Ondernemingen moeten tegenwoordig prioriteit geven aan eenvoudige, veilige betalingsverwerking met geautomatiseerde onboarding. Een belangrijk aspect van betalingsverwerking is de onboarding van verkopers. Dit proces koppelt een onderneming aan een betaaldienstverlener of betaalgateway, waarmee de basis wordt gelegd voor een gestroomlijnd, compliant en efficiënt betalingsverwerkingssysteem.

Een goed uitgevoerde strategie voor onboarding van verkopers verbetert de klantervaring en het vertrouwen en vermindert het risico op fraude, vertraagde transacties en boetes voor niet-naleving. Bedrijven moeten hun onboardingproces voor verkopers zorgvuldig plannen en implementeren om een betalingsoplossing te bouwen die geschikt is voor hun behoeften. Hoewel de details van het onboarden van verkopers complex zijn, hoeft het proces niet ingewikkeld te zijn. Dit moet je allemaal weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is verkoper onboarding?
  
• Verkoper onboarding: belangrijkste spelers en onderdelen
  
• Welke documenten hebben ondernemingen nodig voor verkoper onboarding?
  
• Hoe werkt het verkoper onboarding-proces?
  
• Wat is 'Ken-je-klant'?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat is merchant onboarding?

Merchant onboarding is het proces waarbij een betalingsbedrijf een onderneming helpt om klantbetalingen eenvoudig en veilig te accepteren en te beheren. Hiervoor heeft een onderneming doorgaans toegang nodig tot de functies van een verkopersaccount. Een verkopersaccount is een bankrekening die specifiek wordt gebruikt voor het accepteren van klantbetalingen, meestal via kaart of andere elektronische overboekingen. De rekening wordt gebruikt om geld van klanten vast te houden voordat het wordt overgemaakt naar de hoofdbankrekening van de onderneming.

Verkoper onboarding heeft grote gevolgen voor de operationele efficiëntie, de klantervaring en het risicobeheer van een onderneming. Een slecht uitgevoerd onboardingproces kan leiden tot vertraagde of mislukte transacties, een verhoogd risico op fraude en het niet naleven van branchevoorschriften, wat uiteindelijk de reputatie van de onderneming schaadt en mogelijk resulteert in financiële boetes of het verlies van klanten.

Ondernemingen moeten de onboarding van verkopers zorgvuldig aanpakken om te kunnen gedijen in het huidige competitieve en sterk gereguleerde betalingslandschap. Zo kunnen ze een eenvoudige en veilige klantervaring bieden, voldoen aan de branche-normen en sterke relaties opbouwen met hun betalingspartners, wat uiteindelijk de bedrijfsgroei en klantenbinding stimuleert.

Handmatige versus geautomatiseerde onboarding van verkopers

De onboarding van verkopers kan handmatig of via geautomatiseerde systemen worden afgehandeld. Handmatige onboarding gaat vaak gepaard met meer menselijke controle en langere goedkeuringstijden, terwijl geautomatiseerde onboarding technologie gebruikt om informatie in realtime te verifiëren.

Geautomatiseerde onboarding wordt vaak gebruikt door digital-first ondernemingen, marktplaatsen en Software-as-a-Service (SaaS)-platforms die verkopers snel en op grote schaal moeten onboarden.

Onboarding van verkopers: De belangrijkste spelers en componenten

Voor een succesvolle onboarding van verkopers is het belangrijk om inzicht te hebben in de rollen van verschillende belangrijke spelers en hoe zij tijdens het proces met elkaar omgaan. Deze partijen werken samen om een veilige en functionele omgeving voor betalingsverwerking te exploiteren, waaronder:

• Handelaars
  Handelaren zijn bedrijven, detailhandels of dienstverleners die betalingen van klanten moeten accepteren. Ze gaan relaties aan met betalingsdienstaanbieders of betalingsgateways om transacties via verschillende kanalen te vergemakkelijken, zoals online, in de winkel of mobiele betalingen.

