L'IRS attribue un numéro d'identification d'employeur (EIN) unique aux entités commerciales qui opèrent aux États-Unis. Ce numéro à 9 chiffres appartient à la catégorie des numéros fiscaux (TIN) et fonctionne sur le même principe que le numéro de sécurité sociale (SSN), mais pour les entreprises. Il est utilisé pour les déclarations fiscales et permet à l'IRS de suivre les activités liées à la fiscalité et de vérifier le respect de la législation pertinente.

Les entreprises qui opèrent aux États-Unis ont besoin d'un EIN pour payer leurs employés, ouvrir des comptes bancaires professionnels, déposer leurs demandes de licences professionnelles et remplir leurs déclarations fiscales. Ces exigences s'appliquent aussi pour les propriétaires d'entreprise qui ne sont pas physiquement établis aux États-Unis. Ce guide qui leur est d'ailleurs destiné se penche sur les démarches, les coûts et l'incidence liés à l'obtention de ce numéro.

Sommaire

• Fonctionnement de l'EIN aux États-Unis
  
• Possibilités d'obtenir un numéro EIN en dehors des États-Unis
  
• Modalités d'obtention d'un EIN pour les non-résidents des États-Unis
  
• Coût d'un EIN
  
• Obligations fiscales suite à l'obtention d'un EIN
  
• Procédure d'annulation d'un EIN
  
• Exploitation d'une entreprise étrangère aux États-Unis
  

Fonctionnement de l'EIN aux États-Unis

L'IRS utilise le TIN pour l'administration des lois fiscales pour les particuliers et les entreprises, et la plupart des entreprises aux États-Unis ont besoin d'un EIN dans le cadre de leurs activités. Cela comprend les sociétés, les sociétés de personnes et toute entreprise qui emploie des salariés. Les entrepreneurs individuels peuvent avoir besoin d'un EIN s'ils ont des employés ou s'ils remplissent certains critères.

L'EIN est nécessaire pour les déclarations fiscales, l'ouverture de comptes bancaires professionnels, l'obtention de licences professionnelles, l'embauche de salariés, etc. Il fait office de numéro d'identification dans le cadre de diverses transactions juridiques et financières. Bien que les EIN soient publics, ils doivent être utilisés judicieusement, en particulier dans les documents publics ou en ligne, afin d'éviter l'usurpation d'identité ou la fraude.

• Demande d'EIN : la demande d'EIN aux États-Unis est une procédure simple réalisable en ligne, sur le site Web de l'IRS. Elle est gratuite et ce numéro vous est immédiatement remis par l'IRS à l'issue du processus de demande en ligne. Veillez à utiliser le site officiel de l'IRS pour éviter tous frais inutiles, dans la mesure où certains services tiers proposent la délivrance d'un EIN moyennant paiement. Si la procédure en ligne reste l'option la plus rapide, vous pouvez également formuler votre demande par fax, par courrier ou par téléphone.

• Modification de votre EIN : les entités dont la structure évolue, par exemple qui passent du statut d'entreprise individuelle à celui de société pourront avoir besoin d'un nouvel EIN. Tous les changements de structure ne nécessitent pas forcément de solliciter un nouveau numéro. Vérifiez donc auprès de l'IRS ou d'un fiscaliste.

• Expiration de votre EIN : une fois émis, les EIN n'expirent pas. Ils sont associés à leur entité commerciale jusqu'à ce que celle-ci soit définitivement fermée ou que sa structure évolue.

Possibilités d'obtenir un numéro EIN en dehors des États-Unis

Les non-résidents des États-Unis peuvent obtenir un EIN en dehors de ce pays. Leur demande ne peut toutefois généralement pas s'effectuer en ligne, dans la mesure où cette procédure est réservée aux entités qui disposent d'une adresse aux États-Unis (les entreprises qui disposent d'un site légal, d'un siège social ou d'une agence principale aux États-Unis peuvent être éligibles). Les candidats internationaux peuvent néanmoins déposer leur demande par téléphone, par fax ou par courrier.

