Il sistema point-of-sale dell'attività, detto anche sistema POS, è più di un semplice strumento per accettare pagamenti: è un componente importante di un'esperienza eccellente per il cliente. Tuttavia, le piccole attività si trovano spesso ad affrontare difficoltà come personale limitato, budget risicati e la necessità di tener traccia manualmente dell'inventario, il che può portare a inefficienze e perdite di ricavi. Molte hanno anche difficoltà a gestire più canali di vendita o a sincronizzare le transazioni online e di persona.

I moderni sistemi POS risolvono questi problemi automatizzando il tracciamento dell'inventario, generando rapporti sulle vendite e offrendo interfacce di facile utilizzo che richiedono una formazione minima. Accettano diversi tipi di pagamento, si integrano con gli strumenti di contabilità e di e-commerce e forniscono accesso al cloud, in modo che le attività possano gestire tutto in un unico punto. Le comode opzioni hardware e i modelli di prezzo scalabili ne rendono più facile l'avvio per le piccole attività.

Un sistema POS affidabile e facile da usare è uno strumento importante per le attività di qualsiasi dimensione. Di seguito illustreremo ciò che si dovrebbe sapere sui sistemi POS, compreso il loro funzionamento e il modo in cui aiutano le piccole attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa richiedere a un sistema POS per una piccola attività.
  
• Quali sono i diversi tipi di sistemi POS?
  
• Quanto costano i sistemi POS?
  
• Come funzionano i sistemi POS?
  
• In che modo Stripe può essere d'aiuto
  

Che cosa richiedere a un sistema POS per una piccola attività.

Un sistema point-of-sale (POS) comprende l'hardware per i pagamenti e il software POS che consente alle attività di accettare i pagamenti dai clienti. Alcune funzionalità aggiuntive che i sistemi POS possono svolgere per le piccole attività includono:

• Aggiornamento dell'inventario
  
• Monitoraggio delle vendite
  
• Gestione della cassa contanti
  
• Scansione di codici a barre
  
• Tracciamento di orari e pause dei dipendenti
  
• Rendicontazione delle vendite e altri dati
  
• Gestione degli account dei clienti e dei premi
  

Quando si sceglie un sistema POS per una piccola attività, si deve dare la priorità alla facilità d'uso. Un'interfaccia facile da usare renderà più facile aggiungere rapidamente i dipendenti, e questo è particolarmente importante negli ambienti di vendita al dettaglio o di servizio con un ritmo sostenuto.

Si devono cercare soluzioni POS che abbiano un'applicazione a cui si possa accedere da dispositivi mobili come smartphone e tablet, poiché queste opzioni sono più flessibili e facili da usare. Se si utilizza un sistema POS che accetta il Tap to Pay, questo può accettare pagamenti contactless di persona da un iPhone o dispositivo Android.

Un altro fattore chiave da considerare è l'integrazione del software. Il sistema POS di una piccola attività deve collegarsi facilmente agli strumenti esistenti, come il software di contabilità, le piattaforme di gestione dell'inventario e i programmi di fidelizzazione. La scelta di un sistema POS che si integra con quelli già utilizzati aiuta a evitare la duplicazione dei dati, a ridurre gli errori e a offrire una visione più chiara in tempo reale dell'attività.

Quali sono i diversi tipi di sistemi POS?

L'aspetto di un sistema POS e i componenti che contiene variano a seconda del settore. Ad esempio, un negozio al dettaglio potrebbe utilizzare la scansione di codici a barre e la stampa delle ricevute, mentre un'attività di servizi potrebbe dare priorità alle funzioni di programmazione e di aggiunta della mancia. Ecco una panoramica dei diversi tipi di sistemi POS.

Commercio al dettaglio

Nel commercio al dettaglio, i sistemi POS si concentrano sul completamento rapido della transazione, sulla scansione dei codici a barre e sul tracciamento dell'inventario. Questi sistemi aiutano i rivenditori a gestire le varianti dei prodotti, come la taglia e il colore, a processare i resi o i cambi e a generare rapporti dettagliati sulle vendite. Spesso i pagamenti vengono effettuati alla cassa, anche se alcuni rivenditori utilizzano sistemi POS che consentono di accettare pagamenti in qualsiasi punto del negozio.

