IRS tilldelar ett unikt arbetsgivarnummer (EIN) till företag som är verksamma i USA. Detta niosiffriga nummer är en typ av skatteregistreringsnummer (TIN) och fungerar som ett socialförsäkringsnummer (SSN) för företag. Företag använder EIN för deklaration och redovisning av skatt, vilket gör det möjligt för IRS att övervaka skatterelaterade aktiviteter och kontrollera efterlevnad av skattelagar.
Företag som är verksamma i USA behöver ett EIN för att betala anställda, öppna bankkonton, ansöka om verksamhetstillstånd och lämna in skattedeklarationer. Detta gäller även om företagets ägare inte fysiskt befinner sig i USA. Den här guiden förklarar hur man får ett EIN när man bor utanför USA: processen, kostnaderna och vad som händer efter att man fått ett EIN.
Vad innehåller den här artikeln?
- Så fungerar EIN i USA
- Kan personer som inte är bosatta i USA få ett EIN från länder utanför USA?
- Vad behövs för att ansöka om ett EIN när man inte är bosatt i USA?
- Hur mycket kostar ett EIN?
- Vilka är skattskyldigheterna efter att man har fått ett EIN?
- Så avslutar man ett EIN
- Så driver man ett företag i USA som en utländsk enhet
Så fungerar EIN i USA
IRS använder TIN-nummer i administrationen av skattelagar för privatpersoner och företag, och de flesta företag i USA behöver ett EIN för att bedriva verksamhet. Detta inkluderar aktiebolag, handels- och kommanditbolag (partnership) och alla andra typer av företag med anställda. Enskilda näringsidkare kan behöva ett EIN om de har anställda eller uppfyller vissa villkor.
Företag använder sitt EIN för att deklarera skatt, öppna bankkonto för företaget, erhålla verksamhetstillstånd, anställa medarbetare med mera. Det fungerar som en form av identifiering för företag i olika juridiska och finansiella transaktioner. Även om EIN är offentlig information bör företag vara försiktiga med hur de använder numret – särskilt i offentliga handlingar eller online – för att förhindra identitetsstöld eller bedrägeri.
Ansöka om EIN: Det är enkelt att ansöka om ett EIN och företag kan göra det online via IRS webbplats för ansökningar i USA. Det kostar ingenting ansöka och för onlineansökningar utfärdar IRS numret omedelbart efter slutförandet. Det är viktigt att använda IRS officiella webbplats för att undvika onödiga avgifter eftersom tredjepartstjänster kan erbjuda att ansöka om ett EIN för företaget mot en avgift. Företag kan också ansöka via fax, post eller telefon, men online är snabbast.
Ändra ett EIN: Om ett företag ändrar struktur, t.ex. från enskild firma till ett aktiebolag, kommer det sannolikt att behöva ett nytt EIN. Alla ändringar i strukturen kräver inte ett nytt nummer, så det är viktigt att kontrollera med IRS eller en skatterådgivare vad som gäller.
Giltighetstid för EIN: När ett EIN väl har utfärdats upphör det inte att gälla. Den finns kvar hos affärsenheten tills verksamheten stängs eller organisationens struktur ändras.
Kan personer som inte är bosatta i USA få ett EIN från länder utanför USA?
Ja, personer som inte är bosatta i USA kan erhålla ett EIN utanför USA. Internationella sökande kan vanligtvis inte ansöka om ett EIN online. Den processen är endast tillgänglig för juridiska personer med en adress i USA (företag med laglig hemvist, huvudkontor eller huvudsaklig byrå i USA kan vara berättigade). Men internationella sökande kan ansöka via telefon, fax eller post.
Varje ansökningsmetod innebär att man fyller i blankett SS-4, som heter Application for Employer Identification Number på engelska (ansökan om arbetsgivarnummer). När internationella sökande fyller i formulär SS-4 måste de ange sin enhets utländska status och följa instruktionerna för utländska enheter, vilket inkluderar att inte tillhandahålla ett SSN eller individuellt skatteregistreringsnummer (ITIN) om de inte har ett.
För alla metoder är det viktigt att ha all nödvändig information redo, såsom enhetens juridiska namn, enhetens huvudsakliga affärsverksamhet, den ansvariga partens namn och adress samt anledningen till att man ansöker om EIN.
Så här ansöker man om ett EIN utanför USA:
Ansökan per telefon: Internationella sökande kan ansöka om ett EIN genom att ringa IRS på det nummer som är avsett för internationella sökande och som finns på IRS webbplats. Personen som ringer måste vara bemyndigad att ta emot företagets EIN och svara på frågor angående formulär SS-4.
Ansökan via fax: Internationella sökande kan faxa ett ifyllt SS-4-formulär till IRS. Om de anger ett faxnummer för svar kan IRS skicka företagets EIN inom fyra arbetsdagar.
