Het starten van een onderneming vereist strategische planning, voorbereiding en hard werken. Het registreren van de onderneming is een belangrijke stap in het proces. De VS telden in 2025 36,2 miljoen kleine ondernemingen, die goed zijn voor bijna 46% van de werkgelegenheid in de particuliere sector. Van maart 2023 tot maart 2024 creëerden kleine Amerikaanse ondernemingen ongeveer 9 van de 10 netto nieuwe banen.

Registratievereisten bestaan op federaal, staats- en lokaal niveau. Vanwege deze verschillende vereisten is het registreren van een onderneming geen enkel item op de to-dolijst bij het starten van een nieuw bedrijf. Het kan betekenen dat je een federaal belastingnummer aanvraagt, een LLC of een vennootschap in jouw staat opricht, of een zakelijke licentie aanvraagt bij lokale autoriteiten.

Het registreren van de onderneming kan overweldigend lijken, maar het hele proces duurt doorgaans slechts enkele weken. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding met de stappen, vereisten en overwegingen voor het registreren van een onderneming in de VS.

Wat staat er in dit artikel?

• Kies de juiste structuur voor de onderneming
  
• Kies een naam voor de onderneming
  
• Vraag een EIN aan
  
• Zakelijke licenties aanvragen
  
• Registreer bij staatsinstanties
  
• Openen van een zakelijke bankrekening
  
• Begrijp de belastingverplichtingen
  
• Wat te doen na het registreren van de onderneming
  
• Kunnen niet-Amerikaanse inwoners een bedrijf in de VS registreren?
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

1. Een ondernemingsstructuur kiezen

De keuze van de juiste bedrijfsstructuur is de eerste stap bij het registreren van een onderneming in de VS. De gekozen structuur is van invloed op de juridische aansprakelijkheid, de belastingverplichtingen en de bestuursstructuur van de onderneming. Je kunt kiezen uit verschillende bedrijfsvormen, die elk hun eigen voor- en nadelen hebben. Hier zijn de meest voorkomende bedrijfsvormen die je kunt overwegen:

• Eenmanszaak
  Een eenmanszaak is de eenvoudigste bedrijfsvorm, omdat deze in handen is van en beheerd wordt door één persoon. De eigenaar is persoonlijk verantwoordelijk voor alle zakelijke schulden en verplichtingen. De eigenaar geeft de zakelijke inkomsten op via zijn of haar persoonlijke aangifte van inkomstenbelasting.

• Partnerschap
  Een vennootschap is eigendom van twee of meer mensen die winst en verlies delen. Elke vennoot is persoonlijk verantwoordelijk voor de schulden en passiva van de maatschap en elke vennoot geeft de winst en het verlies op in zijn persoonlijke belastingaangifte.

• Vennootschap
  Een vennootschap, zoals een S corp of een C corp, is een op zichzelf staande juridische entiteit die eigendom is van haar aandeelhouders. Deze organisatie is verantwoordelijk voor haar eigen schulden en verplichtingen, en winst wordt afzonderlijk van het persoonlijk inkomen van de eigenaren belast. Vennootschappen bieden ook een beperkte aansprakelijkheidsbescherming aan hun eigenaren.

• Limited Liability Company (LLC)
  Een LLC is een combinatie van een vennootschap en een samenwerkingsverband. Het biedt de eigenaren dezelfde beperkte aansprakelijkheidsbescherming als een vennootschap, maar met meer flexibiliteit in de bestuurs- en belastingstructuur. De winst en verlies worden opgegeven via hun persoonlijke belastingaangiften.

Voor sommige ondernemingen zal de beste bedrijfsvorm duidelijk zijn, maar voor andere is de beslissing minder eenvoudig. Als je vertrouwde adviseurs, medeoprichters of een ingehuurde raadsman hebt, vraag hun dan om advies. Als je de bedrijfsvorm eenmaal hebt gekozen, ga je door naar de volgende stap: de naam van de onderneming bepalen.

2. Kies een naam voor de onderneming

De bedrijfsnaam die je kiest is van invloed op de merkidentiteit en creëert de eerste indruk bij klanten en concurrenten. Kies een naam die de onderneming nauwkeurig weergeeft en gemakkelijk te onthouden is. Eenmanszaken of LLC's die zakendoen onder een andere naam dan hun wettelijke naam, moeten vaak een DBA (Doing Business As) registreren.

Hier zijn enkele praktische tips om je op weg te helpen:

• Brainstorm over een lijst met mogelijke namen die aansluiten bij de waarden en missie van de onderneming. Overweeg woorden te gebruiken die positieve gevoelens oproepen of die relevant zijn voor de branche.

