Het POS-systeem van je onderneming, ook wel POS-systeem genoemd, is meer dan alleen een tool om betalingen te accepteren: het is een belangrijk onderdeel van een geweldige klantervaring. Kleine ondernemingen hebben echter vaak te maken met uitdagingen zoals beperkt personeel, krappe budgetten en de noodzaak om de voorraad handmatig bij te houden, wat kan leiden tot inefficiëntie en omzetverlies. Velen hebben ook moeite met het beheren van meerdere verkoopkanalen of het synchroniseren van online en persoonlijke transacties.

Moderne POS-systemen lossen die problemen op door het bijhouden van de voorraad te automatiseren, verkooprapporten te genereren en gebruiksvriendelijke interfaces te bieden die weinig training vereisen. Ze ondersteunen meerdere betaalmethoden, kunnen worden geïntegreerd met boekhoud- en e-commercetools en bieden toegang tot de cloud, zodat ondernemingen alles op één plek kunnen beheren. Betaalbare hardwareopties en schaalbare tariefmodellen maken het ook makkelijker voor kleine ondernemingen om aan de slag te gaan.

Een betrouwbaar, gebruiksvriendelijk POS-systeem is een belangrijk hulpmiddel voor ondernemingen van elke omvang. Hieronder bespreken we wat je moet weten over POS-systemen, inclusief hoe ze werken en hoe ze kleine ondernemingen helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waar moet je op letten bij een POS-systeem voor een kleine onderneming?
  
• Wat zijn de verschillende soorten POS-systemen?
  
• Hoeveel kosten POS-systemen?
  
• Hoe werken POS-systemen?
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Waar moet je op letten bij een POS-systeem voor een kleine onderneming?

Een POS-systeem (POS) bestaat uit betaalapparatuur en POS-software waarmee ondernemingen betalingen van klanten kunnen accepteren. Enkele extra functies die POS-systemen voor kleine ondernemingen bieden, zijn:

• Inventaris bijwerken
  
• Bijhouden van de verkoop
  
• Beheer van de kassalade
  
• Barcodes scannen
  
• Medewerkers in- en uitklokken
  
• Rapporten maken over verkopen en andere gegevens
  
• Beheren van klantaccounts en beloningen
  

Als je een POS-systeem voor je kleine bedrijf kiest, let dan vooral op gebruiksgemak. Een makkelijke interface maakt het makkelijker om medewerkers snel in te werken, wat vooral belangrijk is in drukke winkel- of serviceomgevingen.

Zoek naar POS-systemen met een app die je kunt gebruiken op mobiele apparaten zoals smartphones en tablets, omdat deze opties flexibeler en gebruiksvriendelijker zijn. Als je een POS-systeem gebruikt dat Tap to Pay ondersteunt, kun je contactloze betalingen accepteren met een iPhone of Android-apparaat.

Een andere belangrijke factor om rekening mee te houden is software-integratie. Het POS-systeem van je kleine onderneming moet makkelijk kunnen worden gekoppeld aan je bestaande tools, zoals boekhoudsoftware, voorraadbeheerplatforms en loyaliteitsprogramma's. Door een POS-systeem te kiezen dat kan worden geïntegreerd met de systemen die je al gebruikt, voorkom je dubbele gegevensinvoer, verminder je fouten en krijg je een duidelijker beeld van je ondernemingsactiviteiten in realtime.

Wat zijn de verschillende soorten POS-systemen?

Hoe een POS-systeem eruitziet en welke onderdelen het heeft, hangt af van de branche. Een winkel kan bijvoorbeeld baat hebben bij het scannen van barcodes en het afdrukken van bonnen, terwijl een dienstverlenend bedrijf misschien meer waarde hecht aan functies voor planning en fooien. Hieronder vind je een overzicht van verschillende soorten POS-systemen.

Detailhandel

In de detailhandel draait het bij POS-systemen om snel afrekenen, barcodes scannen en voorraad bijhouden. Deze systemen helpen winkeliers om verschillende productvarianten, zoals maten en kleuren, te beheren, retouren of omruilingen te verwerken en gedetailleerde verkooprapporten te maken. Betalingen worden vaak aan de kassa gedaan, maar sommige winkeliers gebruiken POS-systemen waarmee ze overal in de winkel betalingen kunnen accepteren.