Ansökan via e-post: Internationella sökande kan skicka in ett ifyllt SS-4-formulär till IRS via e-post. Denna metod är den långsammaste och man får räkna med cirka fyra veckor för att få ett EIN.

Vad behövs för att ansöka om ett EIN när man inte är bosatt i USA?
Personer som inte är bosatta i USA som ansöker om ett EIN för en utländsk enhet måste kunna tillhandahålla den begärda informationen på formulär SS-4 som beskrivs nedan.
Enhetens juridiska namn: Det officiella företagsnamnet som är registrerat i ursprungslandet.
Typ av enhet: Typ av enhet (t.ex. aktiebolag, handels- eller kommanditbolag (partnership), LLC-företag) och all relevant information om företagsstrukturen.
Anledning till ansökan: Varför du begär ett EIN (t.ex. för att starta ett företag, anställa medarbetare, öppna ett företagskonto)?
Ansvarig part: Namn och identifieringskod för den utsedda person som har kontroll över eller har rätt till enhetens medel och tillgångar. Identifieraren kan vara ett SSN för invånare i USA eller ett utländskt passnummer eller liknande identifieringsnummer för de som inte är bosatta i USA. För personer som inte är bosatta i landet är den utsedda ansvariga parten ofta en ledande tjänsteman eller en person med bestämmande inflytande.
Postadress: Om företaget inte har en amerikansk postadress kan det ange en internationell adress istället.
Huvudsaklig verksamhet: Verksamhetens huvudsakliga karaktär, inklusive de produkter som säljs eller tjänster som tillhandahålls.
Antal anställda: Om företaget inte har anställda men kommer att få det under de kommande 12 månaderna kan det uppskatta antalet anställda som det kommer att anställa. Detta avsnitt ska också ange anställningstypen (dvs. jordbruk, hushåll, annat).
Första datum då löner eller livräntor betalades ut: Detta är endast relevant om företaget kommer att ha anställda som är baserade i USA.
Hur mycket kostar ett EIN?
Att få ett EIN från IRS är gratis för alla företag, oavsett var de är baserade.
Även om EIN är kostnadsfritt kan det tillkomma kostnader för företag som inte är baserade i USA om de anlitar skatteexperter eller juridiska rådgivare för att hjälpa dem att hantera ansökningsprocessen eller förstå sina skattskyldigheter i USA.
Vilka är skattskyldigheterna efter att man har fått ett EIN?
Företag med verksamhet i USA måste uppfylla en rad skattskyldigheter. När man har erhållit ett EIN för att bedriva verksamhet i USA kan följande skattskyldigheter gälla:
Inkomstskattedeklarationer: Företag måste lämna in årliga inkomstdeklarationer. Vilket formulär man ska använda beror på företagsstrukturen (t.ex. formulär 1120 för aktiebolag, formulär 1065 för handels- och kommanditbolag (partnerships) och formulär 1040 för enskilda firmor).
Skatter på anställning: Om företaget har anställda måste det dra av federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatter och Medicare-skatter från deras löner. Företaget måste också betala arbetsgivarens andel av socialförsäkrings- och Medicare-skatter samt federal arbetslöshetsskatt (FUTA).
Punktskatter: Vissa företag är skyldiga att betala punktskatt om de tillverkar eller säljer vissa produkter (t.ex. bränsle, däck eller tobak), använder olika typer av utrustning, anläggningar eller produkter eller tar emot betalning för vissa tjänster.
Beräknade skatter: Företagare och verksamheter kan behöva betala beräknad skatt varje kvartal om de förväntar sig att vara skyldiga skatt på 1 000 USD eller mer vid tidpunkten för deklaration. Detta är särskilt relevant för enheter där intäkterna överförs till ägarna, såsom S corporations och handels- eller kommanditbolag (partnerships).
Delstatliga och lokala skatter: Företag måste vara medvetna om och följa alla delstatliga och lokala skattekrav, som kan inkludera inkomst-, omsättnings-, fastighets- och anställningsskatter.
Rapportering: Företag måste förse IRS och sina anställda med informationsdeklarationer (t.ex. formulären W-2 och 1099) för att rapportera transaktioner som betalningar till oberoende uppdragstagare och anställdas löner.
Så avslutar man ett EIN
Även om IRS tekniskt sett inte avslutar ett EIN (numret tilldelas aldrig på nytt och förblir kopplat till den företagsenhet som det utfärdades till) stänger dessa steg i praktiken ditt företags skattekonto hos myndigheten:
Lämna in en slutlig skattedeklaration: Ditt företag måste lämna in en slutlig skattedeklaration. För aktiebolag skulle detta vara formulär 1120, för handels- och kommanditbolag (partnerships) formulär 1065 och för enskilda firmor ett slutligt Schedule C (formulär 1040). Markera rutan som anger att detta är en slutlig retur. Om du har anställda måste du också lämna in de slutliga anställningsskattedeklarationerna, inklusive slutliga federala skatteinsättningar av dessa skatter.
