Iniciar un negocio requiere una planificación estratégica, un trabajo detallado y una preparación cuidadosa, siendo el registro de la empresa un paso clave en este proceso. Según datos de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), en 2023 operaban en Estados Unidos cerca de 33 millones de pequeñas empresas y más de 20,000 grandes empresas, y el nùmero de nuevos registros empresariales ha seguido aumentando año tras año.

Si estás iniciando una nueva empresa, registrar tu negocio puede parecer un proceso abrumador. A continuación, te compartimos una guía paso a paso que describe el proceso, los requisitos y consideraciones que debes tener en cuenta para registrar una empresa en Estados Unidos.

Contenido de este artículo

• Elige una estructura empresarial
  
• Elige un nombre para tu negocio
  
• Solicita un EIN
  
• Solicita licencias comerciales
  
• Regístrate en las agencias estatales
  
• Abre una cuenta bancaria comercial
  
• Conoce cuáles son tus requisitos de cumplimiento normativo
  
• Asegúrate de entender tus obligaciones fiscales
  

Elige una estructura empresarial

Elegir la estructura comercial adecuada es el primer paso para registrar una empresa en EE. UU. La estructura que elijas tendrá un impacto en la responsabilidad legal, las obligaciones fiscales y la estructura de gestión de tu empresa. Hay varios tipos de estructuras empresariales para elegir, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Estas son las estructuras empresariales más comunes a tener en cuenta:

• Empresa unipersonal
  Una empresa unipersonal es la estructura más simple, ya que una sola persona es la que actúa como titular y gestora del negocio. Esa misma persona debe asumir todas las deudas y responsabilidades. Y como titular, incluirá los beneficios del negocio en sus declaraciones personales de impuestos sobre los ingresos.

• Sociedad colectiva
  Una sociedad colectiva es propiedad de dos o más personas, que comparten beneficios y pérdidas. Cada socio asume que es responsable personalmente de las deudas y responsabilidades contraídas por la sociedad. Y al mismo tiempo, cada socio propietario debe incluir beneficios y pérdidas en su declaración personal de impuestos.

• Sociedad anónima
  Una sociedad anónima, como una sociedad de tipo S o una sociedad de tipo C, es una entidad jurídica separada que se considera propiedad de los accionistas. La entidad es responsable de sus propias deudas y obligaciones y sus ganancias se gravan por separado de los ingresos personales de los propietarios. Además, las sociedades anónimas ofrecen a sus propietarios protección de responsabilidad limitada.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
  Una LLC es un híbrido de una sociedad anónima y una sociedad colectiva. Ofrece la misma protección de responsabilidad limitada que una sociedad anónima, pero con más flexibilidad en la gestión y la estructura fiscal. Los titulares informan las ganancias y pérdidas en sus declaraciones de impuestos personales.

A veces, la mejor estructura para tu negocio es obvia; en otros casos, la decisión es menos clara. Si tienes asesores de confianza, cofundadores o abogados contratados, pídeles su opinión. Una vez que elijas la estructura de tu empresa, el siguiente paso es elegir un nombre para tu empresa.

Elige un nombre para tu empresa

El nombre de la empresa que elijas afectará a la identidad de tu marca y será la primera impresión del negocio ante clientes y competencia. Elige un nombre que refleje con precisión tu empresa y sea fácil de recordar.

Aquí hay algunos consejos prácticos para ayudarte a comenzar:

1. Haz una lluvia de ideas sobre una lista de posibles nombres que encarnen y expresen bien los valores y el objetivo de tu empresa. Considera la posibilidad de utilizar palabras que evoquen sentimientos positivos o que sean relevantes para tu sector.
   
