Abrir uma empresa exige planejamento estratégico, trabalho detalhado e preparo cuidadoso. Uma etapa importante do processo é registrar a empresa. De acordo com a Small Business Administration (SBA), existem quase 33 milhões de pequenas empresas e mais de 20.000 grandes empresas operando nos EUA em 2023 — e o número de novos registros cresce ano a ano.

Se você está começando um novo negócio, registrar a empresa pode parecer complicado. Veja a seguir um guia detalhado com as etapas, requisitos e considerações para registrar uma empresa nos EUA.

Neste artigo:

• Escolher a estrutura da empresa
  
• Escolher um nome para sua empresa
  
• Solicitar um EIN
  
• Solicitar licenças comerciais
  
• Cadastro nos órgãos estaduais
  
• Abrir uma conta bancária de pessoa jurídica
  
• Requisitos para conformidade
  
• Obrigações fiscais
  

Escolher a estrutura da empresa

Escolher a estrutura correta é o primeiro passo para registrar uma empresa nos EUA. A estrutura escolhida afeta a responsabilidade legal, as obrigações fiscais e a estrutura de gestão da empresa. Existem vários tipos de estruturas, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens. Estas são as estruturas de negócios mais comuns:

• Empresário individual
  Uma empresa individual é a estrutura de negócio mais simples, porque a propriedade e a gestão são feitas por uma única pessoa. O proprietário é pessoalmente responsável por todas as dívidas e obrigações comerciais pela declaração de lucros da empresa em sua declaração de imposto de renda de pessoa física.

• Sociedade
  Uma sociedade é propriedade de duas ou mais pessoas que compartilham lucros e perdas. Cada sócio é pessoalmente responsável pelas dívidas e obrigações da sociedade, e cada sócio declara lucros e perdas em sua declaração de imposto de renda de pessoa física.

• Corporação
  Uma corporação, que pode ser do tipo S ou do tipo C, é uma pessoa jurídica separada, de propriedade dos acionistas. É responsável por suas próprias dívidas e passivos, e os lucros são tributados separadamente da renda pessoal dos proprietários. As corporações também oferecem limitação de responsabilidade aos seus proprietários.

• Empresa de responsabilidade limitada (LLC)
  Uma LLC é um híbrido de corporação e sociedade. Ela tem a mesma proteção de limitação de responsabilidade da corporação, mas com mais flexibilidade na gestão e na estrutura tributária. Os proprietários declaram lucros e perdas em suas declarações de impostos de pessoa física.

Às vezes, a melhor estrutura para sua empresa é óbvia; em outros casos, a decisão é menos clara. Se você tiver consultores de confiança, cofundadores ou advogados, peça a opinião deles. Depois de escolher a estrutura da empresa, você pode seguir para a próxima etapa e escolher o nome da empresa.

Pick a name for your business

The business name you choose will impact your brand identity and create the first impression with customers and competitors. Pick a name that accurately reflects your business and is easy to remember.

Here are some practical tips to help you get started:

1. Brainstorm a list of potential names that align with your business’s values and mission. Consider using words that evoke positive feelings or that are relevant to your industry.
   
2. Verify if the names you have chosen are available and do not conflict with existing trademarks. You can use the US Patent and Trademark Office’s (USPTO) search tool to check for existing trademarks that might conflict with your name. This is also a good time to check whether the relevant website domain names and social media handles associated with your desired business name are available. Don’t underestimate the importance of claiming the right digital footprint for your business; this can be the deciding factor between two otherwise strong options for names.
   

You might opt to protect your business name by trademarking it. Trademarking your business name can give you exclusive rights to use it and prevent others from using a similar name. It can also protect your brand identity and help you stand out in a competitive market.

Apply for an EIN

After choosing a business structure and name, the next step to register your business in the US is to apply for an Employer Identification Number (EIN). An EIN is a unique nine-digit number assigned by the IRS, and receiving one helps to establish its legal identity. It’s like a social security number for your business. An EIN is often required for tax and banking purposes, and it can also help protect your personal assets from business debts and liabilities.

You can apply for an EIN online, through the IRS website. To apply, you will need to provide some basic information about your business, such as its legal name, address, and business structure. You will also need to provide information about the person who will be responsible for the business’s tax matters.

