Unternehmen müssen heutzutage einer einfachen und sicheren Zahlungsabwicklung mit automatisiertem Onboarding Priorität einräumen. Ein zentraler Aspekt der Zahlungsabwicklung ist das Händler-Onboarding. Dieser Prozess bindet ein Unternehmen an einen Zahlungsdienstleister (PSP) oder ein Zahlungsgateway an und legt damit den Grundstein für ein optimiertes, konformes und effizientes Zahlungsabwicklungssystem.

Eine gut durchdachte Strategie für das Händler-Onboarding verbessert das Kundenerlebnis sowie das Vertrauen der Kundschaft und verringert gleichzeitig das Betrugsrisiko, Transaktionsverzögerungen und Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften. Unternehmen müssen ihren Prozess für das Händler-Onboarding sorgfältig planen und implementieren, um ein Zahlungssystem einzurichten, das ihre Anforderungen erfüllt. Obwohl die Details des Händler-Onboardings komplex sind, muss der Prozess nicht kompliziert sein. Das sollten Sie wissen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Händler-Onboarding?
  
• Händler-Onboarding: Hauptakteure und Komponenten
  
• Welche Dokumente benötigen Unternehmen für das Händler-Onboarding?
  
• Wie funktioniert der Händler-Onboarding-Prozess?
  
• Was ist „Know Your Customer“ (KYC)?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was ist das Händler-Onboarding?

Das Händler-Onboarding ist der Prozess, bei dem ein Zahlungsdienstleister ein Unternehmen so einrichtet, dass es Kundenzahlungen einfach und sicher annehmen und verwalten kann. Dazu benötigt ein Unternehmen in der Regel Zugriff auf die Funktionen eines Händlerkontos. Ein Händlerkonto ist ein Bankkonto, das speziell für die Annahme von Kundenzahlungen genutzt wird, in der Regel per Karte oder anderer elektronischer Überweisung. Das Konto dient dazu, Kundengelder zu verwahren, bevor sie auf das Hauptbankkonto des Unternehmens überwiesen werden.

Das Händler-Onboarding hat erhebliche Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz, das Kundenerlebnis und das Risikomanagement eines Unternehmens. Ein schlecht durchgeführter Onboarding-Prozess kann zu verzögerten oder fehlgeschlagenen Transaktionen, einem erhöhten Betrugsrisiko und der Nichteinhaltung von Branchenvorschriften führen, was letztlich den Ruf des Unternehmens schädigt und möglicherweise zu finanziellen Strafen oder Kundenverlusten führt.

Unternehmen sollten das Händler-Onboarding gut überlegt planen, um sich in der hart umkämpften und streng regulierten Zahlungslandschaft von heute zu behaupten. So können sie ein einfaches und sicheres Kundenerlebnis schaffen, Branchenstandards einhalten und erfolgreiche Beziehungen zu ihren Zahlungspartnern aufbauen, um letztendlich das Unternehmenswachstum und die Kundenbindung zu steigern.

Manuelles vs. automatisiertes Händler-Onboarding

Das Händler-Onboarding kann manuell oder über automatisierte Systeme abgewickelt werden. Das manuelle Onboarding erfordert oft mehr manuelle Überprüfung und längere Genehmigungszeiten, während das automatisierte Onboarding Technologien nutzt, um Informationen in Echtzeit zu verifizieren.

Das automatisierte Onboarding wird häufig von Digital-First-Unternehmen, Marktplätzen und Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS) genutzt, die Händler/innen schnell und in großem Umfang onboarden müssen.

Händler-Onboarding: Wichtige Beteiligte und Komponenten

Für erfolgreiches Händler-Onboarding müssen Sie die Rollen mehrerer wichtiger Beteiligten und deren Interaktion während des Prozesses kennen. Diese Parteien sorgen gemeinsam für eine sichere und funktionale Zahlungsabwicklungsumgebung:

• Händler
  Händler sind Unternehmen, Einzelhändler oder Dienstleister, die Zahlungen von Kundinnen und Kunden akzeptieren müssen. Sie bauen Beziehungen mit Zahlungsdienstleistern oder Zahlungs-Gateways auf, um Transaktionen über verschiedene Kanäle zu erleichtern, wie Online-, persönliche oder mobile Zahlungen.

