Que vous créiez une nouvelle entreprise aux États-Unis, que vous gériez la paie ou que vous remplissiez des documents fiscaux, vous avez probablement rencontré les termes numéro d'identification d'employeur (EIN) et numéro d'identification de contribuable (TIN). Ces termes sont liés, mais ont des applications distinctes. Il est important de comprendre ces distinctions pour gérer les finances, le statut juridique et les obligations fiscales de l'entreprise.

Ci-dessous, nous expliquons ce que sont les EIN et les TIN, quand les utiliser, et les erreurs courantes qui peuvent entraîner des retards ou des problèmes de conformité.

Sommaire

• Les numéros TIN et EIN sont-ils identiques ?
  
• Quel est le lien entre les numéros EIN, SSN et ITIN, et le numéro TIN ?
  
• Quand les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu'un autre numéro TIN ?
  
• Comment demander un EIN
  
• Comment obtenir d'autres types de numéros TIN
  
• Que se passe-t-il si vous utilisez le mauvais numéro TIN ?
  
• Comment corriger les erreurs dans les formulaires d'inscription aux numéros EIN ou TIN
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Les numéros TIN et EIN sont-ils identiques ?

Les numéros TIN et EIN ne sont pas identiques. Un EIN (numéro d'identification de l'employeur) est un type de TIN (numéro d'identification du contribuable), mais tous les TIN ne sont pas des EIN. Le sigle TIN est un terme générique utilisé par l'IRS pour désigner tout numéro servant à identifier un contribuable, ce qui inclut notamment les EIN, les numéros de sécurité sociale (SSN) et les numéros d'identification de contribuable pour les entrepreneurs individuels (ITIN).

Un EIN, parfois appelé numéro fiscal fédéral, est spécifiquement attribué aux entreprises, aux associations à but non lucratif, aux successions et à d'autres entités à des fins de déclaration d'impôts. Ainsi, bien que chaque EIN soit un TIN, l'inverse n'est pas vrai (un SSN, par exemple, est également un TIN, mais il est délivré aux entrepreneurs individuels, et non aux entreprises).

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification du contribuable (TIN) ?

Le terme TIN est un terme générique englobant plusieurs types de numéros d'identification que l'IRS utilise pour suivre les entrepreneurs individuels et les entités pour les impôts. Tout numéro officiellement délivré par l'IRS ou la Social Security Administration pour identifier un contribuable est considéré comme un TIN, comme les SSN, les EIN, les ITIN et les numéros d'identification de contribuable pour l'adoption (ATIN). Un SSN est un type de TIN, délivré aux citoyens des États-Unis et aux résidents éligibles pour la déclaration d'impôts des entrepreneurs individuels.

Les numéros TIN et EIN ne sont pas interchangeables. Un EIN est un type spécifique de TIN attribué aux entreprises et à d'autres entités, tandis qu'un TIN est la catégorie globale qui le contient. Un EIN est toujours un TIN, mais un TIN n'est pas toujours un EIN.

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employé (EIN) ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises, fiducies, successions et autres entités à des fins de déclaration d'impôts. Il s'agit d'un type spécifique de TIN. Son utilisation principale est d'identifier les employeurs qui ont des employés, mais il est également obligatoire pour d'autres entités telles que les sociétés de personnes, les sociétés par actions et les associations à but non lucratif. Considérez-le comme un numéro de sécurité sociale pour les entreprises (c'est ainsi que l'IRS suit les obligations en matière d'impôts d'une entreprise). Les entreprises utilisent également un EIN pour gérer la paie des employés et traiter d'autres questions d'impôts spécifiques aux entreprises.

Quel est le lien entre l'EIN, le SSN et l'ITIN, d'une part, et le TIN, d'autre part ?

Les EIN, SSN et ITIN sont différents types de TIN émis par l’IRS pour assurer le suivi des obligations fiscales. Voici comment ils sont liés :

EIN

Les numéros EIN sont destinés aux entreprises et aux entités plutôt qu'aux entrepreneurs individuels. L'IRS les délivre aux entreprises, aux organisations, aux fiducies et aux successions à des fins d'identification fiscale. Ils sont obligatoires pour toute entreprise qui a du personnel, fonctionne comme une société par actions ou une société de personnes, ou dépose des déclarations fiscales liées à l'emploi, aux accises, ou à l'alcool, au tabac et aux armes à feu.

