Egal, ob Sie ein neues Unternehmen in den USA gründen, die Gehaltsabrechnung verwalten oder Steuerunterlagen einreichen: Sie sind wahrscheinlich schon auf die Begriffe Employer Identification Number (EIN) und Taxpayer Identification Number (TIN) gestoßen. Diese Begriffe hängen miteinander zusammen, haben jedoch unterschiedliche Anwendungsbereiche. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, um die Finanzen, den rechtlichen Status und die steuerlichen Verpflichtungen Ihres Unternehmens zu verwalten.

Hier erfahren Sie, was EIN und TIN sind, wann sie verwendet werden und welche Fehler zu Verzögerungen oder Konformitätsproblemen führen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Sind TIN und EIN dasselbe?
  
• Wie stehen EIN, SSN und ITIN im Zusammenhang mit der TIN?
  
• Wann sollten Unternehmen eine EIN anstelle einer anderen TIN verwenden?
  
• So beantragen Sie eine EIN
  
• So erhalten Sie andere Arten von TINs
  
• Was passiert, wenn Sie die falsche TIN verwenden?
  
• So korrigieren Sie Fehler in EIN- oder TIN-Anmeldeformularen
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

Sind TIN und EIN dasselbe?

TINs und EINs sind nicht dasselbe. Eine EIN (Employer Identification Number) ist eine Art von TIN (Taxpayer Identification Number), aber nicht alle TINs sind EINs. Eine TIN ist ein allgemeiner Überbegriff, der von der IRS für jede Nummer verwendet wird, die zur Identifizierung von Steuerzahlern dient. Dazu gehören unter anderem EINs, Sozialversicherungsnummern (Social Security Numbers, SSNs) und Identifikationsnummern für einzelne Steuerzahler (Individual Taxpayer Identification Numbers, ITINs).

Eine EIN, manchmal auch als Bundessteuernummer bezeichnet, wird speziell Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen, Nachlässen und anderen Entitäten für Steuerberichtszwecke zugewiesen. Jede EIN ist also eine TIN, umgekehrt gilt dies jedoch nicht. Eine SSN beispielsweise ist ebenfalls eine TIN, wird jedoch Einzelpersonen und nicht Unternehmen ausgestellt.

Was ist eine Taxpayer Identification Number (TIN)?

Eine TIN ist ein weit gefasster Begriff, der verschiedene Arten von Identifikationsnummern umfasst, die die IRS zur Verfolgung von Einzelpersonen und Entitäten für Steuerzwecke verwendet. Jede Nummer, die offiziell von der IRS oder der Social Security Administration zur Identifizierung eines Steuerzahlers vergeben wird, gilt als TIN. Dazu zählen SSNs, EINs, ITINs und Adoption Taxpayer Identification Numbers (ATINs). Eine SSN ist eine Art von TIN, die an US-Staatsbürgerinnen und -bürger sowie berechtigte Einwohnerinnen und Einwohner für individuelle Steuerberichte vergeben wird.

TINs und EINs sind nicht austauschbar. Eine EIN ist eine spezielle Art von TIN, die Unternehmen und anderen Entitäten zugewiesen wird, während eine TIN die übergeordnete Kategorie darstellt. Eine EIN ist immer eine TIN, aber eine TIN ist nicht immer eine EIN.

Was ist eine Employer Identification Number (EIN)?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellig Nummer, die vom US Internal Revenue Service (IRS) Unternehmen, Trusts, Nachlässen und anderen Entitäten für Steuerzwecke zugewiesen wird. Sie ist eine spezielle Art von TIN. Sie wird hauptsächlich zur Identifizierung von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern verwendet, die Mitarbeiter/innen haben, ist aber auch für andere Entitäten wie Partnerschaften, Kapitalgesellschaften und gemeinnützige Organisationen erforderlich. Stellen Sie sich das als Sozialversicherungsnummer für Unternehmen vor – so verfolgt die IRS die steuerlichen Verpflichtungen eines Unternehmens. Unternehmen verwenden eine EIN auch, um die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter/innen zu verwalten und andere unternehmensspezifische Steuerangelegenheiten abzuwickeln.

Beziehung zwischen EIN, SSN, ITIN und TIN

EIN, SSN und ITIN sind verschiedene TIN-Typen, die der IRS zur Bestimmung von Steuerpflichten ausgibt. So hängen sie zusammen:

EIN

EINs sind für Unternehmen und Entitäten, nicht für Einzelpersonen, gedacht. Die IRS stellt sie Unternehmen, Organisationen, Trusts und Nachlässen zu Steueridentifikationszwecken aus. Sie sind für jedes Unternehmen erforderlich, das Mitarbeiter/innen beschäftigt, als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft agiert oder Steuererklärungen für Beschäftigung, Verbrauchsteuern oder Alkohol-, Tabak- und Schusswaffensteuern einreicht.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Die SSN ist die häufigste Art von TIN für natürliche Personen. Der IRS weist sie US-Bürgern und bestimmten berechtigten Einwohnern zu Sozialversicherungszwecken zu. Sie dient auch als TIN für einzelne Steuererklärungen.

