El Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna un Número de Identificación del Empleador (EIN) único a las entidades comerciales que operan en los EE. UU. Este número de nueve dígitos es un tipo de número de identificación fiscal (TIN) y funciona como un Número de Seguro Social (SSN) para las empresas. Las empresas utilizan los EIN para fines de presentación y declaración de impuestos, lo que permite al IRS realizar un seguimiento de las actividades relacionadas con los impuestos y verificar el cumplimiento de las leyes fiscales.

Las empresas que operan en los EE. UU. necesitan un EIN para pagar a los empleados, abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar licencias comerciales y presentar declaraciones fiscales. Esto es así incluso si los titulares de la empresa no se encuentran físicamente en el país.

Los no residentes pueden obtener un EIN mientras viven fuera de los EE. UU. No necesitan un SSN o un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN); en su lugar, lo solicitan por fax, correo postal o teléfono a través del Formulario SS-4 del IRS, y el procesamiento suele tardar de 5 a 15 días hábiles por fax o de 4 a 6 semanas por correo. A continuación, encontrarás una guía sobre cómo obtener un EIN mientras vives fuera de los EE. UU., que incluye el proceso, los costos y lo que sucede después de que lo obtengas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un EIN y en qué se diferencia de un TIN, ITIN y SSN?
  
• Cómo obtener un EIN si no eres residente
  
• ¿Cuánto cuesta un EIN?
  
• ¿Cuáles son las obligaciones fiscales después de obtener un EIN?
  
• Cómo cancelar tu EIN
  
• Cómo operar una empresa en EE. UU. como entidad extranjera
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

Qué es un EIN y en qué se diferencia de un TIN, ITIN y SSN

Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el IRS para identificar a una entidad comercial a efectos fiscales, de forma similar a como un SSN identifica a un particular. Esta es la diferencia con otros números de identificación fiscal:

• TIN: término general para todos los números de identificación fiscal emitidos por el IRS. Los EIN, SSN y ITIN son tipos de TIN.

• SSN: número que se expide a los ciudadanos estadounidenses y residentes elegibles para identificar a los particulares a efectos de impuestos y del Seguro Social.

• ITIN: número que se expide a los particulares que necesitan un número de identificación de contribuyente de EE. UU., pero que no cumplen con los requisitos para obtener un SSN, como los no ciudadanos que residen fuera del país.

El IRS usa los TIN para administrar las leyes fiscales para particulares y empresas, y la mayoría de las empresas en EE. UU. necesitan un EIN para operar. Entre estas se incluyen las sociedades anónimas, las sociedades colectivas y cualquier empresa con empleados. Los propietarios únicos pueden necesitar un EIN si tienen empleados o cumplen ciertas condiciones. Los EIN y los TIN no son lo mismo, pero los EIN entran en la categoría de TIN.

Una empresa utiliza un EIN para las declaraciones de impuestos, abrir cuentas bancarias para la empresa, obtener licencias comerciales, contratar empleados y mucho más. Sirve como forma de identificación para la empresa en varias transacciones legales y financieras. Aunque los EIN son información pública, las empresas deben usarlos con discreción (sobre todo en documentos públicos o por Internet) para evitar el robo de identidad o el fraude.

• Solicitar un EIN: solicitar un EIN es sencillo y las empresas de EE. UU. pueden hacerlo por Internet a través del sitio web del IRS. El proceso es gratis, y el IRS emite el número de inmediato una vez que se completa la solicitud por Internet. Es importante utilizar el sitio web oficial del IRS para evitar cargos innecesarios porque los servicios de terceros pueden ofrecer obtener un EIN a cambio de una comisión. Las empresas también pueden presentar la solicitud por fax, por correo postal o por teléfono, pero la solicitud por Internet es la más rápida.

• Cambiar el EIN: si una empresa cambia su estructura (p. ej., de propietario único a sociedad anónima), es probable que necesite un nuevo EIN. No todos los cambios de estructura requieren un nuevo número, por lo que es importante consultar con el IRS o un experto tributario.

• Vencimiento del EIN: una vez que se emite, el EIN no tiene vencimiento. Permanece con la entidad comercial hasta que esta se cierra o cambia la estructura de la organización.

Cómo obtener un EIN como no residente

Los no residentes pueden seguir estos pasos para obtener un EIN desde fuera de EE. UU.

Determina si cumples con los requisitos y si hay limitaciones

Como no residente, no puedes solicitar un EIN por Internet (ese método está reservado para entidades con direcciones en EE. UU.). Sin embargo, puedes solicitarlo por teléfono, por fax o por correo.

Completa el Formulario SS-4

Todos los métodos de solicitud requieren llenar el Formulario SS-4 (Solicitud del número de identificación del empleador). Como entidad extranjera, indica tu estado extranjero y no incluyas un SSN o ITIN si no lo tienes.

Recopila la información requerida

Antes de hacer la solicitud, reúne ciertos documentos y datos. Necesitarás lo siguiente:

• Nombre legal de la entidad

• Actividades comerciales principales

• Nombre y dirección de la parte responsable

• Motivo para solicitar el EIN

Elige cómo hacer la solicitud

Tus próximos pasos dependen del método de solicitud que elijas.

