Le système de point de vente de votre entreprise, également appelé système de PDV, est plus qu’un simple outil d’acceptation des paiements : c’est un élément important d’une excellente expérience client. Cependant, les petites entreprises sont souvent confrontées à des défis tels qu’un personnel limité, des budgets serrés et la nécessité de catégorie manuellement les stocks, ce qui peut entraîner des inefficacités et des pertes de revenus. Beaucoup d’entreprises ont également des difficultés à gérer plusieurs canaux de vente ou à synchroniser les transactions en ligne et en personne.

Les systèmes de PDV modernes résolvent ces problèmes en automatisant le suivi des stocks, en générant des rapports de vente et en offrant des interfaces conviviales qui ne nécessitent qu'une formation minimale. Ils soutiennent plusieurs types de paiement, s'intègrent aux outils de comptabilité et commerce en ligne et fournissent un accès infonuagique afin que les entreprises puissent tout gérer en un seul endroit. Des options matérielles abordables et des modèles de tarification évolutifs permettent également aux petites entreprises de démarrer plus facilement.

Un système de PDV fiable et facile à utiliser est un outil important pour les entreprises de toutes tailles. Vous trouverez ci-dessous ce que vous devez savoir sur les systèmes PDV, notamment leur fonctionnement et leur aide aux petites entreprises.

Sommaire

• Ce qu’il faut rechercher dans un système de PDV pour une petite entreprise
  
• Quels sont les différents types de matériel de point de vente?
  
• Combien coûtent les systèmes de PDV?
  
• Comment fonctionnent les systèmes de point de vente?
  
• Stripe est là pour vous aider
  

Ce qu’il faut rechercher dans un système de PDV pour une petite entreprise

Un système de point de vente (PDV) comprend du matériel de paiement et un logiciel de PDV qui permet aux entreprises d’accepter des paiements de leurs clients. Voici quelques fonctions supplémentaires que les systèmes de PDV remplissent pour les petites entreprises :

• Mise à jour des stocks
  
• Suivi des ventes
  
• Gestion d’un tiroir-caisse
  
• Lecteur de codes-barres
  
• Pointage des employés à l’entrée et à la sortie
  
• Exécution de rapports sur les ventes et d’autres données
  
• Gestion des comptes clients et des récompenses
  

Lorsque vous choisissez un système de PDV pour votre petite entreprise, privilégiez la facilité d’utilisation. Une interface conviviale facilitera l’inscription rapide des employés, ce qui est particulièrement important dans les environnements de commerce de détail ou de services en évolution rapide.

Recherchez des systèmes de PDV qui ont une application à laquelle vous pouvez accéder sur des appareils mobiles tels que des téléphones intelligents et des tablettes, car ces options sont plus flexibles et plus faciles à utiliser. Si vous utilisez un système de PDV qui prend en charge le Paiement rapide, vous pouvez accepter les paiements en personne sans contact avec un iPhone ou un appareil Android.

Un autre facteur clé à prendre en compte est l’intégration logicielle. Le système de PDV de votre petite entreprise doit s’associer facilement à vos outils existants, tels que les logiciels de comptabilité, les plateformes de gestion des stocks et les programmes de fidélité. Le choix d’un système de PDV qui s’intègre à ceux que vous utilisez déjà permet d’éviter la saisie de données en double, de réduire les erreurs et d’offrir une vue plus claire des opérations de l’entreprise en temps réel.

Quels sont les différents types de matériel de point de vente?

L’apparence d’un système de PDV et les composants qu’il contient varieront d’un secteur à l’autre. Par exemple, un magasin de commerce de détail pourrait profiter de la lecture de codes-barres et de l’impression de reçus, tandis qu’une entreprise établie dans le secteur des services pourrait donner la priorité aux fonctionnalités de planification et de pourboire. Voici un aperçu des différents types de systèmes de PDV.

Commerce de détail

Dans le commerce de détail, les systèmes de PDV se concentrent sur les paiements rapides, la lecture de codes-barres et le suivi des stocks. Ces systèmes aident les détaillants à gérer les variantes de produits telles que la taille et la couleur, traiter les retours ou les échanges et générer des rapports de vente détaillés. Les paiements sont souvent encaissés au comptoir, bien que certains détaillants utilisent des systèmes de PDV qui leur permettent d’accepter des paiements n’importe où dans le magasin.