2. Verifica si los nombres que elegiste están disponibles y no entran en conflicto con las marcas comerciales existentes. Puedes usar la herramienta de búsqueda de la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU.(USPTO) para verificar si existen marcas comerciales que puedan entrar en conflicto con tu nombre. Este también es un buen momento para verificar si los nombres de dominio de sitios web relevantes y los identificadores de redes sociales asociados con el nombre de la empresa que elegiste están disponibles. No subestimes la importancia de reclamar la huella digital adecuada para tu negocio; este puede ser el factor decisivo entre dos opciones de nombres que de otro modo serían fuertes.
   

Puedes optar por proteger el nombre de la empresa convirtiéndolo en una marca registrada. La marca registrada del nombre de tu empresa puede darte derechos exclusivos para usarla y evitar que otros usen un nombre similar. También puedes proteger la identidad de tu marca y ayudarte a destacar en un mercado competitivo.

Solicita un EIN

Después de elegir la estructura y el nombre de la empresa, el siguiente paso para registrar tu empresa en los EE. UU. es solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN). Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el IRS (Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos), y recibir uno ayuda a establecer tu identidad legal. Es como un número de seguro social para tu empresa. Un EIN suele ser necesario para fines fiscales y bancarios, y también puede ayudar a proteger tus activos personales de deudas y responsabilidades comerciales.

Puedes solicitar un EIN en línea, a través del sitio web del IRS. Para solicitarlo, deberás proporcionar información básica sobre tu empresa, como el nombre legal, dirección y estructura empresarial. También tendrás que proporcionar información sobre la persona que será responsable de los asuntos fiscales de la empresa.

Una vez que completes la solicitud, recibirás tu EIN de inmediato. Mantén tu EIN seguro y úsalo siempre que necesites identificar a tu empresa, como abrir una cuenta bancaria o presentar declaraciones de impuestos.

Solicita licencias comerciales

Dependiendo de tu sector y ubicación, es posible que tu empresa necesite varios permisos y licencias para operar legalmente. El proceso de identificación y solicitud de licencias comerciales puede ser ligeramente diferente según la ubicación, pero en general es similar en todo EE. UU.:

1. Identifica las licencias necesarias

Antes de solicitar licencias, investiga e identifica cuáles son necesarias para tu empresa, según tu sector y ubicación. Algunos ejemplos comunes son las licencias profesionales, las licencias específicas del sector y los permisos de actividad empresarial.

2. Consulta la agencia emisora

Después de identificar las licencias requeridas, consulta con la agencia emisora para confirmar los requisitos específicos y el proceso para solicitarlas. Esto puede variar según el estado o incluso según el condado o la localidad.

3. Reúne la documentación necesaria

Dependiendo de la licencia, es posible que debas proporcionar varios tipos de documentación, como comprobante de seguro, aprobación de zonificación o credenciales educativas.

4. Completa la solicitud

Una vez que reúnas toda la documentación necesaria, puedes completar la solicitud de licencia ya sea en línea o por correo electrónico, esto depende de la agencia emisora.

5. Paga la tarifa de solicitud

La mayoría de las licencias requieren el pago de una tarifa. El importe puede variar en función del tipo de licencia y de la agencia emisora.

6. Espera la aprobación

Después de enviar tu solicitud y de pagar la tarifa, deberás esperar a que se apruebe la licencia. Esto puede llevar varias semanas, por lo que es importante planificar con anticipación.

7. Muestra tu licencia

Una vez que recibas tu licencia, es posible que debas exhibirla de manera destacada en algún punto estratégico de tu empresa, si así lo exige la ley.

Hay muchos recursos disponibles para ayudarte a identificar las licencias necesarias para tu empresa. Un buen lugar para comenzar es la oficina de la Secretaría de Estado o el Departamento de Ingresos de tu estado. También puedes utilizar recursos en línea como la guía de permisos y licencias de la SBA, que te facilita la búsqueda de las licencias requeridas según el estado y el sector.

Regístrate en las agencias estatales

Después de elegir una estructura comercial, nombrar tu empresa y obtener un EIN, el siguiente paso es registrarte en las agencias estatales. Los requisitos pueden variar, dependiendo de tu estado y del tipo de negocio que operes. Sin embargo, como mínimo, es probable que tengas que presentar documentos ante el gobierno estatal y pagar las tarifas necesarias.

