Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) weist Unternehmenseinheiten, die in den USA tätig sind, eine eindeutige Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) zu. Diese neunstellige Nummer ist eine Art Steueridentifikationsnummer (TIN) und fungiert als Sozialversicherungsnummer (SSN) für Unternehmen. Unternehmen verwenden EINs für Zwecke der Steuererklärung und Berichterstattung, damit der IRS steuerbezogene Aktivitäten verfolgen und die Einhaltung der Steuergesetze überprüfen kann.

Unternehmen, die in den USA tätig sind, benötigen eine EIN, um Personal zu bezahlen, Geschäftskonten zu eröffnen, Geschäftslizenzen zu beantragen und Steuererklärungen einzureichen. Dies gilt auch dann, wenn sich die Geschäftsinhaber/innen nicht physisch im Land aufhalten.

Nichtansässige können eine EIN erhalten, während sie außerhalb der USA leben. Sie benötigen weder eine SSN noch eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN); stattdessen stellen sie einen Antrag per Fax, Post oder Telefon unter Verwendung des IRS-Formulars SS-4. Die Bearbeitung dauert in der Regel 5 bis 15 Werktage per Fax oder 4 bis 6 Wochen per Post. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden dazu, wie Sie eine EIN erhalten können, wenn Sie außerhalb der USA leben. Dieser Leitfaden enthält Informationen zum Prozess, zu den Kosten und dazu, was passiert, nachdem Sie Ihre EIN erhalten haben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine EIN und wie unterscheidet sie sich von einer TIN, ITIN und SSN?
  
• So erhalten Sie als nichtansässige Person eine EIN
  
• Wie viel kostet eine EIN?
  
• Was sind die steuerlichen Pflichten nach Erhalt einer EIN?
  
• So kündigen Sie Ihre EIN
  
• So betreiben Sie als ausländisches Unternehmen ein Geschäft in den USA
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

Was ist eine EIN und wie unterscheidet sie sich von einer TIN, ITIN und SSN?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom IRS vergeben wird, um ein Unternehmen für steuerliche Zwecke zu identifizieren – ähnlich wie eine SSN eine Einzelperson identifiziert. Hier sehen Sie, wie sie sich von anderen Steuer-IDs unterscheidet:

• TIN: Ein Überbegriff für alle vom IRS ausgestellten Steuer-IDs. EINs, SSNs und ITINs sind alles Arten von TINs.

• SSN: Eine Nummer, die an US-Staatsangehörige und berechtigte Einwohner/innen ausgegeben wird, um Einzelpersonen für Steuer- und Sozialversicherungszwecke zu identifizieren.

• ITIN: Eine Nummer, die an Einzelpersonen ausgegeben wird, die eine US-Steuerzahler-ID benötigen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben, wie z. B. Nicht-Staatsangehörige, die im Ausland wohnen.

Der IRS verwendet TINs bei der Verwaltung von Steuergesetzen für Einzelpersonen und Unternehmen, und die meisten Unternehmen in den USA benötigen eine EIN, um tätig zu sein. Dazu gehören Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und jedes Unternehmen mit Mitarbeitenden. Einzelunternehmen benötigen möglicherweise eine EIN, wenn sie Mitarbeitende haben oder bestimmte Bedingungen erfüllen. EINs und TINs sind nicht dasselbe, aber EINs fallen in die Kategorie der TINs.

Ein Unternehmen verwendet eine EIN für die Steuereinreichung, die Eröffnung von Geschäftsbankkonten, die Beantragung von Geschäftslizenzen, die Einstellung von Mitarbeitenden und mehr. Sie dient dem Unternehmen als eine Form der Identifikation bei verschiedenen rechtlichen und finanziellen Transaktionen. Obwohl EINs öffentliche Informationen sind, sollten Unternehmen sie diskret behandeln – insbesondere in öffentlichen Dokumenten oder online –, um Identitätsdiebstahl oder Betrug zu verhindern.

• Eine EIN beantragen: Die Beantragung einer EIN ist unkompliziert und Unternehmen in den USA können dies online über die IRS-Website tun. Der Prozess ist kostenlos und der IRS stellt die Nummer sofort aus, sobald das Online-Antragsformular ausgefüllt ist. Es ist wichtig, die offizielle IRS-Website zu verwenden, um unnötige Kosten zu vermeiden, da Dienstleistungen von Drittanbietern möglicherweise anbieten, eine EIN gegen eine Gebühr zu besorgen. Unternehmen können den Antrag auch per Fax, Post oder Telefon stellen, aber der Online-Antrag ist am schnellsten.

