O IRS atribui um Número de Identificação do Empregador (EIN) exclusivo a entidades comerciais que operam nos EUA. Esse número de nove dígitos é um tipo de Número de Identificação Fiscal (TIN) e funciona como um Número de Seguridade Social (SSN) para empresas. As empresas usam os EINs para fins de declaração de impostos, permitindo que o IRS acompanhe as atividades relacionadas a impostos e verifique a conformidade com a legislação tributária.

Empresas que operam nos EUA precisam de um EIN para pagar funcionários, abrir contas bancárias empresariais, solicitar licenças comerciais e declarações fiscais. Isso vale também quando os proprietários da empresa não estão fisicamente nos EUA. Este guia explica como obter um EIN enquanto você mora fora dos EUA: o processo, os custos e o que acontece depois da emissão do EIN.

Neste artigo:

• Como funcionam os EINs nos EUA
  
• Não residentes podem obter um EIN de fora dos EUA?
  
• O que é necessário para não residentes solicitarem um EIN?
  
• Quanto custa um EIN?
  
• Quais são as obrigações fiscais depois de obter um EIN?
  
• Como encerrar seu EIN
  
• Como operar uma empresa nos EUA como empresa estrangeira
  

Como funcionam os EINs nos EUA

O IRS usa TINs na administração da legislação fiscal para pessoas físicas e jurídicas, e a maioria das empresas nos EUA precisam de um EIN para operar. Isso inclui corporações, sociedades e qualquer empresa com funcionários. Empresários individuais podem precisar de um EIN se tiverem funcionários ou cumprirem determinadas condições.

O EIN é necessário para declarar impostos, abrir contas bancárias comerciais, obter licenças comerciais, contratar funcionários e muito mais. Serve como forma de identificação para empresas em diversas transações jurídicas e financeiras. Embora os EINs sejam informações públicas, as empresas devem usá-los criteriosamente, especialmente em documentos públicos ou online, para evitar roubo ou fraude de identidade.

• Solicitar um EIN: o pedido de EIN é simples, e as empresas podem fazê-lo online no site do IRS para fazer pedidos nos EUA. O processo é gratuito e o IRS emite o número imediatamente após a conclusão para as inscrições online. É importante usar o site oficial do IRS para evitar cobranças desnecessárias, pois serviços de terceiros podem se oferecer para obter um EIN por uma taxa. As empresas também podem se inscrever por fax, correio ou telefone, mas a inscrição online é a mais rápida.

• Alterar seu EIN: se uma empresa mudar sua estrutura, como de empresário individual para corporação, provavelmente precisará de um novo EIN. Nem toda mudança na estrutura exige um novo número. Por isso, é importante consultar o IRS ou um especialista fiscal.

• Validade do EIN: depois da emissão, o EIN não expira. Ele permanece com a empresa até que ela seja fechada ou sua estrutura mude.

Não residentes podem obter um EIN de fora dos EUA?

Sim, não residentes podem obter um EIN de fora dos EUA. Candidatos internacionais normalmente não podem solicitar um EIN online; esse processo é reservado para empresas com endereço nos EUA (empresas com residência legal, escritório principal ou agência principal nos EUA podem se qualificar). Mas os candidatos internacionais podem se inscrever por telefone, fax ou correio.

Para todos os tipos de solicitação, é preciso preencher o Informe SS-4, o Pedido de Número de Identificação do Empregador. Ao preencher o informe SS-4, os solicitantes internacionais devem indicar a situação estrangeira de sua entidade e seguir as instruções para entidades estrangeiras, como não fornecer um SSN ou Número de Identificação de Contribuinte Individual (ITIN), se não tiverem um.

Para todos os métodos, é importante ter todas as informações necessárias em mãos, como a razão social, as principais atividades comerciais, o nome e o endereço da parte responsável e o motivo para solicitar o EIN.

Veja como solicitar um EIN de fora dos EUA:

• Solicitação por telefone: requerentes internacionais podem solicitar um EIN ligando para o IRS no número indicado para requerentes internacionais no site do IRS. A pessoa que faz a chamada deve estar autorizada a receber o EIN e responder às perguntas sobre o informe SS-4.

• Solicitação por fax: candidatos internacionais podem enviar por fax um informe SS-4 preenchido para o IRS. Se fornecer um número de fax de retorno, o IRS pode enviar o EIN em até quatro dias úteis.

