L'Internal Revenue Service (IRS) attribue un numéro d'identification d'employeur (EIN) unique aux entités commerciales qui exercent leurs activités aux États-Unis. Ce numéro à neuf chiffres est un type de numéro d'identification fiscale (NIF) et fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les entreprises. Les entreprises utilisent les EIN à des fins de déclaration d'impôt et de rapport, ce qui permet à l'IRS de suivre les activités liées à l'impôt et de vérifier la conformité aux lois fiscales.

Les entreprises qui exercent leurs activités aux États-Unis ont besoin d'un EIN pour payer leurs employés, ouvrir des comptes bancaires d'entreprise, demander des licences commerciales et produire des déclarations de revenus. Cela s'applique même si les propriétaires de l'entreprise ne se trouvent pas physiquement dans le pays.

Les non-résidents peuvent obtenir un EIN tout en vivant à l'extérieur des États-Unis. Ils n'ont pas besoin d'un SSN ou d'un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) ; ils peuvent plutôt faire leur demande par télécopieur, par la poste ou par téléphone en utilisant le formulaire SS-4 de l'IRS. Le traitement prend généralement de 5 à 15 jours ouvrables par télécopieur ou de 4 à 6 semaines par la poste. Vous trouverez ci-dessous un guide sur la façon d'obtenir un EIN tout en vivant à l'extérieur des États-Unis, y compris le processus, les coûts et ce qui se passe après l'obtention de votre EIN.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un EIN et en quoi diffère-t-il d'un TIN, d'un ITIN et d'un SSN ?
  
• Comment obtenir un EIN en tant que non-résident
  
• Combien coûte un EIN ?
  
• Quelles sont les obligations fiscales après avoir obtenu un EIN ?
  
• Comment annuler votre EIN
  
• Comment exploiter une entreprise aux États-Unis en tant qu'entité étrangère
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un EIN et en quoi diffère-t-il d'un NIF, d'un ITIN et d'un SSN?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l'IRS pour identifier une entité commerciale à des fins fiscales, un peu comme la façon dont un SSN identifie un particulier. Voici comment il se compare aux autres identifiants fiscaux :

• NIF : Un terme générique pour tous les identifiants fiscaux délivrés par l'IRS. Les EIN, les SSN et les ITIN sont tous des types de NIF.

• SSN : Un numéro délivré aux citoyens des États-Unis et aux résidents admissibles pour identifier les particuliers à des fins fiscales et de sécurité sociale.

• ITIN : Un numéro délivré aux particuliers qui ont besoin d'un identifiant de contribuable des États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN, comme les non-citoyens qui résident à l'extérieur du pays.

L'IRS utilise les NIF dans l'administration des lois fiscales pour les particuliers et les entreprises, et la plupart des entreprises aux États-Unis ont besoin d'un EIN pour fonctionner. Celles-ci comprennent les sociétés par actions, les sociétés de personnes et toute entreprise ayant des employés. Les entreprises individuelles peuvent avoir besoin d'un EIN si elles ont des employés ou remplissent certaines conditions. Les EIN et les NIF ne sont pas la même chose, mais les EIN entrent dans la catégorie des NIF.

Une entreprise utilise un EIN pour la déclaration de revenus, l'ouverture de comptes bancaires d'entreprise, l'obtention de licences commerciales, l'embauche d'employés, et plus encore. Il sert de forme d'identification pour l'entreprise dans diverses transactions juridiques et financières. Bien que les EIN soient des informations publiques, les entreprises doivent les utiliser avec discrétion, en particulier dans les documents publics ou en ligne, pour prévenir le vol d'identité ou la fraude.

• Demander un EIN : La demande d'un EIN est simple et les entreprises aux États-Unis peuvent le faire en ligne via le site Web de l'IRS. Le processus est gratuit et l'IRS délivre le numéro immédiatement une fois la demande en ligne remplie. Il est important d'utiliser le site Web officiel de l'IRS pour éviter des frais inutiles, car des services tiers peuvent proposer d'obtenir un EIN moyennant des frais. Les entreprises peuvent également faire une demande par télécopieur, par courrier ou par téléphone, mais la demande en ligne est la plus rapide.

