Poner en marcha un negocio implica planificación estratégica, trabajo minucioso y una buena preparación. Dentro de ese proceso, registrar legalmente la empresa es fundamental. Según la Small Business Administration o SBA (Administración federal de pequeñas empresas), en 2023 hay casi 33 millones de pequeñas empresas y más de 20.000 grandes empresas que operan en Estados Unidos. Y las cifras suben y suben sin parar: cada año se registran más.

Si estás dando los primeros pasos para poner en marcha un negocio, te parecerá que registrar la empresa es un reto abrumador. A continuación te ofrecemos una guía paso a paso que detalla las etapas, los requisitos y las consideraciones que debes tener en cuenta para registrar una empresa en EE. UU.

¿De qué trata este artículo?

• Escoge una forma jurídica para la empresa
  
• Elige un nombre para tu empresa
  
• Solicita un EIN (identificador fiscal)
  
• Solicita licencias de negocio
  
• Regístrate ante las agencias gubernamentales estatales
  
• Abre una cuenta bancaria comercial
  
• Infórmate bien sobre los requisitos de cumplimiento de la normativa
  
• Aprende cuáles son tus obligaciones fiscales
  

Escoge una forma jurídica para la empresa

El primer paso para registrar una empresa en EE. UU. es elegir la estructura más apropiada para la entidad. La estructura o forma jurídica condicionará las responsabilidades legales de la empresa, sus obligaciones fiscales y su estructura de gestión. Existen varias formas jurídicas para elegir. Cada una con sus ventajas e inconvenientes específicos. Estas son las formas jurídicas o estructuras más habituales:

• Empresa unipersonal
  Una empresa unipersonal constituye la estructura más sencilla, ya que tan solo una persona actúa como propietaria y gestora del negocio. Esa misma persona debe asumir todas las deudas y responsabilidades. Y como propietaria, incluirá los beneficios del negocio en sus declaraciones personales de impuestos sobre las rentas.

• Sociedad colectiva
  Una sociedad colectiva es propiedad de dos o más personas, que comparten beneficios y pérdidas. Cada socio asume que es responsable personalmente de las deudas y responsabilidades contraídas por la sociedad. Y al mismo tiempo, cada socio propietario debe incluir beneficios y pérdidas en su declaración personal de impuestos.

• Corporación
  Una corporación, como una sociedad de tipo S o una sociedad de tipo C, es una entidad jurídica independiente que se considera propiedad de accionistas. La entidad es responsable de sus deudas y responsabilidades. Los beneficios tributan de forma independiente, separados de los ingresos personales de los propietarios. Las corporaciones también ofrecen una protección de responsabilidad limitada a sus propietarios.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
  Esta variante de entidad es una forma híbrida, entre una corporación y una sociedad colectiva. Se caracteriza por tener la misma protección de responsabilidad limitada que una corporación, pero es más flexible en lo que respecta a la estructura fiscal y el modo de gestión. Las personas propietarias incluyen beneficios y pérdidas en sus declaraciones fiscales personales.

A veces está muy claro cuál es la forma jurídica más apropiada para el negocio. Pero en otros casos, la situación es más compleja. Si cuentas con asesores de confianza, cofundadores o has contratado a una consultoría, pídeles su opinión. Cuando hayas decidido qué forma jurídica es la ideal, puedes dar el siguiente paso y pensar un nombre para la empresa.

Elige un nombre para tu empresa

El nombre que selecciones afectará a la identidad de marca y será la primera impresión del negocio ante clientes y competencia. Busca un nombre que refleje bien el negocio, que exprese la idea y sea fácil de recordar.

Veamos unos consejos para empezar:

1. Desarrolla una lluvia de ideas para reunir posibles nombres que encarnen y expresen bien los valores y el objetivo de tu negocio. PIantéate utilizar palabras que evoquen sensaciones positivas o que tengan relevancia en tu sector.
   
2. Comprueba si los nombres candidatos no están ocupados ya y verifica que no entren en conflicto con marcas comerciales previamente existentes. Puedes recurrir a la herramienta de búsqueda de la Oficina de marcas y patentes de EE. UU. (US Patent and Trademark Office, USPTO) para consultar si hay alguna marca comercial establecida que interfiera con los nombres que hayas seleccionado. Este sería un buen momento para comprobar también si están libres los nombres de dominios de sitios web y redes sociales que irían asociados al nombre que desees ponerle a la empresa. No subestimes este punto: es muy importante que tu empresa ocupe el espacio digital que le corresponde de forma apropiada. Puede ser un factor decisivo a la hora de decantarte entre nombres que estén igualados por lo demás.
   

