Ya sea que estés estableciendo una nueva empresa en EE. UU., administrando la nómina o presentando documentos fiscales, es probable que te hayas encontrado con los términos número de identificación del empleador (EIN) y número de identificación del contribuyente (TIN). Estos términos están interrelacionados, pero tienen aplicaciones distintas. Comprender estas diferencias es importante para administrar las finanzas, la situación legal y las obligaciones fiscales de tu empresa.

A continuación le explicamos qué son los números EIN y TIN, cuándo utilizarlos y los errores más comunes que pueden provocar retrasos o problemas de cumplimiento de la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Son lo mismo el TIN y el EIN?
  
• ¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?
  
• ¿Cuándo deben las empresas usar un EIN en lugar de otro TIN?
  
• Cómo solicitar un EIN
  
• Cómo obtener otros tipos de TIN
  
• ¿Qué sucede si usas el TIN incorrecto?
  
• Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

¿Son lo mismo el TIN y el EIN?

Los TIN y los EIN no son lo mismo. Un EIN (número de identificación del empleador) es un tipo de TIN (número de identificación del contribuyente), pero no todos los TIN son EIN. El TIN es un término general amplio que usa el IRS para referirse a cualquier número que se utilice para identificar a un contribuyente —esto incluye los EIN, los números de Seguro Social (SSN), los números de identificación personal del contribuyente (ITIN), entre otros.

El EIN, que a veces se denomina identificación fiscal federal, se asigna específicamente a empresas, organizaciones sin fines de lucro, sucesiones y otras entidades para fines de declaración de impuestos. Entonces, si bien todo EIN es un TIN, lo contrario no es cierto —el SSN, por ejemplo, también es un TIN, pero se emite a particulares, no a empresas.

¿Qué es un número de identificación del contribuyente (TIN)?

El TIN es un término amplio que abarca varios tipos de números de identificación que el IRS utiliza para rastrear a particulares y entidades para fines fiscales. Cualquier número emitido oficialmente por el IRS o la Administración del Seguro Social para identificar a un contribuyente califica como TIN, como los SSN, los EIN, los ITIN y los números de identificación del contribuyente para adopciones (ATIN). El SSN es un tipo de TIN que se emite a ciudadanos de EE. UU. y residentes elegibles para la declaración de impuestos de particulares.

Los TIN y los EIN no son intercambiables. El EIN es un tipo específico de TIN que se asigna a empresas y otras entidades, mientras que el TIN es la categoría general que lo contiene. Un EIN siempre es un TIN, pero un TIN no siempre es un EIN.

¿Qué es un número de identificación del empleador (EIN)?

El EIN es un número único de nueve dígitos que el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) asigna a empresas, fideicomisos, sucesiones y otras entidades para fines fiscales. Es un tipo específico de TIN. Su uso principal es identificar a los empleadores que tienen empleados, pero también es obligatorio para otras entidades, como asociaciones, corporaciones y organizaciones sin fines de lucro. Piensa en él como un número de Seguro Social para las empresas —es la forma en que el IRS rastrea las obligaciones fiscales de una empresa. Las empresas también utilizan un EIN para administrar la nómina de los empleados y manejar otros asuntos fiscales específicos de la empresa.

¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?

Los EIN, los SSN y los ITIN son diferentes tipos de TIN que emite el IRS para hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales. Así es como se relacionan:

EIN

Los EIN son para empresas y entidades, en lugar de para particulares. El IRS los emite a empresas, organizaciones, fideicomisos y sucesiones para fines de identificación fiscal. Son obligatorios para cualquier empresa que tenga empleados, opere como corporación o asociación, o presente declaraciones de impuestos sobre el empleo, impuestos especiales o impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego.

SSN

Los SSN son el tipo más común de TIN para las personas. El IRS los asigna a los ciudadanos estadounidenses y a ciertos residentes elegibles, generalmente para realizar un seguimiento de los beneficios del Seguro Social. También funcionan como TIN para las declaraciones de impuestos personales.

