Las empresas actuales deben dar prioridad a un procesamiento de pagos sencillo y seguro con un proceso de activación automatizado. Un aspecto clave del procesamiento de pagos es la incorporación de los comerciantes. Este proceso integra a una empresa con un proveedor de servicios de pagos (PSP) o una pasarela de pagos, sentando las bases para un sistema de procesamiento de pagos optimizado, conforme a la normativa y eficiente.

Una estrategia de activación de comerciantes bien ejecutada mejora la experiencia y la confianza del cliente al tiempo que reduce el riesgo de fraude, el retraso en las transacciones y las penalizaciones por incumplimiento de la normativa. Las empresas deben planificar e implementar concienzudamente su proceso de activación de comerciante para crear una configuración de pagos adecuada a sus necesidades. Aunque los detalles de la activación de comerciantes son complejos, el proceso no tiene por qué ser complicado. A continuación encontrarás lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la activación de comerciantes?
  
• Activación de comerciantes: actores y componentes claves
  
• ¿Qué documentos necesitan las empresas para la activación de comerciantes?
  
• ¿Cómo funciona el proceso de activación de comerciantes?
  
• ¿Qué es el «conocimiento del cliente»?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  

¿Qué es la activación de comerciantes?

La activación de comerciantes es el proceso mediante el cual una empresa de pagos configura una cuenta para que una empresa pueda aceptar y gestionar los pagos de sus clientes de forma fácil y segura. Para ello, la empresa suele necesitar acceso a las funciones de una cuenta de comerciante. Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria que se utiliza específicamente para aceptar pagos de clientes, normalmente mediante tarjeta u otra transferencia electrónica. La cuenta se utiliza para retener los fondos de los clientes antes de que se transfieran a la cuenta bancaria principal de la empresa.

La activación de comerciantes tiene importantes repercusiones en la eficiencia operativa de una empresa, la experiencia del cliente y la gestión de riesgos. Un proceso de activación mal ejecutado puede provocar retrasos o fallos en las transacciones, un mayor riesgo de fraude y el incumplimiento de la normativa del sector, lo que, en última instancia, daña la reputación de la empresa y puede acarrear sanciones económicas o la pérdida de clientes.

Las empresas deben tomar un enfoque bien estudiado en cuanto a la activación de comerciantes para prosperar en el panorama de pagos competitivo y altamente regulado que existe en la actualidad. De esta forma, podrán ofrecer una experiencia sencilla y segura al cliente, mantener el cumplimiento de los estándares del sector y crear fuertes lazos con sus socios de pagos, lo que en definitiva impulsa el crecimiento empresarial y la retención de clientes.

Activación de comerciantes manual frente a automatizado

La activación de comerciantes puede realizarse de forma manual o mediante sistemas automatizados. La activación manual suele requerir una mayor revisión por parte del personal y plazos de aprobación más largos, mientras que la activación automatizada utiliza la tecnología para verificar la información en tiempo real.

La activación automatizada es una práctica habitual entre las empresas con enfoque digital, los marketplaces y las plataformas de software como servicio (SaaS) que necesitan activar a los comerciantes de forma rápida y a gran escala.

Onboarding de comerciantes: actores y componentes claves

Para realizar un onboarding de comerciante satisfactorio, es importante entender las funciones que desempeñan varios actores claves y la forma en que interactúan durante el proceso. Estas partes trabajan en conjunto para desarrollar un entorno de procesamiento de pagos seguro y útil, y son las siguientes:

• Comerciantes
  Los comerciantes son empresas, minoristas o proveedores de servicios que precisan aceptar pagos de clientes. Establecen relaciones con proveedores de servicios de pago o pasarelas de pagos para habilitar las transacciones mediante varios canales, como los pagos por Internet, en tienda o por móvil.

• Proveedores de servicios de pago
  Los proveedores de servicios de pago (PSP) son empresas que ofrecen soluciones de procesamiento de pagos para otros negocios. Se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones, como la autorización, la compensación y el cobro, y garantizan el cumplimiento de la normativa y los estándares del sector. Los PSP también pueden ofrecer servicios adicionales, como la detección de fraude y la gestión de riesgos.

• Pasarelas de pagos
  Las pasarelas de pagos son las plataformas tecnológicas que posibilitan una transferencia segura de los datos de las transacciones entre los sistemas de la empresa —como su tienda en línea, el sistema de puntos de venta (POS) o la aplicación móvil— y el PSP o el banco adquirente. Son las responsables de cifrar los datos confidenciales, como la información de la tarjeta de crédito, y de garantizar una transmisión segura de los mismos durante el proceso de transacción.

• Bancos adquirentes
  Los bancos adquirentes, también denominados «adquirentes de comerciantes», son instituciones financieras que colaboran con los PSP para procesar y cobrar transacciones en nombre de otras empresas. Son los responsables de evaluar los riesgos de las cuentas de comerciante y los riesgos asociados al negocio, así como de garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Redes de tarjetas
  Las redes de tarjetas —como Visa, Mastercard, American Express y Discover— son las organizaciones que establecen las normas y estándares para las transacciones con tarjeta. Posibilitan la comunicación y el cobro de las transacciones entre el banco adquirente y el banco emisor (el banco que emitió la tarjeta de pago del cliente).