• Zahlungsdienstleister
  Zahlungsdienstleister (Payment Service Provider, PSPs) sind Unternehmen, die Zahlungsabwicklungslösungen für Unternehmen anbieten. Sie übernehmen die technischen Aspekte der Transaktionsabwicklung, wie Autorisierung, Ausgleich und Zahlungsabwicklung und sorgen für Compliance mit Branchenvorschriften und -standards. PSPs können auch weitere Dienstleistungen bereitstellen, wie Betrugserkennung und Risikomanagement.

• Zahlungs-Gateways
  Zahlungs-Gateways sind die Technologieplattformen, die Transaktionsdaten zwischen den Systemen der Unternehmen – wie dem Online-Shop, Point-of-Sale(POS)-System oder der mobilen App – und dem PSP oder Acquirer (Händlerbank) sicher übertragen. Sie verschlüsseln sensible Daten, wie Kreditkartenangaben, und übertragen diese auf sichere Weise während der Transaktion.

• Acquirer (Händlerbanken)
  Acquirer (auch als Händlerbanken bezeichnet) sind Finanzinstitute, die als Partner von PSPs Transaktionen für Unternehmen abwickeln. Sie sind für die Risikoevaluation von Händlerkonten, die Bewertung des Risikos des Unternehmens und die Einhaltung von Vorschriften verantwortlich.

• Kartennetzwerke
  Kartennetzwerke, wie Visa, Mastercard, American Express und Discover, sind Organisationen, die die Regeln und Standards für Kartentransaktionen aufstellen. Sie erleichtern die Kommunikation und Zahlungsabwicklung von Transaktionen zwischen Acquirer und ausstellender Bank (der Bank, die die Zahlungskarte der Kundin oder des Kunden ausgestellt hat).

• Ausstellende Banken
  Ausstellende Banken (auch als „Aussteller“ bezeichnet) sind Finanzinstitute, die Zahlungskarten, also Kredit-, Debit- oder Prepaid-Karten, an Kundinnen und Kunden ausstellen. Sie autorisieren Transaktionen, stellen sicher, dass die Kundinnen und Kunden über ausreichende Gelder oder einen ausreichenden Kredit verfügen, und überweisen die Gelder schließlich an den Acquirer.

• Aufsichtsbehörden
  Aufsichts- und Regulierungsbehörden, wie der Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), stellen Vorschriften und Standards für die Zahlungsabwicklung auf. Diese dienen dem Kundenschutz und sorgen für Sicherheit und Integrität des Zahlungsökosystems.

Welche Dokumente benötigen Unternehmen für das Händler-Onboarding?

Bevor Unternehmen das Händler-Onboarding einleiten, sollten sie die notwendigen Dokumente und Materialien zusammenstellen. Die vorzeitige Sammlung dieser Materialien kann den (unter Umständen zeitaufwendigen) Prozess beschleunigen und potenzielle Verzögerungen minimieren.

Diese wichtigen Dokumente und Materialien sollten Unternehmen bereit halten:

• Unternehmensregistrierungsunterlagen: Kopien der Unternehmensregistrierungsunterlagen, wie zum Beispiel die Satzung, Gründungsurkunden oder andere relevante Dokumente, die die rechtliche Existenz des Unternehmens belegen.

• Steueridentifikationsnummern: Die Steueridentifikationsnummern des Unternehmens, wie zum Beispiel die Arbeitgeberidentifizierungsnummer (Employer Identification Number, EIN) in den USA oder die entsprechende Nummer in anderen Ländern.

• Angaben zur Inhaberschaft: Informationen über die Inhaberstruktur des Unternehmens, einschließlich Angaben zu den Inhaberinnen und Inhabern, Partnerinnen und Partnern oder Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern. Dies kann die Vorlage persönlicher Ausweisdokumente für wichtige Stakeholder erfordern, wie beispielsweise amtliche Ausweise, Reisepässe oder Führerscheine.

• Jahresabschlüsse: Aktuelle Jahresabschlüsse, wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Kapitalflussrechnungen, um einen Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens zu gewähren.

• Bankkontoinformationen: Angaben zum Bankkonto des Unternehmens, einschließlich Kontonummer, Routingnummer sowie Name und Anschrift der Bank.

• Gewerbescheine und Genehmigungen: Kopien aller relevanten Gewerbescheine, Genehmigungen oder Zertifizierungen, die für die Ausübung Ihrer Tätigkeit in Ihrer Branche oder Ihrem Zuständigkeitsbereich erforderlich sind.

