L'Internal Revenue Service (IRS) assegna un Employer Identification Number (EIN) univoco alle entità aziendali che operano negli Stati Uniti. Questo numero a nove cifre è un tipo di numero di identificazione fiscale (TIN) e funziona come un numero di previdenza sociale (SSN) per le aziende. Le società utilizzano gli EIN per scopi di dichiarazione fiscale e reportistica, consentendo all'IRS di tracciare le attività fiscali e verificare la conformità alle leggi fiscali.

Le attività che operano negli Stati Uniti hanno bisogno di un EIN per pagare i dipendenti, aprire conti bancari aziendali, richiedere licenze commerciali e presentare dichiarazioni dei redditi. Questo vale anche se i titolari dell'attività non si trovano fisicamente nel Paese.

I non residenti possono ottenere un EIN pur vivendo al di fuori degli Stati Uniti. Non hanno bisogno di un SSN o di un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN); effettuano invece la richiesta tramite fax, posta o telefono utilizzando il Modulo IRS SS-4. L'elaborazione richiede in genere 5-15 giorni lavorativi via fax o 4-6 settimane via posta. Di seguito è riportata una guida su come ottenere un EIN vivendo al di fuori degli Stati Uniti, che include la procedura, i costi e cosa succede dopo aver ottenuto l'EIN.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un EIN e in cosa differisce da un TIN, un ITIN e un SSN?
  
• Come ottenere un EIN come non residente
  
• Quanto costa un EIN?
  
• Quali sono gli obblighi fiscali dopo aver ottenuto un EIN?
  
• Come chiudere il proprio EIN
  
• Come gestire un'attività negli Stati Uniti come entità straniera
  
• In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto
  

Che cos'è un EIN e in cosa differisce da TIN, ITIN e SSN?

Un EIN è un numero univoco a nove cifre assegnato dall'IRS per identificare un'entità aziendale ai fini fiscali, in modo simile a come un SSN identifica una persona fisica. Ecco come si differenzia dagli altri ID fiscali:

• TIN: un termine generico per tutti gli ID fiscali rilasciati dall'IRS. EIN, SSN e ITIN sono tutti tipi di TIN.

• SSN: un numero rilasciato a cittadini statunitensi e residenti idonei per identificare le persone fisiche a fini fiscali e di previdenza sociale.

• ITIN: un numero rilasciato a persone fisiche che necessitano di un ID contribuente statunitense ma non sono idonee per un SSN, come i non cittadini che risiedono fuori dal Paese.

L'IRS utilizza i TIN nell'amministrazione delle leggi fiscali per persone fisiche e aziende, e la maggior parte delle aziende negli Stati Uniti necessita di un EIN per operare. Tra queste vi sono le società di capitali, le società di persone e qualsiasi azienda con dipendenti. Le ditte individuali potrebbero aver bisogno di un EIN se hanno dipendenti o soddisfano determinate condizioni. EIN e TIN non sono la stessa cosa, ma gli EIN rientrano nella categoria dei TIN.

Un'attività utilizza un EIN per la dichiarazione dei redditi, l'apertura di conti bancari aziendali, l'ottenimento di licenze commerciali, l'assunzione di dipendenti e altro ancora. Funge da forma di identificazione per l'azienda in varie transazioni legali e finanziarie. Sebbene gli EIN siano informazioni pubbliche, le aziende dovrebbero utilizzarli in modo discreto (soprattutto in documenti pubblici o online) per prevenire il furto di identità o le frodi.

• Richiedere un EIN: richiedere un EIN è semplice e le aziende negli Stati Uniti possono farlo online tramite il sito web dell'IRS. La procedura è gratuita e l'IRS rilascia il numero immediatamente al termine della richiesta online. È importante utilizzare il sito web ufficiale dell'IRS per evitare addebiti non necessari, poiché i servizi di terze parti potrebbero offrire l'ottenimento di un EIN a pagamento. Le aziende possono presentare domanda anche tramite fax, posta o telefono, ma la richiesta online è la più veloce.

• Modificare l'EIN: se un'attività cambia la propria struttura (ad es., da ditta individuale a società), probabilmente avrà bisogno di un nuovo EIN. Non tutte le modifiche di struttura richiedono un nuovo numero, quindi è importante verificare con l'IRS o con un commercialista.

