El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) asigna un número de identificación del empleador (EIN) a las entidades comerciales que operan en EE. UU. Este número de nueve dígitos es un tipo de número de identificación fiscal (TIN) y sirve como número de Seguro Social (SSN) para las empresas. Las empresas utilizan el EIN a la hora de presentar declaraciones de impuestos e informes con el fin de que el IRS pueda identificar las actividades relacionadas con los impuestos y comprobar el cumplimiento de la legislación fiscal.

Las empresas que operan en EE. UU. necesitan un EIN para pagar a sus empleados, abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar licencias comerciales y presentar declaraciones de impuestos. Esto es así aunque el propietario de la empresa no se encuentre físicamente en EE. UU. En esta guía, se explica cómo obtener un EIN cuando no se vive en EE. UU.: el proceso, los costos y lo que ocurre una vez que tienes un EIN asignado.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funcionan los EIN en EE. UU.
  
• ¿Los no residentes pueden obtener un EIN desde fuera de EE. UU.?
  
• ¿Qué necesitan los no residentes para solicitar un EIN?
  
• ¿Cuánto cuesta un EIN?
  
• ¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?
  
• Cómo cancelar el EIN
  
• Cómo operar una empresa en EE. UU. como una entidad extranjera
  

Cómo funcionan los EIN en EE. UU.

El IRS utiliza los números TIN a la hora de aplicar la legislación fiscal a particulares y empresas, y la mayoría de las empresas de EE. UU. deben contar con un EIN para operar. Esto incluye a las sociedades anónimas, las sociedades colectivas y cualquier empresa con empleados. Las empresas unipersonales podrían estar obligadas a obtener un EIN si tienen empleados o cumplen ciertas condiciones.

Las empresas utilizan el EIN para presentar declaraciones de impuestos, abrir cuentas bancarias comerciales, obtener licencias comerciales, contratar empleados y mucho más. Se trata de un medio de identificación de la empresa para diversas transacciones legales y financieras. Aunque los EIN son públicos, las empresas deben utilizarlos con prudencia (sobre todo en documentos públicos y en línea) para evitar el robo de identidad y el fraude.

• Solicitud del EIN: Las empresas pueden solicitar el EIN de forma sencilla y en línea a través del sitio web del IRS para solicitudes en EE. UU. Se trata de un proceso gratuito mediante el cual el IRS emite el número inmediatamente después de que se completa una solicitud en línea. Es importante utilizar el sitio web oficial del IRS para evitar cargos innecesarios, ya que algunos servicios de terceros pueden ofrecer la obtención del EIN a cambio de una comisión. Las empresas también pueden efectuar la solicitud por fax, correo o teléfono, pero la modalidad en línea es la más rápida.

• Cambio del EIN: Si una empresa cambia de estructura; por ejemplo, de empresa unipersonal a sociedad anónima, es probable que necesite un nuevo EIN. No todos los cambios de estructura requieren un nuevo número, por lo que es importante consultar al IRS o a un experto tributario al respecto.

• Vencimiento del EIN: Una vez que se emite, el EIN tiene validez indefinida. Permanece asociado a la entidad empresarial hasta que esta cierra o cambia su estructura.

¿Los no residentes pueden obtener un EIN desde fuera de EE. UU.?

Sí, los no residente pueden obtener un EIN desde fuera de EE. UU.. Los solicitantes internacionales, por lo general, no pueden solicitar un EIN en línea, ya que este proceso está reservado para entidades que tengan una dirección en EE. UU. (podrían cumplir esta condición las empresas con domicilio legal, oficina principal o agencia principal en EE. UU.). No obstante, los solicitantes internacionales pueden realizar el proceso por teléfono, fax o correo.

En cualquiera de los casos, se debe completar el formulario SS-4, que es el formulario para la solicitud del número de identificación del empleador. Al completar el formulario SS-4, los solicitantes internacionales deben indicar el status de extranjera de la entidad y seguir las instrucciones para entidades extranjeras; entre ellas, no proporcionar un SSN ni el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) si no lo tienen.

Sea cual sea el método utilizado, es importante tener preparada toda la información necesaria, como el nombre legal de la entidad, las principales actividades comerciales de la entidad, el nombre y la dirección de la parte responsable y el motivo de la solicitud del EIN.

Veamos a continuación cómo solicitar un EIN un desde fuera de EE. UU.

• Solicitud telefónica: Los solicitantes internacionales pueden solicitar el EIN llamando al IRS al número destinado a solicitantes internacionales que puede encontrarse en el sitio web del IRS. La persona que llame debe estar autorizada para recibir el EIN y responder a preguntas acerca del formulario SS-4.

