Die US-amerikanische Steuerbehörde IRS weist den in den USA tätigen Unternehmen eine eindeutige Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) zu. Diese neunstellige Nummer entspricht einer Steueridentifikationsnummer (Tax Identification Number, TIN) und funktioniert wie eine Sozialversicherungsnummer (Social Security Number, SSN) für Unternehmen. Unternehmen verwenden EINs für Steuererklärungen und -berichte, damit die IRS steuerrelevante Aktivitäten nachverfolgen und die Einhaltung der Steuergesetze überprüfen kann.

In den USA tätige Unternehmen benötigen eine EIN, um Mitarbeitende zu bezahlen, Geschäftsbankkonten zu eröffnen, Geschäftslizenzen zu beantragen und Steuererklärungen einzureichen. Dies gilt auch dann, wenn die Geschäftsinhaber/innen nicht in den USA ansässig sind. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine EIN beantragen können, wenn Sie außerhalb der USA leben: das Verfahren, die Kosten und die Vorgehensweise, nachdem Sie Ihre EIN erhalten haben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So funktionieren EINs in den USA
  
• Können Personen, die nicht in den USA ansässig sind, außerhalb der USA eine EIN beantragen?
  
• Was benötigen Personen, die nicht in den USA ansässig sind, um eine EIN zu beantragen?
  
• Wie viel kostet eine EIN?
  
• Welche steuerlichen Verpflichtungen bestehen, nachdem Sie eine EIN erhalten haben?
  
• Wie Sie Ihre EIN abmelden
  
• Wie man als ausländisches Unternehmen in den USA ein Geschäft betreibt
  

So funktionieren EINs in den USA

Die IRS nutzt die TINs zur Anwendung der Steuergesetze auf Einzelpersonen und Unternehmen. Die meisten Unternehmen in den USA benötigen eine EIN, um ihre Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und alle Unternehmen mit Angestellten. Einzelunternehmer/innen benötigen möglicherweise eine EIN, wenn sie Angestellte beschäftigen oder bestimmte Bedingungen erfüllen.

Unternehmen benötigen die EIN für die Steuererklärung, die Eröffnung von Geschäftskonten, die Beantragung von Geschäftslizenzen, die Einstellung von Mitarbeitenden und vieles mehr. Sie dient als Identifikationsmittel für Unternehmen bei verschiedenen rechtlichen und finanziellen Transaktionen. Auch wenn EINs öffentlich bekannt sind, müssen Unternehmen sie mit Bedacht verwenden – vor allem in öffentlichen Dokumenten oder online – um Identitätsdiebstahl oder Betrug zu verhindern.

• Beantragung einer EIN: Die Beantragung einer EIN ist recht einfach. Unternehmen können die EIN online über die IRS-Website für Anträge in den USA beantragen. Das Verfahren ist kostenlos und die IRS stellt die Nummer bei Online-Anträgen sofort nach Abschluss aus. Verwenden Sie unbedingt die offizielle IRS-Website, um unnötige Gebühren zu vermeiden, da Drittanbieter die Beantragung einer EIN-Nummer möglicherweise nur gegen Gebühr anbieten. Unternehmen können ihren Antrag auch per Fax, Post oder Telefon stellen, doch die Online-Anmeldung ist am schnellsten.

• Änderung Ihrer EIN: Wenn ein Unternehmen seine Struktur ändert, z. B. von einem Einzelunternehmen zu einer Kapitalgesellschaft, wird es voraussichtlich eine neue EIN benötigen. Nicht alle Änderungen in der Struktur erfordern eine neue Nummer, daher ist es sinnvoll, sich bei der IRS oder einer Steuerberaterin bzw. einem Steuerberater zu informieren.

• Gültigkeit der EIN: Nach der Ausstellung ist die EIN unbegrenzt gültig. Sie verbleibt bei der Geschäftseinheit, bis das Unternehmen geschlossen wird oder sich die Struktur der Organisation ändert.

Können Personen, die nicht in den USA ansässig sind, außerhalb der USA eine EIN beantragen?

Ja, Personen, die nicht in den USA ansässig sind, können eine EIN aus einem Land außerhalb der USA beantragen. Internationale Antragsteller/innen können in der Regel die EIN nicht online anfordern. Dieses Verfahren ist Unternehmen mit einer Adresse in den USA vorbehalten (Unternehmen mit einem legalen Wohnsitz, einem Hauptsitz oder einer Hauptvertretung in den USA erfüllen ggf. diese Voraussetzung). Sie können ihren Antrag allerdings auch per Telefon, Fax oder Post stellen.

