アメリカで新会社を設立したり、給与を管理したり、税務書類を提出したりする際に、雇用者識別番号 (EIN) と納税者番号 (TIN) という用語を一度は目にしたことがあるかと思います。これらの用語は相互に関連していますが、その用途は異なります。これらの違いを理解することは、会社の財務、法的地位、納税義務を把握する上でも重要です。

以下では、EIN と TIN の概要、利用場面、また遅滞や法令遵守の問題につながるよくある間違いについて説明します。

本記事の内容

• EIN、TIN とは？
  
• EIN、SSN、ITIN と TIN の関連性
  
• 企業における EIN と TIN の利用場面
  
• EIN と TIN の申請方法
  
• 間違った番号を利用した場合の法的影響
  
• EIN、TIN の申請誤りを修正する方法
  

EIN、TIN とは？

EIN は、アメリカ内国歳入庁 (IRS) が税務上の目的で企業やその他の事業体に割り当てる一意の 9 桁の番号です。主に、従業員を持つ雇用主を特定するために用いられるものですが、組合、企業、非営利団体などの事業体もこれを取得しなければなりません。これは、企業の社会保障番号 (SSN) のようなもので、IRS が企業の納税義務を把握する方法として用います。また、企業は EIN を利用して、従業員の給与を管理し、企業固有の税務事項を処理します。

TIN は、IRS が税務目的で個人と法人を把握するために用いる、いくつかの種類の識別番号をまとめた広義の概念です。SSN、EIN、および個人納税者番号 (ITIN) はすべて TIN の一種です。

EIN と TIN は、その範囲と主な用途が異なります。TIN は、IRS が納税者を把握するために用いる、さまざまな種類の番号をまとめた一般的な概念です。EIN は、企業、信託、不動産、その他の事業体にのみ発行される、特定の種類の TIN です。

EIN、SSN、ITIN と TIN の関連性

EIN、SSN、ITIN は、IRS が納税義務を把握するために発行される、異なる種類の TIN です。それぞれの関係は次のとおりです。

EIN

EIN は個人向けではなく、企業や法人向けのものです。IRS は、納税者識別の目的で、企業、組織、信託、および不動産に EIN を発行します。従業員を抱える企業、法人または組合として運営されている事業者、雇用税、物品税、酒類、タバコ、銃器の納税申告書を提出する企業に必要です。

SSN

SSN は、個人にとって最も一般的な種類の TIN です。IRS は、社会保障給付を把握する目的で、アメリカの市民および特定の適格居住者に SSN を割り当てます。また、個人が納税申告に使用する TIN としても機能します。

ITIN

ITIN は、SSN を取得できない個人のために発行されるものです。IRS は、納税義務があるが SSN の取得資格がない個人に ITTN を発行します。この個人には、特定の非米国居住者、すべての非米国非居住者、およびその扶養家族が含まれます。

企業における EIN と TIN の利用場面

EIN と TIN のどちらを利用するかは、会社の税務状況によって異なります。以下に該当する場合、会社は EIN を取得することが法的に義務付けられます。

• 従業員がいる。

• 組合または法人として運営されている。

• 会社が雇用税、物品税、またはその他の特定の納税申告書 (酒類、銃器など) を提出している。

• 非営利団体または信託である。

EIN を利用して、事業用銀行口座の開設、ビジネスローンの申請、給与税を含む事業税の申告を行うことができます。

個人の場合、税金を申告するための TIN が必要です。SSN を取得している場合は SSN、非米国居住者または SSN の取得資格のない非居住者の場合は ITIN がこれに該当します。

EIN と TIN の申請方法

財務ニーズに応じて EIN または TIN を申請するためのクイックガイドをご紹介します。

EIN

EIN を最も早く申請できる方法は、IRS のウェブサイトの EIN Assistant を利用することです。ただし、これは、主たる事業がアメリカまたはアメリカ領土で運営されている場合にのみ利用できます。申請が完了すると、すぐに EIN が届きます。記入済みの Form SS-4 を郵送またはファックスして申請することも可能です。郵送の場合は最大 4 週間、ファックスの場合は最大 4 営業日かかる場合があります。海外から申請する場合は、IRS の国際ダイヤルに電話することで申請できます。

