Que vous créiez une nouvelle entreprise aux États-Unis, que vous soyez responsable de la gestion de la paie ou que vous deviez remplir des documents fiscaux, vous avez probablement déjà rencontré les termes « numéro d’identification d’employeur » (EIN) et « numéro fiscal » (TIN). Ces termes sont étroitement liés, mais ont des applications distinctes. Il est important de bien comprendre ces distinctions pour gérer les finances, la situation juridique et les obligations fiscales de votre entreprise.

Vous trouverez ci-après des informations détaillées sur les EIN et les TIN, sur les circonstances dans lesquelles il convient de les utiliser et sur les erreurs les plus courantes qui peuvent entraîner des retards ou des problèmes de conformité.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN ? Qu’est-ce qu’un TIN ?
  
• Quel est le lien entre l'EIN, le SSN et l'ITIN, d'une part, et le TIN, d'autre part ?
  
• Dans quelles circonstances les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN ?
  
• Comment faire une demande d’EIN ou de TIN ?
  
• Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation d’un mauvais numéro ?
  
• Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN ? Qu’est-ce qu’un TIN ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises et autres entités à des fins fiscales. Il sert principalement à identifier les employeurs qui embauchent des employés, mais il est également requis pour d’autres entités telles que les sociétés de personnes, les sociétés par actions et les organisations à but non lucratif. Il s'agit en quelque sorte d'un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les entreprises : c'est ainsi que l'IRS suit les obligations fiscales d'une entreprise. Les entreprises utilisent également un EIN pour gérer la paie de leurs employés et traiter d’autres questions fiscales spécifiques.

Un TIN est un terme plus large englobant plusieurs types de numéros d’identification utilisés par l’IRS pour suivre les individus et les entités à des fins fiscales. Les SSN, les EIN et les numéros de contribuable individuel (ITIN) sont tous des types de TIN.

Les EIN et les TIN diffèrent dans leur champ d'application et leur utilisation principale. Un TIN est un terme général qui inclut différents types de numéros utilisés par l’IRS pour suivre les contribuables. Un EIN est un type spécifique de TIN délivré exclusivement aux entreprises, fiducies, successions et à d'autres entités.

Quel est le lien entre l'EIN, le SSN et l'ITIN, d'une part, et le TIN, d'autre part ?

Les EIN, SSN et ITIN sont différents types de TIN émis par l’IRS pour assurer le suivi des obligations fiscales. Voici comment ils sont liés :

EIN

Les EIN sont destinés aux entreprises et aux entités plutôt qu’aux particuliers. L’IRS les délivre aux entreprises, organisations, fiducies et successions à des fins d’identification fiscale. Ils sont nécessaires pour toutes les entreprises qui comptent des employés, qui exercent leurs activités sous forme de société ou de société de personnes, ou qui déclarent des revenus concernant l'emploi, les droits d'accise, l'alcool, le tabac et les armes à feu

SSN

Le SSN est le type de TIN le plus courant chez les particuliers. L’IRS les attribue aux citoyens américains et à certains résidents éligibles, généralement pour assurer le suivi des prestations de sécurité sociale. Ils servent également de TIN pour les déclarations fiscales des particuliers.

ITIN

Les ITIN sont destinés aux personnes qui ne peuvent pas obtenir de SSN. L’IRS les délivre aux personnes qui sont tenues de payer des taxes, mais qui ne sont pas admissibles à l'obtention d'un SSN. Il s’agit notamment de certains résidents non américains, de tous les non-résidents non américains et des personnes à leur charge.

Dans quelles circonstances les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN ?

L’utilisation d’un EIN ou d’un autre type de TIN dépend de votre situation fiscale. Votre entreprise est légalement tenue d’avoir un EIN si :

• Vous avez des employés.

• Vous opérez en tant que société de personnes ou que société par actions.

• Votre entreprise déclare des revenus concernant l'emploi, les droits d'accise ou autres (alcool, armes à feu, etc.).

• Vous êtes une organisation à but non lucratif ou une fiducie.

Vous pouvez utiliser un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, demander des prêts commerciaux et remplir leurs déclarations fiscales, y compris les charges sociales.

En tant que particulier, vous devez utiliser votre TIN pour vos déclarations fiscales. Il s’agit de votre SSN, si vous en avez un, ou de votre ITIN, si vous êtes un résident non américain ou un non-résident qui n'a pas droit à un SSN.

Comment faire une demande d’EIN ou de TIN ?

Voici un guide rapide pour demander un EIN ou un TIN en fonction de vos besoins :

EIN

Le moyen le plus rapide de faire une demande d’EIN est de passer par l'Assistant EIN sur le site Web de l'IRS. Toutefois, ce service n’est disponible que si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Une fois la demande remplie, vous recevez immédiatement votre EIN. Vous pouvez également envoyer un formulaire SS-4 dûment rempli par courrier ou par fax. Le traitement par courrier peut prendre jusqu'à quatre semaines, tandis que le traitement par fax peut prendre jusqu'à quatre jours ouvrables Les demandeurs internationaux peuvent déposer leur demande en appelant la ligne internationale de l'IRS.