Chacune de ces procédures implique de remplir le formulaire SS-4 dédié. Les demandeurs internationaux doivent y indiquer leur statut d'entité étrangère et suivre les instructions applicables, notamment celle qui concerne la non-obligation de fournir un SSN ou un ITIN s'ils n'en ont pas.

Quelle que soit la procédure choisie, il est important de disposer de toutes les informations requises, telles que la dénomination sociale de l'entité, ses principales activités commerciales, le nom et l'adresse de la partie responsable et la raison de la demande d'EIN.

Voici comment procéder pour demander un EIN depuis l'étranger.

• Demande par téléphone : les entités étrangères peuvent demander un EIN en appelant le numéro qui leur est réservé et qui est indiqué sur le site Web de l'IRS. L'individu qui se charge de l'appel doit être autorisé à recevoir l'EIN et apte à répondre aux questions du formulaire SS-4.

• Demande par fax : les entités étrangères peuvent faire parvenir leur formulaire SS-4 dûment rempli par fax. Elles recevront leur EIN dans un délai de quatre jours ouvrables à condition de fournir un numéro de fax pour l'envoi de la réponse.

• Demande par courrier : les entités étrangères peuvent faire parvenir leur formulaire SS-4 dûment rempli par courrier. Avec un délai d'environ quatre semaines pour obtenir son EIN, cette procédure est la plus lente.

Modalités d'obtention d'un EIN pour les non-résidents des États-Unis

Les non-résidents des États-Unis qui formulent une demande d'EIN pour une entité étrangère doivent être en mesure de fournir dans le formulaire SS-4 les informations requises détaillées ci-dessous.

• Dénomination sociale de l'entité : nom officiel de l'entreprise tel qu'il est enregistré dans le pays d'origine.

• Type d'entité : type d'entité (par exemple, société de capitaux, société de personnes, LLC) et tout détail pertinent concernant la structure de l'entreprise.

• Raison de la demande : raison pour laquelle vous demandez un EIN (par exemple, pour créer une entreprise, pour embaucher des salariés ou pour ouvrir un compte bancaire professionnel).

• Partie responsable : nom et numéro d'identification de la personne désignée qui exerce un contrôle sur les fonds et les actifs de l'entité ou qui y a droit. Le numéro d'identification peut être un SSN pour les résidents américains ou alors un numéro de passeport étranger ou un numéro d'identification comparable pour les non-résidents des États-Unis. Pour ces non-résidents, la partie responsable désignée est souvent un administrateur principal ou un individu qui détient un certain pouvoir.

• Adresse postale : si l'entreprise ne dispose pas d'adresse postale aux États-Unis, elle peut fournir une adresse à l'étranger.

• Principale activité de l'entreprise : nature première de l'entreprise, décrivant notamment les produits vendus ou les services fournis.

• Nombre d'employés : les entreprises qui n'ont pas d'employés, mais prévoient d'en embaucher au cours des 12 prochains mois, peuvent fournir une estimation. Cette section doit également indiquer le type d'employés (p. ex., agricoles, de ménage, etc.).

• Première date de versement des salaires ou des indemnités : ce point n'est pertinent que si l'entreprise dispose d'employés établis aux États-Unis.

Coût d'un EIN

L'obtention d'un EIN auprès de l'IRS est gratuite pour toutes les entreprises, quel que soit le lieu d'implantation.

Malgré cette gratuité, les entreprises qui ne sont pas établies aux États-Unis peuvent avoir à supporter des coûts associés si elles font appel à des fiscalistes ou à des conseillers juridiques pour les aider à gérer leur demande ou à comprendre leurs obligations fiscales aux États-Unis.

Obligations fiscales suite à l'obtention d'un EIN

Les entreprises qui opèrent aux États-Unis doivent remplir une série d'obligations fiscales et l'obtention d'un EIN peut induire les suivantes.

