Che tu stia costituendo una nuova attività negli Stati Uniti, gestendo il libro paga o presentando documenti fiscali, probabilmente avrai incontrato i termini Employer Identification Number (EIN) e Tax Identification Number (TIN). Questi termini sono correlati ma al tempo stesso distinti. Comprendere queste differenze è importante per gestire le finanze, la posizione giuridica e gli obblighi fiscali della tua attività.

Di seguito viene spiegato cosa sono i numeri EIN e TIN, quando utilizzarli e gli errori più comuni che possono causare ritardi o problemi di conformità.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è il numero EIN e cos'è il TIN?
  
• In che modo EIN, SSN e ITIN sono correlati al numero TIN?
  
• Quando le attività dovrebbero utilizzare l'EIN rispetto a un altro TIN?
  
• Come richiedere un EIN o un TIN
  
• Quali sono le implicazioni legali correlate all'utilizzo del numero sbagliato?
  
• Come correggere gli errori nelle domande di EIN o TIN
  

Cos'è il numero EIN e cos'è il TIN?

L'EIN è un numero univoco di nove cifre assegnato dall'Internal Revenue Service (IRS) statunitense ad attività e altre entità a fini fiscali. Il suo utilizzo principale è quello di identificare i datori di lavoro che hanno dipendenti, ma è necessario anche per altre entità come partnership, società e organizzazioni non profit. Pensalo come un Social Security Number (SSN) per le attività: è il modo in cui l'IRS tiene traccia degli obblighi fiscali di un'attività. Le attività utilizzano l'EIN anche per gestire le buste paga dei dipendenti e altre questioni fiscali specifiche dell'attività.

TIN è un termine più ampio che comprende diversi tipi di numeri di identificazione che l'IRS utilizza per monitorare persone fisiche e giuridiche a fini fiscali. SSN, EIN e ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) sono tutti tipi di TIN.

EIN e TIN differiscono per ambito di applicazione e utilizzo principale. TIN è un termine generico che include vari tipi di numeri che l'IRS utilizza per monitorare i contribuenti. L'EIN è un tipo specifico di TIN rilasciato esclusivamente ad attività, trust, patrimoni e altre entità.

In che modo EIN, SSN e ITIN sono correlati al numero TIN?

EIN, SSN e ITIN sono tipi diversi di TIN emessi dall'IRS per tenere traccia degli obblighi fiscali. Ecco come sono correlati:

EIN

L'EIN è per le attività e le entità piuttosto che per le persone fisiche. L'IRS lo rilascia ad attività, organizzazioni, trust e patrimoni a fini di identificazione fiscale. È obbligatorio per tutte le attività che hanno dipendenti, operano come società o partnership o presentano dichiarazioni fiscali relative a lavoro, accise alcolici, tabacco e armi da fuoco.

SSN

L'SSN è il tipo più comune di TIN per le persone fisiche. L'IRS lo assegna ai cittadini statunitensi e ad alcuni residenti idonei, di solito per tenere traccia delle prestazioni previdenziali. Funziona anche come TIN per le dichiarazioni fiscali delle persone fisiche.

ITIN

L'ITIN è per le persone che non possono ottenere il numero SSN. L'IRS lo rilascia alle persone che devono pagare le tasse ma non sono idonee all'assegnazione di un SSN. Sono compresi alcuni non statunitensi, tutti i non residenti non statunitensi e le loro persone a carico.

Quando le attività dovrebbero utilizzare l'EIN rispetto a un altro TIN?

L'utilizzo di un numero EIN o di un tipo diverso di TIN dipende dalla situazione fiscale specifica. La tua attività è tenuta per legge ad avere un numero EIN se:

• Hai dei dipendenti.

• Operi come società o partnership.

• La tua attività presenta dichiarazioni fiscali relative a lavoro, accise o di altro tipo (ad esempio, alcolici, armi da fuoco).

• Sei un'organizzazione non profit o un trust.

Puoi utilizzare l'EIN per aprire conti bancari aziendali, richiedere prestiti per aziende e presentare dichiarazioni fiscali aziendali, incluse le imposte sui salari.

Come persona fisica, devi utilizzare il TIN per le dichiarazioni fiscali personali. Si tratta del tuo SSN, se ne hai uno, o del tuo ITIN, se sei non statunitense o non residente non idoneo all'assegnazione del numero SSN.

Come richiedere un EIN o un TIN

Ecco una guida rapida per richiedere un numero EIN o un TIN in base alle tue esigenze:

EIN

Il modo più veloce per richiedere un numero EIN è tramite l'EIN Assistant sul sito web dell'IRS. Tuttavia, questa opzione è disponibile solo se l'attività principale si trova negli Stati Uniti o nei suoi territori. Una volta completata la richiesta, riceverai immediatamente il numero EIN. Per fare domanda, puoi anche inviare il modulo SS-4 compilato per posta o tramite fax. L'elaborazione delle domande inviate per posta può richiedere fino a quattro settimane, mentre possono essere necessari fino a quattro giorni lavorativi per quelle inviate tramite fax. I candidati internazionali possono fare domanda chiamando l'IRS alla sua linea internazionale.

