A Receita Federal dos EUA (Internal Revenue Service, IRS) atribui um Número de Identificação do Empregador (Employer Identification Number, EIN) exclusivo às entidades empresariais que operam nos EUA. Esse número de nove dígitos é um tipo de número de identificação fiscal (TIN) e funciona como um número de Seguro Social (Social Security number, SSN) para empresas. As empresas usam os EINs para declaração e informe de rendimentos, permitindo que o IRS rastreie as atividades relacionadas aos impostos e verifique a conformidade com a legislação fiscal.

As empresas que operam nos EUA precisam de um EIN para pagar funcionários, abrir contas bancárias empresariais, solicitar licenças comerciais e apresentar declarações fiscais. Isso se aplica mesmo que os proprietários da empresa não estejam fisicamente no país.

Não residentes podem obter um EIN enquanto moram fora dos EUA. Eles não precisam de um SSN ou Número de Identificação de Contribuinte Individual (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN); em vez disso, solicitam o EIN por fax, correio ou telefone, usando o Formulário SS-4 do IRS. O processamento geralmente leva de 5 a 15 dias úteis por fax ou de 4 a 6 semanas por correio. Abaixo, confira um guia sobre como obter um EIN morando fora dos EUA, incluindo o processo, os custos e o que acontece depois da obtenção do EIN.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um EIN e como ele difere de um TIN, de um ITIN e de um SSN?
  
• Como obter um EIN sendo não residente
  
• Quanto custa um EIN?
  
• Quais são as obrigações fiscais após a obtenção de um EIN?
  
• Como cancelar o seu EIN
  
• Como operar uma empresa nos EUA como entidade estrangeira
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

O que é um EIN e como ele difere de um TIN, ITIN e SSN?

Um EIN é um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar a entidade de uma empresa para fins fiscais (semelhante à forma como um SSN identifica uma pessoa física). Veja como ele contrasta com outros IDs fiscais:

• TIN: um termo geral para todos os IDs fiscais emitidos pelo IRS. EINs, SSNs e ITINs são todos tipos de TINs.

• SSN: um número emitido para cidadãos dos EUA e residentes qualificados para identificar pessoas físicas para fins fiscais e de previdência social.

• ITIN: um número emitido para pessoas físicas que precisam de um ID de contribuinte dos EUA, mas não são qualificadas para um SSN, como não cidadãos que residem fora do país.

O IRS usa TINs na administração das leis fiscais para pessoas físicas e empresas, e a maioria das empresas nos EUA precisa de um EIN para operar. Estas incluem corporações, parcerias e qualquer empresa com funcionários. Proprietários individuais podem precisar de um EIN se tiverem funcionários ou atenderem a determinadas condições. EINs e TINs não são a mesma coisa, mas os EINs se enquadram na categoria de TINs.

Uma empresa usa um EIN para declaração de impostos, abertura de contas bancárias empresariais, obtenção de licenças comerciais, contratação de funcionários e muito mais. Ele serve como uma forma de identificação para a empresa em várias transações jurídicas e financeiras. Embora os EINs sejam informações públicas, as empresas devem usá-los com discrição (especialmente em documentos públicos ou online) para evitar roubo de identidade ou fraude.

• Como solicitar um EIN: solicitar um EIN é simples e as empresas nos EUA podem fazer isso online por meio do site do IRS. O processo é gratuito e o IRS emite o número imediatamente assim que a inscrição online for concluída. É importante usar o site oficial do IRS para evitar cobranças desnecessárias porque serviços de terceiros podem se oferecer para obter um EIN mediante o pagamento de uma tarifa. As empresas também podem se inscrever por fax, correio ou telefone, mas a inscrição online é a mais rápida.

• Como alterar seu EIN: se uma empresa mudar sua estrutura (por exemplo, de uma propriedade individual para uma corporação), ela provavelmente precisará de um novo EIN. Nem todas as mudanças de estrutura exigem um novo número, portanto, é importante verificar com o IRS ou um especialista fiscal.

• Validade do EIN: depois de emitido, o EIN não tem prazo de validade. Ele permanece com a entidade da empresa até que a empresa seja fechada ou a estrutura da organização mude.

Como obter um EIN como não residente

Os não residentes podem seguir estas etapas para obter um EIN fora dos EUA.

Determine sua qualificação e as limitações

Como não residente, você não pode solicitar um EIN online (esse método é reservado para entidades com endereços nos EUA). No entanto, você pode se inscrever por telefone, fax ou correio.

