Tanto si creas una nueva empresa en EE. UU., gestionas la nómina o presentas documentos fiscales, es probable que te hayas encontrado con los términos número de identificación del empleador (EIN) y número de identificación fiscal (TIN). Estos términos están interrelacionados, pero tienen aplicaciones distintas. Comprender estas distinciones es importante a la hora de administrar las finanzas, la situación legal y las obligaciones fiscales de tu empresa.

A continuación explicamos qué son los EIN y los TIN, cuándo utilizarlos y los errores comunes que pueden provocar retrasos o problemas de cumplimiento de la normativa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es un EIN y qué es un TIN?
  
• ¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?
  
• ¿Cuándo deben las empresas usar un EIN en vez de otro TIN?
  
• Cómo solicitar un EIN o un TIN
  
• ¿Cuáles son las implicaciones legales de usar el número incorrecto?
  
• Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN
  

¿Qué es un EIN y qué es un TIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por la agencia tributaria estadounidense (IRS) a empresas y otras entidades a efectos fiscales. Su uso principal es identificar a las empresas que tienen empleados, aunque también es necesario para otras entidades, como sociedades, corporaciones y organizaciones sin ánimo de lucro. Considéralo como un número de seguridad social (SSN) para empresas: es la forma en que el IRS rastrea las obligaciones fiscales de una empresa. Las empresas también utilizan el número EIN para gestionar la nómina de los empleados y otros asuntos fiscales específicos de la empresa.

Un TIN es un término más amplio que abarca varios tipos de números de identificación, y que el IRS utiliza para rastrear a personas y entidades con fines fiscales. Los números de la seguridad social (SSN), el EIN y los números de identificación personal del contribuyente (ITIN) son todos tipos de TIN.

Los EIN y los TIN difieren en su alcance y uso principal. Un TIN es un término general que incluye varios tipos de números que el IRS utiliza para rastrear a los contribuyentes. Un EIN es un tipo específico de TIN que se emite exclusivamente para empresas, fideicomisos, patrimonios y otras entidades.

¿Cómo se relacionan el EIN, el SSN y el ITIN con el TIN?

Los EIN, SSN e ITIN son diferentes tipos de TIN que el IRS emite para realizar un seguimiento de las obligaciones tributarias. Así es como se relacionan:

EIN

Los EIN son para empresas y entidades, no para particulares. El IRS los emite a empresas, organizaciones, fideicomisos y patrimonios con fines de identificación fiscal. Son obligatorios para cualquier empresa que tenga empleados, opere como una corporación o sociedad, o presente declaraciones de impuestos de empleo, impuestos especiales o de alcohol, tabaco y armas de fuego.

Número de la Seguridad Social (SSN)

Los SSN son el tipo más común de TIN para las personas. El IRS los asigna a ciudadanos estadounidenses y ciertos residentes elegibles, generalmente para rastrear las prestaciones de la Seguridad Social. También funcionan como TIN para las declaraciones de impuestos individuales.

ITIN

Los ITIN son para personas que no pueden obtener el SSN. El IRS los emite a las personas que deben pagar impuestos pero no son elegibles para los SSN. Estos incluyen a ciertos no residentes de los EE. UU., a todos los no residentes de los EE. UU. y a sus dependientes.

¿Cuándo deben las empresas usar un EIN en vez de otro TIN?

El uso de un EIN o de otro tipo de TIN depende de tu situación fiscal específica. Tu empresa está legalmente obligada a tener un EIN si:

• Tienes empleados.

• Operas como una sociedad o corporación.

• Tu empresa presenta declaraciones de impuestos laborales, impuestos especiales u otras declaraciones de impuestos (por ejemplo, de alcohol, armas de fuego).

• Eres una organización sin ánimo de lucro o un fideicomiso.

Puedes usar el número EIN para abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar préstamos comerciales y declarar impuestos comerciales, incluidos los impuestos sobre la nómina.

Como individuo, debes usar tu TIN para declarar impuestos personales. Este es tu número de la Seguridad Social (SSN), si lo tienes, o tu ITIN, si no eres residente de los EE. UU. o no eres residente y no cumples los requisitos para recibir un número de la Seguridad Social (SSN).

Cómo solicitar un EIN o un TIN

Aquí tienes una guía rápida para solicitar un EIN o un TIN en función de tus necesidades:

EIN

La forma más rápida de solicitar un EIN es a través del Asistente para EIN en el sitio web del IRS. Sin embargo, esto solo está disponible si tu empresa matriz se encuentra en los EE. UU. o sus territorios. Una vez que completes la solicitud, recibirás tu EIN inmediatamente. También puedes enviar por correo o fax un formulario SS-4 completo para presentar la solicitud. El procesamiento por correo puede demorar hasta cuatro semanas, mientras que puede demorar hasta cuatro días hábiles si la solicitud la presentas por fax. Los solicitantes internacionales pueden presentar su solicitud llamando al IRS en su línea internacional.