Für jeden Antrag muss das Formular SS-4, d. h. der Antrag auf Erteilung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer, ausgefüllt werden. Beim Ausfüllen des Formulars SS-4 müssen internationale Antragsteller/innen den ausländischen Status ihres Unternehmens angeben und die Anweisungen für ausländische Unternehmen befolgen. Dazu gehört auch, dass sie keine SSN oder Persönliche Steuerzahleridentifikationsnummer (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN) angeben, wenn sie keine besitzen.

Für alle Methoden gilt, dass Sie alle erforderlichen Informationen bereithalten müssen, wie etwa den rechtsgültigen Namen des Unternehmens, die Hauptgeschäftstätigkeiten des Unternehmens, den Namen und die Adresse der verantwortlichen Partei und den Grund für die Beantragung der EIN.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine EIN außerhalb der USA beantragen:

• Telefonische Beantragung: Internationale Antragsteller/innen können eine EIN beantragen, indem sie die IRS unter der auf der IRS-Website angegebenen Nummer für internationale Antragsteller/innen anrufen. Die Person, die den Anruf tätigt, muss autorisiert sein, die EIN entgegenzunehmen und Fragen zum Formular SS-4 zu beantworten.

• Beantragung per Fax: Internationale Antragsteller/innen können ein ausgefülltes Formular SS-4 an die IRS faxen. Wenn Sie eine Rücksendefaxnummer angeben, kann die IRS die EIN innerhalb von vier Werktagen zusenden.

• Beantragung per Post: Internationale Antragsteller/innen können das ausgefüllte Formular SS-4 per Post bei der IRS einreichen. Dieses Verfahren ist das langsamste und es dauert etwa vier Wochen, bis Sie eine EIN erhalten.

Was benötigen Personen, die nicht in den USA ansässig sind, um eine EIN zu beantragen?

Personen ohne Wohnsitz in den USA, die eine EIN für ein ausländisches Unternehmen beantragen, müssen in der Lage sein, die in Formular SS-4 geforderten Angaben bereitzustellen (siehe unten).

• Rechtsgültiger Name des Unternehmens: Der offizielle Name des Unternehmens, der im Herkunftsland registriert ist.

• Unternehmenstyp: Der Typ des Unternehmens (z. B. Aktiengesellschaft, Personengesellschaft, LLC) und alle relevanten Details über die Unternehmensstruktur.

• Grund für den Antrag: Warum Sie eine EIN beantragen (zum Beispiel um ein Unternehmen zu gründen, um Mitarbeitende einzustellen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen).

• Verantwortliche Partei: Der Name und die Identifikationsnummer einer benannten Person, die die Kontrolle über die Gelder und Vermögenswerte des Unternehmens ausübt oder dazu berechtigt ist. Die Identifikationsnummer kann eine SSN für in den USA ansässige Personen oder eine ausländische Passnummer oder eine ähnliche Identifikationsnummer für Personen, die nicht in den USA ansässig sind, sein. Bei Personen, die nicht in den USA ansässig sind, ist die benannte verantwortliche Partei oft ein/e leitende/r Angestellte/r oder eine Kontrollperson.

• Postanschrift: Wenn das Unternehmen über keine Postadresse in den USA verfügt, kann es stattdessen eine internationale Adresse angeben.

• Hauptgeschäftstätigkeit: Die Haupttätigkeit des Unternehmens, darunter die verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen.

• Anzahl der Mitarbeiter/innen: Wenn das Unternehmen noch keine Mitarbeitenden beschäftigt, dies aber in den nächsten 12 Monaten beabsichtigt, kann es die Anzahl der Mitarbeitenden schätzen, die es einstellen wird. In diesem Abschnitt muss auch der Arbeitnehmertyp angegeben werden (d. h. Landwirtschaft, Haushalt, Sonstiges).

• Erstes Datum der Lohn- oder Rentenzahlung: Dies ist nur relevant, wenn das Unternehmen in den USA ansässige Mitarbeitende beschäftigt.

Wie viel kostet eine EIN?

Die Beantragung einer EIN bei der IRS ist für alle Unternehmen kostenlos, und zwar unabhängig davon, wo sie ansässig sind.

Obwohl die EIN kostenlos ist, können für Unternehmen, die nicht in den USA ansässig sind, Kosten anfallen, wenn sie Steuerexperten/Steuerexpertinnen oder Rechtsberater/innen beauftragen, die ihnen bei der Antragstellung helfen oder ihre steuerlichen Pflichten in den USA kennen.

Welche steuerlichen Verpflichtungen bestehen, nachdem Sie eine EIN erhalten haben?

