Eine registrierte Vertretung ist die offizielle Kontaktstelle eines Unternehmens für den Erhalt offizieller rechtlicher und steuerlicher Dokumente, wie z. B. Complianceformulare und behördliche Korrespondenz. Limited Liability Companies (LLCs) (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) und Kapitalgesellschaften sind gesetzlich verpflichtet, eine registrierte Vertretung zu ernennen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen für alle rechtlichen Angelegenheiten erreichbar bleibt.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über registrierte Vertreter/innen wissen müssen, einschließlich was sie tun und wie Sie die richtige Person auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was macht eine registrierte Vertretung für eine LLC?
  
• Warum braucht eine LLC eine registrierte Vertretung?
  
• Wer kann als registrierte Vertretung für eine LLC fungieren?
  
• Wie wählt man die richtige registrierte Vertretung für eine LLC aus
  
• Kann eine LLC ihre registrierte Vertretung ändern?
  
• Was ist, wenn eine LLC keine registrierte Vertretung hat?
  
• Braucht eine LLC in jedem Bundesstaat, in dem sie geschäftlich tätig ist, eine registrierte Vertretung?
  

Was macht eine registrierte Vertretung für eine LLC?

Die registrierte Vertretung einer LLC fungiert als offizielle/r Ansprechpartner/in des Unternehmens für den Erhalt von Rechtsdokumenten und wichtigen behördlichen Mitteilungen. Dies kann die gerichtliche Zustellung (z. B. von Klagen), Steuerformulare und andere Mitteilungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften umfassen. Die registrierte Vertretung bearbeitet diese Dokumente und leitet sie an die LLC weiter. Eine registrierte Vertretung ist eine Voraussetzung für Unternehmen, um bundesstaatliche Anforderungen einzuhalten.

Warum braucht eine LLC eine registrierte Vertretung?

Eine registrierte Vertretung ist für LLCs in den USA gesetzlich vorgeschrieben. Eine registrierte Vertretung bietet dem Bundesstaat eine einheitliche, offizielle Anlaufstelle beim Unternehmen für wichtige Rechts- und Steuerdokumente. Wenn die LLC beispielsweise verklagt wird, erhält die registrierte Vertretung die rechtlichen Dokumente und benachrichtigt das Unternehmen.

Eine registrierte Vertretung stellt auch sicher, dass während der Geschäftszeiten jemand zur Verfügung steht, um Dokumente entgegenzunehmen. So müssen Geschäftsinhaber/innen nicht jederzeit an einem bestimmten Ort anzutreffen sein. Eine registrierte Vertretung ermöglicht es LLC-Inhaberinnen und -Inhabern auch, ihre Privatsphäre zu wahren. Anstatt ihre persönliche Adresse auf Geschäftsdokumenten zu verwenden, können sie die offizielle Adresse der registrierten Vertretung angeben.

Wer kann als registrierte Vertretung für eine LLC fungieren?

Eine registrierte Vertretung für eine LLC kann eine Einzelperson oder eine Geschäftseinheit sein, die jedoch bestimmte Anforderungen erfüllen muss. Wenn es sich bei der Vertretung um eine Einzelperson handelt, kann sie der/die Eigentümer/in der LLC, eine/n vertrauenswürdige/r Mitarbeiter/in oder eine Person aus dem Freundes- oder Familienkreis sein. Voraussetzungen:

• Die Person ist mindestens 18 Jahre alt.

• Sie hat eine physische Adresse in dem Bundesstaat, in dem die LLC registriert ist (kein Postfach).

• Sie steht während der normalen Geschäftszeiten zur Verfügung, um offizielle Dokumente entgegenzunehmen.

LLCs können auch einen Dienstleister als registrierte Vertretung beauftragen. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Geschäftsinhaber/innen ihre Privatsphäre besser schützen oder sich Arbeit ersparen möchten oder wenn ein Unternehmen in mehreren Bundesstaaten tätig ist. In einigen Fällen kann auch eine andere Geschäftseinheit – z. B. eine Anwaltskanzlei – als registrierte Vertretung fungieren, solange sie in dem Bundesstaat, in dem die LLC registriert ist, zur Geschäftstätigkeit berechtigt ist.

Wie wählt man die richtige registrierte Vertretung für eine LLC aus

Wenn Sie eine physische Adresse in dem Bundesstaat haben, in dem Ihre LLC registriert ist, und Sie während der normalen Geschäftszeiten erreichbar sind, können Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sein. So sparen Sie Geld bei Gebühren und erhalten mehr Kontrolle. Wenn Sie Wert auf Privatsphäre und Flexibilität legen, ist eine professionelle Dienstleistung möglicherweise die bessere Wahl.

Hier ist ein genauerer Blick auf diesen Entscheidungsprozess:

• Datenschutz: Wenn Sie Ihre persönliche Adresse nicht in öffentlichen Aufzeichnungen angeben möchten oder einfach mehr Privatsphäre wünschen, kann ein Dienstleister als registrierte Vertretung eine gute Option sein.

• Einfachheit: Wenn Ihre LLC in mehreren Bundesstaaten tätig ist oder Sie häufig nicht im Büro sind, kann eine professionelle Dienstleistung eine nützliche Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass jemand während der Geschäftszeiten an allen Standorten verfügbar ist.