TIN

Si necesitas un SSN, solicítalo a través de la Administración de la Seguridad Social (SSA) completando el formulario SS-5. Puedes presentar la solicitud en persona en tu oficina local de la SSA o por correo. Debes proporcionar documentación que demuestre tu identidad, edad y ciudadanía estadounidense o estatus migratorio legal.

Si necesitas un ITIN, descarga el formulario W-7 del sitio web del IRS. Puedes enviar la solicitud por correo a la dirección del IRS indicada o en persona a un agente de aceptación certificador autorizado por el IRS o al Centro de Asistencia al Contribuyente (Taxpayer Assistance Center) del IRS. Debes proporcionar documentos justificativos, como el pasaporte u otro documento de identidad expedido por el gobierno, que demuestren tu condición de extranjero y tu identidad. El procesamiento de las solicitudes de ITIN suele tardar siete semanas. Después, recibirás el ITIN por correo.

¿Cuáles son las implicaciones legales de usar un número incorrecto?

El uso de un número incorrecto, ya sea un EIN, un SSN o un ITIN, puede causar varios problemas. Declarar impuestos con un TIN incorrecto puede dar lugar al rechazo de declaraciones fiscales, demoras en el reembolso de impuestos o multas del IRS. Si declaras impuestos con el TIN de otra persona, el IRS podría registrar tu declaración de impuestos como ausente y emitir un cargo por pago atrasado. Esto puede generar confusión con los registros del IRS y es posible que no se te acrediten los impuestos que ya hayas pagado. Tus ingresos podrían estar vinculados al TIN de otra persona, lo que crea problemas para ti y para la entidad cuyo TIN has utilizado.

Los errores repetidos con los TIN pueden aumentar el escrutinio del IRS y el riesgo de una auditoría. Cuando presentas documentos de tu empresa (por ejemplo, contratos y presentaciones de nóminas) con un TIN incorrecto corres el riesgo de incumplir las leyes fiscales y la normativa estatal. Esto puede incluso provocar un incumplimiento del contrato (p. ej., si se te pedía que incluyeras un EIN en el contrato, pero por error pusiste tu TIN personal).

Cómo corregir errores en las solicitudes de EIN o TIN

Todos cometemos errores. Si te has dado cuenta de que hay un error en tu solicitud de EIN o TIN, es importante que lo corrijas lo antes posible para evitar problemas mayores más adelante.

A continuación, te explicamos cómo corregir errores para cada tipo de TIN:

Corrección de una solicitud de EIN

• Llama al IRS: Si detectas un error después de solicitar un EIN, llama al 1-800-829-4933 (Línea de Impuestos Comerciales y Especializados del IRS). Explica el error, y probablemente el IRS pueda solucionarlo rápidamente por teléfono.

• Envía una carta de rectificación: Si no puedes solucionarlo por teléfono, escribe una carta al IRS. Envía la carta a la oficina del IRS que corresponda, según el lugar donde opere tu empresa. El IRS puede tardar algunas semanas en procesar tu rectificación. En la carta, incluye:

  • El nombre de tu empresa, tal como aparece en la solicitud del EIN
    
  • Tu TIN, si corresponde
    
  • Tus datos de contacto
    
  • El error que hay que corregir
    

• Actualiza los datos incorrectos de la empresa: Si has solicitado un EIN y necesitas actualizar información, como el nombre o la dirección de tu empresa, presenta el formulario 8822-B para corregir estos datos.

Corrección de una solicitud de TIN

Solicitud de SSN

• Contacta con la SSA: Si hay un error con tu solicitud del SSN, debes ponerte en contacto directamente con la SSA. Es posible que tengas que completar el formulario SS-5 para actualizar o rectificar tus datos. Cuando corrijas un error en el número de la Seguridad Social (SSN), debes prepararte para proporcionar documentos capaces de verificar tu identidad, como el pasaporte o el certificado de nacimiento.
  

Solicitud de ITIN

• Presenta un formulario W-7 corregido: Si tu solicitud de ITIN tiene errores, debes completar un nuevo Formulario W-7 con la información correcta. Incluye los documentos requeridos para verificar tu identidad, como tu pasaporte u otro documento de identidad expedido por el gobierno. Envía por correo el formulario W-7 actualizado y los documentos justificativos al IRS aquí:
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• Solicita una reemisión: Si tu ITIN contiene algún error, como un nombre o fecha de nacimiento incorrectos, también deberás presentar un formulario W-7 actualizado. El IRS emitirá un ITIN corregido después de procesar este formulario.