Puedes optar por proteger el nombre de la empresa convirtiéndolo en una marca comercial registrada. Proteger el nombre de la empresa como marca comercial te brinda derechos exclusivos de uso y sirve para impedir que otros negocios usen un nombre similar. También ayuda a proteger tu identidad de marca y a destacar en un mercado competitivo.

Solicita un EIN (identificador fiscal)

Tras elegir una forma jurídica y un nombre para la empresa, el siguiente paso para registrarla en los EE. UU. es solicitar un número de identificación del empleador o EIN (Employer Identification Number). Se trata de un número único, formado por nueve dígitos, que te asignará la agencia tributaria estadounidense (IRS). Disponer de uno es esencial para determinar la identidad legal de la empresa. Es como un número de la seguridad social, pero para tu empresa. Es muy frecuente que se pida el EIN para trámites fiscales o bancarios y también contribuirá a proteger tus activos de propiedad personal frente a deudas y responsabilidades propias de la empresa.

Puedes solicitar un número EIN por Internet, a través del sitio web de la agencia tributaria estadounidense (IRS). Tendrás que proporcionar ciertos datos básicos sobre la empresa, como su nombre legal, su razón social y su forma jurídica. También deberás aportar información sobre la persona que será responsable de que la empresa cumpla sus obligaciones fiscales.

Una vez cumplimentada la solicitud, te darán el número EIN de inmediato. Guárdalo bien, porque lo necesitarás cada vez que tengas que confirmar la identidad de tu empresa. Por ejemplo, cuando quieras abrir una cuenta bancaria o presentes declaraciones de impuestos.

Solicita licencias de negocio

Es posible que debas conseguir ciertos permisos y licencias para que tu empresa trabaje de forma plenamente legal. Dependerá de a qué se dedica y de su ubicación. El procedimiento para averiguar qué licencias son obligatorias y solicitarlas puede presentar pequeñas diferencias de un lugar a otro. Pero en líneas generales, es bastante parecido en todo el territorio estadounidense:

1. Averigua qué licencias es necesario obtener

Antes de solicitar licencias y permiso, investiga e infórmate bien sobre cuáles requerirá tu negocio, de acuerdo con su actividad y ubicación. Entre los ejemplos más habituales figuran las licencias profesionales, las licencias de actividad específicas para ciertos sectores de actividad económica y los permisos de actividad empresarial.

2. Averigua qué entidad gubernamental otorga esas licencias

Cuando ya sepas qué licencias debes obtener, ponte en contacto con la entidad emisora de las mismas para averiguar qué procesos y requisitos específicos exigen. Podrían variar de un estado a otro, e incluso entre condados o municipios.

3. Reúne toda la documentación necesaria

Dependerá de qué licencia se trate, pero tendrás que presentar documentación: justificantes de seguros, autorizaciones de zonificación o certificados de educación son solo algunos ejemplos.

4. Cumplimenta la solicitud

Cuando ya tengas toda la documentación necesaria, rellena la solicitud de licencia. Suele poder hacerse por correo postal o por Internet, pero eso depende de la entidad emisora.

5. Abona las tasas de solicitud

En la mayoría de casos, para obtener la licencia hay que pagar una tasa o tarifa. El importe variará según el tipo de licencia y la entidad emisora.

6. Espera a que se apruebe la solicitud

Una vez presentes la solicitud y efectúes el pago de las tasas, tendrás que esperar a que se autorice y conceda la licencia. Puede tardar varias semanas, así que más vale planificar todo bien.

7. Muestra tu licencia

Es posible que sea obligatorio enseñar la licencia bien visible en las instalaciones donde esté ubicada tu empresa, si lo requiere la legislación vigente.

Hay multitud de recursos disponibles para consultar cuáles serían las licencias necesarias para tu negocio. Un buen lugar para empezar sería la oficina de la Secretaría de Estado o el Departamento de Hacienda del estado correspondiente. También puedes emplear recursos accesibles en Internet, como la guía sobre permisos y licencias de la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. (SBA), que permite identificar las licencias necesarias por estado y actividad.

