Oavsett om du etablerar ett nytt företag i USA, hanterar löneutbetalningar eller deklarerar skatt har du förmodligen stött på termerna arbetsgivarens identifieringsnummer (EIN) och skatteregistreringsnummer (TIN). Dessa termer hänger ihop men har olika tillämpningar. Att förstå dessa skillnader är viktigt för att hantera ditt företags ekonomi, rättsliga ställning och skatteskyldigheter.

Nedan förklarar vi vad EIN och TIN är, när de ska användas och vanliga misstag som kan leda till förseningar eller efterlevnadsproblem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett EIN och vad är ett TIN?
  
• Hur är EIN, SSN och ITIN relaterade till TIN?
  
• När ska företag använda ett EIN jämfört med ett annat TIN?
  
• Så ansöker du om EIN eller TIN
  
• Vilka är de rättsliga konsekvenserna av att använda fel nummer?
  
• Så korrigerar du fel i EIN- eller TIN-ansökningar
  

Vad är ett EIN och vad är ett TIN?

Ett EIN är ett unikt, niosiffrigt nummer som tilldelas företag och andra juridiska personer för skatteändamål av den amerikanska federala skattemyndigheten (Internal Revenue Service, IRS). Dess primära användning är att identifiera arbetsgivare som har anställda, men numret krävs också för andra enheter som partnerskap, bolag och ideella organisationer. Tänk på det som ett socialförsäkringsnummer (SSN) för företag – det är så IRS spårar ett företags skatteskyldigheter. Företag använder också ett EIN för att hantera löner för anställda och hantera andra företagsspecifika skattefrågor.

Ett TIN är ett bredare begrepp som omfattar flera typer av identifikationsnummer som IRS använder för att spåra personer och enheter för skatteändamål. SSN, EIN och ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) är alla olika typer av TIN.

EIN och TIN skiljer sig åt i omfattning och primär användning. Ett skatteregistreringsnummer (TIN) är en allmän term som omfattar olika typer av nummer som IRS använder för att hålla koll på skattebetalare. Ett EIN är en särskild typ av TIN som utfärdas exklusivt till företag, stiftelser, dödsbon och andra enheter.

Hur är EIN, SSN och ITIN relaterade till TIN?

EIN, SSN och ITIN är olika typer av TIN som IRS utfärdar för att hålla koll på skatteskyldigheter. Så här är de relaterade:

EIN

EIN är till för företag och enheter och inte för privatpersoner. IRS utfärdar dem till företag, organisationer, stiftelser och dödsbon för skatteidentifieringsändamål. De krävs för alla företag som har anställda, bedriver verksamhet som ett aktiebolag eller partnerskap, eller lämnar in skattedeklarationer för anställda, punktskatt eller alkohol, tobak och skjutvapen.

SSN

SSN är den vanligaste typen av skatteregistreringsnummer (TIN) för privatpersoner. IRS tilldelar dem till amerikanska medborgare och vissa behöriga personer bosatta i landet, normalt för att följa upp socialförsäkringsförmåner. De fungerar också som TIN-nummer för individuella skattedeklarationer.

ITIN

ITIN är för personer som inte kan få SSN-nummer. IRS utfärdar dem till personer som är skyldiga att betala skatt men som inte är behöriga för SSN. Dessa inkluderar vissa icke-medborgare som är bosatta i USA, alla icke-medborgare i USA som inte är bosatta i USA och deras anhöriga.

När ska företag använda ett EIN jämfört med ett annat TIN?

Huruvida du ska använda ett EIN eller en annan typ av TIN beror på din specifika skattesituation. Ditt företag är enligt lag skyldigt att ha ett EIN om:

• Du har anställda.

• Du är verksam som ett partnerskap eller bolag.

• Ditt företag lämnar in anställnings- och punktskattedeklarationer eller vissa andra skattedeklarationer (t.ex. alkohol, skjutvapen).

• Du driver en ideell organisation eller stiftelse.

Du kan använda ett EIN för att öppna företagsbankkonton, ansöka om företagslån och deklarera bolagsskatt, inklusive löneskatter.

Som privatperson måste du använda ditt skatteregistreringsnummer (TIN) för att deklarera personliga skatter. Detta är ditt SSN, om du har ett, eller ditt ITIN, om du är en icke-medborgare bosatt i USA eller inte är bosatt i USA och inte är behörig för ett SSN.

Så ansöker du om EIN eller TIN

Här är en snabbguide till hur du ansöker om ett EIN eller ett TIN utifrån dina behov:

EIN

Det snabbaste sättet att ansöka om ett EIN är genom EIN-assistenten på IRS:s webbplats. Detta är dock endast tillgängligt om din huvudsakliga verksamhet är belägen i USA eller dess territorier. När du har fyllt i ansökan får du ditt EIN omedelbart. Du kan också posta eller faxa ett ifyllt SS-4-formulär för att ansöka. Handläggning per post kan ta upp till fyra veckor, medan det kan ta upp till fyra arbetsdagar om du ansöker via fax. Internationella sökande kan ansöka genom att ringa IRS på den internationella linjen.

