Een geregistreerde agent is het aangewezen contactpunt van een bedrijf voor het ontvangen van officiële juridische en fiscale documenten, zoals complianceformulieren en overheidscorrespondentie. Vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en ondernemingen zijn wettelijk verplicht om een geregistreerde agent te hebben om ervoor te zorgen dat ze bereikbaar blijven voor juridische zaken.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over geregistreerde agenten, inclusief wat ze doen en hoe je de juiste persoon voor deze functie kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat doet een geregistreerde agent voor een LLC?
  
• Waarom heeft een LLC een geregistreerde agent nodig?
  
• Wie kan een geregistreerde agent voor een LLC zijn?
  
• Hoe kies je de juiste geregistreerde agent voor een LLC?
  
• Kan een LLC haar geregistreerde agent wijzigen?
  
• Wat als een LLC geen geregistreerde agent heeft?
  
• Heeft een LLC een geregistreerde agent nodig in elke staat waar ze zaken doet?
  

Wat doet een geregistreerde agent voor een LLC?

Een geregistreerde agent voor een LLC fungeert als het officiële aanspreekpunt van het bedrijf voor het ontvangen van juridische documenten en belangrijke mededelingen van de overheid. Hierbij kan het gaan om betekeningen (zoals een rechtszaak), belastingformulieren en andere compliance-gerelateerde mededelingen. De geregistreerde agent behandelt deze documenten en stuurt ze door naar de LLC. Voor bedrijven is het een vereiste om een geregistreerde agent te hebben, omdat ze zo kunnen blijven voldoen aan de vereisten van de staat.

Waarom heeft een LLC een geregistreerde agent nodig?

Een geregistreerde agent is een wettelijke vereiste voor LLC's in de VS. Een geregistreerde agent geeft de staat een consistent, officieel aanspreekpunt voor het bedrijf voor belangrijke juridische en fiscale documenten. Als de LLC bijvoorbeeld wordt aangeklaagd, ontvangt de geregistreerde agent de juridische documenten en stelt hij het bedrijf hiervan op de hoogte.

Een geregistreerde agent zorgt er ook voor dat er tijdens kantooruren iemand beschikbaar is om documenten in ontvangst te nemen. Hierdoor hoeft de ondernemer niet altijd op een specifieke locatie aanwezig te zijn. Met een geregistreerde agent kunnen LLC-eigenaren ook hun privacy behouden. In plaats van zijn persoonlijke adres op zakelijke documenten te gebruiken, kunnen hij het officiële adres van de geregistreerde agent gebruiken.

Wie kan een geregistreerde agent voor een LLC zijn?

Een geregistreerde agent voor een LLC kan een particulier of een zakelijke entiteit zijn, maar hij moet wel aan bepaalde vereisten voldoen. Als de agent een particulier is, kan het gaan om de eigenaar van de LLC, een vertrouwde werknemer, of een vriend of familielid, zolang hij:

• Minimaal 18 jaar oud is

• Een fysiek adres heeft in de staat waar de LLC is geregistreerd (geen postbus)

• Beschikbaar zijn tijdens normale kantooruren om officiële documenten te ontvangen

LLC's kunnen ook een geregistreerde agent inhuren. Dit kan vooral handig zijn als een ondernemer extra privacy of gemak wil of als een bedrijf in meerdere staten actief is. In sommige gevallen kan een andere zakelijke entiteit, zoals een advocatenkantoor, ook optreden als de geregistreerde agent, zolang deze bevoegd is om zaken te doen in de staat waar de LLC is geregistreerd.

Hoe kies je de juiste geregistreerde agent voor een LLC?

Als je een fysiek adres hebt in de staat waar je LLC is geregistreerd en je tijdens normale kantooruren beschikbaar bent, kun je je eigen geregistreerde agent zijn. Dit bespaart kosten en geeft je meer controle. Als je waarde hecht aan privacy en flexibiliteit, is een professionele dienst misschien een betere keuze.

Hier gaan we dieper in op dit besluitvormingsproces:

• Privacy: Als je niet wilt dat je persoonlijke adres in openbare registers staat of als je gewoon meer privacy wilt, kan een geregistreerde agent een goede optie zijn.

• Gemak: Als je LLC in meerdere staten actief is of als je vaak niet op kantoor bent, kan een professionele dienst een handige manier zijn om ervoor te zorgen dat er tijdens kantooruren op alle locaties iemand beschikbaar is.

