De IRS wijst een uniek werkgeversidentificatienummer (EIN) toe aan bedrijfsentiteiten die actief zijn in de VS. Dit negencijferige nummer is een soort belastingidentificatienummer (TIN) en werkt als een socialezekerheidsnummer (SSN) voor bedrijven. Bedrijven gebruiken hun EIN voor hun belastingaangifte en voor rapportagedoeleinden, zodat de IRS hun aan belastingen gerelateerde activiteiten kan volgen en kan controleren of deze voldoen aan de fiscale wetgeving.

Bedrijven die actief zijn in de Verenigde Staten hebben een EIN nodig om werknemers te betalen, zakelijke bankrekeningen te openen, bedrijfsvergunningen aan te vragen en belastingaangifte te doen. Dit geldt ook als de bedrijfseigenaren zich niet fysiek in de VS bevinden. In deze gids gaan we in op het aanvragen van een EIN als je buiten de VS woont: procedure, kosten en wat er gebeurt nadat je het EIN hebt gekregen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken EIN's in de VS?
  
• Kunnen niet-ingezetenen vanuit het buitenland een EIN aanvragen?
  
• Wat hebben niet-ingezetenen nodig om een EIN aan te vragen?
  
• Hoeveel kost een EIN?
  
• Welke fiscale verplichtingen heb je nadat je een EIN hebt ontvangen?
  
• Hoe beëindig je een EIN?
  
• Een bedrijf in de VS runnen als buitenlandse entiteit
  

Hoe werken EIN's in de VS?

De IRS gebruikt TIN's bij de administratie van de belastingwetgeving voor particulieren en bedrijven. Daarnaast hebben de meeste bedrijven in de VS een EIN nodig om te kunnen opereren. Dit geldt onder meer voor corporaties, maatschappen en alle bedrijven met werknemers. Eigenaren van een eenmanszaak kunnen een EIN nodig hebben als ze werknemers in dienst hebben of aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Bedrijven gebruiken een EIN voor hun belastingaangifte, het openen van een zakelijke bankrekening, het aanvragen van bedrijfsvergunningen, het aannemen van werknemers en andere zaken. Het dient als een vorm van identificatie voor bedrijven bij verschillende juridische en financiële transacties. Hoewel EIN's openbare informatie zijn, moeten bedrijven ze verstandig gebruiken, vooral in openbare documenten of online, om identiteitsdiefstal of fraude te voorkomen.

• Een EIN aanvragen: het aanvragen van een EIN is eenvoudig. Bedrijven kunnen dit online doen via de IRS-website voor aanvragen in de VS. De procedure is gratis en bij online aanvragen verstrekt de IRS het nummer onmiddellijk nadat de aanvraag is voltooid. Het is belangrijk om de officiële website van IRS te gebruiken om onnodige kosten te voorkomen, want er zijn ook diensten van derden die tegen betaling aanbieden om een EIN aan te vragen. Bedrijven kunnen een EIN ook per fax, post of telefoon aanvragen, maar online aanvragen is het snelst.

• Een EIN wijzigen: als de bedrijfsstructuur wijzigt, bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een corporatie, heeft het bedrijf waarschijnlijk een nieuw EIN nodig. Niet bij alle structuurwijzigingen is een nieuw nummer nodig, dus het is belangrijk om contact op te nemen met de IRS of een belastingdeskundige.

• Verlopen van een EIN: een eenmaal afgegeven EIN verloopt niet. Het nummer blijft gekoppeld aan de bedrijfsentiteit totdat het bedrijf wordt gesloten of de structuur van de organisatie verandert.

Kunnen niet-ingezetenen vanuit het buitenland een EIN aanvragen?

Ja, niet-ingezetenen kunnen vanuit een ander land dan de VS een EIN aanvragen. Internationale aanvragers kunnen een EIN doorgaans niet online aanvragen; die procedure is alleen voor entiteiten met een adres in de VS (bedrijven met een statutair adres, hoofdkantoor of hoofdagentschap in de VS kunnen hiervoor in aanmerking komen). Maar internationale aanvragers kunnen het nummer aanvragen via telefoon, fax of post.