Betala utestående skatter: Betala alla utestående skatter, inklusive inkomstskatt, anställningsskatt och andra federala skatter som ditt företag är skyldigt att betala.
Utfärda slutliga löne- och betalningsrapporter: Om ditt företag har anställda ska du utfärda slutgiltiga W-2-formulär till de anställda och lämna in dem till IRS. Om du har betalat oberoende uppdragstagare 600 USD eller mer under företagets sista år ska du utfärda ett formulär 1099-NEC till varje uppdragstagare och lämna in dessa till IRS.
Avregistrera företagsnamnet: Om tillämpligt ska du avregistrera företagsnamnet hos relevanta delstatliga eller lokala myndigheter.
Avsluta ditt företagskonto hos IRS: Skicka ett brev till IRS som innehåller enhetens fullständiga registrerade namn, EIN, företagsadressen och anledningen till att kontot avslutas. Om du har licenser, tillstånd eller andra bemyndiganden utfärdade av IRS ska du returnera dessa tillsammans med brevet och ange det datum då du slutade betala ut löner.
Meddela delstatliga och lokala myndigheter: Informera delstatliga och lokala skattemyndigheter och andra relevanta myndigheter om att du avslutar ditt företag. Du kan också behöva avsluta verksamhetstillståndet i delstaten, delstatliga arbetsgivarkonton och eventuella lokala tillstånd.
För register: Behåll alla verksamhetshandlingar i minst tre år efter att du har stängt företaget eftersom IRS kan begära information inom denna period. Vissa uppgifter, särskilt de som rör skatt på anställning, bör bevaras längre.
Så driver man ett företag i USA som en utländsk enhet
Utländska enheter som driver ett företag i USA måste gå igenom många av samma processer som de som är bosatta i USA. Här följer en översikt över vad detta omfattar:
Företagsstruktur: Undersök och välj en lämplig företagsstruktur. Vanliga alternativ för utländska enheter är aktiebolagsformerna C corp och LLC för (limited liability company).
Val av delstat: Bestäm vilken delstat bolaget ska bilds i. Delaware, Nevada och Wyoming är populära på grund av gynnsam lagstiftning för företag. Ta hänsyn till faktorer som skattesatser, den rättsliga miljön och företagets fysiska närvaro.
Företagsregistrering: Registrera din enhet genom att lämna in nödvändiga dokument, t.ex. Articles of Incorporation (för C eller S corporation) eller Articles of Organization (för LLC-företag), till tillämplig delstatsförvaltning.
EIN: Ansök om ett EIN hos IRS enligt beskrivningen i den här guiden.
Bankkonton för företag: För att öppna ett bankkonto för företaget krävs vanligtvis att företagets ägare eller en representant befinner sig i USA för att tillhandahålla EIN, registreringshandlingar och legitimation.
Försäkring: Skaffa lämpliga försäkringar för att minska riskerna i samband med din affärsverksamhet i USA.
Beskattning: Förstå dina federala, delstatliga och lokala skattskyldigheter, inklusive inkomstskatter, löneskatter och omsättningsskatter. Internationella företag kan också behöva överväga skatteavtal mellan USA och sitt hemland för att undvika dubbelbeskattning.
Anställda: Om du anställer personal ska du följa amerikansk arbetslagstiftning angående löner, säkerhet på arbetsplatsen, icke-diskriminering och förmåner. Skaffa alla nödvändiga arbetsgivarnummer på delstatlig nivå, förstå skyldigheterna för att hålla inne och betala löneskatter och bekanta dig med arbetslagstiftningen.
Licenser och tillstånd: Identifiera och erhåll relevanta federala, delstatliga och lokala licenser och tillstånd. Dessa varierar beroende på bransch och affärsverksamhet.
Invandring och arbetstillstånd: Om utländska medborgare kommer att arbeta i USA måste du se till att immigrationslagarna följs, inklusive att skaffa rätt visum. Det kan handla om L-1-visum för företagsinterna förflyttningar, E-2-visum för investerare eller H-1B-visum för specialiserade anställda.
Löpande efterlevnad: Upprätthåll löpande efterlevnad av årsredovisning, skattedeklarationer och förnyelser av licenser och tillstånd. Håll dig informerad om lagändringar som kan påverka ditt företag. Rådgör med advokater och revisorer som är specialiserade på internationella verksamheter, särskilt för komplexa frågor som internationell skatteplanering, skydd av immateriella rättigheter och efterlevnad av Foreign Corrupt Practices Act.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.