De Internal Revenue Service (IRS) wijst een uniek Employer Identification Number (EIN) toe aan zakelijke entiteiten die in de VS actief zijn. Dit negencijferige nummer is een soort fiscaal identificatienummer (TIN) en functioneert als een burgerservicenummer (SSN) voor ondernemingen. Bedrijven gebruiken EIN's voor belastingaangiften en rapportagedoeleinden, waardoor de IRS belastinggerelateerde activiteiten kan volgen en de naleving van belastingwetten kan controleren.

Ondernemingen die actief zijn in de VS, hebben een EIN nodig om werknemers te betalen, zakelijke bankrekeningen te openen, zakelijke licenties aan te vragen en belastingaangifte te doen. Dit geldt ook als de eigenaren van de onderneming niet fysiek in het land aanwezig zijn.

Niet-ingezetenen kunnen een EIN verkrijgen terwijl ze buiten de VS wonen. Ze hebben geen SSN of Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) nodig; in plaats daarvan dienen ze een aanvraag in via fax, post of telefoon met behulp van IRS Form SS-4. De verwerking duurt doorgaans 5-15 werkdagen per fax of 4-6 weken per post. Hieronder vind je een gids over hoe je een EIN kunt verkrijgen terwijl je buiten de VS woont, inclusief het proces, de kosten en wat er gebeurt nadat je je EIN hebt verkregen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en hoe verschilt het van een TIN, ITIN en SSN?
  
• Hoe verkrijg ik een EIN als niet-ingezetene
  
• Hoeveel kost een EIN?
  
• Wat zijn de belastingverplichtingen nadat je een EIN hebt gekregen?
  
• Hoe je je EIN kunt beëindigen
  
• Hoe een onderneming in de VS runnen als buitenlandse entiteit
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Wat is een EIN en waarin verschilt het van een TIN, ITIN en SSN?

Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat door de IRS is toegewezen om een zakelijke entiteit voor belastingdoeleinden te identificeren, vergelijkbaar met de manier waarop een SSN een persoon identificeert. Hier zie je hoe dit verschilt van andere belasting-ID's:

• TIN: Een overkoepelende term voor alle belasting-ID's die door de IRS worden afgegeven. EIN's, SSN's en ITIN's zijn allemaal typen TIN's.

• SSN: Een nummer dat is verstrekt aan Amerikaanse staatsburgers en in aanmerking komende ingezetenen om personen te identificeren voor belasting- en sociale-zekerheidsdoeleinden.

• ITIN: Een nummer dat wordt afgegeven aan personen die een Amerikaans belasting-ID nodig hebben maar niet in aanmerking komen voor een SSN, zoals niet-staatsburgers die in het buitenland wonen.

De IRS gebruikt TIN's bij de uitvoering van de belastingwetgeving voor personen en ondernemingen, en de meeste ondernemingen in de VS hebben een EIN nodig om te kunnen functioneren. Hieronder vallen vennootschappen, maatschappen en elk ander bedrijf met werknemers. Eenmanszaken hebben mogelijk een EIN nodig als ze werknemers hebben of aan bepaalde voorwaarden voldoen. EIN's en TIN's zijn niet hetzelfde, maar EIN's vallen onder de categorie TIN's.

Een onderneming gebruikt een EIN voor de belastingaangifte, het openen van zakelijke bankrekeningen, het verkrijgen van bedrijfslicenties, het aannemen van werknemers en meer. Het dient als een vorm van identificatie voor het bedrijf bij verschillende juridische en financiële transacties. Hoewel EIN's openbare informatie zijn, moeten ondernemingen er discreet mee omgaan, vooral in openbare documenten of online, om identiteitsdiefstal of fraude te voorkomen.

• Een EIN aanvragen: Het aanvragen van een EIN is eenvoudig en ondernemingen in de VS kunnen dit online doen via de website van de IRS. De procedure is gratis en de IRS geeft het nummer onmiddellijk uit zodra de online aanvraag is afgerond. Het is belangrijk om de officiële IRS-website te gebruiken om onnodige kosten te voorkomen, omdat diensten van derden kunnen aanbieden om tegen betaling een EIN te verkrijgen. Ondernemingen kunnen ook via fax, post of telefoon een aanvraag indienen, maar de online aanvraag is de snelste.

• Een EIN wijzigen: Als een onderneming de structuur wijzigt (bijvoorbeeld van een eenmanszaak in een vennootschap), heeft deze waarschijnlijk een nieuwe EIN nodig. Niet alle structuurwijzigingen vereisen een nieuw nummer, dus is het belangrijk om dit bij de IRS of een fiscalist na te vragen.

