Ya sea que estés estableciendo una nueva empresa en los EE. UU., administrando la nómina o presentando documentos fiscales, es probable que te hayas encontrado con los términos Número de identificación del empleador (EIN) y Número de identificación fiscal (TIN). Estos términos están relacionados, pero tienen usos diferentes. Comprender estas distinciones es importante para administrar las finanzas, la capacidad legal y las obligaciones fiscales de tu empresa.

A continuación, te explicamos qué son los EIN y los TIN, cuándo utilizarlos y los errores más comunes que pueden provocar retrasos o problemas de cumplimiento de la normativa.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué es un EIN y qué es un TIN?
  
• ¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?
  
• ¿Cuándo deben las empresas utilizar un EIN en lugar de otro TIN?
  
• Cómo solicitar un EIN o TIN
  
• ¿Cuáles son las implicaciones legales de usar el número incorrecto?
  
• Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN
  

¿Qué es un EIN y qué es un TIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) a empresas y otras entidades a efectos fiscales. Su uso principal es identificar a los empleadores que tienen empleados, pero también es necesario para otras entidades, como las sociedades colectivas, corporaciones y organizaciones sin fines de lucro. Piensa en ello como un número de seguridad social (SSN) para las empresas: es la forma en que el IRS hace un seguimiento de las obligaciones fiscales de una empresa. Las empresas también usan el EIN para administrar la nómina de los empleados y manejar otros asuntos fiscales específicos de la empresa.

Un TIN es un término más amplio que abarca varios tipos de números de identificación que el IRS utiliza para rastrear a personas y entidades con fines fiscales. Los números de seguro social (SSN), los números de identificación del empleador (EIN) y los números de identificación personal del contribuyente (ITIN) son tipos de TIN.

Los EIN y los TIN difieren en su alcance y uso principal. Un TIN es un término general que incluye varios tipos de números que el IRS utiliza para rastrear a los contribuyentes. Un EIN es un tipo específico de TIN emitido exclusivamente para empresas, fideicomisos, patrimonios y otras entidades.

¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?

Los EIN, los SSN y los ITIN son diferentes tipos de TIN que emite el IRS para hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales. Así es como se relacionan:

EIN

Los EIN son para empresas y entidades, no para particulares. El IRS los emite a empresas, organizaciones, fideicomisos y patrimonios con fines de identificación fiscal. Son obligatorios para cualquier empresa que tenga empleados, que opere como una sociedad anónima o colectiva, o que presente declaraciones de impuestos sobre el empleo, impuestos especiales o alcohol, tabaco y armas de fuego.

SSN

Los SSN son el tipo más común de TIN para las personas. El IRS los asigna a los ciudadanos estadounidenses y a ciertos residentes elegibles, generalmente para realizar un seguimiento de los beneficios del Seguro Social. También funcionan como TIN para las declaraciones de impuestos personales.

ITIN

Los ITIN son para personas que no pueden obtener un SSN. El IRS los emite a las personas que están obligadas a pagar impuestos, pero que no son elegibles para el SSN. Estas incluyen a determinadas personas no residentes de los EE. UU., todos los no residentes de los EE. UU. y sus dependientes.

¿Cuándo deben las empresas utilizar un EIN en lugar de otro TIN?

El uso de un EIN u otro tipo de TIN depende de tu situación fiscal específica. Tu empresa está legalmente obligada a tener un EIN si:

• Tienes empleados.

• Opera como una sociedad colectiva o corporación.

• Tu negocio presenta declaraciones de impuestos laborales, impuestos especiales u otras declaraciones de impuestos (p. ej., alcohol, armas de fuego).

• Eres una organización sin fines de lucro o un fideicomiso.

Puedes usar el EIN para abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar préstamos comerciales y presentar impuestos comerciales, incluidos los impuestos sobre la nómina.

Como particular, necesitas usar tu TIN para declarar impuestos personales. Este es tu SSN, si tienes uno, o tu ITIN, si no eres residente de los EE. UU. o no eres elegible para un SSN.

Cómo solicitar un EIN o TIN

Aquí encontrarás una guía rápida para solicitar un EIN o un TIN según tus necesidades:

EIN

La forma más rápida de solicitar un EIN es a través del Asistente de EIN en el sitio web del IRS. Sin embargo, esto solo está disponible si tu empresa principal está ubicada en los EE. UU. o sus territorios. Una vez que completes la solicitud, recibirás tu EIN de inmediato. También puedes enviar por correo o fax un formulario SS-4 completo para presentar la solicitud. El procesamiento por correo puede demorar hasta cuatro semanas. Si presentas tu solicitud por fax, puede demorar hasta cuatro días hábiles. Los solicitantes internacionales pueden presentar su solicitud llamando al IRS a su línea internacional.