Once you have completed the application, you will receive your EIN immediately. Keep your EIN safe and use it whenever you need to identify your business, such as opening a bank account or filing tax returns.

Solicitar licenças comerciais

Dependendo do seu setor e localização, podem ser necessárias várias permissões e licenças para operar legalmente. O processo de identificação e solicitação de licenças comerciais pode ser um pouco diferente para cada região, mas é semelhante em todos os EUA:

1. Identifique as licenças necessárias

Antes de solicitar licenças, pesquise e identifique quais são necessárias para sua empresa, conforme seu setor e localização. É comum que sejam exigidas licenças profissionais, licenças específicas do setor e permissões para atividades comerciais.

2. Consulte o órgão emissor

Depois de identificar as licenças necessárias, consulte o órgão emissor para confirmar os requisitos específicos e o processo de solicitação, que pode ser diferente em cada estado, condado ou cidade.

3. Reúna a documentação necessária

Cada licença pode exigir vários tipos de documentação, como comprovante de seguro, aprovação de zoneamento ou credenciais educacionais.

4. Finalize a solicitação

Depois de reunir toda a documentação necessária, você pode preencher o pedido de licença. Muitas vezes, isso pode ser feito online ou pelo correio, dependendo do órgão emissor.

5. Pague a tarifa de solicitação

Para a maioria das licenças, é preciso pagar uma tarifa. O valor depende do tipo de licença e do órgão emissor.

6. Aguarde a aprovação

Depois de pagar e enviar sua solicitação, aguarde a aprovação da licença. Isso pode levar várias semanas, por isso é importante planejar.

7. Exiba sua licença

Depois de receber sua licença, pode ser necessário expô-la em destaque em sua empresa, se isso for exigido por lei.

Há muitos recursos disponíveis que ajudam a identificar as licenças necessárias para a sua empresa. Um bom lugar para começar é a agência da Secretaria de Estado ou o Departamento da Receita de seu estado. Você também pode usar recursos online, como o guia de licenças e permissões, o que permite pesquisar as licenças necessárias por estado e setor.

Cadastro nos órgãos estaduais

Depois de escolher uma estrutura de negócio, nomear seu negócio e obter um EIN, o próximo passo é cadastrar-se nos órgãos estaduais. Os requisitos são diversos, dependendo do seu estado e do tipo de empresa. No entanto, você deve precisar no mínimo apresentar documentos ao governo estadual e pagar todas as tarifas necessárias.

Veja os requisitos típicos para cadastro nos órgãos estaduais:

• Registre sua pessoa jurídica
  Cadastre sua pessoa jurídica no seu estado. É preciso apresentar documentos como Estatuto Social ou Contratos de Sociedade, dependendo da estrutura da sua empresa.

• Declaração de impostos
  Dependendo da estrutura da sua empresa e do local de operação, pode ser necessário se cadastrar nos sistemas da receita federal, estadual ou municipal. Podem ser devidos imposto de renda, imposto sobre vendas e imposto sobre a folha de pagamento.

• Obter os seguros necessários
  Dependendo do seu setor e localização, pode ser necessário obter certos tipos de seguro, como seguro de responsabilidade civil ou seguro para remuneração de trabalhadores.

• Outros requisitos do estado
  Dependendo do tipo de empresa e da localização, pode haver outros requisitos estaduais, como cadastro no seguro-desemprego ou cumprimento de regulamentação ambiental.

Abrir uma conta bancária de pessoa jurídica

Uma conta bancária empresarial é uma conta separada usada exclusivamente para transações comerciais. Por que abrir uma conta bancária de pessoa jurídica é importante:

• Separa as finanças pessoais e empresariais
  Com uma conta bancária empresarial, você mantém as finanças pessoais e empresariais separadas. Isso permite acompanhar melhor as receitas e despesas da empresa e facilita as declarações de impostos.

• Oferece proteção jurídica
  Ter uma conta bancária comercial separada pode ajudar a proteger seu patrimônio pessoal em caso de problemas legais ou falência. Isso mostra que a empresa é uma pessoa jurídica separada da sua pessoa física e pode proteger suas finanças pessoais de responsabilidades comerciais.

