El Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna un número de identificación del empleador (EIN) único a las entidades empresariales que operan en EE. UU. Este número de nueve dígitos es un tipo de número de identificación fiscal (TIN) y funciona como un número de la Seguridad Social (SSN) para las empresas. Las empresas utilizan los EIN a efectos de declaración de impuestos e informes, lo que permite al IRS rastrear las actividades relacionadas con los impuestos y verificar el cumplimiento de las leyes tributarias.

Las empresas que operan en EE. UU. necesitan un EIN para pagar a los empleados, abrir cuentas bancarias de empresa, solicitar licencias de empresa y presentar declaraciones de impuestos. Esto es así incluso si los propietarios de las empresas no se encuentran físicamente en el país.

Los no residentes pueden obtener un EIN mientras viven fuera de EE. UU. No necesitan un SSN o número de identificación personal del contribuyente (ITIN); en su lugar, lo solicitan por fax, correo postal o teléfono usando el Formulario SS-4 del IRS y el procesamiento suele tardar entre 5 y 15 días laborables por fax o entre 4 y 6 semanas por correo postal. A continuación hay una guía sobre cómo obtener un EIN mientras se vive fuera de EE. UU., incluido el proceso, los costes y lo que sucede después de obtener el EIN.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Qué es un EIN y en qué se diferencia de un TIN, ITIN y SSN
  
• Cómo obtener un EIN como no residente
  
• Cuánto cuesta un EIN
  
• Cuáles son las obligaciones tributarias después de obtener un EIN
  
• Cómo cancelar tu EIN
  
• Cómo operar una empresa en EE. UU. como una entidad extranjera
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

Qué es un EIN y en qué se diferencia de un TIN, ITIN y SSN

Un EIN es un número exclusivo de nueve dígitos que asigna la agencia tributaria estadounidense para identificar a una entidad corporativa a efectos fiscales, de la misma forma que un SSN identifica a un particular. Esta es su diferencia frente a otros números de identificación fiscal:

• TIN: Un término genérico para todos los números de identificación fiscal emitidos por la agencia tributaria estadounidense. Los EIN, SSN e ITIN son tipos de TIN.

• SSN: Un número que se expide a ciudadanos y residentes que cumplen los requisitos en EE. UU. para identificar a los particulares a efectos fiscales y de Seguridad Social.

• ITIN: Un número que se expide a particulares que necesitan un número de identificación fiscal en EE. UU. pero no cumplen los requisitos para tener un SSN, como es el caso de los ciudadanos no estadounidenses que residen fuera del país.

La agencia tributaria estadounidense utiliza los TIN para administrar las leyes tributarias de los particulares y las empresas, y la mayoría de las empresas en EE. UU. necesitan un EIN para operar. Entre ellas se incluyen las empresas, las asociaciones y cualquier compañía que tenga empleados. Es posible que los empresarios individuales necesiten un EIN si tienen empleados o si cumplen determinadas condiciones. Los EIN y los TIN no son lo mismo, pero los EIN entran en la categoría de los TIN.

Las empresas utilizan los EIN para presentar la declaración de impuestos, abrir cuentas bancarias de empresa, obtener licencias comerciales, contratar empleados y mucho más. Se trata de un método de identificación para la empresa en varias transacciones legales y financieras. Aunque los EIN son información pública, las empresas deberían utilizarlos con cautela (especialmente en los documentos públicos o en Internet) para prevenir los robos de identidad o el fraude.

• Solicitud de un EIN: El proceso de solicitud de un EIN es sencillo y las empresas que estén en EE. UU. pueden solicitarlo en Internet a través del sitio web del IRS. El trámite es gratuito y el IRS expide el número de inmediato tras completar la solicitud en Internet. Es importante que se utilice el sitio web oficial del IRS para no incurrir en comisiones innecesarias, ya que hay servicios de terceros que podrían ofrecer el trámite del EIN a cambio de una comisión. Las empresas también pueden solicitarlo por fax, correo postal o teléfono, pero el proceso en Internet es el más rápido.