• Aanbieders van betaaldiensten
  Payment service providers (PSP's) zijn bedrijven die oplossingen voor betalingsverwerking aanbieden aan bedrijven. Zij behandelen de technische aspecten van de verwerking van transacties, zoals autorisatie, clearing en vereffening, en ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de branchevoorschriften en -normen. Betaaldienstverleners kunnen ook aanvullende diensten aanbieden, zoals fraudedetectie en risicobeheer.

• Betalingsgateways
  Betaalgateways zijn de technologieplatforms die de veilige overdracht van transactiegegevens tussen de systemen van het bedrijf mogelijk maken, zoals de online winkel, het POS-systeem (POS of mobiele app—en de PSP van ontvangende bank. Zij zijn verantwoordelijk voor het versleutelen van gevoelige gegevens, zoals creditcardgegevens, en zorgen voor de veilige overdracht van deze gegevens tijdens het transactieproces.

• Banken werven
  Ontvangende banken, ook wel 'verkopes-ontvangers' genoemd, zijn financiële instellingen die samenwerken met PSP's om namens bedrijven transacties te verwerken en af te wikkelen. Ze zijn verantwoordelijk voor het evalueren van verkopersaccounts, het beoordelen van het risico dat aan het bedrijf is verbonden en het waarborgen van de naleving van de regelgeving.

• Kaartnetwerken
  Kaartnetwerken, zoals Visa, Mastercard, American Express en Discover, zijn organisaties die de regels en normen voor kaarttransacties vaststellen. Ze vergemakkelijken de communicatie en afwikkeling van transacties tussen de ontvangende bank en de uitgevende bank (de bank die de betaalkaart van de klant heeft verstrekt).

• Uitgevende banken
  Uitgevende banken, ook wel 'issuers' genoemd, zijn financiële instellingen die betaalkaarten (oftewel creditcards, betaalpassen of prepaidkaarten) uitgeven aan klanten. Ze zijn verantwoordelijk voor het autoriseren van transacties, ervoor zorgen dat de klant voldoende geld of krediet beschikbaar heeft en uiteindelijk het geld overmaken naar de ontvangende bank.

• Regelgevende instanties
  Regelgevende instanties en brancheorganisaties, zoals de Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), stellen voorschriften en normen vast die van toepassing zijn op de verwerking van betalingen. Ze zijn bedoeld om klanten te beschermen en de veiligheid en integriteit van het betalingsecosysteem te waarborgen.

Welke documenten hebben bedrijven nodig voor de onboarding van verkopers?

Voordat je het onboardingproces start, moet je de benodigde documenten en materialen klaarzetten. Door deze dingen van tevoren te verzamelen, kun je het proces versnellen en mogelijke vertragingen in een proces dat veel tijd kan kosten, tot een minimum beperken.

Hier is een lijst met belangrijke documenten en materialen die bedrijven van plan moeten zijn klaar te hebben:

• Bedrijfsregistratiedocumenten: kopieën van de registratiedocumenten van de onderneming, zoals statuten, oprichtingsakten of andere relevante documenten die het wettelijke bestaan van de onderneming bevestigen.

• Fiscale identificatienummers: de fiscale identificatienummers van de onderneming, zoals het werkgeversidentificatienummer (EIN) in de Verenigde Staten of het equivalent daarvan in andere landen.

• Informatie over de eigendomsstructuur: informatie over de eigendomsstructuur van de onderneming, inclusief details over de eigenaren, partners of bestuurders. Hierbij kan het nodig zijn om persoonlijke identificatiedocumenten van belangrijke belanghebbenden te verstrekken, zoals door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen, paspoorten of rijbewijzen.

• Financiële overzichten: recente financiële overzichten, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen en kasstroomoverzichten, om inzicht te geven in de financiële gezondheid van de onderneming.

• Bankrekeninggegevens: details over de bankrekening van de onderneming, inclusief het rekeningnummer, het routingnummer en de naam en het adres van de bank.

• Bedrijfsvergunningen en -licenties: kopieën van alle relevante vergunningen, licenties of certificeringen die nodig zijn om in jouw branche of rechtsgebied actief te zijn.

