Bedrijven moeten tegenwoordig prioriteit geven aan eenvoudige, veilige betalingsverwerking. Een belangrijk aspect van de verwerking van betalingen is de onboarding van verkopers. Dit proces integreert een bedrijf met een betalingsdienstaanbieder (PSP) of betalingsgateway, waarmee de basis wordt gelegd voor een gestroomlijnd, compliant en efficiënt betalingsverwerkingssysteem.

Een goed uitgevoerde strategie voor onboarding van verkopers verbetert de klantervaring en het vertrouwen en vermindert het risico op fraude, vertraagde transacties en boetes voor niet-naleving. Bedrijven moeten hun onboardingproces voor verkopers zorgvuldig plannen en implementeren om een betalingsoplossing te bouwen die geschikt is voor hun behoeften. Hoewel de details van het onboarden van verkopers complex zijn, hoeft het proces niet ingewikkeld te zijn. Dit moet je allemaal weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is onboarding van verkopers?
  
• Onboarding van verkopers: De belangrijkste spelers en componenten
  
• Welke documenten hebben bedrijven nodig voor de onboarding van verkopers?
  
• Hoe ziet het onboardingproces van verkopers eruit?
  
• Wat is "Ken je klant" (KYC)?
  
• Onboarding van verkopers met Stripe: Aan de slag
  

Wat is onboarding van verkopers?

Onboarding van verkopers is het proces waarbij een betaalbedrijf een bedrijf opzet om betalingen van klanten eenvoudig en veilig te accepteren en beheren. Het heeft aanzienlijke implicaties voor de operationele efficiëntie, klantervaring en risicobeheer van een bedrijf.

Een slecht uitgevoerd onboardingproces kan leiden tot vertraagde of mislukte transacties, een verhoogd risico op fraude en niet-naleving van de branchevoorschriften, wat uiteindelijk de reputatie van het bedrijf schaadt en mogelijk kan leiden tot financiële boetes of verlies van klanten.

Bedrijven moeten het onboarden van verkopers weloverwogen aanpakken om succesvol te zijn in het huidige competitieve en sterk gereguleerde betalingslandschap. Het stelt hen in staat om een eenvoudige en veilige klantervaring te bieden, branchenormen na te leven en sterke relaties op te bouwen met hun betaalpartners, wat uiteindelijk de bedrijfsgroei en het klantbehoud stimuleert.

Onboarding van verkopers: De belangrijkste spelers en componenten

Voor een succesvolle onboarding van verkopers is het belangrijk om inzicht te hebben in de rollen van verschillende belangrijke spelers en hoe zij tijdens het proces met elkaar omgaan. Deze partijen werken samen om een veilige en functionele omgeving voor betalingsverwerking te exploiteren, waaronder:

• Handelaars
  Handelaren zijn bedrijven, detailhandels of dienstverleners die betalingen van klanten moeten accepteren. Ze gaan relaties aan met betalingsdienstaanbieders of betalingsgateways om transacties via verschillende kanalen te vergemakkelijken, zoals online, in de winkel of mobiele betalingen.

• Aanbieders van betaaldiensten
  Payment service providers (PSP's) zijn bedrijven die oplossingen voor betalingsverwerking aanbieden aan bedrijven. Zij behandelen de technische aspecten van de verwerking van transacties, zoals autorisatie, clearing en vereffening, en ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de branchevoorschriften en -normen. Betaaldienstverleners kunnen ook aanvullende diensten aanbieden, zoals fraudedetectie en risicobeheer.

• Betalingsgateways
  Betaalgateways zijn de technologieplatforms die de veilige overdracht van transactiegegevens tussen de systemen van het bedrijf mogelijk maken, zoals de online winkel, het POS-systeem (POS of mobiele app—en de PSP van ontvangende bank. Zij zijn verantwoordelijk voor het versleutelen van gevoelige gegevens, zoals creditcardgegevens, en zorgen voor de veilige overdracht van deze gegevens tijdens het transactieproces.