• Changer votre EIN : Si une entreprise modifie sa structure (par exemple, d'une entreprise individuelle à une société par actions), elle aura probablement besoin d'un nouvel EIN. Les changements de structure n'exigent pas tous un nouveau numéro, il est donc important de vérifier auprès de l'IRS ou d'un fiscaliste.

• Expiration de l'EIN : Une fois délivré, un EIN n'expire pas. Il demeure associé à l'entité commerciale jusqu'à ce que l'entreprise soit fermée ou que la structure de l'organisation change.

Comment obtenir un EIN en tant que non-résident

Les non-résidents peuvent suivre ces étapes pour obtenir un EIN à l'extérieur des États-Unis.

Déterminer votre admissibilité et vos limites

En tant que non-résident, vous ne pouvez pas demander un EIN en ligne; cette méthode est réservée aux entités ayant une adresse aux États-Unis. Cependant, vous pouvez faire une demande par téléphone, par télécopieur ou par courrier.

Remplir le formulaire SS-4

Toutes les méthodes de demande exigent de remplir le formulaire SS-4 (Application for Employer Identification Number). En tant qu'entité étrangère, indiquez votre statut d'étranger et n'incluez pas de SSN ou d'ITIN si vous n'en avez pas.

Rassemblez les informations requises

Avant de faire votre demande, rassemblez certains documents et détails. Vous aurez besoin de ce qui suit :

• Dénomination sociale de l'entité

• Activités commerciales principales

• Nom et adresse de la partie responsable

• Raison de la demande de l'EIN

Choisir le mode de demande

Vos prochaines étapes dépendent de la méthode de demande que vous choisissez.

• Faire une demande par téléphone : Appelez l'IRS au numéro pour les demandeurs internationaux indiqué sur le site Web de l'IRS. La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l'EIN et à répondre aux questions concernant le formulaire SS-4.

• Faire une demande par télécopieur : Envoyez par télécopieur votre formulaire SS-4 rempli à l'IRS. Si vous incluez un numéro de télécopieur de retour, l'IRS peut envoyer votre EIN dans les quatre jours ouvrables.

• Faire une demande par courrier : Envoyez par courrier votre formulaire SS-4 rempli à l'IRS. Il s'agit de la méthode la plus lente; cela prend généralement environ quatre semaines pour recevoir votre EIN.

Exigences pour les non-résidents demandant un EIN

Un non-résident qui demande un EIN pour une entité étrangère doit fournir les informations demandées sur le formulaire SS-4 détaillées ci-dessous :

• Dénomination sociale de l'entité : Le nom de l'entreprise officiel tel qu'enregistré dans le pays d'origine.

• Type d'entité : Le type d'entité (par exemple, société par actions, société de personnes) et tout détail pertinent sur la structure de l'entreprise.

• Raison de la demande : Pourquoi vous demandez un EIN (par exemple, pour démarrer une entreprise, pour embaucher des employés, pour ouvrir un compte d'entreprise).

• Partie responsable : Le nom et l'identifiant d'un particulier désigné qui contrôle les fonds et les actifs de l'entité ou y a droit. L'identifiant peut être un SSN pour les résidents des États-Unis ou un numéro de passeport étranger ou un numéro d'identification similaire pour les non-résidents. Pour les entreprises situées à l'extérieur des États-Unis, la partie responsable désignée est souvent un dirigeant principal ou une personne exerçant un contrôle.

• Adresse postale : Si l'entreprise n'a pas d'adresse postale aux États-Unis, elle peut fournir une adresse internationale à la place.

• Activité commerciale principale : La nature principale de l'entreprise, y compris les produits vendus ou les services fournis.

• Nombre d'employés : Si l'entreprise n'a pas d'employés, mais en aura au cours des 12 prochains mois, elle peut estimer le nombre d'employés qu'elle embauchera. Cette section doit également indiquer le type d'employé (par exemple, agricole, domestique).

