Esteja você estabelecendo uma nova empresa nos EUA, gerenciando a folha de pagamento ou preenchendo documentos fiscais, provavelmente já encontrou os termos "employer identification number" (EIN) e "taxpayer identification number" (TIN). Esses termos estão inter-relacionados, mas têm aplicações distintas. Compreender essas distinções é importante para o gerenciamento das finanças, da situação jurídica e das obrigações fiscais da sua empresa.

Abaixo, explicamos o que são EINs e TINs, quando usá-los e erros comuns que podem levar a atrasos ou problemas de conformidade.

O que vamos abordar neste artigo?

• TIN e EIN são a mesma coisa?
  
• Como o EIN, o SSN e o ITIN estão relacionados ao TIN?
  
• Quando as empresas devem usar um EIN em vez de outro TIN?
  
• Como solicitar um EIN
  
• Como obter outros tipos de TINs
  
• O que acontece se você usar o TIN errado?
  
• Como corrigir erros nas inscrições de EIN ou TIN
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

TIN e EIN são a mesma coisa?

TINs e EINs não são a mesma coisa. O EIN (número de identificação do empregador) é um tipo de TIN (número de identificação do contribuinte), mas nem todos os TINs são EINs. TIN é um termo abrangente usado pelo IRS para se referir a qualquer número usado para identificar um contribuinte. Isso inclui EINs, SSNs (Social Security numbers), ITINs (números de identificação de contribuinte individual), entre outros.

O EIN, às vezes chamado de identificação fiscal federal, é atribuído especificamente a empresas, ONGs, espólios e outras entidades para fins de declaração de impostos. Portanto, embora todo EIN seja um TIN, o oposto não é verdadeiro. Um SSN, por exemplo, também é um TIN, mas é emitido para pessoas físicas, não para empresas.

O que é um número de identificação de contribuinte (TIN)?

TIN é um termo amplo que engloba vários tipos de números de identificação usados pelo IRS para rastrear pessoas físicas e entidades para fins fiscais. Qualquer número emitido oficialmente pelo IRS ou pela Social Security Administration para identificar um contribuinte se qualifica como um TIN, como SSNs, EINs, ITINs e números de identificação de contribuinte para adoção (ATINs). O SSN é um tipo de TIN, emitido para cidadãos dos EUA e residentes qualificados para declaração de imposto de pessoa física.

TINs e EINs não são intercambiáveis. O EIN é um tipo específico de TIN atribuído a empresas e outras entidades, enquanto o TIN é a categoria geral que o engloba. Um EIN é sempre um TIN, mas um TIN nem sempre é um EIN.

O que é um número de identificação de funcionário (EIN)?

O EIN é um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo Internal Revenue Service (IRS) dos EUA a empresas, fundos, espólios e outras entidades para fins fiscais. É um tipo específico de TIN. Seu uso principal é identificar empregadores que têm funcionários, mas também é exigido para outras entidades, como parcerias, corporações e ONGs. Pense nele como um Social Security number para empresas; é assim que o IRS rastreia as obrigações fiscais de uma empresa. As empresas também usam um EIN para gerenciar a folha de pagamento dos funcionários e lidar com outras questões fiscais específicas da empresa.

Como o EIN, o SSN e o ITIN se relacionam com o TIN?

EINs, SSNs e ITINs são tipos diferentes de TIN que o IRS emite para rastrear obrigações fiscais. Veja como eles estão relacionados:

EIN

Os EINs são para empresas e entidades, e não para pessoas físicas. O IRS os emite para empresas, organizações, fundos e espólios para fins de identificação fiscal. Eles são exigidos para qualquer empresa que tenha funcionários, opere como corporação ou parceria ou apresente declarações de impostos sobre emprego, impostos especiais de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo.