Restaurants

POS-systemen voor restaurants helpen bij het invoeren van bestellingen, communicatie met de keuken, tafelbeheer en het verwerken van betalingen – allemaal in één systeem. Functies zoals het aanpassen van menu's, het wijzigen van bestellingen, het splitsen van rekeningen en het bijhouden van fooien maken het werk in de bediening en de keuken makkelijker. Veel POS-systemen voor restaurants kunnen ook worden gekoppeld aan online bestellingen, bezorgplatforms en tools voor voorraadbeheer, waardoor restaurants nauwkeuriger kunnen werken. Restaurants die vanuit een foodtruck of op pop-uplocaties werken, gebruiken vaak POS-systemen die Tap to Pay ondersteunen, zodat ze contactloze betalingen kunnen accepteren met alleen een iPhone of Android-apparaat.

Hotels en resorts

In hotels en resorts moeten POS-systemen worden geïntegreerd met property management systemen (PMS) om een soepele gastervaring te bieden, of betalingen nu worden gedaan aan de receptie, in het restaurant, de bar of de winkel ( ). Functies omvatten vaak voorraadbeheer, personeelsbeheer en gedetailleerde rapportage. Het centraliseren van transacties en gastgegevens is belangrijk voor hotels om efficiënt te kunnen werken en factureren, vooral omdat er op meerdere locaties in het pand kosten in rekening worden gebracht.

Schoonheidssalons

POS-systemen voor salons helpen bij het plannen van afspraken, de verkoop van diensten en producten en de commissies van medewerkers, waardoor de ervaring van medewerkers en klanten wordt verbeterd. Ze bevatten meestal klantprofielen en voorraadbeheer om salons te helpen producten naast hun diensten te verkopen. Hoewel betalingen vaak aan de balie worden gedaan, geven POS-systemen die contactloze betalingen onderweg mogelijk maken, salonmedewerkers de mogelijkheid om betalingen te innen voordat een klant de salonstoel verlaat.

Dienstverleners

POS-systemen voor serviceprofessionals zoals consultants, freelancers en reparateurs zijn gemaakt om afspraken en facturen te regelen, samen met betalingen. Deze systemen hebben vaak mobiele betalingsverwerking, klantprofielen en integratie met planningstools. POS-systemen die Tap to Pay ondersteunen, zijn perfect voor professionals die op verschillende locaties werken.

Gezondheidszorg

POS-systemen in de gezondheidszorg zijn speciaal gemaakt voor administratieve taken en dingen die met patiënten te maken hebben. Deze systemen helpen bij het verwerken van betalingen, het factureren van verzekeringen, het innen van eigen bijdragen en het bijhouden van gedetailleerde patiëntendossiers in klinieken en andere medische praktijken. Ze zijn vaak gekoppeld aan elektronische patiëntendossiers (EPD's) en praktijkbeheersoftware om het plannen, factureren en naleven van privacyregels zoals HIPAA in de VS makkelijker te maken.

Wat kosten POS-systemen?

Het tarief van POS-software wordt meestal bepaald aan de hand van een van de volgende drie modellen:

• Gratis: Meestal met beperkte functies of hardwarevereisten en kosten per transactie
  
• Op basis van een abonnement: Je betaalt maandelijkse of jaarlijkse kosten.
  
• Tarieven op maat: Afhankelijk van hoe groot je onderneming is en aangepast aan wat je onderneming nodig heeft
  

Ondernemingen betalen meestal maandelijkse kosten voor de POS-software, eenmalige kosten voor de aanschaf van betaalhardware en transactiekosten voor de verwerking van betalingen. De kosten variëren afhankelijk van de inbegrepen functies. Door een POS-systeem te gebruiken dat Tap to Pay ondersteunt, kunnen hardwarekosten worden geëlimineerd, aangezien betalingen rechtstreeks op een iPhone of Android-apparaat worden verwerkt.

Wees voorzichtig met gratis POS-systemen. Ze hebben meestal beperkte functies, wisselende ondersteuning en voorwaarden of beperkingen. POS-systemen zonder maandelijkse kosten, waarbij alleen transactiekosten in rekening worden gebracht, kunnen echter goed werken voor kleine ondernemingen met een lager verkoopvolume of seizoensgebonden activiteiten.

De totale kosten voor het opzetten en onderhouden van een POS-systeem zijn afhankelijk van een aantal factoren, waaronder:

• Aantal terminals
  
• Aantal medewerkers
  
• Aantal transacties
  
• Omvang van de voorraad
  
• Soort onderneming/sector
  
• Extra functies of ondersteuning voor betalingsverwerking
  

Hoe werken POS-systemen?