Restaurants

Les systèmes de PDV pour restaurants prennent en charge la saisie des commandes, la communication avec la cuisine, la gestion des tables et le traitement des paiements, le tout dans un seul système. Des fonctionnalités telles que la personnalisation des menus, les modificateurs de commandes, les factures fractionnées et le suivi des pourboires simplifient les flux de travail à l’avant et à l’arrière de la maison. De nombreux systèmes de PDV pour restaurant s’intègrent également aux commandes en ligne, aux plateformes de livraison et aux outils de gestion des stocks, aidant ainsi les restaurants à améliorer la précision. Les restaurants qui fonctionnent à partir d’un camion de restauration ou dans des points éphémères utilisent souvent des systèmes de PDV qui prennent en charge les Paiements rapides afin de pouvoir accepter des paiements sans contact à l’aide d’un iPhone ou d’un appareil Android.

Hôtels et complexes touristiques

Dans les hôtels et centres de villégiature, les systèmes de PDV doivent s'intégrer aux systèmes de gestion immobilière (PMS) pour offrir une expérience fluide aux clients, que les paiements soient effectués à la réception, au restaurant, au bar ou dans un magasin de commerce de détail. Les fonctionnalités comprennent souvent le suivi des stocks, la gestion du personnel et des rapports détaillés. La centralisation des transactions et des données des clients est importante pour que les hôtels fonctionnent et facturent efficacement, d'autant plus que les paiements sont effectués à plusieurs endroits dans l'établissement.

Salons de beauté

Les systèmes de4 PDV répondent aux besoins des salons en matière de prise de rendez-vous, de ventes de services et de produits, et de commissions du personnel, ce qui contribue à améliorer l'expérience du personnel et des clients. Ils comprennent généralement les profils clients et la gestion des stocks pour aider les salons à vendre des produits en plus de leurs services. Bien que les paiements soient souvent effectués à la réception, les systèmes PDV qui peuvent prendre en charge les paiements sans contact sur le pouce permettent au personnel du salon d’encaisser le paiement avant qu'un client quitte le fauteuil du salon.

Professionnels des services

Les systèmes de PDV pour les professionnels des services tels que les consultants, les pigistes et les techniciens de réparation sont conçus pour gérer la prise de rendez-vous et la facturation parallèlement aux paiements. Ces systèmes comprennent souvent le traitement des paiements mobiles, les profils clients et l'intégration avec des outils de planification. Les systèmes de PDV qui prennent en charge le Paiement rapide sont idéaux pour les professionnels qui travaillent à différents endroits.

Soins de santé

Les systèmes de PDV dans les établissements de santé sont spécialisés dans la gestion des tâches administratives et avec les patients. Ces systèmes soutiennent traitement des paiements, la facturation aux assurances, l’encaissement de copaiements la et gestion détaillée des dossiers des patients dans les cliniques et autres cabinets médicaux. Ils s'intègrent souvent aux dossiers de santé électroniques (DSE) et aux logiciels de gestion des cabinets pour simplifier la planification, la facturation et la conformité aux réglementations en matière de confidentialité telles que HIPAA aux États-Unis.

Combien coûtent les systèmes de PDV?

Les logiciels de PDV sont généralement facturés selon l'un des trois modèles suivants :

• Gratuit : a généralement des fonctionnalités limitées ou des exigences matérielles et des frais par transaction
  
• Établis par abonnement : Facture des frais mensuels ou annuels
  
• Tarification personnalisée : établie sur la taille de l'entreprise et établis selon les besoins de l'entreprise
  

Les entreprises paient généralement des frais mensuels pour le logiciel de PDV, un coût initial pour l’achat de matériel de paiement et des frais de transaction pour le traitement des paiements. Les coûts varient en fonction des fonctionnalités incluses. L’utilisation d’un système de PDV qui prend en charge les Paiements rapides peut éliminer les coûts de matériel, puisque les paiements sont traités directement à partir d’un appareil iPhone ou Android.

Lorsque vous envisagez d’utiliser des systèmes de PDV gratuits, soyez prudent. Ils présentent généralement des limitations fonctionnelles ainsi qu’un service d’assistance, des conditions ou des restrictions incohérents. Toutefois, les systèmes de PDV avec des frais mensuels ou de transaction peuvent bien fonctionner pour les petites entreprises avec un volume de ventes plus bas ou pour les activités saisonnières.

Les coûts totaux de mise en place et de maintenance d’un système de point de vente dépendent de plusieurs facteurs, notamment de ce qui suit :

• Nombre de terminaux
  
• Nombre d’employés
  
• Nombre de transactions
  
• Quantité des stocks
  
• Type d’entreprise/secteur d’activité
  
• Fonctionnalités supplémentaires ou prise en charge du traitement des paiements
  

Comment fonctionnent les systèmes de point de vente?

