Internal Revenue Service (IRS) tilldelar ett unikt Employer Identification Number (EIN) till företag som är verksamma i USA. Detta niosiffriga nummer är en typ av skatteregistreringsnummer (TIN) och fungerar som ett personnummer (SSN) för företag. Företag använder EIN för skattedeklaration och rapportering, vilket låter IRS spåra skatterelaterade aktiviteter och kontrollera efterlevnad av skattelagstiftningen.

Företag som är verksamma i USA behöver ett EIN för att betala anställda, öppna bankkonton för företag, ansöka om affärslicenser och deklarera skatter. Detta gäller även om företagets ägare inte fysiskt befinner sig i landet.

Utländska medborgare kan få ett EIN när de bor utanför USA. De behöver inget SSN eller Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), utan de ansöker via fax, post eller telefon med IRS Form SS-4. Behandlingen tar vanligtvis 5–15 arbetsdagar via fax eller 4–6 veckor via post. Nedan finns en guide om hur du får ett EIN när du bor utanför USA, inklusive processen, kostnaderna och vad som händer efter att du har fått ditt EIN.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett EIN och hur skiljer det sig från TIN, ITIN och SSN?
  
• Så gör man för att skaffa ett EIN som utländsk medborgare
  
• Hur mycket kostar ett EIN?
  
• Vilka är skatteskyldigheterna efter att man har fått ett EIN?
  
• Så gör man för att avsluta ett EIN
  
• Så gör man för att driva ett företag i USA som utländsk enhet
  
• Så här kan Stripe Atlas hjälpa till
  

Vad är ett EIN och hur skiljer det sig från TIN, ITIN och SSN?

Ett EIN är ett unikt niosiffrigt nummer som tilldelas av IRS för att identifiera en affärsenhet för skatteändamål – i likhet med hur ett SSN identifierar en individ. Så här skiljer det sig från andra skatte-id:n:

• TIN: Ett paraplybegrepp för alla skatte-id:n som utfärdas av IRS. EIN, SSN och ITIN är alla typer av TIN.

• SSN: Ett nummer som utfärdas till amerikanska medborgare och berättigade invånare för att identifiera individer för skatte- och socialförsäkringsändamål.

• ITIN: Ett nummer som utfärdas till individer som behöver ett amerikanskt skatte-id men inte är berättigade till ett SSN, till exempel icke-medborgare som bor utanför landet.

IRS använder TIN i administrationen av skattelagar för individer och företag, och de flesta företag i USA behöver ett EIN för att bedriva verksamhet. Hit hör aktiebolag, handelsbolag och alla företag med anställda. Enskilda firmor kan behöva ett EIN om de har anställda eller uppfyller vissa villkor. EIN och TIN är inte samma sak, men EIN faller under kategorin TIN.

Ett företag använder ett EIN för deklaration, för att öppna företagskonton i banker, för att erhålla företagslicenser, för att anställa personal och mycket annat. Det fungerar som ett sätt att identifiera företaget i olika juridiska och ekonomiska transaktioner. Även om ett EIN är offentlig information, bör företag använda dem med diskretion – i synnerhet i offentliga dokument eller på internet – för att förhindra identitetsstöld eller bedrägeri.

• Ansök om ett EIN: Det är enkelt att ansöka om ett EIN och företag i USA kan göra det online via IRS webbplats. Processen är gratis och IRS utfärdar numret direkt när onlineansökan har fyllts i. Det är viktigt att du använder den officiella IRS-webbplatsen för att undvika onödiga avgifter, eftersom tredjepartstjänster kan erbjuda sig att skaffa ett EIN mot en avgift. Företag kan också ansöka via fax, post eller telefon, men det går snabbast att ansöka online.

• Ändra ditt EIN: Om ett företag ändrar sin struktur (t.ex. från en enskild firma till ett aktiebolag) behöver det med all sannolikhet ett nytt EIN. Alla strukturförändringar kräver inte ett nytt nummer, så det är viktigt att kontrollera med IRS eller en skatteexpert.

• Utgångsdatum för EIN: När det väl har utfärdats löper ut ett EIN inte. Det förblir knutet till företaget tills företaget läggs ner eller organisationens struktur ändras.

Så här skaffar du ett EIN som utomlands bosatt

Utomlands bosatta kan följa dessa steg för att få ett EIN från en plats utanför USA.

Ta reda på behörighet och begränsningar

Som utomlands bosatt kan du inte ansöka om ett EIN online – den metoden är reserverad för enheter med adresser i USA. Du kan dock ansöka via telefon, fax eller post.