• Vervaldatum van de EIN: Na uitgifte heeft een EIN geen vervaldatum. Het blijft bij de zakelijke entiteit totdat de onderneming wordt gesloten of de structuur van de organisatie verandert.

Zo vraag je als niet-ingezetene een EIN aan

Niet-ingezetenen kunnen de volgende stappen volgen om van buiten de VS een EIN aan te vragen.

Bepaal of je in aanmerking komt en eventuele beperkingen

Als niet-ingezetene kun je niet online een EIN aanvragen, deze methode is gereserveerd voor entiteiten met een Amerikaans adres. Je kunt wel via telefoon, fax of per post een aanvraag indienen.

Vul Formulier SS-4 in

Voor alle aanvraagmethoden is het invullen van Formulier SS-4 (Application for Employer Identification Number, Aanvraag voor Employer Identification Number) vereist. Geef als buitenlandse entiteit je buitenlandse status op en vul geen SSN of ITIN in als je er geen hebt.

De vereiste informatie verzamelen

Voordat je een aanvraag indient, verzamel je een aantal documenten en gegevens. Wat je nodig hebt:

• De wettelijke naam van de entiteit

• Voornaamste bedrijfsactiviteiten

• Naam en adres van de verantwoordelijke partij

• Reden voor het aanvragen van de EIN

Kies een manier van aanvragen

De vervolgstappen zijn afhankelijk van de aanvraagmethode die je kiest.

• Telefonisch aanvragen: Bel de IRS op het internationale nummer voor aanvragers dat op de IRS-website staat. De persoon die belt, moet gemachtigd zijn om de EIN te ontvangen en vragen over Formulier SS-4 te beantwoorden.

• Via de fax aanvragen: Fax het ingevulde Formulier SS-4 naar de IRS. Als je een retourfaxnummer opgeeft, kan de IRS de EIN binnen vier werkdagen verzenden.

• Per post aanvragen: Stuur het ingevulde Formulier SS-4 naar de IRS. Dit is de langzaamste methode; doorgaans duurt het ongeveer vier weken om je EIN te ontvangen.

Vereisten voor het aanvragen van een EIN als niet-ingezetene

Een niet-ingezetene die een EIN voor een buitenlandse entiteit aanvraagt, moet op Formulier SS-4 de volgende gevraagde informatie verstrekken:

• Wettelijke naam van de entiteit: De officiële naam van de onderneming zoals geregistreerd in het land van herkomst.

• Entiteitstype: Het entiteitstype (bijv. vennootschap, maatschap) en eventuele relevante gegevens over de bedrijfsstructuur.

• Reden van aanvraag: Waarom je een EIN aanvraagt (bijvoorbeeld om een onderneming te starten, om werknemers in dienst te nemen of om een zakelijke bankrekening te openen).

• Verantwoordelijke partij: De naam en de identificatiecode voor een aangewezen persoon met de controle over of zeggenschap over het geld en de activa van de entiteit. De identificatiecode kan een SSN zijn voor Amerikaanse ingezetenen of een buitenlands paspoortnummer of vergelijkbaar identificatienummer voor niet-ingezetenen. Bij niet-Amerikaanse ondernemingen is de verantwoordelijke partij vaak een hoofdfunctionaris of een persoon met de controle.

• Postadres: Als de onderneming geen Amerikaans postadres heeft, kan ze in plaats daarvan een internationaal adres opgeven.

• Voornaamste bedrijfsactiviteit: De voornaamste aard van de onderneming, inclusief de producten die worden verkocht of de diensten die worden verleend.

• Aantal werknemers: Als de onderneming geen werknemers heeft maar de komende 12 maanden wel, dan kan ze een inschatting maken van het aantal werknemers dat wordt aangenomen. Deze sectie moet ook aangeven om wat voor soort werknemer het gaat (bijv. landbouw, huishoudelijk).

• De eerste datum dat lonen of lijfrenten werden betaald: Dit is alleen van toepassing als de onderneming werknemers heeft die gevestigd zijn in de VS.

Wat kost een EIN?

Het verkrijgen van een EIN via de IRS is gratis voor alle ondernemingen, ongeacht waar deze gevestigd zijn. Hoewel het gratis is, kunnen er kosten verbonden zijn voor ondernemingen die niet in de VS gevestigd zijn als ze fiscalisten of juridische adviseurs inhuren om hen te helpen bij het doorlopen van het aanvraagproces of om inzicht te krijgen in hun belastingverplichtingen in de VS.

Welke fiscale verplichtingen heb je nadat je een EIN hebt ontvangen?