SSN

Le SSN est le type de TIN le plus courant chez les particuliers. L’IRS les attribue aux citoyens américains et à certains résidents éligibles, généralement pour assurer le suivi des prestations de sécurité sociale. Ils servent également de TIN pour les déclarations fiscales des particuliers.

ITIN

Les ITIN sont destinés aux personnes qui ne peuvent pas obtenir de SSN. L’IRS les délivre aux personnes qui sont tenues de payer des taxes, mais qui ne sont pas admissibles à l'obtention d'un SSN. Il s’agit notamment de certains résidents non américains, de tous les non-résidents non américains et des personnes à leur charge.

Dans quelles circonstances les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN ?

L’utilisation d’un EIN ou d’un autre type de TIN dépend de votre situation fiscale. Votre entreprise est légalement tenue d’avoir un EIN si :

• L'entreprise a du personnel

• L'entreprise exerce ses activités en tant que société de personnes ou société par actions

• L'entreprise dépose des déclarations fiscales liées à l'emploi, aux accises ou à d'autres taxes spécifiques (par exemple, alcool, armes à feu)

• Il s'agit d'une association à but non lucratif ou d'une fiducie

Quand une entreprise doit-elle demander un numéro EIN ?

Si l'entreprise est tenue d'avoir un numéro EIN, il est conseillé d'en faire la demande avant d'embaucher le premier membre du personnel, d'ouvrir un compte bancaire professionnel ou de déposer la première déclaration fiscale de l'entreprise, selon la première de ces éventualités. Il est possible d'utiliser un numéro EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, demander des prêts commerciaux et déclarer les impôts de l'entreprise, y compris les charges sociales.

Les LLC ont-elles besoin d'un numéro EIN ?

Cela dépend de la structure de la LLC. Les LLC à membre unique sans personnel ne sont pas tenues d'avoir un numéro EIN (il est possible d'utiliser le SSN à des fins fiscales). Cependant, les LLC à plusieurs membres sont traitées comme des sociétés de personnes par l'IRS et doivent posséder un numéro EIN. Même si ce n'est pas obligatoire, de nombreux propriétaires de LLC à membre unique choisissent d'obtenir un numéro EIN pour séparer les finances de l'entreprise des finances personnelles et pour éviter de partager leur SSN avec les clients ou les fournisseurs.

Les freelances ont-ils besoin d'un numéro EIN ?

Les freelances et les entrepreneurs individuels ne sont généralement pas tenus d'avoir un numéro EIN (le SSN suffit généralement pour la déclaration des impôts et pour remplir les formulaires W-9 pour les clients). Mais obtenir un numéro EIN est souvent une décision judicieuse. Cela protège le SSN personnel et facilite l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié. Ce numéro sera également nécessaire en cas d'embauche de sous-traitants ou de projet de création d'une LLC ou d'une société par actions par la suite.

En tant que particulier, vous devez utiliser votre TIN pour vos déclarations fiscales. Il s’agit de votre SSN, si vous en avez un, ou de votre ITIN, si vous êtes un résident non américain ou un non-résident qui n'a pas droit à un SSN.

Comment faire une demande d’EIN ?

Il existe plusieurs façons de demander un numéro EIN :

• Assistant EIN de l'IRS (le plus rapide) : Faites la demande en ligne via l'Assistant EIN sur le site Web de l'IRS et recevez le numéro EIN immédiatement. Disponible uniquement si l'entreprise principale est située aux États-Unis ou sur ses territoires.

• Courrier : Remplissez et envoyez le formulaire SS-4 par courrier à l'IRS. Le traitement peut prendre jusqu'à quatre semaines.

• Fax : Envoyez le formulaire SS-4 rempli par fax pour un traitement plus rapide (généralement jusqu'à quatre jours ouvrables).

• Téléphone (demandes internationales) : Appelez la ligne internationale de l'IRS si l'entreprise est située en dehors des États-Unis ou de leurs territoires.

Comment obtenir d'autres types de numéros TIN

S'il est nécessaire d'obtenir un numéro SSN, faites-en la demande auprès de la Social Security Administration (SSA) en remplissant le formulaire SS-5. Il est possible de soumettre le formulaire d'inscription en personne au bureau local de la SSA ou par courrier. Il est nécessaire de fournir des documents prouvant l'identité, l'âge et la citoyenneté des États-Unis ou le statut d'immigration légale.