• Banken werven
  Ontvangende banken, ook wel 'verkopes-ontvangers' genoemd, zijn financiële instellingen die samenwerken met PSP's om namens bedrijven transacties te verwerken en af te wikkelen. Ze zijn verantwoordelijk voor het evalueren van verkopersaccounts, het beoordelen van het risico dat aan het bedrijf is verbonden en het waarborgen van de naleving van de regelgeving.

• Kaartnetwerken
  Kaartnetwerken, zoals Visa, Mastercard, American Express en Discover, zijn organisaties die de regels en normen voor kaarttransacties vaststellen. Ze vergemakkelijken de communicatie en afwikkeling van transacties tussen de ontvangende bank en de uitgevende bank (de bank die de betaalkaart van de klant heeft verstrekt).

• Uitgevende banken
  Uitgevende banken, ook wel 'issuers' genoemd, zijn financiële instellingen die betaalkaarten (oftewel creditcards, betaalpassen of prepaidkaarten) uitgeven aan klanten. Ze zijn verantwoordelijk voor het autoriseren van transacties, ervoor zorgen dat de klant voldoende geld of krediet beschikbaar heeft en uiteindelijk het geld overmaken naar de ontvangende bank.

• Regelgevende instanties
  Regelgevende instanties en brancheorganisaties, zoals de Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), stellen voorschriften en normen vast die van toepassing zijn op de verwerking van betalingen. Ze zijn bedoeld om klanten te beschermen en de veiligheid en integriteit van het betalingsecosysteem te waarborgen.

Welke documenten hebben bedrijven nodig voor de onboarding van verkopers?

Voordat bedrijven het onboardingproces voor verkopers starten, moeten ze de benodigde documenten en materialen voorbereiden. Door deze materialen van tevoren te verzamelen, kan het proces worden versneld en mogelijke vertragingen tot een minimum worden beperkt, in een proces dat tijdrovend kan zijn.

Hier is een lijst met belangrijke documenten en materialen die bedrijven van plan moeten zijn klaar te hebben:

• Bedrijfsregistratiedocumenten
  Kopieën van de documenten, zoals statuten, oprichtingsaktes of andere relevante documenten waaruit het juridische bestaan van het bedrijf blijkt.

• Belastingidentificatienummers
  De belastingidentificatienummers van het bedrijf, zoals het werkgeversidentificatienummer (EIN) in de Verenigde Staten of het equivalent in andere landen.

• Eigendomsinformatie
  Informatie over de eigendomsstructuur, inclusief details over de eigenaren, partners of directeurs. Dit kan inhouden dat persoonlijke identificatiedocumenten worden verstrekt aan belangrijke belanghebbenden, zoals door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen, paspoorten of rijbewijzen.

• Jaarrekening
  Recente jaarrekeningen, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen en kasstroomoverzichten, om inzicht te geven in de financiële gezondheid van het bedrijf.

• Bankrekeninggegevens
  Details over de bankrekening, inclusief het rekeningnummer, routingnummer en de naam en het adres van de bank.

• Zakelijke licenties en vergunningen
  Kopieën van alle relevante bedrijfslicenties, vergunningen of certificeringen die nodig zijn om in je branche of rechtsgebied te opereren.

• Bedrijfswebsite en online aanwezigheid
  Informatie over de website, online winkel of mobiele app van je bedrijf, inclusief URL's en beschrijvingen van de aangeboden producten of diensten.

• Geschiedenis van betalingsverwerking
  Als het bedrijf een eerdere verwerkingsgeschiedenis van betalingen heeft, verstrek dan afschriften of overzichten van eerdere transactievolumes, chargeback tarieven en andere relevante informatie.

• Businessplan en omzetprognoses
  Er kan om een gedetailleerd businessplan worden verzocht, inclusief omzetprognoses en verwachte transactievolumes, vooral voor start-ups of bedrijven met een beperkte operationele geschiedenis.

• compliance documentatie
  Alle documentatie met betrekking tot de naleving door je bedrijf van branchevoorschriften of -normen, zoals Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of ander beleid inzake gegevensbescherming en privacy.