POS-systemen werken meestal samen met een betalingsverwerker zoals Stripe om betalingen makkelijker te maken. De verwerker moet met drie partijen communiceren:

De betaalmethode van de klant: De betaalgegevens van de klant, zoals een creditcardnummer, worden naar het POS-systeem gestuurd wanneer de klant de magneetstrip op een kaart door de lezer haalt, een EMV-chip invoert of tikt voor contactloos betalen met NFC.

De bank (of andere financiële instelling) van de klant: Het POS-systeem is via een kabel verbonden met internet of via wifi, en communiceert elektronisch met de financiële instelling van de klant om te controleren of er voldoende saldo is voor het transactiebedrag.

De betalingsverwerker van de onderneming: Het POS-systeem communiceert ook elektronisch met de betalingsverwerker van de onderneming. Dit is vaak hetzelfde bedrijf dat de hardware en software voor het POS-systeem heeft geleverd, zoals bij Stripe het geval is.

POS-systemen werken verschillend, afhankelijk van hun onderdelen, en deze onderdelen variëren naargelang de behoeften van de onderneming. Maar over het algemeen zijn de stappen voor het gebruik van een POS-systeem hetzelfde:

1. Voer de te kopen artikelen in

De onderneming 'registreert' de klant door aan het POS-systeem door te geven wat er wordt gekocht en hoeveel het kost. Hoe dit eruit ziet, hangt af van wat de klant koopt. Als ze fysieke goederen in een winkel kopen, kan een medewerker een barcodescanner gebruiken om de artikelen op te roepen op het aangesloten apparaat dat ze bij hun POS-systeem gebruiken, zoals een iPad.

Als de klant voor een dienst betaalt, zoals een therapiesessie of tuinwerk, kan de verkoper de dienst selecteren uit een menu in de POS-software op zijn smartphone of handmatig de prijs en opmerkingen over de geleverde diensten invoeren.

2. Het subtotaal berekenen

De POS-software berekent het subtotaal, dat is het totaalbedrag van alles wat de klant koopt voordat extra kosten, zoals belasting, worden toegevoegd.

3. Belasting, verzendkosten en totale kosten bepalen

De POS-software berekent de totale kosten, inclusief prijs, belasting en verzendkosten.

4. Vraag de klant om een fooi toe te voegen (indien van toepassing)

Fooien zijn niet bij elke transactie nodig, maar bij de meeste afrekenprocessen kun je klanten vragen om een fooi achter te laten. Dat kan door een standaardbedrag te kiezen (meestal 10%–25%) of door zelf een bedrag in te vullen.

5. Ontvang betaling

Nadat het POS-systeem de totale kosten van de transactie heeft berekend, betaalt de klant. De meeste POS-terminals zijn gekoppeld aan betalingssystemen die allerlei betaalmethoden accepteren, zoals creditcards en betaalpassen, kaarten en digitale wallets die gebruikmaken van contactloos betalen via NFC, cadeaubonnen, spaarpunten en contant geld.

6. Communiceren met accepterende en uitgevende banken

Als een klant een betaalmethode gebruikt die geld van een externe rekening haalt, zoals een creditcard, debetkaart of digitale wallet, stuurt de betalingsverwerker de transactiegegevens naar de bank van de onderneming, ook wel de 'accepterende bank' of 'accepteerder' genoemd. De accepteerder neemt contact op met de bank van de klant, ook wel de 'uitgevende bank' of 'uitgever' genoemd, om goedkeuring voor de transactie te krijgen. Dit duurt meestal een paar seconden.

7. Transactie voltooien

Zodra de transactie is goedgekeurd en de betaling is geaccepteerd, kunnen klanten meestal kiezen tussen een papieren bon, een bon per e-mail of helemaal geen bon.

8. Werk voorraad bij

Sommige POS-systemen werken de voorraad ook bij op basis van wat er is verkocht, waardoor ondernemingen een realtime overzicht van de goederen krijgen. Dit is belangrijk voor het bestellen van nieuwe voorraad en het voorkomen van terugboekingen.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Terminal werkt met en kan worden geïntegreerd in POS-systemen voor snelgroeiende startups, platforms en ondernemingen die op zoek zijn naar toonaangevende betalingsprestaties en -mogelijkheden. Check onze documentatie voor meer info.