Oavsett om du etablerar ett nytt företag i USA, hanterar löner eller lämnar in skattedokument, har du förmodligen stött på termerna employer identification number (EIN) och taxpayer identification number (TIN). Dessa termer hänger ihop men har olika tillämpningar. Att förstå dessa skillnader är viktigt för att hantera ditt företags ekonomi, juridiska status och skatteskyldigheter.

Nedan förklarar vi vad EIN och TIN är, när de ska användas och vanliga misstag som kan leda till förseningar eller efterlevnadsproblem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Är TIN och EIN samma sak?
  
• Hur relaterar EIN, SSN och ITIN till TIN?
  
• När bör företag använda ett EIN i stället för ett annat TIN?
  
• Hur ansöker man om ett EIN?
  
• Så gör man för att skaffa andra typer av TIN
  
• Vad händer om du använder fel TIN?
  
• Så gör man för att korrigera fel i ansökningar om EIN eller TIN
  
• Så här kan Stripe Atlas hjälpa till
  

Är TIN och EIN samma sak?

TIN och EIN är inte samma sak. Ett EIN (employer identification number) är en typ av TIN (taxpayer identification number), men inte alla TIN är EIN. TIN är ett brett samlingsbegrepp som används av IRS för att hänvisa till alla nummer som används för att identifiera en skattebetalare – detta inkluderar EIN, Social Security numbers (SSN), individual taxpayer identification numbers (ITIN) med flera.

Ett EIN, som ibland kallas federalt skatteregistreringsnummer, tilldelas specifikt till företag, ideella organisationer, dödsbon och andra enheter för skatterapporteringsändamål. Så även om varje EIN är ett TIN gäller inte det omvända – ett SSN är till exempel också ett TIN, men utfärdas till privatpersoner, inte företag.

Vad är ett taxpayer identification number (TIN)?

TIN är ett brett begrepp som omfattar flera typer av identifikationsnummer som IRS använder för att spåra privatpersoner och enheter för skatteändamål. Alla nummer som officiellt utfärdats av IRS eller Social Security Administration för att identifiera en skattebetalare kvalificerar sig som ett TIN, till exempel SSN, EIN, ITIN och adoption taxpayer identification numbers (ATIN). Ett SSN är en typ av TIN som utfärdas till amerikanska medborgare och berättigade invånare för individuell skatterapportering.

TIN och EIN är inte utbytbara. Ett EIN är en specifik typ av TIN som tilldelas företag och andra enheter, medan TIN är den övergripande kategori som innehåller det. Ett EIN är alltid ett TIN, men ett TIN är inte alltid ett EIN.

Vad är ett employee identification number (EIN)?

Ett EIN är ett unikt niosiffrigt nummer som tilldelas av den amerikanska skattemyndigheten IRS till företag, truster, dödsbon och andra enheter för skatteändamål. Det är en specifik typ av TIN. Dess primära användning är att identifiera arbetsgivare som har anställda, men det krävs också för andra enheter som partnerskap, aktiebolag och ideella organisationer. Tänk på det som ett personnummer för företag – det är så IRS spårar ett företags skatteskyldigheter. Företag använder också ett EIN för att hantera löner för anställda och hantera andra företagsspecifika skattefrågor.

Hur är EIN, SSN och ITIN relaterade till TIN?

EIN, SSN och ITIN är olika typer av TIN som IRS utfärdar för att hålla koll på skatteskyldigheter. Så här är de relaterade:

EIN

EIN är för företag och enheter snarare än privatpersoner. IRS utfärdar dem till företag, organisationer, truster och dödsbon för skatteidentifieringsändamål. De krävs för alla företag som har anställda, fungerar som ett aktiebolag eller partnerskap, eller lämnar in deklarationer för anställning, punktskatter eller skatter på alkohol, tobak och skjutvapen.

SSN

SSN är den vanligaste typen av skatteregistreringsnummer (TIN) för privatpersoner. IRS tilldelar dem till amerikanska medborgare och vissa behöriga personer bosatta i landet, normalt för att följa upp socialförsäkringsförmåner. De fungerar också som TIN-nummer för individuella skattedeklarationer.

ITIN

ITIN är för personer som inte kan få SSN-nummer. IRS utfärdar dem till personer som är skyldiga att betala skatt men som inte är behöriga för SSN. Dessa inkluderar vissa icke-medborgare som är bosatta i USA, alla icke-medborgare i USA som inte är bosatta i USA och deras anhöriga.

När ska företag använda ett EIN jämfört med ett annat TIN?