• Solicitud por teléfono: llama al IRS al número para solicitantes internacionales que aparece en el sitio web del IRS. La persona que llame debe estar autorizada para recibir el EIN y responder preguntas sobre el Formulario SS-4.

• Solicitud por fax: envía tu Formulario SS-4 completado al IRS por fax. Si incluyes un número de fax de respuesta, el IRS puede enviarte tu EIN en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo: envía tu Formulario SS-4 completado al IRS por correo. Este es el método más lento; por lo general, demora unas cuatro semanas en recibir tu EIN.

Requisitos para los no residentes que soliciten un EIN

Un no residente que solicita un EIN para una entidad extranjera debe suministrar la información solicitada en el Formulario SS-4 que se detalla a continuación:

• Nombre legal de la entidad: el nombre oficial de la empresa tal como está registrado en el país de origen.

• Tipo de entidad: el tipo de entidad (p. ej., sociedad anónima, sociedad colectiva) y cualquier detalle relevante sobre la estructura empresarial.

• Motivo de la solicitud: por qué solicitas un EIN (p. ej., para abrir una empresa, para contratar empleados, para abrir una cuenta bancaria de empresa).

• Parte responsable: el nombre y el identificador de un individuo designado que tiene el control o tiene derecho a los fondos y activos de la entidad. El identificador puede ser un SSN para los residentes en EE. UU. o un número de pasaporte extranjero o un número de identificación similar para los no residentes. En el caso de las empresas que no son estadounidenses, la parte responsable designada suele ser un directivo principal o un individuo con el control.

• Dirección postal: si la empresa no tiene una dirección postal en EE. UU., puede suministrar una dirección internacional en su lugar.

• Actividad comercial principal: la naturaleza principal del negocio, incluidos los productos que se venden o los servicios que se suministran.

• Cantidad de empleados: si la empresa no tiene empleados pero los tendrá en los próximos 12 meses, puede calcular el número de empleados que contratará. Esta sección también debe indicar el tipo de empleado (p. ej., agrícola, doméstico).

• Primera fecha en que se pagaron los salarios o anualidades: esto es relevante solo si la empresa tendrá empleados radicados en EE. UU.

¿Cuánto cuesta un EIN?

Obtener un EIN del IRS es gratis para todas las empresas, independientemente de dónde estén establecidas. Aunque es gratis, las empresas que no estén establecidas en EE. UU. podrían tener que asumir costos asociados si contratan a expertos tributarios o a asesores legales para que las ayuden a tramitar la solicitud o a entender sus obligaciones fiscales en EE. UU.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?

Las empresas que operan en los EE. UU. deben cumplir con una serie de obligaciones fiscales. Una vez que obtengas un EIN, es posible que se apliquen estas obligaciones fiscales:

• Presentación de declaraciones del impuesto a las ganancias: Las empresas deben presentar declaraciones de impuestos sobre la renta anuales. El formulario específico que deben usar depende de la estructura de la empresa (p. ej., Formulario 1120 para corporaciones, Formulario 1065 para sociedades, Formulario 1040 para empresas unipersonales).

• Impuestos sobre el empleo: Si la empresa tiene empleados, debe retener de sus salarios el impuesto sobre la renta federal, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. La empresa también debe pagar la parte del empleador de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, junto con el impuesto federal de desempleo.

• Impuestos especiales: Algunas empresas son responsables de pagar impuestos especiales si fabrican o venden determinados productos (p. ej., combustible, neumáticos, tabaco), reciben pagos por ciertos servicios o utilizan diversos tipos de equipos, instalaciones o productos.

• Impuestos estimados: Es posible que los titulares y las entidades comerciales deban realizar pagos de impuestos trimestrales estimados si prevén adeudar USD 1000 o más en concepto de impuestos al presentar sus declaraciones. Esto es especialmente pertinente para las entidades que transfieren los ingresos a los titulares, como las corporaciones S y las sociedades.

• Impuestos estatales y locales: Las empresas deben conocer y cumplir con los requisitos fiscales estatales y locales, que pueden incluir impuestos sobre la renta, ventas, propiedad y empleo.

• Presentación de informes: Las empresas deben facilitar a sus empleados y al IRS declaraciones informativas (p. ej., Formularios W-2 y 1099) para informar sobre transacciones, como pagos a contratistas independientes y salarios de los empleados.

Cómo cancelar el EIN

Aunque técnicamente el IRS no cancela los EIN (el número nunca se reasigna y sigue asociado a la entidad comercial a la que se emitió), estos pasos cierran efectivamente la cuenta de impuestos de tu empresa ante este organismo:

• Presentar las declaraciones de impuestos definitivas: tu empresa debe presentar una declaración fiscal definitiva. Esta sería el Formulario 1120 para las sociedades anónimas, el Formulario 1065 para las sociedades colectivas y el Anexo C (Formulario 1040) para los propietarios únicos. Marca la casilla que indica que es una declaración definitiva. Si tienes empleados, también debes presentar las declaraciones de impuestos sobre el empleo definitivas, incluidos los depósitos de impuestos federales definitivos de estos impuestos.

