Sia che tu stia stabilendo una nuova attività negli Stati Uniti, gestendo le buste paga o presentando documenti fiscali, è probabile che ti sia imbattuto nei termini employer identification number (EIN) e taxpayer identification number (TIN). Questi termini sono correlati, ma hanno applicazioni distinte. Comprendere queste differenze è importante per la gestione delle finanze, della posizione di carattere giuridico e degli obblighi fiscali della tua attività.

Di seguito viene spiegato cosa sono i numeri EIN e TIN, quando utilizzarli e gli errori più comuni che possono causare ritardi o problemi di conformità.

Contenuto dell'articolo

• TIN ed EIN sono la stessa cosa?
  
• In che modo EIN, SSN e ITIN sono correlati al TIN?
  
• Quando le attività dovrebbero usare un EIN rispetto a un altro TIN?
  
• Come richiedere un EIN
  
• Come ottenere altri tipi di TIN
  
• Cosa succede se si usa il TIN sbagliato?
  
• Come correggere gli errori nelle richieste di registrazione per EIN o TIN
  
• In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto
  

TIN ed EIN sono la stessa cosa?

I TIN e gli EIN non sono la stessa cosa. Un EIN (employer identification number, ovvero numero di identificazione del datore di lavoro) è un tipo di TIN (taxpayer identification number, ovvero numero di identificazione del contribuente), ma non tutti i TIN sono EIN. Un TIN è un termine generico e ampio utilizzato dall'IRS per indicare qualsiasi numero impiegato per identificare un contribuente; ciò include gli EIN, i Social Security number (SSN), gli individual taxpayer identification number (ITIN) e altri ancora.

Un EIN, a volte chiamato ID fiscale federale, è assegnato in modo specifico ad attività, organizzazioni non profit, patrimoni e altre entità ai fini delle dichiarazioni fiscali. Quindi, sebbene ogni EIN sia un TIN, non è vero il contrario: un SSN, ad esempio, è anch'esso un TIN, ma viene rilasciato a persone fisiche, non ad attività.

Che cos'è un taxpayer identification number (TIN)?

TIN è un termine ampio che comprende diversi tipi di numeri di identificazione utilizzati dall'IRS per monitorare le persone fisiche e le entità a fini fiscali. Qualsiasi numero rilasciato ufficialmente dall'IRS o dalla Social Security Administration per identificare un contribuente si qualifica come TIN, come gli SSN, gli EIN, gli ITIN e gli adoption taxpayer identification number (ATIN). Un SSN è un tipo di TIN, rilasciato a cittadini degli Stati Uniti e ai residenti idonei per le dichiarazioni fiscali delle persone fisiche.

I TIN e gli EIN non sono intercambiabili. Un EIN è un tipo specifico di TIN assegnato ad attività e ad altre entità, mentre un TIN è la categoria generale che lo contiene. Un EIN è sempre un TIN, ma un TIN non è sempre un EIN.

Che cos'è un employee identification number (EIN)?

Un EIN è un numero univoco a nove cifre assegnato dall'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti ad attività, trust, patrimoni e altre entità a fini fiscali. È un tipo specifico di TIN. Il suo uso principale è identificare i datori di lavoro che hanno dei dipendenti, ma è obbligatorio anche per altre entità come le società di persone, le società di capitali e le organizzazioni non profit. Consideralo come un Social Security number per le attività: è il modo in cui l'IRS monitora gli obblighi fiscali di un'attività. Le attività usano un EIN anche per gestire le buste paga dei dipendenti e occuparsi di altre questioni fiscali specifiche dell'attività.

In che modo EIN, SSN e ITIN sono correlati al numero TIN?

EIN, SSN e ITIN sono tipi diversi di TIN emessi dall'IRS per tenere traccia degli obblighi fiscali. Ecco come sono correlati:

EIN

Gli EIN sono destinati ad attività ed entità piuttosto che a persone fisiche. L'IRS li rilascia ad attività, organizzazioni, trust e patrimoni ai fini dell'identificazione fiscale. Sono obbligatori per qualsiasi attività che abbia dipendenti, che operi come società di capitali o società di persone o che presenti dichiarazioni fiscali sull'occupazione, sulle accise o su alcol, tabacco e armi da fuoco.

SSN

L'SSN è il tipo più comune di TIN per le persone fisiche. L'IRS lo assegna ai cittadini statunitensi e ad alcuni residenti idonei, di solito per tenere traccia delle prestazioni previdenziali. Funziona anche come TIN per le dichiarazioni fiscali delle persone fisiche.