Ondernemingen die actief zijn in de VS, moeten voldoen aan een reeks belastingverplichtingen. Zodra je een EIN hebt verkregen, zijn deze belastingverplichtingen mogelijk van toepassing:

• Aangiften inkomstenbelasting: Ondernemingen moeten jaarlijks aangifte inkomstenbelasting doen. Het specifieke formulier dat ze moeten gebruiken, is afhankelijk van de bedrijfsstructuur (bijv. Form 1120 voor corporations, Form 1065 voor partnerships, Form 1040 voor eenmanszaken).

• Loonbelasting: Als de onderneming werknemers heeft, moet zij federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelastingen en Medicare-belastingen op hun loon inhouden. De onderneming moet ook het werkgeversdeel van de socialezekerheids- en Medicare-belastingen betalen, samen met de federale werkloosheidsbelasting.

• Accijnzen: Sommige ondernemingen zijn verantwoordelijk voor accijnzen als ze bepaalde producten produceren of verkopen (bijv. brandstof, banden, tabak), betalingen ontvangen voor bepaalde diensten, of verschillende soorten apparatuur, faciliteiten of producten gebruiken.

• Geschatte belastingen: Ondernemers en entiteiten moeten mogelijk geschatte belastingbetalingen per kwartaal doen als ze verwachten $ 1000,00 of meer aan belasting te moeten betalen wanneer hun aangiften worden ingediend. Dit is vooral relevant voor entiteiten die inkomsten doorgeven aan de eigenaren, zoals S-corporations en partnerships.

• Staats- en lokale belastingen: Ondernemingen moeten op de hoogte zijn van alle staats- en lokale belastingvereisten, waaronder inkomsten-, omzet-, onroerendgoed- en loonbelasting, en deze naleven.

• Rapportage: Ondernemingen moeten hun werknemers en de IRS voorzien van informatieve aangiften (bijv. Forms W-2 en 1099) om transacties te melden, zoals betalingen aan onafhankelijke contractanten en lonen van werknemers.

Hoe beëindig je een EIN?

Hoewel de IRS een EIN technisch gezien niet annuleert (het nummer wordt nooit opnieuw toegewezen en blijft gekoppeld aan de juridische entiteit waaraan het is afgegeven), sluiten deze stappen effectief het belastingaccount van de onderneming bij de instantie:

• Dien de definitieve belastingaangiften in: Jouw onderneming moet een definitieve belastingaangifte indienen. Dit is Formulier 1120 voor vennootschappen (corporations), Formulier 1065 voor maatschappen (partnerships) en Bijlage C (Schedule C, Formulier 1040) voor eenmanszaken (sole proprietors). Vink het vakje aan dat aangeeft dat dit een definitieve aangifte is. Als je werknemers hebt, moet je ook de definitieve aangiften voor de loonbelasting indienen, inclusief de definitieve federale belastingstortingen voor deze belastingen.

• Betaal openstaande belastingen: Betaal alle openstaande belastingen, waaronder inkomstenbelasting, loonbelasting en alle overige federale belastingen waarvoor de onderneming verantwoordelijk is.

• Geef de definitieve loon- en betalingsrapportages uit: Als de onderneming werknemers had, geef je definitieve W-2-formulieren uit aan de werknemers en dien je deze in bij de IRS. Als je in het laatste jaar van de onderneming $ 600 of meer hebt betaald aan onafhankelijke onderaannemers, geef je een Formulier 1099-NEC uit aan elke onderaannemer en dien je de ingevulde formulieren in bij de IRS.

• Annuleer de bedrijfsnaam: Annuleer, indien van toepassing, de bedrijfsnaam bij de desbetreffende staats- of lokale instanties.

• Sluit de zakelijke rekening bij de IRS: Stuur een brief naar de IRS met de volledige wettelijke naam, de EIN, het bedrijfsadres van de entiteit en de reden voor het sluiten van de rekening. Als je door de IRS afgegeven licenties, vergunningen of andere machtigingen hebt, stuur je deze mee met de brief. Vermeld de datum waarop je bent gestopt met het betalen van loon.

• Stel staats- en lokale instanties op de hoogte: Informeer de belastinginstanties van de staat en de gemeente en eventuele andere relevante instanties over de sluiting van de onderneming. Je moet wellicht ook de staatsvergunning van de onderneming, werkgeversaccounts van de staat en lokale vergunningen annuleren.

• Bewaar de administratie: Bewaar de bedrijfsadministratie gedurende minimaal drie jaar na de sluiting van de onderneming, omdat de IRS binnen deze periode om informatie kan vragen. Bepaalde administratieve gegevens, in het bijzonder die met betrekking tot loonbelasting, moeten langer worden bewaard.

Een bedrijf runnen in de VS als buitenlandse entiteit

Buitenlandse entiteiten die ondernemingen runnen in de VS moeten veel van dezelfde procedures doorlopen als inwoners van de VS. Dit is wat erbij komt kijken:

• Onderzoek een bedrijfsstructuur: Onderzoek en kies een geschikte bedrijfsstructuur. Veelvoorkomende opties voor buitenlandse entiteiten zijn de corporation en de limited liability company (LLC).

