Tanto si estás constituyendo una nueva empresa en EE. UU., como si estás gestionando las nóminas o presentando documentos fiscales, es probable que te hayas encontrado con los términos «número de identificación del empleador» (EIN) y «número de identificación del contribuyente» (TIN). Estos términos están interrelacionados, pero tienen aplicaciones distintas. Comprender estas diferencias es importante para gestionar las finanzas, la situación legal y las obligaciones fiscales de tu empresa.

A continuación explicamos qué son los EIN y los TIN, cuándo utilizarlos y los errores comunes que pueden provocar retrasos o problemas de cumplimiento de la normativa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿El TIN y el EIN son lo mismo?
  
• ¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?
  
• ¿Cuándo deben las empresas usar un EIN frente a otro TIN?
  
• Cómo solicitar un EIN
  
• Cómo obtener otros tipos de TIN
  
• ¿Qué ocurre si usas el TIN equivocado?
  
• Cómo corregir errores en las solicitudes de acceso de EIN o TIN
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

¿El TIN y el EIN son lo mismo?

Los TIN y los EIN no son lo mismo. Un EIN (número de identificación del empleador) es un tipo de TIN (número de identificación del contribuyente), pero no todos los TIN son EIN. Un TIN es un término general amplio que utiliza la agencia tributaria estadounidense para referirse a cualquier número utilizado para identificar a un contribuyente; esto incluye los EIN, los números de la Seguridad Social (SSN), los números de identificación del contribuyente de los particulares (ITIN) y otros.

Un EIN, que a veces se denomina ID fiscal federal, se asigna específicamente a empresas, entidades sin ánimo de lucro, patrimonios y otras entidades a efectos de declaración de impuestos. Así que, aunque cada EIN es un TIN, lo contrario no es cierto; un SSN, por ejemplo, también es un TIN, pero se emite a particulares, no a empresas.

¿Qué es un número de identificación del contribuyente (TIN)?

Un TIN es un término amplio que engloba varios tipos de números de identificación que la agencia tributaria estadounidense utiliza para rastrear a particulares y entidades a efectos fiscales. Cualquier número emitido oficialmente por la agencia tributaria estadounidense o la Administración del Seguro Social para identificar a un contribuyente se considera un TIN, como los SSN, los EIN, los ITIN y los números de identificación del contribuyente para adopciones (ATIN). Un SSN es un tipo de TIN que se emite a los ciudadanos de EE. UU. y a los residentes que cumplen los requisitos para la declaración de impuestos de particulares.

Los TIN y los EIN no son intercambiables. Un EIN es un tipo específico de TIN asignado a empresas y otras entidades, mientras que un TIN es la categoría general que lo contiene. Un EIN siempre es un TIN, pero un TIN no siempre es un EIN.

¿Qué es un número de identificación del empleado (EIN)?

Un EIN es un número único de nueve cifras asignado por la agencia tributaria estadounidense a empresas, fideicomisos, patrimonios y otras entidades a efectos fiscales. Es un tipo específico de TIN. Su uso principal es identificar a los empleadores que tienen empleados, pero también es obligatorio para otras entidades, como sociedades, corporaciones y entidades sin ánimo de lucro. Piensa en él como en un número de la Seguridad Social para empresas: es la forma que tiene la agencia tributaria estadounidense de hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales de una empresa. Las empresas también utilizan un EIN para gestionar las nóminas de los empleados y tramitar otros asuntos fiscales específicos de la empresa.

¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?

Los EIN, SSN e ITIN son diferentes tipos de TIN que el IRS emite para realizar un seguimiento de las obligaciones tributarias. Así es como se relacionan:

EIN

Los EIN son para empresas y entidades, no para particulares. La agencia tributaria estadounidense los emite a empresas, organizaciones, fideicomisos y patrimonios para fines de identificación fiscal. Son obligatorios para cualquier empresa que tenga empleados, que opere como corporación o sociedad o que presente declaraciones de impuestos sobre el empleo, impuestos especiales o impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego.

Número de la Seguridad Social (SSN)

Los SSN son el tipo más común de TIN para las personas. El IRS los asigna a ciudadanos estadounidenses y ciertos residentes elegibles, generalmente para rastrear las prestaciones de la Seguridad Social. También funcionan como TIN para las declaraciones de impuestos individuales.