ITIN

L'ITIN è per le persone che non possono ottenere il numero SSN. L'IRS lo rilascia alle persone che devono pagare le tasse ma non sono idonee all'assegnazione di un SSN. Sono compresi alcuni non statunitensi, tutti i non residenti non statunitensi e le loro persone a carico.

Quando le attività dovrebbero utilizzare l'EIN rispetto a un altro TIN?

L'utilizzo di un numero EIN o di un tipo diverso di TIN dipende dalla situazione fiscale specifica. La tua attività è tenuta per legge ad avere un numero EIN se:

• Hai dei dipendenti

• Operi come società di persone o società di capitali

• La tua attività presenta dichiarazioni fiscali sull'occupazione, sulle accise o su altre imposte specifiche (ad es. alcol, armi da fuoco)

• Sei un'organizzazione non profit o un trust

Quando dovrebbe presentare una richiesta di registrazione per un EIN un'attività?

Se alla tua attività è richiesto un EIN, dovresti richiederlo prima di assumere il tuo primo dipendente, aprire un conto bancario aziendale o presentare la tua prima dichiarazione fiscale aziendale, a seconda di quale evento si verifichi per primo. Puoi usare un EIN per aprire conti bancari aziendali, richiedere prestiti aziendali e pagare le imposte aziendali, incluse le imposte sui salari.

Le LLC hanno bisogno di un EIN?

Dipende da come è strutturata la tua LLC. Le LLC a socio unico senza dipendenti non hanno l'obbligo di possedere un EIN: puoi usare il tuo SSN a fini fiscali. Tuttavia, le LLC con più soci sono trattate come società di persone dall'IRS e devono avere un EIN. Anche se non è obbligatorio, molti proprietari di LLC a socio unico scelgono di ottenere un EIN per mantenere separate le finanze dell'attività da quelle personali ed evitare di condividere il proprio SSN con clienti o fornitori.

I liberi professionisti hanno bisogno di un EIN?

In genere ai liberi professionisti e alle ditte individuali non è richiesto di avere un EIN: il tuo SSN di solito è sufficiente per presentare le dichiarazioni fiscali e completare i moduli W-9 per i clienti. Ma ottenere un EIN è spesso una mossa intelligente. Protegge il tuo SSN personale e semplifica l'apertura di un conto bancario dedicato all'attività. Ti servirà anche se assumi subappaltatori o intendi formare una LLC o una società di capitali in futuro.

Come persona fisica, devi utilizzare il TIN per le dichiarazioni fiscali personali. Si tratta del tuo SSN, se ne hai uno, o del tuo ITIN, se sei non statunitense o non residente non idoneo all'assegnazione del numero SSN.

Come richiedere un EIN

Ci sono diversi modi per presentare una richiesta di registrazione per un EIN:

• IRS EIN Assistant (il più veloce): richiedilo online tramite l'EIN Assistant sul sito web dell'IRS e ricevi immediatamente il tuo EIN. Disponibile solo se la tua attività principale si trova negli Stati Uniti o nei relativi territori.

• Posta: compila e invia per posta il Modulo SS-4 all'IRS. L'elaborazione può richiedere fino a quattro settimane.

• Fax: invia via fax il tuo Modulo SS-4 compilato per un'elaborazione più rapida (in genere fino a quattro giorni lavorativi).

• Telefono (richiedenti internazionali): chiama la linea internazionale dell'IRS se la tua attività si trova al di fuori degli Stati Uniti o dei relativi territori.

Come ottenere altri tipi di TIN

Se hai bisogno di un SSN, presentane richiesta tramite la Social Security Administration (SSA) compilando il Modulo SS-5. Puoi inviare la richiesta di registrazione di persona presso l'ufficio locale della SSA o per posta. Devi fornire la documentazione che provi la tua identità, la tua età e la cittadinanza degli Stati Uniti o lo status di immigrazione regolare.

Se hai bisogno di un ITIN, scarica il Modulo W-7 dal sito web dell'IRS. Puoi inviare la richiesta di registrazione per posta all'indirizzo dell'IRS indicato oppure di persona presso un certifying acceptance agent autorizzato dall'IRS o un IRS Taxpayer Assistance Center. Devi fornire dei documenti di supporto, come il passaporto o un altro documento di identità rilasciato da un'autorità governativa, che provino il tuo status di cittadino straniero e la tua identità. L'elaborazione delle richieste di registrazione per gli ITIN richiede in genere sette settimane. Successivamente, riceverai il tuo ITIN per posta.