Bij alle manieren van aanvragen moet formulier SS-4, met de Engelse naam Application for Employer Identification Number, worden ingevuld. Bij het invullen van formulier SS-4 moeten internationale aanvragers de buitenlandse status van hun entiteit aangeven en de instructies voor buitenlandse entiteiten volgen. Ze hoeven bijvoorbeeld geen socialezekerheidsnummer (SSN) of Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) op te geven als ze die niet hebben.

Bij alle manieren is het belangrijk om alle vereiste informatie bij de hand te hebben, zoals de statutaire naam van de entiteit, de belangrijkste bedrijfsactiviteiten, de naam en het adres van de verantwoordelijke partij en de reden van het aanvragen van het EIN.

Hieronder vertellen we je hoe je een EIN aanvraagt vanuit het buitenland:

• Telefonische aanvraag: buitenlandse aanvragers kunnen een EIN aanvragen door de IRS te bellen op het speciale nummer voor buitenlandse aanvragers op de IRS-website. De persoon die belt, moet bevoegd zijn om het EIN te ontvangen en vragen over formulier SS-4 te beantwoorden.

• Aanvraag per fax: buitenlandse aanvragers kunnen een ingevuld SS-4-formulier naar de IRS faxen. Als ze een retourfaxnummer opgeven, kan de IRS het EIN binnen vier werkdagen versturen.

• Aanvraag per post: buitenlandse aanvragers kunnen een ingevuld SS-4-formulier per post versturen naar de IRS. Dit is de langzaamste manier. Het duurt ongeveer vier weken om een EIN te krijgen.

Wat hebben niet-ingezetenen nodig om een EIN aan te vragen?

Niet-ingezetenen die een EIN aanvragen voor een buitenlandse entiteit, moeten de mogelijkheid hebben de gevraagde informatie te verstrekken op het formulier SS-4 dat hieronder wordt beschreven.

• Statutaire naam van de entiteit: de officiële naam van het bedrijf zoals geregistreerd in het land van herkomst.

• Soort entiteit: het soort entiteit (bijvoorbeeld corporatie, maatschap, LLC) en alle relevante informatie over de bedrijfsstructuur.

• Reden van de aanvraag: waarom je een EIN aanvraagt (bijvoorbeeld om een bedrijf te starten, om werknemers in dienst te nemen of om een zakelijke bankrekening te openen).

• Verantwoordelijke partij: de naam en een identificatie van een aangewezen persoon die zeggenschap heeft over of gerechtigd is tot de fondsen en activa van de entiteit. Ingezetenen van de VS kunnen zich identificeren met hun socialezekerheidsnummer (SSN) en niet-ingezetenen met een buitenlands paspoortnummer of vergelijkbaar identificatienummer. Voor niet-ingezetenen is de aangewezen verantwoordelijke partij vaak een hoofdfunctionaris of een controller.

• Postadres: als het bedrijf geen postadres in de VS heeft, kan het ook een adres in het buitenland opgeven.

• Hoofdactiviteit: de primaire aard van het bedrijf, waaronder verkochte producten of geleverde diensten.

• Aantal werknemers: als het bedrijf geen werknemers heeft, maar dit in de komende 12 maanden gaat veranderen, kan het een schatting maken van het aantal werknemers dat zal worden aangenomen. In dit gedeelte moet ook het soort werknemer worden vermeld (d.w.z. landbouw, huishoudelijk, overig).

• Eerste dag dat lonen of lijfrenten werden betaald: dit is alleen relevant als het bedrijf werknemers heeft die in de VS zijn gevestigd.

Wat kost een EIN?

Het aanvragen van een EIN bij de IRS is gratis voor alle bedrijven, ongeacht waar ze zijn gevestigd.

Hoewel het EIN gratis is, kunnen bedrijven die niet in de VS zijn gevestigd wel kosten maken voor het inhuren van belastingdeskundigen of juridische adviseurs voor hulp bij de aanvraagprocedure of inzicht in hun fiscale verplichtingen in de VS.