Pour obtenir un numéro ITIN, téléchargez le formulaire W-7 sur le site Web de l'IRS. Il est possible de soumettre le formulaire d'inscription par courrier à l'adresse de l'IRS indiquée ou en personne à un agent d'acceptation certificateur agréé par l'IRS ou à un centre d'assistance aux contribuables de l'IRS. Il est obligatoire de fournir des pièces justificatives (comme un passeport ou une autre pièce d'identité officielle) prouvant le statut d'étranger et l'identité. Le traitement des formulaires d'inscription au numéro ITIN prend généralement sept semaines. Ensuite, le numéro ITIN est envoyé par courrier.

Que se passe-t-il si vous utilisez le mauvais numéro TIN ?

L’utilisation d’un numéro erroné, qu’il s’agisse d’un EIN, d’un SSN ou d’un ITIN, peut entraîner plusieurs problèmes. L'utilisation d'un mauvais TIN peut entraîner le rejet de la déclaration fiscale, des retards dans les remboursements fiscaux ou des amendes de la part de l'IRS. Si vous utilisez le TIN de quelqu’un d’autre pour votre déclaration fiscale, l'IRS peut la considérer comme manquante et vous infliger des frais de retard. Cette situation peut engendrer une confusion dans les dossiers de l'IRS et vous risquez de ne pas être crédité pour les taxes que vous avez déjà payées. Vos revenus risquent d'être associés au TIN de quelqu’un d’autre, ce qui pose des problèmes pour vous et pour l’entité dont vous avez utilisé le TIN.

Des erreurs de TIN répétées peuvent amener l'IRS à renforcer sa surveillance et vous exposer à un audit. Lorsque vous remplissez des documents commerciaux, tels que des contrats ou des déclarations de paie, l’utilisation d’un TIN incorrect vous expose à un risque de non-conformité à la législation fiscale et aux réglementations nationales. Cette erreur peut même entraîner une rupture de contrat (par exemple, si vous étiez tenu d'indiquer un EIN dans le contrat mais que vous avez accidentellement indiqué votre TIN personnel à la place).

Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN ?

Si vous vous rendez compte qu'il y a une erreur dans votre demande d'EIN ou de TIN, il est important de la corriger dès que possible afin d'éviter des problèmes plus importants par la suite.

Voici comment corriger les erreurs pour chaque type de TIN :

Correction d’une demande d’EIN

• Appelez l'IRS : Si vous remarquez une erreur après avoir demandé un EIN, appelez la ligne d'assistance aux entreprises et impôts spécialisés de l'IRS au (800) 829-4933. Expliquez l'erreur, l'IRS pourra peut-être la corriger rapidement par téléphone.

• Envoyez une lettre de correction : S'il n'est pas possible de corriger l'erreur par téléphone, écrivez une lettre à l'IRS. Envoyez cette lettre au bureau de l'IRS correspondant au lieu d'activité de votre entreprise. L'IRS peut mettre quelques semaines à traiter cette correction. Dans la lettre, indiquez :

  • Le nom de l'entreprise, tel qu'il figure sur le formulaire d'inscription au numéro EIN
    
  • Le numéro TIN, le cas échéant
    
  • Les coordonnées de contact
    
  • L'erreur à corriger
    

• Mettez à jour les informations de l'entreprise incorrectes : Si vous avez demandé un numéro EIN et que vous devez mettre à jour des informations (comme le nom de l'entreprise ou l'adresse), remplissez le formulaire 8822-B pour corriger ces informations.

Correction d’une demande de TIN

Demande de SSN

• Contactez la SSA : En cas d'erreur sur le formulaire d'inscription au SSN, il est nécessaire de contacter directement la SSA. Il faudra peut-être remplir le formulaire SS-5 pour mettre à jour ou corriger les informations. Lors de la correction d'une erreur de SSN, préparez-vous à fournir des documents prouvant l'identité, tels qu'un passeport ou un acte de naissance.
  

Demande d’ITIN

• Soumettez un formulaire W-7 corrigé : Si le formulaire d'inscription au numéro ITIN comporte des erreurs, il est nécessaire de remplir un nouveau formulaire W-7 avec les informations correctes. Joignez les documents obligatoires pour vérifier l'identité, comme un passeport ou une autre pièce d'identité officielle. Envoyez le formulaire W-7 mis à jour et les pièces justificatives à l'IRS à l'adresse suivante :
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342 (États-Unis)

• Demandez une réémission : Si le numéro ITIN contient une erreur, comme un nom ou une date de naissance incorrects, il est également nécessaire de soumettre un formulaire W-7 mis à jour. L'IRS émettra un numéro ITIN corrigé une fois ce formulaire traité.
  

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