O sistema de ponto de venda da sua empresa, também conhecido como sistema de POS, é mais do que uma ferramenta para receber pagamentos: é uma peça importante para o fornecimento de uma experiência excelente de varejo ao cliente. Por isso, o setor de POS está crescendo: em 2020, o mercado de softwares de POS chegou a US$ 9,3 bilhões, e deve atingir US$ 18,1 bilhões até 2027.

Uma experiência simples no checkout fideliza e agrada os clientes. Se o seu sistema de POS for rápido e intuitivo, sem erros ou interrupções, o checkout do cliente será tranquilo. Uma experiência de checkout ruim pode fazer o cliente esperar muito tempo para que a máquina de cartão aceite o pagamento ou reiniciar o processo de pagamento enquanto o cliente espera.

Um sistema de POS confiável que atenda suas necessidades e que você e seus funcionários saibam operar é importante para o seu negócio. Explicamos tudo o que você precisa saber sobre sistemas de POS, como eles funcionam e o papel que desempenham para pequenas empresas.

Neste artigo:

• O que é um ponto de venda?
  
• O que é um sistema de POS?
  
• Quais são os diferentes tipos de hardware para POS?
  
• Como funcionam os sistemas de POS?
  
• Qual é o custo do software e hardware para POS?
  
• Do que mais eu preciso para usar um sistema de POS?
  

O que é um ponto de venda?

Os termos "ponto de venda" ou "POS" geralmente se referem aos sistemas de POS que alimentam os pagamentos presenciais de clientes para as empresas. De forma mais geral, o ponto de venda também se refere ao momento em que um cliente faz uma compra e onde essa transação ocorre. Pode ser o caixa de uma loja física, a mesa dobrável de um estande, o balcão improvisado do food truck ou um massagista a domicílio que recebe o pagamento do cliente pelo celular.

O que é um sistema de POS?

O sistema de POS inclui o hardware e o software que permitem às empresas aceitar pagamentos de clientes no ponto de venda e muito mais. Outras funções que os sistemas POS modernos executam rotineiramente para as empresas:

• Atualização de inventário
  
• Acompanhamento de vendas
  
• Gestão do caixa físico
  
• Impressão de recibos
  
• Leitura de códigos de barras e códigos QR
  
• Ponto de funcionários
  
• Relatórios de vendas e outras análises
  
• Gestão de contas e recompensas de clientes
  

Quais são os diferentes tipos de hardware para POS?

Existem diferentes tipos de hardware para POS:

• Máquina de cartão
  
• Dispositivo conectado
  
• Gaveta de caixa
  
• Leitor de código de barras
  
• Impressora de recibos
  

Os sistemas de POS modernos ajudam pequenas empresas a aceitar diversas formas de pagamento dos clientes com rapidez, facilidade e segurança.

Como funcionam os sistemas de POS?

Sistemas de POS permitem que as empresas aceitem pagamentos de clientes, processem transações e se comuniquem com seus provedores de processamento de pagamentos. Alguns também podem atualizar automaticamente o estoque e coletar dados de vendas para facilitar a contabilidade.

Para aceitar pagamentos, sistemas de POS precisam se comunicar com três partes:

A forma de pagamento do cliente

Os dados de pagamento do cliente, como um número de cartão de crédito, são transmitidos ao sistema de POS quando o cliente passa a tarja magnética de um cartão, insere um chip EMF ou paga por aproximação com NFC.

O banco do cliente (ou outra instituição financeira)

O sistema de POS é conectado à internet ou conectado a Wi-Fi e comunica-se eletronicamente com a instituição financeira do cliente para verificar se há fundos disponíveis para o valor da transação.

O provedor de processamento de pagamentos da empresa

O POS também se comunica eletronicamente com o processador de pagamentos da empresa. Muitas vezes é a mesma empresa responsável pelo hardware e software do POS, como no caso da Stripe.

Em linhas gerais, as configurações do POS se enquadram em uma de duas categorias:

Local

Os sistemas de POS local ficam hospedados no computador da própria empresa, normalmente não estão conectados à Internet e provavelmente exigem que a empresa pague uma licença pelo software. É preciso atualizar o software e fazer outras tarefas manualmente, mas há empresas que preferem que seus dados de vendas sejam armazenados localmente.

Em nuvem

A maioria das empresas usa sistemas de POS em nuvem, que armazenam e acessam dados na internet. Empresas de software como serviço (SaaS) costumam fornecer essas soluções de POS em nuvem e cobram uma assinatura. Os sistemas de POS em nuvem são acessados à distância, permitindo acesso flexível aos dados de vendas e conexão de vários dispositivos a um sistema de POS central.