• Date à laquelle les premiers salaires ou rentes ont été payés : Cela n'est pertinent que si l'entreprise aura des employés établis aux États-Unis.

Coût d'un EIN

L'obtention d'un EIN auprès de l'IRS est gratuite pour toutes les entreprises, peu importe où elles sont établies. Bien que ce soit gratuit, des coûts peuvent être associés pour les entreprises qui ne sont pas établies aux États-Unis si elles embauchent des fiscalistes ou des conseillers juridiques pour les aider tout au long du processus de demande ou pour comprendre leurs obligations fiscales aux États-Unis.

Obligations fiscales suite à l'obtention d'un EIN

Les entreprises qui exercent leurs activités aux États-Unis doivent remplir une série d'obligations fiscales. Une fois que vous avez obtenu un EIN, ces obligations fiscales peuvent s'appliquer :

• Déclarations d'impôt sur le revenu : Les entreprises doivent produire des déclarations annuelles d'impôt sur le revenu. Le formulaire spécifique à utiliser dépend de la structure de l'entreprise (par exemple, le formulaire 1120 pour les sociétés par actions, le formulaire 1065 pour les sociétés de personnes, le formulaire 1040 pour les entreprises individuelles).

• Impôts liés à l'emploi : Si l'entreprise a des employés, elle doit retenir l'impôt sur le revenu fédéral, les cotisations de sécurité sociale et les cotisations à l'assurance maladie (Medicare) sur leurs salaires. L'entreprise doit également payer la part de l'employeur pour la sécurité sociale et l'assurance maladie, ainsi que l'impôt fédéral sur le chômage.

• Taxes d'accise : Certaines entreprises sont redevables de taxes d'accise si elles fabriquent ou vendent certains produits (par exemple, du carburant, des pneus, du tabac), reçoivent des paiements pour certains services, ou utilisent divers types d'équipements, d'installations ou de produits.

• Impôts estimés : Les propriétaires d'entreprise et les entités peuvent devoir effectuer des paiements d'impôt trimestriels estimés s'ils prévoient de devoir 1 000 $ ou plus en impôt lors de la production de leurs déclarations. Cela est particulièrement pertinent pour les entités qui transfèrent leurs revenus aux propriétaires, telles que les sociétés S et les sociétés de personnes.

• Impôts étatiques et locaux : Les entreprises doivent connaître et respecter toutes les exigences fiscales étatiques et locales, qui peuvent inclure des impôts sur le revenu, des taxes de vente, des impôts fonciers et des impôts liés à l'emploi.

• Déclaration : Les entreprises doivent fournir à leurs employés et à l'IRS des déclarations de renseignements (par exemple, les formulaires W-2 et 1099) pour déclarer les transactions, telles que les paiements aux entrepreneurs indépendants et les salaires des employés.

Procédure d'annulation d'un EIN

Bien que l'IRS n'annule pas techniquement un EIN (le numéro n'est jamais réattribué et reste associé à l'entité commerciale à laquelle il a été délivré), ces étapes ferment effectivement le compte d'impôt de votre entreprise auprès de l'agence :

• Produire les déclarations de revenus finales : Votre entreprise doit produire une déclaration de revenus finale. Il s'agit du formulaire 1120 pour les sociétés par actions, du formulaire 1065 pour les sociétés de personnes et de l'annexe C (formulaire 1040) pour les entreprises individuelles. Cochez la case indiquant qu'il s'agit d'une déclaration finale. Si vous avez des employés, vous devez également produire les déclarations de revenus d'emploi finales, y compris les dépôts d'impôt fédéral finaux de ces impôts.

• Payer les impôts impayés : Payez tous les impôts impayés, y compris les impôts sur le revenu, les impôts sur l'emploi et tout autre impôt fédéral dont votre entreprise est responsable.

