Le système de point de vente (POS) de votre entreprise est bien plus qu’un simple outil pour accepter des paiements : c’est un composant important d’une excellente expérience client. Cependant, les petites entreprises sont souvent confrontées à des défis tels qu’un personnel limité, des budgets serrés et la nécessité de suivre manuellement le stock, ce qui peut entraîner des inefficacités et une perte de revenus. Beaucoup luttent également pour gérer plusieurs canaux de vente ou synchroniser les transactions en ligne et en personne.

Les systèmes POS modernes résolvent ces problèmes en automatisant le suivi du stock, en générant des rapports de vente et en offrant des interfaces conviviales qui nécessitent une formation minimale. Ils prennent en charge plusieurs types de paiement, s’intègrent aux outils de comptabilité et d’e-commerce, et fournissent un accès cloud pour que les entreprises puissent tout gérer au même endroit. Des options matérielles abordables et des modèles de tarification évolutifs permettent également aux petites entreprises de démarrer plus facilement.

Un système POS fiable et facile à utiliser est un outil important pour les entreprises de toutes tailles. Ci-dessous, nous aborderons ce que vous devez savoir sur les systèmes POS, y compris leur fonctionnement et comment ils aident les petites entreprises.

Contenu de cet article

• Que rechercher dans un système POS pour une petite entreprise ?
  
• Quels sont les différents types de systèmes POS ?
  
• Combien coûtent les systèmes POS ?
  
• Comment fonctionnent les systèmes POS ?
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Que rechercher dans un système POS pour une petite entreprise ?

Un système de point de vente (POS) comprend le matériel de paiement et le logiciel POS qui permet aux entreprises d’accepter les paiements des clients. Voici quelques fonctions supplémentaires que les systèmes POS effectuent pour les petites entreprises :

• Mise à jour du stock
  
• Suivi des ventes
  
• Gestion du fond de caisse
  
• Scan de code-barres
  
• Pointage des employés
  
• Génération de rapports sur les ventes et autres données
  
• Gestion des comptes clients et des récompenses
  

Lorsque vous choisissez un système POS pour votre petite entreprise, donnez la priorité à la facilité d’utilisation. Une interface conviviale facilitera l’intégration et la formation rapides des employés, ce qui est particulièrement important dans les environnements de commerce de détail ou de service à rythme rapide.

Recherchez des systèmes POS disposant d’une application accessible sur des appareils mobiles tels que des smartphones et des tablettes, car ces options sont plus flexibles et plus faciles à utiliser. Si vous utilisez un système POS qui prend en charge Tap to Pay, vous pouvez accepter les paiements sans contact en personne avec un appareil iPhone ou Android.

Un autre facteur clé à considérer est l’intégration logicielle. Le système POS de votre petite entreprise doit se connecter facilement à vos outils existants, tels que les logiciels de comptabilité, les plateformes de gestion de stock et les programmes de fidélité. Choisir un système POS qui s’intègre à ceux que vous utilisez déjà aide à éviter la double saisie de données, à réduire les erreurs et offre une vue plus claire des opérations de l’entreprise en temps réel.

Quels sont les différents types de systèmes POS ?

L’apparence d’un système POS et ses composants varient selon le secteur. Par exemple, une boutique de commerce de détail pourrait bénéficier du scan de code-barres et de l’impression de reçus, tandis qu’une entreprise de services pourrait privilégier les fonctionnalités de planification et de pourboire. Voici un aperçu des différents types de systèmes POS.

Commerce de détail

Dans le commerce de détail, les systèmes POS se concentrent sur des encaissements rapides, le scan de code-barres et le suivi du stock. Ces systèmes aident les commerçants à gérer les variantes de produits telles que la taille et la couleur, à traiter les retours ou les échanges, et à générer des rapports de vente détaillés. Les paiements sont souvent pris au comptoir, bien que certains commerçants utilisent des systèmes POS qui leur permettent d’accepter les paiements n’importe où dans le magasin.

