Abrir uma empresa exige planejamento estratégico, preparação e muito trabalho. O cadastro da sua empresa é uma etapa importante no processo. Os EUA têm 36,2 milhões de pequenas empresas até 2025, o que representa quase 46% do emprego no setor privado. De março de 2023 a março de 2024, as pequenas empresas dos EUA criaram aproximadamente 9 de 10 novos empregos líquidos.

Existem requisitos de cadastro em nível federal, estadual e municipal. Devido a esses diferentes requisitos, o "cadastro de uma empresa" não é um item único na lista de tarefas ao abrir uma nova empresa. Isso pode significar obter um número de imposto federal, formar uma LLC ou corporação em seu estado ou solicitar uma licença de empresa com as autoridades locais.

O cadastro da sua empresa pode parecer complicado, mas todo o processo costuma levar apenas algumas semanas. Abaixo, há um guia passo a passo que descreve as etapas, os requisitos e as considerações para o cadastro de uma empresa nos EUA.

O que vamos abordar neste artigo?

• Escolha a estrutura certa para a sua empresa.
  
• Escolha um nome para a sua empresa.
  
• Solicite um EIN.
  
• Solicite licenças para a empresa.
  
• Faça o cadastro em agências estaduais.
  
• Abrir uma conta bancária empresarial
  
• Entenda suas obrigações de impostos.
  
• O que fazer após o cadastro da sua empresa.
  
• Pessoas não residentes nos EUA podem cadastrar uma empresa nos EUA?
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

1. Escolha uma estrutura jurídica

Escolher a estrutura jurídica correta é a primeira etapa para registrar uma empresa nos EUA. Essa escolha afeta a responsabilidade jurídica, as obrigações fiscais e a estrutura de gestão da sua empresa. Há vários tipos de estruturas jurídicas disponíveis, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Confira as mais comuns para analisar:

• ​Empresário​ individual​
  A empresa individual é a estrutura jurídica mais simples, já que a titularidade e a gestão ficam a cargo de uma única pessoa. O proprietário assume a responsabilidade pessoal por todas as dívidas e obrigações comerciais e declara os lucros da empresa no imposto de renda pessoa física.

• Sociedade
  Uma sociedade é propriedade de duas ou mais pessoas que compartilham lucros e perdas. Cada sócio é pessoalmente responsável pelas dívidas e obrigações da sociedade, e cada sócio declara lucros e perdas em sua declaração de imposto de renda de pessoa física.

• Corporação
  A corporação — como S corp ou C corp — é uma pessoa jurídica autônoma, cuja titularidade cabe aos acionistas. Ela se responsabiliza pelas próprias dívidas e obrigações, e os lucros são tributados separadamente da renda pessoal dos proprietários. As corporações também limitam a responsabilidade de seus proprietários.

• Sociedade de responsabilidade limitada (LLC)
  A LLC é um híbrido de corporação e sociedade. Ela também oferece limitação de responsabilidade, assim como a corporação, mas tem mais flexibilidade na gestão e na estrutura fiscal. Os proprietários informam lucros e perdas em suas declarações fiscais pessoais.

Para algumas empresas, a melhor estrutura jurídica é clara; para outras, a decisão não é tão óbvia. Se tiver consultores de confiança, cofundadores ou assessoria jurídica contratada, não hesite em pedir orientação. Depois de escolher a estrutura jurídica, você pode passar à próxima etapa: escolher o nome da empresa.

2. Escolha um nome para a sua empresa

O nome da empresa que você escolher impactará a identidade da sua marca e criará a primeira impressão com clientes e concorrentes. Escolha um nome que reflita com precisão a sua empresa e seja fácil de lembrar. Proprietários individuais ou LLCs que fazem negócios sob um nome diferente de seu nome jurídico muitas vezes precisam registrar um nome "doing business as" (nome fantasia).

Dicas práticas para você começar:

• Pense em uma lista de nomes em potencial que se alinhem com os valores e a missão da sua empresa. Considere usar palavras que evoquem sentimentos positivos ou que sejam relevantes para a sua indústria.

• Verifique se os nomes da empresa escolhidos estão disponíveis e não entram em conflito com marcas registradas existentes. Você pode usar a ferramenta de pesquisa do Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos EUA (USPTO) para verificar se há marcas registradas existentes que possam entrar em conflito com o seu nome. Este também é um bom momento para verificar se os nomes de domínio de site relevantes e os perfis de rede social associados ao nome da empresa desejado estão disponíveis.