Hoe ziet het onboardingproces van verkopers eruit?

Het onboardingproces voor verkopers omvat verschillende stappen om een werkrelatie tussen een bedrijf en een PSP of betalingsgateway tot stand te brengen.

Hier volgt een overzicht van het typische onboardingproces voor verkopers:

1. Voorbereiding voorafgaand aan onboarding
Verzamel de nodige informatie en documentatie, zoals beschreven in de vorige paragraaf. Je moet ook PSP's en betalingsgateways onderzoeken om de beste pasvorm voor je specifieke behoeften te vinden.

2. Handelaar aanvragen en controleren
Dien een aanvraag in bij de PSP of betalingsgateway met informatie over je bedrijf, de eigenaren en verwachte transactievolumes. De PSP of betalingsgateway beoordeelt de aanvraag om er zeker van te zijn dat je bedrijf aan de noodzakelijke vereisten voldoet en een geschikte kandidaat is voor hun diensten.

3. Compliance en risicobeoordeling
De PSP of ontvangende bank voert due dilingence-onderzoek uit om het risico van je bedrijf te beoordelen, waarbij rekening wordt gehouden met factoren als het type bedrijf, het transactievolume, de terugboekingsgeschiedenis en de naleving van relevante regelgeving en branchenormen. Dit proces kan bestaan uit antecedentenonderzoeken, kredietcontroles en verificatie van de informatie die je hen verstrekt.

4. Instellen en integreren van accounts
Na goedkeuring stel je je account in bij de PSP of betalingsgateway. Dit houdt in dat je je online winkel, POS systeem of mobiele app verbindt met de betalingsgateway van de PSP, voor wrijvingsloze betalingsverwerking. Voor de integratie is mogelijk technische ondersteuning van de PSP of betalingsgateway vereist, evenals tests om te controleren of alles werkt zoals verwacht.

5. Training en ondersteuning
De meeste PSP's en betalingsgateways bieden je team training, middelen en voortdurende ondersteuning om een soepele en succesvolle samenwerking te garanderen. Dit kunnen richtlijnen zijn over het gebruik van het betaalplatform, het beheren van transacties, het afhandelen van chargebacks en chargebacks, en het naleven van beveiligings- en compliancevereisten.

6. Voortdurende monitoring en optimalisatie
Nadat het onboardingproces is voltooid, moet je je betalingsverwerkingssystemen voortdurend controleren en optimaliseren om maximale efficiëntie, beveiliging en compliance te garanderen. Het kan hierbij gaan om het bijwerken van software, het implementeren van nieuwe maatregelen voor fraudepreventie of het aanpassen van transactielimieten op basis van veranderende bedrijfsbehoeften.

Wat is 'Ken je klant' (KYC)?

Ken je klant (KYC) is een wettelijke vereiste en een proces voor risicobeheer dat door financiële instellingen, PSP's en andere bedrijven wordt gebruikt om de identiteit van hun klanten of cliënten te verifiëren. Het primaire doel van KYC is het voorkomen van witwaspraktijken, de financiering van terrorisme en andere frauduleuze activiteiten door ervoor te zorgen dat bedrijven zaken doen met legitieme personen en bedrijven.

KYC speelt een belangrijke rol in het onboardingproces van verkopers, aangezien PSP's en ontvangende banken verplicht zijn om KYC-controles uit te voeren op bedrijven voordat ze een relatie aangaan. KYC helpt bij het beoordelen van de risico's die aan een bedrijf zijn gemoeid, waarna PSP's en ontvangende banken weloverwogen beslissingen kunnen nemen over het al dan niet goedkeuren van de aanvraag van een bedrijf voor een handelaar.

Tijdens het onboardingproces van verkopers omvat KYC doorgaans de volgende stappen:

1. Identificatie
Het bedrijf levert de benodigde informatie en documentatie, zoals bedrijfsregistratiegegevens, belastingidentificatienummers en eigendomsstructuur. Mogelijk moeten ze ook persoonlijke identificatiedocumenten van de bedrijfseigenaren of belangrijke belanghebbenden overleggen, zoals door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen, paspoorten of rijbewijzen.