• Unternehmenswebsite und Online-Präsenz: Informationen über die Website, den Online-Shop oder die mobile App Ihres Unternehmens, einschließlich URLs und Beschreibungen der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Wenn Sie eine E-Commerce-Plattform nutzen, kann diese möglicherweise zusätzliche Anforderungen stellen.

• Verlauf der Zahlungsabwicklung: Falls das Unternehmen bereits über einen Verlauf der Zahlungsabwicklung verfügt, legen Sie Abrechnungen oder Zusammenfassungen früherer Transaktionsvolumina, Rückbuchungsquoten und anderer relevanter Informationen vor.

• Geschäftsplan und Umsatzprognosen: Möglicherweise wird ein detaillierter Geschäftsplan, einschließlich Umsatzprognosen und voraussichtlichen Transaktionsvolumen angefordert – insbesondere bei Start-ups oder Unternehmen, die erst seit Kurzem betrieben werden.

• Compliance-Unterlagen: Alle Unterlagen, die die Einhaltung von Branchenvorschriften oder -standards durch Ihr Unternehmen belegen, wie beispielsweise der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder andere Datenschutz- und Datenschutzerklärungen.

Wie funktioniert der Händler-Onboarding-Prozess?

Der Prozess zum Händler-Onboarding umfasst mehrere Schritte, um eine Arbeitsbeziehung zwischen einem Unternehmen und einem PSP oder Zahlungs-Gateway aufzubauen.

Übersicht über den typischen Prozess zum Händler-Onboarding:

1. *Vorbereitung Ihrer Unternehmensinformationen und Auswahl eines Anbieters: * Sammeln Sie die im vorherigen Abschnitt genannten Informationen und Dokumente. Holen Sie auch Informationen zu PSPs und Zahlungsgateways ein, um die richtige Wahl für Ihre speziellen Anforderungen zu treffen.

2. Einreichen Ihres Händlerantrags zur Prüfung: Leiten Sie ein Anmeldeformular an den PSP oder das Zahlungsgateway weiter, in dem Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen, seinen Inhaberinnen und Inhabern und den voraussichtlichen Transaktionsvolumen angeben. Der PSP oder das Zahlungsgateway prüft das Anmeldeformular und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt und als Kandidat für die betreffenden Dienstleistungen infrage kommt.

3. Compliance-Prüfungen und Risikobewertung durchführen: Der PSP oder Acquirer erfüllt seine Due Diligence und bewertet das mit Ihrem Unternehmen verbundene Risiko. Dabei berücksichtigt er Faktoren wie die Art des Unternehmens, das Transaktionsvolumen, die Rückbuchungshistorie und die Compliance mit relevanten Vorschriften und Branchenstandards. Dabei können Hintergrundprüfungen und Bonitätsprüfungen durchgeführt und die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen verifiziert werden.

4. Einrichten und Integrieren Ihres Zahlungskontos: Nach der Genehmigung müssen Sie Ihr Konto beim PSP oder Zahlungsgateway einrichten. Dazu müssen Sie Ihren Online-Shop, Ihr POS-System oder ihre mobile App für eine reibungslose Zahlungsabwicklung mit dem Zahlungsgateway des PSP verbinden. Die Integration erfordert möglicherweise technischen Support vom PSP oder Zahlungsgateway sowie Tests, um einen ordnungsgemäßen Betrieb sicherzustellen.

5. Schulung Ihres Teams und Zugang zu fortlaufendem Support:Die meisten PSPs und Zahlungsgateways bieten Ihrem Team Schulungen, Ressourcen und laufenden Support, um eine reibungslose und erfolgreiche Partnerschaft zu gewährleisten. Dazu können Anleitungen zum Nutzen der Zahlungsplattform, Verwalten von Transaktionen, Abwickeln von angefochtenen Zahlungen und Rückbuchungen und Einhalten von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen gehören.

6. Leistung überwachen und im Laufe der Zeit optimieren: Nach Abschluss des Onboarding-Prozesses müssen Sie Ihre Zahlungsabwicklungssysteme kontinuierlich überwachen und optimieren, um Effizienz, Sicherheit und Compliance zu maximieren. Dabei müssen Sie beispielsweise Software aktualisieren, neue Maßnahmen zur Betrugsprävention implementieren oder Transaktionslimits basierend auf sich verändernden Geschäftsanforderungen anpassen.

Was ist „Know Your Customer“ (KYC)?

