Of je nu een nieuwe onderneming in de VS opricht, de salarisadministratie beheert of belastingdocumenten indient, je bent waarschijnlijk de termen Employer Identification Number (EIN) en Taxpayer Identification Number (TIN) tegengekomen. Deze termen zijn met elkaar verbonden, maar hebben verschillende toepassingen. Het is belangrijk om deze verschillen te begrijpen voor het beheren van de financiën, juridische status en belastingverplichtingen van je onderneming.

Hieronder leggen we uit wat EIN's en TIN's zijn, wanneer je ze moet gebruiken en welke veelgemaakte fouten kunnen leiden tot vertragingen of complianceproblemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Zijn TIN en EIN hetzelfde?
  
• Hoe verhouden EIN, SSN en ITIN zich tot TIN?
  
• Wanneer moeten ondernemingen een EIN gebruiken in plaats van een andere TIN?
  
• Hoe vraag je een EIN aan?
  
• Andere soorten TIN's verkrijgen
  
• Wat gebeurt er als je de verkeerde TIN gebruikt?
  
• Fouten in EIN- of TIN-aanvragen corrigeren
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Zijn TIN en EIN hetzelfde

TIN's en EIN's zijn niet hetzelfde. Een EIN (Employer Identification Number) is een type TIN (Taxpayer Identification Number), maar niet alle TIN's zijn EIN's. Een TIN is een brede overkoepelende term die door de IRS wordt gebruikt om te verwijzen naar elk nummer dat wordt gebruikt om een belastingbetaler te identificeren. Dit omvat EIN's, SSN's (Social Security Numbers), ITIN's (Individual Taxpayer Identification Numbers) en andere.

Een EIN, soms een federal tax ID genoemd, wordt specifiek toegewezen aan ondernemingen, non-profits, nalatenschappen en andere entiteiten voor belastingrapportage. Dus hoewel elk EIN een TIN is, is het omgekeerde niet waar. Een SSN is bijvoorbeeld ook een TIN, maar wordt uitgegeven aan particulieren, niet aan ondernemingen.

Wat is een Taxpayer Identification Number (TIN)

Een TIN is een brede term die verschillende soorten identificatienummers omvat die de IRS gebruikt om particulieren en entiteiten te volgen voor belastingdoeleinden. Elk nummer dat officieel is uitgegeven door de IRS of Social Security Administration om een belastingbetaler te identificeren, kwalificeert als een TIN, zoals SSN's, EIN's, ITIN's en ATIN's (Adoption Taxpayer Identification Numbers). Een SSN is een type TIN, uitgegeven aan VS-burgers en in aanmerking komende ingezetenen voor individuele belastingaangifte.

TIN's en EIN's zijn niet inwisselbaar. Een EIN is een specifiek type TIN dat is toegewezen aan ondernemingen en andere entiteiten, terwijl een TIN de overkoepelende categorie is die deze omvat. Een EIN is altijd een TIN, maar een TIN is niet altijd een EIN.

Wat is een Employee Identification Number (EIN)

Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat door de US Internal Revenue Service (IRS) is toegewezen aan ondernemingen, trusts, nalatenschappen en andere entiteiten voor belastingdoeleinden. Het is een specifiek type TIN. Het wordt voornamelijk gebruikt om werkgevers te identificeren die werknemers hebben, maar het is ook vereist voor andere entiteiten zoals vennootschappen, bedrijven en non-profits. Zie het als een SSN voor ondernemingen. Zo volgt de IRS de belastingverplichtingen van een onderneming. Ondernemingen gebruiken ook een EIN om de salarisadministratie voor werknemers te beheren en andere ondernemingsspecifieke belastingzaken af te handelen.

Hoe zijn EIN, SSN en ITIN en TIN aan elkaar verwant?

EIN's, SSN's en ITIN's zijn verschillende typen TIN's die IRS uitgeeft om belastingverplichtingen bij te houden. Dit is hoe ze verwant aan elkaar zijn:

EIN

EIN's zijn voor ondernemingen en entiteiten in plaats van voor particulieren. De IRS geeft ze uit aan ondernemingen, organisaties, trusts en nalatenschappen voor belastingidentificatiedoeleinden. Ze zijn vereist voor elke onderneming die werknemers heeft, als bedrijf of vennootschap fungeert of belastingaangifte doet voor werkgelegenheid, accijnzen of alcohol, tabak en vuurwapens.

SSN

SSN's zijn het meest voorkomende type TIN voor personen. De IRS wijst ze toe aan Amerikaanse staatsburgers en bepaalde in aanmerking komende inwoners, meestal om uitkeringen bij te houden. Ze fungeren ook als TIN voor individuele belastingaangiften.