• Émettre les rapports finaux de salaires et de paiements : Si votre entreprise avait des employés, remettez les formulaires W-2 finaux aux employés et produisez-les auprès de l'IRS. Si vous avez payé des sous-traitants indépendants 600 $ ou plus au cours de la dernière année de l'entreprise, émettez un formulaire 1099-NEC à chaque sous-traitant et produisez les formulaires remplis auprès de l'IRS.

• Annuler le nom de l'entreprise : S'il y a lieu, annulez le nom de l'entreprise auprès des organismes étatiques ou locaux appropriés.

• Fermer votre compte d'entreprise auprès de l'IRS : Envoyez une lettre à l'IRS qui comprend la dénomination sociale complète de l'entité, l'EIN, l'adresse de l'entreprise et la raison de la fermeture du compte. Si vous possédez des licences, des permis ou d'autres autorisations délivrés par l'IRS, retournez-les avec la lettre. Indiquez la date à laquelle vous avez cessé de payer des salaires.

• Aviser les agences étatiques et locales : Informez les agences fiscales étatiques et locales ainsi que toute autre agence pertinente de la fermeture de votre entreprise. Vous devrez peut-être également annuler votre licence d'exploitation étatique, vos comptes d'employeur étatiques et tout permis local.

• Conserver les dossiers : Conservez les dossiers de votre entreprise pendant au moins trois ans après la fermeture de votre entreprise, car l'IRS pourrait demander des informations au cours de cette période. Certains dossiers, en particulier ceux liés aux impôts sur l'emploi, doivent être conservés plus longtemps.

Exploitation d'une entreprise étrangère aux États-Unis

Les entités étrangères qui exploitent des entreprises aux États-Unis doivent passer par bon nombre des mêmes processus que les résidents des États-Unis. Voici ce que cela implique :

• Rechercher une structure d'entreprise : Recherchez et choisissez une structure d'entreprise appropriée. Les options courantes pour les entités étrangères incluent la société par actions et la société à responsabilité limitée (LLC).

• Déterminer l'État de constitution : Décidez dans quel État vous constituer en société. Le Delaware, le Nevada et le Wyoming sont populaires en raison de leurs lois favorables aux entreprises. Tenez compte de facteurs tels que les taux d'imposition, l'environnement juridique et la présence physique de votre entreprise.

• Enregistrer votre entreprise : Enregistrez votre entité en déposant les documents nécessaires, tels que les statuts constitutifs (pour les sociétés par actions) ou les statuts d'organisation (pour les LLC), auprès du secrétaire d'État de l'État choisi.

• Demander un EIN : Soumettez une demande d'EIN auprès de l'IRS comme indiqué dans ce guide.

• Ouvrir un compte bancaire d'entreprise : L'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise nécessite généralement que le propriétaire de l'entreprise ou un représentant soit aux États-Unis pour fournir l'EIN, les documents de constitution et une pièce d'identité.

• Souscrire une assurance : Procurez-vous une assurance appropriée pour atténuer les risques associés aux activités de votre entreprise aux États-Unis.

• Respecter les obligations fiscales : Comprenez vos obligations fiscales fédérales, étatiques et locales, y compris les impôts sur le revenu, les cotisations sociales et les taxes de vente. Les entreprises internationales peuvent également devoir tenir compte des conventions fiscales entre les États-Unis et leur pays d'origine pour éviter la double imposition.

• Respecter les lois lors de l'embauche : Si vous embauchez du personnel, conformez-vous aux lois du travail des États-Unis concernant les salaires, la sécurité au travail, la non-discrimination et les avantages sociaux. Obtenez tous les EIN nécessaires au niveau de l'État, comprenez les obligations en matière de retenue et de paiement des charges sociales, et familiarisez-vous avec les lois du travail.

• Rassembler les licences et permis nécessaires : Obtenez les licences et permis fédéraux, étatiques et locaux pertinents. Ceux-ci varient en fonction du secteur et des activités de l'entreprise.

• Acquérir les visas d'immigration et de travail nécessaires : Si des ressortissants étrangers travaillent aux États-Unis, respectez les lois sur l'immigration, y compris l'exigence des visas appropriés. Cela peut impliquer des visas L-1 pour les transferts intra-entreprise, des visas E-2 pour les investisseurs ou des visas H-1B pour les employés spécialisés.