„Know Your Customer“ (KYC) ist eine regulatorische Anforderung und ein Risikomanagementprozess, der von Finanzinstituten, Zahlungsdienstleistern (PSPs) und anderen Unternehmen genutzt wird, um die Identität ihrer Kundinnen und Kunden oder Clients zu überprüfen. Das primäre Ziel von KYC ist es, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere betrügerische Aktivitäten zu verhindern, indem sichergestellt wird, dass Unternehmen mit legitimen Personen und Firmen zu tun haben. Während KYC die Identität überprüft, konzentrieren sich Anti-Geldwäsche-Prozesse (AML) darauf, Transaktionen über einen längeren Zeitraum hinweg zu überwachen, um verdächtige Aktivitäten aufzudecken. Gemeinsam helfen KYC und AML Zahlungsdienstleistern und Acquirern, regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen und das Risiko von Finanzkriminalität zu verringern.

KYC spielt eine wichtige Rolle beim Händler-Onboarding, da PSPs und Acquirer verpflichtet sind, KYC-Prüfungen vor dem Aufbau einer Beziehung mit Unternehmen durchzuführen. Mit KYC können PSPs und Acquirer die mit einem Unternehmen verbundenen Risiken bewerten und so fundierte Entscheidungen dazu treffen, ob die Händleranmeldung eines Unternehmens genehmigt oder abgelehnt werden sollte.

Während des Händler-Onboardings umfasst KYC in der Regel die folgenden Schritte:

Erfassung von Unternehmens- und Inhaberidentitätsangaben: Das Unternehmen stellt die erforderlichen Informationen und Dokumente bereit, wie Details zur Unternehmenseintragung, Steueridentifikationsnummern und Inhaberstruktur. Außerdem muss es möglicherweise Ausweisdokumente von Geschäftsinhaberinnen und Geschäftsinhabern oder wichtigen Stakeholdern einreichen, wie Personalausweise, Reisepässe oder Führerscheine.

Überprüfung der eingereichten Informationen und Dokumente: Der PSP oder Acquirer verifiziert die vom Unternehmen angegebenen Informationen anhand zuverlässiger und unabhängiger Quellen, wie öffentlich verfügbare Behördendaten, Auskunfteien oder kommerzielle Datenbanken. So kann er sicherstellen, dass das Unternehmen eine legitime Geschäftseinheit ist und die beteiligten Personen die sind, für die sie sich ausgeben.

Bewertung von Geschäftsrisiken und Compliance-Faktoren: Der PSP oder Acquirer bewertet das mit dem Unternehmen verbundene Risiko anhand verschiedener Faktoren, wie Art des Unternehmens, Transaktionsvolumen, geografischer Standort und Compliance-Historie. Unternehmen mit höherem Risiko können verstärkten Sorgfaltspflichten unterliegen, einschließlich eingehenderer Hintergrundüberprüfungen und einer laufenden Überwachung.

Kontinuierliche Überwachung der Kontoaktivitäten: Nach den anfänglichen KYC-Prüfungen und dem Onboarding-Prozess müssen PSPs und Acquirer die Aktivitäten der Unternehmen regelmäßig überwachen. So können sie Änderungen im Risikoprofil, potenzielle Warnsignale oder verdächtige Aktivitäten erkennen, die eventuell weiter untersucht werden müssen.

Stellen Sie sich darauf ein, KYC-Vorgänge nicht nur während des Händler-Onboardings, sondern auch danach durchzuführen.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Mit Stripe Payments können Unternehmen mehr als 125 Zahlungsmethoden einrichten und akzeptieren, einschließlich ACH-Überweisungen. Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von skalierenden Start-ups bis hin zu globalen Unternehmen – online, physisch und weltweit Zahlungen akzeptieren kann.

Stripe Payments ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Zahlungen automatisch abgleichen: Mit einer automatischen Abgleichs-Engine, die virtuelle Bankkonten für alle Kundinnen und Kunden sowie Tools zur Fehlerbehebung verwendet, können Sie ACH-Überweisungen ganz einfach mit einer bestimmten Zahlung oder Rechnung abgleichen.

• Rückerstattungen vereinfachen: Nehmen Sie Rückerstattungen vor oder senden Sie zu viel gezahlte Gelder an die Kundin oder den Kunden zurück.

• Ihren Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen und Link, einer von Stripe entwickelten Digital Wallet.

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• Vereinheitlichen Sie Online- und Vor-Ort-Zahlungen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

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