Of je nu een nieuw bedrijf in de VS opricht, een salarisadministratie beheert of belastingdocumenten indient, je hebt waarschijnlijk wel eens te maken gehad met de termen Employer Identification Number (EIN) en Tax Identification Number (TIN). Deze termen zijn aan elkaar verwant, maar hebben verschillende toepassingen. Een goed begrip van deze verschillen is belangrijk voor het beheer van de financiën, juridische status en belastingverplichtingen van je bedrijf.

Hieronder leggen we uit wat EIN's en TIN's zijn, wanneer je ze moet gebruiken en welke veelgemaakte fouten kunnen leiden tot vertragingen of complianceproblemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en wat is een TIN?
  
• Hoe zijn EIN, SSN en ITIN en TIN aan elkaar verwant?
  
• Wanneer moeten bedrijven een EIN gebruiken en waneer een TIN?
  
• Een EIN of TIN aanvragen
  
• Wat zijn de juridische gevolgen van het gebruik van het verkeerde nummer?
  
• Fouten in EIN- of TIN-aanvragen corrigeren
  

Wat is een EIN en wat is een TIN?

Een EIN is een uniek nummer van negen cijfers dat door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) wordt toegewezen aan bedrijven en andere entiteiten voor belastingdoeleinden. Het wordt voornamelijk gebruikt om werkgevers te identificeren die werknemers hebben, maar het is ook vereist voor andere entiteiten, zoals partnerschappen, corporaties en non-profitorganisaties. Je kunt het zien als een Social Security Number (SSN) voor bedrijven. Het is de manier waarop de IRS de belastingverplichtingen van een bedrijf bijhoudt. Bedrijven gebruiken een EIN ook om de salarisadministratie voor werknemers te beheren en andere bedrijfsspecifieke belastingzaken af te handelen.

Een TIN is een bredere term die verschillende typen identificatienummers omvat die de IRS gebruikt om personen en entiteiten bij te houden voor belastingdoeleinden. SSN's, EIN's en Individual Taxpayer Identification Numbers (ITIN's) zijn allemaal typen TIN's.

EIN's en TIN's verschillen in hun toepassingsgebied en primair gebruik. Een TIN is een algemene term die verschillende typen nummers omvat die de IRS gebruikt om belastingbetalers bij te houden. Een EIN is een specifiek type TIN dat exclusief wordt uitgegeven aan bedrijven, trusts, particuliere vermogens en andere entiteiten.

Hoe zijn EIN, SSN en ITIN en TIN aan elkaar verwant?

EIN's, SSN's en ITIN's zijn verschillende typen TIN's die IRS uitgeeft om belastingverplichtingen bij te houden. Dit is hoe ze verwant aan elkaar zijn:

EIN

EIN's zijn bedoeld voor bedrijven en entiteiten en niet voor personen. De IRS geeft ze uit aan bedrijven, organisaties, trusts en particuliere vermogens voor belastingidentificatiedoeleinden. Ze zijn verplicht voor elk bedrijf dat werknemers heeft, opereert als corporatie of partnerschap, of aangifte doet voor arbeid, accijnzen of belastingaangiften voor alcohol, tabak of vuurwapens.

SSN

SSN's zijn het meest voorkomende type TIN voor personen. De IRS wijst ze toe aan Amerikaanse staatsburgers en bepaalde in aanmerking komende inwoners, meestal om uitkeringen bij te houden. Ze fungeren ook als TIN voor individuele belastingaangiften.

ITIN

ITIN's zijn voor personen die geen SSN's kunnen verkrijgen. De IRS verstrekt deze aan personen die belasting moeten betalen, maar niet in aanmerking komen voor SSN's. Deze omvatten bepaalde niet-ingezetenen van de VS, alle niet-ingezetenen van de VS en hun gezinsleden.

Wanneer moeten bedrijven een EIN gebruiken en waneer een TIN?

Of je een EIN of een ander type TIN moet gebruiken, hangt af van je specifieke belastingsituatie. Je bedrijf is wettelijk verplicht om een EIN te hebben in de volgende situaties:

• Je hebt werknemers.

• Je opereert als partnerschap of corporatie.

• Je bedrijf doet aangifte voor arbeid, accijnzen of bepaalde andere belastingaangiften (bijvoorbaald alcohol, vuurwapens).

• Je bent een non-profitorganisatie of trust.

Met een EIN kun je zakelijke bankrekeningen openen, zakelijke leningen aanvragen en de belastingaangifte voor je bedrijf (inclusief loonbelasting) doen.

Als persoon moet je je TIN gebruiken om persoonlijke belastingen aan te geven. Dit is je SSN, als je er een hebt, of je ITIN, als je een niet-ingezetene van de VS bent of als je niet in aanmerking komt voor een SSN.

Een EIN of TIN aanvragen

Hier is een korte voor het aanvragen van een EIN of een TIN op basis van je behoeften:

EIN

De snelste manier om een EIN aan te vragen is via de EIN-assistent op de IRS-website. Deze optie is echter alleen beschikbaar als je hoofdkantoor is gevestigd in de VS of de bijbehorende gebieden. Zodra je de aanvraag hebt voltooid, ontvang je onmiddellijk je EIN. Je kunt ook een ingevuld SS-4-formulier per post of fax indienen voor een aanvraag. De verwerking per post kan tot vier weken duren, terwijl het tot vier werkdagen kan duren als je per fax een aanvraag indient. Internationale aanvragers kunnen een aanvraag indienen door de IRS te bellen op de internationale lijn.