Aquí tienes lo que generalmente supone registrar una empresa en las agencias estatales:

• Registra tu entidad comercial
  Registra tu entidad comercial en tu estado. Esto implica la presentación de documentos como el acta de constitución, contrato social o acuerdos de asociación, según la estructura de tu empresa.

• Presenta la declaración de impuestos
  Dependiendo de la estructura de tu empresa y en dónde opere, es posible que tengas que registrarte para pagar impuestos federales, estatales o locales. Esto puede incluir el impuesto sobre los ingresos, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la nómina.

• Obtén los seguros necesarios
  Dependiendo de tu sector y ubicación, es posible que debas obtener ciertos tipos de seguro, como el seguro de responsabilidad civil o el seguro de indemnización por accidente laboral.

• Cumple con cualquier otro requisito estatal
  Según el tipo de empresa y la ubicación, es posible que debas cumplir con otros requisitos estatales, como inscribirte en el seguro de desempleo o cumplir con las regulaciones ambientales.

Abre una cuenta bancaria comercial

Una cuenta bancaria comercial es una cuenta separada que se utiliza exclusivamente para transacciones comerciales. Estas son las razones por las que es importante abrir una cuenta bancaria comercial:

• Separa las finanzas personales de las empresariales
  Al abrir una cuenta bancaria comercial, puedes mantener separadas tus finanzas personales y comerciales. Esto te ayudará a hacer un seguimiento más preciso de los ingresos y gastos de tu empresa y a simplificar la declaración de impuestos.

• Brinda protección legal
  Tener una cuenta bancaria comercial separada puede ayudar a proteger tus activos personales en caso de problemas legales o bancarrota. Demuestra que tu empresa es una entidad jurídica separada de ti y puede ayudar a proteger tus finanzas personales de las responsabilidades empresariales.

• Establece credibilidad
  Tener una cuenta bancaria comercial puede ayudar a establecer la credibilidad y el profesionalismo de tu empresa. Demuestra que te tomas en serio tu negocio y que te comprometes a mantener registros financieros precisos.

• Facilita la aceptación de pagos
  Aunque aceptes pagos de clientes con una cuenta de comerciante, aun así, tendrás que transferir esos fondos a una cuenta bancaria comercial normal. Las empresas que usan Stripe para aceptar y procesar pagos de clientes deben tener una cuenta bancaria comercial para recibir pagos.

Compara las comisiones y los servicios de los distintos bancos. Busca un banco que ofrezca las funciones que necesitas, como online banking, banca móvil o protección contra sobregiros. También puedes considerar la posibilidad de trabajar con un banco que se especialice en la banca para pequeñas empresas.

Conoce cuáles son tus requisitos de cumplimiento de la normativa

Los requisitos de cumplimiento de la normativa se componen de una variedad de reglas y regulaciones que las empresas deben cumplir para operar legalmente. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a importantes sanciones económicas y consecuencias legales.

Conocer los requisitos de cumplimiento de la normativa es importante por varias razones, entre ellas:

• Evitar problemas legales
  Al cumplir con todos los requisitos y regulaciones aplicables, las empresas pueden evitar que surjan problemas legales. Los requisitos de cumplimiento varían según el sector, la ubicación y la estructura comercial, por lo que es necesario tener una comprensión integral de las reglas específicas aplicables a tu empresa.

• Proteger la reputación de tu empresa
  Mantener el cumplimiento de la normativa ayuda a las empresas a proteger tu reputación. Las infracciones de cumplimiento de la normativa pueden tener un impacto negativo en la reputación de una empresa, lo que dificulta la atracción de clientes e inversores. Al seguir todas las reglas y regulaciones aplicables, las empresas pueden establecerse como entidades responsables y confiables, lo que puede mejorar su credibilidad.