• Controleer of de gekozen bedrijfsnamen beschikbaar zijn en niet conflicteren met bestaande handelsmerken. Je kunt de zoekfunctie van het US Patent and Trademark Office (USPTO) gebruiken om te controleren op bestaande handelsmerken die mogelijk in conflict zijn met de naam. Dit is ook een goed moment om te controleren of de relevante websitedomeinnamen en social media-accounts die aan de gewenste bedrijfsnaam zijn gekoppeld, beschikbaar zijn.

Onderschat het belang van het claimen van de juiste digitale voetafdruk voor de onderneming niet. Dit kan de doorslag geven tussen twee verder sterke naadopties.

Je kunt ervoor kiezen om de bedrijfsnaam te beschermen door deze als handelsmerk te deponeren. Het deponeren van de bedrijfsnaam als handelsmerk kan je exclusieve rechten geven om deze te gebruiken en voorkomen dat anderen een vergelijkbare naam gebruiken. Het kan ook de merkidentiteit beschermen en je helpen opvallen in een concurrerende markt.

3. Vraag een EIN aan

Na het kiezen van een bedrijfsstructuur en -naam, is de volgende stap om de onderneming in de VS te registreren, het aanvragen van een Employer Identification Number (EIN). Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat wordt toegewezen door de IRS dat een onderneming nodig heeft om een rekening te openen, de salarisadministratie uit te voeren en Amerikaanse belastingaangifte te doen. Een EIN is als een burgerservicenummer voor de onderneming.
Als je een Amerikaans burgerservicenummer (SSN), een Amerikaans adres en een Amerikaans telefoonnummer hebt, kun je gratis een EIN aanvragen via de IRS-website. Als je geen SSN hebt, moet je het EIN aanvragen via fax of post. Om een aanvraag in te dienen, moet je enkele basisgegevens over de onderneming opgeven, zoals de wettelijke naam, het adres en de bedrijfsstructuur. Je moet ook informatie verstrekken over de persoon die verantwoordelijk is voor de belastingzaken van de onderneming.

Als je online een aanvraag hebt ingediend, ontvang je het EIN onmiddellijk. Als je via fax of post hebt aangevraagd, kan het maximaal 4 weken duren voordat je het EIN ontvangt. Bewaar het EIN veilig en gebruik het wanneer je de onderneming moet identificeren, zoals bij het openen van een rekening of het indienen van belastingaangiften.

4. Zakelijke licenties aanvragen

Afhankelijk van de branche en locatie moet je mogelijk verschillende vergunningen en licenties verkrijgen om de onderneming legaal te runnen. Het proces voor het identificeren en aanvragen van zakelijke licenties kan er iets anders uitzien, afhankelijk van de locatie, maar over het algemeen is het vergelijkbaar in de hele VS:

• Identificeer de benodigde licenties
  Voordat je licenties aanvraagt, moet je onderzoeken en bepalen welke nodig zijn voor je bedrijf, op basis van je sector en locatie. Veelvoorkomende voorbeelden zijn professionele licenties, branchespecifieke licenties en vergunningen voor bedrijfsactiviteiten.

• Controleer de uitgevende instantie
  Neem na het identificeren van de vereiste licenties contact op met de uitgevende instantie om de specifieke vereisten en het aanvraagproces te bevestigen. Dit kan per staat of zelfs per provincie of stad verschillen.

• Verzamel de benodigde documenten
  Afhankelijk van de licentie moet je mogelijk documentatie verstrekken, zoals een bewijs van verzekering, goedkeuring van bestemmingsplannen of onderwijsreferenties.

• Voltooi de aanvraag
  Zodra je alle benodigde documentatie heeft verzameld, kun je de vergunningsaanvraag voltooien. Dit kan vaak online of per post, afhankelijk van de uitgevende instantie.

• Betaal de aanvraagkosten
  Voor de meeste licenties zijn kosten vereist. Het bedrag kan variëren, afhankelijk van het type licentie en de uitgevende instantie.

• Wacht op goedkeuring
  Na het indienen van de aanvraag en de kosten, moet je wachten tot de licentie is goedgekeurd. Dit kan enkele weken duren.

• Laat de licentie zien
  Zodra je je vergunning hebt ontvangen, moet je deze mogelijk prominent op je bedrijfslocatie weergeven als dit wettelijk verplicht is.

Er zijn veel resources beschikbaar om je te helpen bij het identificeren van de benodigde licenties voor de onderneming. Een goed startpunt is het Secretary of State-kantoor of het Department of Revenue in jouw staat. Je kunt ook online bronnen gebruiken, zoals de gids voor vergunningen en licenties van de SBA, waarmee je kunt zoeken naar benodigde licenties op staat en branche.

