El sistema de punto de venta de tu empresa, también conocido como sistema POS, es más que una herramienta para aceptar pagos: es un componente importante de una excelente experiencia del cliente. Sin embargo, las pequeñas empresas a menudo se enfrentan a desafíos como la escasez de personal, los presupuestos ajustados y la necesidad de realizar un seguimiento manual del inventario, lo que puede dar lugar a ineficiencias y pérdidas de ingresos. Muchos también tienen dificultades con la gestión de varios canales de venta o la sincronización de las transacciones en línea y en persona.

Los sistemas POS modernos resuelven esos problemas automatizando el seguimiento del inventario, generando informes de ventas y ofreciendo interfaces fáciles de usar que requieren una formación mínima. Admiten varios tipos de pago, se integran con herramientas de contabilidad y comercio electrónico y proporcionan acceso a la nube para que las empresas puedan gestionar todo desde un solo lugar. Las opciones asequibles de hardware y los modelos de precios escalables también facilitan que las pequeñas empresas puedan empezar.

Un sistema POS fiable y fácil de usar es una herramienta importante para empresas de todos los tamaños. A continuación, abordaremos lo que debes saber sobre los sistemas POS, lo que incluye cómo funcionan y cómo ayudan a las pequeñas empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• Qué buscar en un sistema POS para una empresa pequeña
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?
  
• ¿Cuánto cuestan los sistemas POS?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas POS?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe?
  

Qué buscar en un sistema POS para una pequeña empresa

Un sistema de puntos de venta (POS) incluye hardware de pagos y software de POS que permite a las empresas aceptar pagos de los clientes. Algunas funcionalidades adicionales que los sistemas POS realizan para las pequeñas empresas incluyen las siguientes:

• Actualización del inventario
  
• Seguimiento de las ventas
  
• Gestión de una caja registradora
  
• Lectura de códigos de barras
  
• Fichaje de la entrada y salida de los empleados
  
• Ejecución de informes sobre ventas y otros datos
  
• Gestión de las cuentas de los clientes y las recompensas
  

A la hora de elegir un sistema POS para tu pequeña empresa, prioriza la facilidad de uso. Una interfaz fácil de usar facilitará la incorporación rápida de los empleados, lo que es especialmente importante en entornos minoristas o de servicios de ritmo rápido.

Busca sistemas POS que tengan una aplicación a la que puedas acceder desde dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas, ya que estas opciones son más flexibles y fáciles de usar. Si utilizas un sistema POS que admite Tap to Pay, podrás aceptar pagos en persona sin contacto con un dispositivo iPhone o Android.

Otro factor clave para tener en cuenta es la integración del software. El sistema POS de tu pequeña empresa debe conectarse fácilmente con tus herramientas existentes, como el software de contabilidad, las plataformas de gestión de inventario y los programas de fidelización. Elegir un sistema POS que se integre con los que ya utilizas evita la duplicación de la introducción de datos, reduce los errores y ofrece una visión más clara de las operaciones de la empresa en tiempo real.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?

El aspecto de un sistema POS y los componentes que contiene variarán en función del sector. Por ejemplo, una tienda minorista puede beneficiarse del escaneo de códigos de barras y la impresión de recibos, mientras que una empresa de servicios puede dar prioridad a las funcionalidades de programación y propinas. Aquí hay una descripción general de los diferentes tipos de sistemas POS.

Minorista

En el sector minorista, los sistemas POS se centran en la rapidez de los procesos de compra, el escaneado de códigos de barras y el seguimiento del inventario. Estos sistemas ayudan a los comerciantes minoristas a gestionar las variantes de los productos, como el tamaño y el color, a procesar las devoluciones o los cambios y a generar informes de ventas detallados. Los pagos suelen efectuarse en el mostrador, aunque algunos comerciantes minoristas utilizan sistemas POS que les permiten aceptar pagos en cualquier lugar de la tienda.

Restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes admiten la entrada de pedidos, la comunicación con la cocina, la gestión de mesas y el procesamiento de pagos, todo en un solo sistema. Funcionalidades como la personalización del menú, los modificadores de pedidos, los cheques divididos y el seguimiento de las propinas agilizan los flujos de trabajo en el área para clientes y en el área para el personal. Muchos sistemas POS para restaurantes también se integran con los pedidos en línea, las plataformas de envío y las herramientas de gestión de inventarios, lo que ayuda a los restaurantes a mejorar la precisión. Los restaurantes que operan desde un camión de comida o en lugares temporales suelen utilizar sistemas POS que admiten Tap to Pay para poder aceptar pagos sin contacto utilizando solo un dispositivo iPhone o Android.

Hoteles y complejos turísticos

En los hoteles y complejos turísticos, los sistemas POS deben integrarse en los sistemas de gestión de la propiedad (PMS) para ofrecer una experiencia al cliente sin inconvenientes, tanto si los pagos se realizan en la recepción como en un restaurante, un bar o una tienda minorista. Entre sus funcionalidades suelen figurar el seguimiento del inventario, la gestión del personal y la elaboración de informes detallados. Centralizar las transacciones y los datos de los huéspedes es importante para que los hoteles funcionen y facturen con eficacia, sobre todo porque los pagos se realizan en varios lugares del establecimiento.

Salones de belleza

Los sistemas POS para salones sirven para la programación de citas, la venta de servicios y productos y las comisiones del personal, lo que permite mejorar la experiencia del personal y de los clientes. Suelen incluir perfiles de clientes y gestión del inventario para ayudar a los salones a vender productos junto con sus servicios. Aunque los pagos suelen realizarse en la recepción, los sistemas POS que pueden facilitar los pagos sin contacto sobre la marcha ofrecen al personal del salón la posibilidad de cobrar antes de que el cliente se vaya.

Profesionales de servicios

Los sistemas POS para profesionales de servicios como consultores, autónomos y técnicos de reparación están diseñados para gestionar la programación de citas y la facturación junto con los pagos. Estos sistemas suelen incluir el procesamiento de pagos móviles, los perfiles de clientes y la integración en herramientas de programación. Los sistemas POS que admiten Tap to Pay son ideales para los profesionales que trabajan en distintos lugares.

Atención médica

Los sistemas POS en los entornos de atención médica se especializan en la gestión de tareas administrativas y del paciente. Estos sistemas admiten el procesamiento de pagos, la facturación al seguro, el cobro del copago y la gestión detallada de los historiales de los pacientes en clínicas y otras consultas médicas. Suelen integrarse en las historias clínicas electrónicas (EHR) y el software de gestión de consultas para simplificar la programación, la facturación y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad, como la HIPAA en los EE. UU.

¿Cuánto cuestan los sistemas POS?

Los precios del software del sistema POS suelen basarse en uno de estos tres modelos:

• Gratuito: por lo general, tiene funcionalidades o requisitos de hardware limitados y se cobra por transacción.
  
• Basado en la suscripción: se cobran comisiones mensuales o anuales.
  
• Precios personalizados: se basan en el tamaño de la empresa y se establecen en función de las necesidades de esta.
  

Las empresas suelen pagar una comisión mensual por el software del sistema POS, un costo inicial por la compra del hardware de pago y comisiones por la transacción del procesamiento del pago. Los costos varían en función de las funcionalidades incluidas. El uso de un sistema POS que admita Tap to Pay puede eliminar los costos de hardware, ya que los pagos se realizan directamente en un dispositivo iPhone o Android.

Cuando consideres los sistemas POS gratuitos, ten cuidado. Suelen tener limitaciones funcionales, soporte inconsistente y condiciones o restricciones. Sin embargo, los sistemas POS sin comisiones mensuales que solo cobran tarifas por transacción podrían funcionar bien para las pequeñas empresas con un menor volumen de ventas u operaciones estacionales.