Não subestime a importância de reivindicar a presença digital certa para a sua empresa. Esse pode ser o fator decisivo entre duas opções de nomes fortes.

Você pode optar por proteger o nome da empresa registrando a marca. Registrar a marca do nome da empresa pode dar a você direitos exclusivos para usá-lo e impedir que outras pessoas usem um nome semelhante. Isso também pode proteger a identidade da sua marca e ajudar você a se destacar em um mercado competitivo.

3. Solicite um EIN

Após escolher uma estrutura e um nome para a empresa, a próxima etapa para o cadastro da sua empresa nos EUA é solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN). Um EIN é um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo IRS que uma empresa precisará para abrir uma conta bancária, processar folha de pagamento e declarar impostos dos EUA. Um EIN é como um número de seguro social para a sua empresa.
Se você tiver um Social Security Number (SSN) dos EUA, um endereço dos EUA e um número de telefone dos EUA, poderá solicitar um EIN pelo site do IRS gratuitamente. Se não tiver um SSN, você precisará solicitar seu EIN por fax ou correio. Para solicitar, será necessário fornecer algumas informações básicas sobre a sua empresa, como nome jurídico, endereço e estrutura da empresa. Você também precisará fornecer informações sobre a pessoa que será responsável pelos assuntos de impostos da empresa.

Se você fez a solicitação online, receberá seu EIN imediatamente. Se fez a solicitação por fax ou correio, pode levar até 4 semanas para receber seu EIN. Mantenha seu EIN seguro e use-o sempre que precisar identificar a sua empresa, como ao abrir uma conta bancária ou enviar declarações de impostos.

4. Solicite licenças para a empresa

Dependendo da sua indústria e localização, você pode precisar obter várias autorizações e licenças para operar legalmente a sua empresa. O processo de identificação e solicitação de licenças para a empresa pode parecer um pouco diferente dependendo da sua localização, mas geralmente é semelhante em todos os EUA:

• Identifique as licenças necessárias.
  Antes de solicitar licenças, pesquise e identifique quais são necessárias para sua empresa, conforme seu setor e localização. É comum que sejam exigidas licenças profissionais, licenças específicas do setor e permissões para atividades comerciais.

• Verifique a agência emissora.
  Depois de identificar as licenças necessárias, consulte o órgão emissor para confirmar os requisitos específicos e o processo de solicitação, que pode ser diferente em cada estado, condado ou cidade.

• Reúna a documentação necessária
  Dependendo da licença, pode ser necessário fornecer documentação, como comprovante de seguro, aprovação de zoneamento ou credenciais educacionais.

• Conclua a inscrição.
  Depois de reunir toda a documentação necessária, você pode preencher o pedido de licença. Muitas vezes, isso pode ser feito online ou pelo correio, dependendo do órgão emissor.

• Pague a tarifa da plataforma.
  A maioria das licenças exige uma tarifa. O valor pode variar dependendo do tipo de licença e da agência emissora.

• Aguarde a aprovação.
  Após enviar sua inscrição e tarifa, você precisará aguardar a aprovação da licença. Isso pode levar várias semanas.

• Exiba sua licença.
  Depois de receber sua licença, pode ser necessário expô-la em destaque em sua empresa, se isso for exigido por lei.

Existem muitos recursos disponíveis para ajudar você a identificar as licenças necessárias para a sua empresa. Um bom lugar para começar é o escritório do Secretário de Estado ou o Departamento de Receita do seu estado. Você também pode usar recursos online, como o guia de autorizações e licenças da SBA, que permite pesquisar as licenças necessárias por estado e indústria.

5. Registre-se nos órgãos estaduais

Depois de escolher a estrutura jurídica, o nome da empresa e de obter o EIN, a etapa seguinte é o registro nos órgãos estaduais. As exigências variam de acordo com o estado e com o tipo da sua empresa, mas, em geral, é preciso enviar os documentos ao governo estadual e pagar todas as taxas.

Veja os requisitos típicos para cadastro nos órgãos estaduais:

• Registre sua pessoa jurídica.
  Registre sua pessoa jurídica no estado da sua localização. É necessário protocolar documentos como contrato social, estatuto social ou contratos de parceria, dependendo da sua estrutura jurídica. A maioria dos estados exige que corporações e LLCs nomeiem um agente registrado para ser o contato local.