Fyll i blankett SS-4

För alla ansökningsmetoder krävs att du fyller i blankett SS-4 (ansökan om Employer Identification Number). Som utländsk enhet anger du din utländska status och du ska inte inkludera något SSN eller ITIN om du inte har något.

Samla in nödvändig information

Innan du ansöker måste du samla in vissa dokument och uppgifter. Du behöver:

• Enhetens registrerade namn

• Huvudsaklig verksamhet

• Namn och adress på ansvarig part

• Anledning till ansökan om EIN

Välj hur du vill ansöka

Dina nästa steg beror på vilken ansökningsmetod du väljer.

• Ansök via telefon: Ring IRS på det nummer för internationella sökande som anges på IRS webbplats. Den som ringer måste vara auktoriserad att ta emot EIN och svara på frågor om blankett SS-4.

• Ansök via fax: Faxa din ifyllda blankett SS-4 till IRS. Om du anger ett svarsnummer för fax kan IRS skicka ditt EIN inom fyra arbetsdagar.

• Ansök via post: Skicka in din ifyllda blankett SS-4 till IRS med posten. Det är den långsammaste metoden och det brukar ta cirka fyra veckor att få ditt EIN.

Krav på utomlands bosatta vid ansökan om ett EIN

En utomlands bosatt som ansöker om ett EIN för en utländsk enhet måste tillhandahålla de uppgifter på blankett SS-4 som anges nedan:

• Enhetens registrerade namn: Företagets officiella namn såsom det har registrerats i ursprungslandet.

• Enhetstyp: Typen av enhet (t.ex. aktiebolag, handelsbolag) och eventuella relevanta detaljer om företagsstrukturen.

• Anledning till ansökan: Varför du begär ett EIN (t.ex. för att starta ett företag, för att anställa personal, för att öppna ett företagskonto).

• Ansvarig part: Namn och identifierare för en utsedd individ som har kontroll över eller rätt till enhetens medel och tillgångar. Identifieraren kan vara ett SSN för invånare i USA eller ett utländskt passnummer eller liknande identifieringsnummer för utomlands bosatta. För företag utanför USA är den utsedda ansvariga parten ofta en huvudman eller en person med bestämmande inflytande.

• Postadress: Om företaget inte har någon postadress i USA kan det ange en internationell adress i stället.

• Huvudsaklig verksamhet: Verksamhetens primära natur, inklusive sålda produkter eller tillhandahållna tjänster.

• Antal anställda: Om företaget inte har några anställda men kommer att ha det under de närmaste 12 månaderna, kan det uppskatta antalet anställda som ska anställas. Det här avsnittet bör också ange anställningstyp (t.ex. jordbruk, hushåll).

• Det datum som lön eller livränta först betalades ut: Det här är bara relevant om företaget ska ha USA-baserade anställda.

Hur mycket kostar ett EIN?

Det är gratis för alla företag att få ett EIN från IRS, oavsett var de är baserade. Trots att det är gratis kan det finnas relaterade kostnader för företag som inte är baserade i USA om de anlitar skatteexperter eller juridiska rådgivare för att hjälpa dem genom ansökningsprocessen eller för att förstå deras skatteskyldigheter i USA.

Vilka är skattskyldigheterna efter att man har fått ett EIN?

Företag som är verksamma i USA måste uppfylla en rad skatteskyldigheter. När du har skaffat ett EIN kan dessa skatteskyldigheter gälla:

• Inkomstdeklarationer: Företag måste lämna in årliga inkomstdeklarationer. Den specifika blankett de måste använda beror på företagsstrukturen (t.ex. Form 1120 för aktiebolag, Form 1065 för partnerskap, Form 1040 för enskilda firmor).

• Arbetsgivaravgifter: Om företaget har anställda måste det innehålla federal inkomstskatt, Social Security-skatt och Medicare-skatt från deras löner. Företaget behöver också betala arbetsgivarens andel av Social Security- och Medicare-skatterna, tillsammans med federal arbetslöshetskatt.

• Punktskatter: Vissa företag ansvarar för punktskatter om de tillverkar eller säljer vissa produkter (t.ex. bränsle, däck, tobak), tar emot betalning för vissa tjänster eller använder olika typer av utrustning, anläggningar eller produkter.

• Preliminärskatter: Företagsägare och enheter kan behöva göra beräknade kvartalsvisa skattebetalningar om de förväntar sig att vara skyldiga 1 000 USD eller mer i skatt när deras deklarationer lämnas in. Detta är särskilt relevant för enheter som för inkomster vidare till ägarna, till exempel S-corporations och partnerskap.