• Mantener la competitividad
  Los requisitos de cumplimiento de la normativa ayudan a crear igualdad de condiciones en cualquier sector. Las reglas de cumplimiento están diseñadas para promover la competencia leal y proteger a los clientes. Cumplir con los requisitos del sector, y con las normas generalmente aceptadas, incluso aquellas que no son obligatorias oficialmente, ayuda a las empresas a seguir siendo competitivas y a que se perciba que están comprometidas con prácticas comerciales justas y éticas.

• Acceder a financiación y asociaciones
  Muchos prestamistas, inversores y socios comerciales exigen que las empresas cumplan ciertos requisitos de cumplimiento de la normativa antes de trabajar con ellos. Cumplir con los requisitos de cumplimiento de la normativa no solo ayuda a las empresas a mantener la integridad profesional y defender tu reputación, sino que también puede ayudarlas a acceder a más oportunidades de financiación y asociaciones.

Asegúrate de entender tus obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales son las cuotas monetarias que las empresas deben pagar al gobierno, incluidos el impuesto sobre los ingresos, el impuesto sobre la nómina, el impuesto sobre las ventas y el impuesto especial. Estas obligaciones tienen un impacto significativo en la estabilidad financiera y el éxito futuro de una empresa.

Comprender las obligaciones fiscales es importante por varias razones. En primer lugar, no pagar impuestos o presentar los impuestos de manera incorrecta puede dar lugar a sanciones, intereses o acciones legales. Comprender tus obligaciones fiscales puede garantizar que tu empresa siga cumpliendo con las leyes y regulaciones fiscales vigentes, lo que evita sanciones o consecuencias legales.

Las empresas también deben planificar y prepararse para sus obligaciones fiscales, ya que los impuestos pueden afectar significativamente el flujo de caja y la estabilidad financiera. Tener en cuenta las obligaciones fiscales en tu planificación financiera es importante para asegurarte de que tus proyecciones financieras sean sólidas y de que tengas los fondos necesarios para cumplir con tus obligaciones fiscales y mantenerte estable desde el punto de vista financiero.

Mantenerse al día con las obligaciones fiscales puede ayudar a las empresas a seguir cumpliendo con las leyes y regulaciones fiscales que están sujetas a cambios. Esto también puede ayudar a las empresas a establecer una reputación de responsabilidad financiera y cumplimiento de la normativa, lo que crea una base para futuras oportunidades comerciales y de crecimiento.

Cumplir con tus obligaciones fiscales puede brindarte acceso a oportunidades de financiamiento y asociación. Los prestamistas, inversores y socios comerciales suelen buscar empresas con un sólido historial fiscal y de cumplimiento de la normativa.

Para comprender tus requisitos fiscales específicos, realiza una investigación exhaustiva sobre las leyes y normativas fiscales específicas que se aplican a tu empresa, y asegúrate de tener en cuenta las variaciones en función de cada estado en el que tengas obligaciones fiscales. Te recomendamos consultar con un experto tributario o un contador (o contratar estos roles internamente) para asegurarte de que no te falte nada.

¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Stripe Atlas simplifica la constitución y configuración de tu empresa para que estés listo para cobrar a los clientes, contratar a tu equipo y recaudar fondos lo antes posible.

Completa los datos de tu empresa en el formulario de Stripe Atlas en menos de 10 minutos. Luego, constituiremos tu empresa en Delaware, obtendremos tu número de identificación fiscal (EIN) del IRS, te ayudaremos a comprar tus acciones de la nueva empresa con un solo clic y presentaremos automáticamente tu opción de impuesto 83(b). Atlas ofrece varias plantillas legales para contratos y contrataciones, y también puede ayudarte a abrir una cuenta bancaria y comenzar a aceptar pagos incluso antes de que el IRS asigne tu identificación fiscal.

Los fundadores de Atlas también obtienen acceso a descuentos exclusivos en los principales socios de software, onboarding con un solo clic con socios seleccionados y créditos gratuitos para el procesamiento de pagos de Stripe. Inicia tu empresa hoy mismo.

