L'IRS assegna un numero univoco di identificazione del datore di lavoro (EIN) alle persone giuridiche che operano negli Stati Uniti. Questo numero di nove cifre è un tipo di numero di identificazione fiscale (TIN) e ha le stesse funzioni di un codice fiscale per le attività. Le attività utilizzano gli EIN per le dichiarazioni e la reportistica fiscali, consentendo all'IRS di tenere traccia delle attività con implicazioni fiscali e di verificare la conformità alle leggi sulle imposte.

Le attività che operano negli Stati Uniti hanno bisogno di un EIN per pagare i dipendenti, aprire conti bancari aziendali, richiedere licenze commerciali e presentare la dichiarazione dei redditi. Questo vale anche se i titolari non si trovano fisicamente negli Stati Uniti. Questa guida spiega come ottenere un EIN quando si vive fuori dagli Stati Uniti: la procedura, i costi e cosa succede una volta ottenuto l'EIN.

Contenuto dell'articolo

• Come funzionano gli EIN negli Stati Uniti
  
• I non residenti possono ottenere un EIN al di fuori degli Stati Uniti?
  
• Di cosa hanno bisogno i non residenti per richiedere un EIN?
  
• Quanto costa un EIN?
  
• Quali sono gli obblighi fiscali dopo aver ottenuto un EIN?
  
• Come terminare il proprio EIN
  
• Come gestire un'attività negli Stati Uniti come entità straniera
  

Come funzionano gli EIN negli Stati Uniti

L'IRS utilizza i TIN nell'amministrazione delle leggi fiscali per le persone fisiche e le attività, e la maggior parte delle attività negli Stati Uniti ha bisogno di un EIN per operare. Sono comprese le Corporation, le società di persone e qualsiasi attività con dipendenti. Le ditte individuali possono avere bisogno di un EIN se hanno dipendenti o se soddisfano determinate condizioni.

Le attività utilizzano un EIN per la presentazione delle dichiarazioni fiscali, l'apertura di conti bancari aziendali, l'ottenimento di licenze commerciali, l'assunzione di dipendenti e altre operazioni. Serve come forma di identificazione per le attività in varie transazioni legali e finanziarie. Sebbene il numero EIN sia un'informazione pubblica, le attività dovrebbero usarlo con cautela, soprattutto nei documenti pubblici o online, per evitare furti di identità o frodi.

• Richiesta di un EIN: richiedere un EIN è semplice e le attività possono farlo online tramite il sito web dell'IRS per le richieste negli Stati Uniti. La procedura è gratuita e l'IRS rilascia il numero immediatamente dopo il completamento della richiesta online. È importante utilizzare il sito web ufficiale dell'IRS per evitare spese inutili, perché esistono servizi di terze parti che potrebbero offrire di ottenere un EIN a pagamento. Le attività possono presentare la richiesta anche via fax, posta o telefono, ma la presentazione online è la più veloce.

• Modifica dell'EIN: se un'attività cambia struttura, ad esempio da ditta individuale a Corporation, è probabile che abbia bisogno di un nuovo EIN. Non è richiesto un nuovo numero per tutte le modifiche alla struttura, quindi è importante verificare con l'IRS o con un commercialista.

• Scadenza dell'EIN: una volta rilasciato, l'EIN non ha scadenza e rimane associato alla persona giuridica fino alla chiusura dell'attività o alla modifica della struttura aziendale.

I non residenti possono ottenere un EIN al di fuori degli Stati Uniti?

Sì, i non residenti possono ottenere un EIN al di fuori degli Stati Uniti. I richiedenti internazionali di solito non possono richiedere un EIN online. Questa procedura è riservata alle entità con un indirizzo negli Stati Uniti (sono qualificate le attività con residenza legale, sede principale o agenzia principale negli Stati Uniti), ma i richiedenti internazionali possono presentare domanda per telefono, fax o posta.

Ogni metodo di richiesta prevede la compilazione del modulo SS-4, ovvero la richiesta del numero di identificazione del datore di lavoro. Quando compilano il modulo SS-4, i richiedenti internazionali devono indicare lo status estero della loro entità e seguire le istruzioni per le entità straniere, che prevedono la possibilità di non indicare l'SSN (Social Security Number) o l'ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) se non ne hanno uno.

Per tutti i metodi, è importante avere pronte tutte le informazioni richieste, come la ragione sociale dell'entità, le principali attività commerciali dell'entità, il nome e l'indirizzo della parte responsabile e il motivo della richiesta del codice EIN.

Ecco come richiedere un EIN da fuori degli Stati Uniti:

• Richiesta telefonica: i richiedenti internazionali possono richiedere un EIN chiamando l'IRS al numero designato per i richiedenti internazionali indicato nel sito web dell'IRS. La persona che effettua la chiamata deve essere autorizzata a ricevere l'EIN e a rispondere alle domande relative al modulo SS-4.