Preencha o Formulário SS-4

Todos os métodos de inscrição exigem o preenchimento do Formulário SS-4 (Inscrição para Employer Identification Number). Como entidade estrangeira, indique seu status de estrangeiro e não inclua um SSN ou ITIN se você não tiver um.

Junte a documentação necessária

Antes de se inscrever, reúna alguns documentos e detalhes. Você precisará de:

• Nome jurídico da entidade

• Principais atividades da empresa

• Nome e endereço da parte responsável

• Motivo da solicitação do EIN

Escolha como se inscrever

Suas próximas etapas dependem do método de inscrição que você escolher.

• Inscrição por telefone: ligue para o IRS no número de candidato internacional listado no site do IRS. A pessoa que estiver ligando deve ser autorizada a receber o EIN e responder a perguntas sobre o Formulário SS-4.

• Inscrição por fax: envie seu Formulário SS-4 preenchido por fax para o IRS. Se você incluir um número de fax de retorno, o IRS poderá enviar seu EIN em quatro dias úteis.

• Inscrição por correio: envie seu Formulário SS-4 preenchido por correio para o IRS. Esse é o método mais lento. Normalmente, leva cerca de quatro semanas para receber seu EIN.

Requisitos para não residentes que solicitam um EIN

Um não residente que está solicitando um EIN para uma entidade estrangeira deve fornecer as informações solicitadas no Formulário SS-4 detalhadas abaixo:

• Nome jurídico da entidade: o nome da empresa oficial conforme registrado no país de origem.

• Tipo de entidade: o tipo de entidade (por exemplo, corporação, parceria) e quaisquer detalhes relevantes sobre a estrutura da empresa.

• Motivo da inscrição: por que você está solicitando um EIN (por exemplo, para abrir uma empresa, para contratar funcionários, para abrir uma conta empresarial bancária).

• Parte responsável: o nome e o identificador de uma pessoa física designada que tem controle sobre ou tem direito aos fundos e ativos da entidade. O identificador pode ser um SSN para residentes dos EUA ou um número de passaporte estrangeiro ou número de identificação semelhante para não residentes. Para empresas fora dos EUA, a parte responsável designada geralmente é um diretor principal ou pessoa física controladora.

• Endereço para correspondência: se a empresa não tiver um endereço para correspondência nos EUA, ela poderá fornecer um endereço internacional.

• Atividade principal da empresa: a natureza principal da empresa, incluindo os produtos vendidos ou serviços fornecidos.

• Número de funcionários: se a empresa não tiver funcionários, mas terá nos próximos 12 meses, ela poderá estimar o número de funcionários que contratará. Esta seção também deve indicar o tipo de funcionário (por exemplo, agrícola, doméstico).

• Primeira data em que salários ou anuidades foram pagos: isso é relevante apenas se a empresa tiver funcionários estabelecidos nos EUA.

Quanto custa um EIN?

A obtenção de um EIN no IRS é gratuita para todas as empresas, independentemente de onde estejam estabelecidas. Embora seja gratuita, pode haver custos associados para empresas não estabelecidas nos EUA se elas contratarem especialistas fiscais ou consultores jurídicos para ajudá-las no processo de inscrição ou a entender suas obrigações fiscais nos EUA.

Quais são as obrigações fiscais depois de obter um EIN?

Empresas que operam nos EUA precisam cumprir uma série de obrigações fiscais. Após obter um EIN, as seguintes obrigações podem se aplicar:

• Declaração do imposto de renda: As empresas precisam apresentar declarações anuais de imposto de renda. O formulário específico a ser utilizado depende da estrutura da empresa (por exemplo, Formulário 1120 para corporations, Formulário 1065 para parcerias, Formulário 1040 para empresas individuais).

• Impostos trabalhistas: Se a empresa tiver funcionários, precisará reter na fonte o imposto de renda federal e os impostos do Seguro Social e do Medicare sobre os salários deles. A empresa também deve pagar a parte do empregador relativa aos impostos do Seguro Social e do Medicare, juntamente com o imposto de desemprego federal.

• Impostos especiais de consumo: Algumas empresas são responsáveis pelo recolhimento de impostos especiais de consumo se fabricarem ou venderem determinados produtos (por exemplo, combustível, pneus, tabaco), receberem pagamento por determinados serviços ou utilizarem vários tipos de equipamentos, instalações ou produtos.