• Pagar los impuestos pendientes: paga todos los impuestos pendientes, incluidos los impuestos sobre los ingresos, los impuestos sobre el empleo y cualquier otro impuesto federal del que sea responsable tu empresa.

• Emitir los informes definitivos de salarios y pagos: si tu empresa tenía empleados, emite los formularios W-2 definitivos para los empleados y preséntalos ante el IRS. Si pagaste a contratistas independientes USD 600 o más durante el último año de la empresa, emite un Formulario 1099-NEC a cada contratista y presenta los formularios completados ante el IRS.

• Cancelar el nombre de tu empresa: si corresponde, cancela el nombre de la empresa ante las agencias estatales o locales correspondientes.

• Cerrar tu cuenta de empresa ante el IRS: envía una carta al IRS que incluya el nombre legal completo de la entidad, el EIN, la dirección de la empresa y el motivo por el que cierras la cuenta. Si tienes alguna licencia, permiso u otra autorización emitida por el IRS, devuélvelos con la carta. Indica la fecha en la que dejaste de pagar los salarios.

• Notificar a las agencias estatales y locales: informa a las agencias tributarias estatales y locales y a cualquier otra agencia pertinente del cierre de tu empresa. Es posible que también tengas que cancelar tu licencia comercial estatal, las cuentas de empleador estatales y cualquier permiso local.

• Mantener los registros: conserva los registros de tu empresa durante un mínimo de tres años después de cerrar la empresa porque el IRS puede solicitar información dentro de este período. Algunos registros, especialmente los relacionados con los impuestos sobre el empleo, deben conservarse más tiempo.

Cómo operar una empresa en EE. UU. como una entidad extranjera

Las entidades extranjeras que operan empresas en los EE. UU. deben pasar por muchos de los mismos procesos que los residentes de los EE. UU. Esto es lo que implica:

• Investigar una estructura empresarial: Investiga y elige una estructura empresarial adecuada. Las opciones comunes para las entidades extranjeras incluyen la corporación y la compañía de responsabilidad limitada (LLC).

• Determinar en qué estado constituirse: Decide en qué estado constituirte. Delaware, Nevada y Wyoming son populares debido a sus leyes favorables a las empresas. Ten en cuenta factores como las tasas impositivas, el entorno legal y la presencia física de tu empresa.

• Registrar tu empresa: Registra tu entidad mediante la presentación de los documentos necesarios, como los estatutos de constitución (para corporaciones) o los artículos de organización (para LLC), ante la Secretaría de Estado del estado elegido.

• Solicitar un EIN: Envía una solicitud de EIN al IRS como se describe en esta guía.

• Abrir una cuenta bancaria comercial: Abrir una cuenta bancaria comercial generalmente requiere que el titular de la empresa o un representante esté en los EE. UU. para facilitar el EIN, los documentos de constitución y la identificación.

• Obtener un seguro: Adquiere el seguro adecuado para mitigar los riesgos asociados a tus actividades comerciales en los EE. UU.

• Cumplir con las obligaciones fiscales: Conoce tus obligaciones fiscales federales, estatales y locales, incluidos los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre las ventas. Es posible que las empresas internacionales también deban considerar los tratados fiscales entre los EE. UU. y sus países de origen para evitar la doble tributación.

• Cumplir con las leyes al contratar personal: Si contratas empleados, cumple con las leyes laborales de EE. UU. en materia de salarios, seguridad en el lugar de trabajo, no discriminación y beneficios. Obtén cualquier EIN necesario a nivel estatal, comprende las obligaciones de retención y pago de impuestos sobre la nómina y familiarízate con las leyes laborales.

• Reunir las licencias y permisos necesarios: Obtén las licencias y permisos federales, estatales y locales pertinentes. Estos varían según el sector y las actividades comerciales.

• Adquirir todas las visas de trabajo e inmigración necesarias: Si trabajarán en EE. UU. ciudadanos extranjeros, asegúrate de cumplir con las leyes de inmigración, incluido el requisito de las visas correctas. Esto podría incluir visas L-1 para transferencias dentro de la empresa, visas E-2 para inversores o visas H-1B para empleados especializados.

• Mantener el cumplimiento de la normativa: Mantén un cumplimiento continuo con la presentación de informes anuales, declaraciones fiscales y renovaciones de licencias y permisos. Mantente informado sobre los cambios en las leyes que podrían afectar a tu empresa. Consulta a abogados y contables especializados en negocios internacionales, especialmente en asuntos complejos como planificación fiscal internacional, protección de la propiedad intelectual (IP) y cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.

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Acepta pagos y operaciones bancarias antes de que llegue tu EIN

Después de crear tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con SSN de EE. UU., dirección y número de teléfono celular son elegibles para el procesamiento acelerado del IRS, mientras que otros recibirán un procesamiento estándar, que puede demorar un poco más. Además, Atlas permite procesar pagos y realizar operaciones bancarias antes del EIN, por lo que puedes empezar a aceptar pagos y hacer transacciones antes de que llegue el EIN.

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