• Déclaration d'impôt sur le revenu : les entreprises sont tenues de déposer une déclaration annuelle d'impôt sur le revenu. Le formulaire à utiliser dépend de leur structure commerciale (par exemple, le formulaire 1120 est dédié aux sociétés de capitaux, le formulaire 1065 aux sociétés de personnes et le formulaire 1040 aux entrepreneurs individuels).

• Taxes sur l'emploi : les entreprises qui emploient des salariés doivent retenir sur leurs salaires l'impôt fédéral sur le revenu ainsi que les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Elles doivent également s'acquitter de la part patronale des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie, ainsi que de la taxe fédérale sur le chômage (FUTA).

• Taxes d'accise : certaines entreprises sont redevables de taxes d'accise applicables pour la fabrication ou la vente de certains produits (tels que le carburant, les pneus ou le tabac), l'utilisation de divers types d'équipements, d'installations ou de produits, ou la réception de paiements en échange de certains services.

• Taxes estimées : les propriétaires d'entreprise et d'entité qui s'attendent à devoir un minimum de 1 000 dollars dans le cadre de leur déclaration peuvent être amenés à effectuer des paiements trimestriels estimatifs. Ceci concerne surtout les entités dont les revenus sont transférés aux propriétaires, telles que les entreprises de type S et les sociétés de personnes.

• Taxes des États et taxes locales : les entreprises se doivent de connaître et de respecter les exigences des États et des collectivités locales en matière de fiscalité, qui peuvent notamment couvrir l'impôt sur le revenu, la taxe sur les ventes, les impôts fonciers et les taxes sur l'emploi.

• Reporting : les entreprises sont tenues de fournir à l'IRS et à leurs employés des déclarations informatives (par exemple, via les formulaires W-2 et 1099) qui recensent leurs différentes transactions telles que les paiements aux travailleurs indépendants et les salaires des employés.

Procédure d'annulation d'un EIN

Bien que techniquement les EIN n'expirent pas (ces numéros ne sont jamais réattribués et restent associés à l'entité commerciale à laquelle ils ont été assignés), la procédure ci-dessous permet de clôturer efficacement le compte fiscal de votre entreprise auprès de l'IRS.

• Dépôt d'une ultime déclaration fiscale : votre entreprise doit déposer sa toute dernière déclaration fiscale. Pour ce faire, utilisez respectivement le formulaire 1120, 1065 ou l'annexe C finale du formulaire 1040, en fonction de si vous représentez une société de capitaux ou de personnes ou si vous êtes un entrepreneur individuel. Cochez la case qui indique qu'il s'agit d'une ultime déclaration. Si vous avez des employés, vous devrez également déposer des déclarations finales pour les taxes sur l'emploi et effectuer les derniers versements associés.

• Paiement des taxes dues : procédez au paiement de toutes vos taxes impayées, y compris l'impôt sur le revenu, les taxes sur l'emploi et toute autre taxe fédérale dont votre entreprise est redevable.

• Émission de rapports finaux sur les salaires et les paiements : si votre entreprise employait des salariés, remettez-leur les formulaires W-2 définitifs et faites la déclaration pertinente auprès de l'IRS. Si vous avez versé 600 $ ou plus à des travailleurs indépendants au cours de votre dernière année d'exploitation, remettez un formulaire 1099-NEC à chaque entrepreneur et faites la déclaration pertinente auprès de l'IRS.

• Radiation de votre nom d'entreprise : le cas échéant, faites radier le nom de votre entreprise auprès des organismes locaux ou d'État compétents.

• Clôture de votre compte d'entreprise auprès de l'IRS : envoyez une lettre à l'IRS qui mentionne la dénomination sociale complète de votre entité, son EIN, son adresse, ainsi que la raison de la fermeture du compte. Si vous disposez de licences, de permis ou d'autres autorisations délivrés par l'IRS, renvoyez-les avec cette lettre et indiquez la date à laquelle vous avez cessé de verser des salaires.