• Bancos emisores
  Los bancos emisores, también denominados «emisores», son instituciones financieras que emiten tarjetas de pago —es decir, tarjetas de crédito, débito o prepago— a los clientes. Son los responsables de autorizar las transacciones, asegurarse de que el cliente tiene suficientes fondos o crédito disponible y, finalmente, transferir los fondos al banco adquirente.

• Organismos reguladores
  Las autoridades reguladoras y los organismos del sector, como el Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), establecen y ejecutan las normas y estándares que rigen el procesamiento de pagos. Su objetivo es proteger a los clientes y garantizar la seguridad y la integridad del ecosistema de pagos.

¿Qué documentos necesitan las empresas para la activación de comerciantes?

Antes de iniciar el proceso de activación de comerciantes, las empresas deben preparar los documentos y materiales necesarios. La recopilación de los materiales con antelación puede acelerar el proceso y minimizar los posibles retrasos, en un procedimiento que de por sí lleva mucho tiempo.

La siguiente es una lista de documentos y materiales que las empresas deberían tener preparados:

• Documentos de registro de la empresa: copias de los documentos de registro de la empresa, tales como los estatutos sociales, los certificados de constitución u otros documentos pertinentes que acrediten la existencia legal de la empresa.

• Números de identificación fiscal: los números de identificación fiscal de la empresa, como el número de identificación del empleador (EIN) en Estados Unidos o su equivalente en otros países.

• Información sobre la propiedad: información sobre la estructura de propiedad de la empresa, incluidos datos sobre los propietarios, socios o administradores. Esto puede implicar la presentación de documentos de identificación personal de las partes interesadas clave, como documentos de identidad oficiales, pasaportes o permisos de conducir.

• Estados financieros: estados contables recientes, como balances, cuentas de beneficios y estados de flujo de caja, para aportar información sobre la salud financiera de la empresa.

• Datos de la cuenta bancaria: datos relativos a la cuenta bancaria de la empresa, incluyendo el número de cuenta, el número de ruta y el nombre y la dirección del banco.

• Licencias y permisos de la empresa: copia de toda licencia, permiso o certificado comercial relevante y necesario para desarrollar la actividad de la empresa en el sector o jurisdicción correspondiente.

• Sitio web de la empresa y presencia en línea: información sobre el sitio web, la tienda en línea o la aplicación móvil de tu empresa, incluidas las direcciones URL y las descripciones de los productos o servicios que se ofrecen. Si utilizas una plataforma de e-commerce, es posible que esta tenga requisitos adicionales.

• Historial de procesamiento de pagos: si la empresa cuenta con un historial previo de procesamiento de pagos, facilite extractos o resúmenes del volumen de transacciones anteriores, las tasas de contracargos y cualquier otra información relevante.

• Plan de empresa y proyecciones de ingresos: puede que se solicite un pan de empresa detallado que incluya una estimación de ingresos y una previsión del volumen de transacciones, sobre todo en el caso de startups o negocios con un historial de operaciones limitado.

• Documentación de cumplimiento de la normativa: documentación relacionada con el cumplimiento de la normativa y los estándares del sector por parte de la empresa, como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras políticas de privacidad y protección de datos.

¿Cómo funciona el proceso de activación de comerciantes?

El proceso de activación de comerciantes implica varios pasos que llevan al establecimiento de una relación profesional entre una empresa y un PSP o una pasarela de pagos.

El siguiente es un resumen del proceso habitual en el activación de comerciantes:

1. Prepara la información de tu empresa y elige un proveedor: reúne la información y la documentación necesarias, tal y como se indica en la sección anterior. También deberías investigar sobre los PSP y las pasarelas de pagos para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades específicas.

2. Envía tu solicitud de adhesión como comerciante para su revisión: envía una solicitud al PSP o a la pasarela de pagos, proporcionando información sobre tu empresa, sus propietarios y los volúmenes de transacciones previstos. El PSP o la pasarela de pago revisarán la solicitud para asegurarse de que tu empresa cumple los requisitos y es un candidato adecuado para sus servicios.

3. Comprobaciones de cumplimiento normativo y evaluación de riesgos: el PSP o el banco adquirente lleva a cabo un proceso de diligencia debida para evaluar el riesgo asociado a su negocio, teniendo en cuenta factores como el tipo de actividad, el volumen de transacciones, el historial de contracargos y el cumplimiento de la normativa pertinente y los estándares del sector. Este proceso puede incluir comprobaciones de antecedentes, verificaciones de solvencia crediticia y la comprobación de la información que usted les facilite.

4. Configura e integra tu cuenta de pago: una vez aprobada, configura tu cuenta con el PSP o la pasarela de pagos. Esto implica conectar tu tienda online, tu sistema POS o tu aplicación móvil con la pasarela de pago del PSP. La integración puede requerir asistencia técnica por parte del PSP o de la pasarela de pago, así como pruebas para garantizar que todo funciona según lo previsto.

