Un agent agréé est le point de contact désigné d’une entreprise pour la réception de documents juridiques et fiscaux officiels, tels que les formulaires de conformité et la correspondance gouvernementale. Les limited liability companies (LLC) et les sociétés sont légalement tenues d’avoir un agent agréé afin de s’assurer que l’entreprise reste accessible pour toute question juridique.

Nous expliquons ci-après ce que vous devez savoir sur les agents agréés, y compris quelles sont leurs fonctions et comment choisir la bonne personne pour le poste.

Sommaire de cet article

• Quelles sont les fonctions d’un agent agréé pour une LLC ?
  
• Pourquoi une LLC a-t-elle besoin d’un agent agréé ?
  
• Qui peut être un agent agréé pour une LLC ?
  
• Comment choisir le bon agent agréé pour une LLC
  
• Une LLC peut-elle changer d’agent agréé ?
  
• Que se passe-t-il si une LLC n’a pas d’agent agréé ?
  
• Une LLC a-t-elle besoin d’un agent agréé dans chaque État où elle exerce ses activités ?
  

Quelles sont les fonctions d’un agent agréé pour une LLC ?

Un agent agréé pour une LLC sert de point de contact officiel de l’entreprise pour la réception des documents juridiques et des avis gouvernementaux importants. Il peut s’agir d’un acte de procédure (comme une action en justice), de formulaires fiscaux et d’autres communications liées à la conformité. L’agent agréé s’occupe de ces documents et les transmet à la LLC. Les entreprises doivent obligatoirement disposer d’un agent agréé, car cela leur permet de rester en conformité avec les exigences de l’État.

Pourquoi une LLC a-t-elle besoin d’un agent agréé ?

Un agent agréé est une obligation légale pour les LLC aux États-Unis. Un agent agréé offre à l’État un point de contact cohérent et officiel avec l’entreprise pour les documents juridiques et fiscaux importants. Par exemple, si la LLC est poursuivie, l’agent agréé recevra les documents juridiques et en informera l’entreprise.

Un agent agréé garantit également que quelqu’un est disponible pendant les heures de bureau pour recevoir les documents. Le propriétaire de l’entreprise n’a donc plus besoin d’être disponible en permanence. Le fait d’avoir un agent agréé permet également aux propriétaires de LLC de préserver leur vie privée. Au lieu d’utiliser leur adresse personnelle sur les documents commerciaux, ils peuvent utiliser l’adresse officielle de l’agent agréé.

Qui peut être un agent agréé pour une LLC ?

Un agent agréé pour une LLC peut être un particulier ou une entité commerciale, mais certaines exigences doivent être remplies. S’il s’agit d’une personne physique, il peut s’agir du propriétaire de la LLC, d’un employé de confiance, d’un ami ou d’un membre de la famille, sous réserve que les conditions suivantes soient remplies :

• Être âgé d’au moins 18 ans

• Disposer d’une adresse physique dans l’État où la LLC est immatriculée (et non d’une boîte postale)

• Être disponible pendant les heures normales de bureau pour recevoir des documents officiels

Les LLC peuvent également faire appel à un service d’agent agréé. Cela peut s’avérer particulièrement utile si le propriétaire d’une entreprise souhaite bénéficier d’une meilleure protection de la vie privée ou d’une plus grande commodité, ou si l’entreprise exerce ses activités dans plusieurs États. Dans certains cas, une autre entité commerciale, telle qu’un cabinet d’avocats, peut également servir d’agent agréé, à condition qu’elle soit autorisée à exercer ses activités dans l’État où la LLC est immatriculée.

Comment choisir le bon agent agréé pour une LLC

Si vous disposez d’une adresse physique dans l’État où votre LLC est immatriculée et que vous êtes disponible pendant les heures normales de bureau, vous pouvez être votre propre agent agréé. Cela vous permet d’économiser des frais et de bénéficier de davantage de contrôle. Si vous accordez de l’importance à la protection de la vie privée et à la flexibilité, un service professionnel peut s’avérer un meilleur choix.

Voici un aperçu de ce processus de décision :

• Respect de la vie privée : si vous ne souhaitez pas que votre adresse personnelle figure dans les registres publics ou si vous aspirez simplement à davantage de protection de la vie privée, un service d’agent agréé peut être une bonne option.

• Commodité : si votre LLC exerce ses activités dans plusieurs États ou si vous êtes souvent absent du bureau, un service professionnel peut être un moyen utile de vous assurer que quelqu’un est disponible pendant les heures de bureau sur tous les sites.