• Ihre EIN ändern: Wenn ein Unternehmen seine Struktur ändert (z. B. von einem Einzelunternehmen zu einer Kapitalgesellschaft), benötigt es wahrscheinlich eine neue EIN. Nicht alle Strukturänderungen erfordern eine neue Nummer, daher ist es wichtig, dies mit dem IRS oder einem/einer Steuerberater/-in zu klären.

• Ablauf einer EIN: Sobald sie ausgestellt ist, läuft eine EIN nicht ab. Sie bleibt beim Unternehmen, bis das Unternehmen geschlossen wird oder sich die Struktur der Organisation ändert.

So erhalten Sie als gebietsfremde Person eine EIN

Gebietsfremde Personen können diese Schritte ausführen, um eine EIN von außerhalb der USA zu erhalten.

Bestimmen Sie Ihre Berechtigung und Einschränkungen

Als gebietsfremde Person können Sie eine EIN nicht online beantragen – diese Methode ist Unternehmen mit einer US-Adresse vorbehalten. Sie können den Antrag jedoch per Telefon, Fax oder Post stellen.

Das Formular SS-4 ausfüllen

Für alle Antragsmethoden muss das Formular SS-4 (Application for Employer Identification Number) ausgefüllt werden. Geben Sie als ausländisches Unternehmen Ihren ausländischen Status an und geben Sie keine SSN oder ITIN an, wenn Sie keine haben.

Erforderliche Informationen erfassen

Bevor Sie den Antrag stellen, stellen Sie bestimmte Dokumente und Details zusammen. Sie benötigen:

• Rechtsgültiger Name des Unternehmens

• Hauptgeschäftsaktivitäten

• Name und Adresse der verantwortlichen Partei

• Grund für die Beantragung der EIN

Wählen Sie die Antragsmethode

Ihre nächsten Schritte hängen davon ab, für welche Antragsmethode Sie sich entscheiden.

• Telefonisch beantragen: Rufen Sie den IRS unter der auf der IRS-Website aufgeführten Nummer für internationale Antragstellende an. Die anrufende Person muss berechtigt sein, die EIN zu erhalten und Fragen zum Formular SS-4 zu beantworten.

• Per Fax beantragen: Faxen Sie Ihr ausgefülltes Formular SS-4 an den IRS. Wenn Sie eine Rückfaxnummer angeben, kann der IRS Ihre EIN innerhalb von vier Werktagen senden.

• Postalisch beantragen: Senden Sie Ihr ausgefülltes Formular SS-4 per Post an den IRS. Dies ist die langsamste Methode; es dauert in der Regel etwa vier Wochen, bis Sie Ihre EIN erhalten.

Anforderungen für gebietsfremde Personen, die eine EIN beantragen

Eine gebietsfremde Person, die eine EIN für ein ausländisches Unternehmen beantragt, muss die unten aufgeführten angeforderten Informationen im Formular SS-4 angeben:

• Rechtsgültiger Name des Unternehmens: Der offizielle Unternehmensname, wie er im Herkunftsland registriert ist.

• Art des Unternehmens: Die Art des Unternehmens (z. B. Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft) und alle relevanten Details zur Unternehmensstruktur.

• Grund für die Beantragung: Warum Sie eine EIN beantragen (z. B. um ein Unternehmen zu gründen, Mitarbeitende einzustellen, ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen).

• Verantwortliche Partei: Der Name und die Kennung für eine benannte Einzelperson, die die Kontrolle über die Mittel und Vermögenswerte des Unternehmens hat oder darauf Anspruch hat. Die Kennung kann eine SSN für in den USA ansässige Personen oder eine ausländische Passnummer oder eine ähnliche Identifikationsnummer für gebietsfremde Personen sein. Bei Unternehmen außerhalb der USA ist die benannte verantwortliche Partei oft eine leitende oder kontrollierende Einzelperson.

• Postanschrift: Wenn das Unternehmen keine US-Postanschrift hat, kann es stattdessen eine internationale Adresse angeben.

• Hauptgeschäftsaktivität: Die primäre Art des Unternehmens, einschließlich der verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen.