• Scadenza dell'EIN: una volta rilasciato, un EIN non scade. Rimane all'entità aziendale fino alla chiusura dell'attività o alla modifica della struttura dell'organizzazione.

Come ottenere un EIN come non residente

I non residenti possono seguire questi passaggi per ottenere un EIN da fuori degli Stati Uniti.

Determinare l'idoneità e le limitazioni

Come non residente, non puoi richiedere un EIN online: questo metodo è riservato alle entità con indirizzi statunitensi. Tuttavia, puoi fare richiesta tramite telefono, fax o posta.

Compilare il Modulo SS-4

Tutti i metodi di richiesta richiedono la compilazione del Modulo SS-4 (Richiesta del numero di identificazione del datore di lavoro). In quanto entità estera, indica il tuo stato di estero e non includere un SSN o ITIN se non ne possiedi uno.

Raccogli le informazioni richieste

Prima di presentare domanda, raccogli alcuni documenti e dettagli. Avrai bisogno di:

• Ragione sociale dell'entità

• Attività aziendali principali

• Nome e indirizzo del responsabile

• Motivo della richiesta dell'EIN

Scegliere come presentare domanda

I passaggi successivi dipendono dal metodo di richiesta scelto.

• Richiesta per telefono: chiama l'IRS al numero per richiedenti internazionali indicato sul sito web dell'IRS. La persona che chiama deve essere autorizzata a ricevere l'EIN e a rispondere alle domande sul Modulo SS-4.

• Richiesta via fax: invia tramite fax il Modulo SS-4 compilato all'IRS. Se includi un numero di fax per la risposta, l'IRS può inviare il tuo EIN entro quattro giorni lavorativi.

• Richiesta via posta: invia per posta il Modulo SS-4 compilato all'IRS. Questo è il metodo più lento; in genere occorrono circa quattro settimane per ricevere l'EIN.

Requisiti per i non residenti che richiedono un EIN

Un non residente che richiede un EIN per un'entità estera deve fornire le informazioni richieste nel Modulo SS-4 specificate di seguito:

• Ragione sociale dell'entità: il nome ufficiale dell'attività così come registrato nel Paese di origine.

• Tipo di entità: il tipo di entità (ad es., società di capitali, società di persone) ed eventuali dettagli rilevanti sulla struttura aziendale.

• Motivo della richiesta: il motivo per cui richiedi un EIN (ad es., per avviare un'attività, per assumere dipendenti, per aprire un conto bancario aziendale).

• Responsabile: il nome e l'identificatore per una persona designata che ha il controllo o ha diritto ai fondi e alle risorse dell'entità. L'identificatore può essere un SSN per i residenti negli Stati Uniti o un numero di passaporto estero o numero identificativo simile per i non residenti. Per le aziende non statunitensi, la parte responsabile designata è spesso un funzionario principale o un individuo con poteri di controllo.

• Indirizzo postale: se l'azienda non ha un indirizzo postale negli Stati Uniti, può fornire un indirizzo internazionale.

• Attività aziendale principale: la natura principale dell'attività, inclusi i prodotti venduti o i servizi forniti.

• Numero di dipendenti: se l'azienda non ha dipendenti ma ne avrà nei prossimi 12 mesi, può stimare il numero di dipendenti che assumerà. Questa sezione dovrebbe anche indicare il tipo di dipendente (ad es., agricolo, domestico).

• Data del primo pagamento di salari o rendite: questo dato è rilevante solo se l'attività avrà dipendenti con sede negli Stati Uniti.

Quanto costa un EIN?

Ottenere un EIN dall'IRS è gratuito per tutte le attività, indipendentemente dal luogo in cui sono domiciliate. Sebbene sia gratuito, potrebbero esserci costi associati per le aziende non basate negli Stati Uniti se assumono commercialisti o consulenti di carattere giuridico per aiutarle a completare il processo di richiesta o comprendere i loro obblighi fiscali negli Stati Uniti.

Quali sono gli obblighi fiscali dopo aver ottenuto un EIN?

Le attività che operano negli Stati Uniti devono adempiere a una serie di obblighi fiscali. Una volta ottenuto un EIN, potrebbero applicarsi i seguenti obblighi fiscali:

• Dichiarazioni dei redditi: le aziende devono presentare dichiarazioni dei redditi annuali. Il modulo specifico da utilizzare dipende dalla struttura aziendale (ad es., Modulo 1120 per le corporation, Modulo 1065 per le partnership, Modulo 1040 per le ditte individuali).