TIN

Si necesitas un SSN, solicítalo a través de la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) completando el formulario SS-5. Puedes presentar la solicitud en persona en tu oficina local de la SSA o por correo. Debes proporcionar documentación que demuestre tu identidad, edad y ciudadanía estadounidense o estado migratorio legal.

Si necesitas un ITIN, descarga el formulario W-7 del sitio web del IRS. Puedes enviar la solicitud por correo a la dirección indicada por el IRS o en persona a un agente de aceptación certificador autorizado por el IRS o al Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS. Debes proporcionar documentos de respaldo, como un pasaporte u otra identificación emitida por el gobierno, que demuestren tu condición de extranjero y tu identidad. El procesamiento de las solicitudes de ITIN suele tardar siete semanas. Pasado este tiempo, recibirás tu ITIN por correo.

¿Cuáles son las implicaciones legales de usar el número incorrecto?

El uso de un número incorrecto, ya sea un EIN, un SSN o un ITIN, puede causar varios problemas. Declarar impuestos con un TIN incorrecto puede provocar que se rechacen las declaraciones de impuestos, se retrasen los reembolsos de impuestos o se impongan multas por parte del IRS. Si declaras impuestos con el TIN de otra persona, el IRS podría registrar tu declaración de impuestos como faltante y emitir un cargo por pago atrasado. Esto puede crear confusión con los registros del IRS y es posible que no se te acrediten los impuestos que ya hayas pagado. Tus ingresos podrían estar vinculados al TIN de otra persona, lo que crea problemas para ti y para la entidad cuyo TIN has usado.

Los errores repetidos con los TIN pueden aumentar el escrutinio del IRS y el riesgo de una auditoría. Cuando presentas documentos comerciales, como contratos y presentaciones de nómina, usar el TIN incorrecto te pone en riesgo de incumplimiento de las leyes fiscales y las regulaciones estatales. Esto puede incluso causar un incumplimiento del contrato (por ejemplo, si se te pidió que incluyeras un EIN en el contrato, pero accidentalmente incluiste tu TIN personal).

Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN

Los errores ocurren. Si te has dado cuenta de que hay un error en tu solicitud de EIN o TIN, es importante corregirlo lo antes posible para evitar problemas mayores más adelante.

A continuación, te explicamos cómo corregir errores para cada tipo de TIN:

Corregir una solicitud de EIN

• Llama al IRS: Si notas un error después de solicitar un EIN, llama a la Línea de Impuestos Comerciales y Especiales del IRS al 1-800-829-4933. Explica el error y el IRS podría solucionarlo rápidamente por teléfono.

• Envía una carta de corrección: Si no puedes arreglarlo por teléfono, escríbele una carta al IRS. Envía la carta a la oficina del IRS que corresponda, según el lugar donde opere tu empresa. El IRS puede tardar algunas semanas en procesar tu corrección. En la carta, incluye:

  • El nombre de tu empresa, tal como aparece en la solicitud de EIN
    
  • Tu TIN, si corresponde
    
  • Tu información de contacto
    
  • El error que hay que corregir
    

• Actualiza los datos incorrectos de la empresa: Si has solicitado un EIN y necesitas actualizar información, como el nombre o la dirección de tu empresa, presenta el Formulario 8822-B para corregir estos datos.

Corrección de una solicitud de TIN

Solicitud de SSN

• Comunícate con la SSA: Si hay un error en tu solicitud de SSN, debes comunicarte directamente con la SSA. Es posible que debas completar el formulario SS-5 para actualizar o corregir tu información. Cuando corrijas un error en el SSN, debes estar preparado para proporcionar documentos que prueben tu identidad, como un pasaporte o un certificado de nacimiento.
  

Solicitud de ITIN

• Presenta un formulario W-7 corregido: Si tu solicitud de ITIN tiene errores, debes completar un nuevo Formulario W-7 con la información correcta. Incluye los documentos requeridos para verificar tu identidad, como tu pasaporte u otra identificación emitida por el gobierno. Envía por correo el formulario W-7 actualizado y los documentos de respaldo al IRS a la siguiente dirección:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicita una nueva emisión: Si su ITIN contiene un error, como un nombre o fecha de nacimiento incorrectos, también debes presentar un Formulario W-7 actualizado. El IRS emitirá un ITIN corregido después de que se procese este formulario.