• Notification aux administrations d'État et locales : informez les autorités fiscales d'État et locales, ainsi que tout autre organisme compétent, de la fermeture de votre entreprise. Il se peut également que vous deviez annuler votre licence d'entreprise, vos comptes d'employeur et toute autre autorisation locale.

• Maintien de registres : conservez vos documents commerciaux pendant au moins trois ans après la fermeture de votre entreprise. Des informations pourront vous être demandées par l'IRS au cours de cette période. Certains documents, notamment ceux relatifs aux taxes sur l'emploi, doivent être conservés plus longtemps.

Exploitation d'une entreprise étrangère aux États-Unis

Les entités étrangères qui exploitent une entreprise aux États-Unis doivent se soumettre à plusieurs procédures identiques à celles applicables aux résidents américains. Voici un aperçu de ce qu'elles impliquent.

• Structure de l'entreprise : recherchez et choisissez une structure d'entreprise appropriée. La société (entreprise de type C) et la société à responsabilité limitée (LLC) sont couramment plébiscitées par les entités étrangères.

• Choix de l'État : choisissez l'État dans lequel vous souhaitez vous constituer en société. Le Delaware, le Nevada et le Wyoming sont connus pour leur législation favorable aux entreprises. Tenez compte de facteurs tels que les taux de taxe, l'environnement juridique et la présence physique de votre entreprise.

• Immatriculation : enregistrez votre entité en déposant les documents nécessaires, tels que les statuts constitutifs (pour les sociétés) ou les statuts de l'entreprise (pour les LLC), auprès du bureau du secrétaire d'État pertinent.

• EIN : faites une demande d'EIN auprès de l'IRS en suivant la procédure décrite dans ce guide.

• Compte bancaire d'entreprise : l'ouverture d'un tel compte nécessite généralement que le propriétaire de l'entreprise ou un représentant se trouvent aux États-Unis de façon à fournir l'EIN correspondant et les justificatifs de constitution en société et à se soumettre à une vérification d'identité.

• Assurance : souscrivez une assurance appropriée pour limiter les risques liés à vos activités commerciales aux États-Unis.

• Taxation : renseignez-vous sur vos obligations fiscales fédérales, à l'échelle des États et locales, y compris en matière d'impôt sur le revenu et de taxes sur les salaires et sur les ventes. Les entreprises internationales pourront également envisager de recourir aux conventions fiscales entre les États-Unis et leur pays d'origine afin d'éviter la double imposition.

• Employés : en cas d'embauche, respectez les lois américaines concernant les salaires, la sécurité sur le lieu de travail, la non-discrimination et les avantages sociaux. Réalisez les démarches nécessaires pour obtenir tout numéro d'identification d'employeur pertinent au niveau des États, renseignez-vous sur vos obligations en matière de retenues sur salaires et de paiement des charges sociales et familiarisez-vous avec le droit du travail.

• Licences et permis : identifiez les licences et permis fédéraux, étatiques et locaux dont vous avez besoin et faites les démarches nécessaires pour les obtenir. Ces autorisations varient en fonction du secteur et des activités de l'entreprise.

• Immigration et visas de travail : si des ressortissants étrangers sont appelés à travailler pour votre entreprise aux États-Unis, veillez à respecter les lois sur l'immigration, notamment en obtenant les visas appropriés. Cela inclut le visa L-1 pour les mutations au sein d'une même entreprise, le visa E-2 pour les investisseurs ou le visa H-1B pour les employés spécialisés.

• Conformité continue : veillez à préserver votre conformité en ce qui concerne les rapports annuels, les déclarations fiscales et les renouvellements de licences et de permis. Restez informé des changements de lois susceptibles d'affecter votre entreprise. Si nécessaire, faites appel à des juristes et à des comptables spécialisés dans le commerce international, en particulier pour les questions complexes telles que la planification fiscale internationale, la protection de la propriété intellectuelle et le respect de la loi contre les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA).