Que vous lanciez une nouvelle entreprise aux États-Unis, que vous gériez la paie ou que vous produisiez des déclarations de revenus, vous avez probablement rencontré les termes Employer Identification Number (EIN) et Tax Identification Number (TIN). Ces termes sont liés, mais ont des applications distinctes. Il est important de comprendre ces distinctions pour gérer les finances, la situation juridique et les obligations fiscales de votre entreprise.

Ci-dessous, nous expliquons ce que sont les EIN et les TIN, quand les utiliser et les erreurs courantes qui peuvent entraîner des retards ou des problèmes de conformité.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un EIN et qu’est-ce qu’un TIN?
  
• Quel est le lien entre l’EIN, le SSN et l’ITIN et le TIN?
  
• Quand les entreprises devraient-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN?
  
• Comment demander un EIN ou un TIN?
  
• Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation du mauvais numéro?
  
• Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN?
  
• Comment Stripe Atlas peut-il vous aider?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et qu’est-ce qu’un TIN?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises et autres entités à des fins fiscales. Il est principalement utilisé pour identifier les employeurs qui ont des employés, mais il est également requis pour d’autres entités telles que les sociétés de personnes, les entreprises et les organismes à but non lucratif. Considérez-le comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les entreprises : c’est la façon dont l’IRS suit les obligations fiscales d’une entreprise. Les entreprises utilisent également un EIN pour gérer la paie de leurs employés et traiter d’autres questions fiscales spécifiques.

Un TIN est un terme plus large englobant plusieurs types de numéros d’identification que l’IRS utilise pour suivre les individus et les entités à des fins fiscales. Les numéros de sécurité sociale (SSN), les numéros d’identification d’employeur (EIN) et les numéros d’identification de contribuable (ITIN) sont tous des types de numéros d’identification fiscale (TIN).

Les EIN et les TIN diffèrent par leur portée et leur utilisation principale. Un TIN est un terme général qui comprend différents types de numéros utilisés par l’IRS pour suivre les contribuables. Un EIN est un type spécifique de TIN délivré exclusivement aux entreprises, fiducies, successions et autres entités.

Comment les EIN, les SSN et les ITIN sont-ils liés au TIN?

Les EIN, les SSN et les ITIN sont différents types de TIN émis par l’IRS pour suivre les obligations fiscales. Voici comment ils sont liés :

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

Les EIN sont destinés aux entreprises et aux entités plutôt qu’aux particuliers. L’IRS les émet à des entreprises, des organisations, des fiducies et des successions à des fins d’identification fiscale. Ils sont requis pour toute entreprise qui a des employés, qui exerce ses activités en tant qu’entreprise ou société de personnes, ou qui produit des déclarations de revenus d’emploi, d'accise ou d’alcool, de tabac et d’armes à feu.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les SSN est le type de TIN le plus courant chez les particuliers. L’IRS les attribue aux citoyens américains et à certains résidents admissibles, généralement pour suivre les prestations de sécurité sociale. Ils servent également de numéros d’identification fiscale pour les déclarations de revenus des particuliers.

Numéro d’identification de contribuable (ITIN)

Les ITIN sont destinés aux personnes qui ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale. L’IRS les délivre aux personnes qui doivent payer des impôts, mais qui ne sont pas admissibles au numéro de sécurité sociale. Il s’agit notamment de certains non-résidents américains, de tous les non-résidents non-américains et de leurs personnes à charge.

Quand les entreprises doivent-elles utiliser un EIN plutôt qu’un autre TIN?

L’utilisation d’un EIN ou d’un autre type de TIN dépend de votre situation fiscale. Votre entreprise est légalement tenue d’avoir un EIN si :

• Vous avez des employés.

• Vous exploitez une société de personnes ou une entreprise.

• Votre entreprise produit des déclarations d’emploi, d’accise ou d’autres déclarations de revenus (p. ex., alcool, armes à feu).

• Vous êtes un organisme à but non lucratif ou une fiducie.

Vous pouvez utiliser un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, faire une demande de prêts commerciaux et déclarer les impôts professionnels, y compris les charges sociales.

En tant que particulier, vous devez utiliser votre numéro d’identification fiscale (TIN) pour produire vos déclarations de revenus des particuliers. Il s’agit de votre numéro de sécurité sociale (SSN), si vous en avez un, ou de votre ITIN si vous êtes un non-résident américain ou un non-résident qui n’est pas admissible à un numéro de sécurité sociale.