TIN

Als je een SSN nodig hebt, dien dan een aanvraag in via de Social Security Administration (SSA) door een SS-5-formulier in te vullen. Je kunt de aanvraag persoonlijk indienen bij je lokale SSA-kantoor of per post. Je moet documentatie vertrekken waaruit je identiteit, leeftijd en Amerikaans staatsburgerschap of wettige immigratiestatus blijkt.

Als je een ITIN nodig hebt, download dan een W-7-formulier van de IRS-website. Je kunt de aanvraag per post indienen op het vermelde IRS-postadres of persoonlijk bij een door de IRS geautoriseerde certificerende acceptant of het IRS Taxpayer Assistance Center. Je moet ondersteunende documenten verstrekken, zoals een paspoort of een ander door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, die je buitenlandse status en identiteit bewijzen. Het verwerken van ITIN-aanvragen duurt doorgaans zeven weken. Daarna ontvang je je ITIN per post.

Wat zijn de juridische gevolgen van het gebruik van het verkeerde nummer?

Het gebruik van het verkeerde nummer, of het nu een EIN, SSN of ITIN is, kan verschillende problemen veroorzaken. Als je belastingaangifte doet met het verkeerde TIN-nummer, kan dat leiden tot afgewezen belastingaangiften, vertraagde belastingteruggaven of boetes van de IRS. Als je belastingaangifte doet met het TIN van iemand anders, kan de IRS je belastingaangifte als vermist registreren en kosten in rekening brengen voor te late betaling. Dit kan verwarring veroorzaken met IRS-gegevens en je krijgt mogelijk geen teruggave voor de belastingen die je al hebt betaald. Je inkomen kan worden gekoppeld aan het TIN van iemand anders, wat problemen oplevert voor jou en de entiteit wiens TIN je hebt gebruikt.

Herhaalde fouten met TIN's kunnen controle door de IRS en het risico van een audit vergroten. Wanneer je bedrijfsdocumenten indient, zoals contracten en salarisaangiften, loop je met het verkeerde TIN het risico op non-compliance van belasting- en staatsvoorschriften. Dit kan zelfs leiden tot contractbreuk (bijvoorbeeld als je verplicht was om een EIN op het contract te vermelden, maar in plaats daarvan per ongeluk je persoonlijke TIN hebt vermeld).

Fouten corrigeren in EIN- of TIN-aanvragen

Fouten gebeuren. Als je je realiseert dat er een fout zit in je EIN- of TIN-aanvraag, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk te corrigeren om later grotere problemen te voorkomen.

Ga als volgt te werk om fouten voor elk type TIN op te lossen:

Een EIN-aanvraag corrigeren

• Bel de IRS: als je een fout opmerkt na het aanvragen van een EIN, bel dan de IRS Business and Specialty Tax Line op 1-800-829-4933. Leg de fout uit en de IRS kan het misschien snel telefonisch oplossen.

• Stuur een correctiebrief: als je het niet telefonisch kunt oplossen, schrijf dan een brief naar de IRS. Stuur de brief naar het juiste IRS-kantoor, afhankelijk van waar je bedrijf actief is. Het kan enkele weken duren voordat de IRS je correctie heeft verwerkt. Neem in de brief het volgende op:

  • Je bedrijfsnaam, zoals vermeld op de EIN-aanvraag
    
  • Je TIN, indien van toepassing
    
  • Je contactgegevens
    
  • De fout die moet worden gecorrigeerd
    

• Onjuiste bedrijfsgegevens bijwerken: als je een EIN hebt aangevraagd en je moet gegevens bijwerken, zoals je bedrijfsnaam of adres, dien dan een 8822-B-formulier in om deze gegevens te corrigeren.

Een TIN-aanvraag corrigeren

SSN-aanvraag

• Neem contact op met de SSA: als er een fout zit in je SSN-aanvraag, moet je rechtstreeks contact opnemen met de SSA. Mogelijk moet je een SS-5-formulier invullen om je gegevens bij te werken of te corrigeren. Als je een SSN-fout wilt corrigeren, moet je documenten verstrekken die je identiteit bewijzen, zoals een paspoort of geboorteakte.
  

ITIN-aanvraag

• Een gecorrigeerd W-7-formulier indienen: als je ITIN-aanvraag fouten bevat, moet je een nieuw W-7-formulier invullen met de juiste gegevens. Voeg de vereiste documenten mee om je identiteit te verifiëren, zoals je paspoort of een ander door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. Verstuur het bijgewerkte W-7-formulier en de ondersteunende documenten hier per post naar de IRS:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
Postbus 149342
Austin, Verenigde Staten 78714-9342

• Een heruitgave aanvragen: als je ITIN een fout bevat, zoals een onjuiste naam of geboortedatum, moet je ook een bijgewerkt W-7-formulier indienen. De IRS zal een gecorrigeerde ITIN uitgeven nadat dit formulier is verwerkt.