ITIN

ITIN's zijn voor personen die geen SSN's kunnen verkrijgen. De IRS verstrekt deze aan personen die belasting moeten betalen, maar niet in aanmerking komen voor SSN's. Deze omvatten bepaalde niet-ingezetenen van de VS, alle niet-ingezetenen van de VS en hun gezinsleden.

Wanneer moeten bedrijven een EIN gebruiken en waneer een TIN?

Of je een EIN of een ander type TIN moet gebruiken, hangt af van je specifieke belastingsituatie. Je bedrijf is wettelijk verplicht om een EIN te hebben in de volgende situaties:

• Je hebt werknemers

• Je opereert als een vennootschap of bedrijf

• Je onderneming doet aangifte voor werkgelegenheid, accijnzen of bepaalde andere belastingen (bijv. alcohol, vuurwapens)

• Je bent een non-profit of trust

Wanneer moet een onderneming een EIN aanvragen

Als je onderneming een EIN moet hebben, moet je er een aanvragen voordat je je eerste werknemer aanneemt, een zakelijke bankrekening opent of je eerste zakelijke belastingaangifte indient, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet. Je kunt een EIN gebruiken om zakelijke bankrekeningen te openen, zakelijke leningen aan te vragen en zakelijke belastingen aan te geven, inclusief loonheffingen.

Hebben LLC's een EIN nodig

Het hangt af van hoe de LLC is gestructureerd. LLC's met één lid en zonder werknemers zijn niet verplicht om een EIN te hebben. Je kunt je SSN gebruiken voor belastingdoeleinden. LLC's met meerdere leden worden door de IRS echter als vennootschappen behandeld en moeten een EIN hebben. Zelfs als het niet vereist is, kiezen veel eigenaren van een LLC met één lid ervoor om een EIN te verkrijgen om zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden te houden en om te voorkomen dat ze hun SSN delen met klanten of leveranciers.

Hebben freelancers een EIN nodig

Freelancers en eenmanszaken zijn over het algemeen niet verplicht om een EIN te hebben. Je SSN volstaat meestal voor belastingaangifte en het invullen van W-9-formulieren voor klanten. Maar het verkrijgen van een EIN is vaak een slimme zet. Het beschermt je persoonlijke SSN en maakt het gemakkelijker om een speciale zakelijke bankrekening te openen. Je hebt er ook een nodig als je onderaannemers inhuurt of van plan bent om later een LLC of bedrijf op te richten.

Als persoon moet je je TIN gebruiken om persoonlijke belastingen aan te geven. Dit is je SSN, als je er een hebt, of je ITIN, als je een niet-ingezetene van de VS bent of als je niet in aanmerking komt voor een SSN.

Een EIN aanvragen

Er zijn verschillende manieren om een EIN aan te vragen:

• IRS EIN Assistant (snelste): Vraag online aan via de EIN Assistant op de IRS-website en ontvang je EIN onmiddellijk. Alleen beschikbaar als je hoofdonderneming zich in de VS of bijbehorende gebieden bevindt.

• Post: Vul Formulier SS-4 in en stuur het naar de IRS. De verwerking kan tot vier weken duren.

• Fax: Fax het ingevulde Formulier SS-4 voor een snellere verwerking (meestal tot vier werkdagen).

• Telefoon (internationale aanvragers): Bel de internationale lijn van de IRS als je onderneming zich buiten de VS of bijbehorende gebieden bevindt.

Andere soorten TIN's verkrijgen

Als je een SSN nodig hebt, dien dan een aanvraag in via de Social Security Administration (SSA) door Formulier SS-5 in te vullen. Je kunt de aanvraag persoonlijk indienen bij je lokale SSA-kantoor of per post. Je moet documentatie overleggen die je identiteit, leeftijd en VS-burgerschap of wettige immigratiestatus bewijst.

Als je een ITIN nodig hebt, download dan Formulier W-7 van de IRS-website. Je kunt de aanvraag per post indienen bij het vermelde IRS-adres of persoonlijk bij een door de IRS geautoriseerde certifying acceptance agent of IRS Taxpayer Assistance Center. Je moet ondersteunende documenten verstrekken (zoals een paspoort of een ander officieel identiteitsbewijs) die je buitenlandse status en identiteit bewijzen. De verwerking van ITIN-aanvragen duurt meestal zeven weken. Daarna ontvang je je ITIN per post.