• Regionala och lokala skatter: Företag måste vara medvetna om och efterleva alla regionala och lokala skattekrav, vilket kan inkludera inkomst-, omsättnings-, fastighets- och arbetsgivaravgifter.

• Rapportering: Företag måste förse sina anställda och IRS med kontrolluppgifter (t.ex. Forms W-2 och 1099) för att rapportera transaktioner, såsom betalningar till oberoende entreprenörer och anställdas löner.

Så avslutar man ett EIN

Även om IRS tekniskt sett inte avslutar ett EIN (numret tilldelas aldrig någon annan och förblir kopplat till den juridiska enhet som det utfärdades för) stänger dessa steg effektivt ditt företags skattekonto hos myndigheten:

• Lämna in slutgiltiga deklarationer: Ditt företag måste lämna in en slutgiltig deklaration. Detta är blankett 1120 för aktiebolag, blankett 1065 för handelsbolag och bilaga C (blankett 1040) för enskilda firmor. Kryssa i rutan som anger att det är en slutgiltig deklaration. Om du har anställda måste du också lämna in de sista deklarationerna för anställningsskatt, inklusive slutgiltiga federala skatteinbetalningar av dessa skatter.

• Betala utestående skatter: Betala alla utestående skatter inklusive inkomstskatter, anställningsskatter och andra federala skatter som ditt företag ansvarar för.

• Ge ut sista löne- och betalningsrapporter: Om ditt företag hade anställda, ge ut slutgiltiga W-2-blanketter till anställda och skicka in dem till IRS. Om du har betalat oberoende uppdragstagare 600 USD eller mer under företagets sista år, ge ut en blankett 1099-NEC till varje uppdragstagare och skicka in de ifyllda blanketterna till IRS.

• Avsluta ditt företagsnamn: Om tillämpligt, avsluta ditt företagsnamn hos berörda delstatliga eller lokala myndigheter.

• Stäng ditt företagskonto hos IRS: Skicka ett brev till IRS med enhetens fullständiga registrerade namn, EIN, företagsadress och anledningen till att kontot stängs. Om du har några IRS-utfärdade licenser, tillstånd eller andra auktorisationer ska du skicka tillbaka dem med brevet. Ange det datum då du slutade betala ut löner.

• Meddela statliga och lokala myndigheter: Informera statliga och lokala skattemyndigheter och andra relevanta myndigheter om att företaget läggs ner. Du kan också behöva avsluta din statliga företagslicens, statliga arbetsgivarkonton och eventuella lokala tillstånd.

• Behåll bokföringen: Behåll ditt företags bokföring i minst tre år efter att du stängt ditt företag, eftersom IRS kan begära information inom denna period. Vissa register, särskilt de som rör anställningsskatt, bör sparas längre.

Så driver man ett företag i USA som en utländsk enhet

Utländska enheter som driver företag i USA måste gå igenom många av samma processer som personer bosatta i USA. Här är vad som krävs:

• Undersök en företagsstruktur: Undersök och välj en lämplig företagsstruktur. Vanliga alternativ för utländska enheter inkluderar corporation och limited liability company (LLC).

• Fastställ vilken delstat företaget ska registreras i: Besluta dig för vilken delstat företaget ska registreras i. Delaware, Nevada och Wyoming är populära på grund av sina företagsvänliga lagar. Ta hänsyn till faktorer som skattesatser, den juridiska miljön och företagets fysiska närvaro.

• Registrera ditt företag: Registrera din enhet genom att skicka in de nödvändiga dokumenten, såsom bolagsordning (för corporations) eller registreringsbevis (för LLCs), till den valda delstatens secretary of state.

• Ansök om ett EIN: Skicka in en ansökan om ett EIN till IRS enligt beskrivningen i den här guiden.

• Öppna ett bankkonto för företag: För att öppna ett bankkonto för företag krävs det oftast att företagets ägare eller en representant befinner sig i USA för att tillhandahålla EIN, registreringsdokument och legitimation.

• Skaffa försäkring: Skaffa lämplig försäkring för att minska riskerna i samband med din affärsverksamhet i USA.

• Efterlev skatteskyldigheter: Förstå dina federala, regionala och lokala skatteskyldigheter, inklusive inkomstskatt, löneskatt och omsättningsskatt. Internationella företag kan också behöva ta hänsyn till skatteavtal mellan USA och sina hemländer för att undvika dubbelbeskattning.

• Följ lagarna vid anställning: Om du anställer personal måste du efterleva amerikansk arbetsrätt gällande löner, säkerhet på arbetsplatsen, icke-diskriminering och förmåner. Skaffa alla nödvändiga EIN på delstatsnivå, förstå skyldigheterna för att innehålla och betala in löneskatt, och bekanta dig med arbetsrätten.