5. Forma a tu equipo y accede al soporte continuo: la mayoría de los PSP y pasarelas de pagos ofrecen a tu equipo formación, recursos y asistencia continua para garantizar una colaboración fluida y satisfactoria. Esto puede incluir orientación sobre el uso de la plataforma de pagos, la gestión de transacciones, la resolución de disputas y contracargos, y el cumplimiento de los requisitos de seguridad y normativa.

6. Supervisa el rendimiento y optimizarlo con el tiempo: una vez finalizado el proceso de activación, supervise y optimice continuamente sus sistemas de procesamiento de pagos para garantizar la máxima eficiencia, seguridad y cumplimiento de la normativa. Esto puede implicar actualizar el software, implementar nuevas medidas de prevención del fraude o ajustar los límites de las transacciones en función de las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Qué es el «conocimiento del cliente»?

El conocimiento del cliente (KYC) es un requisito normativo y un proceso de gestión de riesgos que utilizan las instituciones financieras, los proveedores de servicios de pago (PSP) y otras empresas para verificar la identidad de sus clientes. El objetivo principal de KYC es prevenir el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otras actividades fraudulentas, garantizando que las empresas traten con personas y empresas legítimas. Mientras que KYC verifica la identidad, los procesos de Prevención del blanqueo de capitales (AML) se centran en supervisar las transacciones a lo largo del tiempo para detectar actividades sospechosas. Juntos, KYC y AML ayudan a los PSP y a los bancos adquirentes a cumplir con las obligaciones normativas y a reducir el riesgo de delitos financieros.

KYC desempeña una función importante en el proceso de activación de comerciantes, ya que los PSP y los bancos adquirentes deben llevar a cabo comprobaciones de KYC con respecto a las empresas antes de establecer una relación con estas. KYC contribuye a evaluar el riesgo asociado a una empresa, lo que, a su vez, ayuda a los PSP y los bancos adquirentes a tomar decisiones fundamentadas a la hora de aprobar o rechazar la solicitud de comerciante de una empresa.

Durante el proceso de activación de comerciantes, el procedimiento de KYC suele implicar los siguientes pasos:

Recopila la información de identidad de la empresa y de sus propietarios: la empresa aporta la información y la documentación necesarias, como los datos de inscripción comercial de la empresa, los números de identificación fiscal y la estructura de propiedad. Puede que también se le solicite el envío de los documentos personales de identidad de los propietarios del negocio o las principales partes interesadas; por ejemplo, documentos de identidad, pasaportes o permisos de conducción expedidos por el gobierno correspondiente.

Verifica la información y los documentos presentados: el PSP o el banco adquirente verifican la información aportada por la empresa a través de fuentes fiables e independientes, como los registros públicos, las agencias de crédito y las bases de datos comerciales. De esta forma, se aseguran de que la empresa es una entidad comercial legítima y que los particulares implicados son quienes afirman ser.

Evalúa el riesgo de la empresa y los factores de cumplimiento de la normativa: el PSP o el banco adquirente evalúan el riesgo asociado a la empresa con base en varios factores, como el tipo de negocio, el volumen de transacciones, la ubicación geográfica y el historial de cumplimiento de la normativa. Las empresas de mayor riesgo pueden estar sujetas a procedimientos de diligencia debida reforzada, lo que puede incluir comprobaciones de antecedentes más exhaustivas y una supervisión continuada más estricta.

Supervisa la actividad de la cuenta de forma continua: Tras las comprobaciones iniciales de KYC y el proceso de activación, los PSP y los bancos adquirentes deben supervisar la actividad de sus empresas con regularidad. De esta forma, pueden identificar los cambios en el perfil de riesgos, las posibles señales de peligro o las actividades sospechosas que pudieran justificar una investigación más a fondo.

Debes tener en cuenta que tendrás que cumplir con los requisitos de KYC tanto durante el proceso de activación de comerciante como después.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments permite a las empresas configurar y aceptar más de 125 métodos de pago, incluidas las transferencias de crédito ACH. Ofrece una solución de pagos unificada y global que ayuda a cualquier empresa, desde startups en crecimiento hasta grandes corporaciones globales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Concilia pagos de forma automática: concilia fácilmente transferencias de crédito ACH con un pago o factura específicos con un motor de conciliación automática que utiliza cuentas bancarias virtuales para cada cliente y herramientas para la resolución de problemas.

• Simplificar los reembolsos: haz reembolsos o devuelve excesos de fondos al cliente.

• Optimiza la experiencia del proceso de compra: crea una experiencia de cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con IU de pago preconstruidas y Link, un monedero digital de Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas de pagos configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Hacer crecer tu empresa con una plataforma fiable: desarrolla tu negocio sobre una infraestructura que está preparada para escalar contigo. Stripe ha logrado mantener un tiempo de actividad histórico del 99,999 % y garantiza una fiabilidad líder en el sector.

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