• Anzahl der Mitarbeitenden: Wenn das Unternehmen keine Mitarbeitenden hat, aber in den nächsten 12 Monaten welche haben wird, kann es die Anzahl der einzustellenden Mitarbeitenden schätzen. Dieser Abschnitt sollte auch die Art der Mitarbeitenden angeben (z. B. Landwirtschaft, Haushalt).

• Datum der ersten Auszahlung von Löhnen oder Renten: Dies ist nur relevant, wenn das Unternehmen Mitarbeitende mit Sitz in den USA haben wird.

Wie viel kostet eine EIN?

Das Einholen einer EIN vom IRS ist für alle Unternehmen kostenlos, unabhängig davon, wo sie ihren Sitz haben. Obwohl es kostenlos ist, können für Unternehmen, die nicht in den USA ansässig sind, damit verbundene Kosten anfallen, wenn sie Steuerberater/innen oder Rechtsberater/innen beauftragen, die ihnen bei der Abwicklung des Antragsverfahrens oder beim Verständnis ihrer steuerlichen Verpflichtungen in den USA helfen.

Welche steuerlichen Verpflichtungen bestehen, nachdem Sie eine EIN erhalten haben?

Unternehmen, die in den USA tätig sind, müssen eine Reihe von steuerlichen Verpflichtungen erfüllen. Sobald Sie eine EIN erhalten haben, können diese steuerlichen Verpflichtungen gelten:

• Einkommensteuererklärungen: Unternehmen müssen jährliche Einkommensteuererklärungen einreichen. Welches Formular sie verwenden müssen, hängt von der Unternehmensstruktur ab (z. B. Formular 1120 für Corporations, Formular 1065 für Partnerships, Formular 1040 für Einzelunternehmen).

• Lohnsteuern: Wenn das Unternehmen Personal beschäftigt, muss es die Bundeslohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Medicare-Steuern von deren Löhnen einbehalten. Das Unternehmen muss außerdem den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie die bundesstaatliche Arbeitslosensteuer zahlen.

• Verbrauchssteuern: Einige Unternehmen sind für Verbrauchssteuern verantwortlich, wenn sie bestimmte Produkte (z. B. Kraftstoff, Reifen, Tabak) herstellen oder verkaufen, Zahlungen für bestimmte Dienstleistungen erhalten oder verschiedene Arten von Ausrüstung, Einrichtungen oder Produkten verwenden.

• Voraussichtliche Steuern: Geschäftsinhaber/innen und Unternehmen müssen möglicherweise vierteljährliche Steuervorauszahlungen leisten, wenn sie bei der Einreichung ihrer Steuererklärung voraussichtlich Steuern in Höhe von 1.000 USD oder mehr schulden. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die Einkünfte an die Inhaber/innen weitergeben, wie z. B. S Corporations und Partnerships.

• Staatliche und lokale Steuern: Unternehmen müssen alle staatlichen und lokalen steuerlichen Anforderungen kennen und einhalten, die Einkommen-, Umsatz-, Grund- und Lohnsteuern umfassen können.

• Berichterstattung: Unternehmen müssen ihren Beschäftigten und dem IRS Informationserklärungen (z. B. Formulare W-2 und 1099) zur Verfügung stellen, um Transaktionen wie Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer/innen und Löhne der Beschäftigten zu melden.

Wie Sie Ihre EIN abmelden

Obwohl der IRS eine EIN technisch gesehen nicht kündigt (die Nummer wird nie neu vergeben und bleibt mit dem Unternehmen verbunden, dem sie ausgestellt wurde), schließen Sie mit diesen Schritten effektiv das Steuerkonto Ihres Unternehmens bei der Behörde:

• Letzte Steuererklärungen einreichen: Ihr Unternehmen muss eine letzte Steuererklärung einreichen. Dies wäre das Formular 1120 für Kapitalgesellschaften, das Formular 1065 für Personengesellschaften und die Anlage C (Formular 1040) für Einzelunternehmen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das angibt, dass es sich um eine letzte Erklärung handelt. Wenn Sie Mitarbeitende haben, müssen Sie auch die letzten Lohnsteuererklärungen einreichen, einschließlich der letzten Einzahlungen der Bundessteuern für diese Steuern.

• Ausstehende Steuern zahlen: Zahlen Sie alle ausstehenden Steuern, einschließlich Einkommenssteuern, Lohnsteuern und alle anderen Bundessteuern, für die Ihr Unternehmen verantwortlich ist.

