Optionen flexibler und einfacher zu verwenden sind. Wenn Sie ein POS-System nutzen, das Tap to Pay unterstützt, können Sie kontaktlose Zahlungen vor Ort mit einem iPhone oder Android-Gerät akzeptieren.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Softwareintegration. Das POS-System Ihres Kleinunternehmens sollte sich problemlos mit Ihren bestehenden Tools verbinden lassen, wie Buchhaltungssoftware, Bestandsverwaltungssystemen und Treueprogrammen. Die Wahl eines POS-Systems, das sich in die bereits genutzten Tools integriert, hilft, doppelte Dateneingaben zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und einen klareren Überblick über die Geschäftsabläufe in Echtzeit zu erhalten.

Welche Arten von POS-Systemen gibt es?

Wie ein POS-System aussieht und welche Komponenten es enthält, ist je nach Branche unterschiedlich. Ein Einzelhandelsgeschäft profitiert beispielsweise von Barcode-Scanning und Belegdruck, während ein dienstleistungsbasiertes Unternehmen Funktionen wie Terminplanung und Trinkgeldpriorisierung bevorzugen könnte. Im Folgenden sehen Sie eine Übersicht über verschiedene Arten von POS-Systemen.

Einzelhandel

Im Einzelhandel konzentrieren sich POS-Systeme auf schnelle Kassiervorgänge, Barcode-Scanning und Bestandsverfolgung. Diese Systeme helfen Einzelhändlerinnen/Einzelhändlern, Produktvarianten wie Größe und Farbe zu verwalten, Rückgaben oder Umtauschvorgänge abzuwickeln und detaillierte Verkaufsberichte zu erstellen. Zahlungen erfolgen häufig an der Kasse, obwohl einige Einzelhändlerinnen/Einzelhändler POS-Systeme nutzen, die Zahlungen überall im Geschäft ermöglichen.

Restaurants

POS-Systeme für Restaurants unterstützen die Bestellerfassung, Küchenkommunikation, Tischverwaltung und Zahlungsabwicklung – alles in einem System. Funktionen wie Menüanpassungen, Bestellmodifikatoren, geteilte Rechnungen und Trinkgeldverfolgung optimieren die Abläufe im Service- und Küchenbereich. Viele Restaurant-POS-Systeme integrieren sich außerdem in Online-Bestellungen, Lieferplattformen und Bestandsverwaltungstools, um die Genauigkeit zu verbessern. Restaurants, die von einem Foodtruck oder an Pop-up-Standorten arbeiten, nutzen oft POS-Systeme, die Tap to Pay unterstützen, sodass sie kontaktlose Zahlungen nur mit einem iPhone oder Android-Gerät akzeptieren können.

Hotels und Resorts

In Hotels und Resorts müssen POS-Systeme in Property-Management-Systeme (PMS) integriert werden, um ein reibungsloses Gästeerlebnis zu ermöglichen – unabhängig davon, ob Zahlungen an der Rezeption, im Restaurant, in der Bar oder im Shop erfolgen. Zu den Funktionen gehören häufig Bestandsverfolgung, Personalmanagement und detailliertes Reporting. Die Zentralisierung von Transaktionen und Gästedaten ist für Hotels wichtig, um effizient zu arbeiten und abzurechnen, insbesondere da Belastungen an mehreren Standorten innerhalb der Anlage erfolgen.

Kosmetiksalons

POS-Systeme für Kosmetiksalons unterstützen Terminplanung, den Verkauf von Dienstleistungen und Produkten sowie Mitarbeiterprovisionen und verbessern so die Erfahrung für Mitarbeitende und Kundinnen/Kunden. Sie enthalten in der Regel Kundenprofile und Bestandsverwaltung, damit Salons Produkte zusätzlich zu ihren Dienstleistungen verkaufen können. Obwohl Zahlungen häufig an der Rezeption erfolgen, ermöglichen POS-Systeme, die kontaktloses Zahlen unterwegs unterstützen, den Mitarbeitenden des Kosmetiksalons, Zahlungen zu erfassen, bevor die Kundin/der Kunde den Behandlungsstuhl verlässt.