• Solicitação pelo correio: os candidatos internacionais podem enviar um informe SS-4 preenchido para o IRS pelo correio. Este método é o mais lento, levando cerca de quatro semanas para obter um EIN.

O que é necessário para não residentes solicitarem um EIN?

Os não residentes que solicitam um EIN para uma empresa estrangeira precisam fornecer as informações a seguir, solicitadas no informe SS-4.

• Razão social da empresa: o nome oficial da empresa registrado no país de origem.

• Tipo de empresa: o tipo de entidade (por exemplo, corporação, sociedade, LLC) e qualquer detalhe relevante sobre a estrutura da empresa.

• Motivo da solicitação: por que você está solicitando um EIN (por exemplo, para abrir uma empresa, contratar funcionários, abrir uma conta bancária empresarial).

• Responsável: nome e identificador de uma pessoa física designada que tem controle ou tem direito sobre os fundos e ativos da entidade. O identificador pode ser um SSN para residentes dos EUA ou um número de passaporte estrangeiro ou número de identificação similar para não residentes. Para não residentes, a parte responsável designada é muitas vezes um oficial principal ou indivíduo controlador.

• Endereço para correspondência: se a empresa não tiver um endereço de correspondência dos EUA, pode informar um endereço internacional.

• Principal atividade empresarial: a natureza primária da empresa, incluindo produtos vendidos ou serviços fornecidos.

• Número de funcionários: se a empresa não tiver funcionários, mas pretender contratar nos próximos 12 meses, pode estimar o número de funcionários. Esta seção também deve indicar o tipo de funcionário (ou seja, agrícola, doméstico, outros).

• Primeira data em que os salários ou anuidades foram pagos: somente se a empresa tiver funcionários estabelecidos nos EUA.

Quanto custa um EIN?

A obtenção de um EIN do IRS é gratuita para todas as empresas, independentemente de onde estejam sediadas.

Embora o EIN seja gratuito, pode haver custos associados para empresas não sediadas nos EUA que contratem profissionais fiscais ou consultores jurídicos para ajudá-las a lidar com o processo de inscrição ou entender suas obrigações fiscais nos EUA.

Quais são as obrigações fiscais depois de obter um EIN?

Empresas que operam nos EUA precisam cumprir uma série de obrigações fiscais. Depois de obter um EIN para operar nos EUA, você pode ter as seguintes obrigações fiscais:

• Declarações de imposto de renda: as empresas devem apresentar declarações anuais de imposto de renda. O informe específico depende da estrutura da empresa (por exemplo, Informe 1120 para corporações, Informe 1065 para sociedades e Informe 1040 para empresários individuais).

• Impostos sobre o trabalho: se a empresa tiver funcionários, deve reter o imposto de renda federal, os impostos da Previdência Social e os impostos do Medicare de seus salários. A empresa também precisa pagar a parte do empregador dos impostos da Previdência Social e do Medicare, juntamente com o imposto federal de desemprego (FUTA).

• Impostos especiais de consumo: algumas empresas são responsáveis por impostos especiais de consumo se fabricarem ou venderem determinados produtos (como combustível, pneus ou tabaco), usarem vários tipos de equipamentos, instalações ou produtos ou receberem pagamento por determinados serviços.

• Impostos estimados: empresários e entidades podem precisar fazer pagamentos de impostos trimestrais se estimarem dívida de impostos de US$ 1.000 ou mais quando a declaração for apresentada. Isso é especialmente relevante para entidades em que a renda é repassada aos proprietários, como empresas tipo S e sociedades.

• Impostos estaduais e municipais: é preciso acompanhar e cumprir todos os requisitos fiscais estaduais e locais, que podem incluir impostos sobre renda, vendas, propriedade e emprego.

• Relatórios: fornecer ao IRS e aos funcionários informações (por exemplo, Formulários W-2 e 1099) para relatar transações como pagamentos a prestadores de serviços independentes e salários de funcionários.

Como encerrar seu EIN

Tecnicamente, o IRS não cancela um EIN (o número nunca é reatribuído e permanece associado à entidade comercial para a qual foi emitido), estas etapas efetivamente fecham a conta fiscal da sua empresa junto à agência:

• Entregar declarações finais de impostos: sua empresa precisa apresentar uma declaração final de impostos. Para as corporações, este seria o Formulário 1120; para parcerias, Formulário 1065; e, para empresários individuais, um Anexo C final (Informe 1040). Marque a caixa que indica que este é um retorno final. Se você tem funcionários, também deve apresentar as declarações finais de imposto de emprego, incluindo os depósitos finais de impostos federais desses impostos.

