Het Point of sale-systeem van je bedrijf, ook wel POS systeem genoemd, is meer dan alleen een hulpmiddel om betalingen te accepteren. Het is een belangrijk onderdeel om klanten een uitstekende winkelervaring te bieden. Als gevolg hiervan is de POS-sector booming: In 2020 vormde POS software een markt van $ 9,3 miljard, en het zal naar verwachting in 2027 $ 18,1 miljard bedragen.

Met een eenvoudige checkout bouw je loyaliteit en enthousiasme bij klanten op. Als je POS-systeem snel, intuïtief en foutloos werkt, zal je klant genieten van een soepel afrekenproces. Als je bij een slechte checkout werkt, moet je bijvoorbeeld lang wachten tot de kaartlezer de betaling accepteert of moet je het betaalproces opnieuw starten terwijl je klant wacht.

Een betrouwbaar POS-systeem dat werkt voor je behoeften en waarvan jij en je medewerkers weten hoe ze moeten werken, is belangrijk voor je bedrijf. We behandelen alles wat je moet weten over POS systemen, inclusief hoe ze werken en de rol die ze spelen voor kleine bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een point-of-sale?
  
• Wat is een POS-systeem?
  
• Wat zijn de verschillende soorten POS-hardware?
  
• Hoe werken POS-systemen?
  
• Wat kost POS-software en -hardware?
  
• Wat heb ik nog meer nodig om een POS-systeem te gebruiken?
  

Wat is een point of sale?

De termen 'point-of-sale' of 'POS' verwijzen meestal naar de POS-systemen die fysieke betalingen aan klanten aan bedrijven mogelijk maken. Meer in het algemeen verwijst het verkooppunt ook naar het moment waarop een klant een aankoop doet en waar die transactie plaatsvindt. Het kan de kassa zijn in een fysieke winkel, een klaptafel in een pop-upstand, een geïmproviseerde toonbank op een foodtruck of een massagetherapeut aan huis die betalingen van een klant op zijn mobiele apparaat aanneemt.

Wat is een POS-systeem?

Een POS-systeem omvat de hardware en software waarmee bedrijven betalingen van klanten kunnen accepteren op het verkooppunt, en nog veel meer. Enkele extra functies die moderne POS-systemen routinematig voor bedrijven uitvoeren, zijn:

• Voorraad bijwerken
  
• De verkoop bijhouden
  
• Kassalade beheren
  
• Ontvangstbewijzen afdrukken
  
• Barcodes en QR-codes scannen
  
• Medewerkers in- en uitklokken
  
• Rapporten uitvoeren over verkoop en andere analyses
  
• Klantaccounts en beloningen beheren
  

Wat zijn de verschillende soorten POS-hardware?

Er zijn verschillende soorten POS-hardware:

• Kaartlezer
  
• Aangesloten apparaat
  
• Kassalade
  
• Barcodescanner
  
• Ontvangstbewijsprinter
  

Moderne POS-systemen helpen kleine bedrijven om snel, gemakkelijk en veilig verschillende betalingsmethoden van klanten te accepteren.

Hoe werken POS-systemen?

POS-systemen bieden bedrijven de mogelijkheid om betalingen van klanten te accepteren, transacties te verwerken en te communiceren met hun betalingsverwerker. Sommige kunnen ook automatisch de voorraad bijwerken en verkoopgegevens verzamelen voor een eenvoudigere boekhouding.

Om betalingen te accepteren, moeten POS-systemen communiceren met drie partijen:

De betaalmethode van de klant

Betaalgegevens van de klant, zoals een creditcardnummer, worden naar het POS systeem verzonden wanneer de klant de magneetstrip op een kaart veegt, een EMF-chip inbrengt of tikt voor contactloos betalen met NFC.

De bank (of andere financiële instelling) van de klant

Het POS-systeem is via een vaste bedrading verbonden met internet of wifi. Het systeem communiceert elektronisch met de financiële instelling van de klant om te controleren of er geld beschikbaar is voor het transactiebedrag.

De betalingsverwerker van het bedrijf

De POS communiceert ook elektronisch met de betalingsverwerker van het bedrijf. Dit is vaak hetzelfde bedrijf dat de POS hard- en software heeft uitgegeven, zoals bij Stripe het geval is.

Over het algemeen vallen POS opstellingen in een van de volgende twee categorieën:

On-site of op locatie

On-site POS systemen worden lokaal gehost op de computer van het bedrijf, vereisen meestal geen internetverbinding en vereisen waarschijnlijk dat het bedrijf licentiekosten betaalt voor de software. Bedrijven zullen de software moeten bijwerken en andere taken handmatig moeten uitvoeren, maar sommigen geven er de voorkeur aan dat hun verkoopgegevens lokaal worden opgeslagen.

Cloud-based

De meeste bedrijven gebruiken cloudgebaseerde POS-systemen, die gegevens op internet opslaan en openen. Software-as-a-Service (SaaS)-bedrijven leveren deze cloudgebaseerde POS-oplossingen en brengen kosten in rekening op basis van een abonnement. Bedrijven hebben op afstand toegang tot cloudgebaseerde POS systemen, waardoor ze flexibel toegang hebben tot hun verkoopgegevens en meerdere apparaten kunnen aansluiten op een centraal POS systeem.