O funcionamento dos sistemas de POS depende dos componentes, que variam de acordo com as necessidades da empresa, mas as etapas geralmente são as mesmas:

Inserir os itens da compra

A empresa “cobra” o cliente, comunicando ao sistema de POS o que está sendo comprado e quanto custa.

Isso acontece de várias formas, dependendo do que o cliente está comprando. Se forem produtos físicos numa loja, a empresa pode usar um leitor de código de barras para listar os itens no dispositivo conectado que usar com seu sistema de POS, como um iPad. Se o cliente estiver pagando por um serviço, como uma sessão de terapia ou trabalho de jardinagem, a empresa pode selecionar o serviço no menu do software de POS no smartphone ou inserir manualmente o preço e indicações sobre os serviços prestados.

Calcular o subtotal

O sistema de POS calcula o subtotal, que é o custo de tudo o que está sendo comprado sem encargos adicionais, como impostos.

Definir impostos, frete e custo total

Em seguida, o sistema de POS calcula o custo total do preço dor produtos mais impostos e frete.

Solicitar uma gorjeta (se aplicável)

Nem todas as transações envolvem gorjeta, mas a maioria dos fluxos de checkout de POS tem a opção para solicitar que o cliente deixe uma gorjeta, seja com uma porcentagem padrão (normalmente de 10% a 25%) ou com valor personalizado.

Receber o pagamento

Depois de calcular o custo total da transação, o cliente apresenta o pagamento. A maioria dos sistemas POS aceita diversas formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, cartões e carteiras digitais que fazem pagamentos sem contato por NFC, cartões-presente, pontos de recompensas e dinheiro.

Comunicar-se com bancos adquirentes e emissores

Se um cliente usar uma forma de pagamento vinculada a uma conta externa, como cartão de crédito e débito ou carteira digital, o sistema de POS transmite os dados da transação ao banco da empresa (“banco adquirente” ou “adquirente”), que se comunica com o banco do cliente (“banco emissor” ou “emissor”) para aprovar a transação. Isso geralmente leva poucos segundos.

Concluir a transação

Quando a transação é aprovada e o pagamento é recebido, o cliente pode optar receber um recibo impresso ou por e-mail, ou dispensar o recibo.

Atualizar inventário

Alguns sistemas de POS também atualizam o inventário conforme o que foi vendido, mantendo as mercadorias atualizadas em tempo real — um passo importante para providenciar mais estoque e evitar estornos.

Qual é o custo do software e hardware para POS?

Em média, sistemas de POS em nuvem custam US$ 1.300 pelo hardware e US$ 69/mês pelo software. O hardware para POS varia de US$ 0 a US$ 1.700 e o software para POS custa de US$ 0 a US$ 300 por mês por terminal, para a maioria das empresas. Tome cuidado ao adquirir hardware e software de POS gratuitos, pois costumam ter limitações, suporte irregular e condicionantes ou restrições.

Veja os preços da Stripe aqui.

O custo total da configuração e manutenção de um sistema de POS depende de vários fatores:

• Número de terminais
  
• Número de funcionários
  
• Número de transações
  
• Tamanho do estoque
  
• Tipo de empresa ou setor
  
• Recursos adicionais ou processamento de pagamentos
  

Do que mais eu preciso para usar um sistema de POS?

Há uma proliferação de aparelhos que rodam softwares de POS, e nunca houve tantas opções para configurar pagamentos. Para definir o que cada empresa precisa para configurar e operar seu sistema de POS, é preciso definir se ela pretende adotar uma solução pronta para uso ou personalizada. As tecnologias da Stripe para pontos de vendas oferecem um processo simplificado e atendimento completo, mas também permitem personalizar a configuração.

O Stripe Terminal permite que as empresas personalizem seus pontos de venda e tenham uma experiência de checkout personalizada, com recursos como recibos por e-mail e telas iniciais personalizados. O Stripe Terminal não é uma solução de POS pronta para uso, ele exige experiência de programação com JavaScript, iOS, Android ou IU controlada pelo servidor, dependendo do modo de integração escolhido pela empresa. Com o Terminal, a empresa pode integrar os pagamentos da Stripe aos fluxos de pagamento presencial ou incorporar pagamentos presenciais em aplicativos nativos para dispositivos móveis ou pontos de venda na web. Se a empresa preferir um sistema de POS de terceiros, temos esta lista de plataformas que funcionam com a Stripe.