SSN

Os SSNs são o tipo mais comum de TIN para pessoas físicas. São atribuídos pelo IRS a cidadãos dos EUA e a certos residentes qualificados, geralmente para rastrear benefícios da Seguridade Social. Eles também funcionam como TINs para declarações fiscais de pessoas físicas.

ITIN

Os ITINs são destinados a pessoas físicas que não podem obter SSNs. São emitidos pelo IRS para pessoas físicas que precisam pagar impostos, mas não estão qualificadas para SSNs. Essas pessoas incluem alguns residentes não cidadãos nos EUA, todos os não residentes nos EUA e seus dependentes.

Quando as empresas devem usar um EIN em vez de um outro TIN?

O uso ou não de um EIN ou de outro tipo de TIN depende da sua situação fiscal específica. Sua empresa tem a obrigação jurídica de ter um EIN se:

• Você tem funcionários

• Você opera como uma parceria ou corporação

• Sua empresa envia declarações de impostos sobre emprego, impostos especiais de consumo ou outros impostos específicos (por exemplo, álcool, armas de fogo)

• Você é uma ONG ou fundo

Quando uma empresa deve solicitar um EIN?

Se a sua empresa for obrigada a ter um EIN, você deverá solicitá-lo antes de contratar seu primeiro funcionário, abrir uma conta bancária comercial ou enviar sua primeira declaração de imposto de empresa, o que ocorrer primeiro. Você pode usar um EIN para abrir contas bancárias comerciais, solicitar empréstimos comerciais e declarar impostos de empresas, incluindo impostos sobre a folha de pagamento.

As LLCs precisam de um EIN?

Depende de como sua LLC está estruturada. LLCs de um único membro sem funcionários não são obrigadas a ter um EIN; você pode usar seu SSN para fins fiscais. No entanto, LLCs com vários membros são tratadas como parcerias pelo IRS e devem ter um EIN. Mesmo que não seja exigido, muitos proprietários de LLCs de um único membro optam por obter um EIN para manter as finanças comerciais e pessoais separadas e para evitar compartilhar seu SSN com clientes ou fornecedores.

Freelancers precisam de um EIN?

Em geral, freelancers e empresários em nome individual não são obrigados a ter um EIN; o seu SSN normalmente é suficiente para declarar impostos e preencher os formulários W-9 para os clientes. Porém, obter um EIN costuma ser uma atitude inteligente. Isso protege seu SSN pessoal e facilita a abertura de uma conta bancária comercial dedicada. Você também precisará de um se contratar subcontratados ou planejar formar uma LLC ou corporação no futuro.

Como pessoa física, você precisa usar seu TIN para declarar impostos pessoais. O TIN pode ser o seu SSN, caso você tenha um, ou o seu ITIN, caso você seja um residente ou não residente dos EUA que não está qualificado para um SSN.

Como solicitar um EIN

Existem várias maneiras de solicitar um EIN:

• IRS EIN Assistant (mais rápido): inscreva-se online por meio do EIN Assistant no site do IRS e receba seu EIN imediatamente. Disponível apenas se a sua empresa principal estiver localizada nos EUA ou em seus territórios.

• Correio: preencha e envie o Formulário SS-4 ao IRS. O processamento pode levar até quatro semanas.

• Fax: envie seu Formulário SS-4 preenchido por fax para processamento mais rápido (geralmente até quatro dias úteis).

• Telefone (candidatos internacionais): ligue para a linha internacional do IRS se a sua empresa estiver localizada fora dos EUA ou de seus territórios.

Como obter outros tipos de TINs

Se precisar de um SSN, inscreva-se por meio da Social Security Administration (SSA) preenchendo o Formulário SS-5. Você pode enviar a inscrição pessoalmente no escritório local da SSA ou pelo correio. Você precisa fornecer documentos que comprovem sua identidade, idade e cidadania dos EUA ou status de imigração legal.