5. Registratie bij overheidsinstanties

Na het kiezen van een bedrijfsvorm, het benoemen van de onderneming en het verkrijgen van een EIN, is de volgende stap de registratie bij instanties van de staat. De vereisten kunnen variëren, afhankelijk van de staat en het type bedrijf dat je runt. Je moet echter in de meeste gevallen wel een aantal documenten indienen bij de staat en de bijbehorende kosten betalen.

Dit is wat het registreren van je bedrijf bij overheidsinstanties doorgaans inhoudt:

• Je bedrijfsentiteit registreren
  Registreer je juridische entiteit bij de staat. Dit omvat het indienen van papierwerk zoals statuten (Articles of Incorporation), de oprichtingsakte (Articles of Organization) of een partnerschapsovereenkomst (Partnership Agreement), afhankelijk van de bedrijfsvorm. De meeste staten eisen van vennootschappen en LLC's dat ze een registered agent aanwijzen als een lokaal aanspreekpunt.

• Een geschikte verzekering afsluiten
  Afhankelijk van je branche en locatie moet je mogelijk bepaalde soorten verzekeringen afsluiten, zoals een aansprakelijkheidsverzekering of een arbeidsongevallenverzekering.

• Voldoen aan alle andere staatsvereisten
  Afhankelijk van het bedrijfstype en de locatie kunnen er aanvullende staatsvereisten zijn waaraan je moet voldoen, zoals het registreren voor een werkloosheidsverzekering, het aanvragen van staatsspecifieke vergunningen voor sales tax of het naleven van milieuvoorschriften.

6. Een zakelijke bankrekening openen

Een zakelijke bankrekening is een aparte rekening die uitsluitend wordt gebruikt voor zakelijke transacties. Dit zijn de redenen waarom het openen van een zakelijke bankrekening belangrijk is:

• Het scheidt de persoonlijke van de zakelijke financiën
  Door een zakelijke bankrekening te openen, kun je je persoonlijke en zakelijke financiën gescheiden houden. Zo kun je de inkomsten en uitgaven van je bedrijf nauwkeuriger bijhouden en de belastingaangifte vereenvoudigen.

• Het biedt juridische bescherming
  Het hebben van een aparte zakelijke bankrekening kan helpen om je persoonlijke bezittingen te beschermen in geval van juridische problemen of faillissement. Het laat zien dat je bedrijf een afzonderlijke juridische entiteit is van jezelf en kan helpen om je persoonlijke financiën te beschermen tegen zakelijke aansprakelijkheden.

• Het maakt het makkelijker om betalingen te ontvangen
  Ook al ontvang je betalingen van klanten via een merchant account, dan moet je dit geld toch overschrijven naar een reguliere zakelijke bankrekening. Ondernemingen die Stripe gebruiken om betalingen van klanten te ontvangen en te verwerken, moeten een zakelijke bankrekening hebben om betalingen te ontvangen.

Kijk rond en vergelijk vergoedingen en diensten bij verschillende banken. Zoek naar een bank die de functionaliteit biedt die je nodig hebt, zoals online bankieren, mobiel bankieren of bescherming tegen rood staan. Je kunt ook overwegen om samen te werken met een bank die is gespecialiseerd in het bankieren voor het mkb.

7. Begrijp je belastingverplichtingen

Belastingverplichtingen zijn de geldelijke schulden die bedrijven aan de overheid moeten betalen, waaronder inkomstenbelasting, loonbelasting, omzetbelasting en accijnzen. Dergelijke verplichtingen hebben een aanzienlijke impact op de financiële stabiliteit en het toekomstige succes van een bedrijf.

Waarom fiscale compliance belangrijk is

Als je belastingen niet betaalt of onjuist aangifte doet, kan dit leiden tot boetes, rente of juridische stappen. Als je begrijpt wat je belastingverplichtingen zijn, kun je ervoor zorgen dat de onderneming blijft voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving, waardoor boetes en juridische gevolgen worden voorkomen.

Het belang van vooruit plannen

Ondernemingen moeten ook hun belastingverplichtingen plannen en voorbereiden, omdat belastingen invloed kunnen hebben op de cashflow en de financiële stabiliteit. Verantwoording van belastingverplichtingen in de financiële planning is belangrijk om te zorgen voor gedegen financiële prognoses en dat je over de benodigde middelen beschikt om aan je belastingverplichtingen te voldoen en financieel stabiel te blijven.

Hoe fiscale compliance vertrouwen schept bij partners

Door te voldoen aan je belastingverplichtingen, kun je een reputatie van financiële verantwoordelijkheid opbouwen en toegang krijgen tot financiering en samenwerkingsmogelijkheden. Kredietverstrekkers, investeerders en zakelijke partners zijn vaak op zoek naar ondernemingen met een gedegen belastinghistorie en nalevingsrecord.

