Se você está estabelecendo uma nova empresa nos EUA, gerenciando uma folha de pagamento ou declarando documentos fiscais, provavelmente já se deparou com os termos Número de Identificação do Empregador (EIN) e Número de Identificação Fiscal (TIN). Esses termos são relacionados entre si, mas têm aplicações distintas. Entender essas distinções é importante para gerenciar as finanças, a situação jurídica e as obrigações fiscais da empresa.

Abaixo, explicamos o que são EINs e TINs, quando usá-los e erros comuns que podem levar a atrasos ou problemas de conformidade.

Neste artigo:

• O que é um EIN e o que é um TIN?
  
• Como o EIN, o SSN e o ITIN se relacionam com o TIN?
  
• Quando as empresas devem usar um EIN em vez de um outro TIN?
  
• Como solicitar um EIN ou TIN
  
• Quais são as implicações jurídicas de usar o número errado?
  
• Como corrigir erros em solicitações de EIN ou TIN
  

O que é um EIN e o que é um TIN?

Um EIN é um número único de nove dígitos atribuído pelo Internal Revenue Service (IRS) dos EUA a empresas e outras entidades para propósitos fiscais. Seu principal uso é identificar empregadores que têm funcionários, mas também é obrigatório para outras entidades, como sociedades, corporações e organizações sem fins lucrativos. Pense nele como um Número de Seguridade Social (SSN) para empresas. Ele é usado pelo IRS para rastrear as obrigações fiscais de uma empresa. As empresas também usam um EIN para gerenciar a folha de pagamento dos funcionários e lidar com outras questões fiscais específicas da empresa.

Um TIN é um termo mais amplo que abrange vários tipos de números de identificação que o IRS usa no rastreamento de pessoas físicas e jurídicas para propósitos fiscais. SSNs, EINs e Números de Identificação de Pessoa Física Contribuinte (ITINs) são tipos de TIN.

Os EINs e TINs diferem em seu escopo e uso principal. TIN é um termo geral que inclui vários tipos de números que o IRS usa para rastrear contribuintes. Um EIN é um tipo específico de TIN emitido exclusivamente para empresas, fundos fiduciários, propriedades e outras entidades.

Como o EIN, o SSN e o ITIN se relacionam com o TIN?

EINs, SSNs e ITINs são tipos diferentes de TIN que o IRS emite para rastrear obrigações fiscais. Veja como eles estão relacionados:

EIN

Os EINs são destinados a pessoas jurídicas, e não pessoas físicas. Eles são emitidos pelo IRS para empresas, organizações, fundos fiduciários e propriedades para fins de identificação fiscal. Os EINs são necessários para qualquer empresa que tenha funcionários, opere como uma corporação ou sociedade ou envie declarações fiscais sobre emprego, impostos especiais de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo.

SSN

Os SSNs são o tipo mais comum de TIN para pessoas físicas. São atribuídos pelo IRS a cidadãos dos EUA e a certos residentes qualificados, geralmente para rastrear benefícios da Seguridade Social. Eles também funcionam como TINs para declarações fiscais de pessoas físicas.

ITIN

Os ITINs são destinados a pessoas físicas que não podem obter SSNs. São emitidos pelo IRS para pessoas físicas que precisam pagar impostos, mas não estão qualificadas para SSNs. Essas pessoas incluem alguns residentes não cidadãos nos EUA, todos os não residentes nos EUA e seus dependentes.

Quando as empresas devem usar um EIN em vez de um outro TIN?

O uso ou não de um EIN ou de outro tipo de TIN depende da sua situação fiscal específica. Sua empresa tem a obrigação jurídica de ter um EIN se:

• Você tem funcionários.

• Você opera como uma sociedade ou corporação.

• Sua empresa apresenta declarações de emprego, impostos especiais de consumo ou outros impostos (como álcool e armas de fogo).

• Você é uma organização sem fins lucrativos ou um fundo fiduciário.

Você pode usar um EIN para abrir contas bancárias empresariais, solicitar empréstimos comerciais e declarar impostos de pessoa jurídica, incluindo impostos sobre a folha de pagamento.

Como pessoa física, você precisa usar seu TIN para declarar impostos pessoais. O TIN pode ser o seu SSN, caso você tenha um, ou o seu ITIN, caso você seja um residente ou não residente dos EUA que não está qualificado para um SSN.