Se precisar de um ITIN, baixe o Formulário W-7 no site do IRS. Você pode enviar a inscrição pelo correio para o endereço do IRS listado ou pessoalmente a um agente de aceitação de certificação autorizado pelo IRS ou a um Centro de Assistência ao Contribuinte do IRS. É necessário fornecer documentos comprobatórios (como passaporte ou outra identificação oficial) que comprovem sua identidade e o status de estrangeiro. O processamento das inscrições de ITIN normalmente leva sete semanas. Depois disso, você receberá seu ITIN pelo correio.

O que acontece se você usar o TIN errado?

Usar o número errado de EIN, SSN ou ITIN pode causar vários problemas. Declarar impostos com o TIN incorreto pode resultar em recusas de declarações, reembolsos de impostos atrasados ou multas do IRS. Se você declara impostos com o TIN de outra pessoa, o IRS pode registrar sua declaração como ausente e emitir uma tarifa por atraso. Isso pode gerar confusão com os registros do IRS além de possivelmente prejudicar o recebimento do crédito pelos impostos que já pagou. Sua renda pode ficar vinculada ao TIN de outra pessoa, o que cria problemas para você e para a entidade cujo TIN você usou.

Erros repetidos com TINs podem aumentar a verificação do IRS e o risco de uma auditoria. Quando você declara documentos de pessoa física (como contratos e declarações de folha de pagamento) com o TIN incorreto, corre o risco de não conformidade com leis fiscais e regulamentos estaduais. Isso pode até causar uma quebra de contrato (por exemplo, se você precisava informar um EIN no contrato, mas acidentalmente informou seu TIN pessoal).

Como corrigir erros em solicitações de EIN ou TIN

Se você percebeu que há um erro em sua solicitação de EIN ou TIN, é importante corrigi-lo o mais rápido possível para evitar problemas maiores mais tarde.

Veja como corrigir erros para cada tipo de TIN:

Correção de uma solicitação de EIN

• Ligue para o IRS: Se notar um erro após se inscrever para obter um EIN, ligue para a Linha de Impostos de Empresas e Especialidades do IRS no número (800) 829-4933. Explique o erro e o IRS talvez consiga corrigi-lo rapidamente por telefone.

• Envie uma carta de correção: Se não conseguir corrigir por telefone, escreva uma carta para o IRS. Envie a carta para o escritório apropriado do IRS, de acordo com o local de operação da sua empresa. Pode levar algumas semanas para o IRS processar sua correção. Na carta, inclua:

  • O nome da empresa, como consta na inscrição para o EIN
    
  • Seu TIN, se aplicável
    
  • Suas informações de contato
    
  • O erro que precisa ser corrigido
    

• Atualize informações incorretas da empresa: Se você se inscreveu para obter um EIN e precisa atualizar informações (como o nome da empresa ou o endereço), preencha o Formulário 8822-B para corrigir esses detalhes.

Correção de uma solicitação de TIN

Solicitação de SSN

• Contate a SSA: Se houver um erro na sua inscrição de SSN, você precisará contatar a SSA diretamente. Pode ser necessário preencher o Formulário SS-5 para atualizar ou corrigir suas informações. Ao corrigir um erro no SSN, esteja preparado para fornecer documentos que comprovem sua identidade, como passaporte ou certidão de nascimento.
  

Solicitação de ITIN

• Envie um Formulário W-7 corrigido: Se a sua inscrição de ITIN tiver erros, você precisará preencher um novo Formulário W-7 com as informações corretas. Inclua os documentos necessários para verificar sua identidade, como passaporte ou outra identificação oficial. Envie pelo correio o Formulário W-7 atualizado e os documentos comprobatórios para o IRS aqui:
  

Receita Federal
Operação ITIN
Caixa postal 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicite uma reemissão: Se o seu ITIN contiver um erro, como nome ou data de nascimento incorretos, você também precisará enviar um Formulário W-7 atualizado. O IRS emitirá um ITIN corrigido após o processamento deste formulário.
  

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