• Impostos estimados: Os proprietários de empresas e as entidades poderão precisar fazer pagamentos trimestrais de impostos estimados caso prevejam dever US$ 1.000,00 ou mais de imposto no momento da entrega de suas declarações. Isso é especialmente relevante para entidades que repassam a receita aos proprietários, como as S corporations e as parcerias.

• Impostos estaduais e locais: As empresas precisam estar cientes e cumprir quaisquer requisitos fiscais estaduais e locais, o que pode incluir imposto de renda, imposto sobre vendas, imposto sobre a propriedade e imposto trabalhista.

• Relatórios: As empresas devem fornecer a seus funcionários e ao IRS os formulários informativos (por exemplo, Formulários W-2 e 1099) para informar transações, como os pagamentos a prestadores de serviços independentes e os salários dos funcionários.

Como encerrar seu EIN

Embora o IRS tecnicamente não cancele um EIN (o número nunca é reatribuído e permanece associado à entidade da empresa para a qual foi emitido), estas etapas encerram efetivamente a conta de impostos da sua empresa com a agência:

• Envie as declarações de impostos finais: sua empresa deve enviar uma declaração de impostos final. Ela pode ser o Formulário 1120 para corporações, o Formulário 1065 para parcerias e o Anexo C (Formulário 1040) para proprietários individuais. Marque a caixa que indica que é uma declaração final. Se você tiver funcionários, também deverá apresentar as declarações de impostos sobre emprego finais, incluindo os depósitos de impostos federais finais desses impostos.

• Pague os impostos pendentes: pague todos os impostos pendentes, incluindo impostos de renda, impostos sobre emprego e quaisquer outros impostos federais pelos quais sua empresa seja responsável.

• Emita relatórios finais de salários e pagamentos: se sua empresa tinha funcionários, emita formulários W-2 finais para os funcionários e envie-os ao IRS. Se você pagou a prestadores de serviços independentes US$ 600 ou mais durante o último ano da empresa, emita um Formulário 1099-NEC para cada prestador de serviços e envie os formulários preenchidos ao IRS.

• Cancele o nome da empresa: se aplicável, cancele o nome da empresa com os órgãos estaduais ou locais apropriados.

• Encerre a conta da sua empresa com o IRS: envie uma carta ao IRS que inclua o nome jurídico completo da entidade, o EIN, o endereço da empresa e o motivo do encerramento da conta. Se você tiver licenças, autorizações ou outras permissões emitidas pelo IRS, devolva-as com a carta. Indique a data em que você parou de pagar salários.

• Notifique as agências estaduais e locais: informe os órgãos fiscais estaduais e locais e quaisquer outros órgãos relevantes sobre o encerramento da sua empresa. Você também pode precisar cancelar sua licença comercial estadual, contas de empregador estaduais e quaisquer autorizações locais.

• Mantenha registros: mantenha os registros da sua empresa por no mínimo três anos após o encerramento da sua empresa porque o IRS pode solicitar informações nesse período. Alguns registros, especialmente os relacionados a impostos sobre emprego, devem ser mantidos por mais tempo.

Como operar uma empresa nos EUA como pessoa jurídica estrangeira

Entidades estrangeiras que operam empresas nos EUA precisam passar por muitos dos mesmos processos que os residentes nos EUA. Veja o que está envolvido:

• Pesquise uma estrutura empresarial: Pesquise e escolha uma estrutura empresarial adequada. As opções mais comuns para entidades estrangeiras incluem a corporation e a limited liability company (LLC).

• Determine em qual estado se constituir: Decida em qual estado se constituir. Delaware, Nevada e Wyoming são opções populares devido às suas leis favoráveis às empresas. Considere fatores como alíquotas de impostos, o ambiente jurídico e a presença física da sua empresa.

• Registre sua empresa: Registre sua entidade preenchendo os documentos necessários, como o contrato social (para corporations) ou o estatuto social (para LLCs), na Secretaria de Estado do estado escolhido.

• Solicite um EIN: Envie uma solicitação de EIN para o IRS, conforme descrito neste guia.

• Abra uma conta bancária empresarial: A abertura de uma conta bancária empresarial normalmente exige que o proprietário da empresa ou um representante esteja nos EUA para fornecer o EIN, os documentos de constituição e a identificação.

• Obtenha um seguro: Contrate um seguro adequado para mitigar os riscos associados às suas atividades empresariais nos EUA.