Huruvida du ska använda ett EIN eller en annan typ av TIN beror på din specifika skattesituation. Ditt företag är enligt lag skyldigt att ha ett EIN om:

• Du har anställda

• Du är verksam som ett partnerskap eller aktiebolag

• Ditt företag lämnar in deklarationer för anställning, punktskatter eller vissa andra skatter (t.ex. alkohol, skjutvapen)

• Du är en ideell organisation eller en trust

När bör ett företag ansöka om ett EIN?

Om ditt företag måste ha ett EIN bör du skicka in en ansökan innan du anställer din första medarbetare, öppnar ett bankkonto för företaget eller gör din första deklaration för företaget – beroende på vad som inträffar först. Du kan använda ett EIN för att öppna företagsbankkonton, ansöka om företagslån och deklarera företagsskatter, inklusive löneskatter.

Behöver LLC-företag ett EIN?

Det beror på hur ditt LLC är strukturerat. LLC-företag med en enda medlem och inga anställda behöver inte ha ett EIN – du kan använda ditt SSN för skatteändamål. LLC-företag med flera medlemmar behandlas dock som partnerskap av IRS och måste ha ett EIN. Även om det inte krävs väljer många ägare av LLC-företag med en enda medlem att skaffa ett EIN för att hålla företagets och privatekonomin åtskilda och för att undvika att dela sitt SSN med kunder eller leverantörer.

Behöver frilansare ett EIN?

Frilansare och enskilda firmor behöver i allmänhet inte ha något EIN – ditt SSN räcker vanligtvis för att deklarera och fylla i W-9-blanketter för kunder. Men att skaffa ett EIN är ofta ett smart drag. Det skyddar ditt personliga SSN och gör det lättare att öppna ett dedikerat bankkonto för företaget. Du behöver också ett om du anlitar underleverantörer eller planerar att bilda ett LLC eller aktiebolag längre fram.

Som privatperson måste du använda ditt skatteregistreringsnummer (TIN) för att deklarera personliga skatter. Detta är ditt SSN, om du har ett, eller ditt ITIN, om du är en icke-medborgare bosatt i USA eller inte är bosatt i USA och inte är behörig för ett SSN.

Hur ansöker man om ett EIN?

Det finns flera sätt att ansöka om ett EIN:

• IRS EIN Assistant (snabbast): Ansök online via EIN Assistant på IRS webbplats och få ditt EIN omedelbart. Endast tillgängligt om din huvudsakliga verksamhet ligger i USA eller dess territorier.

• Post: Fyll i och skicka Blankett SS-4 till IRS. Behandlingen kan ta upp till fyra veckor.

• Fax: Faxa din ifyllda Blankett SS-4 för snabbare behandling – vanligtvis upp till fyra arbetsdagar.

• Telefon (internationella sökande): Ring IRS internationella linje om ditt företag är beläget utanför USA eller dess territorier.

Så gör man för att skaffa andra typer av TIN

Om du behöver ett SSN ansöker du via Social Security Administration (SSA) genom att fylla i Blankett SS-5. Du kan lämna in ansökan personligen på ditt lokala SSA-kontor eller via post. Du måste tillhandahålla dokumentation som styrker din identitet, ålder och amerikanska medborgarskap eller lagliga immigrationsstatus.

Om du behöver ett ITIN laddar du ner Blankett W-7 från IRS webbplats. Du kan skicka in ansökan via post till den angivna IRS-adressen eller personligen till en IRS-auktoriserad certifierande acceptansagent eller ett IRS Taxpayer Assistance Center. Du måste tillhandahålla styrkande dokument – till exempel ett pass eller en annan myndighetsutfärdad id-handling – som bevisar din utländska status och identitet. Att behandla ansökningar om ITIN tar vanligtvis sju veckor. Därefter får du ditt ITIN via post.

Vad händer om du använder fel TIN?

Att använda fel nummer – oavsett om det är ett EIN, SSN eller ITIN – kan orsaka flera problem. Om du deklarerar med fel TIN kan det leda till avvisade skattedeklarationer, försenade skatteåterbetalningar eller straffavgifter från IRS. Om du deklarerar skatt med någon annans TIN kan IRS logga din skattedeklaration som saknad och utfärda en förseningsavgift. Detta kan skapa förvirring i IRS:s register och du kanske inte krediteras för de skatter du redan har betalat. Din inkomst kan vara knuten till någon annans TIN, vilket skapar problem för dig och den enhet vars TIN du har använt.

Upprepade fel med TIN-nummer kan leda till striktare granskning från IRS:s sida och risk för en revision. När du lämnar in affärsdokument, t.ex. avtal och lönedeklarationer, riskerar du att inte följa skattelagar och delstatliga bestämmelser om du använder fel TIN. Detta kan till och med leda till avtalsbrott (t.ex. om du var tvungen att ange ett EIN på avtalet men av misstag angav ditt personliga TIN istället).