• Cambio de EIN: Si la estructura de una empresa cambia (por ejemplo, pasa de un empresario individual a una empresa), es probable que necesite otro EIN. No todos los cambios de estructura requieren tener un número distinto, por lo que es importante que lo consultes con la agencia tributaria estadounidense o con un experto tributario.

• Caducidad del EIN: Los EIN no tienen caducidad tras expedirse, sino que la entidad comercial puede mantenerlos hasta que se cierre la empresa o hasta que cambie su estructura organizativa.

Cómo obtener un EIN si no resides en EE. UU.

Si no resides en EE. UU., puedes seguir estos pasos para obtener un EIN desde fuera del país.

Define tus requisitos y limitaciones

Las personas que no residen en EE. UU. no pueden solicitar un EIN por Internet, ya que ese método es solo para entidades con direcciones en EE. UU. No obstante, puedes solicitarlo por teléfono, por fax o por correo postal.

Rellena el Formulario SS-4

Cualquier método de solicitud requiere rellenar el Formulario SS-4 (Solicitud del número de identificación del empleador). Al ser una entidad extranjera, debes indicar tu estado de país extranjero y no incluyas el SSN ni el ITIN si no lo tienes.

Reúne la información necesaria

Antes de enviar la solicitud, recopila varios documentos y datos. Necesitarás lo siguiente:

• Razón social de la entidad

• Actividades principales de la empresa

• Nombre y dirección del responsable

• Motivo por el que se solicita el EIN

Selecciona cómo quieres solicitar el EIN

Los siguientes pasos dependerán del método de solicitud que elijas.

• Solicitud por teléfono: Llama a la agencia tributaria estadounidense al número de solicitantes internacionales que aparece en el sitio web de la agencia. La persona que llama debe tener autorización para recibir el EIN y para responder a las preguntas sobre el Formulario SS-4.

• Solicitud por fax: Envía el Formulario SS-4 rellenado por fax a la agencia tributaria estadounidense. Si incluyes un número de fax de devolución, la agencia podría enviar tu EIN en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo postal: Envía el Formulario SS-4 rellenado por correo postal a la agencia tributaria estadounidense. Es el método más lento y el EIN se suele recibir en un plazo aproximado de cuatro semanas.

Requisitos para no residentes que soliciten un EIN

Aquellas personas que no residen en EE. UU. que vayan a solicitar un EIN para una entidad extranjera deben facilitar la información solicitada en el Formulario SS-4 tal y como se detalla a continuación:

• Razón social de la entidad: El nombre oficial de la empresa tal como se ha registrado en el país de origen.

• Tipo de entidad: El tipo de entidad (por ejemplo, empresa, asociación) y cualquier otro dato relevante sobre la estructura de la empresa.

• Motivo por el que se solicita el EIN: El motivo por el que solicitas un EIN (por ejemplo, para fundar una empresa, para contratar a empleados o para abrir una cuenta bancaria de empresa).

• Responsable: El nombre e identificador de una persona designada que tenga el control de los fondos y los activos de la entidad, o que tenga derecho a ellos. El identificador puede ser un SSN en el caso de los residentes de EE. UU., o un número de pasaporte extranjero o similar en el caso de las personas no residentes. Para las empresas no estadounidenses, el responsable designado suele ser un directivo principal o la persona que ejerce el control.

• Dirección postal: Si la empresa no tiene una dirección postal en EE. UU., puede facilitar una internacional en su lugar.

• Actividad principal de la empresa: La naturaleza principal de la empresa, lo que incluye los productos que vende o los servicios que presta.

• Número de empleados: Si la empresa no tiene empleados pero los tendrá en los siguientes 12 meses, se puede hacer una estimación de los empleados que va a contratar. En esta sección también se debería indicar el tipo de empleado (por ejemplo, empleado agrícola o de hogar).

• Fecha en la que se pagaron los primeros salarios o anualidades: Solo se aplica en el caso de que la empresa vaya a tener empleados que residan en EE. UU.