• Contrate os seguros necessários.
  Dependendo do seu setor e localização, pode ser necessário obter certos tipos de seguro, como seguro de responsabilidade civil ou seguro para remuneração de trabalhadores.

• Cumpra as outras exigências estaduais.
  Dependendo do tipo e da localização da empresa, pode haver mais exigências estaduais a cumprir, como registro de seguro-desemprego, obtenção de licenças de imposto sobre vendas estaduais ou conformidade com regulamentações ambientais.

6. Abra uma conta bancária corporativa

Uma conta bancária corporativa é separada da conta pessoal e usada exclusivamente para transações comerciais. Eis a importância de abrir uma conta bancária corporativa:

• Separa as finanças pessoais das profissionais.
  Com uma conta bancária empresarial, você mantém as finanças pessoais e empresariais separadas. Isso permite acompanhar melhor as receitas e despesas da empresa e facilita as declarações de impostos.

• Oferece proteção jurídica.
  Ter uma conta bancária comercial separada pode ajudar a proteger seu patrimônio pessoal em caso de problemas legais ou falência. Isso mostra que a empresa é uma pessoa jurídica separada da sua pessoa física e pode proteger suas finanças pessoais de responsabilidades comerciais.

• Facilita a aceitação de pagamentos.
  Mesmo se você aceitar pagamentos de clientes por meio de uma conta de comerciante, ainda será necessário transferir os fundos para uma conta bancária corporativa normal. As empresas que usam a Stripe para aceitar e processar pagamentos de clientes precisam de uma conta bancária corporativa para receber pagamentos.

Pesquise e compare as tarifas e os serviços de diferentes bancos. Procure um banco que ofereça os recursos de que você precisa, como online banking, acesso por dispositivos móveis ou cheque especial. Você também pode considerar abrir uma conta em um banco especializado em pequenas empresas.

7. Entenda suas obrigações fiscais

Obrigações fiscais é o que a empresa precisa pagar ao governo, como imposto de renda, imposto sobre folha de pagamento, imposto sobre vendas e imposto sobre o consumo. Essas obrigações podem afetar a estabilidade financeira e o sucesso futuro de uma empresa.

Por que a conformidade fiscal é importante

Não pagar os impostos ou fazer a declaração de forma incorreta pode resultar em multas, juros ou ações judiciais. Entender suas obrigações fiscais garante que sua empresa cumpra as leis e regulamentações tributárias e evite essas consequências.

A importância do planejamento

As empresas também devem planejar e se preparar para as obrigações fiscais, pois os impostos podem afetar o fluxo de caixa e a estabilidade financeira. O planejamento financeiro com provisão para as obrigações fiscais é importante para garantir a solidez das projeções, providenciar os fundos necessários para quitar os tributos e manter a estabilidade financeira.

Como a conformidade fiscal gera confiança junto aos parceiros

Cumprir as obrigações fiscais ajuda a formar uma reputação de responsabilidade financeira e oferece acesso a financiamentos e oportunidades de parcerias. Mutuantes, investidores e parceiros comerciais costumam buscar empresas que tenham um bom histórico de conformidade fiscal.

A importância do suporte profissional

Para entender quais são as exigências fiscais, faça uma pesquisa abrangente sobre as leis e regulamentações tributárias aplicáveis à sua empresa. Considere também as variações em cada estado onde você tiver obrigações fiscais. Recomendamos consultar um especialista fiscal ou contador (ou ter esses profissionais na equipe interna) para garantir que nada passe despercebido.

O que fazer depois de registrar a empresa

Depois do registro oficial da empresa, ainda há muito trabalho a fazer. As tarefas exatas dependerão do seu tipo de empresa, mas costumam incluir:

• Elaboração de acordos operacionais.

• Configuração de software de contabilidade ou escrituração.

• Contratação de seguros comerciais.

• Escolha de um provedor de pagamentos.

• Criação de um site.

• Aquisição de ferramentas de gestão de projetos, como um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).

• Desenvolvimento de um logotipo e de branding da empresa.

Pessoas não residentes nos EUA podem cadastrar uma empresa nos EUA?

Sim, pessoas não residentes nos EUA podem cadastrar uma empresa nos EUA. Embora você não precise ser cidadão dos EUA ou ter um visto para formar uma empresa nos EUA, não pode trabalhar legalmente nos EUA sem um visto; portanto, essa configuração funciona apenas para proprietários de empresas remotos.