Comment faire une demande d’EIN ou de TIN

Voici un guide rapide pour faire une demande d’EIN ou de TIN en fonction de vos besoins :

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

Le moyen le plus rapide de faire une demande d’EIN est de passer par l'Assistant EIN sur le site Web du IRS. Toutefois, cette option n’est disponible que si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Une fois la demande remplie, vous recevez immédiatement votre EIN. Vous pouvez également envoyer par la poste ou par télécopieur un formulaire SS-4 dûment rempli pour présenter votre demande. Le traitement par la poste peut prendre jusqu’à quatre semaines, alors que cela peut prendre jusqu’à quatre jours ouvrables si vous faites votre demande par télécopieur. Les candidats internationaux peuvent faire leur demande en appelant l’IRS à sa ligne internationale.

Numéro d’identification fiscale (TIN)

Si vous avez besoin d’un numéro de sécurité sociale (SSN), vous devez en faire la demande auprès de la Social Security Administration (SSA) en remplissant le formulaire SS-5. Vous pouvez soumettre la demande en personne à votre bureau SSA local ou par courrier. Vous devez fournir des documents prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté américaine ou votre statut d’immigration légal.

Si vous avez besoin d’un ITIN, téléchargez le formulaire W-7 sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez soumettre votre demande par la poste à l’adresse IRS indiquée ou en personne à un agent d’acceptation de certification agréé par l’IRS, ou à un Centre d’aide au contribuable de l’IRS. Vous devez fournir des pièces justificatives, telles qu’un passeport ou une autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, qui attestent de votre statut en tant qu’étranger et de votre identité. Le traitement des demandes d’ITIN prend généralement sept semaines. Vous recevrez ensuite votre ITIN par la poste.

Quelles sont les implications juridiques de l’utilisation d’un mauvais numéro?

L’utilisation d’un numéro erroné, qu’il s’agisse d’un EIN, d’un SSN ou d’un ITIN, peut entraîner plusieurs problèmes. Déclarer des impôts avec le mauvais TIN peut entraîner le rejet des déclarations fiscales, des retards de remboursement d’impôt ou des amendes de la part de l’IRS. Si vous déclarez vos impôts avec le numéro d’identification fiscale de quelqu’un d’autre, l’IRS peut considérer votre déclaration fiscale comme manquante et vous imposer des frais de retard. Cela peut créer une confusion avec les registres de l’IRS, et il se peut que vous ne soyez pas crédité pour les impôts que vous avez déjà payés. Votre revenu peut être lié au numéro d’identification fiscale de quelqu’un d’autre, ce qui crée des problèmes pour vous et pour l’entité dont vous avez utilisé le numéro d’identification fiscale.

Des erreurs répétées avec les numéros d’identification fiscale peuvent accroître la surveillance de l’IRS et le risque d’un audit. Lorsque vous déposez des documents commerciaux, tels que des contrats ou des déclarations de paie, l’utilisation d’un TIN incorrect vous expose à un risque de non-conformité aux lois fiscales et aux réglementations nationales. Cela peut même entraîner une rupture de contrat (par exemple, si vous deviez indiquer un EIN sur le contrat, mais que vous avez accidentellement indiqué votre TIN personnel à la place).

Comment corriger les erreurs dans les demandes d’EIN ou de TIN

Des erreurs peuvent se produire. Si vous vous êtes rendu compte qu’il y avait une erreur dans votre demande d’EIN ou de TIN, il est important de la corriger dès que possible pour éviter des problèmes plus importants par la suite.

Voici comment corriger les erreurs pour chaque type de TIN :

Correction d’une demande d’EIN

• Appeler l’IRS : Si vous remarquez une erreur après avoir fait une demande d’EIN, appelez la Business and Speciality Tax Line de l’IRS au 1 800 829-4933. Expliquez l’erreur et l’IRS pourra peut-être la corriger rapidement par téléphone.

• Envoyer une lettre de correction : Si vous ne parvenez pas à le résoudre par téléphone, écrivez une lettre à l’IRS. Envoyez la lettre au bureau de l’IRS approprié, en fonction de l’endroit où votre entreprise exerce ses activités. Le traitement de votre correction par l’IRS peut prendre quelques semaines. Dans la lettre, incluez :

  • Votre nom d’entreprise, tel qu’il apparaît sur la demande d’EIN
    
  • Votre numéro d’identification fiscale, s’il y a lieu
    
  • Vos coordonnées
    
  • L’erreur à corriger
    

• Mettre à jour des informations d’entreprise incorrectes : Si vous avez fait une demande d’EIN et que vous devez mettre à jour des informations telles que le nom ou l’adresse de votre entreprise, remplissez le formulaire 8822-B pour corriger ces informations.