Het belang van professionele ondersteuning

Om inzicht te krijgen in de specifieke belastingvereisten, voer je uitgebreid onderzoek uit naar de specifieke fiscale wet- en regelgeving die van toepassing is op de onderneming. Houd rekening met de verschillen voor elke staat waar je belastingplichtig bent. Het is aan te raden een fiscalist of accountant in de arm te nemen (of deze in loondienst aan te nemen), zodat je zeker weet dat je niets mist.

Wat je moet doen na de registratie van de onderneming

Wanneer je je onderneming officieel hebt geregistreerd, moet je nog een aantal dingen doen. Wat precies, is afhankelijk van het bedrijfstype, maar over het algemeen gaat het om:

• Het opstellen van samenwerkingsovereenkomsten

• Het opzetten van boekhoudsoftware

• Het regelen van een bedrijfsverzekering

• Het kiezen van een betalingsprovider

• Het bouwen van een website

• Het aanschaffen van tools voor projectmanagement, zoals een Customer Relationship Management-systeem (CRM-systeem)

• De ontwikkeling van een bedrijfslogo en branding

Kunnen niet-Amerikaanse inwoners een bedrijf in de VS registreren?

Ja, niet-Amerikaanse inwoners kunnen een bedrijf in de VS registreren. Hoewel je geen Amerikaans staatsburger hoeft te zijn of een visum hoeft te hebben om een Amerikaans bedrijf op te richten, kun je niet legaal in de VS werken zonder visum, dus deze opzet werkt alleen voor externe ondernemers.

Hier zijn een paar belangrijke factoren om te overwegen bij het registreren van een Amerikaanse onderneming vanuit het buitenland.

Je kunt een EIN aanvragen

Niet-ingezetenen kunnen een EIN vanuit het buitenland verkrijgen door de buitenlandse status van hun entiteit aan te geven en de instructies voor buitenlandse entiteiten te volgen. Internationale aanvragers kunnen niet online een EIN aanvragen, dus je moet een aanvraag indienen via telefoon, fax of post.

Je hebt een geregistreerde agent nodig

De vereisten voor geregistreerde agenten zijn ook van toepassing op LLC's en bedrijven in eigendom van niet-ingezetenen. Je moet een geregistreerde agent aanwijzen met een lokaal adres om namens jou juridische en overheidsdocumenten te ontvangen.

Je kunt betalingen op afstand beheren

Je kunt de onderneming vanuit het buitenland runnen, wat ook het beheren van betalingen omvat. Door samen te werken met een wereldwijde betalingsprovider zoals Stripe, kun je betalingen in Amerikaanse dollars accepteren en gedetailleerde belastingrapporten ontvangen om de belastingaangifte te vereenvoudigen.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas zorgt voor de juridische basis van je bedrijf, zodat je binnen twee werkdagen geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren, waar ook ter wereld.

Sluit je aan bij de meer dan 80.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van een oprichting van een bedrijf via Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, controleert direct of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je bepaalt ook hoe je het aandelenkapitaal verdeelt, reserveert een deel van het aandelenkapitaal voor toekomstige investeerders en medewerkers, benoemt bestuurders en ondertekent vervolgens al je documenten digitaal. Eventuele medeoprichters ontvangen ook e-mails waarin ze worden uitgenodigd om hun documenten digitaal te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het opzetten van je bedrijf vraagt Atlas je EIN-nummer aan. Oprichters met een Amerikaans Sociale Zekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen de standaardverwerking ontvangen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en bankieren mogelijk, zodat je kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je EIN-nummer arriveert.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met behulp van hun intellectuele eigendom (IE; bijvoorbeeld auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, met een aankoopbewijs opgeslagen op je Atlas-dashboard. Je IE moet een waarde hebben van 100 dollar of minder om hiervan gebruik te kunnen maken; wanneer je IE bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verder gaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een zogenoemd belastingkeuzeformulier 83(b) indienen om de persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient die voor je in, ongeacht of je een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent, met behulp van USPS Certified Mail (aangetekende verzending) en tracking. Je ontvangt een ondertekend belastingkeuzeformulier 83(b) en een bewijs van indiening rechtstreeks op je Stripe-dashboard.

Juridische bedrijfsdocumenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

Eén jaar lang gratis Stripe Payments, plus $ 50.000 aan partnervolumes en $ 2500 aan Stripe-tegoed

Atlas werkt samen met partners van het hoogste niveau om oprichters exclusieve kortingen en tegoeden te bieden. Dit omvat kortingen op essentiële tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en bedrijfsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We bieden je ook gratis de vereiste geregistreerde agent in Delaware aan tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker $ 2.500 aan Stripe-producttegoed om te gebruiken in het eerste jaar na de oprichting.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.