Aqui estão alguns fatores importantes a considerar ao cadastrar uma empresa dos EUA no exterior.

Você pode solicitar um EIN

Pessoas não residentes podem obter um EIN no exterior indicando o status estrangeiro da entidade e seguindo as instruções para entidades estrangeiras. Os solicitantes internacionais não podem solicitar um EIN online, então você deve fazer a solicitação por telefone, fax ou correio.

Você precisará de um agente registrado

Os requisitos de agente registrado também se aplicam a LLCs e corporações de propriedade de não residentes. Você precisará nomear um agente registrado com um endereço local para receber documentos jurídicos e governamentais em seu nome.

Você pode gerenciar pagamentos remotamente

Você pode administrar a empresa do exterior, o que inclui gerenciar pagamentos. Ao trabalhar com um provedor de pagamentos global como a Stripe, você pode aceitar pagamentos em dólares americanos e receber relatórios de impostos detalhados para simplificar a época de impostos.

Como o Stripe Atlas pode ajudar

O Stripe Atlas estabelece as bases jurídicas da sua empresa para que seja possível captar recursos, abrir uma conta bancária e aceitar pagamentos em até dois dias úteis, de qualquer lugar do mundo.

Junte-se a mais de 80 mil empresas constituídas por meio do Atlas, incluindo startups apoiadas por investidores de destaque, como Y Combinator, a16z e General Catalyst.

Inscrição no Atlas

O processo de inscrição para constituir uma empresa com o Atlas leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da sua empresa, confirmará instantaneamente se o nome da empresa está disponível e poderá adicionar até quatro cofundadores. Você também decidirá como dividir a participação societária, reservará uma parcela de participação para futuros investidores e funcionários, nomeará administradores e assinará eletronicamente todos os documentos. Os cofundadores também receberão e-mails convidando-os a assinar seus documentos eletronicamente.

Aceitação de pagamentos e serviços bancários antes da emissão do EIN

Depois de constituir sua empresa, o Atlas faz a solicitação do seu EIN. Fundadores com número de Seguro Social, endereço e número de celular dos EUA são elegíveis para o processamento acelerado do IRS, enquanto os demais receberão o processamento padrão, que pode levar um pouco mais de tempo. Além disso, o Atlas permite pagamentos e serviços bancários antes do EIN, para que você possa começar a aceitar pagamentos e fazer transações antes da chegada do seu EIN.

Compra de ações pelos fundadores sem dinheiro em espécie

Fundadores podem comprar ações iniciais usando sua propriedade intelectual (PI), como direitos autorais ou patentes, em vez de dinheiro, com o comprovante de compra armazenado no Dashboard do Atlas. Sua PI precisa ser avaliada em US$ 100 ou menos para usar este recurso. Se você detiver PI acima desse valor, consulte um advogado antes de prosseguir.

Envio automático da opção fiscal 83(b)

Os fundadores podem protocolar uma eleição fiscal 83(b) para reduzir impostos sobre a renda pessoal. O Atlas fará esse envio para você — seja você um fundador residente ou não residente nos EUA — utilizando USPS Certified Mail com rastreamento. Você receberá a opção 83(b) assinada e o comprovante de protocolo diretamente no seu Stripe Dashboard.

Documentos legais empresariais de nível internacional

O Atlas fornece todos os documentos legais necessários para iniciar as operações da sua empresa. Os documentos de empresa tipo C do Atlas foram desenvolvidos em colaboração com a Cooley, um dos principais escritórios de advocacia especializados em venture capital do mundo. Esses documentos foram elaborados para ajudá-lo a captar investimentos imediatamente e garantir que sua empresa esteja juridicamente protegida, abrangendo aspectos como estrutura societária, distribuição de participação acionária e conformidade fiscal.

Um ano gratuito de Stripe Payments, além de US$ 50 mil em benefícios de parceiros e US$ 2.500 em créditos da Stripe

A Atlas colabora com parceiros de alto nível para oferecer aos fundadores descontos e créditos exclusivos. Isso inclui descontos em ferramentas essenciais para engenharia, impostos, finanças, conformidade e operações de líderes do setor como Amazon Web Services, Carta e Perplexity. Também oferecemos gratuitamente, no primeiro ano, o agente registrado exigido em Delaware. Além disso, como usuário do Atlas, você receberá $ 2.500 em créditos de produtos da Stripe para uso no primeiro ano após a constituição da empresa.

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