• Solicitud por fax: Los solicitantes internacionales pueden enviar por fax el formulario SS-4 completado al IRS. Si se indica un número de fax de respuesta, el IRS puede enviar el EIN en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo: Los solicitantes internacionales pueden enviar por correo el formulario SS-4 completado al IRS. Este método es el más lento: se tarda unas cuatro semanas en obtener el EIN.

¿Qué necesitan los no residentes para solicitar un EIN?

Los no residentes que soliciten un EIN para una entidad extranjera deben estar en posición de proporcionar la información del formulario SS-4 que se detalla a continuación.

• Nombre legal de la entidad: El nombre oficial de la empresa tal como esté registrado en el país de origen.

• Tipo de entidad: El tipo de entidad (p. ej., sociedad anónima, sociedad colectiva o LLC) y cualquier otro detalle relevante en cuanto a la estructura de la empresa.

• Motivo de la solicitud: Por qué se solicita el EIN (p. ej., para constituir una empresa, para contratar empleados o para abrir una cuenta bancaria comercial).

• Parte responsable: El nombre y el identificador de la persona designada que tiene control sobre los fondos y los activos de la entidad, o tiene derechos sobre ellos. El identificador puede ser el SSN de residente de EE. UU., un número de pasaporte extranjero u otro número de identificación similar para no residentes. En el caso de los no residentes, la parte responsable designada suele ser un directivo o una persona con control sobre la empresa.

• Domicilio postal: Si la empresa no cuenta con un domicilio postal en EE. UU., puede proporcionar una dirección de otro país.

• Principal actividad comercial: La naturaleza principal de la empresa, como los productos vendidos o los servicios prestados.

• Cantidad de empleados: Si la empresa no tiene empleados, pero los tendrá en los siguientes 12 meses, puede hacer una estimación de la cantidad de empleados que contratará. En esta sección, se debe indicar también el tipo de empleados (es decir, agrarios, del hogar, etc.).

• Primera fecha en que se pagaron los salarios o anualidades: Esta dato solo es necesario si la empresa va a contar con empleados establecidos en EE. UU.

¿Cuánto cuesta un EIN?

La obtención del EIN mediante el IRS es gratuita para todas las empresas, independientemente de dónde estén establecidas.

Aunque el EIN es gratuito, puede conllevar costos asociados para las empresas no establecidas en EE. UU. en caso de que contraten a expertos tributarios o asesores jurídicos para que les ayuden en el proceso de solicitud o en la determinación de sus obligaciones fiscales en EE. UU.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?

Las empresas que operan en EE. UU. deben cumplir una serie de obligaciones fiscales. Una vez que hayas obtenido el EIN para operar en EE. UU., te podrían corresponder las obligaciones fiscales mencionadas a continuación.

• Declaraciones del impuesto sobre la renta: Las empresas deben presentar una declaración anual del impuesto sobre la renta. El formulario específico que deben presentar depende de la estructura de la empresa (p. ej., el formulario 1120 para las sociedades anónimas, el formulario 1065 para las sociedades colectivas y el formulario 1040 para las empresas unipersonales).

• Impuestos sobre el empleo: Si la empresa tiene empleados, debe retener de los salarios el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos del programa Medicare. Además, la empresa debe pagar su parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare, así como el impuesto federal de desempleo (FUTA).

• Impuestos especiales: Están obligadas a pagar impuestos especiales las empresas que fabrican o venden ciertos productos (como combustible, neumáticos o tabaco); las que hacen uso de diversos tipos de equipos, instalaciones o productos; y las que reciben pagos por determinados servicios.

• Impuestos estimados: Los propietarios de empresas y las entidades comerciales pueden tener la obligación de efectuar pagos trimestrales por impuestos estimados en caso de que tengan perspectivas de deber USD 1000 o más al presentar la declaración. Esto resulta especialmente relevante en el caso de entidades en las que los ingresos pasan directamente a los propietarios, como las sociedades de tipo S y las sociedades colectivas.

• Impuestos estatales y locales: Las empresas deben conocer y cumplir sus obligaciones fiscales a nivel estatal y local, que pueden incluir impuestos sobre la renta, las ventas, la propiedad y el empleo.

• Elaboración de informes: Las empresas deben proporcionar al IRS y a sus empleados declaraciones informativas (p. ej., los formularios W-2 y 1099) para informar sobre transacciones como los pagos a contratistas independientes y los salarios de los empleados.

Cómo cancelar el EIN

Aunque el IRS, técnicamente, no cancela el EIN (el número no se vuelve a asignar, sino que permanece asociado a la entidad comercial para la que se emitió), puedes seguir los pasos indicados a continuación para cerrar correctamente la cuenta fiscal de tu empresa ante esta agencia.