2. Verificatie
De PSP of ontvangende bank verifieert de door het bedrijf verstrekte informatie met behulp van betrouwbare en onafhankelijke bronnen zoals openbare registers, kredietbureaus of commerciële databases. Dit helpt ervoor te zorgen dat het bedrijf een legitieme bedrijfsentiteit is en dat de betrokken personen zijn wie ze beweren te zijn.

3. Risicobeoordeling
De PSP of ontvangende bank beoordeelt het risico dat aan het bedrijf is gekoppeld op basis van verschillende factoren, zoals het type bedrijf, transactievolumes, geografische locatie en nalevingsgeschiedenis. Bedrijven met een hoger risico kunnen worden onderworpen aan verscherpte due diligence-procedures, waaronder grondigere achtergrondcontroles en voortdurende monitoring.

4. Voortdurende monitoring
Na de eerste ken-je-klant-controles en het onboardingproces zijn PSP's en ontvangende banken verplicht om de activiteiten van hun bedrijf regelmatig te controleren. Dit helpt bij het identificeren van eventuele veranderingen in het risicoprofiel, mogelijke rode vlaggen of verdachte activiteiten die verder onderzoek kunnen rechtvaardigen.

Je kunt verwachten dat je te maken krijgt met ken-je-klant-controles tijdens het onboardingproces van verkopers en daarna doorlopend.

Onboarding van verkopers met Stripe: Aan de slag

Wanneer je bij Stripe onboardt, krijg je toegang tot een pakket krachtige tools en functies om betalingen te accepteren, abonnementen te beheren en fraude te voorkomen. Hier vind je een overzicht van het onboardingproces van verkopers bij Stripe:

1. Registreren voor een Stripe account
Begin met het aanmelden voor een nieuw Stripe account. Je moet je e-mailadres opgeven, een wachtwoord maken en een korte vragenlijst over je bedrijf invullen.

2. Bedrijfsgegevens opgeven
Nadat je je hebt geregistreerd, moet je je bedrijfsgegevens invoeren, waaronder de juridische naam, het adres, het belastingidentificatienummer en het type producten en diensten dat je aanbiedt.

3. Je identiteit verifiëren
Net als andere PSP's vereist Stripe dat nieuwe bedrijven hun identiteit verifiëren als onderdeel van het KYC-proces. Mogelijk vragen we je om persoonlijke identificatiedocumenten te verstrekken, zoals een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, paspoort of rijbewijs.

4. Je bankrekening koppelen
Om uitbetalingen te ontvangen van Stripe moet je je bankrekeninggegevens opgeven, waaronder het rekeningnummer en het routingnummer. Stripe ondersteunt uitbetalingen in meer dan 135 valuta's en werkt met bankrekeningen uit verschillende landen.

5. Stripe integreren met je platform
Stripe biedt een scala aan integratieopties, waaronder kant-en-klare plug-ins voor populaire e-commerceplatforms zoals Shopify, WooCommerce en Magento, evenals integratie op maat met de API's en SDK's van Stripe. Je kunt de beste optie kiezen op basis van je technische expertise en zakelijke behoeften.

6. Je integratie testen
Voordat je live gaat, moet je je Stripe integratie testen om er zeker van te zijn dat deze correct werkt. Stripe biedt een testomgeving waarin je transacties kunt simuleren en kunt controleren op eventuele problemen.

7. Ga live en accepteer betalingen
Zodra je het onboardingproces hebt voltooid en je integratie hebt getest, kun je beginnen met het accepteren van klantbetalingen. Stripe handelt de transactieverwerking, beveiliging en compliance af, zodat jij je kunt concentreren op het runnen en laten groeien van je bedrijf.

Het onboardingproces van verkopers van Stripe is eenvoudig en gebruiksvriendelijk, zodat bedrijven van elke omvang snel betalingen kunnen accepteren en configureren. Ga voor meer informatie hier aan de slag.