• Bedrijfswebsite en online aanwezigheid: informatie over de website, webwinkel of mobiele app van je onderneming, inclusief URL's en beschrijvingen van de aangeboden producten of diensten. Als je een e-commerceplatform gebruikt, kan het zijn dat het platform ook aanvullende vereisten heeft.

• Betaalgeschiedenis: als de onderneming een eerdere betaalgeschiedenis heeft, lever dan afschriften of overzichten van eerdere transactievolumes, chargebackpercentages en andere relevante informatie.

• Bedrijfsplan en omzetprognoses: er kan om een gedetailleerd bedrijfsplan worden gevraagd, inclusief omzetprognoses en verwachte transactievolumes, vooral voor start-ups of ondernemingen met een beperkte bedrijfsgeschiedenis.

• Compliancedocumentatie: alle documentatie met betrekking tot de compliance van je onderneming met branchevoorschriften of -normen, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of andere beleidsregels inzake gegevensbescherming en privacy.

Hoe verloopt het onboardingproces voor verkopers?

Het onboardingproces voor verkopers omvat verschillende stappen om een werkrelatie tussen een bedrijf en een betaaldienstverlener of betaalgateway tot stand te brengen.

Hier volgt een overzicht van het gebruikelijke onboardingproces voor verkopers:

1. Zorg dat je bedrijfsgegevens bij de hand hebt en kies een aanbieder: verzamel de benodigde informatie en documentatie, zoals beschreven in het vorige gedeelte. Je moet ook onderzoek doen naar betaaldienstverleners en betaalgateways om de beste match voor jouw specifieke behoeften te vinden.

2. Dien je aanvraag als verkoper in ter beoordeling: dien een aanvraag in bij de betaaldienstverlener of betaalgateway, met informatie over je onderneming, de eigenaren en de verwachte transactievolumes. De betaaldienstverlener of betaalgateway beoordeelt de aanvraag om te controleren of je onderneming aan de vereisten voldoet en in aanmerking komt voor hun diensten.

3. Voltooi de compliance-controles en risicobeoordeling: de betaaldienstverlener of accepterende bank voert een due diligence-onderzoek uit om het risico van je onderneming te beoordelen, waarbij rekening wordt gehouden met factoren zoals het type onderneming, transactievolume, chargeback-geschiedenis en naleving van relevante regelgeving en industrienormen. Dit proces kan bestaan uit achtergrondcontroles, kredietcontroles en verificatie van de informatie die je verstrekt.

4. Je betaalaccount instellen en integreren: zodra je bent goedgekeurd, stel je je account in bij de betaaldienstverlener of betaalgateway. Dit houdt in dat je je webwinkel, kassasysteem of mobiele app koppelt aan de betaalgateway van de betaaldienstverlener. Voor de integratie is mogelijk technische ondersteuning van de betaaldienstverlener of betaalgateway nodig, evenals tests om te controleren of alles naar behoren werkt.

5. Train je team en maak gebruik van doorlopende ondersteuning: de meeste betaaldienstverleners en betaalgateways bieden je team training, hulpmiddelen en doorlopende ondersteuning om een soepele en succesvolle samenwerking te garanderen. Dit kan bestaan uit begeleiding bij het gebruik van het betaalplatform, het beheren van transacties, het afhandelen van geschillen en chargebacks, en het naleven van beveiligings- en compliance-vereisten.

6. Monitor de prestaties en optimaliseer in de loop van de tijd: nadat het onboardingproces is voltooid, moet je je betalingsverwerkingssystemen continu monitoren en optimaliseren om maximale efficiëntie, veiligheid en compliance te garanderen. Dit kan het updaten van software, het implementeren van nieuwe fraudepreventiemaatregelen of het aanpassen van transactielimieten op basis van veranderende behoeften van de onderneming omvatten.

Wat is 'Ken-je-klant'?