• Presenta las últimas declaraciones de impuestos: Tu empresa debe presentar una declaración de impuestos final. En el caso de las sociedades anónimas, se trataría del formulario 1120; en el caso de las sociedades colectivas, el formulario 1065; y, en el caso de las empresas unipersonales, el Anexo C (formulario 1040). Marca la casilla que indica que se trata de una declaración final. Si tienes empleados, también debes presentar las declaraciones finales del impuesto sobre el empleo y hacer los depósitos federales finales de dicho impuesto.

• Paga los impuestos pendientes: Paga los impuestos que tengas pendientes, como los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre el empleo y cualquier otro impuesto federal que tu empresa deba pagar.

• Envía los informes finales sobre salarios y pagos: Si tu empresa tenía empleados, envía los formularios W-2 finales a los empleados y preséntalos también ante el IRS. Si has pagado USD 600 o más a contratistas independientes durante el último año de la empresa, envía un formulario 1099-NEC a cada contratista y preséntalo ante el IRS.

• Cancela el nombre de la empresa: Si procede, cancela el nombre de la empresa ante la agencia estatal o local correspondiente.

• Cierra la cuenta de la empresa ante el IRS: Envía una carta al IRS en la que aparezca el nombre legal completo de la entidad, el EIN, el domicilio social y el motivo por el que se cierra la cuenta. Si tienes licencias, permisos u otro tipo de autorizaciones que haya emitido el IRS, devuélvelas junto con la carta e indica la fecha en la que dejaste de pagar salarios.

• Notifica a las agencias estatales y locales: Informa del cierre de la empresa a las agencias fiscales estatales y locales, así como a cualquier otra agencia según corresponda. Es posible que también debas cancelar la licencia comercial del estado, las cuentas de empleador del estado y los permisos locales.

• Conserva los registros: Conserva los registros de tu empresa durante al menos tres años tras el cierre, ya que el IRS podría solicitarte información durante ese período. Algunos registros, como los relacionados con los impuestos sobre el empleo, deben conservarse durante más tiempo.

Cómo operar una empresa en EE. UU. como una entidad extranjera

Las entidades extranjeras que operan un negocio en EE. UU. deben completar muchos de los procesos que corresponderían también a los residentes de EE. UU. Veamos a continuación un resumen de los distintos aspectos.

• Estructura empresarial: Investiga al respecto y elige una estructura empresarial adecuada. Las opciones habituales entre las entidades extranjeras son la sociedad anónima (sociedad de tipo C) y la sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Selección del estado: Decide en qué estado constituirte. Delaware, Nevada y Wyoming son conocidos por contar con una legislación favorable para las empresas. Ten en cuenta factores como las tasas impositivas, el marco legal y la presencia física de la empresa.

• Registro de la empresa: Presenta los documentos necesarios, como el acta constitutiva (en el caso de las sociedades anónimas) o los estatutos (en el caso de las LLC) ante la oficina del secretario de estado correspondiente para registrar la entidad.

• EIN: Solicita un EIN al IRS según lo indicado en esta guía.

• Cuenta bancaria comercial: Para abrir una cuenta bancaria comercial, por lo general, el propietario o el representante de la empresa deben encontrarse en EE. UU. para proporcionar el EIN, los documentos de constitución y una identificación.

• Seguros: Contrata los seguros pertinentes para mitigar los riesgos asociados a tu actividad comercial en EE. UU.

• Tributación: Infórmate sobre tus obligaciones fiscales a nivel federal, estatal y local; incluidos los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre las nóminas y los impuestos sobre las ventas. Las empresas internacionales también deben tener presentes los tratados fiscales entre EE. UU. y su país de origen para evitar la doble tributación.

• Empleados: Si vas contratar empleados, debes cumplir la leyes de trabajo de EE. UU. en cuanto a salarios, seguridad en el trabajo, no discriminación y beneficios. Obtén los números de identificación del empleador necesarios a nivel estatal, infórmate sobre las obligaciones en cuanto a la retención y el pago de impuestos sobre nóminas, y familiarízate con la legislación laboral.

• Licencias y permisos: Identifica y consigue las licencias y permisos federales, estatales y locales que necesites. Pueden variar en función del sector y la actividad comercial.

• Inmigración y visados de trabajo: Si hay ciudadanos extranjeros que van a trabajar en EE. UU., asegúrate de que se cumplan las leyes de inmigración y se obtengan los visados pertinentes. Puede tratarse de visados L-1 para transferencias dentro de la misma empresa, visados E-2 para inversores o visados H-1B para empleados especializados.

• Cumplimiento constante de la normativa: Cumple en todo momento la normativa mediante la elaboración de informes anuales, la presentación de declaraciones de impuestos y la renovación de las licencias y los permisos. Mantente al día acerca de los cambios legislativos que puedan afectar a tu empresa. Consulta a abogados y contadores especializados en comercio internacional, principalmente en lo relativo a asuntos complejos como la planificación fiscal internacional, la protección de la propiedad intelectual y el cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.