¿Cuánto cuesta un EIN?

El proceso para obtener un EIN de la agencia tributaria estadounidense es gratuito para todas las empresas, independientemente de dónde estén establecidas. Aunque sea un trámite gratuito, podría haber costes asociados para las empresas que no estén establecidas en EE. UU. en el caso de que contraten a expertos tributarios o asesores legales para que les ayuden con el proceso de solicitud o para entender sus obligaciones tributarias en EE. UU.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?

Las empresas que operan en EE. UU. deben cumplir una serie de obligaciones tributarias. Una vez que obtienes un EIN, estas obligaciones tributarias podrían aplicarse:

• Declaraciones de impuestos sobre la renta: Las empresas deben presentar declaraciones anuales de impuestos sobre la renta. El formulario específico que deben usar depende de la estructura de la empresa (p. ej., el Formulario 1120 para corporaciones, el Formulario 1065 para sociedades, el Formulario 1040 para empresarios individuales).

• Impuestos sobre el empleo: Si la empresa tiene empleados, debe retener el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare de sus salarios. La empresa también debe pagar la parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare que corresponde al empleador, junto con el impuesto federal de desempleo.

• Impuestos especiales: Algunas empresas son responsables de los impuestos especiales si fabrican o venden ciertos productos (p. ej., combustible, neumáticos, tabaco), reciben pagos por ciertos servicios o utilizan diversos tipos de equipos, instalaciones o productos.

• Impuestos estimados: Es posible que los propietarios de empresas y las entidades deban realizar pagos trimestrales de impuestos estimados si prevén que deberán 1000 $ o más en impuestos cuando se presenten sus declaraciones. Esto es especialmente relevante para las entidades que transfieren los beneficios a los titulares, como las corporaciones S y las sociedades.

• Impuestos estatales y locales: Las empresas deben conocer y cumplir cualquier requisito de impuestos estatales y locales, que puede incluir impuestos sobre la renta, las ventas, la propiedad y el empleo.

• Informes: Las empresas deben proporcionar a sus empleados y al IRS declaraciones informativas (p. ej., los Formularios W-2 y 1099) para declarar transacciones, como los pagos a contratistas independientes y los salarios de los empleados.

Cómo cancelar el EIN

Aunque técnicamente la agencia tributaria estadounidense no cancela un EIN (el número nunca se reasigna y sigue asociado a la entidad a la que se le asignó), con los siguientes pasos podrás cerrar la cuenta fiscal de tu empresa en dicha agencia:

• Presenta las últimas declaraciones de impuestos: Tu empresa debe presentar una declaración de impuestos final. Se trata del Formulario 1120 para empresas, el Formulario 1065 para asociaciones y el Anexo C (Formulario 1040) para empresarios individuales. Marca la casilla que indica que se trata de una declaración final. Si tienes empleados, también debes presentar las últimas declaraciones de impuestos sobre el empleo, incluidos los depósitos de impuestos federales correspondientes.

• Paga los impuestos pendientes: Paga todos los impuestos que tengas pendientes, incluidos los de sociedades y de empleo y cualquier otro impuesto federal del que sea responsable tu empresa.

• Emite los informes finales de salarios y pagos: Si tu empresa tenía empleados, envíales los formularios W-2 finales y preséntalos a la agencia tributaria estadounidense. Si has pagado 600 $ o más a contratistas independientes durante el último año de actividad de la empresa, envía el Formulario 1099-NEC a cada contratista y presenta los formularios rellenados ante dicha agencia.

• Cancela el nombre de la empresa: Si corresponde, cancela el nombre de la empresa en los organismos estatales o locales pertinentes.

• Cierra la cuenta de tu empresa en la agencia tributaria estadounidense: Envía una carta a la agencia que incluya la razón social completa, el EIN, la dirección de la empresa y el motivo del cierre de la cuenta. Si tienes licencias, permisos u otras autorizaciones que haya expedido la agencia tributaria, devuélvelos junto con la carta. Indica la fecha en la que dejaste de pagar salarios.