• Richiesta via fax: i richiedenti internazionali possono inviare il modulo SS-4 compilato via fax all'IRS. Se si fornisce un numero di fax per la risposta, l'IRS può inviare l'EIN entro quattro giorni lavorativi.

• Richiesta per posta: i richiedenti internazionali possono inviare il modulo SS-4 compilato all'IRS per posta. Questo metodo è il più lento e richiede circa quattro settimane per ottenere un EIN.

Di cosa hanno bisogno i non residenti per richiedere un EIN?

I non residenti che richiedono un EIN per un'entità straniera devono essere in grado di fornire le informazioni richieste nel modulo SS-4, riportate in dettaglio di seguito.

• Ragione sociale dell'entità: il nome dell'attività ufficiale registrato nel paese di origine.

• Tipo di entità: il tipo di entità (ad esempio, Corporation, società di persone, LLC) ed eventuali dettagli rilevanti sulla struttura aziendale.

• Motivo della richiesta: motivo per cui richiedi un EIN (ad esempio, per avviare un'attività, assumere dipendenti, aprire un conto bancario aziendale).

• Parte responsabile: il nome e l'identificativo di una persona designata che ha il controllo o il diritto di disporre dei fondi e delle attività dell'entità. L'identificativo può essere un SSN per i residenti negli Stati Uniti o un numero di passaporto straniero o un numero identificativo simile per i non residenti. Per i non residenti, la parte responsabile designata è spesso un funzionario principale o un soggetto controllante.

• Indirizzo postale: se l'attività non ha un indirizzo postale negli Stati Uniti, può fornire un indirizzo internazionale.

• Attività commerciale principale: la natura principale dell'attività, compresi i prodotti venduti o i servizi forniti.

• Numero di dipendenti: se l'attività non ha dipendenti ma li avrà nei 12 mesi successivi, può stimare il numero di dipendenti che assumerà. In questa sezione va indicato anche il tipo di dipendente (ad esempio, agricolo, domestico, altro).

• Prima data di pagamento di stipendi o annualità: questo dato è rilevante solo se l'attività avrà dipendenti residenti negli Stati Uniti.

Quanto costa un EIN?

Ottenere un EIN dall'IRS è gratuito per tutte le attività, indipendentemente dalla loro sede.

Sebbene l'EIN sia gratuito, per le attività che non hanno sede negli Stati Uniti potrebbero esserci dei costi associati se si affidano a commercialisti o a consulenti legali che le aiutino a gestire la procedura di richiesta o a comprendere i loro obblighi fiscali negli Stati Uniti.

Quali sono gli obblighi fiscali dopo aver ottenuto un EIN?

Le attività che operano negli Stati Uniti devono adempiere a una serie di obblighi fiscali. Una volta ottenuto un EIN per operare negli Stati Uniti, potrebbero subentrare questi obblighi fiscali:

• Dichiarazioni dei redditi: le attività devono presentare una dichiarazione dei redditi annuale. Il modulo specifico da utilizzare dipende dalla struttura aziendale (ad esempio, modulo 1120 per le Corporation, modulo 1065 per le società di persone e modulo 1040 per le ditte individuali).

• Imposte sul lavoro: se l'attività ha dei dipendenti, deve trattenere le imposte federali sul reddito, le imposte sulla previdenza sociale e le imposte Medicare dai loro stipendi. L'attività deve anche pagare la quota del datore di lavoro delle imposte sulla previdenza sociale e Medicare, oltre all'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA).

• Accise: alcune attività sono responsabili delle accise se producono o vendono determinati prodotti (come carburante, pneumatici o tabacco), se utilizzano vari tipi di attrezzature, strutture o prodotti oppure se ricevono un pagamento per determinati servizi.

• Imposte stimate: i titolari di attività e le entità potrebbero dover effettuare pagamenti fiscali trimestrali stimati se prevedono di dover pagare imposte pari o superiori a 1.000 dollari al momento della presentazione della dichiarazione. Ciò è particolarmente rilevante per le entità in cui il reddito viene trasferito ai titolari, come le S-Corporation e le società di persone.

• Imposte statali e locali: le attività devono essere consapevoli di tutti i requisiti fiscali statali e locali e rispettarli, ad esempio imposte sul reddito, sulle vendite, sulla proprietà e sull'occupazione.

• Reportistica: le attività devono fornire all'IRS e ai loro dipendenti dichiarazioni informative (ad esempio, i moduli W-2 e 1099) per segnalare transazioni quali i pagamenti a contrattisti indipendenti e i salari dei dipendenti.

Come terminare il proprio EIN

Anche se tecnicamente l'IRS non cancella un EIN (il numero non viene mai riassegnato e rimane associato alla persona giuridica a cui è stato rilasciato), questi passaggi chiudono di fatto il conto fiscale dell'attività con l'agenzia:

• Presentare la dichiarazione dei redditi finale: l'attività deve presentare una dichiarazione dei redditi finale. Per le Corporation si tratta del modulo 1120, per le società di persone del modulo 1065 e per le imprese individuali del prospetto C finale (modulo 1040). Selezionare la casella che indica che si tratta di una dichiarazione finale. Se hai dei dipendenti, dovrai anche presentare la dichiarazione finale delle imposte sul lavoro, compresi i depositi federali finali di tali imposte.