Ristoranti

I sistemi POS per i ristoranti accettano l'inserimento delle ordinazioni, le comunicazioni con la cucina, la gestione dei tavoli e il processo di pagamento, il tutto in un unico sistema. Funzioni come la personalizzazione dei menu, le modifiche delle ordinazioni, la suddivisione dei conti e il tracciamento delle mance snelliscono i flussi di lavoro sia in sala e nel retro. Molti sistemi POS per i ristoranti si integrano anche con le ordinazioni online, le piattaforme di consegna e gli strumenti di gestione dell'inventario, aiutando i ristoranti a migliorare l'accuratezza. I ristoranti che operano da un food truck o in strutture pop-up utilizzano spesso dei sistemi POS che accettano il Tap to Pay in modo da poter accettare pagamenti contactless utilizzando solo un iPhone o un dispositivo Android.

Hotel e resort

Negli hotel e nei resort, i sistemi POS devono integrarsi con i sistemi di gestione della struttura (PMS) per offrire agli ospiti un'esperienza fluida, sia che i pagamenti vengano effettuati alla reception, al ristorante, al bar o nel negozio al dettaglio. Le funzioni includono spesso il tracciamento della disponibilità, la gestione del personale e una rendicontazione dettagliata. La centralizzazione delle transazioni e dei dati dei clienti è importante per gli hotel, che possono operare e fatturare in modo efficiente, soprattutto perché gli addebiti vengono effettuati in più punti della struttura.

Saloni di bellezza

I sistemi POS per i saloni di bellezza si occupano della programmazione degli appuntamenti, della vendita di servizi e prodotti e delle commissioni per il personale, contribuendo a migliorare l'esperienza del personale e dei clienti. In genere includono i profili dei clienti e la gestione dell'inventario, per aiutare i saloni a vendere prodotti insieme ai servizi. Anche se i pagamenti vengono spesso effettuati alla reception, i sistemi POS che possono facilitare i pagamenti contactless mobili consentono al personale del salone di riscuotere il pagamento prima che il cliente lasci la poltrona.

Professionisti dei servizi

I sistemi POS per i professionisti dei servizi come consulenti, liberi professionisti e tecnici di riparazione sono progettati per gestire la programmazione degli appuntamenti e la fatturazione insieme ai pagamenti. Questi sistemi includono spesso l'elaborazione dei pagamenti da dispositivi mobili, i profili dei clienti e l'integrazione con gli strumenti di pianificazione. I sistemi POS che accettano il Tap to Pay sono ideali per i professionisti che lavorano in località diverse.

Settore sanitario

I sistemi POS in ambito sanitario sono specializzati nella gestione delle attività amministrative e rivolte al paziente. Questi sistemi accettano l'elaborazione dei pagamenti, la fatturazione all'assicurazione, la riscossione dei pagamenti e la gestione dettagliata delle cartelle cliniche dei pazienti di cliniche e studi medici. Spesso si integrano con le cartelle cliniche elettroniche (EHR) e con il software di gestione dello studio medico per semplificare la programmazione, la fatturazione e la conformità alle normative sulla privacy, come la HIPAA negli Stati Uniti.

Quanto costano i sistemi POS?

Il software per una soluzione POS ha in genere un prezzo che si basa su uno di tre modelli:

• Gratuito: in genere ha funzioni o requisiti hardware limitati e viene addebitata ogni transazione.
  
• In abbonamento: vengono addebitate le commissioni o un importo mensile o annuale
  
• Prezzo personalizzato: il costo è basato sulle dimensioni dell'attività e sulle sue esigenze
  

Di solito le attività pagano una tariffa mensile per il software POS, un costo iniziale per l'acquisto dell'hardware di pagamento e le commissioni sulle transazioni per l'elaborazione dei pagamenti. I costi variano a seconda delle funzioni incluse. L'utilizzo di un sistema POS che accetta Tap to Pay può eliminare alcuni costi dell'hardware, in quanto i pagamenti vengono effettuati direttamente su un dispositivo iPhone o Android.

Quando si prendono in considerazione i sistemi POS gratuiti, prestare attenzione. In genere presentano limitazioni nelle funzioni, un'assistenza non continuativa e condizioni o limitazioni. Tuttavia, i sistemi POS senza commissioni o costi mensili, che addebitano solo le spese per le transazioni, possono andar bene per le piccole attività con un volume di vendite ridotto o con attività stagionali.