La aplicación Stripe Atlas

Completar los datos de tu nueva empresa lleva menos de 10 minutos. Elegirás la estructura (corporación, sociedad de responsabilidad limitada o subsidiaria) y el nombre de tu empresa. Nuestro verificador instantáneo de nombres de empresas te informará si está disponible antes de enviar tu solicitud. Puedes agregar hasta cuatro cofundadores adicionales, decidir cómo dividir el capital entre ellos y reservar un fondo de capital para futuros compañeros de equipo si así lo deseas. Nombrarás funcionarios, agregarás una dirección y un número de teléfono (los fundadores pueden recibir un año de una dirección virtual gratuita si necesitas una) y revisarás y firmarás tus documentos legales con un solo clic.

¿Cómo crear la empresa en Delaware?

Atlas revisará tu solicitud y presentará tus documentos de constitución en Delaware en el plazo de un día hábil. Todas las solicitudes de Atlas incluyen un servicio de procesamiento acelerado las 24 horas en el estado, sin comisión adicional. Atlas cobra $500 por la creación de tu empresa y tu primer año de servicios de agente registrado (un requisito de cumplimiento del estado), y $100 cada año a partir de entonces para mantener tu agente registrado.

¿Cómo obtener tu identificación fiscal (EIN) del IRS?

Una vez completada tu constitución en Delaware, Atlas solicitará la identificación fiscal del IRS de tu empresa. Los fundadores que proporcionen un número de seguro social, una dirección y un teléfono de EE. UU., son elegibles para el procesamiento acelerado. Para el resto de usuarios, se aplica el procesamiento estándar. En estos casos, Atlas contacta al ISR para obtener el EIN en tu nombre y utiliza datos en tiempo real de la agencia para estimar la fecha de disponibilidad de tu registro. Puedes leer más sobre cómo Atlas recupera tu EIN y consulta las ETA de identificación fiscal actuales.

¿Cómo comprar tus acciones de la empresa?

Después de que Atlas forme la empresa, emitiremos acciones automáticamente a los fundadores y te ayudaremos a comprarlas para que poseas formalmente tu participación en la empresa. Atlas permite a los fundadores comprar sus acciones con propiedad intelectual con un solo clic y reflejarlo en los documentos de tu empresa, para que no tengas que enviar por correo los pagos en efectivo o con cheque ni hacer un seguimiento de ellos.

¿Cómo presentar tu elección de impuestos 83(b)

Muchos fundadores de startups optan por presentar una opción de impuesto 83(b) para ahorrar potencialmente en futuros impuestos personales. Atlas puede presentar y enviar por correo tu elección de impuesto 83(b) con un solo clic, tanto para fundadores en EE. UU. como de otros países, sin necesidad de ir a la oficina de correos. Lo presentaremos mediante correo certificado de USPS con seguimiento, y recibirás una copia de tu elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación en tu Dashboard.

Ventajas y descuentos para socios

Atlas se asocia con una gama de herramientas de terceros para ofrecer precios especiales o acceso a los fundadores de Atlas. Ofrecemos descuentos en herramientas de ingeniería, impuestos y finanzas, cumplimiento de la normativa y operaciones, como OpenAI y Amazon Web Services. Atlas también se asocia con Mercury, Carta y AngelList para proporcionar un onboarding automático más rápida utilizando la información de tu empresa de Atlas, de modo que puedas prepararte para realizar operaciones bancarias y recaudar fondos aún más rápido. Los fundadores de Atlas también pueden acceder a descuentos en otros productos de Stripe, lo que incluye hasta un año de créditos gratuitos para el procesamiento de pagos.

Lee nuestras Guías del Atlas para fundadores de startups u obtén más información sobre Stripe Atlas y cómo puede ayudarte a establecer tu nueva empresa de forma rápida y sencilla. Pon en marcha tu empresa ahora.