ITIN

Los ITIN son para personas que no pueden obtener un SSN. El IRS los emite a las personas que están obligadas a pagar impuestos, pero que no son elegibles para el SSN. Estas incluyen a determinadas personas no residentes de los EE. UU., todos los no residentes de los EE. UU. y sus dependientes.

¿Cuándo deben las empresas utilizar un EIN en lugar de otro TIN?

El uso de un EIN u otro tipo de TIN depende de tu situación fiscal específica. Tu empresa está legalmente obligada a tener un EIN si:

• Tienes empleados

• Operas como una asociación o corporación

• Tu empresa presenta declaraciones de impuestos sobre el empleo, impuestos especiales u otros impuestos determinados (p. ej., alcohol, armas de fuego)

• Eres una organización sin fines de lucro o un fideicomiso

¿Cuándo debe una empresa solicitar un EIN?

Si tu empresa debe tener un EIN, debes solicitar uno antes de contratar a tu primer empleado, abrir una cuenta bancaria de la empresa o presentar tu primera declaración de impuestos de la empresa —lo que ocurra primero. Puedes utilizar un EIN para abrir cuentas bancarias de la empresa, solicitar préstamos comerciales y presentar los impuestos de la empresa, incluidos los impuestos sobre la nómina.

¿Las LLC necesitan un EIN?

Depende de cómo esté estructurada tu LLC. Las LLC de un solo miembro sin empleados no están obligadas a tener un EIN —puedes usar tu SSN para fines fiscales. Sin embargo, el IRS trata a las LLC de múltiples miembros como asociaciones y deben tener un EIN. Incluso si no es obligatorio, muchos propietarios de LLC de un solo miembro optan por obtener un EIN para mantener separadas las finanzas de la empresa y las personales, y para evitar compartir su SSN con clientes o proveedores.

¿Los trabajadores independientes necesitan un EIN?

Por lo general, los trabajadores independientes y los propietarios únicos no están obligados a tener un EIN —el SSN suele ser suficiente para declarar impuestos y completar los formularios W-9 para los clientes. Sin embargo, obtener un EIN suele ser una decisión inteligente. Protege tu SSN personal y facilita la apertura de una cuenta bancaria exclusiva de la empresa. También necesitarás uno si contratas subcontratistas o planeas formar una LLC o corporación en el futuro.

Como particular, necesitas usar tu TIN para declarar impuestos personales. Este es tu SSN, si tienes uno, o tu ITIN, si no eres residente de los EE. UU. o no eres elegible para un SSN.

Cómo solicitar un EIN

Existen varias formas de solicitar un EIN:

• Asistente de EIN del IRS (el más rápido): Solicítalo en línea a través del Asistente de EIN en el sitio web del IRS y recibe tu EIN de inmediato. Disponible solo si tu empresa principal está ubicada en EE. UU. o en sus territorios.

• Correo: Completa y envía por correo el Formulario SS-4 al IRS. El procesamiento puede tardar hasta cuatro semanas.

• Fax: Envía por fax tu Formulario SS-4 completado para un procesamiento más rápido —por lo general, hasta cuatro días hábiles.

• Teléfono (solicitantes internacionales): Llama a la línea internacional del IRS si tu empresa se encuentra fuera de EE. UU. o de sus territorios.

Cómo obtener otros tipos de TIN

Si necesitas un SSN, solicítalo a través de la Administración del Seguro Social (SSA) completando el Formulario SS-5. Puedes presentar la solicitud de forma presencial en tu oficina local de la SSA o por correo. Debes proporcionar documentación que compruebe tu identidad, edad y ciudadanía de EE. UU. o estatus migratorio legal.

Si necesitas un ITIN, descarga el Formulario W-7 del sitio web del IRS. Puedes enviar la solicitud por correo a la dirección del IRS indicada o de forma presencial a un agente de aceptación certificador autorizado por el IRS o al Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS. Debes proporcionar documentos de respaldo —como un pasaporte u otro documento de identidad emitido por un organismo público— que comprueben tu estatus de extranjero e identidad. El procesamiento de las solicitudes de ITIN suele tardar siete semanas. Luego, recibes tu ITIN por correo.