• Kosten-Nutzen-Analyse: Dienstleister für die registrierte Vertretung erheben in der Regel eine jährliche Gebühr. Daher sollten Sie ihre Vorteile hinsichtlich Einfachheit und Privatsphäre gegen die Kosten abwägen. Für viele ist die Gemütsruhe den Preis wert, aber wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, können Sie Geld sparen, indem Sie ihre eigene Vertretung übernehmen.

• Ruf und Zuverlässigkeit: Wenn Sie sich für einen Dienstleister als registrierte Vertretung entscheiden, stellen Sie sicher, dass dieser etabliert und reaktionsschnell ist und gute Bewertungen hat.

Kann eine LLC ihre registrierte Vertretung ändern?

Ja, Sie können die registrierte Vertretung Ihrer LLC über einen einfachen Prozess ändern. So funktioniert das normalerweise:

• Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Bundesstaats: Jeder Bundesstaat hat sein eigenes Verfahren für die Aktualisierung der Informationen Ihrer registrierten Vertretung. Erkundigen Sie sich zunächst bei der Anmeldestelle Ihres Bundesstaats (in der Regel beim Secretary of State). In einigen Bundesstaaten können Sie dies online tun, während Sie in anderen ein Formular einreichen müssen.

• Füllen Sie das erforderliche Formular aus: In der Regel müssen Sie dafür ein Formular zur Änderung der registrierten Vertretung mit einer entsprechenden Bezeichnung ausfüllen. Fügen Sie Details zu Ihrer aktuellen und der neuen Vertretung hinzu. In einigen Bundesstaaten muss die neue Vertretung das Formular möglicherweise unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie die Rolle annimmt.

• Zahlen Sie die Anmeldegebühr: Die meisten Bundesstaaten erheben eine geringe Gebühr für die Bearbeitung der Änderung, in der Regel zwischen 10 und 50 USD. Tätigen Sie Ihre Zahlung mit der Einreichung des Formulars, damit es keine Verzögerungen gibt.

• Senden Sie das Formular ab: Reichen Sie das Formular online, per Post oder persönlich ein, je nach Ihren Präferenzen und den Richtlinien des Bundesstaats. Nach der Einreichung tritt die Änderung in der Regel sofort oder innerhalb weniger Werktage in Kraft.

• Benachrichtigen Sie Ihre bisherige registrierte Vertretung: Teilen Sie die Änderung Ihrer ehemaligen registrierten Vertretung mit, damit keine Verwirrung darüber entsteht, wo zukünftige Dokumente zugestellt werden sollen.

Was ist, wenn eine LLC keine registrierte Vertretung hat?

Für eine LLC kann das Versäumnis, eine registrierte Vertretung zu benennen, zu ernsthaften Problemen führen. Dazu gehören unter anderem:

• Nichtkonformität: Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass LLCs eine registrierte Vertretung haben. Wenn Sie keine haben, könnte Ihre LLC vom Bundesstaat als nicht konform eingestuft werden. Dies kann zu Bußgeldern, Strafen oder zur Aussetzung oder Auflösung Ihrer LLC führen.

• Fehlende Rechtsdokumente: Ohne eine registrierte Vertretung könnte Ihre LLC wichtige rechtliche Mitteilungen wie Gerichtsverfahren, Vorladungen oder Steuerformulare verpassen. Wenn Sie nicht rechtzeitig auf diese Dokumente reagieren, drohen Versäumnisurteile oder andere rechtliche Konsequenzen.

• Verzögerter Geschäftsbetrieb: Wenn Ihre LLC als nicht konform eingestuft wird, kann es schwieriger sein, Geschäftslizenzen zu erneuern, Verträge abzuschließen oder Finanzierungen zu erhalten. In einigen Fällen kann Ihrer LLC die Durchführung von Geschäften in diesem Bundesstaat untersagt werden, bis das Problem behoben ist.

• Mögliche Haftungsprobleme: Ohne eine registrierte Vertretung riskieren Sie persönliche Haftung, wenn Sie die Rechtsdokumente nicht rechtzeitig erhalten. Dies kann passieren, wenn eine Klage nicht ordnungsgemäß zugestellt wird und Sie keine Möglichkeit haben, sich zu verteidigen. Das Gericht kann ein Urteil gegen Ihre LLC fällen, was Ihr Vermögen gefährden kann.

Braucht eine LLC in jedem Bundesstaat, in dem sie geschäftlich tätig ist, eine registrierte Vertretung?

Ja, wenn Ihre LLC in mehreren Bundesstaaten geschäftlich tätig ist, benötigen Sie eine registrierte Vertretung in jedem Bundesstaat, in dem Ihr Unternehmen registriert oder als „Fremd-LLC“ angemeldet ist. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn die Vertretung in einem Standort fehlt, kann das zu Bußgeldern und anderen Strafen für Nichteinhaltung führen.

Wenn Sie außerhalb des Heimatbundesstaats Ihrer LLC geschäftlich tätig sind, müssen Sie sich in der Regel als „Fremd-LLC“ in diesem Bundesstaat registrieren. Im Rahmen dieses Verfahrens müssen Sie eine registrierte Vertretung mit einer physischen Adresse in diesem Bundesstaat benennen. Sie können entweder unterschiedliche registrierte Vertreter/innen in jedem Bundesstaat benennen oder eine nationale registrierte Vertretung beauftragen, die an mehreren Standorten als Ihre Vertretung fungiert.