Restaurants

Les systèmes POS pour restaurants prennent en charge la prise de commande, la communication en cuisine, la gestion des tables et le traitement des paiements, le tout dans un seul système. Des fonctionnalités telles que la personnalisation du menu, les modificateurs de commande, le partage de l’addition et le suivi des pourboires rationalisent les flux de travail en salle et en cuisine. De nombreux systèmes POS pour restaurants s’intègrent également aux plateformes de commande en ligne, de livraison et aux outils de gestion de stock, aidant les restaurants à améliorer leur précision. Les restaurants qui opèrent depuis un food truck ou sur des sites éphémères utilisent souvent des systèmes POS prenant en charge Tap to Pay afin de pouvoir accepter les paiements sans contact en utilisant uniquement un appareil iPhone ou Android.

Hôtels et complexes hôteliers

Dans les hôtels et complexes hôteliers, les systèmes POS doivent s’intégrer aux systèmes de gestion hôtelière (PMS) pour offrir une expérience client fluide, que les paiements soient effectués à la réception, au restaurant, au bar ou dans une boutique. Les fonctionnalités incluent souvent le suivi du stock, la gestion du personnel et des rapports détaillés. La centralisation des transactions et des données clients est importante pour que les hôtels fonctionnent et facturent efficacement, d’autant plus que les paiements sont effectués à plusieurs endroits dans l’établissement.

Salons de beauté

Les systèmes POS pour salons gèrent la prise de rendez-vous, la vente de services et de produits ainsi que les commissions du personnel, contribuant à améliorer l’expérience du personnel et des clients. Ils incluent généralement des profils clients et une gestion de stock pour aider les salons à vendre des produits en plus de leurs services. Bien que les paiements soient souvent effectués à la réception, les systèmes POS pouvant faciliter les paiements sans contact en mobilité donnent au personnel du salon la possibilité de percevoir le paiement avant qu’un client ne quitte son siège.

Professionnels de services

Les systèmes POS pour les professionnels de services tels que les consultants, les travailleurs indépendants et les techniciens de réparation sont conçus pour gérer la prise de rendez-vous et la facturation parallèlement aux paiements. Ces systèmes incluent souvent le traitement des paiements mobiles, des profils clients et une intégration avec des outils de planification. Les systèmes POS prenant en charge Tap to Pay sont idéaux pour les professionnels qui travaillent sur différents sites.

Santé

Les systèmes POS dans les établissements de santé sont spécialisés pour gérer les tâches administratives et celles liées aux patients. Ces systèmes prennent en charge le traitement des paiements, la facturation des assurances, l’encaissement des tickets modérateurs et la gestion détaillée des dossiers patients dans les cliniques et autres cabinets médicaux. Ils s’intègrent souvent aux dossiers de santé électroniques (DSE) et aux logiciels de gestion de cabinet pour simplifier la planification, la facturation et la conformité aux réglementations de confidentialité telles que la loi HIPAA aux États-Unis.

Combien coûtent les systèmes POS ?

Le logiciel POS est généralement tarifé selon l’un des trois modèles suivants :

• Gratuit : Comporte généralement des fonctionnalités limitées ou des exigences matérielles et facture par transaction
  
• Par abonnement : Facture des frais mensuels ou annuels
  
• Tarification personnalisée : Établie selon la taille de l’entreprise et personnalisée en fonction de ses besoins
  

Les entreprises paient généralement des frais mensuels pour le logiciel POS, un coût initial pour l’achat du matériel de paiement et des frais de transaction pour le traitement des paiements. Les coûts varient selon les fonctionnalités incluses. Utiliser un système POS prenant en charge Tap to Pay peut éliminer les coûts matériels puisque les paiements sont pris directement sur un appareil iPhone ou Android.

Lorsque vous envisagez des systèmes POS gratuits, soyez prudent. Ils ont généralement des limitations fonctionnelles, un support incohérent et des conditions ou restrictions. Cependant, les systèmes POS sans frais mensuels qui ne facturent que des frais de transaction pourraient bien fonctionner pour les petites entreprises ayant un volume de ventes plus faible ou des opérations saisonnières.

Les coûts totaux pour la mise en place et la maintenance d’un système POS dépendront de quelques facteurs, notamment :

• Le nombre de terminaux
  
• Le nombre d’employés
  
• Le nombre de transactions
  
• La taille du stock
  
• Le type d’entreprise/secteur
  
• Les fonctionnalités supplémentaires ou le support du traitement des paiements
  

Comment fonctionnent les systèmes POS ?

