Que vous créiez une nouvelle entreprise aux États-Unis, que vous gériez les salaires ou que vous remplissiez des documents fiscaux, vous avez probablement déjà rencontré les termes Employer Identification Number (EIN ou numéro d’identification d’employeur) et Tax Identification Number (TIN ou numéro d’identification fiscale). Ces termes sont interdépendants, mais ont des applications distinctes. Il est important de bien comprendre ces distinctions pour gérer les finances, la situation juridique et les obligations fiscales de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur ce que sont les EIN et les TIN, quand les utiliser et les erreurs courantes pouvant entraîner des retards ou des problèmes de conformité.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un EIN et qu’est-ce qu’un TIN?
  
• Quel est le lien entre l’EIN, le SSN, l’ITIN et le TIN?
  
• Quand les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN?
  
• Comment faire une demande d’EIN ou de TIN
  
• Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation d’un mauvais numéro?
  
• Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN
  

Qu’est-ce qu’un EIN et qu’est-ce qu’un TIN?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises et autres entités à des fins fiscales. Il est principalement utilisé pour identifier les employeurs qui ont des employés, mais il est également requis pour d’autres entités telles que les sociétés de personnes, les entreprises et les organismes à but non lucratif. Considérez-le comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les entreprises : c’est la façon dont l’IRS suit les obligations fiscales d’une entreprise. Les entreprises utilisent également un EIN pour gérer la paie de leurs employés et traiter d’autres questions fiscales spécifiques.

Un TIN est un terme plus large englobant plusieurs types de numéros d’identification que l’IRS utilise pour suivre les individus et les entités à des fins fiscales. Les numéros de sécurité sociale (SSN), les numéros d’identification d’employeur (EIN) et les numéros d’identification de contribuable (ITIN) sont tous des types de numéros d’identification fiscale (TIN).

Les EIN et les TIN diffèrent par leur portée et leur utilisation principale. Un TIN est un terme général qui comprend différents types de numéros utilisés par l’IRS pour suivre les contribuables. Un EIN est un type spécifique de TIN délivré exclusivement aux entreprises, fiducies, successions et autres entités.

Comment les EIN, les SSN et les ITIN sont-ils liés au TIN?

Les EIN, les SSN et les ITIN sont différents types de TIN émis par l’IRS pour suivre les obligations fiscales. Voici comment ils sont liés :

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

Les EIN sont destinés aux entreprises et aux entités plutôt qu’aux particuliers. L’IRS les émet à des entreprises, des organisations, des fiducies et des successions à des fins d’identification fiscale. Ils sont requis pour toute entreprise qui a des employés, qui exerce ses activités en tant qu’entreprise ou société de personnes, ou qui produit des déclarations de revenus d’emploi, d'accise ou d’alcool, de tabac et d’armes à feu.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les SSN est le type de TIN le plus courant chez les particuliers. L’IRS les attribue aux citoyens américains et à certains résidents admissibles, généralement pour suivre les prestations de sécurité sociale. Ils servent également de numéros d’identification fiscale pour les déclarations de revenus des particuliers.

Numéro d’identification de contribuable (ITIN)

Les ITIN sont destinés aux personnes qui ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale. L’IRS les délivre aux personnes qui doivent payer des impôts, mais qui ne sont pas admissibles au numéro de sécurité sociale. Il s’agit notamment de certains non-résidents américains, de tous les non-résidents non-américains et de leurs personnes à charge.

Quand les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN?

L’utilisation d’un EIN ou d’un autre type de TIN dépend de votre situation fiscale. Votre entreprise est légalement tenue d’avoir un EIN si :

• Vous avez des employés.

• Vous exploitez une société de personnes ou une entreprise.

• Votre entreprise produit des déclarations d’emploi, d’accise ou d’autres déclarations de revenus (p. ex., alcool, armes à feu).

• Vous êtes un organisme à but non lucratif ou une fiducie.

Vous pouvez utiliser un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, faire une demande de prêts commerciaux et déclarer les impôts professionnels, y compris les charges sociales.

En tant que particulier, vous devez utiliser votre numéro d’identification fiscale (TIN) pour produire vos déclarations de revenus des particuliers. Il s’agit de votre numéro de sécurité sociale (SSN), si vous en avez un, ou de votre ITIN si vous êtes un non-résident américain ou un non-résident qui n’est pas admissible à un numéro de sécurité sociale.

Comment faire une demande d’EIN ou de TIN

Voici un guide rapide pour faire une demande d’EIN ou de TIN en fonction de vos besoins :

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

Le moyen le plus rapide de faire une demande d’EIN est de passer par l'Assistant EIN sur le site Web du IRS. Toutefois, cette option n’est disponible que si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Une fois la demande remplie, vous recevez immédiatement votre EIN. Vous pouvez également envoyer par la poste ou par télécopieur un formulaire SS-4 dûment rempli pour présenter votre demande. Le traitement par la poste peut prendre jusqu’à quatre semaines, alors que cela peut prendre jusqu’à quatre jours ouvrables si vous faites votre demande par télécopieur. Les candidats internationaux peuvent faire leur demande en appelant l’IRS à sa ligne internationale.