ITIN

Die ITIN richtet sich an Personen, die keine SSN bekommen. Der IRS stellt sie für Personen aus, die steuerpflichtig sind, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben. Dazu gehören bestimmte Personen, die nicht in den USA wohnen, alle nicht in den USA ansässigen Nichtinländer und deren Angehörige.

Wann braucht man eine EIN, wann eine weitere TIN?

Ob Sie eine EIN oder eine andere Art von TIN verwenden sollten, hängt von Ihrer konkreten Steuersituation ab. Unter folgenden Voraussetzungen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, eine EIN zu führen:

• Sie beschäftigen Mitarbeiter/innen.

• Sie agieren als Personengesellschaft (Partnership) oder Kapitalgesellschaft (Corporation).

• Ihr Unternehmen reicht Steuererklärungen für Beschäftigung, Verbrauchsteuern oder bestimmte andere Steuern (z. B. Alkohol, Schusswaffen) ein.

• Sie sind eine gemeinnützige Organisation oder ein Trust.

Wann sollte ein Unternehmen eine EIN beantragen?

Wenn für Ihr Unternehmen eine EIN erforderlich ist, sollten Sie diese beantragen, bevor Sie Ihre ersten Mitarbeiter/innen einstellen, ein Geschäftskonto eröffnen oder Ihre erste Unternehmenssteuererklärung einreichen (je nachdem, was zuerst eintritt). Mit einer EIN können Sie Geschäftskonten eröffnen, Unternehmenskredite beantragen und Unternehmenssteuern, einschließlich Lohnsteuern, einreichen.

Benötigen LLCs eine EIN?

Das hängt davon ab, wie Ihre LLC strukturiert ist. Single-Member-LLCs ohne Angestellte benötigen keine EIN. Sie können Ihre SSN für Steuerzwecke verwenden. Multimember-LLCs werden von der IRS jedoch als Personengesellschaften behandelt und müssen über eine EIN verfügen. Auch wenn es nicht erforderlich ist, entscheiden sich viele Inhaber/innen von Single-Member-LLCs für eine EIN, um geschäftliche und private Finanzen getrennt zu halten und zu vermeiden, dass sie ihre SSN an Kundinnen, Kunden oder Anbieter/innen weitergeben müssen.

Benötigen Freelancer eine EIN?

Freelancer und Einzelunternehmer/innen benötigen in der Regel keine EIN. Normalerweise reicht Ihre SSN aus, um Steuern einzureichen und W-9-Formulare für Kundinnen und Kunden auszufüllen. Dennoch ist die Beantragung einer EIN oft eine kluge Entscheidung. Sie schützt Ihre persönliche SSN und erleichtert die Eröffnung eines speziellen Geschäftskontos. Sie benötigen außerdem eine, wenn Sie Subunternehmer/innen beauftragen oder in Zukunft eine LLC oder Kapitalgesellschaft gründen möchten.

Natürliche Personen brauchen eine TIN für ihre persönliche Steuererklärung. Dies ist Ihre Sozialversicherungsnummer (sofern Sie eine haben) oder Ihre ITIN, wenn Sie als Ausländer in den USA leben oder Nichtinländer ohne Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer sind.

So beantragen Sie eine EIN

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine EIN zu beantragen:

• IRS EIN Assistant (am schnellsten): Bewerben Sie sich online über den EIN Assistant auf der IRS-Website und Sie erhalten Ihre EIN sofort. Dies ist nur möglich, wenn sich Ihr Hauptgeschäftssitz in den USA oder in US-amerikanischen Außengebieten befindet.

• Post: Füllen Sie das Formular SS-4 aus und senden Sie es per Post an die IRS. Die Bearbeitung kann bis zu vier Wochen dauern.

• Fax: Faxen Sie Ihr ausgefülltes Formular SS-4 für eine schnellere Bearbeitung (in der Regel innerhalb von bis zu vier Werktagen).

• Telefon (internationale Antragsteller/innen): Rufen Sie die internationale Rufnummer der IRS an, wenn sich Ihr Unternehmen außerhalb der USA oder der US-amerikanischen Außengebiete befindet.

So erhalten Sie andere Arten von TINs

Wenn Sie eine SSN benötigen, beantragen Sie diese bei der Social Security Administration (SSA), indem Sie das Formular SS-5 ausfüllen. Sie können das Anmeldeformular persönlich bei Ihrem örtlichen SSA-Büro oder per Post einreichen. Sie müssen Dokumente vorlegen, die Ihre Identität, Ihr Alter und Ihre US-Staatsbürgerschaft oder Ihren rechtmäßigen Einwanderungsstatus belegen.

