Les entreprises d’aujourd’hui doivent mettre l’accent sur un traitement des paiements avec un onboarding automatisé sûr et simple. L’onboarding des marchands est un aspect fondamental du traitement des paiements. Ce processus associe une entreprise à un prestataire de paiement (PSP) ou à une passerelle de paiement, posant ainsi les fondations d’un système de traitement des paiements à la fois efficace, conforme et optimisé.

Une stratégie d’onboarding des commerçants gagnante améliore l’expérience du client et sa confiance tout en réduisant le risque de fraude, les transactions différées et les pénalités de non-conformité. Pour bâtir une configuration de paiements adaptée à leurs besoins, les entreprises n’ont d’autre choix que de planifier et mettre en place leur processus d’onboarding des commerçants avec précision. Même si les détails liés à l’onboarding des commerçants sont compliqués, le processus n’a pas à l’être. Voici ce qu’il faut savoir.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que l’onboarding des commerçants ?
  
• Onboarding des commerçants : acteurs et composants clés
  
• Quels sont les documents requis lors de l’onboarding des commerçants ?
  
• Comment se présente le processus d’onboarding des commerçants ?
  
• Qu’est-ce que le « Know Your Customer » ?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider ?
  

Qu’est-ce que l’onboarding des commerçants ?

L’onboarding des commerçants est le processus par lequel une société de paiement configure une entreprise pour accepter et gérer les paiements des clients de façon simple et sécurisée. Pour ce faire, une entreprise a généralement besoin d’accéder aux fonctions d’un compte commerçant. Un compte commerçant est un compte bancaire utilisé spécifiquement pour accepter les paiements des clients, généralement par carte bancaire ou par virement électronique. Ce compte sert à conserver les fonds des clients avant qu’ils ne soient transférés vers le compte bancaire principal de l’entreprise.

L’onboarding des commerçants a des implications importantes sur l’efficacité opérationnelle d’une entreprise, l’expérience client et la gestion des risques. Un processus d’onboarding mal conduit est susceptible d’entraîner un retard ou un échec des transactions, une augmentation du risque de fraude ou encore une non-conformité avec les réglementations du secteur. Les conséquences ? Une réputation ternie pour l’entreprise, qui s’expose à des pénalités financières ou à la perte de clients.

Les entreprises doivent accorder une attention particulière à l’onboarding des commerçants si elles souhaitent prospérer dans l’environnement concurrentiel et très régulé des paiements à ce jour. Elles seront ainsi en mesure de proposer une expérience client simple et sécurisée, de garantir la conformité avec les normes du secteur et d’établir une relation forte avec les partenaires de paiement, ce qui aboutit à une croissance de l’entreprise et à la fidélisation de ses clients.

Onboarding manuel et onboarding automatisé des commerçants

L’onboarding des commerçants peut être géré manuellement ou via des systèmes automatisés. L’onboarding manuel implique souvent davantage de vérifications humaines et des délais d’approbation plus longs, tandis que l’onboarding automatisé utilise la technologie pour vérifier les informations en temps réel.

L’onboarding automatisé est couramment utilisé par les entreprises numériques, les places de marché et les plateformes de software-as-a-service (SaaS) qui ont besoin d’inscrire des commerçants rapidement et à grande échelle.

Inscription des marchands : acteurs et composants clés

Pour que l'expérience d'inscription se déroule avec succès, il est essentiel de comprendre le rôle de chaque acteur ainsi que leurs interactions pendant le processus. Les intervenants ci-dessous collaborent de manière à exploiter un environnement de traitement des paiements sûr et fonctionnel.

• Marchands
  Toute entreprise, tout commerçant ou tout fournisseur de services qui a besoin d'accepter les paiements de ses clients est appelé « marchand ». Les marchands s'associent à des prestataires de services de paiement dans le but de faciliter les transactions sur de nombreux canaux, comme les paiements en ligne, en magasin ou mobiles.

