El sistema de punto de venta, también conocido como sistema POS, es mucho más que una herramienta para aceptar pagos, se trata de un elemento crucial para brindarle una experiencia de calidad a tus clientes. Como resultado, el sector de los sistemas POS está experimentando un rápido crecimiento. En 2020, el mercado del software de sistemas POS alcanzó los 9300 millones de dólares, y se espera que llegue a los 18100 millones de dólares para 2027.

Una experiencia sencilla de checkout genera fidelidad e interés en los clientes. Si tu sistema POS es rápido, intuitivo y funciona sin errores ni interrupciones, los clientes disfrutarán de un proceso de finalización de compra fluido. En cambio, una mala experiencia puede incluir largas esperas para que el lector de tarjetas acepte el pago o la necesidad de reiniciar el proceso mientras el cliente espera.

Para tu negocio, es fundamental contar con un sistema POS confiable que se ajuste según tus necesidades y sea fácil de utilizar por tus empleados. A continuación, explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas POS, desde su funcionamiento hasta el papel que desempeñan en las pequeñas empresas.

Contenido de este artículo

• ¿Qué es un punto de venta?
  
• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de sistema POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• ¿Cuánto cuesta el hardware y software de sistema POS?
  
• ¿Qué necesito para usar un sistema POS?
  

¿Qué es un punto de venta?

Los términos «punto de venta» o «POS» suelen hacer referencia a los sistemas de punto de venta que impulsan los pagos en persona de los clientes a las empresas. De manera más general, el punto de venta también se refiere al momento en que un cliente realiza una compra y dónde se realiza esa transacción. Podría ser el mostrador de caja en una tienda física, una mesa plegable en un stand emergente, un mostrador improvisado en un camión de comida o un masajista a domicilio que acepta el pago de un cliente en su dispositivo móvil.

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS incluye el hardware y el software que permiten a las empresas aceptar pagos de los clientes en el punto de venta, y mucho más. Algunas funciones adicionales que los sistemas POS modernos realizan rutinariamente para las empresas son las siguientes:

• actualizar el inventario;
  
• realizar un seguimiento de las ventas;
  
• administrar la caja registradora;
  
• imprimir recibos;
  
• escanea códigos de barras y códigos QR;
  
• fichar la entrada y salida de los empleados;
  
• ejecutar informes sobre ventas y otros análisis,
  
• gestionar las cuentas de los clientes y las recompensas.
  

¿Cuáles son los diferentes tipos de hardware de sistema POS?

Hay diferentes tipos de hardware de sistema POS:

• Lector de tarjetas
  
• Dispositivo conectado
  
• Caja registradora
  
• Escáner de código de barras
  
• Impresora de recibos
  

Los sistemas POS modernos permiten a las pequeñas empresas aceptar una gran variedad de métodos de pago demanera rápida, sencilla y segura.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS proporcionan a las empresas la capacidad de aceptar pagos de clientes, procesar transacciones y comunicarse con su proveedor de procesamiento de pagos. Algunos también pueden actualizar automáticamente el inventario y recopilar datos de ventas para facilitar la contabilidad.

Para aceptar pagos, los sistemas POS deben comunicarse con tres partes:

El método de pago del cliente

La información de pago del cliente, como el número de una tarjeta de crédito, se transmite al sistema POS cuando el cliente pasa la banda magnética de su tarjeta, inserta un chip EMF o aproxima la tarjeta para realizar un pago sin contacto habilitado para NFC.

El banco del cliente (u otra entidad financiera)

El sistema POS está conectado a Internet o a través de una red Wi-Fi, y se comunica electrónicamente con la entidad financiera del cliente para comprobar que hay fondos disponibles para cubrir el importe de la transacción.

El proveedor de procesamiento de pagos de la empresa

El sistema POS también se comunicará electrónicamente con el procesador de pagos de la empresa, que a veces es la misma empresa que ha distribuido el hardware y software del sistema POS, como es el caso de Stripe.

En términos generales, las configuraciones de los sistemas POS entran en una de estas dos categorías:

En el sitio o en las instalaciones

Los sistemas POS en el sitio están en el ordenador de la empresa, normalmente no requieren una conexión a Internet y probablemente la empresa que lo utiliza tiene que pagar una tarifa de licencia por el software. Las empresas necesitarán actualizar el software y completar otras tareas manualmente, aunque algunas aún prefieren almacenar los datos de sus ventas de manera local.

Basado en la nube

La mayoría de las empresas usan sistemas POS basados en la nube, que almacenan y acceden a los datos a través de Internet. Las empresas de SaaS (Software como Servicio) normalmente proporcionan estas soluciones de sistema POS basado en la nube y cobran una suscripción. Las empresas pueden acceder de forma remota a los sistemas POS basados en la nube, lo que permite un acceso flexible a los datos de sus ventas y les habilita para conectar varios dispositivos a un sistema POS central.