Regístrate ante las agencias gubernamentales estatales

Después de elegir la forma jurídica, ponerle nombre a la empresa y obtener su número EIN, el siguiente paso es registrarse ante las agencias gubernamentales estatales. Los requisitos pueden variar y dependen del estado y del tipo de negocio al que te dediques. Sin embargo, como mínimo, seguramente tengas que presentar documentación ante el gobierno del estado y abonar las tasas que correspondan.

Veamos ahora qué trámites se suelen requerir para registrar la empresa ante las agencias estatales:

• Registra la entidad comercial
  Debes registrar la entidad comercial de tu empresa ante el estado correspondiente. Eso implica presentar documentos como las escrituras de incorporación o constitución (corporaciones), los estatutos de organización o los acuerdos de asociación, según la forma jurídica de la empresa.

• Regístrate para declarar los impuestos que correspondan
  Según cuál sea la forma jurídica de la empresa y dónde desarrolle sus actividades, tendrás que registrarte para cumplir con las obligaciones fiscales locales, estatales o federales. Entre ellas figuran impuestos sobre beneficios, sobre las ventas y sobre nóminas.

• Contrata los seguros que sean necesarios
  Según la ubicación donde trabajas y la actividad a la que te dediques, quizás sea obligatorio contratar ciertos seguros, como un seguro de responsabilidad civil o un seguro de indemnización por accidentes de trabajo para empleados.

• Cumple el resto de requisitos específicos del estado
  Es posible que existan más requisitos concretos establecidos por el estado que debas cumplir, lo que dependerá del tipo de empresa y su ubicación. Por ejemplo, quizás tengas que registrarla en un sistema de seguro de desempleo o para respetar normativas de protección medioambiental.

Abre una cuenta bancaria comercial

Una cuenta bancaria comercial es una cuenta independiente, que se utiliza exclusivamente para realizar transacciones comerciales de la empresa. ¿Por qué es tan importante abrir una cuenta bancaria comercial? Veámoslo:

• Separa las finanzas personales y las de la empresa
  Si abres una cuenta bancaria comercial, podrás mantener separadas tus finanzas personales y las de la empresa. Te ayudará a controlar los ingresos y gastos del negocio con más precisión y simplificará las declaraciones de impuestos.

• Aporta protección legal
  Tener una cuenta bancaria comercial separada contribuye a proteger tus activos personales en caso de que te enfrentes a dificultades jurídicas o una bancarrota. También atestigua que tu empresa es una entidad jurídica independiente, separada de tu persona, y puede servir como defensa de tus finanzas personales frente a responsabilidades empresariales.

• Aporta credibilidad
  Disponer de una cuenta bancaria comercial puede reforzar la imagen de credibilidad y profesionalidad del negocio. Demuestra que te tomas en serio la empresa y que te comprometes a cuidar la precisión en los registros contables y la documentación financiera.

• Hace más fácil aceptar pagos
  Aunque sea posible aceptar pagos de clientes mediante una cuenta de comerciante, luego tendrías que transferir esos fondos a una cuenta bancaria comercial. Las empresas que recurren a Stripe para aceptar y procesar pagos de clientes tienen la obligación de disponer de una cuenta bancaria comercial para recibir pagos.

Echa un vistazo y compara los servicios y las tarifas que ofrezcan los bancos. Busca una entidad bancaria que ofrezca funciones que vayan bien para tu negocio, como banca electrónica, banca móvil o protección contra sobregiros. Tal vez te interese trabajar con un banco especializado en servicios para pequeñas empresas.

Infórmate bien sobre los requisitos de cumplimiento de la normativa

Los requisitos de cumplimiento de la normativa engloban una serie de normas y reglas que toda empresa debe respetar para operar de forma legal. Si se incumplen dichas obligaciones, se podría incurrir en sanciones económicas significativas y consecuencias jurídicas graves.

Es muy importante conocer bien los requisitos de cumplimiento de la normativa, por motivos como estos:

• Prevenir y evitar problemas jurídicos
  Si cumple todos los requisitos normativos y regulatorios correspondientes, la empresa contribuirá a evitar que le surjan problemas legales. Cumplir con la normativa puede plantear requisitos distintos, que dependen del sector, la ubicación y la forma jurídica. Por eso es imprescindible conocer a fondo las reglas y normas específicas que serían aplicables para tu empresa.

