ไม่ว่าคุณจะกําลังจัดตั้งธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา จัดการบัญชีเงินเดือน หรือยื่นเอกสารภาษี คุณน่าจะพบคำว่าหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) คำเหล่านี้มีความสัมพันธ์กัน แต่มีการใช้งานที่แตกต่างกัน การทำความเข้าใจความแตกต่างเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการการเงิน สถานะทางกฎหมาย และหน้าที่ทางภาษีของธุรกิจ

ด้านล่างเราได้อธิบายว่า EIN และ TIN คืออะไร เมื่อใดต้องใช้หมายเลขดังกล่าว และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งอาจทําให้เกิดความล่าช้าหรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• EIN คืออะไร และ TIN คืออะไร
  
• EIN, SSN และ ITIN เกี่ยวข้องกับ TIN อย่างไร
  
• ธุรกิจควรใช้ EIN เทียบกับ TIN อื่นเมื่อใด
  
• วิธีการสมัครรับ EIN หรือ TIN
  
• การใช้หมายเลขที่ไม่ถูกต้องจะมีผลทางกฎหมายอย่างไร
  
• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในการสมัครรับ EIN หรือ TIN
  

EIN คืออะไร และ TIN คืออะไร

EIN คือหมายเลข 9 หลักที่ไม่ซ้ํากันซึ่งได้รับการกําหนดโดยกรมสรรพากรของสหรัฐอเมริกา (IRS) สําหรับธุรกิจและนิติบุคคลอื่นๆ เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี การใช้งานหลักคือเพื่อระบุนายจ้างที่มีพนักงาน แต่ก็จําเป็นสําหรับนิติบุคคลอื่นๆ ด้วย เช่น ห้างหุ้นส่วน บริษัท และองค์กรไม่แสวงผลกําไร ให้มองหมายเลขนี้ว่าเป็นเป็นหมายเลขประกันสังคม (SSN) สําหรับธุรกิจ โดยเป็นวิธีที่ IRS ติดตามภาระหน้าที่ทางภาษีของธุรกิจ ธุรกิจต่างๆ ยังใช้ EIN ในการจัดการบัญชีเงินเดือนสําหรับพนักงานและจัดการเรื่องภาษีเฉพาะอื่นๆ ของธุรกิจด้วย

TIN คือคำกว้างๆ ซึ่งครอบคลุมหมายเลขประจําตัวหลายประเภทที่ IRS ใช้ในการติดตามบุคคลทั่วไปและนิติบุคคลเพื่อจุดประสงค์ทางภาษี SSN, EIN และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีบุคคลทั่วไป (ITIN) ต่างก็เป็น TIN

EIN และ TIN จะแตกต่างกันในขอบเขตและการใช้งานหลัก TIN คือคําทั่วไปที่รวมถึงหมายเลขหลากหลายประเภทที่ IRS ใช้ในการติดตามผู้เสียภาษี EIN เป็น TIN ประเภทหนึ่งที่ออกให้กับธุรกิจ ทรัสต์ อสังหาริมทรัพย์ และนิติบุคคลอื่นๆ เท่านั้น

EIN, SSN และ ITIN เกี่ยวข้องกับ TIN อย่างไร

EIN, SSN และ ITIN เป็น TIN ประเภทต่างๆ ที่ IRS ออกให้เพื่อติดตามภาระหน้าที่ทางภาษี ความสัมพันธ์กันมีดังนี้

EIN

EIN สําหรับธุรกิจและนิติบุคคล ไม่ใช่บุคคลทั่วไป IRS จะออกหมายเลขนี้ให้แก่ธุรกิจ องค์กร ทรัสต์ และอสังหาริมทรัพย์เพื่อจุดประสงค์ในการระบุข้อมูลประจําตัวผู้เสียภาษี หมายเลขนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน ปฏิบัติงานในฐานะบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน หรือยื่นแบบรายงานภาษีการจ้างงาน สรรพสามิตหรือเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ยาสูบ และภาษีอาวุธปืน

SSN

SSN เป็น TIN ประเภทที่พบบ่อยที่สุดสําหรับบุคคลทั่วไป IRS ออกหมายเลขนี้ให้พลเมืองสหรัฐฯ และผู้พํานักอาศัยบางรายที่มีสิทธิ์ มักจะใช้ติดตามสวัสดิการประกันสังคม นอกจากนี้ TIN ยังใช้เป็น TIN สําหรับการยื่นภาษีบุคคลธรรมดาด้วย

ITIN

ITIN ใช้สําหรับบุคคลทั่วไปที่ไม่สามารถขอรับ SSN ได้ IRS ออกหมายเลขนี้ให้แก่บุคคลทั่วไปที่จําเป็นต้องจ่ายภาษี แต่ไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN ซึ่งรวมถึงผู้มีถิ่นพํานักในสหรัฐอเมริกาที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ บางราย ผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ และไม่ได้อาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกาทั้งหมด และผู้ที่อยู่ในอุปการะของคนเหล่านั้น