• Coûts et avantages : les services d’agent agréé facturent généralement des frais annuels, il convient donc de mettre en balance les avantages en termes de commodité et de respect de la vie privée qu’ils offrent et le coût qu’ils représentent. Pour beaucoup d’entreprises, la tranquillité d’esprit vaut le prix, mais si vous êtes une petite entreprise, être votre propre agent peut vous permettre de réaliser des économies.

• Réputation et fiabilité : si vous choisissez un service d’agent agréé, assurez-vous qu’il est établi et réactif et qu’il bénéficie d’avis positifs.

Une LLC peut-elle changer d’agent agréé ?

Oui, vous pouvez changer d’agent agréé pour votre LLC, et la procédure est simple. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vérifiez les exigences de votre État : chaque État dispose de sa propre procédure pour mettre à jour des informations de votre agent agréé. Commencez par vous renseigner auprès du bureau d’enregistrement des entreprises de votre État (généralement le secrétaire d’État). Certains États vous permettent d’effectuer cette démarche en ligne, tandis que d’autres exigent que vous soumettiez un formulaire.

• Remplissez le formulaire requis : en règle générale, vous devez remplir un formulaire intiitulé « Changement d’agent agréé » ou quelque chose de similaire. Indiquez les informations de votre agent actuel et du nouvel agent. Dans certains États, le nouvel agent peut être amené à signer le formulaire pour confirmer qu’il accepte la fonction.

• Acquittez-vous des frais de dépôt : la plupart des États facturent des frais minimes pour le traitement de l’opération de changement, généralement compris entre 10 et 50 USD. Joignez votre paiement au moment du dépôt du formulaire afin d’éviter tout retard.

• Soumettez le formulaire : soumettez le formulaire en ligne, par courrier ou en personne, en fonction de vos préférences et des politiques de l’État. Une fois le formulaire déposé, le changement s’applique généralement immédiatement ou dans un délai de quelques jours ouvrables.

• Informez votre ancien agent agréé : informez votre ancien agent agréé que vous avez fait le changement afin d’éviter toute confusion quant à la destination des futurs documents.

Que se passe-t-il si une LLC n’a pas d’agent agréé ?

Pour une LLC, le fait de ne pas désigner d’agent agréé peut entraîner de graves problèmes. En voici quelques-uns :

• Perte du statut « en règle » : la plupart des États exigent que les LLC disposent d’un agent agréé pour rester en conformité. Si vous n’en avez pas, votre LLC risque de perdre son statut « en règle » auprès de l’État. Cela peut entraîner des amendes, des pénalités, ou encore la suspension ou la dissolution de votre LLC.

• Non-réception de documents juridiques : en l’absence d’agent agréé, votre LLC risque de ne pas recevoir certains avis juridiques importants, tels que des actions en justice, des citations à comparaître ou des formulaires fiscaux. Si vous ne répondez pas à ces documents à temps, vous risquez de faire l’objet d’un jugement par défaut ou d’être confronté à d’autres conséquences juridiques.

• Retard dans les opérations commerciales : si votre LLC perd son statut « en règle », il peut être plus difficile de renouveler les licences commerciales, de conclure des contrats ou d’obtenir des financements. Dans certains cas, votre LLC pourrait se voir interdire d’exercer ses activités dans l’État jusqu’à ce que le problème soit résolu.

• Problèmes de responsabilité potentiels : si vous n’avez pas d’agent agréé, vous risquez d’engager votre responsabilité personnelle si vous ne recevez pas les documents juridiques à temps. Cela peut se produire lorsqu’une action en justice n’est pas correctement signifiée et que vous n’avez pas la possibilité de vous défendre. Le tribunal peut prononcer un jugement à l’encontre de votre LLC, ce qui peut mettre vos actifs en péril.

Une LLC a-t-elle besoin d’un agent agréé dans chaque État où elle exerce ses activités ?

Oui, si votre LLC exerce ses activités dans plusieurs États, vous avez besoin d’un agent agréé dans chaque État où votre entreprise est immatriculée ou est autorisée à exercer ses activités en tant qu’entité étrangère. Il s’agit d’une obligation légale, et le fait de ne pas avoir d’agent là où vous exercez vos activités peut entraîner des amendes et d’autres pénalités en cas de non-conformité.

Lorsque vous exercez des activités en dehors de l’État d’origine de votre LLC, vous devez généralement vous enregistrer en tant que LLC « étrangère » dans cet État. Dans le cadre de ce processus, vous devez désigner un agent agréé disposant d’une adresse physique dans cet État. Vous pouvez soit désigner différents agents agréés dans chaque État, soit faire appel à un service d’agent agréé national qui agira en tant qu’agent sur plusieurs sites.