Les systèmes de PDV s’intègrent généralement à un prestataire de services de paiement tel que Stripe pour pendre en charge les paiements. Le prestataire de services de paiement doit communiquer avec trois parties :

Le mode de paiement du client : Les informations de paiement du client, comme un numéro de carte de crédit, sont transmises au système du point de vente lorsque le client glisse la bande magnétique d’une carte, insère une puce EMF ou utilise la technologie de paiement sans contact NFC.

L’institution financière du client : Le système de point de vente est soit branché par câble à l’internet, soit connecté au Wi-Fi et communique par voie électronique avec l’institution financière du client pour confirmer que les fonds sont disponibles pour le montant de la transaction.

Le prestataire de services de paiement de l’entreprise : Le PDV communiquera également par voie électronique avec le prestataire de services de paiement de l’entreprise. Il s’agit souvent de la même entreprise qui a fourni le matériel et les logiciels du point de vente, comme c’est le cas avec Stripe.

Le fonctionnement des systèmes de point de vente dépend des composants, et ces composants varient en fonction des besoins de l’entreprise, mais les étapes de l’utilisation d’un système de point de vente sont généralement les mêmes :

1. Saisir les articles de la vente

L'entreprise « enregistre » le client en communiquant au système de PDV sur ce qui est acheté et combien cela coûte. La façon de faire dépend du produit acheté. S’il s’agit de biens physiques achetés en magasin, un employé peut utiliser un scanneur à code-barres pour enregistrer l’article dans l’appareil connecté qu’il utiliser avec son système de PDV, tel qu’un iPad.

Si le client paie pour un service, comme une séance de thérapie ou des travaux de jardinage, l’entreprise peut sélectionner le service à partir d’un menu dans le logiciel de point de vente de son téléphone intelligent ou saisir manuellement le prix et des notes sur les services rendus.

2. Calculer le sous-total

Le système de point de vente calcule le sous-total, c’est-à-dire le coût total de tout ce qui est acheté avant l’ajout de frais supplémentaires comme les taxes.

3. Déterminer les taxes, les frais d’expédition et le coût total

Le système de point de vente calcule le coût total, y compris le prix, les taxes et les frais d’expédition.

4. Inviter le client à ajouter un pourboire (le cas échéant)

Le pourboire ne s’applique pas à toutes les transactions, mais la plupart des systèmes de paiement de point de vente incluent une option permettant d’inviter les clients à laisser un pourboire, soit en choisissant parmi une gamme d’options standards (généralement 10 % à 25 %), soit en ajoutant un montant personnalisé.

5. Accepter le paiement

Une fois que le PDV a calculé le coût total de la transaction, le client soumet le paiement. La plupart des systèmes de point de vente acceptent une grande variété de moyens de paiement, y compris les cartes de crédit et de débit, les cartes et les portefeuilles numériques qui utilisent la technologie de paiement sans contact CCP, les cartes-cadeaux, les points de récompense et l’argent comptant.

6. Communiquer avec les banques acquéreuses et émettrices

Si un client utilise un moyen de paiement qui fait appel à un compte extérieur, comme une carte de crédit, une carte de débit ou un portefeuille numérique, le système de point de vente transmettra les détails de la transaction à l’institution financière de l’entreprise, appelée « institution financière acquéreuse » ou « acquéreur », afin qu’elle puisse communiquer avec l’institution financière du client (appelée « institution financière émettrice » ou « émetteur ») pour obtenir l’approbation de la transaction. Ce processus ne prend généralement que quelques secondes.

7.Finaliser la transaction

Une fois la transaction approuvée et le paiement accepté, les clients peuvent généralement choisir de recevoir un reçu imprimé, un reçu envoyé par courriel ou de ne pas en recevoir.

8. Mettre à jour les stocks

Certains systèmes de point de vente mettent également à jour les stocks en fonction de ce qui a été vendu , ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble des marchandises en temps réel. Il s’agit d’un élément important lors de la commande de nouveaux stocks et pour éviter les contestations de paiement.

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Terminal alimente et s'intègre aux systèmes de PDV pour les jeunes entreprises, les plateformes et les entreprises à forte croissance à la recherche de performances et de fonctionnalités de paiement de premier plan. Lisez notre documentation pour en savoir plus.