• Pagar impostos pendentes: pague todos os impostos pendentes, incluindo imposto de renda, imposto de emprego e qualquer outro imposto federal pelo qual sua empresa seja responsável.

• Emitir relatórios finais de salário e pagamento: se a sua empresa tiver funcionários, emita os formulários W-2 finais aos funcionários e declare-os ao IRS. Se tiver pago US$ 600 ou mais a prestadores de serviços independentes durante o último ano da empresa, emita um informe 1099-NEC para cada prestador de serviços e envie ao IRS.

• Cancele o nome da empresa: se for o caso, cancele o nome da empresa nas agências estaduais ou locais apropriadas.

• Encerre a conta da sua empresa no IRS: envie uma carta ao IRS com a razão social da entidade, o EIN, o endereço comercial e o motivo do encerramento da conta. Se você tiver alguma licença, permissão ou outra autorização emitida IRS, devolva-as com a carta e indique a data em que parou de pagar salários.

• Notificar os órgãos estaduais e municipais: informe as agências fiscais estaduais e locais e quaisquer outros órgãos relevantes sobre o fechamento da sua empresa. Você também pode precisar cancelar sua licença comercial estadual, contas de empregador estadual e quaisquer permissões locais.

• Manter registros: mantenha seus registros comerciais por um período mínimo de três anos após o fechamento da empresa, pois o IRS pode solicitar informações nesse período. Alguns registros, especialmente aqueles relacionados a impostos trabalhistas, devem ser mantidos por mais tempo.

Como operar uma empresa nos EUA como pessoa jurídica estrangeira

As entidades estrangeiras que operam um negócio nos EUA devem passar por muitos dos mesmos processos que os residentes nos EUA. Visão geral do processo:

• Estrutura do negócio: pesquise e escolha uma estrutura adequada. As opções comuns para entidades estrangeiras incluem a corporação (C corp) e a sociedade de responsabilidade limitada (LLC).

• Escolher o estado: decida em qual estado abrir a empresa. Delaware, Nevada e Wyoming são populares por causa de leis favoráveis aos negócios. Considere fatores como alíquotas, o ambiente jurídico e a presença física da empresa.

• Cadastro da empresa: registre sua entidade apresentando os documentos necessários, como Contrato Social (para corporações) ou Estatuto Social (para LLCs), na secretaria do estado escolhido.

• EIN: solicite um EIN com os IRS descritos neste guia.

• Conta bancária empresarial: para abrir uma conta bancária empresarial, geralmente é necessário que o proprietário ou representante da empresa esteja nos EUA para fornecer o EIN, os documentos de incorporação e a identificação.

• Seguros: contrate um seguro adequado para mitigar riscos associados às atividades da sua empresa nos EUA.

• Tributação: entenda suas obrigações fiscais federais, estaduais e locais, como imposto de renda, impostos sobre a folha de pagamento e impostos sobre vendas. Empresas internacionais também podem precisar considerar tratados fiscais entre os EUA e seu país de origem para evitar a dupla tributação.

• Funcionários: ao contratar, cumpra as leis trabalhistas dos EUA em relação a salários, segurança no local de trabalho, não discriminação e benefícios. Obtenha os números de identificação do empregador necessários em nível estadual, entenda as obrigações para retenção e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento e conheça as leis trabalhistas.

• Licenças e alvarás: identificar e obter licenças e permissões federais, estaduais e locais relevantes. Elas variam de acordo com o setor e as atividades comerciais.

• Imigração e vistos de trabalho: se houver cidadãos estrangeiros trabalhando nos EUA, cumpra as leis de imigração e obtenha os vistos corretos. Podem ser vistos L-1 para transferências intraempresa, vistos E-2 para investidores ou vistos H-1B para funcionários especializados.

• Manter a conformidade: mantenha relatórios anuais, declarações fiscais e renovações de licenças e autorizações. Acompanhe mudanças nas leis que possam afetar seus negócios. Consulte advogados e contadores especializados em negócios internacionais, especialmente para questões complexas, como planejamento tributário internacional, proteção de propriedade intelectual e conformidade com a Foreign Corrupt Practices Act.