• Cumpra as obrigações fiscais: Entenda as suas obrigações fiscais federais, estaduais e locais, incluindo imposto de renda, impostos sobre a folha de pagamento e impostos sobre vendas. As empresas internacionais também podem precisar considerar os tratados fiscais entre os EUA e os seus países de origem para evitar a dupla tributação.

• Siga as leis ao contratar: Se contratar funcionários, você deverá cumprir as leis trabalhistas dos EUA referentes a salários, segurança no local de trabalho, não discriminação e benefícios. Obtenha os EINs necessários em nível estadual, entenda as obrigações de retenção e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento e familiarize-se com a legislação trabalhista.

• Reúna as licenças e autorizações necessárias: Obtenha as licenças e autorizações federais, estaduais e locais relevantes. Elas variam dependendo do setor e das atividades comerciais.

• Adquira os vistos de imigração e de trabalho necessários: Se estrangeiros forem trabalhar nos EUA, você deverá cumprir as leis de imigração, incluindo a exigência de vistos corretos. Isso pode envolver vistos L-1 para transferências dentro da empresa, vistos E-2 para investidores ou vistos H-1B para funcionários especializados.

• Permaneça em conformidade com as regulamentações: Mantenha a conformidade contínua com os relatórios anuais, as declarações fiscais e as renovações de licenças e alvarás. Mantenha-se informado sobre as alterações nas leis que possam afetar os seus negócios. Consulte advogados e contadores especializados em negócios internacionais, especialmente para assuntos complexos, como planejamento tributário internacional, proteção da propriedade intelectual (PI) e conformidade com a Foreign Corrupt Practices Act.

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Como se inscrever no Atlas

O processo de inscrição para constituir uma empresa com o Atlas leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da sua empresa, confirmará instantaneamente se o nome da empresa está disponível e poderá adicionar até quatro cofundadores. Você também decidirá como dividir a participação societária, reservará uma parcela de participação para futuros investidores e funcionários, nomeará administradores e assinará eletronicamente todos os documentos. Os cofundadores também receberão e-mails convidando-os a assinar seus documentos eletronicamente.

Aceitar pagamentos e usar serviços bancários antes da chegada do EIN

Após formar sua empresa, o Atlas solicita o seu EIN. Fundadores com um SSN dos EUA, endereço e número de telefone celular são qualificados para o processamento expresso do IRS, enquanto outros receberão o processamento padrão, que pode demorar um pouco mais. Além disso, o Atlas possibilita pagamentos e transações bancárias pré-EIN, para que você possa começar a aceitar pagamentos e fazer transações antes da chegada do seu EIN.

Compra de ações pelos fundadores sem dinheiro em espécie

Fundadores podem adquirir ações iniciais usando propriedade intelectual (como direitos autorais ou patentes) em vez de dinheiro, com o comprovante armazenado no Atlas Dashboard. A propriedade intelectual deve ter valor de até US$ 100 para usar esse recurso; caso ultrapasse esse valor, é recomendável consultar um advogado antes de prosseguir.

Envio automático da opção fiscal 83(b)

Fundadores podem declarar uma opção 83(b) para reduzir impostos de renda pessoais. O Atlas fará a declaração por você, seja você um fundador dos EUA ou de fora dos EUA, usando USPS Certified Mail e rastreamento. Você receberá uma opção 83(b) assinada e um comprovante de declaração diretamente no Dashboard da Stripe.

Documentos legais de padrão internacional para empresas

O Atlas fornece todos os documentos legais necessários para começar a operar sua empresa. Os documentos de empresa Tipo C do Atlas são desenvolvidos em colaboração com a Cooley, um dos principais escritórios de advocacia de venture capital do mundo. Esses documentos são projetados para ajudar na captação de recursos desde o início e garantir proteção jurídica, abrangendo aspectos como estrutura societária, distribuição de participação e conformidade fiscal.

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O Atlas colabora com parceiros de alto nível para oferecer descontos e créditos exclusivos aos fundadores. Isso inclui descontos em ferramentas essenciais para engenharia, tributos, finanças, conformidade e operações, de empresas líderes do setor como AWS, Carta e Perplexity. Também inclui um agente registrado em Delaware sem custo no primeiro ano. Além disso, como usuário do Atlas, você tem acesso a benefícios adicionais da Stripe, incluindo até um ano de processamento de pagamentos gratuito para até US$ 100 mil em volume de pagamentos.

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