Welke fiscale verplichtingen heb je nadat je een EIN hebt ontvangen?

Bedrijven die in de Verenigde Staten actief zijn, moeten aan een aantal fiscale verplichtingen voldoen. Zodra je beschikt over een EIN om in de VS actief te zijn, kunnen de volgende fiscale verplichtingen van toepassing zijn:

• Aangiften inkomstenbelasting: bedrijven moeten jaarlijks hun aangifte inkomstenbelasting indienen. Welk formulier ze hiervoor moeten gebruiken, hangt af van de bedrijfsstructuur (bijvoorbeeld formulier 1120 voor corporaties, formulier 1065 voor maatschappen en formulier 1040 voor eenmanszaken).

• Loonheffing: als het bedrijf werknemers heeft, moet er federale inkomstenbelasting en socialezekerheids- en Medicare-belastingen worden ingehouden op het loon. Het bedrijf moet ook het werkgeversdeel van de socialezekerheids- en Medicare-belastingen betalen, naast de federale werkloosheidsbelasting (FUTA).

• Accijnzen: sommige bedrijven zijn verantwoordelijk voor het betalen van accijnzen als ze bepaalde producten produceren of verkopen (zoals brandstof, banden of tabak), allerlei soorten apparatuur, faciliteiten of producten gebruiken of voor bepaalde diensten betaald worden.

• Geschatte belastingen: bedrijfseigenaren en entiteiten moeten mogelijk driemaandelijks op basis van een schatting een voorschot betalen als ze een aanslag van $ 1.000 of meer verwachten na het doen van hun aangifte. Dit is met name relevant voor entiteiten waarvan inkomsten worden toegerekend aan de eigenaren, zoals S-corps en personenvennootschappen.

• Staats- en lokale belastingen: bedrijven moeten op de hoogte zijn van en voldoen aan alle nationale en lokale verplichte belastingen, waaronder inkomens-, omzet-, onroerendezaak- en loonbelasting.

• Rapportage: Bedrijven moeten aan de IRS en hun werknemers een informatieve aangifte verstrekken (bijvoorbeeld een W-2-formulier en 1099), waarin transacties zoals betalingen aan zzp'ers en lonen van werknemers worden opgegeven.

Hoe beëindig je een EIN?

In technische zin kan de IRS niet een EIN annuleren (het nummer wordt nooit opnieuw toegewezen en blijft gekoppeld aan de bedrijfsentiteit waaraan het is toegekend). Maar als je de onderstaande stappen uitvoert, worden de belastinggegevens van je bedrijf bij de instantie wel afgesloten:

• Definitieve belastingaangiften indienen: je bedrijf moet een definitieve belastingaangifte indienen. Voor vennootschappen is dit formulier 1120, voor maatschappen formulier 1065 en voor eenmanszaken een laatste Schedule C (formulier 1040). Vink aan dat dit een definitieve aangifte is. Als je werknemers hebt, moet je ook de definitieve aangiften voor de loonheffing indienen, waaronder de definitieve 'federal tax deposits' (storting van federale belastingen).

• Verschuldigde belastingen betalen: betaal alle verschuldigde belastingen, zoals inkomstenbelasting, loonheffing en alle andere federale belastingen waarvoor je bedrijf verantwoordelijk is.

• Definitieve loonopgaven en betalingsrapporten verstrekken: als je bedrijf werknemers in dienst had, moet je elke werknemer een definitief W-2-formulier verstrekken en deze formulieren indienen bij de IRS. Als je in het laatste jaar van het bedrijf $ 600 of meer aan zzp'ers hebt betaald, moet je elke zzp'er een 1099-NEC-formulier verstrekken en deze formulieren indienen bij de IRS.

• Je bedrijfsnaam annuleren: voor zover van toepassing moet je je bedrijfsnaam annuleren bij de juiste staats- of lokale instanties.

• Zakelijk account bij de IRS sluiten: hiervoor moet je de IRS een brief sturen met de volledige wettelijke naam van de entiteit, het EIN, het bedrijfsadres en de reden voor het sluiten van het account. Als je door IRS afgegeven licenties, vergunningen of andere autorisaties hebt, moet je deze meesturen met de brief en vermelden op welke datum je bent gestopt met het betalen van loon.