• Proteger la reputación del negocio
  Respetar estrictamente el cumplimiento de la normativa ayuda a que las empresas protejan y refuercen su reputación. Las infracciones pueden repercutir negativamente sobre dicha reputación, lo que supondría una dificultad añadida para atraer a clientes e inversores. Cuando una empresa cumple con todas las normas y regulaciones pertinentes, demuestra ser una entidad responsable y digna de confianza, afianzando así su credibilidad.

• Mantener la competitividad
  Los requisitos de cumplimiento de la normativa contribuyen a igualar las condiciones equitativas dentro de cada sector para todas las empresas. Las normas se diseñan para fomentar la competición justa entre empresas y proteger a consumidores y clientes. Respetar los requisitos regulatorios del sector (y las normas de aceptación general, aunque no sean oficiales) ayuda a que las empresas sean competitivas y el público las perciba como comprometidas con prácticas comerciales justas y éticas.

• Acceder a financiación y entrar en sociedades
  Muchas entidades prestamistas y socios comerciales exigen que las empresas respeten ciertos requisitos de cumplimiento para trabajar con ellas. Respetar los requisitos de cumplimiento de la normativa no solo contribuye a mantener la integridad profesional de las empresas y fortalecer su reputación, sino que también las ayuda a acceder a más oportunidades de financiación y asociación.

Conocer las obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales son las cotizaciones monetarias que las empresas deben satisfacer a las instituciones gubernamentales e incluyen impuestos sobre ingresos, impuestos sobre nóminas, impuestos sobre las ventas e impuestos al consumo. Estas obligaciones afectan en gran medida a la estabilidad financiera del negocio y condicionan sus resultados futuros.

Es muy importante conocerlas al detalle, por varios motivos. En primer lugar, si se incumplen o se presentan declaraciones de impuestos incorrectas, se corre el riesgo de sufrir sanciones, tener que abonar intereses o enfrentarse a procedimientos judiciales. Si conoces a fondo cuáles son las obligaciones fiscales de la empresa, te asegurarás de que cumpla con las regulaciones y la legislación fiscal vigentes. Así evitarás cualquier sanción o consecuencia jurídica.

Además, también es imprescindible que todo negocio planifique y se prepare para cumplirlas, ya que los impuestos pueden afectar significativamente al flujo de caja y a la estabilidad financiera. Si quieres que tus proyecciones financieras sean fiables y sólidas, y si quieres garantizar que la empresa cuenta con fondos para cubrir el apartado fiscal sin poner en entredicho la estabilidad, es crucial contemplar y contabilizar las obligaciones fiscales en la planificación financiera.

Informarse sobre los últimos cambios respecto a obligaciones fiscales ayuda a cumplir correctamente con las regulaciones y la legislación tributaria, que sufren modificaciones constantes. También contribuye a que la empresa consolide su reputación de responsabilidad respecto a finanzas y cumplimiento de la normativa. Eso servirá de apoyo de cara a conseguir oportunidades de negocio y expansión en el futuro.

Si cumples con tus obligaciones fiscales correctamente, podrás acceder a más oportunidades de financiación y colaboración empresarial. A la hora de buscar y seleccionas socios comerciales potenciales, tanto prestamistas como inversores y compañías suelen fijarse en empresas y proyectos con un historial solvente en materia fiscal y de cumplimiento normativo.

¿Y cómo saber cuáles son los requisitos fiscales específicos de cada caso? Hay que investigar y analizar a fondo la legislación y las regulaciones tributarias que correspondan a tu negocio. No olvides tener en cuenta las pequeñas variaciones que afecten a cada estado donde tu empresa tenga obligaciones fiscales. No es mala idea consultar a especialistas en contabilidad o expertos tributarios (o contratar a perfiles profesionales similares para tu empresa). Así no se te escapará ningún detalle.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Atlas te lo pone fácil para constituir y configurar tu empresa, de forma que lo tengas todo listo para aceptar pagos de tus clientes, contratar a tu equipo y recaudar fondos cuanto antes.

Rellena el formulario de Stripe Atlas con los datos de tu empresa. No te llevará ni 10 minutos. Acto seguido, constituiremos tu empresa en Delaware, te conseguiremos el ID fiscal (EIN) ante la agencia tributaria estadounidense (IRS), te ayudaremos a comprar en un clic tus acciones en la nueva empresa y presentaremos automáticamente el formulario de elección fiscal conforme a lo establecido en la sección 83(b). Atlas ofrece varias plantillas jurídicas para contratos y contrataciones, y también puede ayudarte a abrir una cuenta bancaria y empezar a aceptar pagos antes incluso de que la IRS te asigne un ID fiscal.