Wat gebeurt er als je de verkeerde TIN gebruikt

Het gebruik van het verkeerde nummer, of het nu een EIN, SSN of ITIN is, kan verschillende problemen veroorzaken. Als je belastingaangifte doet met het verkeerde TIN-nummer, kan dat leiden tot afgewezen belastingaangiften, vertraagde belastingteruggaven of boetes van de IRS. Als je belastingaangifte doet met het TIN van iemand anders, kan de IRS je belastingaangifte als vermist registreren en kosten in rekening brengen voor te late betaling. Dit kan verwarring veroorzaken met IRS-gegevens en je krijgt mogelijk geen teruggave voor de belastingen die je al hebt betaald. Je inkomen kan worden gekoppeld aan het TIN van iemand anders, wat problemen oplevert voor jou en de entiteit wiens TIN je hebt gebruikt.

Herhaalde fouten met TIN's kunnen controle door de IRS en het risico van een audit vergroten. Wanneer je bedrijfsdocumenten indient, zoals contracten en salarisaangiften, loop je met het verkeerde TIN het risico op non-compliance van belasting- en staatsvoorschriften. Dit kan zelfs leiden tot contractbreuk (bijvoorbeeld als je verplicht was om een EIN op het contract te vermelden, maar in plaats daarvan per ongeluk je persoonlijke TIN hebt vermeld).

Fouten corrigeren in EIN- of TIN-aanvragen

Als je je realiseert dat er een fout zit in je EIN- of TIN-aanvraag, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk te corrigeren om later grotere problemen te voorkomen.

Ga als volgt te werk om fouten voor elk type TIN op te lossen:

Een EIN-aanvraag corrigeren

• Bel de IRS: Als je een fout opmerkt na de aanvraag van een EIN, bel dan de IRS Business and Specialty Tax Line op (800) 829-4933. Leg de fout uit en de IRS kan deze mogelijk snel telefonisch verhelpen.

• Stuur een correctiebrief: Als je het niet telefonisch kunt oplossen, schrijf dan een brief naar de IRS. Stuur de brief naar het juiste IRS-kantoor, afhankelijk van waar je onderneming actief is. Het kan een paar weken duren voordat de IRS je correctie verwerkt. Neem in de brief het volgende op:

  • Je bedrijfsnaam, zoals deze op de EIN-aanvraag staat
    
  • Je TIN, indien van toepassing
    
  • Je contactgegevens
    
  • De fout die moet worden gecorrigeerd
    

• Werk onjuiste bedrijfsgegevens bij: Als je een EIN hebt aangevraagd en informatie moet bijwerken (zoals je bedrijfsnaam of adres), dien dan Formulier 8822-B in om deze gegevens te corrigeren.

Een TIN-aanvraag corrigeren

SSN-aanvraag

• Neem contact op met de SSA: Als er een fout in je SSN-aanvraag zit, moet je rechtstreeks contact opnemen met de SSA. Mogelijk moet je Formulier SS-5 invullen om je gegevens bij te werken of te corrigeren. Zorg er bij het corrigeren van een SSN-fout voor dat je documenten kunt overleggen die je identiteit bewijzen, zoals een paspoort of geboorteakte.
  

ITIN-aanvraag

• Dien een gecorrigeerd Formulier W-7 in: Als je ITIN-aanvraag fouten bevat, moet je een nieuw Formulier W-7 invullen met de juiste gegevens. Voeg de vereiste documenten toe om je identiteit te bewijzen, zoals een paspoort of een ander officieel identiteitsbewijs. Stuur het bijgewerkte Formulier W-7 en de ondersteunende documenten per post naar de IRS:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
Postbus 149342
Austin, Verenigde Staten 78714-9342

• Vraag een heruitgifte aan: Als je ITIN een fout bevat, zoals een onjuiste naam of geboortedatum, moet je ook een bijgewerkt Formulier W-7 indienen. De IRS geeft een gecorrigeerd ITIN uit nadat dit formulier is verwerkt.
  

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas legt de juridische basis voor je bedrijf, zodat je binnen twee werkdagen overal ter wereld geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van een oprichting van een bedrijf via Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, controleert direct of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je bepaalt ook hoe je het aandelenkapitaal verdeelt, reserveert een deel van het aandelenkapitaal voor toekomstige investeerders en medewerkers, benoemt bestuurders en ondertekent vervolgens al je documenten digitaal. Eventuele medeoprichters ontvangen ook e-mails waarin ze worden uitgenodigd om hun documenten digitaal te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het opzetten van je bedrijf vraagt Atlas je EIN-nummer aan. Oprichters met een Amerikaans Sociale Zekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen de standaardverwerking ontvangen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en bankieren mogelijk, zodat je kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je EIN-nummer arriveert.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus $ 50.000 aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met toppartners om oprichters exclusieve kortingen en tegoeden te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot 100.000 dollar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.