Cosa succede se si usa il TIN sbagliato?

L'uso di un numero sbagliato, che si tratti di EIN, SSN o ITIN, può causare diversi problemi. Fare la dichiarazione fiscale con un TIN errato può portare al rifiuto delle dichiarazioni stesse, a rimborsi fiscali ritardati o a multe da parte dell'IRS. Se utilizzi il TIN di qualcun altro, l'IRS potrebbe registrare la tua dichiarazione fiscale come mancante ed emettere una penale per ritardo. Ciò può creare confusione nei record dell'IRS e potresti non ricevere l'accredito per le tasse che hai già pagato. Il tuo reddito potrebbe essere legato al TIN di qualcun altro, il che crea problemi a te e all'entità di cui hai utilizzato il TIN.

Errori ripetuti con i TIN possono aumentare i controlli dell'IRS e il rischio di un audit. Quando presenti documenti aziendali, come contratti e buste paga, l'utilizzo di un TIN sbagliato ti espone al rischio di non conformità alle leggi fiscali e alle normative statali. Ciò può anche causare una violazione del contratto (ad esempio, se ti era stato richiesto di indicare un numero EIN sul contratto ma hai accidentalmente indicato il tuo TIN personale).

Come correggere gli errori nelle domande di EIN o TIN

Se hai notato la presenza di un errore nella tua richiesta di numero EIN o TIN, è importante correggerlo il prima possibile per evitare problemi più gravi in seguito.

Ecco come correggere gli errori per ogni tipo di TIN:

Correzione di una richiesta di EIN

• Chiama l'IRS: se noti un errore dopo aver presentato la richiesta di registrazione per un EIN, chiama l'IRS Business and Specialty Tax Line al numero (800) 829-4933. Spiega l'errore e l'IRS potrebbe riuscire a correggerlo rapidamente per telefono.

• Invia una lettera di correzione: se non riesci a risolvere il problema per telefono, scrivi una lettera all'IRS. Invia la lettera all'ufficio IRS competente in base a dove opera la tua attività. L'IRS può impiegare alcune settimane per elaborare la tua correzione. Nella lettera, includi:

  • La tua ragione sociale, così come appare nella richiesta di registrazione per l'EIN
    
  • Il tuo TIN, se applicabile
    
  • Le tue informazioni di contatto
    
  • L'errore da correggere
    

• Aggiorna i dettagli dell'attività errati: se hai presentato una richiesta di registrazione per un EIN e devi aggiornare delle informazioni, come la tua ragione sociale o il tuo indirizzo, presenta il Modulo 8822-B per correggere questi dettagli.

Correzione di una richiesta di TIN

Richiesta di SSN

• Contatta la SSA: se c'è un errore nella tua richiesta di registrazione per un SSN, devi contattare direttamente la SSA. Potresti dover compilare il Modulo SS-5 per aggiornare o correggere le tue informazioni. Quando correggi un errore relativo all'SSN, preparati a fornire documenti che provino la tua identità, come il passaporto o il certificato di nascita.
  

Richiesta di ITIN

• Invia un Modulo W-7 corretto: se la tua richiesta di registrazione per l'ITIN contiene errori, devi compilare un nuovo Modulo W-7 con le informazioni corrette. Includi i documenti necessari per verificare la tua identità, come il passaporto o un altro documento di identità rilasciato da un'autorità governativa. Invia per posta il Modulo W-7 aggiornato e i documenti di supporto all'IRS a questo indirizzo:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Richiedi una riemissione: se il tuo ITIN contiene un errore, ad esempio un nome o una data di nascita non corretti, devi anche inviare un Modulo W-7 aggiornato. L'IRS emetterà un ITIN corretto dopo aver elaborato questo modulo.
  

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Accettare pagamenti e operazioni bancarie prima della ricezione del codice EIN

Dopo aver costituito la tua società, Atlas richiede il codice EIN. I fondatori con numero di previdenza sociale, indirizzo e numero di cellulare statunitensi sono idonei per l'elaborazione accelerata da parte dell'IRS, mentre per gli altri viene eseguita l'elaborazione standard che può richiedere un po' più di tempo. Inoltre, Atlas consente di effettuare pagamenti e operazioni bancarie prima ancora di ricevere l'EIN.

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