Quien haya fundado una empresa con Atlas también podrá acceder a descuentos exclusivos de los principales socios de software, al onboarding en un clic con determinados socios y a créditos gratis de Stripe para el procesamiento de pagos. Constituye tu empresa hoy mismo.

Solicitud de acceso a Atlas

Rellenar los datos de tu nueva empresa te llevará menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa (sociedad de tipo C, sociedad de responsabilidad limitada o filial) y el nombre de tu empresa. Nuestro comprobador instantáneo de nombres de empresa te indicará si el nombre está disponible antes de enviar la solicitud de acceso. Puedes añadir hasta cuatro cofundadores más, decidir cómo repartir el capital social entre ellos y, si lo deseas, reservar un fondo de acciones para tus compañeros de equipo en el futuro. Nombrarás a la directiva, añadirás una dirección y un número de teléfono (las personas fundadoras pueden optar a una dirección virtual gratuita durante un año si la necesitas), y revisarás y firmarás los documentos legales en un clic.

Constitución de la empresa en Delaware

Atlas revisará tu solicitud de acceso y presentará tus documentos de constitución en Delaware en un plazo de un día hábil. Todas las solicitudes de acceso a Atlas incluyen un servicio de tramitación urgente en 24 horas ante el estado, sin ninguna comisión extra. Atlas te cobrará 500 $ por la constitución y el primer año de los servicios de agente registrado (un requisito de cumplimiento de la normativa estatal) y 100 $ por cada año posterior para mantener el agente registrado.

Obtención del ID fiscal (EIN) ante el IRS

Una vez terminada la constitución de la empresa en Delaware, Atlas solicitará el ID fiscal de tu empresa ante el IRS. Podrán optar a la tramitación urgente las personas fundadoras que proporcionen un número de seguridad social, una dirección y un teléfono de EE. UU. En el resto de los casos, se aplicará una tramitación estándar. En el caso de los pedidos estándar, Atlas llama al IRS para obtener el EIN en tu nombre y utiliza datos en tiempo real del IRS para determinar la fecha en la que probablemente estará disponible tu presentación. Puedes encontrar más información sobre cómo obtiene Atlas tu EIN y consultar los plazos actuales de recepción de ID fiscales.

Compra de tus acciones en la empresa

En cuanto Atlas constituya la empresa, emitiremos de forma automática las acciones a las personas fundadoras y te ayudaremos a comprarlas para que poseas formalmente tu participación en la empresa. Atlas permite a las personas fundadoras comprar en un clic sus acciones con propiedad intelectual, así como reflejar esta compra en los documentos de la empresa, de forma que no tengas que enviar dinero en efectivo ni hacer un seguimiento de él, ni tampoco revisar los pagos.

Presentación del formulario de elección fiscal conforme a lo establecido en la sección 83(b)

Entre las personas que fundan startups, es habitual optar por presentar un formulario de elección fiscal conforme a lo establecido en la sección 83(b) para tratar de ahorrar en el futuro con los impuestos personales. Atlas puede presentar y enviar por correo postal dicho formulario en un clic, tanto en nombre de las personas fundadoras de EE. UU. como de las de otros países, de forma que no haya que hacer ninguna visita a la oficina de correos. Lo presentaremos mediante correo certificado de USPS y recibirás en el Dashboard una copia del formulario firmado junto con un justificante de presentación.

Ventajas y descuentos para socios

Atlas colabora con una selección de herramientas externas que ofrecen acceso o precios especiales a quien haya fundado alguna empresa con Atlas. Ofrecemos descuentos en herramientas de ingeniería, fiscales y financieras, de cumplimiento de la normativa y de operaciones, incluidas OpenAI y Amazon Web Services. Atlas también colabora con Mercury, Carta y AngelList para ofrecer un onboarding automático más rápido con la información de la empresa en Atlas, de forma que puedas tenerlo todo listo para realizar operaciones bancarias y recaudar fondos con una rapidez aún mayor. Quien haya fundado alguna empresa con Atlas también puede acceder a descuentos en otros productos de Stripe, lo que incluye hasta un año de créditos gratis para el procesamiento de pagos.

Lee nuestras guías de Atlas para personas fundadoras de startups u obtén más información sobre Atlas y cómo puede ayudarte a configurar tu nueva empresa de forma rápida y sencilla. Constituye tu empresa hoy mismo.