• Bepaal in welke staat je de onderneming wilt oprichten: Bepaal in welke staat je je onderneming wilt vestigen. Delaware, Nevada en Wyoming zijn populair vanwege hun bedrijfsvriendelijke wetgeving. Houd rekening met factoren zoals belastingtarieven, de juridische omgeving en de fysieke aanwezigheid van je onderneming.

• Registreer je onderneming: Registreer je entiteit door de benodigde documenten in te dienen bij de minister van Buitenlandse Zaken van de gekozen staat, zoals oprichtingsakten (voor corporations) of organisatiestatuten (voor LLC's).

• Vraag een EIN aan: Dien een aanvraag voor een EIN in bij de IRS zoals uiteengezet in deze gids.

• Open een zakelijke bankrekening: Voor het openen van een zakelijke bankrekening moet de eigenaar van de onderneming of een vertegenwoordiger zich meestal in de VS bevinden om het EIN, de oprichtingsdocumenten en de identificatie te verstrekken.

• Sluit een verzekering af: Sluit de juiste verzekering af om risico's in verband met je bedrijfsactiviteiten in de VS te beperken.

• Voldoe aan belastingverplichtingen: Krijg inzicht in je federale, staats- en lokale belastingverplichtingen, waaronder inkomstenbelasting, loonbelasting en omzetbelasting. Internationale ondernemingen moeten mogelijk ook rekening houden met belastingverdragen tussen de VS en hun thuisland om dubbele belastingheffing te voorkomen.

• Volg de wetten bij het aannemen van personeel: Als je werknemers inhuurt, voldoe dan aan de Amerikaanse arbeidswetgeving met betrekking tot lonen, veiligheid op de werkplek, non-discriminatie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zorg voor de benodigde EIN's op staatsniveau, begrijp de verplichtingen voor het inhouden en betalen van loonbelasting en maak jezelf vertrouwd met de arbeidswetgeving.

• Verzamel de benodigde licenties en vergunningen: Zorg voor de relevante federale, staats- en lokale licenties en vergunningen. Deze variëren afhankelijk van de branche en bedrijfsactiviteiten.

• Zorg voor benodigde immigratie- en werkvisa: Als buitenlandse staatsburgers in de VS gaan werken, voldoe dan aan de immigratiewetten, inclusief de vereiste voor de juiste visa. Dit kan inhouden: L-1-visa voor overplaatsingen binnen de onderneming, E-2-visa voor investeerders of H-1B-visa voor gespecialiseerde werknemers.

• Blijf voldoen aan regelgeving: Zorg voor continue naleving van jaarlijkse rapportage, belastingaangiften en verlengingen van licenties en vergunningen. Blijf op de hoogte van wetswijzigingen die mogelijk van invloed zijn op je onderneming. Raadpleeg advocaten en accountants die gespecialiseerd zijn in het internationale bedrijfsleven, met name voor complexe zaken zoals internationale belastingplanning, bescherming van intellectueel eigendom (IP) en naleving van de Foreign Corrupt Practices Act.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas legt de juridische basis voor je bedrijf, zodat je binnen twee werkdagen overal ter wereld geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van een oprichting van een bedrijf via Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, controleert direct of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je bepaalt ook hoe je het aandelenkapitaal verdeelt, reserveert een deel van het aandelenkapitaal voor toekomstige investeerders en medewerkers, benoemt bestuurders en ondertekent vervolgens al je documenten digitaal. Eventuele medeoprichters ontvangen ook e-mails waarin ze worden uitgenodigd om hun documenten digitaal te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Nadat het bedrijf is opgericht, vraagt Atlas de EIN voor je aan. Oprichters met een Amerikaans SSN, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen standaard worden verwerkt, wat wat langer kan duren. Bovendien maakt Atlas betalingen en bankzaken zonder EIN mogelijk, zodat je al voor de ontvangst van de EIN betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met hun intellectuele eigendom (bijv. auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, waarbij het aankoopbewijs wordt opgeslagen in je Atlas-dashboard. Je intellectuele eigendom moet een waarde hebben van $ 100 of minder om deze functie te kunnen gebruiken; als je intellectuele eigendom bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verdergaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een 83(b)-belastingkeuze indienen om de inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient dit voor je in, of je nu een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent, via USPS Certified Mail met tracking. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-keuze en een bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe-dashboard.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus $ 50.000 aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met toppartners om oprichters exclusieve kortingen en credits te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot $ 100.000.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen je nieuwe onderneming snel en eenvoudig op te zetten, of ga vandaag nog aan de slag.