La agencia tributaria estadounidense (IRS) asigna un número de identificación del empleador (EIN) a las entidades empresariales que operan en EE. UU. Este número de nueve dígitos es un tipo de número de identificación fiscal (TIN) y sirve de número de seguridad social (SSN) para las empresas. Las empresas utilizan el EIN a la hora de presentar declaraciones de impuestos e informes con el fin de que la IRS pueda identificar las actividades relacionadas con los impuestos y comprobar el cumplimiento de la legislación fiscal.

Las empresas que operan en EE. UU. necesitan un EIN para pagar a sus empleados, abrir cuentas bancarias empresariales, solicitar licencias comerciales y presentar declaraciones de impuestos. Esto es así aunque el propietario de la empresa no se encuentre físicamente en EE. UU. En esta guía, se explica cómo obtener un EIN cuando no se vive en EE. UU.: el proceso, los costes y lo que ocurre una vez que tienes un EIN asignado.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo funcionan los EIN en EE. UU.
  
• ¿Pueden los no residentes obtener un EIN desde fuera de EE. UU.?
  
• ¿Qué necesitan los no residentes para solicitar un EIN?
  
• ¿Cuánto cuesta un EIN?
  
• ¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?
  
• Cómo cancelar el EIN
  
• Cómo operar un negocio en EE. UU. como entidad extranjera
  

Cómo funcionan los EIN en EE. UU.

La IRS utiliza los números TIN a la hora de aplicar la legislación fiscal a particulares y empresas, y la mayoría de empresas de EE. UU. deben contar con un EIN para operar. Esta obligación afecta a las sociedades, las sociedades colectivas y cualquier empresa con empleados. Las empresas unipersonales podrían estar obligadas a obtener un EIN si tienen empleados o cumplen ciertas condiciones.

Las empresas utilizan el EIN para presentar declaraciones de impuestos, abrir cuentas bancarias empresariales, obtener licencias comerciales, contratar empleados y mucho más. Se trata de un medio de identificación de la empresa para diversas transacciones legales y financieras. Aunque los EIN son públicos, las empresas deben utilizarlos con prudencia (sobre todo en documentos públicos y en línea) para evitar el robo de identidad y el fraude.

• Solicitud del EIN: las empresas pueden solicitar el EIN de forma sencilla y en línea mediante el sitio web de la IRS para solicitudes en EE. UU. Se trata de un proceso gratuito mediante el cual la IRS emite el número en cuestión inmediatamente tras completarse la solicitud en línea. Es importante utilizar el sitio web oficial de la IRS para evitar cargos innecesarios, ya que algunos servicios de terceros pueden ofrecer la obtención del EIN a cambio de una tasa. También es posible efectuar la solicitud por fax, correo o teléfono, pero la modalidad en línea es la más rápida.

• Cambio de EIN: si un negocio cambia de estructura —por ejemplo, de empresa unipersonal a sociedad—, es probable que necesite un nuevo EIN. No todos los cambios de estructura requieren un nuevo número, por lo que es importante consultar a la IRS o a un experto tributario al respecto.

• Caducidad del EIN: una vez que se emite, el EIN tiene validez indefinida. Permanece asociado a la entidad empresarial hasta que esta cierra o cambia su estructura.

¿Pueden los no residentes obtener un EIN desde fuera de EE. UU.?

Sí, los no residente pueden obtener un EIN desde fuera de EE. UU.. Los solicitantes internacionales, por lo general, no pueden solicitar un EIN en línea, ya que este proceso está reservado para entidades que tengan una dirección en EE. UU. (podrían cumplir esta condición los negocios con domicilio legal, oficina principal o agencia principal en EE. UU.). No obstante, los solicitantes internacionales pueden realizar el proceso por teléfono, fax o correo.

En cualquiera de los casos, se debe cumplimentar el formulario SS-4, que es el formulario para la solicitud del número de identificación del empleador. Al rellenar el formulario SS-4, los solicitantes internacionales deben indicar el status de extranjera de la entidad y seguir las instrucciones para entidades extranjeras; entre ellas, no proporcionar un SSN ni el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) si no lo tienen.

Sea cual sea el método utilizado, es importante tener preparada toda la información necesaria, como el nombre legal de la entidad, las principales actividades comerciales de la entidad, el nombre y la dirección de la parte responsable y el motivo de la solicitud del EIN.

Veamos a continuación cómo solicitar un EIN un desde fuera de EE. UU.

• Solicitud telefónica: los solicitantes internacionales pueden iniciar el proceso de obtención del EIN llamando a la IRS a través del número destinado a solicitantes internacionales que puede encontrarse en el sitio web de la IRS. La persona que llame debe estar autorizada para recibir el EIN y responder a preguntas acerca del formulario SS-4.