ธุรกิจควรใช้ EIN เทียบกับ TIN อื่นเมื่อใด

การจะใช้ EIN หรือ TIN ประเภทอื่นนั้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์ด้านภาษีของคุณโดยเฉพาะ ธุรกิจของคุณต้องมี EIN ตามกฎหมายหาก:

• คุณมีพนักงาน

• คุณดําเนินงานในฐานะห้างหุ้นส่วนหรือบริษัท

• ธุรกิจของคุณยื่นแบบรายงานภาษีการจ้างงาน สรรพสามิต หรือภาษีอื่นๆ บางอย่าง (เช่น แอลกอฮอล์ อาวุธปืน)

• คุณเป็นองค์กรไม่แสวงผลกําไรหรือทรัสต์

คุณสามารถใช้ EIN เพื่อเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ สมัครขอเงินกู้ธุรกิจ และยื่นภาษีธุรกิจ รวมถึงภาษีเงินเดือนได้

ในฐานะบุคคลทั่วไป คุณต้องใช้ TIN เพื่อยื่นภาษีส่วนบุคคล นี่คือ SSN ของคุณ (หากมี) หรือ ITIN หากคุณเป็นผู้มีถิ่นพํานักในสหรัฐอเมริกาแต่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ หรือไม่มีสิทธิ์รับ SSN

วิธีการสมัครรับ EIN หรือ TIN

ต่อไปนี้คือคําแนะนําฉบับย่อเกี่ยวกับการสมัครรับ EIN หรือ TIN ตามความต้องการของคุณ

EIN

วิธีการสมัครรับ EIN ที่รวดเร็วที่สุดคือการสมัครผ่าน EIN Assistant ในเว็บไซต์ของ IRS อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่ธุรกิจหลักของคุณอยู่ในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐฯ เท่านั้น เมื่อกรอกใบสมัครเสร็จแล้ว คุณจะได้รับ EIN ทันที นอกจากนี้คุณยังส่งแบบฟอร์ม SS-4 ที่กรอกเสร็จแล้วทางไปรษณีย์หรือแฟ็กซ์เพื่อสมัครได้อีกด้วย การดำเนินการทางไปรษณีย์อาจใช้เวลาสูงสุด 4 สัปดาห์ แต่อาจใช้เวลาสูงสุด 4 วันทําการหากคุณสมัครทางแฟกซ์ ผู้สมัครต่างประเทศสามารถสมัครได้โดยโทรหา IRS ที่สายต่างประเทศ

TIN

หากคุณต้องใช้ SSN โปรดสมัครผ่าน Social Security Administration (SSA) โดยกรอกแบบฟอร์ม SS-5 คุณสามารถส่งใบสมัครด้วยตัวเองที่สํานักงาน SSA ในพื้นที่หรือทางไปรษณีย์ก็ได้ คุณต้องส่งเอกสารที่พิสูจน์ตัวตน อายุ และสถานะการเป็นพลเมืองของสหรัฐอเมริกาหรือสถานะการเข้าเมืองที่ชอบด้วยกฎหมาย

หากต้องการหมายเลข ITIN โปรดดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-7 จากเว็บไซต์ IRS คุณสามารถส่งใบสมัครไปให้ IRS ที่ระบุไว้ทางไปรษณีย์หรือส่งด้วยตัวเองที่ตัวแทนรับที่ได้รับการรับรองจาก IRS หรือศูนย์ช่วยเหลือผู้เสียภาษีของ IRS คุณต้องส่งเอกสารสนับสนุน เช่น หนังสือเดินทางหรือเอกสารประจําตัวอื่นๆ ที่ออกโดยรัฐบาล เพื่อเป็นหลักฐานสถานะและอัตลักษณ์สำหรับชาวต่างชาติ โดยปกติแล้วการสมัครรับ ITIN จะใช้เวลาดำเนินการ 7 สัปดาห์ หลังจากนั้นคุณจะได้รับ ITIN ทางไปรษณีย์

การใช้หมายเลขที่ไม่ถูกต้องจะมีผลทางกฎหมายอย่างไร

การใช้หมายเลขที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็น EIN, SSN หรือ ITIN อาจทําให้เกิดปัญหาหลายอย่าง การยื่นภาษีด้วย TIN ที่ไม่ถูกต้องอาจทําให้ IRS ปฏิเสธการยื่นภาษี การคืนเงินภาษีล่าช้า หรือค่าปรับจาก IRS หากคุณยื่นภาษีด้วย TIN ของผู้อื่น IRS อาจบันทึกการยื่นภาษีของคุณว่าตกหล่นและออกค่าธรรมเนียมล่าช้า ซึ่งอาจสร้างความสับสนกับระเบียนของ IRS โดยระบบอาจไม่บันทึกภาษีที่คุณได้จ่ายไปแล้ว รายรับของคุณอาจผูกกับ TIN ของผู้อื่น ซึ่งทําให้เกิดปัญหาสําหรับคุณและนิติบุคคลที่เป็นเจ้าของ TIN ที่คุณใช้