• Pagare le tasse arretrate: dovrai pagare tutte le imposte in sospeso, comprese quelle sul reddito, sul lavoro e qualsiasi altra imposta federale per cui è responsabile la tua attività.

• Rilasciare i report finali su stipendi e pagamenti: se la tua attività aveva dei dipendenti, rilascia i moduli W-2 finali ai dipendenti e presentali all'IRS. Se hai pagato a contrattisti indipendenti 600 dollari o più durante l'ultimo anno di attività, rilascia un modulo 1099-NEC a ciascun contrattista e presentalo all'IRS.

• Cancellare la ragione sociale: se applicabile, cancella la ragione sociale presso gli enti statali o locali competenti.

• Chiudere l'account business con l'IRS: invia una lettera all'IRS che includa la ragione sociale completa dell'entità, l'EIN, l'indirizzo dell'attività e il motivo della chiusura dell'account. Se hai licenze, permessi o altre autorizzazioni rilasciate dall'IRS, restituiscili insieme alla lettera e indica la data in cui hai smesso di pagare gli stipendi.

• Inviare notifica agli enti statali e locali: informa gli enti statali e locali e qualsiasi altra agenzia pertinente della chiusura dell'attività. Potresti dovere anche cancellare la licenza commerciale statale, i conti del datore di lavoro statale ed eventuali permessi locali.

• Conservare i registri: conserva i documenti aziendali per un minimo di tre anni dopo la chiusura dell'attività, perché l'IRS potrebbe richiedere informazioni entro questo periodo. Alcuni documenti, in particolare quelli relativi alle imposte sul lavoro, devono essere conservati più a lungo.

Come gestire un'attività negli Stati Uniti come entità straniera

Le entità straniere che gestiscono un'attività negli Stati Uniti devono rispettare molte delle stesse procedure previste per i residenti negli Stati Uniti. Ecco una panoramica:

• Struttura aziendale: fai delle ricerche e scegli una struttura aziendale adeguata. Le opzioni più comuni per le entità straniere includono la Corporation (C-Corp) e la società a responsabilità limitata (LLC).

• Scelta dello stato: decidi in quale stato costituire l'attività. Il Delaware, il Nevada e il Wyoming sono popolari per le leggi favorevoli alle imprese. Considera fattori quali le aliquote fiscali, il quadro normativo e la presenza fisica dell'attività.

• Registrazione dell'attività: registra la tua entità depositando i documenti necessari, come l'atto costitutivo (per le Corporation) o lo statuto (per le LLC), presso l'ufficio della segreteria di stato dello stato prescelto.

• EIN: richiedi un EIN all'IRS come indicato in questa guida.

• Conto bancario aziendale: l'apertura di un conto bancario aziendale richiede in genere che il titolare dell'attività o un suo rappresentante si trovi negli Stati Uniti per fornire l'EIN, i documenti di costituzione e l'identificazione.

• Assicurazione: procurati un'assicurazione adeguata per ridurre i rischi associati alle tue attività commerciali negli Stati Uniti.

• Tassazione: raccogli informazioni sugli obblighi fiscali federali, statali e locali, comprese le imposte sul reddito, sui salari e sulle vendite. Le attività internazionali potrebbero anche dover tenere conto dei trattati fiscali tra gli Stati Uniti e il loro paese d'origine per evitare la doppia imposizione.

• Dipendenti: in caso di assunzione, rispetta le leggi statunitensi in materia di salari, sicurezza sul lavoro, non discriminazione e benefit. Ottieni gli eventuali numeri di identificazione del datore di lavoro necessari a livello statale, informati sugli obblighi di trattenuta e pagamento delle imposte sui salari e familiarizza con le leggi sul lavoro.

• Licenze e permessi: identifica e ottieni le licenze e i permessi federali, statali e locali pertinenti, che variano a seconda del settore e delle attività commerciali.

• Immigrazione e visti di lavoro: se cittadini stranieri lavoreranno negli Stati Uniti, assicurati di rispettare le leggi sull'immigrazione, compreso l'ottenimento dei visti corretti. Potrebbero essere richiesti visti L-1 per i trasferimenti all'interno dell'azienda, visti E-2 per gli investitori o visti H-1B per i dipendenti specializzati.

• Conformità continua: mantieni la conformità costante per la reportistica annuale, le dichiarazioni fiscali e i rinnovi di licenze e permessi. Aggiornati sui cambiamenti legislativi che potrebbero riguardare la tua attività. Consulta avvocati e commercialisti specializzati in affari internazionali, soprattutto per questioni complesse come la pianificazione fiscale internazionale, la protezione della proprietà intellettuale e la conformità con il Foreign Corrupt Practices Act.