• Solicitud por fax: los solicitantes internacionales pueden enviar por fax el formulario SS-4 cumplimentado a la IRS. Si se indica un número de fax de respuesta, la IRS puede enviar el EIN en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo: los solicitantes internacionales pueden enviar por correo el formulario SS-4 cumplimentado a la IRS. Este método es el más lento: se tarda unas cuatro semanas en obtener el EIN.

¿Qué necesitan los no residentes para solicitar un EIN?

Los no residentes que soliciten un EIN para una entidad extranjera deben estar en posición de proporcionar la información del formulario SS-4 que se detalla a continuación.

• Nombre legal de la entidad: el nombre oficial de la empresa tal como esté registrado en el país de origen.

• Tipo de entidad: el tipo de entidad (por ejemplo, sociedad anónima, sociedad colectiva o LLC) y cualquier otro detalle relevante en cuanto a la estructura de la empresa.

• Motivo de la solicitud: por qué se solicita el EIN (por ejemplo, para iniciar un negocio, para contratar empleados o para abrir una cuenta bancaria empresarial).

• Parte responsable: el nombre y el identificador de la persona designada que tiene control sobre los fondos y los activos de la entidad o tiene derechos sobre ellos. El identificador puede ser el SSN de residente de EE. UU., un número de pasaporte extranjero u otro número de identificación similar para no residentes. En el caso de los no residentes, la parte responsable designada suele ser un cargo directivo o una persona con control sobre la empresa.

• Dirección de correo: si el negocio no cuenta con una dirección postal en EE. UU., puede proporcionar una dirección de otro país.

• Principal actividad comercial: la naturaleza principal del negocio, como los productos vendidos o los servicios prestados.

• Número de empleados: si el negocio no tiene empleados, pero los tendrá en los siguientes 12 meses, puede hacer una estimación del número de empleados que contratará. En esta sección, se debe indicar también el tipo de empleados (es decir, agrarios, del hogar, etc.).

• Primera fecha en que se pagaron salarios o anualidades: esta dato solo es necesario si la empresa va a contar con empleados establecidos en EE. UU.

¿Cuánto cuesta un EIN?

La obtención del EIN mediante la IRS es gratuita para todas las empresas, con independencia de dónde estén establecidas.

Aunque el EIN es gratuito, puede conllevar costes asociados para empresas no establecidas en EE. UU. en caso de que contraten a expertos tributarios o asesores jurídicos para que les ayuden en el proceso de solicitud o en la determinación de sus obligaciones fiscales en EE. UU.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales tras obtener un EIN?

Las empresas que operan en EE. UU. deben cumplir una serie de obligaciones fiscales. Una vez que hayas obtenido el EIN para operar en EE. UU., te podrían corresponder las obligaciones fiscales mencionadas a continuación.

• Declaraciones del impuesto sobre la renta: las empresas deben presentar una declaración anual del impuesto sobre la renta. El formulario específico que deben presentar depende de la estructura de la empresa (por ejemplo, el formulario 1120 para las sociedades anónimas, el formulario 1065 para las sociedades colectivas y el formulario 1040 para las empresas unipersonales).

• Impuestos sobre el empleo: si la empresa tiene empleados, debe retener de los salarios el impuesto federal sobre la renta, los impuestos de la seguridad social y los impuestos del programa Medicare. Además, la empresa debe pagar su parte de los impuestos de seguridad social y Medicare, así como el impuesto federal de desempleo (FUTA).

• Impuestos especiales: están obligadas a pagar impuestos especiales las empresas que fabrican o venden ciertos productos (como combustible, neumáticos o tabaco); las que hacen uso de diversos tipos de equipos, instalaciones o productos; y las que reciben pagos por determinados servicios.

• Impuestos estimados: los empresarios y las entidades empresariales pueden estar obligadas a efectuar pagos trimestrales por impuestos estimados en caso de que tengan perspectivas de deber 1000 $ o más al presentar la declaración. Esto resulta especialmente relevante en el caso de entidades en las que los ingresos pasan directamente a los propietarios, como las sociedades de tipo S y las sociedades colectivas.

• Impuestos locales y de los estados: las empresas deben conocer y cumplir sus obligaciones fiscales a nivel estatal y local, que pueden afectar a la renta, las ventas , la propiedad y el empleo.

• Presentación de informes: las empresas deben proporcionar al IRS y a sus empleados declaraciones informativas (por ejemplo, los formularios W-2 y 1099) sobre transacciones como los pagos a contratistas independientes y los salarios de los empleados.

Cómo cancelar el EIN

Aunque la IRS, técnicamente, no cancela el EIN (el número no se vuelve a asignar, sino que permanece asociado a la entidad empresarial para la que se emitió), puedes seguir los pasos indicados a continuación para cerrar correctamente la cuenta fiscal de tu empresa ante esta agencia.

