Unabhängig davon, ob Sie in den USA ein neues Unternehmen gründen, Ihre Lohnbuchhaltung führen oder Steuerunterlagen einreichen – Ihnen sind wahrscheinlich schon Begriffe Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) und Steueridentifikationsnummer (TIN) untergekommen. Beide haben miteinander zu tun, haben aber unterschiedliche Anwendungsbereiche. Die Unterschiede sollte man mit Blick auf Finanzen, rechtliche Einstufung und steuerliche Verpflichtungen seines Unternehmens kennen.

Hier erfahren Sie, was EIN und TIN sind, wann sie verwendet werden und welche Fehler zu Verzögerungen oder juristischen Problemen führen können.

Inhalt

• EIN und TIN
  
• Beziehung zwischen EIN, SSN, ITIN und TIN
  
• Wann braucht man eine EIN, wann eine weitere TIN?
  
• Beantragung von EIN und TIN
  
• Juristische Folgen einer fehlerhaften Verwendung
  
• Fehlerkorrektur in EIN- und TIN-Anträgen
  

EIN und TIN

Die EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die der Internal Revenue Service (IRS) in den USA Unternehmen und anderen Personen für Steuerzwecke zuweist. Sie dient in erster Linie dazu, Arbeitgeber mit Angestellten auszuweisen, ist aber auch für andere juristische Personen wie Personengesellschaften, Unternehmen und gemeinnützige Organisationen erforderlich. Man kann sie sich wie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für Unternehmen vorstellen, mit der der IRS die Steuerverpflichtungen von Unternehmen im Blick behalten kann. Unternehmen verwenden die EIN auch für Gehaltsabrechnungen und andere unternehmensspezifische Steuerangelegenheiten.

Die TIN beinhaltet dagegen mehrere Identifikationsnummern, die der IRS zur Identifizierung natürlicher und juristischer Personen verwendet. Sozialversicherungsnummer (SSN), EIN und persönliche Steuer-Identifikationsnummer (ITIN) gelten allesamt als TIN.

EIN und TIN unterscheiden sich in ihrem Geltungsbereich und ihrer vorrangigen Verwendung. Die TIN beinhaltet verschiedene Nummern, mit denen der IRS Steuerzahler identifiziert. Die EIN ist eine TIN, die ausschließlich Unternehmen, Trusts, Nachlässen und anderen juristischen Personen zugewiesen wird.

Beziehung zwischen EIN, SSN, ITIN und TIN

EIN, SSN und ITIN sind verschiedene TIN-Typen, die der IRS zur Bestimmung von Steuerpflichten ausgibt. So hängen sie zusammen:

EIN

Die EIN gibt es für Unternehmen und juristische Personen, nicht aber für natürliche Personen. Der IRS gibt sie an Unternehmen, Organisationen, Trusts und Nachlässe zu Steueridentifikationszwecken aus. Sie sind für jedes Unternehmen erforderlich, das Angestellte hat, als Kapitalgesellschaft oder Partnerschaft tätig ist oder das Lohn-, Verbrauchs-, Alkohol-, Tabak- oder Schusswaffensteuerklärungen einreicht.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Die SSN ist die häufigste Art von TIN für natürliche Personen. Der IRS weist sie US-Bürgern und bestimmten berechtigten Einwohnern zu Sozialversicherungszwecken zu. Sie dient auch als TIN für einzelne Steuererklärungen.

ITIN

Die ITIN richtet sich an Personen, die keine SSN bekommen. Der IRS stellt sie für Personen aus, die steuerpflichtig sind, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben. Dazu gehören bestimmte Personen, die nicht in den USA wohnen, alle nicht in den USA ansässigen Nichtinländer und deren Angehörige.

Wann braucht man eine EIN, wann eine weitere TIN?

Ob Sie eine EIN oder eine andere Art von TIN verwenden sollten, hängt von Ihrer konkreten Steuersituation ab. Unter folgenden Voraussetzungen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, eine EIN zu führen:

• Sie beschäftigen Angestellte.

• Sie sind eine Personen- oder Kapitalgesellschaft.

• Ihr Unternehmen reicht Lohn-, Verbrauchs- oder bestimmte andere Steuererklärungen (z. B. für Alkohol oder Schusswaffen) ein.

• Sie sind eine gemeinnützige Organisation oder eine Stiftung.

Mit der EIN können Sie geschäftliche Bankkonten eröffnen, Firmenkredite beantragen und Unternehmens- und Lohnsteuern anmelden.

Natürliche Personen brauchen eine TIN für ihre persönliche Steuererklärung. Dies ist Ihre Sozialversicherungsnummer (sofern Sie eine haben) oder Ihre ITIN, wenn Sie als Ausländer in den USA leben oder Nichtinländer ohne Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer sind.

Beantragung von EIN und TIN

Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur EIN- bzw. TIN-Beantragung:

EIN

Der schnellste Weg, eine EIN zu beantragen, ist der EIN-Assistent auf der IRS-Website. Dieser ist jedoch nur verfügbar, wenn sich Ihr Hauptgeschäftssitz in den USA oder einem US-Territorium befindet. Wenn Sie den Antrag ausgefüllt haben, erhalten Sie umgehend Ihre EIN. Sie können auch ein SS-4-Formular ausfüllen und per Post oder Fax einreichen. Der Postweg kann bis zu vier Wochen dauern, während die Bearbeitung bei einem Fax bis zu vier Werktage dauern kann. Antragsteller aus dem Ausland können den IRS über dessen Auslandsrufnummer erreichen.