Dienstleistende Fachkräfte

POS-Systeme für dienstleistende Fachkräfte wie Beraterinnen/Berater, Freiberuflerinnen/Freiberufler und Reparaturtechnikerinnen/Reparaturtechniker sind darauf ausgelegt, Terminplanung und Rechnungsstellung zusammen mit Zahlungen zu verwalten. Diese Systeme umfassen häufig mobile Zahlungsabwicklung, Kundenprofile und die Integration in Planungstools. POS-Systeme, die Tap to Pay unterstützen, sind ideal für Fachkräfte, die an verschiedenen Standorten arbeiten.

Gesundheitswesen

POS-Systeme im Gesundheitswesen sind speziell darauf ausgelegt, administrative und patientenbezogene Aufgaben zu bewältigen. Diese Systeme unterstützen die Zahlungsabwicklung, Abrechnung mit Versicherungen, Erhebung von Zuzahlungen und die detaillierte Verwaltung von Patientendaten in Kliniken und anderen medizinischen Einrichtungen. Sie integrieren sich häufig in elektronische Gesundheitsakten (EHR) und Praxisverwaltungssoftware, um Terminplanung, Rechnungsstellung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie HIPAA in den USA zu vereinfachen.

Was kosten POS-Systeme?

POS-Software wird in der Regel nach einem dieser drei Modelle bepreist:

• Kostenlos: Hat in der Regel eingeschränkte Funktionen oder Hardwareanforderungen und erhebt Gebühren pro Transaktion
  
• Abo-basiert: Erhebt monatliche oder jährliche Gebühren
  
• Individuelle Preisgestaltung: Abhängig von der Unternehmensgröße und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens
  

Unternehmen zahlen in der Regel eine monatliche Gebühr für die POS-Software, einen einmaligen Betrag für den Kauf der Zahlungs­hardware und Transaktionsgebühren für die Zahlungsabwicklung. Die Kosten variieren je nach enthaltenen Funktionen. Die Nutzung eines POS-Systems, das Tap to Pay unterstützt, kann Hardwarekosten vermeiden, da Zahlungen direkt auf einem iPhone oder Android-Gerät entgegengenommen werden.

Bei kostenlosen POS-Systemen ist Vorsicht geboten. Sie haben in der Regel funktionale Einschränkungen, unzuverlässigen Support sowie Bedingungen oder Einschränkungen. POS-Systeme ohne monatliche Gebühren, die nur Transaktionsgebühren erheben, können jedoch gut für kleine Unternehmen mit geringem Verkaufsvolumen oder saisonalem Betrieb geeignet sein.

Die Gesamtkosten für die Einrichtung und Wartung eines POS-Systems hängen von mehreren Faktoren ab, unter anderem:

• Anzahl der Datenterminals
  
• Anzahl der Mitarbeiter/innen
  
• Anzahl der Transaktionen
  
• Bestandsumfang
  
• Art des Unternehmens/der Branche
  
• Zusätzliche Funktionen oder Unterstützung der Zahlungsabwicklung
  

Wie funktionieren POS-Systeme?

POS-Systeme werden in der Regel in einen Zahlungsabwickler wie Stripe integriert, um Zahlungen zu ermöglichen. Der Abwickler muss mit drei Parteien kommunizieren:

Die Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden: Zahlungsinformationen des Kunden, wie z. B. eine Kreditkartennummer, werden an das POS-System übertragen, wenn die Kundin/der Kunde den Magnetstreifen einer Karte durchzieht, einen EMV-Chip einsetzt oder kontaktloses NFC-Zahlen antippt.

Die Kundenbank (oder eine andere Finanzinstitution): Das POS-System ist entweder fest mit dem Internet verbunden oder über WLAN angebunden und kommuniziert elektronisch mit der Finanzinstitution der Kudin/des Kunden, um zu prüfen, ob die für die Transaktion erforderlichen Mittel verfügbar sind.

Der Zahlungsabwickler des Unternehmens: Das POS-System kommuniziert außerdem elektronisch mit dem Zahlungsdienstleister des Unternehmens. Dies ist oft dasselbe Unternehmen, das die POS-Hardware und -Software bereitstellt, wie es bei Stripe der Fall ist.

POS-Systeme funktionieren je nach ihren Komponenten unterschiedlich und diese Komponenten variieren je nach den Anforderungen des Unternehmens. Im Allgemeinen sind die Schritte bei der Nutzung eines POS-Systems jedoch die gleichen:

1. Artikel für den Kauf eingeben

Das Unternehmen „bucht“ die Kundin/den Kunden, indem es dem POS-System mitteilt, was gekauft wird und wie viel es kostet. Wie dies aussieht, hängt davon ab, was die Kundin/der Kunde kauft. Wenn sie/er physische Waren in einem Geschäft erwirbt, kann ein/e Mitarbeitende/r einen Barcode-Scanner verwenden, um die Artikel auf dem verbundenen Gerät abzurufen, das sie/er mit ihrem POS-System nutzt, beispielsweise einem iPad.

Wenn die Kundin/der Kunde für eine Dienstleistung bezahlt, wie beispielsweise eine Therapiesitzung oder Gartenarbeit, kann die der Händler die Dienstleistung aus einem Menü der POS-Software auf dem Smartphone auswählen oder den Preis und Notizen zu den erbrachten Leistungen manuell eingeben.

2. Zwischensumme berechnen

Die POS-Software berechnet die Zwischensumme, also die Gesamtkosten aller von der Kundin/vom Kunden gekauften Artikel, bevor zusätzliche Gebühren wie Steuern hinzugefügt werden.

3. Steuern, Versandkosten und Gesamtkosten ermitteln

Die POS-Software berechnet die Gesamtkosten, einschließlich Preis, Steuer und Versand.

4. Die Kundin/den Kunden auffordern, ein Trinkgeld hinzuzufügen (falls zutreffend)

Trinkgeld ist nicht bei allen Transaktionen von Belang, aber die meisten Bezahlvorgänge enthalten eine Option, mit der die Kundschaft aufgefordert wird, Trinkgeld zu geben, entweder durch Auswahl aus einer Reihe von Standardoptionen (in der Regel zwischen 10 % und 25 %) oder durch Hinzufügen eines selbst festgelegten Betrags.

5. Zahlung akzeptieren

Nachdem die POS-Software die Gesamtkosten der Transaktion berechnet hat, tätigt die Kundin/der Kunde die Zahlung. Die meisten POS-Terminals sind in Zahlungsabwickler integriert, die eine Vielzahl von Zahlungsmethoden akzeptieren, einschließlich Kredit- und Debitkarten, Karten und Digital Wallets für kontaktloses NFC-Zahlen, Geschenkkarten, Prämienpunkte und Bargeld.

6. Mit der Acquiring- und ausstellenden Banken kommunizieren

Wenn eine Kundin/ein Kunde eine Zahlungsmethode verwendet, die auf ein externes Konto zugreift, wie eine Kreditkarte, Debitkarte oder Digital Wallet, übermittelt der Zahlungsabwickler die Transaktionsdetails an die Bank des Unternehmens, die als „Acquiring Bank“ oder Acquirer bezeichnet wird. Die Acquirer kommunizieren mit der Bank der Kundin/des Kunden, der sogenannten ausstellenden Bank oder Aussteller, um die Transaktion zu genehmigen. Dies dauert in der Regel nur wenige Sekunden.

7. Transaktion abschließen

Sobald die Transaktion genehmigt und die Zahlung akzeptiert wurde, können Kundinnen und Kunden in der Regel wählen, ob sie einen gedruckten Zahlungsbeleg, einen E-Mail-Zahlungsbeleg oder keinen Zahlungsbeleg erhalten möchten.

8. Bestand aktualisieren

Einige Point-of-Sale-Systeme aktualisieren auch den Lagerbestand basierend auf den verkauften Artikeln und bieten Unternehmen so einen Echtzeitüberblick über die Waren – was wichtig ist, um neue Bestellungen aufzugeben und Rückbuchungen zu vermeiden.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Terminal unterstützt und integriert sich in POS-Systeme für wachstumsstarke Startups, Plattformen und Unternehmen, die erstklassige Zahlungsperformance und -funktionen suchen. Lesen Sie unsere Dokumentation, um mehr zu erfahren.