El costo total de configurar y mantener un sistema POS dependerá de algunos factores, entre los cuales se incluyen los siguientes:

• Número de terminales
  
• Cantidad de empleados
  
• Número de transacciones
  
• Tamaño del inventario
  
• Tipo de empresa/sector
  
• Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos
  

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Los sistemas POS suelen integrarse en un procesador de pagos como Stripe para facilitar los pagos. El procesador debe comunicarse con tres partes:

Método de pago del cliente:la información de pago del cliente, como el número de una tarjeta de crédito, se transmite al sistema POS cuando el cliente pasa la banda magnética de su tarjeta, inserta un chip EMV o aproxima la tarjeta para realizar un pago sin contacto habilitado para NFC.

El banco del cliente (u otra institución financiera): el sistema POS está conectado a la Internet o a través de una red Wi-Fi, y se comunica de forma electrónica con la institución financiera del cliente para comprobar que hay fondos disponibles para cubrir el importe de la transacción.

El proveedor de procesamiento de pagos de la empresa: El sistema POS también se comunicará electrónicamente con el procesador de pagos de la empresa. A menudo se trata de la misma empresa que ha emitido el hardware y el software del sistema POS, como es el caso de Stripe.

Los sistemas POS funcionan de manera diferente en función de sus componentes, y estos componentes varían según las necesidades de la empresa. Pero, por lo general, los pasos que se tienen que seguir para utilizar un sistema POS son los mismos:

1. Introducir los artículos de la compra

La empresa “registra” al cliente comunicando al sistema POS lo que está comprando y cuánto cuesta. Esto depende de lo que compre el cliente. Si está comprando productos físicos en una tienda, un empleado podría utilizar un escáner de código de barras para tomar los ítems en el dispositivo conectado que utiliza con su sistema POS, como un iPad.

Si el cliente paga por un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, el comerciante puede seleccionar el servicio de un menú en el software del sistema POS en su teléfono inteligente o introducir de forma manual el precio y las notas sobre los servicios prestados.

2. Calcular el subtotal

El software del sistema POS calcula el subtotal, que es el costo total de todo lo que el cliente está comprando antes de que se le añadan los cargos adicionales, como los impuestos.

3. Determinar los impuestos, los gastos de envío y el costo total

El software del sistema POS calcula el costo total, incluidos el precio, los impuestos y los gastos de envío.

4. Solicitar al cliente que añada una propina (si corresponde)

Dejar una propina no es algo relevante para todas las transacciones, pero la mayoría de los flujos de compra incluyen una opción para pedirles a los clientes que dejen una propina, ya sea seleccionando de entre una serie de opciones estándares (por lo general, del 10 % al 25 %) o añadiendo el importe que se quiera.

5. Aceptar el pago

Después de que el sistema POS calcule el costo total de la transacción, el cliente envía el pago. La mayoría de los terminales POS están integrados con procesadores de pagos que aceptan una amplia variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, tarjetas y carteras digitales que utilizan pagos sin contacto con tecnología NFC, tarjetas de regalo, puntos de recompensa y dinero en efectivo.

6. Comunicarse con el banco emisor y el adquiriente

Si un cliente utiliza un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, una tarjeta de débito o una cartera digital, el procesador de pagos transmitirá los datos de la transacción al banco de la empresa, denominado “banco adquirente” o “adquirente”. El adquirente se comunica con el banco del cliente, denominado “banco emisor” o “emisor”, para obtener la aprobación de la transacción. Esto suele demorar unos segundos.

7. Completar la transacción

Una vez aprobada la transacción y aceptado el pago, los clientes suelen poder elegir entre recibir un recibo impreso, un recibo por correo electrónico o no recibir recibo alguno.

8. Actualizar el inventario

Algunos sistemas de puntos de venta también actualizan el inventario en función de lo que se ha vendido, lo que les ofrece a las empresas una visión en tiempo real de los productos, lo que es importante para pedir nuevas existencias y evitar contracargos.

¿Cómo puede ayudar Stripe?

Stripe Terminal potencia y se integra con sistemas POS para empresas nuevas, plataformas y empresas de alto crecimiento que buscan rendimiento y capacidades de pago líderes. Lee nuestra documentación para obtener más información.