• Staats- en lokale instanties op de hoogte brengen: informeer staats- en lokale belastingdiensten en andere relevante instanties over de sluiting van je bedrijf. Mogelijk moet je ook je bedrijfsvergunning en/of werkgeversaccounts van de staat en eventuele lokale vergunningen annuleren.

• Gegevens bewaren: je moet je bedrijfsgegevens minimaal drie jaar na het sluiten van je bedrijf bewaren. De IRS kan binnen deze periode nog om informatie vragen. Sommige gegevens, met name met betrekking tot loonheffingen, moeten langer worden bewaard.

Een bedrijf runnen in de VS als buitenlandse entiteit

Voor buitenlandse entiteiten die actief zijn in de VS zijn een groot aantal procedures hetzelfde als voor ingezetenen van de VS. Dit is een overzicht van wat erbij komt kijken:

• Bedrijfsstructuur: onderzoek en kies een geschikte bedrijfsstructuur. Veel voorkomende opties voor buitenlandse entiteiten zijn een corporatie (C-Corp) of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC).

• Selectie van de staat: beslis in welke staat je het bedrijf wilt oprichten. Delaware, Nevada en Wyoming zijn populair vanwege de bedrijfsvriendelijke wetgeving. Houd rekening met factoren als belastingtarieven, het juridische kader en de fysieke aanwezigheid van je bedrijf.

• Bedrijfsregistratie: registreer je entiteit door de benodigde documenten, zoals de oprichtingsakte, in te dienen bij het kantoor van de Secretary of State van de gekozen staat. Voor corporaties worden dit de Articles of Incorporation genoemd en voor LLC's de Articles of Organization.

• EIN: vraag een EIN aan bij de IRS zoals beschreven in deze gids.

• Zakelijke bankrekening: voor het openen van een zakelijke bankrekening moet de bedrijfseigenaar of een vertegenwoordiger zich over het algemeen in de VS bevinden om het EIN, de oprichtingsdocumenten en een identiteitsbewijs te verstrekken.

• Verzekering: zorg voor een passende verzekering om de risico's bij je bedrijfsactiviteiten in de VS te beperken.

• Belastingheffing: krijg inzicht in je verplichtingen op federaal, staats- en lokaal niveau, waaronder inkomstenbelasting, loonheffingen en omzetbelasting. Internationale bedrijven moeten mogelijk ook rekening houden met belastingverdragen tussen de VS en hun thuisland om dubbele belasting te voorkomen.

• Medewerkers: bij het aannemen van personeel moet je voldoen aan de Amerikaanse arbeidswetgeving met betrekking tot lonen, veiligheid op de werkplek, non-discriminatie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je moet eventueel een werkgeversidentificatienummer bij de staat aanvragen, weten wat je verplichtingen zijn voor het inhouden en betalen van loonheffingen en jezelf vertrouwd maken met de arbeidswetgeving.

• Licenties en vergunningen: ga na welke federale, staats- en lokale licenties en vergunningen relevant zijn en vraag deze aan. Deze variëren afhankelijk van de branche en bedrijfsactiviteiten.

• Immigratie- en werkvisa: als er buitenlandse medewerkers in de VS gaan werken, zorg dan dat je de immigratiewetten naleeft, waaronder het aanvragen van de juiste visa. Dit kan een L-1-visum zijn voor overplaatsingen binnen het bedrijf, een E-2-visum voor investeerders of een H-1B-visa voor gespecialiseerde werknemers.

• Voortdurende naleving: zorg dat je voortdurend de voorschriften voor jaarlijkse rapportage, belastingaangiften en verlenging van licenties en vergunningen naleeft. Blijf op de hoogte van wetswijzigingen die van invloed kunnen zijn op je bedrijf. Raadpleeg een advocaat of accountant die gespecialiseerd is in internationaal zakendoen, met name voor complexe zaken zoals internationale belastingplanning, bescherming van intellectueel eigendom en naleving van de Foreign Corrupt Practices Act.