• Imposte sull'occupazione: se l'attività ha dipendenti, deve trattenere l'imposta federale sul reddito, le imposte per la Social Security e le imposte per Medicare dai loro salari. L'azienda deve anche pagare la quota del datore di lavoro per le imposte della Social Security e Medicare, insieme all'imposta federale sulla disoccupazione.

• Accise: alcune attività sono responsabili delle accise se producono o vendono determinati prodotti (ad es. carburante, pneumatici, tabacco), ricevono pagamenti per determinati servizi o utilizzano vari tipi di attrezzature, strutture o prodotti.

• Imposte stimate: i titolari di attività e le entità potrebbero dover effettuare pagamenti fiscali trimestrali stimati se prevedono di dover pagare 1.000 $ o più di imposte al momento della presentazione delle dichiarazioni. Questo è particolarmente rilevante per le entità che trasferiscono il reddito ai titolari, come le S corporation e le partnership.

• Imposte statali e locali: le attività devono essere consapevoli e rispettare tutti i requisiti fiscali statali e locali, che possono includere le imposte sul reddito, sulle vendite, sulla proprietà e sull'occupazione.

• Reportistica: le aziende devono fornire ai propri dipendenti e all'IRS dichiarazioni informative (ad es., Moduli W-2 e 1099) per segnalare le transazioni, come i pagamenti a collaboratori indipendenti e i salari dei dipendenti.

Come terminare il proprio EIN

Sebbene tecnicamente l'IRS non annulli un EIN (il numero non viene mai riassegnato e rimane associato all'entità aziendale a cui è stato rilasciato), questi passaggi chiudono di fatto l'account fiscale della tua attività presso l'agenzia:

• Inviare le dichiarazioni dei redditi finali: la tua attività deve presentare una dichiarazione dei redditi finale. Si tratta del Modulo 1120 per le società (corporations), Modulo 1065 per le società di persone (partnerships) e Allegato C (Modulo 1040) per le ditte individuali. Spunta la casella che indica che si tratta di una dichiarazione finale. Se hai dipendenti, devi anche presentare le dichiarazioni finali delle imposte sull'occupazione, inclusi i versamenti federali finali per queste imposte.

• Pagare le imposte in sospeso: paga tutte le imposte in sospeso, incluse le imposte sul reddito, le imposte sull'occupazione e qualsiasi altra imposta federale di cui è responsabile la tua attività.

• Emettere report salariali e di pagamento finali: se la tua attività aveva dipendenti, emetti i moduli W-2 finali ai dipendenti e presentali all'IRS. Se hai pagato appaltatori indipendenti 600 $ o più durante l'ultimo anno di attività, rilascia un Modulo 1099-NEC a ciascun appaltatore e presenta i moduli compilati all'IRS.

• Annullare la ragione sociale: se applicabile, annulla la ragione sociale presso le agenzie statali o locali appropriate.

• Chiudere l'account dell'attività con l'IRS: invia una lettera all'IRS che includa la ragione sociale completa dell'entità, l'EIN, l'indirizzo aziendale e il motivo della chiusura dell'account. Se possiedi licenze, permessi o altre autorizzazioni rilasciate dall'IRS, restituiscile con la lettera. Indica la data in cui hai smesso di pagare i salari.

• Informare le agenzie statali e locali: informa le agenzie fiscali statali e locali e qualsiasi altra agenzia pertinente della chiusura della tua attività. Potresti anche dover annullare la licenza commerciale statale, gli account del datore di lavoro statali e qualsiasi permesso locale.

• Conservare i registri: conserva i registri aziendali per un minimo di tre anni dopo la chiusura dell'attività, poiché l'IRS potrebbe richiedere informazioni in questo periodo. Alcuni registri, in particolare quelli relativi alle imposte sull'occupazione, dovrebbero essere conservati più a lungo.

Come gestire un'attività negli Stati Uniti come entità straniera

Le entità straniere che operano con attività negli Stati Uniti devono seguire molte delle stesse procedure dei residenti. Ecco di cosa si tratta:

• Ricerca di una struttura aziendale: cerca e scegli una struttura aziendale adeguata. Le opzioni comuni per le entità straniere includono la corporation e la limited liability company (LLC).