TIN

Si vous avez besoin d’un SSN, vous devez en faire la demande auprès de la Social Security Administration (SSA) en remplissant le formulaire SS-5. Vous pouvez soumettre la demande en personne à votre bureau local de la SSA ou par courrier. Vous devez fournir des documents prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté américaine ou votre statut d'immigrant légal.

Si vous avez besoin d’un ITIN, téléchargez le formulaire W-7 sur le site Web de IRS. Vous pouvez soumettre votre demande par courrier à l’adresse de l'IRS indiquée ou en personne auprès d'un agent de certification agréé ou d'un centre de services aux contribuables de l'IRS. Vous devez fournir des pièces justificatives, telles qu’un passeport ou une autre pièce d’identité officielle, qui prouvent votre statut et votre identité à l'étranger. Le traitement des demandes d’ITIN prend généralement sept semaines. Vous recevrez ensuite votre ITIN par courrier.

Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation d’un mauvais numéro ?

L’utilisation d’un numéro erroné, qu’il s’agisse d’un EIN, d’un SSN ou d’un ITIN, peut entraîner plusieurs problèmes. L'utilisation d'un mauvais TIN peut entraîner le rejet de la déclaration fiscale, des retards dans les remboursements fiscaux ou des amendes de la part de l'IRS. Si vous utilisez le TIN de quelqu’un d’autre pour votre déclaration fiscale, l'IRS peut la considérer comme manquante et vous infliger des frais de retard. Cette situation peut engendrer une confusion dans les dossiers de l'IRS et vous risquez de ne pas être crédité pour les taxes que vous avez déjà payées. Vos revenus risquent d'être associés au TIN de quelqu’un d’autre, ce qui pose des problèmes pour vous et pour l’entité dont vous avez utilisé le TIN.

Des erreurs de TIN répétées peuvent amener l'IRS à renforcer sa surveillance et vous exposer à un audit. Lorsque vous remplissez des documents commerciaux, tels que des contrats ou des déclarations de paie, l’utilisation d’un TIN incorrect vous expose à un risque de non-conformité à la législation fiscale et aux réglementations nationales. Cette erreur peut même entraîner une rupture de contrat (par exemple, si vous étiez tenu d'indiquer un EIN dans le contrat mais que vous avez accidentellement indiqué votre TIN personnel à la place).

Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN ?

L'erreur est humaine. Si vous vous rendez compte qu'il y a une erreur dans votre demande d'EIN ou de TIN, il est important de la corriger dès que possible afin d'éviter des problèmes plus importants par la suite.

Voici comment corriger les erreurs pour chaque type de TIN :

Correction d’une demande d’EIN

• Appelez l’IRS : si vous remarquez une erreur après avoir fait une demande d’EIN, appelez le service de l'IRS chargé de la fiscalité des services spécialisés et des entreprises au 1-800-829-4933. Expliquez l’erreur et l’IRS pourra peut-être la corriger rapidement par téléphone.

• Envoyez une lettre de correction : si vous ne parvenez pas à résoudre le problème par téléphone, écrivez une lettre à l’IRS. Envoyez la lettre au bureau de l’IRS compétent, en fonction du lieu où votre entreprise exerce ses activités. Le traitement de votre correction par l’IRS peut prendre quelques semaines. Dans la lettre, indiquez :

  • le nom de votre entreprise, tel qu’il apparaît sur la demande d’EIN ;
    
  • votre numéro d’identification fiscale, le cas échéant ;
    
  • vos coordonnées ;
    
  • l’erreur à corriger.
    

• Mettez à jour les informations incorrectes sur votre entreprise : si vous avez fait une demande d’EIN et que vous devez mettre à jour des informations telles que le nom ou l’adresse de votre entreprise, remplissez le formulaire 8822-B pour les corriger.

Correction d’une demande de TIN

Demande de SSN

• Contactez la SSA : en cas d’erreur dans votre demande de SSN, vous devez contacter directement la SSA. Vous devrez peut-être remplir le formulaire SS-5 pour mettre à jour ou corriger vos informations. Lorsque vous corrigez une erreur de SSN, soyez prêt à fournir des documents prouvant votre identité, tels qu’un passeport ou un certificat de naissance.
  

Demande d’ITIN

• Envoyez un formulaire W-7 corrigé : si votre demande d’ITIN comporte des erreurs, vous devez remplir un nouveau formulaire W-7 avec les informations correctes. Joignez les documents requis pour vérifier votre identité, tels que votre passeport ou une autre pièce d’identité officielle. Envoyez le formulaire W-7 mis à jour et les pièces justificatives à l’IRS à l'adresse suivante :
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342 (États-Unis)

• Demandez une réémission : si votre ITIN contient une erreur, telle qu’un nom ou une date de naissance incorrect, vous devez également envoyer un formulaire W-7 mis à jour. L’IRS émettra un ITIN corrigé après le traitement de ce formulaire.