การทำผิดพลาดซ้ําๆ กับ TIN จะเพิ่มการรักษาความปลอดภัยของ IRS และเสี่ยงที่จะถูกตรวจสอบ เมื่อคุณยื่นเอกสารธุรกิจ เช่น สัญญาและบัญชีเงินเดือน โดยใช้ TIN ที่ไม่ถูกต้อง จะทําให้คุณมีความเสี่ยงที่จะไม่ปฏิบัติตามกฎหมายภาษีและระเบียบข้อบังคับของรัฐ และกระทั่งอาจทําให้เกิดการละเมิดสัญญาได้ (เช่น หากคุณจําเป็นต้องระบุ EIN ในสัญญา แต่คุณระบุหมายเลข TIN ส่วนตัวแทนโดยไม่ตั้งใจ)

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในการสมัครรับ EIN หรือ TIN

ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ หากคุณพบว่าใบสมัคร EIN หรือ TIN ของคุณมีข้อผิดพลาด โปรดแก้ไขโดยเร็วที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ใหญ่ขึ้นในภายหลัง

ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดสําหรับ TIN แต่ละประเภท

การแก้ไขใบสมัคร EIN

• โทรหา IRS: หากคุณพบข้อผิดพลาดหลังจากสมัครรับ EIN โปรดโทรติดต่อ IRS Business and Specialty Tax ที่ 1-800-829-4933 อธิบายข้อผิดพลาดและ IRS อาจแก้ไขได้อย่างรวดเร็วทางโทรศัพท์

• ส่งจดหมายแก้ไข: หากคุณไม่สามารถแก้ไขทางโทรศัพท์ ให้เขียนจดหมายถึง IRS ส่งจดหมายไปให้สํานักงาน IRS ที่เหมาะสมตามตำแหน่งที่ตั้งที่คุณดําเนินธุรกิจอยู่ อาจใช้เวลา 2-3 สัปดาห์เพื่อให้ IRS ดำเนินการแก้ไขให้คุณ ในจดหมายควรมีข้อมูลต่อไปนี้

  • ชื่อธุรกิจของคุณ ตามที่ปรากฏบนใบสมัคร EIN
    
  • TIN ของคุณ (หากมี)
    
  • ข้อมูลติดต่อของคุณ
    
  • ความผิดพลาดที่ต้องแก้ไข
    

• อัปเดตรายละเอียดธุรกิจที่ไม่ถูกต้อง: หากคุณได้ขอ EIN แล้วและจําเป็นต้องอัปเดตข้อมูล เช่น ชื่อหรือที่อยู่ธุรกิจ โปรดยื่นแบบฟอร์ม 8822-B เพื่อแก้ไขรายละเอียดเหล่านี้

การแก้ไขใบสมัคร TIN

ใบสมัคร SSN

• ติดต่อ SSA: หากพบข้อผิดพลาดกับใบสมัคร SSN ของคุณ คุณจําเป็นต้องติดต่อ SSA โดยตรง คุณอาจต้องกรอกแบบฟอร์ม SS-5 เพื่ออัปเดตหรือแก้ไขข้อมูล เมื่อแก้ไขข้อผิดพลาด SSN โปรดเตรียมเอกสารที่พิสูจน์ตัวตนของคุณ เช่น หนังสือเดินทางหรือใบเกิด
  

ใบสมัคร ITIN

• ส่งแบบฟอร์ม W-7 ที่แก้ไขแล้ว หากใบสมัคร ITIN ของคุณมีข้อผิดพลาด คุณต้องกรอกแบบฟอร์ม W-7 ใหม่ให้ครบถ้วนพร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง ส่งเอกสารที่จําเป็นสําหรับยืนยันตัวตนของคุณ เช่น หนังสือเดินทางหรือเอกสารประจําตัวอื่นๆ ที่ออกโดยรัฐบาล ส่งแบบฟอร์ม W-7 ที่อัปเดตแล้วและเอกสารสนับสนุนไปให้ IRS ทางไปรษณีย์ที่นี่
  

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

• คําขอให้ออกใหม่: หาก ITIN ของคุณมีข้อผิดพลาด เช่น ชื่อหรือวันเกิดไม่ถูกต้อง คุณต้องส่งแบบฟอร์ม W-7 ที่อัปเดตแล้วด้วย IRS จะออก ITIN ที่แก้ไขหลังจากประมวลผลแบบฟอร์มนี้แล้ว