• Letzte Lohn- und Zahlungsberichte ausstellen: Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende hatte, stellen Sie diesen die letzten W-2-Formulare aus und reichen Sie sie beim IRS ein. Wenn Sie im letzten Jahr des Unternehmens unabhängigen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern 600 USD oder mehr gezahlt haben, stellen Sie jeder Auftragnehmerin und jedem Auftragnehmer ein Formular 1099-NEC aus und reichen Sie die ausgefüllten Formulare beim IRS ein.

• Ihren Unternehmensnamen widerrufen: Widerrufen Sie gegebenenfalls Ihren Unternehmensnamen bei den zuständigen staatlichen oder lokalen Behörden.

• Ihr Unternehmenskonto beim IRS schließen: Senden Sie ein Schreiben an den IRS, das den vollständigen rechtsgültigen Namen des Unternehmens, die EIN, die Geschäftsadresse und den Grund für die Schließung des Kontos enthält. Wenn Sie vom IRS ausgestellte Lizenzen, Genehmigungen oder andere Autorisierungen haben, senden Sie diese mit dem Schreiben zurück. Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Lohnzahlungen eingestellt haben.

• Staatliche und lokale Behörden benachrichtigen: Informieren Sie staatliche und lokale Steuerbehörden und alle anderen relevanten Behörden über die Schließung Ihres Unternehmens. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre staatliche Gewerbeerlaubnis, staatliche Arbeitgeberkonten und alle lokalen Genehmigungen widerrufen.

• Aufzeichnungen aufbewahren: Bewahren Sie Ihre Geschäftsunterlagen nach der Schließung Ihres Unternehmens mindestens drei Jahre lang auf, da der IRS in diesem Zeitraum möglicherweise Informationen anfordert. Einige Aufzeichnungen, insbesondere solche im Zusammenhang mit Lohnsteuern, sollten länger aufbewahrt werden.

Wie man als ausländisches Unternehmen in den USA ein Geschäft betreibt

Ausländische Unternehmen, die in den USA geschäftlich tätig sind, müssen viele der gleichen Prozesse durchlaufen wie in den USA ansässige Personen. Folgendes ist damit verbunden:

• Recherchieren Sie eine Unternehmensstruktur: Recherchieren Sie und wählen Sie eine geeignete Unternehmensstruktur aus. Gängige Optionen für ausländische Unternehmen sind die Corporation und die Limited Liability Company (LLC).

• Bestimmen Sie, in welchem Bundesstaat Sie gründen möchten: Entscheiden Sie, in welchem Bundesstaat Sie gründen möchten. Delaware, Nevada und Wyoming sind aufgrund ihrer unternehmensfreundlichen Gesetze beliebt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Steuersätze, das rechtliche Umfeld und die physische Präsenz Ihres Unternehmens.

• Registrieren Sie Ihr Unternehmen: Registrieren Sie Ihr Unternehmen, indem Sie die erforderlichen Dokumente, wie z. B. die Gründungsurkunde (Articles of Incorporation bei Corporations) oder die Satzung (Articles of Organization bei LLCs), beim Secretary of State des gewählten Bundesstaates einreichen.

• Beantragen Sie eine EIN: Reichen Sie beim IRS einen Antrag auf eine EIN ein, wie in diesem Leitfaden beschrieben.

• Eröffnen Sie ein Geschäftskonto: Für die Eröffnung eines Geschäftskontos muss sich in der Regel die Geschäftsinhaberin oder der Geschäftsinhaber bzw. eine Vertretung in den USA aufhalten, um die EIN, die Gründungsdokumente und einen Identitätsnachweis vorzulegen.

• Schließen Sie eine Versicherung ab: Schließen Sie eine angemessene Versicherung ab, um die mit Ihren Geschäftsaktivitäten in den USA verbundenen Risiken zu mindern.

• Erfüllen Sie Ihre steuerlichen Pflichten: Informieren Sie sich über Ihre bundesstaatlichen, einzelstaatlichen und lokalen steuerlichen Pflichten, einschließlich Einkommen-, Lohn- und Umsatzsteuern. Internationale Unternehmen müssen möglicherweise auch Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und ihren Heimatländern berücksichtigen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

• Beachten Sie bei der Einstellung von Personal die Gesetze: Wenn Sie Mitarbeiter/innen einstellen, müssen Sie die US-amerikanischen Arbeitsgesetze bezüglich Löhnen, Arbeitssicherheit, Nichtdiskriminierung und Sozialleistungen einhalten. Besorgen Sie sich alle erforderlichen EINs auf Bundesstaatsebene, informieren Sie sich über die Pflichten zum Einbehalt und zur Zahlung von Lohnsteuern und machen Sie sich mit den Arbeitsgesetzen vertraut.