• Presenta las últimas declaraciones de impuestos: se debe presentar una declaración de impuestos final. En el caso de sociedades, se trataría del formulario 1120; en el caso de sociedades colectivas, el formulario 1065; y, en el caso de empresas unipersonales, el Anexo C (formulario 1040). Marca la casilla que indica que se trata de una declaración final. Si tienes empleados, debes presentar también las declaraciones finales del impuesto sobre el empleo y hacer los depósitos federales finales de dicho impuesto.

• Paga los impuestos pendientes: paga los impuestos que tengas pendientes, como los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre el empleo y cualquier otro impuesto federal al que tu empresa esté obligada.

• Envía los informes finales sobre salarios y pagos: si tu empresa tenía empleados, envía los formularios W-2 finales a los empleados y preséntalos también ante la IRS. Si has pagado 600 $ o más a contratistas independientes durante el último año de la empresa, envía un formulario 1099-NEC a cada contratista y preséntalo también ante la IRS.

• Cancela el nombre de la empresa: si procede, cancela el nombre de la empresa ante la agencia estatal o local correspondiente.

• Cierra la cuenta de la empresa ante la IRS: envía una carta a la IRS en la que aparezca el nombre legal completo de la entidad, el EIN, el domicilio social y el motivo por el que se cierra la cuenta. Si tienes licencias, permisos u otro tipo de autorizaciones emitidas por la IRS, devuélvelas junto con la carta e indica la fecha en la que dejaste de pagar salarios.

• Notifica a las agencias estatales y locales: informa a las agencias fiscales estatales y locales, así como a cualquier otra agencia según corresponda, del cierre de la empresa. Es posible que también debas cancelar la licencia comercial del estado, las cuentas de empleador del estado y los permisos locales.

• Conserva los registros: conserva los registros de tu empresa durante al menos tres años tras el cierre, ya que la IRS podría solicitarte información durante ese período. Algunos registros, como los relacionados con los impuestos sobre el empleo, deben conservarse durante más tiempo.

Cómo operar un negocio en EE. UU. como entidad extranjera

Las entidades extranjeras que operan un negocio en EE. UU. deben completar muchos de los procesos que corresponderían también a los residentes de EE. UU. Veamos a continuación un resumen de los distintos aspectos.

• Estructura de la empresa: investiga al respecto y elige una estructura empresarial adecuada. Las opciones habituales entre las entidades extranjeras son la sociedad anónima (sociedad de tipo C) y la sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

• Selección del estado: decide en qué estado constituirte. Delaware, Nevada y Wyoming son conocidos por contar con una legislación favorable para las empresas. Ten en cuenta factores como los tipos impositivos, el marco legal y la presencia física del negocio.

• Registro de la empresa: registra la entidad presentando los documentos necesarios, como el acta de constitución (en el caso de sociedades anónimas) o los estatutos (en el caso de LLC), ante la oficina del secretario de estado correspondiente.

• EIN: solicita un EIN a la IRS según lo indicado en esta guía.

• Cuenta bancaria empresarial: para abrir una cuenta bancaria empresarial, por lo general, el propietario o el representante de la empresa deben encontrarse en EE. UU. para proporcionar el EIN, los documentos de constitución y el documento de identidad.

• Seguros: contrata los seguros pertinentes para mitigar los riesgos asociados a tu actividad comercial en EE. UU.

• Tributación: infórmate sobre tus obligaciones fiscales a nivel federal, estatal y local; por ejemplo, con respecto a los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre nóminas y los impuestos sobre ventas. Las empresas internacionales también deben tener presentes los tratados fiscales entre EE. UU. y su país de origen para evitar la doble tributación.

• Empleados: si vas contratar empleados, debes cumplir la leyes de trabajo de EE. UU. en cuanto a salarios, seguridad en el trabajo, no discriminación y beneficios. Obtén los números de identificación del empleador necesarios a nivel estatal, infórmate sobre las obligaciones en cuanto a la retención y el pago de impuestos sobre nóminas, y familiarízate con la legislación laboral.

• Licencias y permisos: identifica y consigue las licencias y permisos federales, estatales y locales que necesites. Pueden variar en función del sector y la actividad comercial.

• Inmigración y visados de trabajo: si hay ciudadanos extranjeros que van a trabajar en EE. UU., asegúrate de que se cumplan las leyes de inmigración y se obtengan los visados pertinentes. Puede tratarse de visados L-1 para transferencias dentro de la misma empresa, visados E-2 para inversores o visados H-1B para empleados especializados.

• Cumplimiento constante de la normativa: cumple en todo momento la normativa mediante la elaboración de informes anuales, la presentación de declaraciones de impuestos y la renovación de las licencias y los permisos. Mantente al día acerca de los cambios legislativos que puedan afectar a tu negocio. Consulta a abogados y contables especializados en comercio internacional, principalmente en lo relativo a asuntos complejos como la planificación fiscal internacional, la protección de la propiedad intelectual y el cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.