Unternehmen, die in den USA tätig sind, müssen eine Reihe von steuerlichen Verpflichtungen erfüllen. Sobald Sie eine EIN erhalten haben, um in den USA tätig zu werden, können die folgenden Steuerpflichten anfallen:

• Einkommensteuererklärungen: Unternehmen müssen jährliche Einkommenssteuererklärungen abgeben. Welches Formular sie verwenden müssen, hängt von der Unternehmensstruktur ab (z. B. Formular 1120 für Kapitalgesellschaften, Formular 1065 für Personengesellschaften und Formular 1040 für Einzelunternehmer/innen).

• Lohnsteuern: Wenn das Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt, muss es die Bundeseinkommenssteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer von deren Löhnen einbehalten. Das Unternehmen muss auch den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie die staatliche Arbeitslosensteuer (FUTA) zahlen.

• Verbrauchssteuern: Einige Unternehmen sind zur Zahlung von Verbrauchssteuern verpflichtet, wenn sie bestimmte Produkte (wie Kraftstoff, Reifen oder Tabak) herstellen oder verkaufen, verschiedene Arten von Geräten, Einrichtungen oder Produkten verwenden oder Zahlungen für bestimmte Dienstleistungen erhalten.

• Geschätzte Steuern: Unternehmer/innen und juristische Personen müssen möglicherweise vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen leisten, wenn sie zum Zeitpunkt der Einreichung ihrer Steuererklärung voraussichtlich Steuern in Höhe von 1.000 USD oder mehr zu entrichten haben. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, bei denen das Einkommen an die Inhaber/innen weitergegeben wird, wie beispielsweise S-Corporations und Personengesellschaften.

• Bundesstaatliche und lokale Steuern: Unternehmen müssen alle bundesstaatlichen und lokalen Steuervorschriften kennen und einhalten, die sich auf Einkommens-, Umsatz-, Vermögens- und Lohnsteuer beziehen.

• Berichterstattung: Unternehmen müssen der IRS und ihren Mitarbeitenden Informationserklärungen (wie etwa Formblätter W-2 und 1099) vorlegen, um Transaktionen wie Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer/innen und Arbeitnehmerlöhne zu melden.

Wie Sie Ihre EIN abmelden

Obwohl die IRS keine EIN-Nummer aufhebt (die Nummer wird nie neu zugewiesen und bleibt mit dem Unternehmen verknüpft, dem sie zugeteilt wurde), wird das Steuerkonto Ihres Unternehmens bei der Behörde durch diese Schritte effektiv geschlossen:

• Reichen Sie endgültige Steuererklärungen ein: Ihr Unternehmen muss eine endgültige Steuererklärung abgeben. Bei Kapitalgesellschaften handelt es sich um das Formular 1120, bei Personengesellschaften um das Formular 1065 und bei Einzelunternehmerinnen und -unternehmern um die endgültige Anlage C (Formular 1040). Kreuzen Sie das Kästchen an, aus dem hervorgeht, dass dies eine endgültige Steuererklärung ist. Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, müssen Sie auch die endgültigen Steuererklärungen für die Beschäftigung einreichen, einschließlich der endgültigen Bundessteuerabgaben für diese Steuern.

• Bezahlen Sie ausstehende Steuern: Bezahlen Sie alle ausstehenden Steuern, darunter Einkommenssteuern, Lohnsteuern und alle anderen Bundessteuern, für die Ihr Unternehmen in der Pflicht ist.

• Stellen Sie die letzten Lohn- und Zahlungsberichte aus: Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende hatte, stellen Sie die endgültigen W-2-Formulare für die Mitarbeitenden aus und reichen Sie sie bei der IRS ein. Wenn Sie unabhängigen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern im letzten Jahr des Unternehmens 600 USD oder mehr gezahlt haben, stellen Sie jeder Auftragnehmerin und jedem Auftragnehmer ein Formular 1099-NEC aus und reichen dieses bei der IRS ein.

• Löschen Sie Ihren Unternehmensnamen: Falls zutreffend, löschen Sie Ihren Unternehmensnamen bei den zuständigen bundesstaatlichen oder lokalen Behörden.

• Schließen Sie Ihr Unternehmenskonto bei der IRS: Senden Sie ein Schreiben an die IRS, das den vollständigen rechtsgültigen Namen des Unternehmens, die EIN, die Geschäftsadresse und den Grund für die Schließung des Kontos enthält. Wenn Sie über von der IRS ausgestellte Lizenzen, Genehmigungen oder andere Berechtigungen verfügen, senden Sie diese zusammen mit dem Schreiben zurück und geben Sie das Datum an, an dem Sie die Lohnzahlung eingestellt haben.