• Besorgen Sie sich die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen: Besorgen Sie sich die entsprechenden Lizenzen und Genehmigungen auf Bundes-, Staats- und lokaler Ebene. Diese variieren je nach Branche und Geschäftstätigkeit.

• Besorgen Sie sich alle erforderlichen Einwanderungs- und Arbeitsvisa: Wenn ausländische Staatsangehörige in den USA arbeiten werden, müssen Sie die Einwanderungsgesetze einhalten, einschließlich der Anforderung der richtigen Visa. Dies kann L-1-Visa für unternehmensinterne Transfers, E-2-Visa für Investierende oder H-1B-Visa für spezialisierte Mitarbeiter/innen umfassen.

• Halten Sie Vorschriften ein: Achten Sie auf die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften für die jährliche Berichterstattung, Steuererklärungen und die Verlängerung von Lizenzen und Genehmigungen. Bleiben Sie über Gesetzesänderungen informiert, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten. Wenden Sie sich an Anwaltskanzleien und Steuerberatungen, die auf internationales Geschäft spezialisiert sind, insbesondere bei komplexen Angelegenheiten wie internationaler Steuerplanung, dem Schutz von geistigem Eigentum (IP) und der Einhaltung des Foreign Corrupt Practices Act.

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Akzeptieren von Zahlungen und Bankgeschäften vor Erhalt der EIN

Nach der Gründung Ihres Unternehmens beantragt Atlas Ihre EIN. Gründerinnen und Gründer mit einer US-amerikanischen SSN, Adresse und Handynummer haben Anspruch auf eine beschleunigte Bearbeitung durch den IRS, während andere die Standardbearbeitung erhalten, die etwas länger dauern kann. Darüber hinaus ermöglicht Atlas Zahlungen und Bankgeschäfte vor dem Erhalt der EIN, sodass Sie Zahlungen akzeptieren und Transaktionen durchführen können, bevor Ihre EIN eintrifft.

Bargeldloser Erwerb von Gründeranteilen

Gründer/innen können ihre ersten Anteile auch mit geistigem Eigentum statt mit Bargeld erwerben. Dies können beispielsweise Urheberrechte oder Patente sein. Der Erwerbsnachweis wird im Atlas-Dashboard gespeichert. Diese Option steht zur Verfügung, wenn Ihr geistiges Eigentum einen Wert von 100 USD oder weniger hat. Bei höherem Wert empfiehlt sich die Rücksprache mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Automatische Einreichung des 83(b)-Steuerformulars

Gründer/innen können das 83(b)-Steuerformular einreichen, um ihre persönliche Einkommensteuerlast zu senken. Atlas übernimmt die Einreichung für Sie – unabhängig davon, ob Sie in den USA oder im Ausland ansässig sind – per USPS Certified Mail mit Sendungsverfolgung. Das unterschriebene 83(b)-Formular und den Nachweis der Einreichung erhalten Sie direkt im Stripe-Dashboard.

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Atlas stellt alle notwendigen rechtlichen Dokumente bereit, damit Sie sofort mit Ihrem Unternehmen starten können. Die Unterlagen für eine C-Corporation wurden gemeinsam mit der weltweit renommierten Kanzlei Cooley erstellt, die im Bereich Venture Capital führend ist. Die Dokumente enthalten unter anderem die Regelungen zu Eigentumsstruktur, Anteilsausgabe und Steuerkonformität. Damit können Sie schnell investieren und sind rechtlich abgesichert.

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Atlas arbeitet mit führenden Partnern zusammen, um Gründerinnen und Gründern exklusive Rabatte und Gutschriften zu bieten. Dazu zählen Vorteile für Tools aus den Bereichen Technik, Steuern, Finanzen, Compliance und Geschäftsbetrieb, unter anderem von AWS, Carta und Perplexity. Zusätzlich erhalten Sie im ersten Jahr einen kostenlosen Delaware Registered Agent. Als Atlas-Nutzer/in profitieren Sie darüber hinaus von gebührenfreiem Zahlungsverkehr über Stripe – für bis zu 100.000 USD Umsatz im ersten Jahr.

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