TIN

Wenn Sie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) benötigen, stellen Sie den Antrag bei der Social Security Administration (SSA) mittels Formular SS-5. Den Antrag können Sie persönlich in Ihrem SSA-Büro oder per Post einreichen. Sie müssen Nachweise vorlegen, die Ihre Identität, Ihr Alter und Ihre US-Staatsbürgerschaft bzw. Ihren Einwanderungsstatus belegen.

Wenn Sie eine ITIN benötigen, laden Sie sich das Formular W-7 von der IRS-Website herunter. Sie können den Antrag per Post an die dort angegebene IRS Adresse oder persönlich bei einem vom IRS autorisierten Certifying Acceptance Agent oder IRS Taxpayer Assistance Center einreichen. Sie müssen Belege wie einen Reisepass oder andere amtliche Ausweisdokumente vorlegen, die Ihren Ausländerstatus und Ihre Identität belegen. Die Bearbeitung von ITIN-Anträgen dauert in der Regel sieben Wochen. Danach erhalten Sie Ihre ITIN per Post.

Juristische Folgen einer fehlerhaften Verwendung

Die Verwendung der falschen Nummer (EIN, SSN oder ITIN) kann verschiedene Probleme verursachen. Steuererklärungen mit der falschen TIN können zur Ablehnung, zu verzögerten Steuerrückerstattungen oder Bußgeldern führen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung mit der TIN einer anderen Person einreichen, stuft der IRS Ihre Steuererklärung möglicherweise als säumig ein und berechnet Verzugszinsen. Dies kann zu Verwirrung führen und bereits gezahlte Steuern werden u. U. nicht angerechnet. Ihr Einkommen könnte der TIN einer anderen Person zugeordnet werden, was zu Problemen für Sie und das Unternehmen führt, dessen TIN Sie verwendet haben.

Wiederholte TIN-Fehler können den IRS auf Sie aufmerksam machen und das Risiko einer Steuerprüfung erhöhen. Wenn Sie Geschäftsdokumente wie Verträge und Gehaltsabrechnungen einreichen, besteht bei Verwendung der falschen TIN das Risiko, dass Sie gegen Steuergesetze und staatliche Vorschriften verstoßen. Dies kann sogar einen Vertragsbruch darstellen (wenn Sie etwa im Vertrag anstelle der EIN versehentlich Ihre persönliche TIN angeben).

Fehlerkorrektur in EIN- und TIN-Anträgen

Fehler passieren. Wenn Sie einen Fehler in Ihrem EIN- oder TIN-Antrag festgestellt haben, sollten Sie diesen so schnell wie möglich beheben, um spätere Probleme zu vermeiden.

So beheben Sie Fehler an den einzelnen TIN-Typen:

Korrektur von EIN-Anträgen

• Rufen Sie den IRS an: Wenn Sie nach der EIN-Beantragung einen Fehler bemerken, rufen Sie die IRS Business and Specialty Tax Line unter der Rufnummer 1-800-829-4933 an. Legen Sie den Fehler dar. Der IRS kann ihn möglicherweise direkt am Telefon beheben.

• Senden Sie ein Berichtigungsschreiben: Wenn Sie den Fehler nicht telefonisch beheben können, schreiben Sie einen Brief an den IRS. Richten Sie diesen an die für Ihr Unternehmen zuständige IRS-Niederlassung. Es kann einige Wochen dauern, bis der IRS Ihre Korrektur bearbeitet. Machen Sie in Ihrem Schreiben folgende Angaben:

  • Firma laut EIN-Antrag
    
  • TIN (sofern zutreffend)
    
  • Ihre Kontaktdaten
    
  • Den Fehler, der korrigiert werden soll
    

• Fehlerhafte Firmendaten korrigieren: Wenn Sie eine EIN beantragt haben und Angaben wie den Namen oder die Adresse Ihres Unternehmens berichtigen wollen, reichen Sie Formular 8822-B ein.

Korrektur von TIN-Anträgen

SSN-Antrag

• SSA kontaktieren: Wenn Ihr SSN-Antrag einen Fehler aufweist, müssen Sie sich direkt an die SSA wenden. Ggf. müssen Sie Formular SS-5 ausfüllen, um Ihre Angaben zu ändern bzw. zu berichtigen. Wenn Sie eine fehlerhafte Sozialversicherungsnummer korrigieren, müssen Sie u. U. Dokumente vorlegen, die Ihre Identität belegen, wie einen Reisepass oder eine Geburtsurkunde.
  

ITIN-Antrag

• Korrigiertes Formular W-7 einreichen: Wenn Ihr ITIN-Antrag Fehler aufweist, müssen Sie ein neues W-7-Formular mit den korrekten Informationen ausfüllen. Fügen Sie Dokumente wie Ihren Reisepass oder andere amtliche Ausweisdokumente bei, um Ihre Identität zu bestätigen. Senden Sie das neue Formular W-7 und die Begleitdokumente unter dieser Anschrift an den IRS:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Neuausstellung beantragen: Wenn Ihre ITIN einen Fehler wie einen falschen Namen oder ein falsches Geburtsdatum enthält, müssen Sie ebenfalls ein neues W-7-Formular einreichen. Der IRS stellt nach dessen Bearbeitung dann eine korrigierte ITIN aus.