Numéro d’identification fiscale (TIN)

Si vous avez besoin d’un numéro de sécurité sociale (SSN), vous devez en faire la demande auprès de la Social Security Administration (SSA) en remplissant le formulaire SS-5. Vous pouvez soumettre la demande en personne à votre bureau SSA local ou par courrier. Vous devez fournir des documents prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté américaine ou votre statut d’immigration légal.

Si vous avez besoin d’un ITIN, téléchargez le formulaire W-7 sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez soumettre votre demande par la poste à l’adresse IRS indiquée ou en personne à un agent d’acceptation de certification agréé par l’IRS, ou à un Centre d’aide au contribuable de l’IRS. Vous devez fournir des pièces justificatives, telles qu’un passeport ou une autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, qui attestent de votre statut en tant qu’étranger et de votre identité. Le traitement des demandes d’ITIN prend généralement sept semaines. Vous recevrez ensuite votre ITIN par la poste.

Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation d’un mauvais numéro?

L’utilisation d’un numéro erroné, qu’il s’agisse d’un EIN, d’un SSN ou d’un ITIN, peut entraîner plusieurs problèmes. Déclarer des impôts avec le mauvais TIN peut entraîner le rejet des déclarations fiscales, des retards de remboursement d’impôt ou des amendes de la part de l’IRS. Si vous déclarez vos impôts avec le numéro d’identification fiscale de quelqu’un d’autre, l’IRS peut considérer votre déclaration fiscale comme manquante et vous imposer des frais de retard. Cela peut créer une confusion avec les registres de l’IRS, et il se peut que vous ne soyez pas crédité pour les impôts que vous avez déjà payés. Votre revenu peut être lié au numéro d’identification fiscale de quelqu’un d’autre, ce qui crée des problèmes pour vous et pour l’entité dont vous avez utilisé le numéro d’identification fiscale.

Des erreurs répétées avec les numéros d’identification fiscale peuvent accroître la surveillance de l’IRS et le risque d’un audit. Lorsque vous déposez des documents commerciaux, tels que des contrats ou des déclarations de paie, l’utilisation d’un TIN incorrect vous expose à un risque de non-conformité aux lois fiscales et aux réglementations nationales. Cela peut même entraîner une rupture de contrat (par exemple, si vous deviez indiquer un EIN sur le contrat, mais que vous avez accidentellement indiqué votre TIN personnel à la place).

Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN

Des erreurs peuvent se produire. Si vous vous êtes rendu compte qu’il y avait une erreur dans votre demande d’EIN ou de TIN, il est important de la corriger dès que possible pour éviter des problèmes plus importants par la suite.

Voici comment corriger les erreurs pour chaque type de TIN :

Correction d’une demande d’EIN

• Appeler l’IRS : Si vous remarquez une erreur après avoir fait une demande d’EIN, appelez la Business and Speciality Tax Line de l’IRS au 1 800 829-4933. Expliquez l’erreur et l’IRS pourra peut-être la corriger rapidement par téléphone.

• Envoyer une lettre de correction : Si vous ne parvenez pas à le résoudre par téléphone, écrivez une lettre à l’IRS. Envoyez la lettre au bureau de l’IRS approprié, en fonction de l’endroit où votre entreprise exerce ses activités. Le traitement de votre correction par l’IRS peut prendre quelques semaines. Dans la lettre, incluez :

  • Votre nom d’entreprise, tel qu’il apparaît sur la demande d’EIN
    
  • Votre numéro d’identification fiscale, s’il y a lieu
    
  • Vos coordonnées
    
  • L’erreur à corriger
    

• Mettre à jour des informations d’entreprise incorrectes : Si vous avez fait une demande d’EIN et que vous devez mettre à jour des informations telles que le nom ou l’adresse de votre entreprise, remplissez le formulaire 8822-B pour corriger ces informations.

Correction d’une demande de TIN

Demande d’un SSN

• Contacter le SSA : En cas d’erreur avec votre demande de SSN, vous devez contacter directement le SSA. Vous devrez peut-être remplir le formulaire SS-5 pour mettre à jour ou corriger vos informations. Lorsque vous corrigez une erreur de numéro de sécurité sociale, soyez prêt à fournir des documents prouvant votre identité, tels qu’un passeport ou un certificat de naissance.
  

Demande d’ITIN

• Envoyez un formulaire W-7 corrigé : Si votre demande d’ITIN comporte des erreurs, vous devez remplir un nouveau formulaire W-7 avec les informations correctes. Joignez les documents requis pour vérifier votre identité, tels que votre passeport ou une autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement. Envoyez le formulaire W-7 mis à jour et les pièces justificatives à l’IRS ici :
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Demander une réémission : Si votre ITIN contient une erreur, telle qu’un nom ou une date de naissance incorrect, vous devez également envoyer un formulaire W-7 mis à jour. L’IRS émettra un ITIN corrigé après le traitement de ce formulaire.