TIN

Se hai bisogno di un numero SSN, rivolgiti alla Social Security Administration (SSA) compilando il modulo SS-5. È possibile presentare la domanda di persona presso l'ufficio locale della SSA o per posta. Devi fornire la documentazione che attesti la tua identità, l'età e la cittadinanza statunitense o lo stato di immigrazione legale.

Se hai bisogno di un ITIN, scarica il modulo W-7 dal sito web dell'IRS. Puoi inviare la domanda per posta all'indirizzo dell'IRS indicato oppure di persona a un Certifying Acceptance Agent autorizzato dall'IRS o a un centro di assistenza per i contribuenti dell'IRS. Devi fornire documenti giustificativi, come un passaporto o un altro documento d'identità ufficiale, che dimostrino il tuo status di straniero e la tua identità. L'elaborazione delle domande di numero ITIN richiede in genere sette settimane. Trascorso questo lasso di tempo, riceverai il tuo ITIN per posta.

Quali sono le implicazioni legali correlate all'utilizzo del numero sbagliato?

L'uso di un numero sbagliato, che si tratti di EIN, SSN o ITIN, può causare diversi problemi. Fare la dichiarazione fiscale con un TIN errato può portare al rifiuto delle dichiarazioni stesse, a rimborsi fiscali ritardati o a multe da parte dell'IRS. Se utilizzi il TIN di qualcun altro, l'IRS potrebbe registrare la tua dichiarazione fiscale come mancante ed emettere una penale per ritardo. Ciò può creare confusione nei record dell'IRS e potresti non ricevere l'accredito per le tasse che hai già pagato. Il tuo reddito potrebbe essere legato al TIN di qualcun altro, il che crea problemi a te e all'entità di cui hai utilizzato il TIN.

Errori ripetuti con i TIN possono aumentare i controlli dell'IRS e il rischio di un audit. Quando presenti documenti aziendali, come contratti e buste paga, l'utilizzo di un TIN sbagliato ti espone al rischio di non conformità alle leggi fiscali e alle normative statali. Ciò può anche causare una violazione del contratto (ad esempio, se ti era stato richiesto di indicare un numero EIN sul contratto ma hai accidentalmente indicato il tuo TIN personale).

Come correggere gli errori nelle domande di EIN o TIN

Gli errori capitano. Se hai notato la presenza di un errore nella tua richiesta di numero EIN o TIN, è importante correggerlo il prima possibile per evitare problemi più gravi in seguito.

Ecco come correggere gli errori per ogni tipo di TIN:

Correzione di una richiesta di EIN

• Chiama l'IRS: Se noti un errore dopo aver richiesto un numero EIN, chiama la Business and Specialty Tax Line dell'IRS al numero 1-800-829-4933. Spiega l'errore. L'IRS potrebbe essere in grado di risolverlo rapidamente per telefono.

• Invia una lettera di correzione: Se non riesci a risolvere il problema al telefono, scrivi una lettera all'IRS. Invia la lettera all'ufficio IRS competente, a seconda di dove opera la tua attività. Potrebbero essere necessarie alcune settimane prima che l'IRS elabori la correzione. Nella lettera, includi:

  • La tua ragione sociale, così come indicata sulla richiesta dell'EIN
    
  • Il tuo TIN, se applicabile
    
  • Le tue informazioni di contatto
    
  • L'errore che deve essere corretto
    

• Aggiorna le informazioni sull'attività errate: Se hai richiesto un numero EIN e devi aggiornare alcune informazioni, ad esempio la ragione sociale o l'indirizzo, compila il modulo 8822-B.

Correzione di una richiesta di TIN

Richiesta di SSN

• Contatta la SSA: Se vi è un errore nella tua domanda di SSN, devi contattare direttamente la SSA. Potrebbe essere necessario compilare il modulo SS-5 per aggiornare o correggere le informazioni. Quando correggi un errore relativamente all'SSN, preparati a fornire documenti che dimostrino la tua identità, come un passaporto o un certificato di nascita.
  

Richiesta di ITIN

• Invia un modulo W-7 corretto: Se la tua richiesta di ITIN contiene errori, devi compilare un nuovo modulo W-7 con le informazioni corrette. Includi i documenti necessari per verificare la tua identità, come il passaporto o un altro documento di identità ufficiale. Invia il modulo W-7 aggiornato e i documenti giustificativi all'IRS qui:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Richiedi una nuova emissione: Anche se il tuo ITIN contiene errori, come un nome o una data di nascita errati, devi inviare un modulo W-7 aggiornato. L'IRS emetterà un ITIN corretto dopo l'elaborazione di questo modulo.