• Benachrichtigen Sie die bundesstaatlichen und lokalen Behörden: Informieren Sie die bundesstaatlichen und lokalen Steuerbehörden und alle anderen zuständigen Behörden über die Schließung Ihres Unternehmens. Eventuell müssen Sie auch Ihre Geschäftslizenz und Ihre Arbeitgeberkonten in dem jeweiligen Bundesstaat sowie alle lokalen Genehmigungen löschen.

• Bewahren Sie Aufzeichnungen auf: Bewahren Sie Ihre Geschäftsunterlagen mindestens drei Jahre lang nach der Schließung Ihres Unternehmens auf, da die IRS innerhalb dieses Zeitraums Informationen anfordern könnte. Bestimmte Unterlagen, insbesondere solche, die sich auf die Lohnsteuer beziehen, sind länger aufzubewahren.

Wie man als ausländisches Unternehmen in den USA ein Geschäft betreibt

Ausländische Unternehmen, die in den USA ein Geschäft betreiben, müssen viele Verfahren durchlaufen, die auch für in den USA ansässige Personen gelten. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über den Ablauf:

• Unternehmensstruktur: Informieren Sie sich und wählen Sie eine geeignete Unternehmensstruktur. Gängige Optionen für ausländische Unternehmen sind die Corporation (C-Corp) und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC).

• Auswahl des Bundesstaates: Entscheiden Sie sich, in welchem Bundesstaat Sie gründen wollen. Delaware, Nevada und Wyoming sind aufgrund ihrer unternehmensfreundlichen Gesetze beliebt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Steuersätze, das rechtliche Umfeld und die physische Niederlassung Ihres Unternehmens.

• Unternehmensregistrierung: Melden Sie Ihr Unternehmen an, indem Sie die erforderlichen Dokumente wie die Gründungsurkunde (für Corporations) oder die Satzung (für LLCs) bei der zuständigen Behörde des gewählten Bundesstaates einreichen.

• EIN: Beantragen Sie eine EIN bei der IRS wie in diesem Leitfaden beschrieben.

• Geschäftsbankkonto: Für die Eröffnung eines Geschäftskontos muss sich die Geschäftsinhaberin oder der Geschäftsinhaber oder ein/e Vertreter/in in der Regel in den USA aufhalten, um die EIN, die Gründungsunterlagen und den Ausweis vorzulegen.

• Versicherung: Schließen Sie eine angemessene Versicherung ab, um die mit Ihren Geschäftsaktivitäten in den USA verbundenen Risiken zu mindern.

• Steuern: Informieren Sie sich über Ihre Steuerpflichten auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, darunter auch Einkommens-, Lohn- und Verkaufssteuern. Internationale Unternehmen müssen möglicherweise auch Steuerabkommen zwischen den USA und ihrem Heimatland in Betracht ziehen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

• Mitarbeiter/innen: Wenn Sie Mitarbeitende einstellen, müssen Sie die in den USA geltenden Arbeitsgesetze in Bezug auf Löhne, Sicherheit am Arbeitsplatz, Nicht-Diskriminierung und Sozialleistungen einhalten. Besorgen Sie sich alle erforderlichen Arbeitgeber-Identifikationsnummern auf bundesstaatlicher Ebene, informieren Sie sich über die Verpflichtungen zur Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuern und machen Sie sich mit den Arbeitsgesetzen vertraut.

• Lizenzen und Genehmigungen: Bestimmen Sie die relevanten Lizenzen und Genehmigungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene und holen Sie diese ein. Diese sind je nach Branche und Geschäftsaktivitäten unterschiedlich.

• Einwanderung und Arbeitsvisa: Wenn ausländische Staatsangehörige in den USA beschäftigt werden sollen, müssen Sie sicherstellen, dass die Einwanderungsgesetze eingehalten werden, einschließlich der Beschaffung der richtigen Visa. Dabei kann es sich um L-1-Visa für unternehmensinterne Transfers, E-2-Visa für Investoren/Investorinnen oder H-1B-Visa für spezialisierte Fachkräfte handeln.

• Laufende Compliance: Halten Sie die jährlichen Berichte, Steuererklärungen und die Erneuerung von Lizenzen und Genehmigungen ein. Informieren Sie sich über Gesetzesänderungen, die Ihr Unternehmen betreffen könnten. Lassen Sie sich von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten sowie von Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfern beraten, die auf internationale Geschäfte spezialisiert sind, insbesondere bei komplexen Angelegenheiten wie der internationalen Steuerplanung, dem Schutz geistigen Eigentums und der Einhaltung des Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).