• Kosten vs. baten: Geregistreerde agenten brengen doorgaans jaarlijkse kosten in rekening, dus je moet het gemak en de privacy die ze bieden afwegen tegen de kosten. Voor velen is de gemoedsrust de prijs waard, maar als je een kleinere onderneming hebt, kun je geld besparen door je eigen agent te zijn.

• Reputatie en betrouwbaarheid: Als je kiest voor een geregistreerde agent, zorg er dan voor dat hij gevestigd is, snel reageert en goede recensies heeft.

Kan een LLC haar geregistreerde agent wijzigen?

Ja, je kunt de geregistreerde agent van je LLC wijzigen en het proces is eenvoudig. Zo werkt het meestal:

• Controleer de vereisten van je staat: Elke staat heeft zijn eigen proces voor het bijwerken van de gegevens van de geregistreerde agent. Neem eerst contact op met het bureau voor bedrijfsregistratie van je staat (meestal de Secretary of State). In sommige staten kun je dit online doen, terwijl je in andere staten een formulier moet indienen.

• Vul het vereiste formulier in: Doorgaans moet je een formulier met de naam “Verandering van geregistreerde agent” of iets dergelijks invullen. Vermeld details over je huidige agent en de nieuwe. In sommige staten moet de nieuwe agent het formulier ondertekenen om te bevestigen dat hij de rol accepteert.

• Betaal de registratiekosten: De meeste staten vragen een kleine vergoeding om de wijziging te verwerken, meestal variërend van $ 10 tot $ 50. Doe de betaling bij het indienen van het formulier, zodat er geen vertragingen optreden.

• Dien het formulier in: Dien het formulier online, per post of persoonlijk in, afhankelijk van je voorkeur en het beleid van de staat. Nadat het formulier is ingediend, is de wijziging doorgaans meteen of binnen een paar werkdagen van toepassing.

• Breng je oude geregistreerde agent op de hoogte: Vertel je voormalige geregistreerde agent dat je bent overgestapt, zodat er geen verwarring ontstaat over waar toekomstige documenten naartoe moeten.

Wat als een LLC geen geregistreerde agent heeft?

Als een LLC geen geregistreerde agent aanwijst, kan dat tot ernstige problemen leiden. Deze kunnen zijn:

• Verlies van goede reputatie: De meeste staten vereisen dat LLC's een geregistreerde agent hebben om aan de regels te blijven voldoen. Als je die niet hebt, kan je LLC haar "goede reputatie" bij de staat verliezen. Dit kan leiden tot boetes, straffen of de schorsing of ontbinding van je LLC.

• Gemiste juridische documenten: Zonder een geregistreerde agent loopt je LLC mogelijk belangrijke juridische kennisgevingen mis, zoals rechtszaken, dagvaardingen of belastingformulieren. Als je niet op tijd op deze documenten reageert, kun je te maken krijgen met vonnissen bij verstek of andere juridische gevolgen.

• Vertraagde bedrijfsactiviteiten: Als je LLC haar goede reputatie verliest, kan het moeilijker zijn om bedrijfsvergunningen te verlengen, contracten af te sluiten of financiering te krijgen. In sommige gevallen mag je LLC geen zaken meer doen in de staat totdat het probleem is opgelost.

• Mogelijke aansprakelijkheidskwesties: Zonder een geregistreerde agent riskeer je persoonlijke aansprakelijkheid als je juridische documenten niet op tijd ontvangt. Dit kan gebeuren als een dagvaarding voor een rechtszaak niet correct wordt betekend en je niet de kans krijgt om jezelf te verdedigen. De rechtbank kan een vonnis uitspreken tegen je LLC, waardoor je vermogen in gevaar kan komen.

Heeft een LLC een geregistreerde agent nodig in elke staat waar ze zaken doet?

Ja, als je LLC in meerdere staten zaken doet, heb je een geregistreerde agent nodig in elke staat waar je bedrijf is geregistreerd of waar het “gekwalificeerd“ is om actief te zijn. Dit is een wettelijke vereiste en als je geen agent hebt waar je actief bent, kan dit leiden tot boetes en andere straffen voor niet-naleving.

Als je zaken doet buiten de thuisstaat van je LLC, moet je je meestal registreren als een “buitenlandse” LLC in die staat. Als onderdeel van het proces moet je een geregistreerde agent met een fysiek adres in die staat aanwijzen. Je kunt in elke staat een andere geregistreerde agent aanwijzen of een nationale geregistreerde agent inhuren die op meerdere locaties als je agent optreedt.