Correction d’une demande de TIN

Demande d’un SSN

• Contacter le SSA : En cas d’erreur avec votre demande de SSN, vous devez contacter directement le SSA. Vous devrez peut-être remplir le formulaire SS-5 pour mettre à jour ou corriger vos informations. Lorsque vous corrigez une erreur de numéro de sécurité sociale, soyez prêt à fournir des documents prouvant votre identité, tels qu’un passeport ou un certificat de naissance.
  

Demande d’ITIN

• Envoyez un formulaire W-7 corrigé : Si votre demande d’ITIN comporte des erreurs, vous devez remplir un nouveau formulaire W-7 avec les informations correctes. Joignez les documents requis pour vérifier votre identité, tels que votre passeport ou une autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement. Envoyez le formulaire W-7 mis à jour et les pièces justificatives à l’IRS ici :
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Demander une réémission : Si votre ITIN contient une erreur, telle qu’un nom ou une date de naissance incorrect, vous devez également envoyer un formulaire W-7 mis à jour. L’IRS émettra un ITIN corrigé après le traitement de ce formulaire.
  

17. Évaluez les opportunités de prêts aux entreprises

Utiliser les prêts commerciaux dans le cadre de votre stratégie financière peut être une mesure efficace pour accélérer la croissance de votre entreprise. Voici comment procéder :

• Déterminer votre besoin de prêt : avant de vous lancer dans une procédure de demande de prêt, vérifiez si vous avez réellement besoin d'un prêt. Vous avez peut-être besoin de fonds pour développer vos activités, acheter de l'équipement, augmenter vos stocks, embaucher du personnel ou stabiliser le flux de trésorerie. En définissant clairement les besoins financiers de votre entreprise, vous pourrez prendre une décision plus éclairée.

• Évaluer les différents types de prêts : différents types de prêts sont disponibles pour les entreprises, du prêt bancaire traditionnel au prêt de la Small Business Administration (SBA), en passant par les prêts en ligne et les lignes de crédit. Chaque type de prêt fait l'objet de conditions, de taux d'intérêt et d'exigences qui lui sont propres. Le choix qui vous convient le mieux dépend de vos besoins spécifiques, de votre situation financière ainsi que du stade de développement de votre entreprise.

• Tenir compte des conditions d'admissibilité : les critères d'approbation des prêts varient d'un prêteur à l'autre. Il peut s'agir de facteurs tels que votre cote de crédit, le chiffre d'affaires de votre entreprise, sa rentabilité et son ancienneté. Avant de demander un prêt, consultez attentivement les critères suivants pour savoir si vous pouvez en bénéficier.

• Préparer votre demande de prêt : une fois que vous avez choisi un type de prêt et confirmé que vous répondez aux critères du prêteur, l'étape suivante consiste à préparer votre demande de prêt. Il s'agit de rassembler des documents financiers tels que votre plan d'affaires, vos états financiers, vos déclarations fiscales et les détails de votre garantie. Vous devrez peut-être également présenter un plan décrivant l'utilisation que vous comptez faire du prêt et la manière dont vous le rembourserez.

• Comparer les offres de prêt : si votre demande de prêt est approuvée, il est possible que vous receviez des offres de différents prêteurs. Examinez attentivement les conditions de chaque offre, notamment le taux d'intérêt, le montant du prêt, sa durée et les éventuels frais supplémentaires. Assurez-vous de bien comprendre le coût total du prêt et la manière dont les conditions de remboursement s'alignent sur les projections financières de votre entreprise.

Contracter une dette est un engagement sérieux qui nécessite une planification et une réflexion rigoureuses. Pour obtenir des conseils supplémentaires tout au long du processus, consultez un conseiller financier ou un mentor.

Il n'y a pas de raccourci simple pour créer une entreprise. Sauter des étapes lors des premiers jours peut engendrer des difficultés inutiles, de la confusion, voire une responsabilité juridique par la suite. Si la plupart des démarches liées à la création d'une nouvelle entreprise peuvent sembler fastidieuses, elles ne sont pas pour autant trop complexes. En adoptant une approche réfléchie et méthodique de ce processus, et en abordant chaque étape de manière ordonnée, vous établirez les bases qui vous permettront de réaliser tous vos objectifs et vos rêves pour votre entreprise, c'est-à-dire exactement ce qui vous a motivé à vous lancer dans cette aventure.