Ken-je-klant is een wettelijke vereiste en een risicobeheerproces dat door financiële instellingen, betaaldienstverleners en andere ondernemingen wordt gebruikt om de identiteit van hun klanten te verifiëren. Het belangrijkste doel van ken-je-klant is het voorkomen van witwassen, terrorismefinanciering en andere frauduleuze activiteiten door ervoor te zorgen dat ondernemingen zaken doen met legitieme personen en bedrijven. Terwijl ken-je-klant de identiteit verifieert, richt witwasbestrijding (AML) zich op het monitoren van transacties in de loop van de tijd om verdachte activiteiten op te sporen. Samen helpen ken-je-klant en witwasbestrijding betaaldienstverleners en accepterende banken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en het risico op financiële criminaliteit te verminderen.

Ken-je-klant speelt een belangrijke rol in het onboardingproces van verkopers, aangezien betaaldienstverleners en ontvangende banken verplicht zijn om ken-je-klant-controles uit te voeren op bedrijven voordat ze een relatie aangaan. Ken-je-klant helpt bij het beoordelen van de risico's die aan een bedrijf zijn gemoeid, waarna betaaldienstverleners en ontvangende banken weloverwogen beslissingen kunnen nemen over het al dan niet goedkeuren van de aanvraag van een bedrijf voor een handelaar.

Tijdens het onboardingproces van verkopers omvat ken-je-klant doorgaans de volgende stappen:

Verzamel informatie over de onderneming en de identiteit van de eigenaar: de onderneming verstrekt de benodigde informatie en documentatie, zoals bedrijfsregistratiegegevens, belastingnummers en de eigendomsstructuur. Soms moet je ook persoonlijke identiteitsdocumenten van de eigenaren van de onderneming of belangrijke belanghebbenden indienen, zoals officiële identiteitsbewijzen, paspoorten of rijbewijzen.

De ingediende informatie en documenten verifiëren: de betaaldienstverlener of accepterende bank controleert de door de onderneming verstrekte informatie aan de hand van betrouwbare en onafhankelijke bronnen, zoals openbare registers, kredietbureaus of commerciële databases. Dit helpt ervoor te zorgen dat de onderneming een legitieme onderneming is en dat de betrokken personen zijn wie ze zeggen te zijn.

Beoordeel bedrijfsrisico's en compliance-factoren: de betaaldienstverlener of accepterende bank beoordeelt het risico dat aan de onderneming verbonden is op basis van verschillende factoren, zoals het type onderneming, transactievolumes, geografische locatie en compliance-geschiedenis. Bedrijven met een hoger risico kunnen onderworpen worden aan verscherpte due diligence-procedures, waaronder grondigere achtergrondcontroles en voortdurende monitoring.

Houd de accountactiviteit continu in de gaten: na de eerste ken-je-klant-controles en het onboardingproces zijn betaaldienstverleners en accepterende banken verplicht om de activiteiten van hun ondernemingen regelmatig te monitoren. Dit helpt bij het identificeren van eventuele veranderingen in het risicoprofiel, mogelijke rode vlaggen of verdachte activiteiten die nader onderzoek rechtvaardigen.

Je kunt ervan uitgaan dat je tijdens het onboardingproces van de verkoper en daarna met ken-je-klant te maken krijgt.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Met Stripe Payments kunnen ondernemingen meer dan 125 betaalmethoden instellen en accepteren, waaronder ACH Credit Transfers. Het biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming – van opschalende start-ups tot wereldwijde ondernemingen – helpt om online, bij fysieke betalingen en overal ter wereld betalingen te accepteren.

Stripe Payments kan je helpen:

• Automatische betalingen te reconciliëren: reconcilieer ACH Credit Transfers eenvoudig met een specifieke betaling of factuur met behulp van een automatische reconciliatie- engine die virtuele bankrekeningen voor elke klant gebruikt en tools voor probleemoplossing.

• Terugbetalingen te vereenvoudigen: geef geld terug of stuur overtollige bedragen terug naar de klant.

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces en Link, de digitale wallet van Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen, of ga vandaag nog aan de slag.