• Prestataires de services de paiement
  Les prestataires de services de paiement (« PSP ») sont des entreprises qui proposent des solutions de traitement des paiements à destination des entreprises. Ils s'occupent des aspects techniques du traitement des transactions, comme les autorisations, les compensations ou le virement des fonds. Ils assurent aussi la conformité avec les normes et réglementations du secteur. Enfin, les PSP proposent également des services complémentaires, comme la détection de la fraude et la gestion des risques.

• Plateformes de paiement
  Il s'agit de plateformes technologiques qui facilitent le transfert sécurisé des données de la transaction entre les différents systèmes de l'entreprise (comme la boutique en ligne, le système de PDV ou l'application mobile) et le PSP ou la banque acquéreuse. Ces plateformes sont en charge du chiffrement des données sensibles telles que les informations de carte bancaire. Elles garantissent également la transmission des données en toute sécurité lors du traitement de la transaction.

• Banques acquéreuses
  Les banques acquéreuses sont également appelées « acquéreurs marchands ». Il s'agit d'institutions financières qui s'associent avec des PSP dans le but de traiter et de régler des transactions au nom de l'entreprise. Elles sont non seulement en charge de l'évaluation des risques des comptes marchands, mais elles apprécient aussi les risques associés à l'entreprise tout en assurant la conformité avec les réglementations.

• Réseaux de cartes
  Les réseaux de cartes, comme Visa, Mastercard, American Express ou bien Discover, sont des organisations qui fixent les règles et les normes relatives aux transactions par carte. Ils facilitent la communication et le virement des fonds liés aux transactions entre la banque acquéreuse et la banque émettrice (celle qui a émis la carte de paiement du client).

• Banques émettrices
  Les banques émettrices sont également appelées « émetteurs ». Il s'agit d'institutions financières qui émettent des cartes de paiement (de crédit, de débit ou prépayées) pour les clients. Parmi leurs responsabilités : autoriser les transactions, s'assurer que le client dispose des fonds ou du crédit suffisants ou encore transférer les fonds vers la banque acquéreuse.

• Organismes de réglementation
  Les autorités de réglementation et les organismes professionnels (p. ex. le Payment Card Industry Data Security Standards Council ou « PCI SSC ») établissent et appliquent les règlements et normes qui régissent le traitement des paiements. Ils ont pour vocation de protéger les clients tout en garantissant la sécurité et l'intégrité de l'écosystème de paiement.

Quels sont les documents requis lors de l’onboarding des commerçants ?

Avant de s’engager dans le processus d’onboarding des commerçants, les entreprises doivent préparer les documents et pièces nécessaires. En réunissant ces pièces en amont, vous réduisez le risque de retard et vous accélérez le processus, qui peut s’avérer fastidieux.

Vous trouverez ci-dessous une liste des documents et pièces essentiels à préparer :

• Documents d’immatriculation de l’entreprise : Copies des documents d’immatriculation de l’entreprise, tels que les statuts constitutifs, les certificats de constitution ou tout autre document pertinent attestant de l’existence juridique de l’entreprise.

• Numéros d’identification fiscale : Les numéros fiscaux de l’entreprise, comme le numéro d’identification d’employeur (EIN) aux États-Unis ou son équivalent dans d’autres pays.

• Informations sur la propriété : Informations sur la structure de propriété de l’entreprise, y compris des renseignements sur les propriétaires, les partenaires ou les directeurs. Les principales parties prenantes peuvent donc être amenées à fournir des documents d’identification personnels, comme une carte d’identité, un passeport ou un permis de conduire.

• États financiers : Des états financiers récents, comme les bilans, les comptes de résultat, les états des flux de trésorerie, etc. Ce sont les indicateurs de la santé financière de l’entreprise.

• Informations sur le compte bancaire : Informations sur le compte bancaire de l’entreprise, comme le numéro de compte, le numéro de routage, ainsi que le nom et l’adresse de la banque.

• Licences et autorisations commerciales : Les copies des licences, permis d’exploitation et autres certifications pertinents possédés par votre entreprise, car ils sont obligatoires pour travailler dans votre secteur ou juridiction.