Como solicitar um EIN ou TIN

Veja a seguir um guia rápido para solicitar um EIN ou um TIN de acordo com as suas necessidades:

EIN

A maneira mais rápida de solicitar um EIN é usando o EIN Assistant no site do IRS. No entanto, essa opção só está disponível quando a empresa principal está localizada nos EUA ou em seus territórios. Depois de concluir a solicitação, você receberá o EIN imediatamente. Você também pode enviar por correio ou fax um informe SS-4 preenchido para fazer a solicitação. O processamento das solicitações enviadas por correio pode levar até quatro semanas. Para solicitações via fax, pode levar até quatro dias úteis. Os solicitantes internacionais podem se inscrever entrando em contato com o número de atendimento internacional do IRS.

TIN

Se você precisar de um SSN, solicite-o através da Social Security Administration (SSA) preenchendo o informe SS-5. Você pode entregar a solicitação pessoalmente no escritório local da SSA ou enviá-la pelo correio. Você precisa fornecer documentação que comprove sua identidade, idade e cidadania americana ou status de imigração legal.

Se você precisa de um ITIN, baixe o informe W-7 no site do IRS. Você pode enviar a solicitação pelo correio para o endereço do IRS indicado ou pessoalmente para um agente de aceitação certificador autorizado pelo IRS ou um IRS Taxpayer Assistance Center. Você precisa fornecer documentos comprobatórios, como passaporte ou outra identificação oficial, que comprovem seu status e identidade de estrangeiro. Normalmente, o processamento de solicitações de ITIN leva sete semanas. Após o processamento, você receberá o ITIN pelo correio.

Quais são as implicações jurídicas de usar o número errado?

Usar o número errado de EIN, SSN ou ITIN pode causar vários problemas. Declarar impostos com o TIN incorreto pode resultar em recusas de declarações, reembolsos de impostos atrasados ou multas do IRS. Se você declara impostos com o TIN de outra pessoa, o IRS pode registrar sua declaração como ausente e emitir uma tarifa por atraso. Isso pode gerar confusão com os registros do IRS além de possivelmente prejudicar o recebimento do crédito pelos impostos que já pagou. Sua renda pode ficar vinculada ao TIN de outra pessoa, o que cria problemas para você e para a entidade cujo TIN você usou.

Erros repetidos com TINs podem aumentar a verificação do IRS e o risco de uma auditoria. Quando você declara documentos de pessoa física (como contratos e declarações de folha de pagamento) com o TIN incorreto, corre o risco de não conformidade com leis fiscais e regulamentos estaduais. Isso pode até causar uma quebra de contrato (por exemplo, se você precisava informar um EIN no contrato, mas acidentalmente informou seu TIN pessoal).

Como corrigir erros em solicitações de EIN ou TIN

Erros acontecem. Se você percebeu que há um erro em sua solicitação de EIN ou TIN, é importante corrigi-lo o mais rápido possível para evitar problemas maiores mais tarde.

Veja como corrigir erros para cada tipo de TIN:

Correção de uma solicitação de EIN

• Ligue para o IRS: se você notar um erro após solicitar um EIN, ligue para o IRS Business and Specialty Tax Line em 1-800-829-4933. Explique o erro e o atendimento do IRS poderá solucioná-lo rapidamente pelo telefone.

• Envie uma carta de correção: se você não conseguir corrigir o erro por telefone, escreva uma carta para o IRS. Envie a carta para a unidade do IRS apropriada, de acordo com o local onde sua empresa opera. Pode levar algumas semanas para que o IRS processe sua correção. Na carta, inclua:

  • O nome da sua empresa, como informado na solicitação do EIN
    
  • Seu TIN, se for o caso
    
  • Seus dados de contato
    
  • O erro que precisa ser corrigido
    

• Atualize os dados comerciais incorretos: se você solicitou um EIN e precisa atualizar dados (como nome ou endereço da empresa), declare o informe 8822-B para corrigir esses dados.

Correção de uma solicitação de TIN

Solicitação de SSN

• Entre em contato com a SSA: se houver um erro em sua solicitação de SSN, entre em contato diretamente com a SSA. Talvez seja necessário preencher o informe SS-5 para atualizar ou corrigir seus dados. Quando corrigir um erro de SSN, esteja preparado para fornecer documentos que comprovem sua identidade, como passaporte ou certidão de nascimento.
  

Solicitação de ITIN

• Envie um informe W-7 corrigido: se a sua solicitação de ITIN tiver erros, você precisará preencher um novo informe W-7 com os dados corretos. Inclua os documentos necessários para verificar sua identidade, como passaporte ou outra identificação oficial. Envie o informe W-7 atualizado e os documentos comprobatórios a este endereço do IRS:
  

Receita Federal
Operação ITIN
Caixa postal 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicite uma reedição: se o seu ITIN tiver um erro, como nome ou data de nascimento incorreta, você também precisará enviar um informe W-7 atualizado. O IRS emitirá um ITIN corrigido depois que esse informe for processado.