• Rester en conformité avec les réglementations : Maintenez une conformité continue avec les rapports annuels, les déclarations d'impôt et les renouvellements de licences et de permis. Restez informé des modifications législatives qui pourraient affecter votre entreprise. Consultez des avocats et des comptables spécialisés en commerce international, en particulier pour des questions complexes telles que la planification fiscale internationale, la protection de la propriété intellectuelle (PI) et la conformité à la Foreign Corrupt Practices Act.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas établit les fondements juridiques de votre entreprise pour vous permettre de lever des fonds, d’ouvrir un compte bancaire et d’accepter des paiements en deux jours ouvrables, où que vous soyez dans le monde.

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Faire une demande auprès d’Atlas

La demande de constitution d’une entreprise par l’entremise d’Atlas nécessite moins de 10 minutes. Vous serez appelé à sélectionner la forme juridique de votre entreprise, à confirmer instantanément la disponibilité de sa dénomination sociale et à ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous devrez également déterminer la répartition du capital, en influencer une partie à de futurs investisseurs et employés, désigner les dirigeants, puis apposer votre signature électronique sur l’intégralité des documents. Tous les cofondateurs recevront par ailleurs des courriels les invitant à signer électroniquement leurs propres documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant de recevoir votre EIN

Après la constitution de votre entreprise, Atlas fait la demande pour votre EIN. Les fondateurs ayant un SSN, une adresse et un numéro de téléphone cellulaire des États-Unis sont admissibles au traitement accéléré de l'IRS, tandis que les autres recevront le traitement standard, qui peut prendre un peu plus de temps. De plus, Atlas permet les paiements et les opérations bancaires avant l'obtention de l'EIN, ce qui vous permet de commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions avant l'arrivée de votre EIN.

Achat d’actions dématérialisées par les fondateurs

Les fondateurs peuvent acheter des actions initiales avec leur propriété intellectuelle (PI), par exemple des droits d’auteur ou des brevets, plutôt qu’avec de l’argent comptant, et le Dashboard Atlas enregistre la preuve d’achat. Votre PI doit être évalué à 100 dollars ou moins pour pouvoir utiliser cette fonction; si vous possédez une PI d’une valeur supérieure, consultez un avocat avant de poursuivre.

Déclaration fiscale automatique 83(b)

Les fondateurs ont la possibilité de souscrire à une élection fiscale 83(b) dans le but de diminuer leur impôt sur le revenu. Atlas se chargera de cette formalité pour vous, que vous soyez ou non un fondateur américain, par l’envoi d’un courrier certifié USPS avec accusé de réception. Vous recevrez l’élection 83(b) signée ainsi qu’une preuve de dépôt directement dans votre Dashboard Stripe.

Documents juridiques d’entreprise de classe mondiale

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour démarrer votre entreprise. Les documents relatifs aux entreprises de type C d’Atlas sont élaborés en collaboration avec Cooley, l’un des principaux cabinets d’avocats spécialisés dans le capital-risque au monde. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à assurer la protection juridique de votre entreprise, en couvrant des aspects comme la structure de propriété, la répartition du capital et la conformité fiscale.

Une année gratuite d’utilisation de Stripe paiements, plus 50 000 dollars de crédits et de rabais chez nos partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de premier plan pour offrir aux fondateurs des rabais et des crédits exclusifs. Il s’agit notamment des rabais sur des outils essentiels pour l’ingénierie, la fiscalité, la finance, la conformité et les opérations, proposés par les leaders du secteur, comme AWS, Carta et Perplexity. Nous mettons également à votre disposition un agent agréé dans le Delaware qui vous fournira des services gratuitement au cours de votre première année. De plus, en tant qu’utilisateur d’Atlas, vous bénéficierez d’avantages supplémentaires de Stripe, y compris jusqu’à un an de traitement gratuit des paiements pour un volume maximal de 100 000 dollars.

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