Point-of-Sale(POS)-Systeme für Unternehmen

  1. Einführung
  2. Was ist ein Point of Sale?
  3. Was ist ein POS-System?
  4. Was sind die verschiedenen Arten von POS-Hardware?
  5. Wie funktionieren POS-Systeme?
    1. Mit der Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden
    2. Mit der Bank (oder einem anderen Finanzinstitut) der Kundin/des Kunden
    3. Mit dem Dienstleister für Zahlungsabwicklung des Unternehmens
    4. Vor Ort oder in Geschäftsräumlichkeiten
    5. Cloudbasiert
    6. Die Artikel für den Kauf eingeben
    7. Die Zwischensumme berechnen
    8. Steuern, Versandkosten und Gesamtkosten ermitteln
    9. Die Kundschaft auffordern, Trinkgeld zu geben (falls zutreffend)
    10. Zahlung akzeptieren
    11. Mit Acquirern und ausstellenden Banken kommunizieren
    12. Transaktion abschließen
    13. Bestand aktualisieren
  6. Was kostet POS-Software und -Hardware?
  7. Was brauche ich noch, um ein POS-System zu nutzen?

Das Point-of-Sale-System Ihres Unternehmens, auch POS-System genannt, ist mehr als nur ein Werkzeug für die Zahlungsannahme – es ist ein wichtiger Bestandteil für eine ausgezeichnete Kundenerfahrung. Die POS-Branche boomt dementsprechend: 2020 belief sich der Markt für POS-Software auf 9,3 Milliarden USD und bis 2027 wird er voraussichtlich 18,1 Milliarden USD erreichen.

Ein einfacher Bezahlvorgang sorgt für Loyalität und Begeisterung bei der Kundschaft. Wenn Ihr POS-System schnell, intuitiv und ohne Fehler oder Unterbrechungen funktioniert, genießt Ihre Kundschaft einen reibungslosen Bezahlvorgang. Ein schlechter Bezahlvorgang kann bedeuten, dass Ihre Kundin/Ihr Kunde lange warten muss, bis das Kartenlesegerät die Zahlung akzeptiert oder weil der Bezahlvorgang neu gestartet werden muss.

Ein zuverlässiges POS-System, das auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und das Sie und Ihre Mitarbeiter/innen gut kennen, ist wichtig für Ihr Unternehmen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über POS-Systeme wissen müssen, unter anderem wie sie funktionieren und welche Rolle sie für kleine Unternehmen spielen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist ein Point of Sale?
  • Was ist ein POS-System?
  • Was sind die verschiedenen Arten von POS-Hardware?
  • Wie funktionieren POS-Systeme?
  • Was kostet POS-Software und -Hardware?
  • Was brauche ich noch, um ein POS-System zu nutzen?

Was ist ein Point of Sale?

Die Begriffe „Point of Sale“ oder „POS“ beziehen sich in der Regel auf die POS-Systeme, mit denen persönliche Zahlungen von Kunden an Unternehmen abgewickelt werden. Ganz allgemein bezieht sich der Begriff „Point of Sale“ auch auf den Zeitpunkt, zu dem eine Kundin oder ein Kunde einen Kauf tätigt, und auf den Ort, an dem diese Transaktion stattfindet. Dabei kann es sich um die Kasse in einem Einzelhandelsgeschäft, einen Klapptisch an einem Verkaufsstand, eine provisorische Theke an einem Imbisswagen oder um den Hausbesuch eines Therapeuten handeln, der die Zahlung von einer Kundin/einem Kunden über sein Mobilgerät entgegennimmt.

Was ist ein POS-System?

Ein POS-System umfasst die Hardware und Software, die es Unternehmen ermöglichen, Zahlungen von Kundinnen und Kunden am Verkaufsort anzunehmen und noch vieles mehr. Moderne POS-Systeme übernehmen in der Regel folgende weitere Funktionen für Unternehmen:

  • Bestand aktualisieren
  • Verkäufe verfolgen
  • Bargeldkasse verwalten
  • Zahlungsbelege drucken
  • Barcodes und QR-Codes scannen
  • Mitarbeiter/innen ein- und ausstempeln
  • Berichte über Verkäufe und andere Analysen erstellen
  • Kundenkonten und Prämien verwalten

Was sind die verschiedenen Arten von POS-Hardware?

Es gibt verschiedene Arten von POS-Hardware:

  • Kartenlesegerät
  • Vernetztes Gerät
  • Bargeldkasse
  • Barcode-Scanner
  • Zahlungsbeleg-Drucker

Moderne POS-Systeme helfen kleinen Unternehmen, verschiedene Zahlungsmethoden von ihrer Kundschaft schnell, einfach und sicher zu akzeptieren.