• Site web et présence en ligne de l’entreprise : Informations sur le site web, la boutique en ligne ou l’application mobile de votre entreprise, notamment les URL et les descriptions des produits ou services proposés. Si vous utilisez une plateforme de commerce en ligne, celle-ci peut également avoir des exigences supplémentaires.

• Historique de traitement des paiements : Si l’entreprise possède un historique de traitement des paiements, fournissez les déclarations ou les résumés des précédents volumes de transactions, des taux de rétrofacturation et toute autre information pertinente.

• Business plan et projections de revenus : On peut vous demander un business plan détaillé qui doit contenir les prévisions des recettes et les volumes de transactions anticipés, surtout si vous êtes une startup ou une entreprise dont l’historique d’exploitation est limité.

• Documentation de conformité : Tout justificatif de la conformité de votre entreprise avec les réglementations et normes du secteur, comme la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards), le RGPD (règlement général sur la protection des données) ou toute autre politique de confidentialité ou de protection des données.

Comment se présente le processus d’onboarding des commerçants ?

Le processus d’onboarding des commerçants comporte plusieurs étapes qui permettent d’établir une relation professionnelle entre une entreprise et un PSP ou une plateforme de paiement.

Obtenez ci-dessous un aperçu du processus standard d’onboarding des commerçants.

1. Préparez les informations de votre entreprise et choisissez un fournisseur : Réunissez les informations et les documents nécessaires, comme indiqué dans la section précédente. Il est également possible de rechercher des PSP et des passerelles de paiement afin de trouver la solution qui vous convient le mieux.

2. Envoyez votre formulaire d’inscription commerçant pour qu’il soit vérifié : Envoyez un formulaire d’inscription au PSP ou à la plateforme de paiement. Il doit contenir des informations sur votre entreprise, le nom de ses propriétaires et le volume de transactions anticipé. Le PSP ou la plateforme de paiement devra vérifier votre formulaire pour s’assurer que votre entreprise répond aux exigences requises et représente un bon candidat à ses services.

3. Effectuez les contrôles de conformité et l’évaluation des risques : Le PSP ou la banque acquéreuse effectue les vérifications nécessaires afin d’évaluer le risque associé à votre entreprise. Les différents facteurs pris en compte sont : le type d’entreprise, le volume de transactions, l’historique de rétrofacturations et la conformité avec les réglementations pertinentes et les normes du secteur. Il est possible que ce processus entraîne une vérification des antécédents, du crédit ainsi que des informations fournies.

4. Configurez et intégrez votre compte de paiement : Après approbation, configurez votre compte auprès du PSP ou de la plateforme de paiement. Vous devrez relier votre boutique en ligne, votre système de PDV ou votre application mobile à la plateforme de paiement du PSP. Il est possible que l’intégration nécessite une assistance technique de la part du PSP ou de la plateforme de paiement. Une phase de test peut également s’avérer utile pour vérifier que tout fonctionne comme prévu.

5. Formez votre équipe et accédez au service de support : Dans l’optique d’établir un partenariat fluide et fructueux, la plupart des PSP et des plateformes de paiement mettront des formations, des ressources et une assistance continue à la disposition de votre équipe. Il peut s’agir de conseils sur l’utilisation de la plateforme de paiement, la gestion des transactions, le traitement des litiges et des contestations de paiement ou encore sur le respect de la conformité et de la sécurité.

6. Suivez les performances et optimisez dans la durée : Une fois le processus d’inscription terminé, surveillez et optimisez vos systèmes de traitement des paiements de manière continue. Vous assurerez ainsi une efficacité, une sécurité et une conformité maximales. Comment procéder ? En mettant à jour les logiciels, en mettant en place de nouvelles mesures de prévention de la fraude ou encore en modulant les limites de transactions en fonction des besoins de votre entreprise.

Qu’est-ce que le « Know Your Customer » ?

Le Know Your Customer (KYC) est une exigence réglementaire et un processus de gestion des risques utilisé par les institutions financières, les PSP et d’autres entreprises pour vérifier l’identité de leurs clients. L’objectif principal du KYC est de prévenir le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et d’autres activités frauduleuses en s’assurant que les entreprises traitent avec des personnes et des sociétés légitimes. Si le KYC vérifie l’identité, les processus de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) se concentrent sur la surveillance des transactions dans le temps pour détecter les activités suspectes. Ensemble, le KYC et l’AML aident les PSP et les banques acquéreuses à respecter leurs obligations réglementaires et à réduire le risque de criminalité financière.