Så korrigerar du fel i EIN- eller TIN-ansökningar

Om du har upptäckt att det finns ett fel i din EIN- eller TIN-ansökan är det viktigt att korrigera det så snart som möjligt för att undvika större problem senare.

Så här åtgärdar du fel för de olika typerna av TIN:

Korrigera en EIN-ansökan

• Ring IRS: Om du upptäcker ett fel efter att ha skickat in en ansökan om EIN kan du ringa IRS Business and Specialty Tax Line på (800) 829-4933. Förklara felet så kanske IRS kan åtgärda det snabbt via telefon.

• Skicka ett rättelsebrev: Om du inte kan åtgärda felet via telefon kan du skriva ett brev till IRS. Skicka brevet till lämpligt IRS-kontor, beroende på var ditt företag är verksamt. Det kan ta några veckor för IRS att behandla din rättelse. I brevet ska du inkludera:

  • Ditt företagsnamn så som det visas på ansökan om EIN
    
  • Ditt TIN, om tillämpligt
    
  • Dina kontaktuppgifter
    
  • Det fel som måste korrigeras
    

• Uppdatera felaktiga företagsuppgifter: Om du har skickat in en ansökan om EIN och behöver uppdatera information – t.ex. företagsnamn eller adress – ska du lämna in Blankett 8822-B för att korrigera dessa uppgifter.

Korrigera en TIN-ansökan

SSN-ansökan

• Kontakta SSA: Om det finns ett fel i din ansökan om SSN måste du kontakta SSA direkt. Du kan behöva fylla i Blankett SS-5 för att uppdatera eller korrigera din information. När du korrigerar ett SSN-fel ska du vara beredd på att tillhandahålla dokument som styrker din identitet, t.ex. ett pass eller personbevis.
  

ITIN-ansökan

• Skicka in en korrigerad Blankett W-7: Om din ansökan om ITIN innehåller fel måste du fylla i en ny Blankett W-7 med rätt information. Inkludera de dokument som krävs för att styrka din identitet, t.ex. ditt pass eller en annan myndighetsutfärdad id-handling. Posta den uppdaterade Blanketten W-7 och de styrkande dokumenten till IRS här:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Begär ett nytt utfärdande: Om ditt ITIN innehåller ett fel, t.ex. ett felaktigt namn eller födelsedatum, måste du också skicka in en uppdaterad Blankett W-7. IRS kommer att utfärda ett korrigerat ITIN efter att denna blankett har behandlats.
  

Så här kan Stripe Atlas hjälpa till

Stripe Atlas skapar ditt företags juridiska grund så att du kan samla in pengar, öppna ett bankkonto och ta emot betalningar från var som helst i världen inom två dagar.

Anslut dig till de över 75 000 företag som bildats med hjälp av Atlas, inklusive startup-företag som stöds av toppinvesterare som Y Combinator, a16z och General Catalyst.

Ansök till Atlas

Att ansöka om att bilda ett företag med Atlas tar mindre än tio minuter. Du väljer din företagsstruktur, får bekräftelse omedelbart om ditt företagsnamn är tillgängligt och lägger till upp till fyra medgrundare. Du bestämmer också hur du delar upp ägandet, skapar en reserv av ägarandelar för framtida investerare och anställda, utser ledamöter och e-signerar sedan alla dina dokument. Alla medgrundare får e-postmeddelanden som bjuder in dem att e-signera sina dokument också.

Ta emot betalningar och banktjänster innan ditt EIN anländer

När du har startat ditt företag ansöker Atlas om ditt EIN. Grundare med socialförsäkringsnummer, adress och mobiltelefonnummer i USA är berättigade till snabb behandling av IRS, medan andra får standardbehandling, vilket kan ta lite längre tid. Dessutom aktiverar Atlas pre-EIN-betalningar och -banktjänster så att du kan börja ta emot betalningar och göra transaktioner innan ditt EIN anländer.

Ett kostnadsfritt år med Stripe Payments, plus 50 000 USD i partnerkrediter och rabatter

Atlas samarbetar med partner på högsta nivå för att ge grundare exklusiva rabatter och krediter. Dessa inkluderar rabatter på viktiga verktyg för teknik, skatt, ekonomi, efterlevnad och verksamhet från branschledare som AWS, Carta och Perplexity. Vi ger dig också kostnadsfritt en agent som är registrerad i Delaware, som du behöver under det första året. Som Atlas-användare får du dessutom tillgång till ytterligare Stripe-förmåner, inklusive upp till ett års gratis betalningsbehandling för upp till 100 000 USD i betalningsvolym.

Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, börja redan idag.