Wie funktionieren POS-Systeme?

POS-Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, Zahlungen von Kundinnen und Kunden zu akzeptieren, Transaktionen abzuwickeln und mit ihrem Dienstleister für Zahlungsabwicklung zu kommunizieren. Einige Systeme sind zudem in der Lage, den Bestand automatisch zu aktualisieren und Verkaufsdaten zu erfassen, um die Buchhaltung zu erleichtern.

Um Zahlungen zu akzeptieren, müssen POS-Systeme mit drei Parteien kommunizieren:

Mit der Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden

Die Zahlungsinformationen der Kundin/des Kunden, wie z. B. die Kreditkartennummer, werden an das POS-System übertragen, wenn die Kundin/der Kunde den Magnetstreifen einer Karte durchzieht, einen EMF-Chip einführt oder eine NFC-fähige kontaktlose Zahlung vornimmt.

Mit der Bank (oder einem anderen Finanzinstitut) der Kundin/des Kunden

Das POS-System ist entweder fest mit dem Internet oder mit WLAN verbunden und kommuniziert elektronisch mit dem Finanzinstitut der Kundin/des Kunden, um zu überprüfen, ob die Gelder für den Transaktionsbetrag verfügbar sind.

Mit dem Dienstleister für Zahlungsabwicklung des Unternehmens

Das POS-System kommuniziert auch elektronisch mit dem Zahlungsabwickler des Unternehmens. Häufig handelt es sich dabei um dasselbe Unternehmen, das die POS-Hardware und -Software bereitstellt, wie es bei Stripe der Fall ist.

Grundsätzlich lassen sich POS-Konfigurationen in zwei Kategorien einteilen:

Vor Ort oder in Geschäftsräumlichkeiten

POS-Systeme vor Ort werden lokal auf dem Computer des Unternehmens gehostet, benötigen in der Regel keine Internetverbindung und erfordern fast immer, dass das Unternehmen eine Lizenzgebühr für die Software zahlt. Die Unternehmen müssen die Software aktualisieren und auch andere Aufgaben manuell erledige. Einige ziehen es aber vor, ihre Verkaufsdaten lokal zu speichern.

Cloudbasiert

Die meisten Unternehmen verwenden cloudbasierte POS-Systeme, die Daten im Internet speichern und abrufen. Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmen bieten in der Regel solche cloudbasierten POS-Lösungen an und berechnen sie auf Abonnementbasis. Unternehmen können über Fernzugriff auf cloudbasierte POS-Systeme zugreifen, was ihnen einen flexiblen Zugriff auf ihre Verkaufsdaten ermöglicht und es ihnen erlaubt, mehrere Geräte mit einem zentralen POS-System zu verbinden.

Wie POS-Systeme funktionieren, hängt von den Komponenten ab und diese Komponenten variieren je nach Geschäftsanforderungen, aber die Schritte, die bei der Verwendung eines POS-Systems erforderlich sind, sind im Allgemeinen die gleichen:

Die Artikel für den Kauf eingeben

Das Geschäft „meldet“ die Kundin/den Kunden, indem es dem POS-System mitteilt, was gekauft wird und wie viel es kostet.

Wie dieser Vorgang aussieht, hängt davon ab, was gekauft wird. Bei physischen Einkäufen in einem Geschäft kann das Unternehmen einen Barcode-Scanner verwenden, um die Artikel auf einem mit dem POS-System verbundenen Gerät, z. B. einem iPad, abzurufen. Zahlt die Kundin/der Kunde hingegen eine Dienstleistung, z. B. eine Therapiesitzung oder Gartenarbeit, kann das Unternehmen die Dienstleistung aus einem Menü in der POS-Software auf dem Smartphone auswählen oder den Preis und Anmerkungen zu den erbrachten Leistungen manuell eingeben.

Die Zwischensumme berechnen

Das POS-System errechnet die Zwischensumme, d. h. die Gesamtkosten des Einkaufs vor Abzug zusätzlicher Kosten wie der Steuer.

Steuern, Versandkosten und Gesamtkosten ermitteln

Als Nächstes berechnet das POS-System die Gesamtkosten, einschließlich Preis, Steuern und Versandkosten.

Die Kundschaft auffordern, Trinkgeld zu geben (falls zutreffend)

Trinkgeld ist nicht bei allen Transaktionen von Belang, aber die meisten POS-Bezahlvorgänge enthalten eine Option, mit der die Kundschaft aufgefordert wird, Trinkgeld zu geben, entweder durch Auswahl aus einer Reihe von Standardoptionen (in der Regel zwischen 10 % und 25 %) oder durch Hinzufügen eines selbst festgelegten Betrags.