ITIN

Los ITIN son para personas que no pueden obtener el SSN. El IRS los emite a las personas que deben pagar impuestos pero no son elegibles para los SSN. Estos incluyen a ciertos no residentes de los EE. UU., a todos los no residentes de los EE. UU. y a sus dependientes.

¿Cuándo deben las empresas usar un EIN en vez de otro TIN?

El uso de un EIN o de otro tipo de TIN depende de tu situación fiscal específica. Tu empresa está legalmente obligada a tener un EIN si:

• Tienes empleados

• Operas como una sociedad o corporación

• Tu empresa presenta declaraciones de impuestos sobre el empleo, impuestos especiales u otros (p. ej., alcohol, armas de fuego)

• Eres una entidad sin ánimo de lucro o un fideicomiso

¿Cuándo debe solicitar un EIN una empresa?

Si tu empresa está obligada a tener un EIN, debes solicitar uno antes de contratar a tu primer empleado, abrir una cuenta bancaria de empresa o presentar tu primera declaración de impuestos de empresa, lo que ocurra primero. Puedes utilizar un EIN para abrir cuentas bancarias de empresa, solicitar préstamos para empresas y declarar los impuestos de la empresa, incluidos los impuestos sobre la nómina.

¿Las LLC necesitan un EIN?

Depende de cómo esté estructurada tu LLC. Las LLC de un solo miembro sin empleados no están obligadas a tener un EIN; puedes utilizar tu SSN a efectos fiscales. Sin embargo, la agencia tributaria estadounidense trata a las LLC de varios miembros como sociedades y estas deben tener un EIN. Aunque no sea obligatorio, muchos propietarios de LLC de un solo miembro optan por obtener un EIN para mantener separadas las finanzas personales y las de la empresa, y evitar compartir su SSN con clientes o proveedores.

¿Los trabajadores autónomos necesitan un EIN?

Por lo general, a los trabajadores autónomos y a los empresarios individuales no se les exige tener un EIN: tu SSN suele bastar para declarar impuestos y rellenar los formularios W-9 para los clientes. Sin embargo, obtener un EIN suele ser una decisión inteligente. Protege tu SSN personal y facilita la apertura de una cuenta bancaria de empresa exclusiva. También lo necesitarás si contratas a subcontratistas o tienes previsto crear una LLC o una corporación más adelante.

Como individuo, debes usar tu TIN para declarar impuestos personales. Este es tu número de la Seguridad Social (SSN), si lo tienes, o tu ITIN, si no eres residente de los EE. UU. o no eres residente y no cumples los requisitos para recibir un número de la Seguridad Social (SSN).

Cómo solicitar un EIN

Hay varias formas de solicitar un EIN:

• Asistente para EIN de la agencia tributaria estadounidense (la más rápida): Presenta tu solicitud online a través del Asistente para EIN en la página web de la agencia tributaria estadounidense y recibe tu EIN inmediatamente. Solo está disponible si tu empresa principal está ubicada en EE. UU. o en sus territorios.

• Correo postal: Cumplimenta y envía por correo postal el Formulario SS-4 a la agencia tributaria estadounidense. El procesamiento puede tardar hasta cuatro semanas.

• Fax: Envía por fax tu Formulario SS-4 cumplimentado para agilizar el procesamiento (por lo general, hasta cuatro días laborables).

• Teléfono (solicitantes internacionales): Llama a la línea internacional de la agencia tributaria estadounidense si tu empresa está situada fuera de EE. UU. o de sus territorios.

Cómo obtener otros tipos de TIN

Si necesitas un SSN, solicítalo a través de la Administración del Seguro Social (SSA) rellenando el Formulario SS-5. Puedes presentar la solicitud en persona en tu oficina local de la SSA o por correo postal. Debes proporcionar documentación que demuestre tu identidad, tu edad y tu ciudadanía estadounidense o tu estatus de inmigración legal.

Si necesitas un ITIN, descarga el Formulario W-7 de la página web de la agencia tributaria estadounidense. Puedes presentar la solicitud por correo postal a la dirección indicada de la agencia tributaria estadounidense o en persona a un agente tramitador certificador autorizado por la agencia tributaria estadounidense o a un centro de asistencia al contribuyente de la agencia tributaria estadounidense. Tienes que proporcionar los documentos justificativos, como un pasaporte u otro documento de identidad expedido por el gobierno, que demuestren tu condición de extranjero y tu identidad. Por lo general, el procesamiento de las solicitudes de acceso de ITIN tarda siete semanas. Después, recibirás tu ITIN por correo postal.

