Un agente registrado es el punto de contacto designado por una empresa para recibir documentos legales y fiscales oficiales, como formularios de cumplimiento y correspondencia gubernamental. Las sociedades de responsabilidad limitada y las corporaciones/sociedades anónimas están obligadas por ley a tener un agente registrado para garantizar que el negocio siga siendo accesible para cualquier asunto legal.

A continuación te explicamos lo que necesitas saber sobre los agentes registrados, incluyendo lo que hacen y cómo elegir a la persona adecuada para este trabajo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué hace un agente registrado para una LLC?
  
• ¿Por qué una LLC necesita un agente registrado?
  
• ¿Quién puede ser un agente registrado para una LLC?
  
• Cómo elegir el agente registrado adecuado para una LLC
  
• ¿Puede una LLC cambiar su agente registrado?
  
• ¿Qué pasa si una LLC no tiene un agente registrado?
  
• ¿Una LLC necesita un agente registrado en cada estado donde hace negocios?
  

¿Qué hace un agente registrado en una LLC?

Un agente registrado de una LLC actúa como el punto de contacto oficial de la empresa para recibir documentos legales y avisos importantes de la administración pública. Estos pueden incluir la notificación del proceso (como una demanda), formularios de impuestos y otras comunicaciones relacionadas con la normativa. El agente registrado gestiona estos documentos y los envía a la LLC. Tener un agente registrado es un requisito para las empresas porque les permite cumplir con los requisitos de los estados.

¿Por qué una LLC necesita un agente registrado?

Un agente registrado es un requisito legal para las LLC en los Estados Unidos. Un agente registrado le da al estado un punto de contacto oficial y consistente con la compañía para documentos legales y fiscales importantes. Por ejemplo, si la LLC es demandada, el agente registrado recibirá los documentos legales y lo comunicará a la empresa.

Un agente registrado también se asegura de que haya alguien disponible durante el horario comercial para recibir documentos. Esto libera al propietario del negocio de la necesidad de estar en un lugar específico en todo momento. Tener un agente registrado también permite a los propietarios de LLC mantener la privacidad. En lugar de usar su dirección personal en documentos comerciales, pueden usar la dirección oficial del agente registrado.

¿Quién puede ser un agente registrado de una LLC?

Un agente registrado para una LLC puede ser un individuo o una entidad comercial, aunque debe cumplir con ciertos requisitos. Si el agente es un particular, puede ser el propietario de la LLC, un empleado de confianza o un amigo o familiar, siempre y cuando:

• Tenga al menos 18 años de edad

• Tenga una dirección física en el estado donde está registrada la sociedad de responsabilidad limitada (no un apartado postal)

• Esté disponible durante el horario comercial normal para recibir documentos oficiales

Las LLC también pueden contratar el servicio de un agente registrado. Esto puede ser especialmente útil si el propietario de una empresa quiere privacidad o comodidad adicionales o si una empresa opera en varios estados. En algunos casos, otra entidad comercial (por ejemplo, un bufete de abogados) también podría actuar como agente registrado, siempre que esté autorizada para hacer negocios en el estado donde está registrada la LLC.

Cómo elegir el agente registrado adecuado para una LLC

Si tienes una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC y estás disponible durante el horario comercial normal, puedes ser tu propio agente registrado. Esto ahorra dinero en tarifas y te da más control. Si valoras la privacidad y la flexibilidad, un servicio profesional podría ser una mejor opción.

A continuación te presentamos un análisis más detallado de este proceso de decisión:

• Privacidad: Si no deseas que tu dirección personal aparezca en los registros públicos o simplemente deseas más privacidad, un servicio de agente registrado puede ser una buena opción.

• Comodidad: Si tu LLC opera en varios estados o estás fuera de la oficina con frecuencia, un servicio profesional puede ser una forma útil de asegurarte de que haya alguien disponible durante el horario comercial en todas las ubicaciones.