Les systèmes POS s’intègrent généralement à un prestataire de services de paiement tel que Stripe pour faciliter les paiements. Le prestataire doit communiquer avec trois parties :

Le moyen de paiement du client : Les informations de paiement du client, telles qu’un numéro de carte de crédit, sont transmises au système POS lorsque le client glisse la piste magnétique d’une carte, insère une puce EMV ou approche sa carte pour un paiement sans contact compatible avec la communication en champ proche (NFC).

La banque du client (ou autre institution financière) : Le système POS est soit câblé à Internet, soit connecté au Wi-Fi, et communique électroniquement avec l’institution financière du client pour vérifier que les fonds sont disponibles pour le montant de la transaction.

Le prestataire de services de paiement de l’entreprise : Le POS communiquera également électroniquement avec le prestataire de services de paiement de l’entreprise. Il s’agit souvent de la même entreprise que celle qui a émis le matériel et le logiciel POS, comme c’est le cas avec Stripe.

Les systèmes POS fonctionnent différemment selon leurs composants, et ces composants varient selon les besoins de l’entreprise. Mais généralement, les étapes impliquées dans l’utilisation d’un système POS sont les mêmes :

1. Saisir les articles à acheter

L’entreprise « encaisse » le client en communiquant au système POS ce qui est acheté et combien cela coûte. L’apparence de cette étape dépend de ce que le client achète. S’il achète des biens physiques dans un magasin, un employé pourrait utiliser un scanner de code-barres pour afficher les articles sur l’appareil connecté qu’il utilise avec son système POS, comme un iPad.

Si le client paie pour un service, comme une séance de thérapie ou des travaux de jardinage, le commerçant pourrait sélectionner le service dans un menu sur le logiciel POS de son smartphone ou saisir manuellement le prix et des notes sur les services rendus.

2. Calculer le sous-total

Le logiciel POS calcule le sous-total, qui est le coût total de tout ce que le client achète avant que des frais supplémentaires, tels que les taxes, ne soient ajoutés.

3. Déterminer les taxes, l’expédition et le coût total

Le logiciel POS calcule le coût total, incluant le prix, les taxes et l’expédition.

4. Inviter le client à ajouter un pourboire (le cas échéant)

Le pourboire n’est pas pertinent pour toutes les transactions, mais la plupart des flux de paiement incluent une option pour inviter les clients à laisser un pourboire, soit en sélectionnant parmi une gamme d’options standard (généralement 10 %–25 %), soit en ajoutant un montant personnalisé.

5. Accepter le paiement

Une fois que le POS a calculé le coût total de la transaction, le client effectue le paiement. La plupart des terminaux POS sont intégrés à des prestataires de services de paiement qui acceptent une grande variété de moyens de paiement, y compris les cartes de crédit et de débit, les cartes et wallets utilisant les paiements sans contact NFC, les cartes cadeaux, les points de récompense et les espèces.

6. Communiquer avec les banques acquéreuses et émettrices

Si un client utilise un moyen de paiement qui puise dans un compte externe, comme une carte de crédit, une carte de débit ou un wallet, le prestataire de services de paiement transmettra les détails de la transaction à la banque de l’entreprise, appelée « banque acquéreuse » ou « acquéreur ». L’acquéreur communique avec la banque du client, appelée « banque émettrice » ou « émetteur », pour obtenir l’approbation de la transaction. Cela prend généralement quelques secondes.

7. Finaliser la transaction

Une fois la transaction approuvée et le paiement accepté, les clients peuvent généralement choisir de recevoir un reçu imprimé, un reçu par e-mail ou aucun reçu.

8. Mettre à jour le stock

Certains systèmes de point de vente mettent également à jour le stock en fonction de ce qui a été vendu, offrant aux entreprises une vue en temps réel des marchandises, ce qui est important pour commander du nouveau stock et prévenir les rétrofacturations.

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Terminal alimente et s’intègre aux systèmes POS pour les startups à forte croissance, les plateformes et les grandes entreprises recherchant des performances et des capacités de paiement de premier plan. Pour en savoir plus, consultez notre documentation.