• Samla in nödvändiga licenser och tillstånd: Skaffa relevanta federala, regionala och lokala licenser och tillstånd. Dessa varierar beroende på bransch och affärsverksamhet.

• Skaffa nödvändiga immigrations- och arbetsvisum: Om utländska medborgare ska arbeta i USA måste du efterleva immigrationslagstiftningen, inklusive kravet på rätt visum. Detta kan involvera L-1-visum för förflyttningar inom företaget, E-2-visum för investerare eller H-1B-visum för specialiserade anställda.

• Fortsätt att efterleva reglerna: Upprätthåll löpande efterlevnad av årlig rapportering, skattedeklarationer samt förnyelser av licenser och tillstånd. Håll dig informerad om lagändringar som kan påverka ditt företag. Konsultera advokater och revisorer som specialiserar sig på internationella affärer, särskilt för komplexa ärenden såsom internationell skatteplanering, skydd av immateriella rättigheter (IP) och efterlevnad av Foreign Corrupt Practices Act.

Så här kan Stripe Atlas hjälpa till

Stripe Atlas skapar ditt företags juridiska grund så att du kan samla in pengar, öppna ett bankkonto och ta emot betalningar från var som helst i världen inom två dagar.

Anslut dig till de över 75 000 företag som bildats med hjälp av Atlas, inklusive startup-företag som stöds av toppinvesterare som Y Combinator, a16z och General Catalyst.

Ansök till Atlas

Att ansöka om att bilda ett företag med Atlas tar mindre än tio minuter. Du väljer din företagsstruktur, får bekräftelse omedelbart om ditt företagsnamn är tillgängligt och lägger till upp till fyra medgrundare. Du bestämmer också hur du delar upp ägandet, skapar en reserv av ägarandelar för framtida investerare och anställda, utser ledamöter och e-signerar sedan alla dina dokument. Alla medgrundare får e-postmeddelanden som bjuder in dem att e-signera sina dokument också.

Ta emot betalningar och banktjänster innan ditt EIN anländer

Efter att du bildat ditt företag ansöker Atlas om ditt EIN. Grundare med ett amerikanskt SSN, adress och mobiltelefonnummer är berättigade till påskyndad behandling av IRS, medan andra får standardbehandling, vilket kan ta lite längre tid. Dessutom möjliggör Atlas betalningar och banktjänster innan EIN finns, så du kan börja acceptera betalningar och göra transaktioner innan ditt EIN kommer.

Kontantfritt aktieköp för grundare

Grundare kan köpa initiala aktier med hjälp av sina immateriella rättigheter (t.ex. upphovsrätt eller patent) istället för kontanter, med köpebevis som sparas i Atlas Dashboard. Dina immateriella rättigheter måste vara värda högst 100 USD för att kunna använda den här funktionen. Om du äger immateriella rättigheter över det värdet bör du rådgöra med en advokat innan du fortsätter.

Automatisk deklaration för val av skatt enligt 83(b)

Grundare kan lämna in en 83(b)-ansökan om val av skatt för att sänka skatten på personliga inkomster. Atlas lämnar in den åt dig – oavsett om du är en amerikansk grundare eller inte – med USPS Certified Mail och spårning. Du får en undertecknad 83(b)-ansökan och ett deklarationsbevis direkt i Stripe Dashboard.

Juridiska dokument för företag i världsklass

Atlas tillhandahåller alla juridiska dokument du behöver för att börja driva ditt företag. Atlas C corp-dokument är utformade i samarbete med Cooley, en av världens ledande advokatbyråer för venturekapital. Dessa dokument är utformade för att hjälpa dig att skaffa kapital omedelbart och säkerställa att ditt företag är juridiskt skyddat, vilket omfattar aspekter som ägarstruktur, aktiefördelning och efterlevnad av skatteregler.

Ett kostnadsfritt år med Stripe Payments, plus 50 000 USD i partnerkrediter och rabatter

Atlas samarbetar med partner på högsta nivå för att ge grundare exklusiva rabatter och krediter. Dessa inkluderar rabatter på viktiga verktyg för teknik, skatt, ekonomi, efterlevnad och verksamhet från branschledare som AWS, Carta och Perplexity. Vi erbjuder även kostnadsfritt en agent som är registrerad i Delaware, vilket krävs under första året. Som Atlas-användare får du dessutom tillgång till ytterligare Stripe-förmåner, inklusive upp till ett års gratis betalningsbehandling för upp till 100 000 USD i betalningsvolym.

Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, eller kom igång idag.