TIN

SSN を必要とする場合は、Form SS-5 を記入し、社会保障局 (SSA) を通じて申請します。申請書は、お近くの SSA 事務所から、または郵送で直接提出できます。申請書と併せて、身元、年齢、米国市民権または合法的な移民資格を証明する書類を提出しなければなりません。

ITIN が必要な場合は、IRS のウェブサイトから Form W-7 をダウンロードしてください。申請書は、記載されている IRS の住所に郵送するか、IRS 公認の身分証明書認証代理人 (CAA) または IRS 納税者支援センターに直接提出できます。その際、パスポートやその他の政府発行の身分証明書など、アメリカ国外での地位や身元を証明する補足書類を提出する必要があります。ITIN の申請処理には通常 7 週間かかります。期間経過後、ITIN が郵送で通知されます。

間違った番号を利用した場合の法的影響

EIN、SSN、ITIN のいずれであっても、間違った番号を利用すると問題の発生につながりかねません。間違った TIN で納税申告すると、申告が却下されたり、税金の還付が遅れたり、IRS から罰金が科せられることがあります。他人の TIN で納税申告を行った場合、IRS は納税申告書を未記入として記録し、延滞金を課します。これにより、IRS の記録に混乱が生じ、支払い済みの税金が控除されなくなる可能性さえ出てきます。個人の収入が他の誰かの TIN に関連付けられた場合、TIN を適用した事業体にも問題が生じます。

TIN に関する誤りが繰り返されると、IRS の監視の目が厳しくなり、監査のリスクが高まります。また、契約書や給与申告書などの事業書類を申告する際、間違った TIN で申告すると、税法や州の規制に違反する可能性があります。これは契約違反の原因にもなり得ます (たとえば、契約書に EIN を記載する必要があったのに、誤って個人の納税者番号を記載してしまった場合など)。

EIN、TIN の申請誤りを修正する方法

間違いは起こるものです。EIN または TIN の申請に誤りがあることに気付いた場合は、後で大きな問題が発生しないように、できるだけ早く修正することが重要です。

TIN の誤りを修正する方法は、その種類により異なります。

EIN 申請の修正

• IRS に電話する:EIN の申請後に間違いに気付いた場合は、IRS 事業税・特別税用ダイヤル (1-800-829-4933) に電話してください。間違いの内容によっては、通話中に IRS が誤りを修正できる場合があります。

• 訂正書を送付する:電話で解決できない場合は、IRS に書簡を提出する必要があります。会社が運営されている場所を管轄する IRS 事務所に書簡を郵送してください。IRS が誤りを修正するまでに数週間かかる場合があります。書簡には、以下の事項を記載してください。

  • EIN 申請書に記載されている会社名
    
  • 会社の TIN (該当する場合)
    
  • 会社の連絡先情報
    
  • 修正する誤り
    

• 間違った会社情報を更新する:EIN を申請した後、会社名や住所などの情報を更新する必要が出てきた場合は、Form 8822-B を提出して情報の修正を行ってください。

TIN 申請の修正

SSN 申請

• SSA に連絡する:SSN 申請に誤りがあった場合は、SSA に直接連絡する必要があります。情報を更新または修正するには、Form SS-5 への記入を要する場合があります。SSN の誤りを修正する際は、パスポートや出生証明書などの本人確認書類をあらかじめご用意ください。
  

ITIN 申請

• 修正済みの Form W-7 を提出する:ITIN 申請に誤りがあった場合は、正しい情報を新しい Form W-7 に記入する必要があります。パスポートやその他の政府発行の身分証明書など、本人確認に必要な書類を同封してください。更新後の Form W-7 と補足書類は、以下の住所に郵送してください。
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• 再発行をリクエストする:ITIN の詳細のうち、名前や生年月日に間違いがあった場合は、Form W-7 を更新・提出する必要があります。このフォームが処理された後、IRS は修正後の ITIN を発行します。