Wenn Sie eine ITIN benötigen, laden Sie das Formular W-7 von der IRS-Website herunter. Sie können das Anmeldeformular per Post an die angegebene IRS-Adresse senden oder es persönlich bei einem von der IRS autorisierten Certifying Acceptance Agent oder in einem IRS Taxpayer Assistance Center einreichen. Sie müssen unterstützende Dokumente vorlegen (z. B. einen Reisepass oder einen anderen behördlich ausgestellten Ausweis), die Ihren ausländischen Status und Ihre Identität belegen. Die Bearbeitung von ITIN-Anmeldeformularen dauert in der Regel sieben Wochen. Danach erhalten Sie Ihre ITIN per Post.

Was passiert, wenn Sie die falsche TIN verwenden?

Die Verwendung der falschen Nummer (EIN, SSN oder ITIN) kann verschiedene Probleme verursachen. Steuererklärungen mit der falschen TIN können zur Ablehnung, zu verzögerten Steuerrückerstattungen oder Bußgeldern führen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung mit der TIN einer anderen Person einreichen, stuft der IRS Ihre Steuererklärung möglicherweise als säumig ein und berechnet Verzugszinsen. Dies kann zu Verwirrung führen und bereits gezahlte Steuern werden u. U. nicht angerechnet. Ihr Einkommen könnte der TIN einer anderen Person zugeordnet werden, was zu Problemen für Sie und das Unternehmen führt, dessen TIN Sie verwendet haben.

Wiederholte TIN-Fehler können den IRS auf Sie aufmerksam machen und das Risiko einer Steuerprüfung erhöhen. Wenn Sie Geschäftsdokumente wie Verträge und Gehaltsabrechnungen einreichen, besteht bei Verwendung der falschen TIN das Risiko, dass Sie gegen Steuergesetze und staatliche Vorschriften verstoßen. Dies kann sogar einen Vertragsbruch darstellen (wenn Sie etwa im Vertrag anstelle der EIN versehentlich Ihre persönliche TIN angeben).

Fehlerkorrektur in EIN- und TIN-Anträgen

Wenn Sie einen Fehler in Ihrem EIN- oder TIN-Antrag festgestellt haben, sollten Sie diesen so schnell wie möglich beheben, um spätere Probleme zu vermeiden.

So beheben Sie Fehler an den einzelnen TIN-Typen:

Korrektur von EIN-Anträgen

• Die IRS anrufen: Wenn Sie nach der Beantragung einer EIN einen Fehler feststellen, rufen Sie die Business and Specialty Tax Line der IRS unter (800) 829-4933 an. Wenn Sie den Fehler erklären, kann die IRS ihn möglicherweise schnell telefonisch beheben.

• Einen Korrekturbrief senden: Wenn Sie das Problem nicht telefonisch beheben können, schreiben Sie einen Brief an die IRS. Senden Sie den Brief an das zuständige IRS-Büro, je nachdem, wo Ihr Unternehmen tätig ist. Es kann einige Wochen dauern, bis die IRS Ihre Korrektur bearbeitet hat. Geben Sie in dem Brief Folgendes an:

  • Ihren Unternehmensnamen, wie er auf dem Anmeldeformular für die EIN erscheint
    
  • Ihre TIN (falls zutreffend)
    
  • Ihre Kontaktinformationen
    
  • Den Fehler, der korrigiert werden muss
    

• Falsche Unternehmensangaben aktualisieren: Wenn Sie eine EIN beantragt haben und Informationen aktualisieren müssen (z. B. Ihren Unternehmensnamen oder Ihre Adresse), reichen Sie das Formular 8822-B ein, um diese Angaben zu korrigieren.

Korrektur von TIN-Anträgen

SSN-Antrag

• Die SSA kontaktieren: Wenn bei Ihrem Anmeldeformular für die SSN ein Fehler aufgetreten ist, müssen Sie sich direkt an die SSA wenden. Möglicherweise müssen Sie das Formular SS-5 ausfüllen, um Ihre Informationen zu aktualisieren oder zu korrigieren. Halten Sie bei der Korrektur eines SSN-Fehlers Dokumente bereit, die Ihre Identität belegen (z. B. einen Reisepass oder eine Geburtsurkunde).
  

ITIN-Antrag

• Ein korrigiertes Formular W-7 einreichen: Wenn Ihr ITIN-Anmeldeformular Fehler enthält, müssen Sie ein neues Formular W-7 mit den korrekten Informationen ausfüllen. Fügen Sie die erforderlichen Dokumente zur Überprüfung Ihrer Identität bei (z. B. Ihren Reisepass oder einen anderen behördlich ausgestellten Ausweis). Senden Sie das aktualisierte Formular W-7 und die unterstützenden Dokumente an folgende Adresse der IRS:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Eine Neuausstellung anfordern: Wenn Ihre ITIN einen Fehler enthält (z. B. einen falschen Namen oder ein falsches Geburtsdatum), müssen Sie ebenfalls ein aktualisiertes Formular W-7 einreichen. Die IRS stellt nach Bearbeitung dieses Formulars eine korrigierte ITIN aus.
  

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