TIN

Om du behöver ett SSN ska du ansöka via Social Security Administration (SSA) genom att fylla i SS-5-formuläret. Du kan lämna in ansökan personligen på ditt lokala SSA-kontor eller per post. Du måste tillhandahålla dokumentation som styrker din identitet, ålder och amerikanskt medborgarskap eller laglig immigrationsstatus.

Om du behöver ett ITIN ska du ladda ner formulär W-7 från IRS:s webbplats. Du kan skicka in ansökan per post till den angivna IRS-adressen eller personligen till ett IRS-auktoriserat certifierande godkännandeombud eller IRS Taxpayer Assistance Center. Du måste tillhandahålla stöddokumentation, till exempel ett pass eller annan statligt utfärdad id-handling, som styrker din utländska status och identitet. Behandlingen av ITIN-ansökningar tar vanligtvis sju veckor. Därefter får du ditt ITIN via post.

Vilka är de juridiska konsekvenserna av att använda fel nummer?

Att använda fel nummer – oavsett om det är ett EIN, SSN eller ITIN – kan orsaka flera problem. Om du deklarerar med fel TIN kan det leda till avvisade skattedeklarationer, försenade skatteåterbetalningar eller straffavgifter från IRS. Om du deklarerar skatt med någon annans TIN kan IRS logga din skattedeklaration som saknad och utfärda en förseningsavgift. Detta kan skapa förvirring i IRS:s register och du kanske inte krediteras för de skatter du redan har betalat. Din inkomst kan vara knuten till någon annans TIN, vilket skapar problem för dig och den enhet vars TIN du har använt.

Upprepade fel med TIN-nummer kan leda till striktare granskning från IRS:s sida och risk för en revision. När du lämnar in affärsdokument, t.ex. avtal och lönedeklarationer, riskerar du att inte följa skattelagar och delstatliga bestämmelser om du använder fel TIN. Detta kan till och med leda till avtalsbrott (t.ex. om du var tvungen att ange ett EIN på avtalet men av misstag angav ditt personliga TIN istället).

Så korrigerar du fel i EIN- eller TIN-ansökningar

Misstag inträffar. Om du har upptäckt att det finns ett fel i din EIN- eller TIN-ansökan är det viktigt att korrigera det så snart som möjligt för att undvika större problem senare.

Så här åtgärdar du fel för de olika typerna av TIN:

Korrigera en EIN-ansökan

• Ring IRS: Om du upptäcker ett misstag efter att ha ansökt om ett EIN ska du ringa IRS Business and Specialty Tax Line på 1-800-829-4933. Förklara felet så kanske IRS kan åtgärda det snabbt via telefon.

• Skicka ett korrigeringsbrev: Om du inte kan åtgärda det via telefon kan du skriva ett brev till IRS. Skicka brevet till lämpligt IRS-kontor, beroende på var ditt företag är verksamt. Det kan ta några veckor för IRS att behandla din korrigering. Inkludera följande i brevet:

  • Ditt företagsnamn, så som det är skrivet i EIN-ansökan
    
  • Ditt TIN, om tillämpligt
    
  • Dina kontaktuppgifter
    
  • Misstaget som måste rättas till
    

• Uppdatera felaktiga företagsuppgifter: Om du har ansökt om ett EIN och behöver uppdatera information, t.ex. företagsnamn eller adress, ska du lämna in formulär 8822-B för att korrigera dessa uppgifter.

Korrigera en TIN-ansökan

SSN-ansökan

• Kontakta SSA: Om det uppstår ett fel med ditt SSN-program måste du kontakta SSA direkt. Du kan behöva fylla i formulär SS-5 för att uppdatera eller korrigera din information. När du korrigerar ett SSN-fel ska du var beredd att tillhandahålla dokument som styrker din identitet, till exempel ett pass eller personbevis.
  

ITIN-ansökan

• Skicka in ett korrigerat W-7-formulär: Om din ITIN-ansökan innehåller fel måste du fylla i ett nytt W-7-formulär med korrekt information. Bifoga de dokument som krävs för att verifiera din identitet, till exempel ditt pass eller annan myndighetsutfärdad id-handling. Skicka det uppdaterade W-7-formuläret och stödokumentation till IRS på följande adress:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Begär ett nytt nummer: Om ditt ITIN innehåller ett fel, till exempel ett felaktigt namn eller födelsedatum, måste du också skicka in ett uppdaterat W-7-formulär. IRS kommer att utfärda ett korrigerat ITIN när detta formulär har behandlats.