• Estabelece credibilidade
  Uma conta bancária empresarial pode estabelecer a credibilidade e o profissionalismo da sua empresa. Ela mostra que você leva os negócios a sério e que cuida dos registros financeiros.

• Facilita a aceitação de pagamentos
  Mesmo que você possa aceitar pagamentos de clientes com uma conta de comerciante, será preciso transferir esses fundos para uma conta bancária comercial comum. Empresas que usam Stripe para aceitar e processar pagamentos de clientes precisam ter uma conta bancária empresarial para receber pagamentos.

Compare tarifas e serviços de bancos diferentes. Procure um banco que ofereça os recursos que você precisa, como serviços bancários online, mobile banking ou cheque especial. Você também pode considerar um banco especializado em serviços para pequenas empresas.

Requisitos de conformidade

Os requisitos de conformidade compreendem diversas regras e regulamentos que as empresas devem cumprir para operar legalmente. O não cumprimento desses requisitos pode resultar em penalidades financeiras e jurídicas consideráveis.

Entender seus requisitos de conformidade é importante por vários motivos:

• Evitar problemas legais
  Cumprindo todos os requisitos e regulamentos, a empresa pode evitar problemas legais. Os requisitos variam conforme o setor, a localização e a estrutura da empresa, sendo necessário ter uma compreensão abrangente das regras específicas aplicáveis à sua empresa.

• Proteger a reputação da sua empresa
  A conformidade ajuda a empresa a proteger sua reputação. Violações de conformidade podem prejudicar a reputação, dificultando a busca de clientes e investidores. Seguindo todas as regras e regulamentos aplicáveis, as empresas podem estabelecer-se como entidades responsáveis e confiáveis, o que aumenta sua credibilidade.

• Manter a competitividade
  Os requisitos de conformidade ajudam a criar condições de concorrência equitativas em qualquer setor. Essas regras destinam-se a promover concorrência leal e proteger os clientes. A adesão aos requisitos do setor — e às normas geralmente aceitas, mesmo que não exigidas oficialmente — ajuda as empresas a se manterem competitivas e serem consideradas justas e éticas em suas práticas comerciais.

• Acesso a financiamentos e parcerias
  Muitos credores, investidores e parceiros de negócios exigem que as empresas cumpram certos requisitos de conformidade para trabalhar com eles. A adesão aos requisitos de conformidade ajuda a manter a integridade profissional e a reputação da empresa, mas também pode trazer mais oportunidades de financiamento e parceria.

Obrigações fiscais

Obrigações fiscais é o que a empresa precisa pagar ao governo, como imposto de renda, imposto sobre folha de pagamento, imposto sobre vendas e imposto sobre o consumo. Essas obrigações podem afetar a estabilidade financeira e o sucesso futuro de uma empresa.

Compreender as obrigações tributárias é importante por vários motivos. Em primeiro lugar, a inadimplência fiscal ou a declaração incorreta de impostos pode resultar em multas, juros ou ação judicial. Entender suas obrigações fiscais pode garantir que a empresa cumpra as leis e regulamentos fiscais em vigor, evitando penalidades ou consequências legais.

A empresa também deve planejar e se preparar para cumprir as obrigações fiscais, pois os impostos podem afetar significativamente o fluxo de caixa e a estabilidade financeira. Contabilizar as obrigações fiscais no planejamento financeiro é importante para que suas projeções financeiras sejam sólidas e você tenha os fundos necessários para pagar os impostos e manter sua estabilidade financeira.

Acompanhar as obrigações fiscais pode ajudar a empresa a cumprir toda a legislação, que está sujeita a alterações. Também pode ajudar a estabelecer uma reputação de responsabilidade financeira e conformidade, criando uma base para futuras oportunidades de negócios e crescimento.

O cumprimento de suas obrigações fiscais pode proporcionar acesso a oportunidades de financiamento e parceria. Credores, investidores e parceiros geralmente procuram empresas com um sólido histórico fiscal e de conformidade.

Para entender seus requisitos fiscais específicos, pesquise detalhadamente as leis e regulamentos fiscais específicos que se aplicam à sua empresa, levando em conta as variações para cada estado onde você tem obrigações fiscais. É recomendável consultar um especialista fiscal ou um contador (ou contratar essas funções internamente) para garantir que você não deixou passar nenhum detalhe.

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