• Coste vs. beneficios: Los servicios de agente registrado suelen cobrar una tarifa anual, por lo que deberás sopesar la comodidad y la privacidad que ofrecen frente al coste. Para muchos, la tranquilidad vale la pena, pero si se trata de una operación más pequeña, ser tu propio agente puede ahorrar dinero.

• Reputación y fiabilidad: Si eliges un servicio de agente registrado, asegúrate de que sea conocido, sea receptivo y tenga buenas críticas.

¿Una sociedad de responsabilidad limitada puede cambiar su agente registrado?

Sí, puedes cambiar de agente registrado de tu LLC. Además, el proceso es sencillo. Así es como funciona normalmente:

• Revisa los requisitos de tu estado: Cada estado tiene su propio proceso para actualizar la información de tu agente registrado. Comienza por consultar con la oficina de registro comercial de tu estado (generalmente la Secretaría de Estado). Algunos estados te permiten hacerlo en línea, mientras que otros te piden que presentes un formulario.

• Rellena el formulario requerido: Por lo general, debes completar un formulario llamado "Cambio de agente registrado" o algo similar. Incluye los datos sobre tu agente actual y el nuevo. En algunos estados, es posible que el nuevo agente tenga que firmar el formulario para confirmar que acepta la función.

• Paga la cuota de presentación: La mayoría de los estados cobran una pequeña tarifa para procesar el cambio, que generalmente oscila entre 10 $ y 50 $. Realiza el pago cuando presentes el formulario para que no haya demoras.

• Envía el formulario: Envía el formulario en línea, por correo o en persona, según tu preferencia y las políticas del estado. Una vez que se presenta, el cambio suele aplicarse de inmediato o en unos pocos días hábiles.

• Informa a tu antiguo agente registrado: Dile a tu antiguo agente registrado que has hecho el cambio para que no haya confusión sobre dónde deben ir los documentos futuros.

¿Qué sucede si una LLC no tiene un agente registrado?

En el caso de una LLC, no designar un agente registrado puede dar lugar a graves problemas. Estos pueden incluir:

• Pérdida de buena reputación: La mayoría de los estados exigen que las sociedades de responsabilidad limitada cuenten con un agente registrado para cumplir con la normativa. Si no tienes ninguno, tu LLC podría perder la "buena reputación" con el estado. Esto puede dar lugar a multas, sanciones o la suspensión o disolución de tu LLC.

• Pérdida de documentos legales: Sin un agente registrado, tu LLC podría pasar por alto avisos legales importantes, como demandas, citaciones o formularios de impuestos. Si no respondes a estos documentos a tiempo, podrías hacer frente a sentencias por incumplimiento u otras consecuencias legales.

• Retraso en las operaciones comerciales: Si tu LLC pierde su buena reputación, puede ser más difícil renovar licencias comerciales, celebrar contratos u obtener financiación. En algunos casos, tu LLC podría tener prohibido realizar negocios en el estado hasta que se solucione el problema.

• Posibles problemas de responsabilidad: Sin un agente registrado, corres el riesgo de asumir la responsabilidad personal si no recibes los documentos legales a tiempo. Esto puede suceder cuando una demanda no se entrega correctamente y no tienes la oportunidad de defenderte. El tribunal podría dictar un fallo en contra de tu LLC, lo que puede poner en riesgo tus activos.

¿Una LLC necesita un agente registrado en cada estado en el que opera?

Sí, si tu LLC hace negocios en varios estados, necesitas un agente registrado en cada estado donde tu negocio esté registrado o «cualificado en el extranjero» para operar. Este es un requisito legal, ya que no tener un agente donde operes puede dar lugar a multas y otras sanciones por incumplimiento.

Cuando haces negocios fuera del estado de origen de tu LLC, normalmente tienes que registrarte como una LLC «extranjera» en ese estado. Como parte del proceso, debes designar a un agente registrado con una dirección física en ese estado. Puedes designar diferentes agentes registrados en cada estado o contratar un servicio de agente registrado nacional para que actúe como tu agente en varias ubicaciones.