Zahlung akzeptieren

Nachdem das POS-System die Gesamtkosten der Transaktion berechnet hat, nimmt die Kundin/der Kunde die Zahlung vor. Die meisten POS-Systeme akzeptieren viele verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kredit- und Debitkarten, Karten und Digital Wallets, die NFC-gestützte kontaktlose Zahlungen verwenden, Geschenkkarten, Prämienpunkte und Bargeld.

Mit Acquirern und ausstellenden Banken kommunizieren

Wenn eine Kundin/ein Kunde eine Zahlungsmethode verwendet, die auf ein fremdes Konto zurückgreift, z. B. eine Kreditkarte, eine Debitkarte oder ein Digital Wallet, übermittelt das POS-System die Transaktionsdetails an die Bank des Unternehmens, die sogenannte „Händlerbank“ oder „Acquirer“, damit diese mit der Bank des Kunden, der sogenannten „ausstellenden Bank“ oder dem „Aussteller“, kommunizieren kann, um die Genehmigung für die Transaktion einzuholen. Das dauert in der Regel nur ein paar Sekunden.

Transaktion abschließen

Sobald die Transaktion genehmigt und die Zahlung akzeptiert wurde, können die Kundinnen/Kunden in der Regel wählen, ob sie einen gedruckten Beleg, einen Beleg per E-Mail oder gar keinen Beleg erhalten möchten.

Bestand aktualisieren

Einige POS-Systeme aktualisieren auch den Bestand auf der Grundlage der verkauften Waren, um einen Echtzeit-Überblick über die Waren zu erhalten – wichtig für die Bestellung neuer Waren und das Vermeiden von Rückbuchungen.

Was kostet POS-Software und -Hardware?

Im Durchschnitt kosten cloudbasierte POS-Systeme rund 1.300 USD für die Hardware und 69 USD pro Monat für die Software. POS-Hardware reicht von 0 bis 1.700 USD und die POS-Software kostet die meisten Unternehmen zwischen monatlich 0 und 300 USD pro Terminal. Bei kostenloser POS-Hardware und -Software ist Vorsicht geboten: Sie geht in der Regel mit Funktionseinschränkungen, lückenhaftem Support und bestimmten Bedingungen oder Einschränkungen einher.

Doch für Stripe-Kund/innen sind die POS-Kosten viel niedriger und sie werden anders berechnet. Die Kartenlesegeräte von Stripe kosten 59 USD oder 249 USD.

Die Gesamtkosten für die Einrichtung und Wartung eines POS-Systems hängen von mehreren Faktoren ab, unter anderem:

  • Anzahl der Datenterminals
  • Anzahl der Mitarbeiter/innen
  • Anzahl der Transaktionen
  • Bestandsumfang
  • Art des Unternehmens oder der Branche
  • Zusätzliche Funktionen oder Unterstützung der Zahlungsabwicklung

Was brauche ich noch, um ein POS-System zu nutzen?

Technische Geräte, die POS-Software ausführen können, sind mittlerweile weit verbreitet und die Unternehmen haben mehr Möglichkeiten denn je, POS-Zahlungen einzurichten. Was genau ein Unternehmen für die Einrichtung und den Betrieb seines POS-Systems benötigt, hängt davon ab, ob es sich um eine gebrauchsfertige POS-Lösung handelt oder ob es etwas Eigenes entwickelt. Der Ansatz von Stripe bei der POS-Technologie besteht darin, den Prozess unkompliziert zu gestalten und umfassende Unterstützung zu bieten, während die Unternehmen gleichzeitig die Möglichkeit haben, ihre Einrichtung individuell zu gestalten.

Stripe Terminal bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Point of Sale individuell zu gestalten und den Bezahlvorgang selbst in die Hand zu nehmen. Dazu gehören Funktionen wie individuelle E-Mail-Belege und benutzerdefinierte Startbildschirme auf dem Lesegerät. Stripe Terminal ist keine gebrauchsfertige POS-Lösung, sondern erfordert Programmierkenntnisse in JavaScript, iOS, Android oder einer serverbasierten Benutzeroberfläche, je nachdem, welchen Integrationsmodus das Unternehmen wählt. Terminal ermöglicht es Unternehmen, Stripe-Zahlungen in ihre bestehenden persönlichen Bezahlvorgänge zu integrieren oder persönliche Zahlungen in ihre eigene mobile oder webbasierte Point-of-Sale-Anwendung zu integrieren. Unternehmen, die lieber einen Point of Sale eines Drittanbieters integrieren möchten, finden hier eine Liste der Plattformen, die mit Stripe zusammenarbeiten.

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