Le rôle du KYC dans le processus d’onboarding des commerçants est primordial. En effet, les PSP et les banques acquéreuses sont tenus d’effectuer des vérifications KYC sur les entreprises avant d’instaurer un rapport avec elles. Le KYC contribue à apprécier le risque associé à une entreprise, ce qui aide ensuite les PSP et les banques acquéreuses à prendre des décisions éclairées lorsqu’il s’agit d’approuver ou de refuser l’onboarding d’un commerçant.

Découvrons ensemble les étapes du KYC lors du processus d’onboarding des commerçants.

Collecter les informations d’identité de l’entreprise et de ses propriétaires : L’entreprise présente les informations et les documents nécessaires (par exemple, les informations liées à l’immatriculation de l’entreprise, son numéro fiscal et la structure de propriété). Les propriétaires peuvent également être amenés à fournir des documents d’identification personnels, comme une carte d’identité, un passeport ou un permis de conduire.

Vérifier les informations et les documents envoyés : Le PSP ou la banque acquéreuse vérifie les informations fournies par l’entreprise. Pour ce faire, il se sert de sources indépendantes fiables, comme des archives publiques, des bureaux de crédit ou encore des bases de données commerciales. L’objectif est de s’assurer que l’entreprise est une entité légitime et que les individus concernés sont bien qui ils prétendent être.

Évaluer les facteurs de risque et de conformité de l’entreprise : Le PSP ou la banque acquéreuse évalue les risques associés à l’entreprise en fonction de différents éléments tels que le type d’entreprise, les volumes de transaction, l’emplacement géographique et les antécédents de conformité. Les entreprises qui présentent des risques plus élevés sont susceptibles de devoir se plier à des procédures de vigilance renforcées, comme une surveillance continue ou une vérification des antécédents plus poussée.

Surveiller l’activité du compte de façon continue : Il incombe aux PSP et aux banques acquéreuses de contrôler régulièrement les activités des entreprises une fois les vérifications KYC et le processus d’inscription effectués. L’objectif ? Identifier tout changement dans le profil de risque, les éventuels signaux d’alarme ou les activités suspectes pouvant justifier une enquête approfondie.

Habituez-vous à KYC : vous y serez confronté lors du processus d’onboarding des marchands, mais aussi par la suite.

Comment Stripe Payments peut aider

Stripe Payments permet aux entreprises de configurer et d’accepter plus de 125 moyens de paiement, y compris les transferts ACH. Il offre une solution de paiement unifiée qui aide toutes les entreprises, des startup en pleine croissance aux multinationales, à accepter des paiements en ligne et en personne à l’échelle mondiale.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Rapprocher les paiements automatiquement : Rapprocher facilement les transfert ACH d’un paiement ou d’une facture spécifique grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.

• Simplifier les remboursements : Effectuer des remboursements ou retourner des fonds excédentaires au client.

• Optimiser votre expérience de paiement : Créer une expérience client fluide et économisez des milliers d’heures d’ingénierie grâce à des interfaces utilisateur de paiement prédéfinies et à Link, le portefeuille numérique conçu par Stripe.

• Accéder plus rapidement à de nouveaux marchés : Toucher des clients dans le monde entier et réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevises grâce à des options de paiement transfrontalières, disponibles dans 195 pays et pour plus de 135 devises.

• Unifier les paiements en ligne et en personne : Créer une expérience commerciale unifiée entre les canaux en ligne et en personne pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter les revenus.

• Améliorer les performances des paiements : Augmenter vos revenus avec une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude no-code et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

• Accélérer avec une plateforme flexible et fiable pour accompagner la croissance : Appuyez-vous sur une plateforme conçue pour évoluer avec votre activité, offrant un temps de disponibilité historique de 99,999 % et une fiabilité de premier plan.

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