¿Qué sucede si usas el TIN incorrecto?

El uso de un número incorrecto, ya sea un EIN, un SSN o un ITIN, puede causar varios problemas. Declarar impuestos con un TIN incorrecto puede provocar que se rechacen las declaraciones de impuestos, se retrasen los reembolsos de impuestos o se impongan multas por parte del IRS. Si declaras impuestos con el TIN de otra persona, el IRS podría registrar tu declaración de impuestos como faltante y emitir un cargo por pago atrasado. Esto puede crear confusión con los registros del IRS y es posible que no se te acrediten los impuestos que ya hayas pagado. Tus ingresos podrían estar vinculados al TIN de otra persona, lo que crea problemas para ti y para la entidad cuyo TIN has usado.

Los errores repetidos con los TIN pueden aumentar el escrutinio del IRS y el riesgo de una auditoría. Cuando presentas documentos comerciales, como contratos y presentaciones de nómina, usar el TIN incorrecto te pone en riesgo de incumplimiento de las leyes fiscales y las regulaciones estatales. Esto puede incluso causar un incumplimiento del contrato (por ejemplo, si se te pidió que incluyeras un EIN en el contrato, pero accidentalmente incluiste tu TIN personal).

Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN

Si te has dado cuenta de que hay un error en tu solicitud de EIN o TIN, es importante corregirlo lo antes posible para evitar problemas mayores más adelante.

A continuación, te explicamos cómo corregir errores para cada tipo de TIN:

Corregir una solicitud de EIN

• Llama al IRS: Si notas un error después de solicitar un EIN, llama a la línea de impuestos para empresas y especialidades del IRS al (800) 829-4933. Explica el error y es posible que el IRS pueda solucionarlo rápidamente por teléfono.

• Envía una carta de corrección: Si no puedes solucionarlo por teléfono, escribe una carta al IRS. Envía la carta a la oficina del IRS correspondiente, según el lugar donde opere tu empresa. El IRS puede demorar algunas semanas en procesar tu corrección. En la carta, incluye lo siguiente:

  • El nombre de la empresa, tal como aparece en la solicitud del EIN
    
  • Tu TIN, si corresponde
    
  • Tu información de contacto
    
  • El error que se debe corregir
    

• Actualiza los detalles incorrectos de la empresa: Si solicitaste un EIN y necesitas actualizar la información —como el nombre de tu empresa o la dirección— presenta el Formulario 8822-B para corregir estos detalles.

Corrección de una solicitud de TIN

Solicitud de SSN

• Comunícate con la SSA: Si hay un error en tu solicitud de SSN, debes comunicarte con la SSA directamente. Es posible que debas completar el Formulario SS-5 para actualizar o corregir tu información. Al corregir un error del SSN, prepárate para proporcionar documentos que comprueben tu identidad, como un pasaporte o un certificado de nacimiento.
  

Solicitud de ITIN

• Envía un Formulario W-7 corregido: Si tu solicitud del ITIN tiene errores, debes completar un nuevo Formulario W-7 con la información correcta. Incluye los documentos requeridos para verificar tu identidad, como tu pasaporte u otro documento de identidad emitido por un organismo público. Envía por correo el Formulario W-7 actualizado y los documentos de respaldo al IRS aquí:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicita una reemisión: Si tu ITIN contiene un error, como un nombre o una fecha de nacimiento incorrectos, también debes enviar un Formulario W-7 actualizado. El IRS emitirá un ITIN corregido después de que se procese este formulario.
  

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Acepta pagos y operaciones bancarias antes de que llegue tu EIN

Después de constituir tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con número de Seguro Social, dirección y número de teléfono celular de EE. UU. pueden optar por el trámite acelerado del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), mientras que otros recibirán el trámite estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas permite realizar pagos y operaciones bancarias antes de obtener tu EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de recibir tu EIN.

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