I costi totali di configurazione e manutenzione di un sistema POS dipendono da alcuni fattori, tra cui:

• Numero di terminali
  
• Numero di dipendenti
  
• Numero di transazioni
  
• Dimensioni dell'inventario
  
• Tipo di attività/ settore
  
• Funzioni aggiuntive o assistenza per l'elaborazione dei pagamenti
  

Come funzionano i sistemi POS?

Di solito i sistemi POS si integrano con un elaboratore di pagamenti, come Stripe, per facilitare i pagamenti. L'elaboratore deve mettere in comunicazione tre soggetti:

Il metodo di pagamento del cliente: le informazioni di pagamento del cliente, come il numero di carta di credito, vengono trasmesse al sistema POS quando il cliente striscia la banda magnetica della carta, inserisce un chip EMV o lo tocca per un pagamento contactless abilitato NFC.

La banca del cliente (o un altro istituto finanziario): il sistema POS è collegato a internet o connesso al Wi-Fi e collega elettronicamente l'istituto finanziario del cliente per verificare la disponibilità dei fondi per l'importo della transazione.

Il fornitore dei servizi di pagamento dell'attività: il POS comunica anche in modo elettronico con l'elaboratore di pagamenti dell'attività. Spesso si tratta della stessa azienda che ha fornito l'hardware e il software del POS, come nel caso di Stripe.

I sistemi POS funzionano in modo diverso a seconda dei loro componenti, che variano con le esigenze dell'attività. Tuttavia, in generale, le fasi di utilizzo di un sistema POS sono le stesse:

1. Inserimento degli articoli per l'acquisto

L'attività "chiama" il cliente comunicando al sistema POS che cosa viene acquistato e quanto costa. L'aspetto di questa comunicazione dipende da ciò che il cliente sta acquistando. Se sta acquistando prodotti fisici in un negozio, un dipendente potrebbe utilizzare uno scanner di codici a barre per trasmettere i singoli articoli al dispositivo collegato al sistema POS, come un iPad.

Se il cliente sta pagando per un servizio, come una seduta di terapia o un lavoro di giardinaggio, l'esercente potrebbe selezionare il servizio da un menu nel software POS del suo smartphone o inserire manualmente il prezzo e le note sui servizi resi.

2. Calcolo del totale parziale

Il software POS calcola il totale parziale, cioè il costo totale di tutto ciò che il cliente sta acquistando prima dell'aggiunta di ulteriori addebiti, come le imposte.

3. Determinazione di imposte, spese di spedizione e costo totale

Il software della soluzione POS calcola il costo totale, che include il prezzo, le imposte e le spese di spedizione.

4. Richiesta al cliente di aggiungere una mancia (se applicabile)

Non tutte le transazioni prevedono una mancia, ma molti flussi di pagamento tramite POS includono un'opzione per indicare al cliente di lasciare una mancia, in genere scegliendo tra alcune opzioni standard (comprese tra il 10% e il 25%) o aggiungendo un importo personalizzato.

5. Accettazione del pagamento

Quando il POS ha calcolato il costo totale della transazione, il cliente invia il pagamento. La maggior parte dei terminali POS sono integrati con elaboratori di pagamenti che accettano un'ampia varietà di metodi di pagamento, tra cui carte di credito e di debito, carte e wallet digitali che utilizzano pagamenti contactless con tecnologia NFC, carte regalo, punti premio e contanti.

6. Comunicazione con la banca acquirente e la banca emittente

Se un cliente utilizza un metodo di pagamento che preleva da un conto esterno, come una carta di credito, una carta di debito o un wallet, l'elaboratore del pagamento trasmetterà i dati della transazione alla banca dell'attività, detta "banca acquirente" o "acquirente". L'acquirente comunica con la banca del cliente, detta "banca emittente" o "emittente", per ottenere l'approvazione della transazione. Questa operazione richiede solitamente un paio di secondi.

7. Completamento della transazione

Una volta approvata la transazione e accettato il pagamento, i clienti possono scegliere di ricevere una ricevuta stampata, una ricevuta tramite email o nessuna ricevuta.

8. Aggiornamento dell'inventario

Alcuni sistemi POS aggiornano anche l'inventario in base a ciò che è stato venduto, offrendo alle attività una visione in tempo reale della merce, importante per il riordino delle scorte e per prevenire gli storni.

In che modo Stripe può essere d'aiuto

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