• Avisa a los organismos estatales y locales: Informa a las agencias tributarias estatales y locales y a cualquier otro organismo pertinente sobre el cierre de tu empresa. Es posible que también tengas que cancelar tu licencia comercial estatal, tus cuentas de empleador estatales y cualquier permiso local.

• Conserva los registros: Guarda los registros de tu empresa durante un mínimo de tres años después de cerrarla, ya que la agencia tributaria estadounidense podría pedirte información durante ese período. Algunos registros, en especial los relacionados con los impuestos sobre el empleo, deben conservarse durante más tiempo.

Cómo operar un negocio en EE. UU. como entidad extranjera

Las entidades extranjeras que operan empresas en EE. UU. deben pasar por muchos de los mismos procesos que los residentes en EE. UU. Esto es lo que implica:

• Investigar una estructura empresarial: Investiga y elige una estructura de empresa adecuada. Las opciones habituales para las entidades extranjeras incluyen la corporación y la sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Determinar en qué estado constituirse: Decide en qué estado constituirte. Delaware, Nevada y Wyoming son populares por sus leyes favorables a las empresas. Ten en cuenta factores como las tasas de los impuestos, el entorno jurídico y la presencia física de tu empresa.

• Registrar tu empresa: Registra tu entidad presentando los documentos necesarios, como los estatutos de constitución (para corporaciones) o los artículos de organización (para LLC), ante la secretaría de estado del estado elegido.

• Solicitar un EIN: Presenta una solicitud de un EIN a la agencia tributaria estadounidense (IRS) como se indica en esta guía.

• Abrir una cuenta bancaria de empresa: Abrir una cuenta bancaria de empresa suele requerir que el propietario de la empresa o un representante estén en EE. UU. para proporcionar el EIN, los documentos de constitución y la identificación.

• Contratar un seguro: Contrata un seguro adecuado para mitigar los riesgos asociados a las actividades de tu empresa en EE. UU.

• Cumplir las obligaciones tributarias: Entiende tus obligaciones de impuestos federales, estatales y locales, incluidos los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre las ventas. Es posible que las empresas internacionales también deban tener en cuenta los tratados fiscales entre EE. UU. y sus países de origen para evitar la doble tributación.

• Cumplir las leyes al contratar: Si contratas empleados, cumple las leyes laborales de EE. UU. en materia de salarios, seguridad en el lugar de trabajo, no discriminación y prestaciones. Obtén los EIN necesarios a nivel estatal, entiende las obligaciones de retención y pago de impuestos sobre la nómina y familiarízate con las leyes laborales.

• Reunir las licencias y los permisos necesarios: Obtén las licencias y los permisos federales, estatales y locales pertinentes. Estos varían según el sector y las actividades de la empresa.

• Obtener los visados de inmigración y de trabajo necesarios: Si ciudadanos extranjeros trabajarán en EE. UU., cumple las leyes de inmigración, incluido el requisito de los visados correctos. Esto podría implicar visados L-1 para traslados dentro de la empresa, visados E-2 para inversores o visados H-1B para empleados especializados.

• Mantener el cumplimiento de la normativa: Mantén el cumplimiento continuo con la presentación de informes anuales, las declaraciones de impuestos y las renovaciones de licencias y permisos. Mantente informado sobre los cambios en las leyes que podrían afectar a tu empresa. Consulta a abogados y contables que se especializan en negocios internacionales, especialmente para asuntos complejos como la planificación fiscal internacional, la protección de la propiedad intelectual (PI) y el cumplimiento de la normativa de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.

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Aceptar pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN

Tras crear tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con SSN, dirección y número de teléfono móvil de EE. UU. pueden acceder al procesamiento rápido del IRS; el resto recibirá el procesamiento estándar, que puede tardar un poco más de tiempo. Además, Atlas permite los pagos y operaciones bancarias previas al EIN, por lo que podrás empezar a aceptar pagos y hacer transacciones antes de que tu EIN esté disponible.

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