Hoe POS systemen werken, hangt af van de componenten, en deze componenten variëren afhankelijk van de bedrijfsbehoeften, maar de stappen die nodig zijn voor het gebruik van een POS systeem zijn over het algemeen hetzelfde:

Voer de te kopen artikelen in

Het bedrijf "belt" de klant op door met het POS-systeem te communiceren over wat er wordt gekocht en hoeveel het kost.

Hoe dit eruit ziet, hangt af van wat de klant koopt. Als ze fysieke goederen in een winkel kopen, kan het bedrijf een barcodescanner gebruiken om de items op te halen op het aangesloten apparaat dat ze gebruiken met hun POS systeem, zoals een iPad. Als de klant betaalt voor een dienst, zoals een therapiesessie of tuinieren, kan het bedrijf de dienst selecteren in een menu op de POS-software op zijn smartphone of handmatig de prijs en opmerkingen over de geleverde diensten invoeren.

Het subtotaal berekenen

Het POS-systeem berekent het subtotaal. Dit zijn de totale kosten van alles wat wordt aangeschaft vóór toevoeging van extra kosten zoals btw.

Belasting, verzendkosten en totale kosten bepalen

Vervolgens berekent het POS-systeem de totale kosten, inclusief prijs, belasting en verzendkosten.

Vraag de klant om een fooi toe te voegen (indien van toepassing)

Het geven van fooien is niet voor alle transacties relevant, maar de meeste POS-afrekenprocessen bevatten een optie om klanten te vragen een fooi achter te laten. Dit kan door een keuze te maken uit een aantal standaardopties (meestal 10%-25%) of door een bedrag op maat toe te voegen.

Betaling ontvangen

Nadat de POS de totale kosten van de transactie heeft berekend, dient de klant de betaling in. De meeste POS-systemen accepteren een breed scala aan betaalmethoden, waaronder creditcards en betaalpassen, betaalkaarten en digitale wallets die gebruikmaken van contactloze betalingen met NFC, cadeaubonnen, spaarpunten en contant geld.

Communiceren met wervende en uitgevende banken

Als een klant een betaalmethode gebruikt die wordt gebruikt via een extern account, zoals een creditcard, debitcard of digitale wallet, stuurt het POS-systeem de transactiegegevens door naar de bank van het bedrijf, de zogenaamde 'ontvangende bank' of 'ontvanger', zodat deze kan communiceren met de bank van de klant, de 'uitgevende bank' of 'uitgever', om goedkeuring voor de transactie te krijgen. Dit duurt meestal maar een paar seconden.

Transactie voltooien

Zodra de transactie is goedgekeurd en de betaling is geaccepteerd, kunnen klanten er meestal voor kiezen om een afgedrukt ontvangstbewijs, een ontvangstbewijs per e-mail of helemaal geen ontvangstbewijs te ontvangen.

Voorraad bijwerken

Sommige POS-systemen werken de voorraad ook bij op basis van wat er is verkocht, zodat je een realtime overzicht van de goederen krijgt. Dit is belangrijk als je nieuwe voorraad wilt bestellen en chargebacks wilt voorkomen.

Wat kost POS-software en -hardware?

Gemiddeld kosten cloud-POS-systemen ongeveer $ 1.300 voor de hardware en $ 69 per maand voor de software. POS-hardware varieert van $ 0 tot $ 1.700, en POS-software kost de meeste bedrijven tussen $ 0 en $ 300 per maand, per terminal. Overweeg gratis POS-hardware en -software zorgvuldig; ze hebben meestal functionele beperkingen, onregelmatige ondersteuning en voorwaarden of beperkingen.

De tarieven van Stripevind je hier.

De totale kosten voor het opzetten en onderhouden van een POS-systeem zijn afhankelijk van een aantal factoren, waaronder:

• Aantal terminals
  
• Aantal medewerkers
  
• Aantal transacties
  
• Omvang van de voorraad
  
• Type bedrijf of sector
  
• Extra functies of ondersteuning voor betalingsverwerking
  

Wat heb ik nog meer nodig om een POS-systeem te gebruiken?

Apparaten met technologie die POS-software kunnen draaien, zijn wijdverbreid en bedrijven hebben meer keuzes dan ooit over hoe ze POS-betalingen willen instellen. Wat elk bedrijf nodig heeft om een POS-systeem op te zetten en te exploiteren, hangt af van de vraag of het bedrijf een gebruiksklare POS-oplossing heeft of iets op maat aan het bouwen is. De aanpak van Stripevan POS-technologie is om het proces moeiteloos te laten verlopen en uitgebreide ondersteuning te bieden, terwijl bedrijven ook hun instellingen kunnen aanpassen.

Stripe Terminal geeft bedrijven de mogelijkheid om hun verkooppunt op maat te maken en hun kassa-ervaring te beheren, inclusief functies zoals aangepaste e-mailontvangstbewijzen en splashscreens voor lezers. Stripe Terminal is geen kant-en-klare POS-oplossing. Afhankelijk van de integratiemodus die het bedrijf kiest, moet je programmeren met JavaScript, iOS, Android of een servergestuurde UI. Met Terminal kunnen ondernemingen Stripe betalingen integreren in hun bestaande fysieke afrekenprocessen of fysieke betalingen in hun eigen mobiele of online POS-applicatie inbouwen. Voor bedrijven die liever een externe POS integreren, vind je hier een lijst van platforms die met Stripe werken.