La forma de funcionar de los sistemas POS depende de los componentes, y estos componentes varían según las necesidades del negocio, pero los pasos que se tienen que seguir para utilizar un sistema POS normalmente son los mismos:

Introducir los artículos de la compra

La empresa «cobra» al cliente comunicando al sistema POS lo que se compra y cuánto cuesta.

La forma en que se realice este proceso dependerá de lo que el cliente esté comprando. Si está comprando productos físicos en una tienda, la empresa podría usar un escáner de código de barras para registrar los artículos en el dispositivo que esté conectado al sistema POS, como un iPad. Si el cliente está pagando un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, la empresa podría seleccionar el servicio de un menú del software de sistema POS en su smartphone, o bien introducir manualmente el precio y los detalles sobre los servicios prestados.

Calcular el subtotal

El sistema POS calcula el subtotal, que es el costo total de todo lo que se ha comprado antes de que se añadan los cargos adicionales, como los impuestos.

Determinar los impuestos, los gastos de envío y el costo total

Luego, el sistema POS calcula el costo total, incluido el precio, los impuestos y los gastos de envío.

Solicitar al cliente que añada una propina (si es el caso)

Dejar una propina no es algo relevante para todas las transacciones, pero la mayoría de los flujos del checkout del sistema POS incluyen una opción para pedir a los clientes que dejen una propina, ya sea seleccionando de entre una serie de opciones estándar (normalmente del 10 % al 25 %) o añadiendo el importe que se quiera.

Aceptar el pago

Cuando el sistema POS calcula el costo total de la transacción, el cliente hace el pago. La mayoría de los sistemas POS aceptan una amplia variedad de métodos de pago, entre los cuales se incluyen tarjetas de débito y crédito, carteras digitales que usan pagos sin contacto con tecnología NFC, tarjetas regalo, puntos de recompensas y dinero en efectivo.

Comunicarse con el banco emisor y el adquiriente

Si un cliente usa un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, una tarjeta de débito o una cartera digital, el sistema POS transmitirá los detalles de la transacción al banco de la empresa (llamado «banco adquiriente» o «adquirente»), de modo que pueda comunicarse con el banco del cliente (llamado «banco emisor» o «emisor») para obtener la aprobación de la transacción. Normalmente tarda tan solo un par de segundos.

Completar la transacción

Cuando se aprueba la transacción y se acepta el pago, los clientes normalmente optan por recibir un recibo impreso, por correo electrónico o eligen no recibir ningún tipo de recibo.

Actualizar el inventario

Algunos sistemas POS también actualizan el inventario en función de lo que se ha vendido para conocer el estado del inventario en tiempo real, lo que es un aspecto importante a la hora de pedir nuevas existencias y evitar los contracargos.

¿Cuánto cuesta el hardware y software de sistema POS?

En promedio, los sistemas POS en la nube cuestan alrededor de $ 1300 el hardware y $ 69 al mes por el software. El hardware de sistema POS varía de precio y puede llegar a costar hasta $ 1700, y el software de sistema POS cuesta para la mayoría de las empresas hasta $ 300 al mes por cada terminal aunque también existen las soluciones gratuitas. Ten cuidado a la hora de plantearte en adquirir las opciones gratuitas; generalmente tienen funciones limitadas, un soporte irregular y condiciones o restricciones.

Aquí puedes consultar los precios de Stripe.

El costo total de configurar y mantener un sistema POS dependerá de algunos factores, entre los cuales se incluyen:

• Número de terminales
  
• Cantidad de empleados
  
• Número de transacciones
  
• Tamaño del inventario
  
• Tipo de empresa o sector
  
• Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos
  

¿Qué necesito para usar un sistema POS?

Los dispositivos tecnológicos capaces de ejecutar software de sistema POS están ampliamente disponibles, y las empresas tienen más opciones que nunca para configurar sus pagos de sistema POS. Las necesidades específicas de cada empresa para configurar y operar su sistema POS dependerán de si ya tienen una solución de sistema POS lista para usar o si están desarrollando un producto personalizado. Stripe aborda la tecnología del punto de venta con el objetivo de simplificar el proceso y ofrecer un soporte integral, al mismo tiempo que permite a las empresas personalizar su configuración.

Stripe Terminal proporciona a las empresas el poder de adaptar su punto de venta y gestionar su propia experiencia de checkout, incluidas funciones como personalizar los recibos que envías por correo electrónico o la pantalla de presentación del lector. Stripe Terminal no es una solución de sistema POS lista para usar; requiere experiencia en programación con JavaScript, iOS, Android o interfaces de usuario impulsadas por servidores, según el modo de integración que elegido por la empresa. Terminal permite a las empresas integrar los pagos de Stripe a sus flujos de proceso de compra en persona existentes o generar pagos en persona para su aplicación de punto de venta, ya sea móvil o basada en la Web. Para las empresas que prefieren utilizar un punto de venta externo, aquí tienes una lista de plataformas que funcionan con Stripe.