• Determinare in quale stato costituirsi: decidi in quale stato costituire la società. Delaware, Nevada e Wyoming sono popolari per le loro leggi a favore delle aziende. Considera fattori come le aliquote fiscali, l'ambiente di carattere giuridico e la presenza fisica della tua attività.

• Registrare la tua attività: registra la tua entità presentando i documenti necessari, come lo statuto (per le corporation) o l'atto costitutivo (per le LLC), presso il Secretary of State dello stato scelto.

• Richiedere un EIN: presenta una richiesta di registrazione per un EIN all'IRS come descritto in questa guida.

• Aprire un conto bancario aziendale: per aprire un conto bancario aziendale in genere è necessario che il titolare dell'attività o un rappresentante si trovi negli Stati Uniti per fornire l'EIN, i documenti di costituzione e l'identificazione.

• Ottenere un'assicurazione: stipula un'assicurazione adeguata per mitigare i rischi associati alle tue attività aziendali negli Stati Uniti.

• Adempiere agli obblighi fiscali: comprendi i tuoi obblighi fiscali a livello federale, statale e locale, tra cui le imposte sul reddito, le imposte sui salari e le imposte sulle vendite. Le aziende internazionali potrebbero anche dover considerare i trattati fiscali tra gli Stati Uniti e i rispettivi Paesi di origine per evitare la doppia imposizione fiscale.

• Seguire le leggi in fase di assunzione: se assumi dipendenti, rispetta le leggi sull'occupazione degli Stati Uniti relative a salari, sicurezza sul posto di lavoro, non discriminazione e benefit. Ottieni gli EIN necessari a livello statale, comprendi gli obblighi di trattenuta e pagamento delle imposte sui salari e familiarizza con le leggi sul lavoro.

• Raccogliere le licenze e i permessi necessari: ottieni le licenze e i permessi pertinenti a livello federale, statale e locale. Questi variano a seconda del settore e delle attività aziendali.

• Acquisire i visti di immigrazione e di lavoro necessari: se cittadini stranieri lavoreranno negli Stati Uniti, rispetta le leggi sull'immigrazione, compreso il requisito per i visti corretti. Questo potrebbe comportare visti L-1 per trasferimenti intra-aziendali, visti E-2 per investitori o visti H-1B per dipendenti specializzati.

• Rimanere conformi alle normative: mantieni la conformità continua con la reportistica annuale, le dichiarazioni fiscali e i rinnovi di licenze e permessi. Tieniti informato sui cambiamenti legislativi che potrebbero influire sulla tua attività. Consulta avvocati e commercialisti specializzati in affari internazionali, soprattutto per questioni complesse come la pianificazione fiscale internazionale, la protezione della proprietà intellettuale (IP) e la conformità con il Foreign Corrupt Practices Act.

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Accettare pagamenti e operazioni bancarie prima di ricevere il codice EIN

Dopo la costituzione della tua azienda, Atlas richiede il tuo EIN. I fondatori con un SSN statunitense, un indirizzo e un numero di cellulare sono idonei per l'elaborazione accelerata dell'IRS, mentre gli altri riceveranno l'elaborazione standard, che può richiedere un po' più di tempo. Inoltre, Atlas consente pagamenti e servizi bancari pre-EIN, in modo da poter iniziare ad accettare pagamenti ed effettuare transazioni prima dell'arrivo dell'EIN.

Acquistare azioni in qualità di fondatori senza utilizzo di contanti

I fondatori possono acquistare azioni iniziali utilizzando la loro IP (proprietà intellettuale, come ad esempio, diritti d'autore o brevetti) invece che denaro contante, con la prova dell'acquisto salvata nella tua Dashboard di Atlas. Per poter utilizzare questa funzione, il valore della tua proprietà intellettuale deve essere pari o inferiore a 100 $; se possiedi una proprietà intellettuale di valore superiore, consulta un avvocato prima di procedere.

Presentare automaticamente la richiesta per l'opzione 83(b)

I fondatori possono presentare la richiesta per l'opzione 83(b) per ridurre le imposte sul reddito personale. Atlas la presenterà per te, indipendentemente dal fatto che tu sia un fondatore statunitense o non statunitense, tramite posta certificata USPS con tracciabilità. Riceverai l'opzione 83(b) firmata e la prova dell'avvenuta presentazione direttamente nella tua Dashboard Stripe.

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