¿Qué ocurre si usas el TIN equivocado?

El uso de un número incorrecto, ya sea un EIN, un SSN o un ITIN, puede causar varios problemas. Declarar impuestos con un TIN incorrecto puede dar lugar al rechazo de declaraciones fiscales, demoras en el reembolso de impuestos o multas del IRS. Si declaras impuestos con el TIN de otra persona, el IRS podría registrar tu declaración de impuestos como ausente y emitir un cargo por pago atrasado. Esto puede generar confusión con los registros del IRS y es posible que no se te acrediten los impuestos que ya hayas pagado. Tus ingresos podrían estar vinculados al TIN de otra persona, lo que crea problemas para ti y para la entidad cuyo TIN has utilizado.

Los errores repetidos con los TIN pueden aumentar el escrutinio del IRS y el riesgo de una auditoría. Cuando presentas documentos de tu empresa (por ejemplo, contratos y presentaciones de nóminas) con un TIN incorrecto corres el riesgo de incumplir las leyes fiscales y la normativa estatal. Esto puede incluso provocar un incumplimiento del contrato (p. ej., si se te pedía que incluyeras un EIN en el contrato, pero por error pusiste tu TIN personal).

Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN

Si te has dado cuenta de que hay un error en tu solicitud de EIN o TIN, es importante que lo corrijas lo antes posible para evitar problemas mayores más adelante.

A continuación, te explicamos cómo corregir errores para cada tipo de TIN:

Corrección de una solicitud de EIN

• Llama a la agencia tributaria estadounidense: Si detectas un error después de solicitar un EIN, llama al teléfono de información tributaria para empresas de la agencia tributaria estadounidense al (800) 829-4933. Explica el error y es posible que la agencia tributaria estadounidense pueda solucionarlo rápidamente por teléfono.

• Envía una carta de rectificación: Si no puedes solucionarlo por teléfono, escribe una carta a la agencia tributaria estadounidense. Envía la carta a la oficina correspondiente de la agencia tributaria estadounidense, según el lugar donde opere tu empresa. La agencia tributaria estadounidense puede tardar unas semanas en procesar tu rectificación. En la carta, incluye lo siguiente:

  • El nombre de la empresa, tal y como aparece en la solicitud de acceso del EIN
    
  • Tu TIN, si procede
    
  • Tu información de contacto
    
  • El error que debe corregirse
    

• Actualiza los datos de la empresa incorrectos: Si has solicitado un EIN y necesitas actualizar información, como el nombre de la empresa o la dirección, presenta el Formulario 8822-B para corregir estos datos.

Corrección de una solicitud de TIN

Solicitud de SSN

• Contacta con la SSA: Si hay un error en tu solicitud de acceso de SSN, tienes que contactar directamente con la SSA. Es posible que tengas que rellenar el formulario SS-5 para actualizar o corregir tu información. Al corregir un error de SSN, prepárate para presentar documentos que demuestren tu identidad, como un pasaporte o un documento de identidad expedido por el gobierno.
  

Solicitud de ITIN

• Envía un formulario W-7 corregido: Si tu solicitud de acceso de ITIN contiene errores, tienes que cumplimentar un nuevo formulario W-7 con la información correcta. Incluye los documentos obligatorios para verificar tu identidad, como tu pasaporte u otro documento de identidad expedido por el gobierno. Envía por correo postal el formulario W-7 actualizado y los documentos justificativos a la agencia tributaria estadounidense aquí:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicita una reemisión: Si tu ITIN contiene un error, como un nombre o una fecha de nacimiento incorrectos, también tienes que enviar un formulario W-7 actualizado. La agencia tributaria estadounidense emitirá un ITIN corregido después de procesar este formulario.
  

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Aceptar pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN

Después de formar tu empresa, Atlas presenta tus documentos para obtener tu EIN (Número de Identificación Fiscal de EE. UU.). Los fundadores que cuenten con número de la Seguridad Social, dirección y teléfono estadounidenses son elegibles para el proceso acelerado de la agencia tributaria estadounidense, mientras que otros recibirán el proceso estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas habilita pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN, para que puedas comenzar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de que llegue tu EIN.

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